Public Service Regulation 4

PUBLIC SERVICE ACT LOI SUR LA FONCTION PUBLIQUE STAFFING APPEALS REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LES APPELS DES R-025-2006 NOMINATIONS DE PERSONNEL In force April 3, 2006 R-025-2006 En vigueur le 3 avril 2006 AMENDED BY MODIFIÉ PAR R-123-2009 R-123-2009 R-061-2015 R-061-2015 R-026-2017 R-026-2017 In force April 1, 2017 En vigueur le 1er avril 2017 R-027-2025 R-027-2025 In force April 1, 2025 En vigueur le 1er avril 2025 This consolidation is not an official statement of the La présente codification administrative ne constitue pas law. It is an office consolidation prepared by le texte officiel de la loi; elle n’est établie qu’à titre Legislation Division, Department of Justice, for documentaire par les Affaires législatives du ministère convenience of reference only. The authoritative text of de la Justice. Seuls les règlements contenus dans les regulations can be ascertained from the Revised Règlements révisés des Territoires du Nord-Ouest Regulations of the Northwest Territories, 1990 and the (1990) et dans les parutions mensuelles de la Partie II monthly publication of Part II of the Northwest de la Gazette des Territoires du Nord-Ouest ont force Territories Gazette. de loi. This consolidation and other G.N.W.T. legislation can La présente codification administrative et les autres lois be accessed online at et règlements du G.T.N.-O. sont disponibles en ligne à l’adresse suivante : https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ PUBLIC SERVICE ACT LOI SUR LA FONCTION PUBLIQUE STAFFING APPEALS RÈGLEMENT SUR LES APPELS DES REGULATIONS NOMINATIONS DE PERSONNEL The Commissioner, on the recommendation of the Le commissaire, sur la recommandation du Minister, under section 49 of the Public Service Act and ministre, en vertu de l’article 49 de la Loi sur la every enabling power, makes the Staffing Appeals fonction publique et de tout pouvoir habilitant, prend le Regulations. Règlement sur les appels des nominations de personnel. Interpretation Définitions 1. (1) In these regulations, 1. (1) Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement. "appeal" means an appeal of an appointment under subsection 17(2) of the Act; (appel) «agent de révision des nominations» S’entend de l’agent de révision des nominations de personnel "appellant" means a person who appeals an nommé en application du paragraphe 17.1(1) de la Loi. appointment under subsection 17(2) of the Act; (Staffing Review Officer) (appelant) «appel» S’entend de l’appel d’une nomination en "appointment" means an appointment under application du paragraphe 17(2) de la Loi. (appeal) subsection 17(1) of the Act made by the Minister or a person authorized by the Minister; (nomination) «appelant» S’entend de la personne qui interjette l’appel d’une nomination en application du "business day" means any day except paragraphe 17(2) de la Loi. (appellant) (a) a Saturday, (b) a Sunday, «audience» S’entend de l’audience visée à l’article 6. (c) a holiday, or (hearing) (d) a day on which the majority of employees are on mandatory leave; (jour ouvrable) «jour ouvrable» Tout jour autre que les jours suivants : a) les samedis; "Deputy Minister" means the Deputy Minister of the b) les dimanches; department responsible for the administration of the c) les jours fériés; Act; (sous-ministre) d) les jours pendant lesquels la majorité des fonctionnaires sont en congé obligatoire. "hearing" means a hearing referred to in section 6; (business day) (audience) «nomination» S’entend d’une nomination faite par le "Staffing Review Officer" means a Staffing Review ministre, ou une personne autorisée par le ministre, en Officer appointed under subsection 17.1(1) of the Act. application du paragraphe 17(1) de la Loi. (agent de révision des nominations) (appointment) «sous-ministre» S’entend du sous-ministre du ministère chargé de l’application de la loi. (Deputy Minister) (2) Where the time for doing a thing is limited (2) Lorsqu’une disposition du présent règlement under these regulations, that time is calculated by fixe un délai pour accomplir un acte, sont exclus du excluding Saturdays, Sundays and the days that are calcul de celui-ci les samedis, dimanches et jours fériés holidays of the public service under section 35 of the prévus à l’article 35 de la Loi. R-026-2017, art. 2; Act. R-026-2017,s.2; R-027-2025,s.2. R-027-2025, art. 2. 1 Appeal of Appointment Appel d’une nomination 2. (1) An appointment may only be appealed on the 2. (1) Une nomination ne peut être portée en appel grounds that an error was made in the application of the que dans le cas où une erreur a été commise dans Act, the regulations or the applicable policies, l’application de la Loi, des règlements ou des directives or procedural guidelines during the politiques, des directives ou des lignes directrices de competition process for the position to which the procédure applicables lors du concours relatif au poste appointment is made. pour lequel la nomination est faite. (2) An appointment may be appealed by the (2) Les personnes suivantes peuvent interjeter following persons: appel d’une nomination : (a) an employee who is an unsuccessful a) tout employé dont la candidature n’a pas candidate; été retenue; (b) a person who is an unsuccessful candidate b) toute personne dont la candidature n’a pas and who été retenue et qui, à la fois : (i) is considered eligible for priority (i) est considérée admissible à se voir consideration under the Indigenous accorder la priorité aux termes de la Employment Policy, and Politique d’emploi des Autochtones, (ii) has identified that eligibility prior to (ii) a fait connaître cette admissibilité the time at which a verbal offer of avant la présentation d’une offre employment is given to the d’emploi verbale à la personne appointee. nommée. (3) Notwithstanding subsection (2) and subject to (3) Malgré le paragraphe (2) et sous réserve du subsection (3.1), an appointment of a person who has paragraphe (3.1), la nomination d’une personne qui a un staffing priority status under the Staff Retention Policy statut prioritaire en application de la Politique sur la and applicable guidelines conservation du personnel et des lignes directrices (a) may be appealed by a person who also has pertinentes : staffing priority status under the Policy a) peut être portée en appel par une personne and applicable guidelines; and qui a aussi un statut prioritaire en (b) may not be appealed by a person who application de la Politique sur la does not have staffing priority status under conservation du personnel et des lignes the Policy and applicable guidelines. directrices pertinentes; b) ne peut pas être portée en appel par une personne qui n’a pas un statut prioritaire en application de la Politique sur la conservation du personnel et des lignes directrices pertinentes. (3.1) A person with staffing priority status under (3.1) Une personne qui a un statut prioritaire en the Staff Retention Policy may not appeal an application de la Politique sur la conservation du appointment to a Staffing Review Officer under personnel ne peut pas porter une nomination en appel paragraph 3(a) where the person is entitled to appeal the devant un agent de révision des nominations en vertu de appointment to a Lay-off Dispute Officer in the manner l’alinéa 3a) si la personne peut interjeter appel de la set out in the Collective Agreement between the Union nomination devant un agent responsable des différends of Northern Workers and the Minister Responsible for relatifs aux mises en disponibilité de la manière prévue the Public Service. à la Convention collective entre le Syndicat des travailleurs du Nord et le ministre responsable de la Fonction publique. 2 (4) An appointment may not be appealed if (4) Une nomination ne peut pas être portée en (a) the appointee is an employee who appel lorsque : (i) is appointed to a different position a) la personne nommée est un employé qui, for health reasons and the selon le cas : appointment is not a promotion, or (i) est nommé à un autre poste pour des (ii) is completing an employer training raisons de santé et la nomination program; or proposée ne constitue pas une (b) the appointment promotion, (i) is made to a position in respect of (ii) termine un programme de formation which an eligibility list has been de l’employeur; established through a competition for b) la nomination, à la fois : which the appeal period has passed, (i) vise un poste pour lequel une liste and d’admissibilité a été établie par la (ii) is of a person named on the voie d’un concours pour lequel le eligibility list. délai d’appel est terminé, (ii) vise une personne qui est sur la liste d’admissibilité. (5) For greater certainty, an appointment may not (5) Il est entendu qu’une nomination ne peut pas be appealed if être portée en appel si: (a) it is a result of a classification or a) elle est le résultat d’une classification ou reclassification of an existing position; d’une reclassification d’un poste déjà (b) it is made under paragraph 29(1)(c) of the existant; Act; b) elle est effectuée en vertu de (c) it is made under subsection 37(3) of the l’alinéa 29(1)c) de la Loi; Act and the appointee is on leave of c) elle est effectuée en vertu du absence without pay; or paragraphe 37(3) de la Loi et la personne (d) it is to nommée est en congé sans solde; (i) an executive manager position, as d) elle vise un des postes qui suivent : determined by the job evaluation (i) un poste de dirigeant, tel qu’établi system used in the establishment, par le système d’évaluation des (ii) an assistant deputy minister or emplois utilisé par l’organisme, associate deputy minister position, or (ii) un poste de sous-ministre adjoint ou (iii) a teacher or principal position. de sous-ministre délégué, R-123-2009,s.2; R-027-2025,s.3,8. (iii) un poste de professeur ou de directeur d’école. R-123-2009, art. 2; R-027-2025, art. 3. 3. (1) If a competition results in an appointment, 3. (1) Si une nomination est faite suite à un concours, those persons who are unsuccessful candidates referred les personnes dont les candidatures n’ont pas été to in subsection 2(2) must be given notice of retenues qui sont visées par le paragraphe 2(2) doivent (a) whether the competition has resulted in an recevoir un avis qui mentionne, à la fois : appointment; a) si le concours a mené à une nomination; (b) whether the appointment is one that may b) si la nomination peut être portée en appel; be appealed; and c) le délai durant lequel la nomination peut (c) the time within which the appointment être portée en appel. may be appealed. (2) The notice referred to in subsection (1) may be (2) L’avis visé au paragraphe (1) peut être donné given in person or by telephone or sent by e-mail, fax or au candidat en personne ou par téléphone, ou lui être regular mail by an employee authorized by the Minister envoyé par courriel, par télécopieur ou par la poste par to make appointments by competition. un employé habilité par le ministre à faire des nominations par voie de concours. 3 (3) If the notice referred to in subsection (1) is (3) Si l’avis visé au paragraphe (1) est donné en given in person or by telephone, the notice is, for the personne ou par téléphone, il est reçu, aux fins du purposes of that subsection, received on the day it is paragraphe en question, le jour où il a été donné. given. (4) If the notice referred to in subsection (1) is sent (4) Si l’avis visé au paragraphe (1) est envoyé par by e-mail or fax, the notice is deemed to have been courriel ou par télécopieur, il est réputé avoir été reçu received one business day after the day it was sent. le jour ouvrable suivant sa transmission. (5) If the notice referred to in subsection (1) is sent (5) Si l’avis visé au paragraphe (1) est envoyé par by regular mail, the notice is deemed to have been la poste, il est réputé avoir été reçu six jours ouvrables received six business days after the day it was sent. après la date de l’envoi. R-061-2015, art. 2; R-061-2015,s.2; R-027-2025,s.4,5. R-027-2025, art. 4 et 5. 4. (1) An appeal must 4. (1) L’appel doit, à la fois : (a) be in writing; a) être fait par écrit; (b) be provided to the Deputy Minister; and b) être fourni au sous-ministre; (c) include the following information: c) inclure les renseignements qui suivent : (i) the appellant’s name, address, (i) le nom, l’adresse, le numéro de telephone number and, if applicable, téléphone et, s’il y a lieu, l’adresse e-mail address, de courriel de l’appelant, (ii) the department and region in which (ii) le ministère pour lequel et la région the appellant is employed, if dans laquelle l’appelant travaille, s’il applicable, y a lieu, (iii) the competition title and number, (iii) le numéro et le titre du concours, (iv) the reasons for the appeal, including (iv) les motifs de l’appel, notamment les details respecting the errors that the détails à propos des erreurs, que appellant believes were made in the l’appelant croit ont été commises, application of the Act, the dans l’application de la Loi, des regulations or the applicable policies, règlements ou des politiques, des directives or procedural guidelines. directives ou des lignes directrices de procédure applicables. (1.1) An appeal by a person referred to in (1.1) Une personne visée à l’alinéa 2(2)b) qui paragraph 2(2)(b) must indicate that the person is interjette appel doit indiquer qu’elle est considérée considered eligible for priority consideration under the admissible à se voir accorder la priorité aux termes de Indigenous Employment Policy. la Politique d’emploi des Autochtones. (2) An appeal must be received by the Deputy (2) Le sous-ministre doit recevoir l’appel dans les Minister within four business days after the appellant quatre jours ouvrables de la réception de l’avis visé à received notice under section 3. R-061-2015,s.3; l’article 3 par l’appelant. R-061-2015, art. 3; R-027-2025,s.5,6,8. R-027-2025, art. 5 et 6. 4.1. (1) The deputy head shall review an appeal within 4.1. (1) L’administrateur général examine l’appel le one business day after receiving the appeal to make a jour ouvrable après l’avoir reçu afin de déterminer de preliminary determination if façon préliminaire si, à la fois : (a) the appeal meets the requirements of a) l’appel respecte les exigences de section 4; l’article 4; (b) the appellant is entitled to appeal the b) l’appelant a le droit de porter la appointment; and nomination en appel; (c) the appointment may be appealed. c) la nomination peut être portée en appel. 4 (2) The deputy head may dismiss the appeal if the (2) L’administrateur général peut rejeter l’appel si requirements described in paragraphs (1)(a) to (c) are les exigences prévues aux alinéas (1)a) à c) ne sont pas not met. respectées. (3) If an appeal is dismissed under subsection (2), (3) Si l’appel est rejeté en vertu du paragraphe (2), the deputy head shall notify the appellant without delay. l’administrateur général avise l’appelant sans délai. (4) If an appeal is not dismissed under (4) Si l’appel n’est pas rejeté en vertu du subsection (2), the deputy head shall forward the appeal paragraphe (2), l’administrateur général le transmet to the Staffing Review Officer without delay. sans délai à l’agent de révision des nominations. R-027-2025,s.7. R-027-2025, art. 7. 5. (1) A Staffing Review Officer shall review an 5. (1) L’agent de révision des nominations examine appeal within four business days after receiving the l’appel dans les quatre jours ouvrables après l’avoir appeal from the deputy head to determine if reçu de l’administrateur général afin de déterminer si, (a) the appeal meets the requirements of à la fois: section 4; a) l’appel respecte les exigences de (b) the appellant is entitled to appeal the l’article 4; appointment; b) l’appelant a le droit de porter la (c) the appointment may be appealed; and nomination en appel; (d) there are reasonable grounds for the c) la nomination peut être portée en appel; appeal. d) des motifs d’appel raisonnables existent. (2) In conducting a review under subsection (1), (2) Lorsqu’il procède à l’examen prévu au the Staffing Review Officer may request further paragraphe (1), l’agent de révision des nominations information from the appellant. peut demander des renseignements supplémentaires à l’appelant. (3) The Staffing Review Officer may dismiss the (3) L’agent de révision des nominations peut appeal if the requirements described in rejeter l’appel si les exigences prévues aux alinéas (1)a) paragraphs (1)(a) to (d) are not met. à d) ne sont pas respectées. (4) If an appeal is dismissed under subsection (3), (4) Si l’appel est rejeté en vertu du paragraphe (3), the Staffing Review Officer shall notify the appellant l’agent de révision des nominations avise l’appelant without delay. R-027-2025,s.7. sans délai. R-027-2025, art. 7. Hearing Audience 6. (1) If after conducting the review under 6. (1) Si après l’examen fait en application du subsection 5(1) the Staffing Review Officer determines paragraphe 5(1) l’agent de révision des nominations that an appeal may proceed, the Staffing Review Officer détermine que l’appel peut avoir lieu, il tient une shall hold a hearing within four business days or within audience dans les quatre jours ouvrables qui suivent ou such further time as the Staffing Review Officer may dans le délai qu’il fixe. determine. (2) In conducting a hearing, the Staffing Review (2) Dans le cadre de l’audience, l’agent de révision Officer shall review copies of the following documents: des nominations doit examiner une copie des (a) the application for appeal; documents qui suivent : (b) the applications and resumes; a) la demande d’appel; (c) the staff requisition or its equivalent; b) les demandes d’emploi et les curriculum (d) the signed and dated job description; vitae; (e) the signed and dated screening criteria; c) la demande de personnel ou une demande (f) the job poster; équivalente; 5 (g) the interview questions and responses; d) la description d’emploi signée et datée; (h) the signed and dated competition rating e) les critères de présélection datés et signés; form showing the ranking of the f) l’avis d’emploi; candidates who were interviewed; (i) the competition report; g) les questions et les réponses des (j) the Act, the regulations and the applicable entrevues; policies, directives and procedural h) la fiche de notation du concours avec le guidelines; classement des candidats datée et signée; (k) any other relevant documents. i) le rapport du concours; j) la Loi, les règlements et les politiques, les directives et les lignes directrices de procédure applicables; k) toute autre documentation pertinente. (3) In conducting a hearing, the Staffing Review (3) Dans le cadre de l’audience, l’agent de révision Officer may examine the following persons: des nominations peut interroger les personnes qui (a) the appellant; suivent : (b) the members of the selection committee; a) l’appelant; (c) persons responsible for administering the b) les membres du comité de sélection; Act, the regulations and the applicable c) les personnes chargées d’administrer la policies, directives and procedural Loi, les règlements et les politiques, les guidelines; directives et les lignes directrices de (d) any other person the Staffing Review procédure applicables; Officer considers necessary. d) toute autre personne qu’il estime nécessaire. (4) The Staffing Review Officer shall give the (4) L’agent de révision des nominations donne à appellant or their representative an opportunity to be l’appelant ou à son représentant l’occasion d’être heard. R-027-2025,s.5,9,10. entendu. R-027-2025, art. 5. 7. (1) On the completion of a hearing, the Staffing 7. (1) Suite à l’audience, l’agent de révision des Review Officer shall nominations doit : (a) grant the appeal if they determine that a) soit accueillir l'appel s’il détermine, à la (i) an error was made in the application fois : of the Act, the regulations or the (i) qu’une erreur a été commise dans applicable policies, directives or l’application de la Loi, des procedural guidelines during the règlements ou des politiques, des competition process for the position directives ou des lignes directrices de to which the appointment is made, procédures applicables lors du and concours relatif au poste pour lequel (ii) the error adversely affected the la nomination est faite; appellant’s opportunity for (ii) que l’erreur a nuit aux chances de appointment; or l’appelant d’être nommé; (b) deny the appeal. b) soit rejeter l’appel. (2) If a Staffing Review Officer grants an appeal (2) Si l’agent de révision des nominations they may, having regard to all of the circumstances, accueille l’appel, il peut, selon les circonstances, direct that the competition be restarted at the point at ordonner que le concours soit repris à partir du moment which the error occurred, or be redone. où l’erreur a été commise ou que le concours soit repris R-027-2025,s.11. en entier. 8. (1) Within three business days after concluding a 8. (1) Dans les trois jours ouvrables qui suivent la fin hearing, the Staffing Review Officer shall prepare a de l’audience, l’agent de révision des nominations 6 report of their findings, the decision reached and the prépare un rapport de ses conclusions, sa décision et les reasons for the decision. motifs de cette décision. (2) The Staffing Review Officer shall provide the (2) L’agent de révision des nominations fait Deputy Minister with a copy of the report without immédiatement parvenir une copie du rapport au sous- delay. ministre. (3) On receiving the report, the Deputy Minister (3) Sur réception du rapport, le sous-ministre fait shall provide the appellant with a copy of the report immédiatement parvenir une copie du rapport à without delay. R-027-2025,s.5,10. l’appelant. R-027-2025, art. 5. 9. (1) No employee shall lose pay for time spent 9. (1) Aucun employé ne perd de salaire pour le appealing an appointment or attending the hearing. temps passé à interjeter appel d’une nomination ou à être présent lors d’une audience. (2) Subsections (3) to (5) apply in the case of a (2) Les paragraphes (3) à (5) s’appliquent lorsque hearing of an appeal that the Staffing Review Officer l’agent de révision des nominations exige que requires the employee or appellant to attend in person. l’employé ou l’appelant assiste personnellement à l’audience de l’appel. (3) An employee shall be considered to be (3) Un employé est considéré voyager aux frais du travelling on government business and shall be gouvernement, et se fait rembourser ses frais de reimbursed for any reasonable travel and living déplacement et de séjour raisonnables entraînés par sa expenses incurred by them in attending the hearing. participation à l’audience. (4) The Staffing Review Officer may direct that an (4) L’agent de révision des nominations peut appellant who is not an employee be reimbursed, ordonner que l’appelant qui n’est pas un employé soit according to the criteria that govern the payment of remboursé, selon les critères régissant le travel and living expenses to employees, for reasonable remboursement aux fonctionnaires des frais de travel and living expenses incurred by the appellant in déplacement et de séjour, pour ses frais de déplacement attending the hearing. et de séjour raisonnables entraînés par sa participation à l’audience. (5) If an appellant who is not an employee sends (5) Si l’appelant qui n’est pas un employé envoit a representative to attend the hearing in the appellant’s son représentant assister à l’audience de l’appel à sa place, the Staffing Review Officer may direct that the place, l’agent de révision des nominations peut representative of the appellant be reimbursed, according ordonner que le représentant de l’appelant soit to the criteria that govern the payment of travel and remboursé, selon les critères régissant le living expenses to employees, for reasonable travel and remboursement aux fonctionnaires des frais de living expenses incurred by the representative in déplacement et de séjour, pour ses frais de déplacement attending the hearing. R-027-2025,s.12. et de séjour raisonnables entraînés par sa participation à l’audience. Staffing Review Officers L’agent de révision des nominations 10. A Staffing Review Officer must possess the 10. L’agent de révision des nominations doit avoir les following qualifications: qualifications qui suivent : (a) demonstrated experience interpreting a) une expérience confirmée dans legislation, policies and guidelines; l’interprétation de la législation, des (b) experience respecting mediation or politiques et des lignes directrices; arbitration; b) une expérience dans la médiation et (c) demonstrated investigative and interview l’arbitrage; skills; c) des compétences manifestes en matière 7 (d) demonstrated experience in administrative d’entrevue et d’enquête; proceedings. d) une expérience confirmée dans la procédure administrative. 11. (1) A Staffing Review Officer shall, in respect of 11. (1) Pour l’exercice de ses fonctions dans le cadre the performance of their functions on an appeal, be paid d’un appel, l’agent de révision des nominations doit (a) $1,000 if the number of appellants is four recevoir : or less; or a) 1 000 $, s’il y a quatre appelants ou (b) $1,200 if the number of appellants is more moins; than four. b) 1 200 $, s’il y a plus de quatre appelants. (2) A Staffing Review Officer who is required to (2) L’agent de révision des nominations qui doit use personal teleconference facilities in the utiliser son équipement de téléconférence personnel performance of their functions on an appeal shall be dans le cadre de l’exercice de ses fonctions lors d’un reimbursed for the actual and reasonable expenses appel doit être remboursé pour les dépenses réelles et incurred in the use of those facilities. raisonnables engagées pour l’utilisation de cet équipement. (3) Reimbursement under subsection 17.1(7) of (3) En application de l’article 17.1(7) de la Loi, les the Act for reasonable travel expenses necessarily frais de déplacement engagés par l’agent de révision incurred by a Staffing Review Officer in the des nominations dans le cadre de l’exercice de ses performance of their functions on an appeal, fonctions lors d’un appel sont remboursés sous réserve (a) is restricted to reimbursement for the type de ce qui suit : of expense approved by the Government a) toute restriction quant au type de dépense of the Northwest Territories in relation to autorisé par le gouvernement des duty travel by its employees; and Territoires du Nord-Ouest pour les (b) must not exceed reimbursement at the déplacements professionnels de ses rates or in accordance with the policies fonctionnaires; approved by the Government of the b) le remboursement ne peut excéder les taux Northwest Territories for expenses in autorisés par le gouvernement des relation to duty travel by its employees. Territoires du Nord-Ouest et doit être R-027-2025,s.10. versé en conformité avec ses politiques pour les déplacements professionnels de ses fonctionnaires. 12. Repealed, R-123-2009,s.3. 12. Abrogé, R-123-2009, art. 3. 13. Repealed, R-123-2009,s.3. 13. Abrogé, R-123-2009, art. 3. 14. Repealed, R-123-2009,s.3. 14. Abrogé, R-123-2009, art. 3. © 2025 Territorial Printer © 2025 l'imprimeur territorial Yellowknife, N.W.T. Yellowknife (T. N.-O.) 8