Cooperative Associations Regulation 4

CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS ACT LOI SUR LES ASSOCIATIONS COOPÉRATIVES PRESCRIBED BYLAWS REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LES RÈGLEMENTS R-094-2018 ADMINISTRATIFS PRESCRITS In force June 29, 2018 R-094-2018 En vigueur le 29 juin 2018 AMENDED BY MODIFIÉ PAR R-003-2019 R-003-2019 This consolidation is not an official statement of the La présente codification administrative ne constitue pas law. It is an office consolidation prepared by le texte officiel de la loi; elle n'est établie qu'à titre Legislation Division, Department of Justice, for documentaire par les Affaires législatives du ministère convenience of reference only. The authoritative text of de la Justice. Seuls les règlements contenus dans les regulations can be ascertained from the Revised Règlements révisés des Territoires du Nord-Ouest Regulations of the Northwest Territories, 1990 and the (1990) et dans les parutions mensuelles de la Partie II monthly publication of Part II of the Northwest de la Gazette des Territoires du Nord-Ouest ont force Territories Gazette. de loi. This consolidation and other G.N.W.T. legislation can La présente codification administrative et les autres lois be accessed on-line at et règlements du G.T.N.-O. sont disponibles en direct à l’adresse suivante : https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ CO-OPERATIVE ASSOCIATIONS ACT LOI SUR LES ASSOCIATIONS COOPÉRATIVES PRESCRIBED BYLAWS REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS PRESCRITS The Commissioner in Executive Council under La commissaire en Conseil exécutif, en vertu de section 57 of the Co-operative Associations Act and l’article 57 de la Loi sur les associations coopératives every enabling power, makes the Prescribed Bylaws et de tout pouvoir habilitant, prend le Règlement sur les Regulations. règlements administratifs prescrits. 1. The bylaws prescribed for the purpose of 1. Les règlements administratifs prescrits pour paragraph 21(1)(a) of the Act are set out in the l’application de l’alinéa 21(1)a) de la loi sont énoncés Schedule. à l’annexe. 49. Repealed, R-003-2019,s.2. 49. Abrogé, R-003-2019, art. 2. 50. Repealed, R-003-2019,s.2. 50. Abrogé, R-003-2019, art. 2. 1 SCHEDULE (Section 1) ANNEXE (article 1) INTERPRETATION DÉFINITIONS 1. In these bylaws, 1. Les définitions qui suivent s’appliquent aux présents règlements administratifs. "Act" means the Co-operative Associations Act; (loi) «loi» La Loi sur les associations coopératives. (Act) "member" includes a joint member; (sociétaire) «présent» Dans le cadre d’une assemblée ou d’une "present", in respect of a meeting, includes persons who réunion, qualifie notamment les personnes qui assistent attend or participate by technological means. (présent) ou participent par le biais de moyens technologiques. (present) «sociétaire» Notamment un sociétaire conjoint. (member) MEMBERSHIP SOCIÉTARIAT Admission of Members Adhésion des sociétaires 2. (1) A person wishing to become a member of the 2. (1) La personne qui désire devenir sociétaire de association shall complete and submit an application as l’association présente une demande dûment remplie required by the directors. comme l’exigent les administrateurs. (2) The application for membership must be (2) La demande d’adhésion s’accompagne du droit accompanied by the annual membership fee or any d’adhésion annuel ou de tout autre droit payable pour other fee payable for the use of the association’s l’utilisation des services ou des installations de services or facilities. l’association. (3) A person does not become a member of the (3) Une personne ne devient sociétaire de association until his or her application for membership l’association qu’après l’approbation de sa demande par is approved by the directors. les administrateurs. Rights and Obligations of Members Droits et obligations des sociétaires 3. (1) Every member of the association is entitled to 3. (1) Tout sociétaire de l’association peut prendre take part in all activities and to use all the services and part aux activités et utiliser tous les services et les facilities established by the association for the installations qu’établit l’association pour promouvoir promotion of its objects, subject to ses objets, sous réserve, à la fois : (a) the Act and the regulations; a) de la loi et des règlements; (b) any rules that the directors may from time b) des règles que fixent les administrateurs à to time establish; and l’occasion; (c) the payment of any additional fee that the c) du paiement de frais supplémentaires que directors may from time to time establish peuvent fixer les administrateurs pour des for specific activities. activités spécifiques. (2) A member shall (2) Le sociétaire : (a) uphold and adhere to the objects and a) défend et respecte les objets et les bylaws of the association; and règlements administratifs de l’association; (b) pay an annual membership fee at the time b) acquitte le droit d’adhésion annuel à la and in the amount determined by the date et selon les montants déterminés par members at each annual general meeting. les sociétaires à chaque assemblée 2 générale annuelle. (3) Subject to subsection (4), each member has (3) Sous réserve du paragraphe (4), chaque one vote at a meeting of the association. sociétaire a une voix aux assemblées de l’association. (4) A joint member present at a meeting of (4) Le sociétaire conjoint présent à une assemblée members may vote in the absence of any other joint des sociétaires peut voter en l’absence des autres member, but if more than one joint member is present, sociétaires conjoints; si plusieurs sont présents, ils those joint members only have one vote between them. votent comme un seul sociétaire. Transfer and Withdrawal of Membership Transfert d’adhésion et retrait du sociétaire 4. (1) A member may transfer his or her interest or 4. (1) Le sociétaire peut transférer son intérêt ou ses shares in the association to another person whose parts sociales dans l’association à une autre personne membership in the association is approved by the dont l’adhésion à l’association est approuvée par les directors. administrateurs. (2) A member may withdraw from membership in (2) Le sociétaire peut se retirer de l’association par the association by notice in writing to the secretary. avis écrit au secrétaire. Withdrawal or Termination of Membership Retrait ou exclusion du sociétaire 5. If a member withdraws from membership in the 5. (1) L’association peut, sur résolution des association or if a member’s membership in the administrateurs, conserver le droit d’adhésion qu’a association is terminated by resolution of the directors, versé le sociétaire qui se retire de l’association ou qui the membership fee paid by the member may, on en est exclu par résolution des administrateurs; le resolution of the directors, be retained by the sociétaire qui se retire ou est exclu n’a aucun droit de association and the member withdrawing or being réclamation à l’égard du droit versé. terminated shall have no further claim to the fee paid. MEETINGS ASSEMBLÉES First General Meeting Première assemblée générale 6. The first general meeting of the association must be 6. La première assemblée générale de l’association se held within three months after the date of incorporation, tient dans les trois mois qui suivent la date de and the business of the meeting must include the constitution; elle prévoit notamment l’élection des election of directors and the appointment of an auditor. administrateurs et la nomination d’un vérificateur. General Meetings and Notice Assemblées générales et convocation 7. (1) The association shall hold an annual general 7. (1) L’association tient une assemblée générale meeting in every calendar year, within four months annuelle par année civile, dans les quatre mois qui after the end of the fiscal year at a place to be suivent la fin de l’exercice, au lieu que fixent les determined by the directors. administrateurs. (2) Subject to subsection (3), notice of the annual (2) Sous réserve du paragraphe (3), l’avis de general meeting shall be mailed to each member not convocation à l’assemblée générale annuelle est posté less than 10 days before the date of the meeting at the à chaque sociétaire au moins 10 jours avant la date de address given in the register of members. l’assemblée, à l’adresse figurant au registre des sociétaires. 3 (3) If a resolution to enact, amend, repeal or (3) S’il est prévu de présenter à l’assemblée replace a bylaw is to be presented at an annual general générale annuelle une résolution qui adopte, modifie, meeting, the notice of the meeting shall abroge ou remplace un règlement administratif, l’avis (a) be mailed so as to give each member not de convocation : less than 14 days notice; and a) d’une part, est posté de manière à donner (b) include the proposed enactment, à chaque sociétaire un préavis minimal de amendment, repeal or replacement. 14 jours; b) d’autre part, inclut l’adoption, la modification, l’abrogation ou le remplacement proposé. Notice of Special General Meetings Convocation aux assemblée générales extraordinaires 8. (1) The directors 8. (1) Les administrateurs : (a) may, at any time, call a special general a) peuvent, à l’occasion, convoquer une meeting of the association; and assemblée générale extraordinaire de (b) shall, on the request of 10% of the l’association; members, call a special general meeting of b) à la demande de 10 % des sociétaires, the association. convoquent une assemblée générale extraordinaire de l’association. (2) Notice of a special general meeting, together (2) L’avis de convocation à l’assemblée générale with a statement of the purpose of the meeting, shall be extraordinaire, accompagné de l’énoncé du but de mailed to each member not less than 10 days before the l’assemblée, est posté à chaque sociétaire au moins date of the meeting at the address given in the register 10 jours avant la date de l’assemblée, à l’adresse of members. figurant au registre des sociétaires. (3) No business other than that specified in the (3) Seules les affaires précisées dans la notice shall be conducted at a special general meeting. convocation font l’objet de l’assemblée générale extraordinaire. Special Resolution Résolution spéciale 9. If a special resolution is to be presented at a 9. S’il est prévu de présenter une résolution spéciale meeting of the association, the notice of the meeting à une assemblée de l’association, l’avis de shall convocation : (a) be mailed so as to give each member not a) d’une part, est posté de manière à donner less than 21 days notice; and à chaque sociétaire un préavis minimal de (b) include the wording of the proposed 21 jours; special resolution. b) d’autre part, inclut l’adoption, la modification, l’abrogation ou le remplacement proposé. Power of Members to Call Meetings Pouvoir des sociétaires de convoquer des assemblées 10. If the association fails to hold an annual general 10. Si l’association omet de tenir une assemblée meeting or fails to hold a special general meeting when générale annuelle ou omet de tenir une assemblée requested to do so by the members under générale extraordinaire lorsque les sociétaires le paragraph 8(1)(b), any member may call a general demandent en vertu de l’alinéa 8(1)b), tout sociétaire meeting of the association. peut convoquer une assemblée générale de l’association. 4 Proceedings Not Invalidated Maintien de la validité 11. The non-receipt by a member of a notice of a 11. Le fait qu’un sociétaire ne reçoive pas d’avis de meeting does not invalidate the proceedings at the convocation à une assemblée n’a pas pour effet meeting. d’invalider la procédure à l’assemblée. Quorum at Meetings Quorum des assemblées 12. (1) The quorum for a meeting of the association is 12. (1) Le quorum à une assemblée de l’association the greater of est constitué, à la fois : (a) four members; and a) de quatre sociétaires; (b) 10% of the members. b) de 10 % des sociétaires. (2) Notwithstanding subsection (1), in no case (2) Malgré le paragraphe (1), le nombre de shall the number of members which constitute a sociétaires qui constitue le quorum ne peut en aucun quorum be less than the number of directors plus one, être inférieur au nombre d’administrateurs plus un; la except that where all members are directors a majority majorité constitue toutefois le quorum lorsque tous les shall constitute a quorum. sociétaires sont des administrateurs. Adjournment Adjournement 13. If, within two hours after the time fixed for a 13. En l’absence de quorum dans les deux heures qui meeting of the association, a quorum is not present, the suivent l’heure prévue d’une assemblée de meeting shall be adjourned until another day when a l’association, l’assemblée est ajournée jusqu’à ce que meeting is called again by the directors. les administrateurs la convoquent de nouveau. Meetings of the Directors Réunions des administrateurs 14. (1) Regular meetings of the directors shall be held 14. (1) Les réunions ordinaires des administrateurs se at such times as may be required by the business of the tiennent aux moments qu’exige l’expédition des affaires association. de l’association. (2) The president (2) Le président : (a) may, at any time, call a special meeting of a) peut, en tout temps, convoquer une the directors; and réunion extraordinaire des (b) shall, on the written request of a majority administrateurs; of the directors, call a special general b) à la demande écrite de la majorité des meeting of the directors. administrateurs, convoque une réunion générale extraordinaire des administrateurs. (3) The directors shall, by resolution, set out the (3) Les administrateurs prévoient, par résolution, manner in which notice for regular meetings of the la façon de convoquer leurs réunions ordinaires. directors shall be given. (4) Unless otherwise provided by resolution of the (4) Sauf résolution contraire des administrateurs, directors, the secretary shall mail to each director, not le secrétaire poste à chaque administrateur, au moins less than five days before a special meeting, notice of cinq jours avant une réunion extraordinaire, un avis de the time, place and purpose of the special meeting. convocation précisant l’heure, le lieu et le but de la réunion extraordinaire. 5 (5) If all directors are present at a meeting of the (5) Si tous les administrateurs sont présents à une directors, however called or notified, the meeting is réunion des administrateurs, peu importe le mode de deemed to have been regularly and properly constituted. convocation ou d’avis, la réunion est présumée avoir été dûment constituée. (6) The quorum for a meeting of the directors is a (6) La majorité des administrateurs constitue le majority of the directors. quorum lors d’une réunion des administrateurs. (7) Business arising at a meeting of the directors (7) Les affaires soulevées à une réunion des shall be decided by a majority vote. administrateurs sont décidées à la majorité des voix. (8) The president or other presiding officer may (8) Le président ou toute autre personne dirigeante vote on any question, but shall not have a second or peut voter sur toute question; toutefois, en cas de deciding vote in the event of a tie. partage des voix, il n’a pas de second vote ou de voix prépondérante. (9) A motion is defeated unless a majority of the (9) Les prépositions qui ne recueillent pas la directors present at the meeting vote in favour of it. majorité des voix sont rejetées. ORDER OF BUSINESS AT MEETINGS ORDRE DES TRAVAUX AUX ASSEMBLÉES ET RÉUNIONS Annual General Meeting Assemblée générale annuelle 15. The order of business at the annual general meeting 15. L’ordre des travaux à l’assemblée générale of the association shall be as follows: annuelle est le suivant : (a) call to order by the president; a) ouverture par le président; (b) approval of the minutes of the preceding b) approbation du procès-verbal de annual general meeting; l’assemblée générale annuelle précédente; (c) business arising from the minutes; c) affaires découlant du procès-verbal; (d) reports of the president, directors, d) rapports du président, des administrateurs, manager, treasurer and other officers; du gérant, du trésorier et d’autres (e) reports of the auditors and consideration dirigeants; of the financial statements; e) rapports des vérificateurs et examen des (f) discussion, consideration and disposal of états financiers; reports set out in paragraphs (d) and (e); f) discussion et examen des rapports visés (g) resolutions, recommendations and bylaws; aux alinéas d) et e), et décision à leur (h) election of directors; sujet; (i) reports of special committees, and of g) résolutions, recommandations et delegates from the association to other règlements administratifs; co-operative organizations and reports of h) élection des administrateurs; other co-operatives; i) rapports des comités spéciaux, et des (j) unfinished business; délégués de l’association aux autres (k) election of auditors; groupements coopératifs, et rapports (l) new business; d’autres coopératives; (m) adjournment. j) affaires en suspens; k) élection des vérificateurs; l) affaires nouvelles; m) ajournement. 6 Special General Meetings of Members Assemblées générales extraordinaires des sociétaires 16. The order of business at a special general meeting 16. L’ordre des travaux aux assemblées générales of the association shall be as follows: extraordinaires de l’association est le suivant : (a) call to order by the president; a) ouverture par le président; (b) election of a chairperson if the president b) élection d’un président d’assemblée s’il ne of the association or person who calls the s’agit pas du président de l’association ou meeting to order is not to be chairperson de la personne qui ouvre l’assemblée; of the meeting; c) nomination d’un secrétaire, si le secrétaire (c) appointment of a secretary, if the secretary de l’association est dans l’impossibilité of the association is unable to act; d’agir; (d) reading of notice of meeting; d) lecture de l’avis de convocation; (e) consideration and disposal of the matter e) examen et règlement de l’affaire faisant for which the meeting was called; l’objet de l’assemblée; (f) adjournment. f) ajournement. Regular Meetings of Directors Réunions ordinaires des administrateurs 17. The order of business at a regular meeting of the 17. L’ordre des travaux aux réunions ordinaires des directors shall be as follows: administrateurs est le suivant : (a) call to order by the president or, in his or a) ouverture par le président ou, en son her absence, by the vice-president; absence, le vice-président; (b) approval of the minutes of the preceding b) approbation du procès-verbal de la meeting; réunion précédente; (c) business arising from the minutes; c) affaires découlant du procès-verbal; (d) manager’s report on the condition of the d) rapport du gérant sur l’état des affaires; business; e) discussion et examen du rapport du (e) discussion, consideration and disposal of gérant, et décision à son sujet; manager’s report; f) rapports des comités, le cas échéant; (f) reports of committees, if any; g) discussion et examen des rapports des (g) discussion, consideration and disposal of comités, et décision à leur sujet; reports of committees; h) examen de la correspondance reçue; (h) consideration of correspondence received; i) examen des demandes d’adhésion et (i) consideration and disposal of applications décision à leur sujet; for membership; j) examen des demandes de transfert et des (j) consideration and disposal of applications avis de retrait de sociétaires, et décision à for transfer and notices of withdrawal of leur sujet; memberships; k) affaires nouvelles; (k) new business; l) ajournement. (l) adjournment. Special Meetings of Directors Réunions extraordinaires des administrateurs 18. The order of business at a special meeting of the 18. L’ordre des travaux aux réunions extraordinaires directors shall be as follows: des administrateurs est le suivant : (a) call to order by the president or, in his or a) ouverture par le président ou, en son her absence, by the vice-president; absence, le vice-président; (b) reading of notice of special meeting; b) lecture de l’avis de convocation à la (c) consideration and disposal of the matter réunion extraordinaire; for which the meeting was called; c) examen et règlement de l’affaire faisant (d) adjournment. l’objet de la réunion; c) ajournement. 7 VOTING VOTE Method of Voting Mode de votation 19. (1) At any meeting of the association, a resolution 19. (1) Les résolutions soumises au vote aux put to a vote shall be decided by a show of hands unless assemblées de l’association sont décidées à main levée, a poll is demanded by at least three members. à moins qu’au moins trois sociétaires ne demandent un scrutin. (2) If a poll is demanded, it shall be taken by (2) Si le scrutin est demandé, il se tient à l’aide de ballot, in the manner that the person presiding at the bulletins de vote, de la façon prescrite par la personne meeting directs. qui préside l’assemblée. (3) The person presiding at the meeting at which (3) Lors d’un vote, à main levée ou par scrutin, la a show of hands takes place or at which a poll is personne qui préside l’assemblée a le droit de vote; demanded, may vote on any question, but shall not have toutefois, en cas de partage des voix, elle n'a pas de a second or deciding vote in the event of a tie. second vote ou de voix prépondérante. (4) A motion is defeated unless a majority of the (4) Les prépositions qui ne recueillent pas la members eligible to vote and present at the meeting majorité des voix des sociétaires admissibles au vote et vote in favour of it. présents à l’assemblée sont rejetées. ELECTION OF DIRECTORS ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS Eligibility for Election Éligibilité 20. A member whose application for membership has 20. (1) Le sociétaire dont la demande d’adhésion a été been approved by the directors and has been allotted a approuvée par les administrateurs et à qui une part share or has paid his or her membership fee, if any, is sociale a été attribuée ou qui a payé ses droits eligible to be elected to the board of directors of the d’adhésion, s’il en est, peut être élu au conseil association. d’administration de l’association. Nominations Mises en candidature 21. (1) If a vacancy on the board of directors is to be 21. (1) Si une vacance au conseil d’administration doit filled, candidates for the position shall be nominated être comblée, les candidats au poste sont proposés either by written or oral nomination at an annual oralement ou par écrit à l’assemblée générale annuelle general or special general meeting of the association. ou une assemblée générale extraordinaire de l’association. (2) The president may, with the approval of the (2) Le président peut, avec l’approbation des directors, appoint at or before the meeting three administrateurs, nommer, lors de l’assemblée ou avant members as a nominating committee, who shall celle-ci, un comité de mises en candidature formé de nominate one or more names for each vacancy, with trois sociétaires, qui proposera un ou plusieurs noms provision being made for further nominations from the pour combler chaque poste vacant, en prévoyant la meeting. possibilité d’autres mises en candidature par l’assemblée. (3) The consent of a candidate to fill a vacancy on (3) Avant sa mise en candidature au poste, le the board of directors shall be obtained orally or in candidat donne son consentement, oral ou écrit. writing before he or she is nominated for the position. (4) Every election shall be by secret ballot. (4) Les élections se tiennent au scrutin secret. 8 Method of Election Mode d’élection 22. Unless the members provide otherwise by 22. Sauf résolution contraire des sociétaires, le mode resolution, the method of electing directors shall be by d’élection des administrateurs est le suivant : lors d’un single ballot, with the candidate or candidates, as scrutin unique, les candidats qui recueillent le plus applicable, receiving the highest number of votes being grand nombre de voix sont déclarés élus. declared elected. Number of Candidates Nombre de candidats 23. If the number of candidates for election is less than 23. Si le nombre de candidats à l’élection est inférieur or equal to the number of directors to be elected, all the ou égal au nombre d’administrateurs à élire, tous les candidates shall be declared elected. candidats sont déclarés élus. Voting for Directors to be Elected Vote pour les administrateurs à élire 24. A member voting shall vote for the number of 24. Les sociétaires qui votent le font pour le nombre directors to be elected, and any ballot that contains the d’administrateurs à élire; les bulletins de vote qui names of more or less than the number to be elected is contiennent plus, ou moins, de noms que le nombre à void. élire sont nuls. Term of Office for Directors Mandat des administrateurs 25. (1) Until the first general meeting of the 25. (1) Jusqu’à la tenue de la première assemblée association, the subscribers to the memorandum of générale de l’association, les signataires de l’acte association and bylaws are the directors of the constitutif et des règlements administratifs sont les association. administrateurs de l’association. (2) At the first general meeting of the association, (2) Lors de la première assemblée générale de (a) three directors shall be elected in the case l’association, sont élus : where the association has fewer than a) trois administrateurs, quant à l’association 10 members; qui compte moins de 10 sociétaires; (b) six directors shall be elected in the case b) six administrateurs, quant à l’association where the association has between 11 and qui compte de 11 à 20 sociétaires; 20 members; and c) neuf administrateurs, quant à l’association (c) nine directors shall be elected in the case qui compte 21 sociétaires ou plus. where the association has 21 or more members. (3) Of the directors elected at the first general (3) Du nombre d’administrateurs élus lors de la meeting, première assemblée générale : (a) 1/3 of the directors shall hold office until a) le tiers exercent leurs fonctions jusqu’à la the first annual general meeting; première assemblée générale annuelle; (b) 1/3 of the directors shall hold office until b) le tiers exercent leurs fonctions jusqu’à la the second annual general meeting; and deuxième assemblée générale annuelle; (c) 1/3 of the directors shall hold office until c) le tiers exercent leurs fonctions jusqu’à la the third annual general meeting. troisième assemblée générale annuelle. (4) Subject to subsection (5), a director elected at (4) Sous réserve du paragraphe (5), an annual general meeting, other than at the first l’administrateur élu à une assemblée générale annuelle general meeting, shall hold office until the third annual autre que la première assemblée générale exerce ses general meeting following that director’s election. fonctions jusqu’à la troisième assemblée générale annuelle qui suit son élection. 9 (5) If the members determine that three additional (5) Si les sociétaires déterminent qu’il est directors are required as a result of an increase in the nécessaire d’avoir trois administrateurs supplémentaires membership of the association, en raison de l’augmentation du sociétariat : (a) the director elected by the fewest votes a) l’administrateur qui a reçu le moins de shall hold office until the next annual voix exerce ses fonctions jusqu’à general meeting; l’assemblée générale annuelle suivante; (b) the director elected by the second fewest b) l’administrateur qui, le deuxième, a reçu votes shall hold office until the second le moins de voix exerce ses fonctions general meeting following that director’s jusqu’à la deuxième assemblée générale election; and qui suit son élection; (c) the other directors elected by the third c) l’administrateur qui, le troisième, a reçu le fewest votes shall, together with the other moins de voix, conjointement avec les directors elected, hold office until the autres administrateurs élus, exerce ses third annual general meeting following fonctions jusqu’à la troisième assemblée their election. générale qui suit leur élection. (6) If, at an annual general meeting, an election is (6) Si, à une assemblée générale annuelle, une ou required to fill one or more vacancies on the board of plusieurs vacances au conseil d’administration doivent the directors, a [separate] election shall be held for each être comblées, une élection distincte est tenue pour vacancy and a director elected to fill a vacancy shall chacune; l’administrateur élu pour combler une vacance hold office for the unexpired portion of the term of the poursuit le mandat jusqu’à son expiration. vacancy. Remuneration Rémunération 26. The remuneration, if any, of the directors shall be 26. La rémunération, s’il y a lieu, des administrateurs fixed by the members of the association at the annual est fixée par les sociétaires de l’association à general meeting. l’assemblée générale annuelle. DUTIES OF DIRECTORS FONCTIONS DES ADMINISTRATEURS Transfer of Shares or Membership of a Director Transfert de parts sociales ou de certificats de sociétaire aux administrateurs 27. A director shall not vote respecting a transfer, 27. L’administrateur qui demande le transfert, le redemption or repurchase of shares or membership remboursement ou le rachat de parts sociales ou de certificates applied for by that director. certificats de sociétaire n'a pas le droit de voter à cet égard. Officers and Employees Dirigeants et employés 28. The directors may appoint, define the duties of and 28. Les administrateurs peuvent nommer le fix the remuneration of the secretary-treasurer or secrétaire-trésorier ou le secrétaire et le trésorier, de secretary and treasurer, the manager and any other même que le gérant et les employés qu’ils estiment employee they consider necessary for carrying on the nécessaires à l’expédition des affaires de l’association; business of the association. ils peuvent définir leurs tâches et fixer leur rémunération. 10 Informing Members Information des sociétaires 29. The directors shall keep the members informed of 29. Les administrateurs tiennent les sociétaires au the business of the association and encourage interest, courant des affaires de l’association; ils stimulent leur discussion and support on the part of the members, with intérêt, les discussions et leur appui afin d’établir et the objective of developing and fostering a sense of d’encourager un sentiment d’appartenance et de ownership and responsibility on the part of the responsabilité parmi eux. members. COMMITTEES COMITÉS 30. (1) The directors or members may establish those 30. (1) Les administrateurs ou les sociétaires peuvent committees for conducting the business of the constituer les comités nécessaires, à l’occasion, à association as may be necessary from time to time. l’expédition des affaires de l’association. (2) The directors or members may establish other (2) Les administrateurs ou les sociétaires peuvent committees for purposes such as carrying out programs établir d’autres comités aux fins telles l’exécution de for education, member relations and public relations. programmes de formation, les relations avec les sociétaires et les relations publiques. (3) The committees shall carry out the duties and (3) Les comités exercent les fonctions qui leur functions assigned to them, subject to the general sont conférées, sous la direction générale et le contrôle direction and control of the directors. général des administrateurs. (4) A meeting of a committee may be called by the (4) Le président ou le président d’un comité peut president or the chairperson of the committee whenever convoquer les réunions du comité; les administrateurs he or she considers it necessary, but the directors or ou les sociétaires peuvent fixer le nombre minimal de members may fix the minimum number of meetings to réunions que doit tenir le comité. be held by the committee. (5) Minutes of committee meetings shall be kept (5) Le secrétaire de l’association garde les by the secretary of the association. procès-verbaux des réunions de comités. (6) Copies of the minutes of committee meetings (6) Copies des procès-verbaux des réunions de and any committee reports shall be sent to the directors comités et des rapports de comités sont envoyées aux following committee meetings. administrateurs à la suite de ces réunions. OFFICERS DIRIGEANTS Election of Presiding Officers Élection des dirigeants 31. (1) The directors shall meet within 14 days after 31. (1) Dans les 14 jours qui suivent la première the first general meeting of the association, and within assemblée générale de l’association, et par la suite dans 14 days after each annual general meeting after that, les 14 jours qui suivent chaque assemblée générale and shall select, for the current year, from their number, annuelle, les administrateurs se réunissent et choisissent a president and one or more vice-presidents, and shall parmi eux, pour l’année courante, un président et un ou appoint a secretary-treasurer or secretary and treasurer, plusieurs vice-présidents; ils nomment en outre un who is not required to be a member of the association. secrétaire-trésorier ou un secrétaire et un trésorier qui sont ou non sociétaires. 11 (2) The directors may, at any time, remove the (2) Les administrateurs peuvent, en tout temps, president or any other officer from the office he or she destituer le président ou tout autre dirigeant et peuvent holds and may select or appoint, as the case may choisir ou nommer, selon le cas, quelqu'un d'autre pour require, another person to fill the vacancy. combler le poste vacant. DUTIES OF PRESIDENT FONCTIONS DU PRÉSIDENT 32. (1) The president shall, unless replaced by another 32. (1) À moins qu’un autre sociétaire ne le remplace, member, preside at meetings of the association and of le président préside les assemblées de l'association et the directors. les réunions des administrateurs. (2) The president is a member of every committee (2) Le président est membre de tout comité que established by the association. constitue l’association. (3) The president shall, with the secretary, sign, (3) Le président signe, passe et délivre, avec le execute and deliver all deeds or conveyances of secrétaire, tous les titres et actes de transfert de biens personal or real property, all agreements for sale or personnels ou réels, et tous les contrats de vente ou purchase of land, all mortgages, leases and other legal d’achat de biens-fonds, hypothèques, baux et autres documents which the directors may order executed and documents juridiques dont les administrateurs shall sign all certificates of allotment of shares or ordonnent la passation; il signe aussi tous les certificats membership certificates that are approved by the d’attribution de parts sociales ou les certificats de directors. sociétaire approuvés par les administrateurs. (4) Unless another person is authorized to do so by (4) Le président contresigne tous les chèques, resolution of the directors, the president shall billets, lettres de change et documents financiers signés countersign all cheques, notes, bills of exchange and par le trésorier ou le secrétaire-trésorier au nom de financial documents signed by the treasurer or l’association, sauf si les administrateurs ont autorisé par secretary-treasurer on behalf of the association. résolution une autre personne à cette fin. (5) The president shall submit, at the annual (5) Le président soumet à l’assemblée générale general meeting or as required at a special general annuelle ou, au besoin, à toute autre assemblée générale meeting, the directors’ report of the affairs of the le rapport des administrateurs sur les affaires de association. l’association. DUTIES OF VICE PRESIDENT FONCTIONS DU VICE-PRÉSIDENT 33. (1) The vice-president shall discharge the duties of 33. (1) En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du the president if the president is absent or unable to act. président, le vice-président s’acquitte des fonctions de celui-ci. (2) If the office of the president becomes vacant, (2) S’il y a vacance à la présidence, les the directors may select the vice-president or any other administrateurs peuvent choisir le vice-président ou un director to be president until the next annual general autre administrateur pour combler le poste jusqu’à meeting. l’assemblée générale annuelle suivante. DUTIES OF SECRETARY FONCTIONS DU SECRÉTAIRE Meetings Assemblées 34. The secretary shall 34. Le secrétaire : (a) attend all meetings of the association and a) assiste à toutes les assemblées de its committees; l’association et réunions de comités; (b) keep accurate minutes of those meetings; b) dresse les procès-verbaux exacts de ces 12 and assemblées et réunions; (c) provide the minutes to the directors. c) remet les procès-verbaux aux administrateurs. Signing Officer Signataire autorisé 35. The secretary shall, with the president, sign, 35. Le secrétaire signe, passe et délivre, avec le execute and deliver all deeds and conveyances of real président tous les titres et actes de transfert de biens or personal property which the directors may order réels ou personnels dont les administrateurs ordonnent executed, and shall sign all certificates of allotment of la passation; il signe en outre tous les certificats stock or membership certificates, applications for which d’attribution de parts ou les certificats de sociétaire dont have been approved by resolution of the directors. la demande a été approuvée par résolution des administrateurs. Correspondence Correspondance 36. The secretary shall conduct the correspondence of 36. Le secrétaire tient la correspondance de the association and shall have charge of all records, l’association et est responsable de tous les registres, books, papers and documents. livres, papiers et documents. DUTIES OF TREASURER FONCTIONS DU TRÉSORIER Deposits Dépôts 37. (1) The treasurer shall receive and deposit in a 37. (1) Le trésorier reçoit et dépose dans une banque chartered bank, a credit union, or trust company à charte, une caisse de crédit ou une compagnie de authorized to receive money on deposit, which the fiducie autorisée à recevoir de l’argent en dépôt, selon directors may determine, all moneys received by or paid les instructions des administrateurs, toutes les sommes to the association and shall give receipts for the versées à l’association ou reçues par elle, et donne des moneys. reçus pour ces sommes. (2) If the association is a member of another (2) Si l’association est membre d’un autre incorporated co-operative association or co-operative organisme coopératif ou association coopérative organization, the treasurer may, with the consent of the constitué en personne morale, le trésorier peut, avec directors, transfer the moneys to the incorporated l’approbation des administrateurs, transférer les co-operative association or co-operative organization. sommes à celui-ci. (3) Moneys of the association shall not be (3) Les fonds de l’association ne peuvent être deposited in a credit union in which the manager, déposés dans une caisse de crédit dont le gérant, le treasurer or other person having custody of cash, books, trésorier ou la personne ayant la garde de l’argent and records of the credit union is also in charge of or comptant, des livres et des registres de la caisse de has custody of cash, books, and records of the crédit est aussi responsable de l’argent comptant, des association. livres et des registres de l’association. Signing Officer Signataire autorisé 38. The treasurer shall, with the president or any other 38. Le trésorier signe, avec le président ou toute autre person authorized to do so, sign all cheques, notes, bills personne autorisée à cette fin, tous les chèques, of exchange and other documents necessary to carry on billets,lettres de change et autres documents nécessaires the business of the association. à l’expédition des affaires de l’association. 13 Books and Accounts Livres et comptes 39. The treasurer shall keep a proper set of books 39. Le trésorier tient les livres appropriés conformes consistent with generally accepted accounting aux principes comptables généralement reconnus et, sur principles and shall, on request, present to the directors demande, présente aux administrateurs un relevé a full and detailed account of all receipts and complet et détaillé de toutes les rentrées et sorties de disbursements. fonds. Financial Statements États financiers 40. The treasurer shall prepare or cause to be prepared 40. Le trésorier prépare ou fait préparer, pour for submission to the annual general meeting a présentation à l’assemblée générale annuelle, un état complete statement of the financial position of the complet de la situation financière de l’association; il association and shall prepare interim financial prépare aussi des états financiers périodiques pour statements for submission to any special general présentation, à la demande des administrateurs, à une meeting for which submission is requested by the assemblée générale extraordinaire. directors. DUTIES OF SECRETARY-TREASURER FONCTIONS DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER Duties Fonctions 41. The office of the secretary and treasurer may be 41. Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être held by one person to be known as the tenus par une même personne, désignée sous le nom de secretary-treasurer, whose duties are set out in secrétaire-trésorier, dont les fonctions sont celles sections 34 to 40 and 43. prévues aux articles 34 à 40 et 43. OTHER OFFICIALS AUTRES EMPLOYÉS Duties of Other Officials Fonctions d’autres employés 42. The duties of the secretary and treasurer or 42. Les fonctions du secrétaire et du trésorier, ou du secretary-treasurer may be modified or altered in secrétaire-trésorier, peuvent être modifiées en regard de keeping with the assignment of duties by the directors l’attribution par les administrateurs de ces fonctions au to the manager or other employees of the association. gérant et à d’autres employés de l’association. SEAL OF THE ASSOCIATION SCEAU DE L’ASSOCIATION Custody and Use of Seal Garde et utilisation du sceau 43. (1) The secretary shall have custody of the seal of 43. (1) Le sceau de l'association est sous la garde du the association. secrétaire. (2) The seal of the association shall not be affixed (2) Le sceau de l’association ne peut être apposé to any instrument except by the authority of a resolution à un instrument que sous l’autorité d’une résolution des of the directors and shall be affixed only by the administrateurs; il ne peut être apposé que par le president and secretary or other person as the directors président et le secrétaire, ou toute autre personne que may appoint, and the president and secretary or other nomment les administrateurs; le président, le secrétaire persons shall sign every instrument to which the seal of ou les autres personnes ainsi nommées signent en outre the association is affixed in their presence. tous les instruments auxquels le sceau est apposé en leur présence. 14 FINANCES FINANCES Credit Transactions Opérations de crédit 44. The directors may authorize the use of credit cards 44. Les administrateurs peuvent autoriser l’utilisation for the purchase of any good or services of the de cartes de crédit pour l’achat de tout bien ou service association by its members or customers. de l’assocation par ses sociétaires ou ses clients. Surplus from Yearly Business Excédent d’opérations 45. (1) No patronage refund shall be made or allocated 45. (1) Aucun ristourne ne peut être remise ou versée to the members of the association so long as aux sociétaires tant que, selon le cas : (a) the association is unable to pay its a) l’association est incapable d’acquitter son liabilities as they become due; or passif à échance; (b) the realizable value of the association’s b) la valeur de réalisation de l’actif de assets are less than the total of l’association est inférieure à la somme des (i) its liabilities, and éléments suivants : (ii) the amount that would be required to (A) son passif, pay the holders of shares or (B) les sommes requises pour payer les membership interests who have a détenteurs de parts sociales ou right to be paid on a redemption or d’intérêts de sociétaire qui ont droit liquidations. au paiement en cas de rachat ou de liquidation. (2) The surplus arising from the yearly operations (2) L’excédent des opérations annuelles est réparti shall be apportioned comme suit : (a) by first applying the surplus against any a) l’excédent est d’abord imputé au déficit deficit arising from the circumstances découlant des circonstances décrites au described in subsection (1) until the paragraphe (1) jusqu'à l’élimination du deficit is eliminated; déficit; (b) by setting aside in the reserve fund the b) le montant qu’exige la loi ou, s’il est greater of the amounts required by the Act supérieur, le montant exigé au and by subsection 45(2); paragraphe 45(2) est ensuite versé au (c) by paying interest on share capital at a fonds de réserve; rate not exceeding 5% for each year; and c) un intérêt d’au plus 5 % par année est (d) by apportioning any amount of the surplus versé sur le capital social; remaining after fulfilling the requirements d) enfin, tout excédent qui reste après avoir of paragraphs (a) and (b) and section 30 of satisfait aux exigences des alinéas a) et b) the Act, as payments in proportion to the et de l’article 30 de la loi est réparti à titre patronage of the members. de paiements proportionnels à l’apport commercial des sociétaires. Reserve Fund Fonds de réserve 46. If the reserve fund provided for by section 30 of the 46. Si le fonds de réserve prévu à l’article 30 de la loi Act is depleted or reduced as a result of losses being est épuisé ou réduit suite aux pertes qui lui ont été charged against it, the amounts to be placed in the imputées, au moins 20 % de l’excédent des opérations reserve fund each year from the surplus arising from the de l’association doit y être déposé chaque année, business of the association, shall be not less than 20% jusqu’à ce que le fonds de réserve atteigne le niveau of the surplus each year until the amount of the reserve qu'’il avait avant que les pertes lui soient imputées. fund has reached the amount that it stood at before losses were charged against it. 15 AMALGAMATION FUSION 47. If the association is considering amalgamation with 47. Si l’association envisage de fusionner avec une another co-operative association, the following shall autre association coopérative : apply: a) l’avis de convocation à l’assemblée (a) the notice of the general meeting at which générale à laquelle sera examinée la the proposed special resolution to résolution spéciale proposée en vue authorize the amalgamation is to be d’autoriser la fusion inclut le projet considered shall include the proposed d’accord de fusion; amalgamation agreement; b) la résolution spéciale en vue d’autoriser (b) the special resolution to authorize the l’accord de fusion précise la date projetée amalgamation agreement shall specify the de prise d’effet de la fusion; date on which it is proposed that the c) un état financier et un état des résultats amalgamation would become effective; d’exploitation de l’association sont établis (c) a financial statement and an operating à l’intention des sociétaires, renfermant statement of the association shall be des renseignements mis à jour au plus prepared for the members containing deux mois avant la date de l’assemblée. information current to a date not more than two months before the date of the meeting. DISSOLUTION DISSOLUTION 48. If the association is to be dissolved under 48.

Advenant la dissolution de l’association en vertu de section 32 of the Act, an audit of the association’s l’article 32 de la loi, une vérification des livres de books, as at a date not more than two months before the l’association, à une date d’au plus deux mois avant la meeting to consider dissolution, shall be made and the date de l’assemblée prévue pour examiner la auditor’s report and financial statement showing the dissolution, est établie; le rapport du vérificateur et financial position at the time of audit, shall be read at l’état financier montrant la situation financière de the meeting. l’association au moment de la vérification sont lus à l’assemblée. © 2019 Territorial Printer © 2019 l'imprimeur territorial Yellowknife, N.W.T. Yellowknife (T. N.-O.) 16