Education Regulation 42

EDUCATION ACT LOI SUR L’ÉDUCATION STUDENT RECORD REGULATIONS RÈGLEMENT SUR LES DOSSIERS R-168-96 SCOLAIRES R-168-96 AMENDED BY MODIFIÉ PAR R-011-2010 R-011-2010 This consolidation is not an official statement of the La présente codification administrative ne constitue pas law. It is an office consolidation prepared by le texte officiel de la loi; elle n’est établie qu’à titre Legislation Division, Department of Justice, for documentaire par les Affaires législatives du ministère convenience of reference only. The authoritative text de la Justice. Seuls les règlements contenus dans les of regulations can be ascertained from the Revised Règlements révisés des Territoires du Nord-Ouest Regulations of the Northwest Territories, 1990 and the (1990) et dans les parutions mensuelles de la Partie II monthly publication of Part II of the Northwest de la Gazette des Territoires du Nord-Ouest ont force Territories Gazette. de loi. This consolidation and other G.N.W.T. legislation can La présente codification administrative et les autres lois be accessed on-line at et règlements du G.T.N.-O. sont disponibles en direct à l’adresse suivante : http://www.justice.gov.nt.ca/Legislation/SearchLeg& Reg.shtml http://www.justice.gov.nt.ca/Legislation/SearchLeg& RegFR.shtml EDUCATION ACT LOI SUR L’ÉDUCATION STUDENT RECORD RÈGLEMENT SUR REGULATIONS LES DOSSIERS SCOLAIRES The Minister, under section 151 of the Education Le ministre, en vertu de l’article 151 de la Loi sur Act and every enabling power, makes the Student l’éducation et de tout pouvoir habilitant, prend le Record Regulations. Règlement sur les dossiers scolaires. 1. In these regulations, "Act" means the Education 1. Dans le présent règlement, «Loi» s’entend de la Loi Act. sur l’éducation. 2. The agreement referred to in subsection 3(2) of the 2. L’accord visé au paragraphe 3(2) de la Loi peut Act may be in any form agreed to by the parties and the être rédigé en la forme convenue par les parties et le principal. directeur d’école. 3. (1) The principal of a school shall ensure that a 3. (1) Le directeur d’école fait en sorte qu’il existe, record exists for each student registered with the dans les 30 jours suivant le début de l’année school, within 30 days of the start of the academic year d’enseignement ou le jour d’inscription de l’élève, or the day the student is registered, whichever is later. selon la plus tardive de ces dates, un dossier pour chaque élève inscrit à l’école. (2) The principal shall ensure that each student (2) Le directeur d’école fait en sorte que chaque record is kept up to date and shall review each student dossier scolaire soit tenu à jour et revoit chaque dossier record at least once during each academic year. scolaire au moins une fois par année d’enseignement. (3) Where a student ceases to attend a school the (3) Lorsqu’un élève cesse de fréquenter l’école, le principal of that school shall remove the student’s name directeur retire le nom de l’élève des registres et from the school register and shall transfer the student’s transfert son dossier conformément à l’article 9 ou le record in accordance with section 9 or retain the conserve conformément à l’article 10. student’s record in accordance with section 10. 4. (1) Every student record must contain the 4. (1) Le dossier scolaire d’un élève contient les following information, with regard to the student for renseignements suivants : whom it is prepared: a) le nom de l’élève; (a) name; b) sa date de naissance; (b) date of birth; c) son sexe; (c) gender; d) son pays de citoyenneté; (d) country of citizenship; e) son origine ethnique; (e) ethnicity; f) les nom et adresse d’un parent ainsi qu’un (f) parent’s name and address and a numéro de téléphone où il peut être joint telephone number at which the parent may pendant les heures de classes; be reached during school hours; g) l’adresse de l’élève ainsi qu’un numéro de (g) student’s residential address and a téléphone où il peut être joint; telephone number at which the student h) les nom et adresse des écoles may be reached; précédemment fréquentées ainsi que les (h) name and address of schools previously dates d’inscription et les durées de attended, the date registered and the fréquentation; duration of the attendance; i) son niveau scolaire; (i) grade; j) sa langue maternelle et la langue (j) mother tongue and language spoken most principalement utilisée à la maison; often at home; k) son admissibilité à l’instruction en (k) eligibility for French first language français langue première, au sens des instruction, as defined in regulations made règlements pris en vertu de la Loi, en 1 under the Act, under section 23 of the vertu de l’article 23 de la Loi Constitution Act, 1982; constitutionnelle de 1982; (l) an annual summary of attendance and l) un résumé annuel de sa fréquentation participation in the school program; scolaire et de sa participation au (m) a copy of any individual education plan in programme scolaire; effect; m) une copie du plan d’études individuel en (n) a semi-annual summary of progress in the vigueur; education program, individual education n) un résumé semestriel des progrès réalisés plan or program of education, as the case dans le programme d’enseignement, le may be; plan d’études individuel ou le programme (o) a semi-annual summary of any d’études, selon le cas; recommended learning strategies; o) un résumé semestriel des stratégies (p) information relating to functional grade d’apprentissage recommandées; level assessments; p) les renseignements relatifs aux (q) results of the Alberta Provincial évaluations fonctionnelles des niveaux Achievement Tests; scolaires; (r) information relating to a suspension or an q) les résultats des tests provinciaux de expulsion; rendement de l’Alberta; (s) information relating to any serious violent r) les renseignements relativement à sa incident that leads to a suspension, an suspension ou à son expulsion; expulsion or the involvement of the police s) les renseignements relativement à tout on school premises, including incident violent de nature sérieuse (i) a description of the incident that led provoquant sa suspension, son expulsion to the suspension, expulsion or ou l’intervention de la police sur les lieux involvement of the police, scolaires, y compris : (ii) a description of any involvement of (i) la description de l’incident qui a the police, provoqué sa suspension, son (iii) a description of any disciplinary expulsion ou l’intervention de la steps taken by school staff or by the police, Commission scolaire francophone, (ii) la description de toute intervention Territoires du Nord-Ouest or the policière, District Education Authority, and (iii) la description de toute mesure (iv) a copy of all correspondence disciplinaire prise à son endroit par regarding the incident to the student le personnel scolaire, la Commission or the student’s parent from the scolaire francophone, Territoires du school or from the Commission Nord-Ouest ou l’administration scolaire francophone, Territoires du scolaire de district, Nord-Ouest or the District Education (iv) une copie de la correspondance Authority. relative à l’incident envoyée par l’école, la Commission scolaire francophone, Territoires du Nord- Ouest ou l’administration scolaire de district à l’élève ou au parent de l’élève. (2) Every student record for a student registered in (2) Le dossier scolaire de l’élève inscrit dans une a high school must also contain the following école secondaire doit également contenir les information, with regard to the student for whom it is renseignements suivants : prepared: a) l’adresse postale de l’élève; (a) mailing address; b) la liste des cours dans lesquels il est (b) courses enroled in; inscrit; (c) number of credits earned; c) le nombre de crédits accumulés; (d) marks earned or progress shown in d) les notes reçues et les progrès réalisés courses the student is enroled in or has dans les cours terminés ou dans lesquels il 2 completed. est inscrit. (3) A student record may, with the consent of a (3) Le dossier scolaire peut, avec l’accord d’un parent or, where a student is an adult, the student, parent ou de l’élève, si ce dernier est un adulte, contenir contain the following information, with regard to the les renseignements suivants : student for whom it is prepared: a) le numéro d’assurance-maladie de l’élève; (a) health care number; b) des renseignements relativement à sa (b) information related to physical health. santé physique. (4) Each academic year, the principal shall inform (4) À chaque année d’enseignement, le directeur the Superintendent of the number of students and the d’école informe le surintendant du nombre d’élèves name and grade of each student registered with the inscrits, de leurs noms et de leur niveau scolaire. school. R-011-2010,s.2. R-011-2010, art. 2. 5. No person shall include in a student record 5. Il est interdit de verser l’un des documents suivants (a) a medical or psychological report; au dossier scolaire : (b) any information relating to an a) un rapport médical ou psychologique; investigation under the Child and Family b) des renseignements sur une enquête faite Services Act regarding a student or the en vertu de la Loi sur les services à family of a student; or l’enfance et à la famille relativement à (c) notes prepared by a teacher or the l’élève ou à sa famille; principal for the exclusive use of that c) les notes d’un enseignant ou d’un teacher or principal that deal with matters directeur d’école, préparées pour leur other than the student’s progress in the usage exclusif, sur des sujets autres que education program, an individual les progrès de l’élève dans le programme education plan or the program of d’enseignement, dans le plan d’études education. individuel ou dans le programme R-011-2010,s.3. d’études. R-011-2010, art. 3. 6. The principal shall ensure that the following 6. Le directeur d’école fait en sorte que soient retirés information is removed from a student record: du dossier scolaire les renseignements suivants : (a) information relating to a serious violent a) des renseignements sur un incident violent incident that led to a suspension, if after de nature sérieuse qui a provoqué la three years no further serious violent suspension, si, dans les trois années incidents that have led to a suspension, an subséquentes, aucun autre incident violent expulsion or involvement with the police de nature sérieuse provoquant la have occurred; suspension, l’expulsion ou l’intervention (b) information relating to a serious violent de la police ne s’est produit; incident that led to an expulsion, if after b) des renseignements sur un incident violent five years no further serious violent de nature sérieuse qui a provoqué incidents that have led to a suspension, an l’expulsion, si, dans les cinq années expulsion or involvement with the police subséquentes, aucun autre incident violent have occurred; de nature sérieuse provoquant la (c) information relating to any other serious suspension, l’expulsion ou l’intervention violent incident, if after three years no de la police ne s’est produit; further violent incidents that have led to a c) des renseignements sur tout autre incident suspension, an expulsion or involvement violent de nature sérieuse, si, dans les with the police have occurred. trois années subséquentes, aucun autre incident violent de nature sérieuse provoquant la suspension, l’expulsion ou l’intervention de la police ne s’est produit. 3 7. (1) A request to the principal to correct inaccurate 7. (1) La demande de correction de renseignements or incomplete information under subsection 31(1) of the inexacts ou incomplets, présentée au directeur d’école Act must be made in writing. en vertu du paragraphe 31(1) de la Loi, doit être faite par écrit. (2) Within 14 days after the date of receipt of the (2) Dans les 14 jours suivant la réception de la request referred to in subsection (1), the principal shall demande visée au paragraphe (1), le directeur d’école : (a) review the student record; a) revoit le dossier scolaire; (b) decide whether the student record needs to b) décide s’il y a lieu ou non de corriger le be corrected; dossier scolaire; (c) in writing, advise the parent or student of c) avise par écrit l’élève ou le parent de sa his or her decision; and décision; (d) correct the student record accordingly. d) corrige le dossier scolaire en conséquence. 8. Where a student or a parent does not speak or 8. Lorsqu’un élève ou un parent ne parle pas ou ne understand the language in which the student record of comprend pas la langue dans laquelle le dossier scolaire that student is maintained, and requests that the student est rédigé et qu’il demande que le dossier scolaire lui record be translated into an Official Language, the soit traduit dans une langue officielle, le directeur principal shall, within a reasonable period of time, d’école en fournit, dans un délai raisonnable, une provide an oral or written translation of the student traduction orale ou écrite. record. 9. (1) Where a student transfers from one school to 9. (1) Lorsqu’un élève change d’école, le directeur another, the principal of the school to which the student de sa nouvelle école contacte le directeur de l’école transfers shall contact the principal of the school from d’origine afin d’obtenir le dossier scolaire de l’élève. which the student transferred and shall request the student record of the student. (2) A principal in the Northwest Territories who (2) Le directeur de l’école située dans les receives a request under subsection (1) shall, as soon as Territoires du Nord-Ouest qui reçoit une demande en practicable, send the student record requested by vertu du paragraphe (1) envoie par courrier registered mail. recommandé, dès que possible, le dossier scolaire demandé. (3) The principal of a school in the Northwest (3) Dès que le dossier scolaire de l’élève a été Territories from which a student has transferred shall, envoyé en vertu du paragraphe (2), le directeur de as soon as the records of the student are sent under l’école située dans les Territoires du Nord-Ouest d’où subsection (2), remove the student’s name from the provient l’élève retire le nom de celui-ci des registres school register. de l’école. (4) The principal shall advise the Superintendent (4) Le directeur d’école avise le surintendant dès as soon as possible after the removal of the name of a que possible du retrait du nom de l’élève des registres student from the school register. R-011-2010,s.4. de l’école. R-011-2010, art. 4. 10. (1) Where a student graduates from a school, the 10. (1) Lorsqu’un élève devient diplômé d’une école, principal shall remove the student’s name from the le directeur de l’école retire le nom de l’élève des school register and shall ensure that his or her student registres et fait en sorte que son dossier soit conservé de record is retained in a secure, confidential manner in manière sécuritaire et confidentielle en conformité avec accordance with the directions of the Minister. les directives du ministre. (2) Where a student has ceased to attend a school (2) Lorsqu’un élève cesse de fréquenter une école and the principal has not received notice of the transfer et que le directeur de l’école n’a pas été avisé du of the student, the principal shall remove the student’s transfert de l’élève, le directeur de l’école retire le nom name from the school register and shall ensure that his de cet élève des registres de l’école et fait en sorte que 4 or her student record is retained in a secure, son dossier scolaire soit conservé de manière sécuritaire confidential manner in accordance with the directions et confidentielle en conformité avec les directives du of the Minister. ministre. (3) The principal shall advise the Superintendent (3) Le directeur d’école avise le surintendant dès as soon as possible after the removal of the name of a que possible du retrait du nom de l’élève des registres student from the school register. R-011-2010,s.5. de l’école. R-011-2010, art. 5. 11. (1) The Superintendent shall, for each student 11. (1) Le surintendant fournit au ministre, pour registered with a school in the area within his or her chaque élève inscrit dans une école dans le territoire qui jurisdiction and in accordance with the directions of the relève de sa compétence et en conformité avec les Minister, provide the following information to the directives du ministre, les renseignements suivants : Minister: a) le nom de l’élève; (a) name; b) sa date de naissance; (b) date of birth; c) son pays de citoyenneté; (c) country of citizenship; d) son origine ethnique; (d) ethnicity; e) son niveau scolaire; (e) grade; f) son admissibilité à l’instruction en (f) eligibility for French first language français langue première, au sens des instruction, as defined in regulations made règlements pris en vertu de la Loi, en under the Act, under section 23 of the vertu de l’article 23 de la Loi Constitution Act, 1982; constitutionnelle de 1982; (g) whether the student is home schooled; g) une indication, selon le cas, que l’élève (h) an annual summary of attendance and prend part à un programme participation in the school program; d’enseignement à domicile; (i) information relating to functional grade h) un résumé annuel de sa fréquentation level assessments; scolaire et de sa participation au (j) results of the Alberta Provincial programme scolaire; Achievement Tests; i) les renseignements relatifs aux (k) where the student is a high school student, évaluations fonctionnelles des niveaux mailing address, courses enroled in, scolaires; number of credits earned and school j) les résultats des tests provinciaux de marks earned or progress shown in rendement de l’Alberta; courses the student is enroled in and has k) lorsqu’il s’agit d’un élève du secondaire, completed. son adresse postale, les cours dans lesquels il est inscrit, le nombre de crédits accumulés, ses notes scolaires obtenues ou les progrès réalisés dans les cours terminés ou dans lesquels il est inscrit. (2) The Superintendent may, with the consent of (2) Le surintendant peut, avec le consentement a parent or, where a student is an adult, the student, d’un parent ou de l’élève, si ce dernier est un adulte, provide the Minister with the student’s health care fournir au ministre le numéro d’assurance-maladie de number. cet élève. (3) The Superintendent shall advise the Minister (3) Le surintendant avise le ministre du retrait du of the removal of a student’s name from a school nom d’un élève des registres de l’école dans les register within 30 days of receiving that information. 30 jours suivant la réception de ce renseignement. R-011-2010,s.6. R-011-2010, art. 6. 12. Repealed, R-011-2010,s.7. 12. R-011-2010, art. 7. 5 Printed by Imprimé par Territorial Printer, Northwest Territories l’imprimeur territorial, Territoires du Nord-Ouest Yellowknife, N.W.T./2010© Yellowknife (T. N.-O.)/2010© 6