Financial Administration Regulation 9

FINANCIAL ADMINISTRATION ACT LOI SUR LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES GOVERNMENT CONTRACT RÈGLEMENT SUR LES CONTRATS REGULATIONS GOUVERNEMENTAUX R-032-2006 R-032-2006 In force May 1, 2006 En vigueur le 1er mai 2006 AMENDED BY MODIFIÉ PAR R-087-2011 R-087-2011 R-013-2016 R-013-2016 In force April 1, 2016 En vigueur le 1er avril 2016 R-053-2018 R-053-2018 In force January 29, 2018 En vigueur le 29 janvier 2018 This consolidation is not an official statement of the La présente codification administrative ne constitue pas law. It is an office consolidation prepared by le texte officiel de la loi; elle n’est établie qu’à titre Legislation Division, Department of Justice, for documentaire par les Affaires législatives du ministère convenience of reference only. The authoritative text of de la Justice. Seuls les règlements contenus dans les regulations can be ascertained from the Revised Règlements révisés des Territoires du Nord-Ouest Regulations of the Northwest Territories, 1990 and the (1990) et dans les parutions mensuelles de la Partie II monthly publication of Part II of the Northwest de la Gazette des Territoires du Nord-Ouest ont force Territories Gazette. de loi. This consolidation and other GNWT legislation can be La présente codification administrative et les autres lois accessed on-line at et règlements du L.T.N.-O. sont disponibles en direct à l’adresse suivante : https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ FINANCIAL ADMINISTRATION ACT LOI SUR LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES GOVERNMENT CONTRACT RÈGLEMENT SUR LES CONTRATS REGULATIONS GOUVERNEMENTAUX The Commissioner, on the recommendation of the Le commissaire, sur la recommandation du Conseil, Board, under section 107 of the Financial en vertu de l’article 107 de la Loi sur la gestion des Administration Act and every enabling power, makes finances publiques et de tout pouvoir habilitant, prend the Government Contract Regulations. le Règlement sur les contrats gouvernementaux. PART 1 PARTIE 1 INTERPRETATION, APPLICATION DÉFINITIONS, CHAMP D’APPLICATION ET AND GENERAL DISPOSITIONS GÉNÉRALES Interpretation Définitions 1. (1) In these regulations, 1. (1) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. "bid" means an offer to sell or provide goods, services, real property, or a combination of these, that is «aide juridique» Services juridiques et déboursés qui submitted to a contract authority in response to a sont fournis, ou qui peuvent devoir l’être, aux tender; (soumission) personnes admissibles en vertu de la Loi sur l’aide juridique. (legal aid) "bidder" means a person who submits a bid; (soumissionnaire) «appel d’offres» Toute sollicitation d’offres, à l’égard d’un contrat projeté, effectuée par avis public ou par "contract" means a contract for the supply of invitation privée. (tender) (a) services, (b) insurance, «assurances» S’entend au sens de la Loi sur les (c) goods or real property, whether by way of assurances. (insurance) sale, conditional sale, lease or otherwise, or «autorité contractante» S’entend, à l’égard d’un contrat (d) any combination of services, insurance, autre qu’un contrat visé au paragraphe (2) ou (3) : goods or real property referred to in a) du ministre responsable du ministère pour paragraph (a), (b) or (c); (contrat) lequel le contrat doit être conclu; b) du sous-ministre du ministère pour lequel "contract authority" means, in respect of a contract, le contrat doit être conclu; other than a contract referred to in subsection (2) or (3), c) d’un fonctionnaire à qui des pouvoirs et (a) the Minister responsible for the fonctions ont été désignés en vertu de department in respect of which the l’article 5. (contract authority) contract is to be made, (b) the Deputy Minister of the department in «biens» S’entend notamment des matériaux, de respect of which the contract is to be l’équipement et des biens qui n’existaient pas au made, and moment du contrat. (goods) (c) a public officer to whom the powers and duties of a contract authority have been «contrat» S’entend d’un contrat pour la fourniture : designated under section 5; (autorité a) de services; contractante) b) d’assurances; c) de biens ou de biens réels, que ce soit au "Director of Child and Family Services" means the moyen d’une vente, d’une vente Director of Child and Family Services appointed under conditionnelle, d’une location ou the Child and Family Services Act or a Deputy Director autrement; 1 of Child and Family Services appointed under that Act; d) de toute combinaison de services, (directeur des services à l’enfance et à la famille) assurances, biens ou biens réels au sens des alinéas a), b) ou c). (contract) "goods" includes materials, equipment and goods that were not in existence at the time of the contract; «contrat de services juridiques» Contrat pour (biens) l’exécution de services juridiques autres que l’aide juridique. (legal services contract) "insurance" has the same meaning as in the Insurance Act; (assurances) «demande de propositions» Toute sollicitation de propositions, à l’égard d’un contrat projeté, par avis "legal aid" means legal services and disbursements that public ou par invitation privée. (request for proposals) are provided, or that may be required to be provided, to eligible persons under the Legal Aid Act; (aide «directeur des services à l’enfance et à la famille» juridique) S’entend du directeur des services à l’enfance et à la famille nommé en application de la Loi sur les services "legal services contract" means a contract for the à l’enfance et à la famille ou d’un sous-directeur des performance of legal services other than legal aid; services à l’enfance et à la famille nommé en (contrat de services juridiques) application de cette loi. (Director of Child and Family Services) "person" includes a joint venture and a partnership; (personne) «personne» Est assimilée à une personne, la société en participation et la société en nom collectif. (person) "professional services" means services provided by a member of a profession established or regulated by an «promoteur» La personne qui présente une proposition. Act of the Northwest Territories; (services (proponent) professionnels) «proposition» Toute offre visant la fourniture de biens, "proponent" means a person who submits a proposal; de services, de biens réels, ou une combinaison de (promoteur) ceux-ci, présentée à une autorité contractante en réponse à une demande de propositions. (proposal) "proposal" means an offer to provide goods, services, real property, or a combination of these, that is «services professionnels» Services fournis par un submitted to a contract authority in response to a membre d’une profession établie ou réglementée par request for proposals; (proposition) une loi des Territoires du Nord-Ouest. (professional services) "request for proposals" means a solicitation, made by public advertisement or private invitation, of proposals «soumission» Toute offre de fournir des biens, des in respect of a proposed contract; (demande de services, des biens réels ou une combinaison de ceux- propositions) ci, présentée à une autorité contractante en réponse à un appel d’offres. (bid) "tender" means a solicitation, made by public advertisement or private invitation, of bids in respect of «soumissionnaire» La personne qui présente une a proposed contract. (appel d’offres) soumission. (bidder) (2) For the purposes of a legal services contract, (2) Aux fins d’un contrat de services juridiques, "contract authority" means «autorité contractante» s’entend des personnes (a) the Minister of Justice; suivantes : (b) the Deputy Minister of the Department of a) le ministre de la Justice; Justice; b) le sous-ministre du ministère de la Justice; (c) a person to whom the powers and duties c) toute personne à qui ont été désignés les of a contract authority have been pouvoirs et fonctions d’une autorité designated by that Minister or Deputy contractante par ce ministre ou ce sous- Minister under section 5; and ministre en vertu de l’article 5; 2 (d) the Director of Child and Family Services d) le directeur des services à l’enfance et à la in respect of a legal services contract, famille pour un contrat de services other than a contract referred to in juridiques, autre que le contrat visé au subparagraph 8(1)(c)(ii), for the benefit of sous-alinéa 8(1)c)(ii), au profit des enfants a child in his or her care or custody who sous sa garde ou sous son autorité qui ont has been charged with an offence. été accusés d'une infraction. (3) For the purposes of a contract of insurance and (3) Aux fins d’un contrat d’assurances et d’un a contract for the services of an insurance broker, contrat pour les services d’un courtier d’assurances, "contract authority" means «autorité contractante» s’entend des personnes (a) the Minister of Finance; suivantes : (b) the Deputy Minister of the Department of a) le ministre des Finances; Finance; and b) le sous-ministre du ministère des (c) a person to whom the powers and duties Finances; of a contract authority have been c) toute personne à qui ont été désignés les designated by that Minister or Deputy pouvoirs et fonctions d’une autorité Minister under section 5. contractante par ce ministre ou ce sous- ministre en vertu de l’article 5. (4) Subsections (2) and (3) do not apply in respect (4) Les paragraphes (2) et (3) ne s’appliquent pas of a contract that is entered into or proposed to be au contrat conclu ou proposé d’être conclu par le entered into by the Speaker, in respect of the Office of président concernant le Bureau de l’Assemblée the Legislative Assembly. législative. (5) Subsection (3) does not apply in respect of a (5) Le paragraphe (3) ne s’applique pas au contrat contract of insurance that forms an integral part of d’assurances qui fait partie intégrante d’un autre another contract. R-013-2016,s.2; R-053-2018,s.2,3. contrat. R-013-2016, art. 2; R-053-2018, art. 2 et 3. Application Application 2. (1) Subject to subsection (2), these regulations 2. (1) Sous réserve du paragraphe (2), les apply to all contracts that are entered into by or on dispositions du présent règlement s’appliquent à tous behalf of the Government. les contrats conclus par le gouvernement ou en son nom. (2) These regulations do not apply to the (2) Les dispositions du présent règlement ne following: s’appliquent pas aux contrats suivants : (a) a contract of employment; a) un contrat de travail; (b) a contract for the provision of food, b) un contrat pour la fourniture de nourriture, lodging or transportation, other than by d’hébergement ou de transport, à chartered airplane, in respect of travel l’exception du transport par avion nolisé (i) that is authorized by the Government relativement au déplacement qui, à la for Government business, and fois : (ii) in respect of which the Government (i) est autorisé par le gouvernement pays or reimburses expenses; pour des affaires officielles, (c) a contract in respect of legal aid; (ii) est payé par le gouvernement ou (d) a contract in respect of which a court of relativement auquel il rembourse les competent jurisdiction has, by order, dépenses; dictated the supplier of goods or services c) un contrat relatif à l’aide juridique; to be supplied under the contract; d) un contrat à l’égard duquel un tribunal (e) a contract in respect of the provision of compétent a, par ordonnace, déterminé le insured services to insured persons under fournisseur de biens et de services; the Hospital Insurance and Health and e) un contrat relatif à la prestation à des 3 Social Services Administration Act; assurés de services assurés en vertu de la (f) a contract in respect of the provision of Loi sur l’assurance-hospitalisation et insured services and benefits to insured l’administration des services de santé et persons under the Medical Care Act; des services sociaux; (g) a contract that provides for the transfer of f) un contrat relatif à la prestation de public money or public property to a services assurés et le versement recipient for the purpose of funding or d’indemnités à des assurés en vertu de la facilitating projects, programs or services Loi sur l’assurance-maladie; to be delivered by the recipient to third g) un contrat qui prévoit le transfert de fonds parties, other than projects, programs or publics ou de biens publics à un services to be delivered on behalf of the destinataire afin de financer ou de Government. permettre la réalisation ou la prestation de projets, de programmes, ou de services par le destinataire pour des tierces parties, autres que les projets, programmes ou services réalisés au nom du gouvernement. R-053-2018, art. 4. 3. The provisions of Part 2 do not apply to a contract 3. Les dispositions de la partie 2 ne s’appliquent pas of insurance or to a contract referred to in section 4. à un contrat d’assurances ou à un contrat visé à l’article 4. Paramount Authority of the Executive Council Autorité suprême du Conseil exécutif 4. (1) Notwithstanding any other provision of these 4. (1) Malgré toute autre disposition du présent regulations, the Executive Council may, on behalf of règlement, le Conseil exécutif peut, au nom du the Government, gouvernement, selon le cas : (a) enter into a contract with any person; a) conclure un contrat avec toute personne; (b) authorize a contract authority to enter into b) autoriser l’autorité contractante à conclure a specific contract with any person; or un contrat particulier avec toute personne; (c) authorize contract authorities to enter into c) autoriser les autorités contractantes à any contract that falls within a class of conclure tout contrat relevant d’une contracts. catégorie de contrats. (2) The Executive Council shall record its (2) Le Conseil exécutif motive sa décision, selon reasons for le cas : (a) entering into a contract under a) de conclure un contrat en vertu de paragraph (1)(a); l’alinéa (1)a); (b) authorizing a contract authority to enter b) d’autoriser l’autorité contractante à into a specific contract under conclure un contrat particulier en vertu de paragraph (1)(b); or l’alinéa (1)b); (c) authorizing a class of contracts that c) d’autoriser une catégorie de contrats que contract authorities may enter into under les autorités contractantes peuvent paragraph (1)(c). conclure en vertu de l’alinéa (1)c). (3) The power under subsection (1) to enter into a (3) Le pouvoir de conclure un contrat en vertu du contract includes the power to renegotiate the terms of paragraphe (1) comprend le pouvoir de renégocier les the contract or terminate it. R-087-2011,s.2. modalités du contrat ou de le résilier. R-087-2011, art. 2. 4 Designation Désignation 5. (1) A Minister or a Deputy Minister may designate 5. (1) Le ministre ou le sous-ministre peut désigner a public officer, by reference to the name or the un fonctionnaire, en faisant référence à son nom ou son position of the officer, to exercise the Minister or poste, afin d’exercer les pouvoirs et les fonctions du Deputy Minister’s powers and duties as a contract ministre ou du sous-ministre à titre d’autorité authority under these regulations. contractante en vertu du présent règlement. (2) Nothing in these regulations shall be (2) Le présent règlement n’a pas pour effet interpreted as authorizing the delegation of any power d’autoriser la délégation de pouvoirs ou de fonctions à or duty to enter into an agreement that is expressly conclure une entente lorsqu’une autre loi le prévoit provided by another Act. R-053-2018,s.5. expressément. R-053-2018, art. 5. Contract Authority Autorité contractante 6. (1) No person other than a contract authority shall 6. (1) Il est interdit à toute personne autre que enter into a contract on behalf of the Government. l’autorité contractante de conclure un contrat au nom du gouvernement. (2) A contract that is entered into by a person, (2) Le contrat conclu par une personne, autre que other than a contract authority acting in accordance l’autorité contractante agissant en conformité avec les with these regulations, is not binding on the dispositions du présent règlement, ne lie pas le Government notwithstanding that the contract purports gouvernement même si le contrat est présenté comme to be made or the person purports to have acted on ayant été fait ou si la personne est présentée comme behalf of the Government. agissant pour le gouvernement. 7. Subject to the Act and these regulations, a contract 7. Sous réserve des dispositions de la Loi et du authority may, on behalf of the Government, présent règlement, l’autorité contractante peut, au nom (a) enter into a contract under which the total du gouvernement : amount payable does not exceed the a) conclure tout contrat en vertu duquel le monetary signing limits assigned to the montant total payable n’est pas supérieur contract authority; à la limite pécuniaire en matière de contrat (b) renegotiate the amount payable under a fixée pour l’autorité contractante; contract where the total amount payable b) renégocier le montant payable en vertu du under the contract does not exceed the contrat lorsque le montant total payable en signing limits of the contract authority; vertu du contrat n’est pas supérieur à la (c) renegotiate any other term of the contract; limite pécuniaire fixée pour l’autorité or contractante; (d) terminate the contract. c) renégocier toute autre modalité du contrat; d) résilier le contrat. PART 2 PARTIE 2 TENDERS AND REQUESTS FOR APPELS D’OFFRES ET DEMANDES PROPOSALS DE PROPOSITIONS 8. (1) Subject to subsection (2), a contract authority 8. (1) Sous réserve du paragraphe (2), l’autorité shall issue a tender before entering into a contract contractante lance un appel d’offres avant de conclure unless the contract authority believes, on reasonable un contrat, à moins que cette dernière estime, pour des grounds, that motifs raisonnables, qu’existe l’une des situations (a) performance of the contract is urgently suivantes : required and delay would be injurious to a) l’exécution du contrat est requise the public interest; d’urgence et un délai porterait atteinte à (b) only one party is available and capable of l’intérêt public; 5 performing the contract; or b) une seule partie est disponible et en (c) the value of the contract will be less than mesure d’exécuter le contrat; (i) $100,000, in the case of a contract c) la valeur du contrat est inférieure à, selon for architectural or engineering le cas : services, (i) 100 000 $, dans le cas d’un contrat (ii) $50,000, in the case of a contract for pour des services d’ingénierie ou professional services other than d’architecture, architectural or engineering services, (ii) 50 000 $, dans le cas d’un contrat or pour des services professionnels (iii) $25,000, in the case of any other autres que des services d’ingénierie type of contract. ou d’architecture, (iii) 25 000 $, dans le cas d’un contrat de toute autre nature. (2) A contract authority may issue a request for (2) Lorsque l’autorité contractante estime qu’une proposals instead of a tender if, in the opinion of the proposition serait plus appropriée qu’une soumission, contract authority, a proposal would be more l’autorité contractante peut lancer une demande de appropriate than a bid. propositions plutôt qu’un appel d’offres. (3) A request for proposals must state the criteria (3) Toute demande de propositions précise les to be used in evaluating the proposals. critères d’évaluation des propositions. (4) In evaluating a proposal, no criteria may be (4) Dans l’évaluation d’une proposition, seuls les used other than those provided by these regulations or critères prévus au présent règlement ou ceux qui sont stated in the request for proposals. R-013-2016,s.3. énoncés dans la demande de propositions sont considérés. R-013-2016, art. 3. 9. Every tender and every request for proposals must 9. Les appels d’offres et les demandes de propositions be issued in writing and must specify doivent être faits par écrit et contenir les (a) the address to which the bids or proposals renseignements suivants : must be submitted; and a) l’adresse à laquelle les soumissions ou les (b) the date and hour after which no further propositions doivent être présentées; bids or proposals shall be accepted. b) la date et l’heure après lesquelles aucune soumission ou proposition ne sera acceptée. 10. Repealed, R-013-2016,s.4. 10. Abrogé, R-013-2016, art. 4. 11. Every bid and every proposal must be made in 11. Les soumissions et les propositions pour des writing, if it is for an amount that equals or exceeds the contrats dont la valeur est égale ou supérieure au applicable amount set out in paragraph 8(1)(c). montant applicable prévu à l’alinéa 8(1)c) doivent être R-013-2016,s.5. faites par écrit. R-013-2016, art. 5. 12. (1) Every bid and every proposal that is received 12. (1) Les soumissions et les propositions écrites in writing at the address referred to in paragraph 9(a) by reçues à l’adresse visée à l’alinéa 9a) avant la date et the date and hour referred to in paragraph 9(b) must be l’heure visées à l’alinéa 9b) sont ouvertes dès que opened as soon as may be practicable after that time. possible après cette date. (2) An opening referred to in this section must be (2) Le dépouillement visé au présent article est performed in the presence of at least one witness, and effectué en présence d’au moins un témoin et est ouvert must be open to the public. au public. 6 (3) A person is not eligible to act as a witness for (3) Une personne ne peut agir comme témoin aux the purposes of an opening referred to in this section if fins du dépouillement visé au présent article si, the person is, in respect of the tender or request for relativement à l’appel d’offres ou la demande de proposals that is the subject of the opening, propositions, elle est l’une ou l’autre des personnes (a) the contract authority; or suivantes : (b) a bidder, a proponent or an agent of a a) l’autorité contractante; bidder or proponent. b) un soumissionnaire, un promoteur ou un agent d’un soumissionnaire ou d’un promoteur. (4) On the opening of a bid, the name of the bidder (4) Après l’ouverture d’une soumission, le nom du and the amount of the bid must be announced and soumissionnaire et le montant de la soumission sont recorded. annoncés et consignés. (5) On the opening of a proposal, the name of the (5) Après l’ouverture d’une proposition, le nom du proponent must be announced and recorded. promoteur est annoncé et consigné. 13. Every bid or proposal that is received after the date 13. Toute soumission ou proposition reçue après la date and hour referred to in paragraph 9(b) must be returned et l’heure visées à l’alinéa 9b) est renvoyée non ouverte unopened to the person who submitted it. à la personne qui l’a présentée. 14. (1) In this section, 14. (1) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent article. "responsible" means, in respect of a bidder or a proponent, having the capability to perform fully the «admissible» S’entend, à l’égard d’une soumission ou contract requirements and the integrity and reliability to d’une proposition, d’être conforme à tous les aspects assure performance of the contract obligations; importants de l’appel d’offres ou de la demande de (responsable) propositions. (responsive) "responsive" means, in respect of a bid or a proposal, «responsable» S’entend, à l’égard d’un soumissionnaire conforming in all material respects to the tender or the ou d’un promoteur, d’avoir la capacité d’exécuter en request for proposals. (admissible) entier les exigences du contrat ainsi que l’intégrité et la probité nécessaires pour assurer l’exécution des obligations contractuelles. (responsible) (2) A contract authority shall, (2) L’autorité contractante doit : (a) in the case of a tender, only award the a) dans le cas d’un appel d’offres, contract to a responsible bidder whose bid uniquement adjuger le contrat au is soumissionnaire responsable dont la (i) responsive, and soumission est, à la fois : (ii) lower than any other responsive bid (i) admissible, submitted by any other responsible (ii) plus basse que les soumissions bidder; and admissibles de tous les autres (b) in the case of a request for proposals, only soumissionnaires responsables; award the contract to a responsible b) dans le cas d’une demande de proponent whose proposal propositions, uniquement adjuger le (i) is responsive, and contrat au promoteur responsable dont la (ii) will, in the opinion of the contract proposition, à la fois : authority, provide the best value to (i) est admissible, the Government. (ii) fournira, de l’avis de l’autorité contractante, la meilleure contrepartie au gouvernement. 7 (3) If a contract authority receives, from (3) Lorsque les plus basses soumissions responsible bidders, more than one responsive bid for admissibles déposées par des soumissionnaires the lowest amount, the contract authority shall submit responsables sont reçues par l’autorité contractante, the bids to the Minister responsible for the department cette dernière doit présenter les soumissions au ministre in respect of which the contract is proposed to be made, responsable du ministère pour lequel le contrat doit être for a decision as to which of the bidders the contract is conclu pour que ce dernier détermine quel to be awarded to. soumissionnaire recevra le contrat. 15. Notwithstanding section 14, a contract authority 15. Malgré l’article 14, l’autorité contractante peut may refuse all bids and proposals and award the refuser toutes les soumissions et propositions et contract to no one. n’adjuger le contrat à personne. 16. The Board may establish rules setting out the 16. Le Conseil peut établir des règles pour régir la façon manner in which openings referred to in section 12 are dont le dépouillement visé à l’article 12 doit être effectué to be conducted and witnessed, and the manner and et soumis à l’observation de témoins, et la manière en form in which their results are to be recorded. laquelle et la forme selon laquelle les résultats doivent être consignés pour l’application du présent article. PART 3 PARTIE 3 TRANSITIONAL, REPEAL AND DISPOSITION TRANSITOIRE, COMMENCEMENT ABROGATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR 17. (1) The Government Contract Regulations, 17. (1) Le Règlement sur les contrats du R.R.N.W.T. 1990, c.F-3, are repealed. gouvernement, R.R.T.N.-O., ch. F-3, est abrogé. (2) Notwithstanding these regulations, where a (2) Malgré le présent règlement, lorsqu’un tender or a request for proposals is issued in respect appel d’offres ou une demande de propositions est of a proposed contract before the day on which these lancé à l’égard d’un contrat projeté avant l’entrée regulations come into force and the contract is not en vigueur du présent règlement et que le contrat entered into before that day, the Government n’est pas conclu avant cette date, le Règlement sur Contract Regulations, R.R.N.W.T. 1990, c.F-3, as les contrats du gouvernement, they read immediately before the coming into force R.R.T.N.-O., 1990 ch. F-3, dans sa version en of these regulations, apply in respect of the proposed vigueur avant l’entrée en vigueur du présent contract until it is entered into. règlement, s’applique à l’égard du contrat projeté jusqu’à ce que ce dernier soit conclu. 18. These regulations come into force on the later of 18. Le présent règlement entre en vigueur le May 1, 2006 and the day on which they are 1er mai 2006 où à la date de son enregistrement en registered under the Statutory Instruments Act. vertu de la Loi sur les textes réglementaires, si cette date est postérieure. © 2018 Territorial Printer © 2018 l'imprimeur territorial Yellowknife, N.W.T. Yellowknife (T. N.-O.) 8