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ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES R.S.N.W.T. 1988,c.A-6 L.R.T.N.-O. 1988, ch. A-6 AMENDED BY MODIFIÉE PAR S.N.W.T. 1999,c.21 L.T.N.-O. 1999, ch. 21 In force December 31, 1999 En vigueur le 31 décembre 1999 S.N.W.T. 2000,c.16 L.T.N.-O. 2000, ch. 16 S.N.W.T. 2002,c.20 L.T.N.-O. 2002, ch. 20 S.N.W.T. 2007,c.2 L.T.N.-O. 2007, ch. 2 In force May 1, 2008; En vigueur le 1er mai 2008; SI-004-2008 TR-004-2008 S.N.W.T. 2010,c.16 L.T.N.-O. 2010, ch. 16 S.N.W.T. 2018,c.18 L.T.N.-O. 2018, ch. 18 This consolidation is not an official statement of the La présente codification administrative ne constitue pas law. It is an office consolidation prepared by le texte officiel de la loi; elle n’est établie qu’à titre Legislation Division, Department of Justice, for documentaire par les Affaires législatives du ministère convenience only. The authoritative text of statutes can de la Justice. Seules les lois contenues dans les Lois be ascertained from the Revised Statutes of the révisées des Territoires du Nord-Ouest (1988) et dans Northwest Territories, 1988 and the Annual Volumes les volumes annuels des Lois des Territoires du Nord- of the Statutes of the Northwest Territories. Ouest ont force de loi. Any Certified Bills not yet included in the Annual Les projets de loi certifiés ne figurant pas dans les Volumes can be obtained through the Office of the volumes annuels peuvent être obtenus en s’adressant au Clerk of the Legislative Assembly. bureau du greffier de l’Assemblée législative. Certified Bills,copies of this consolidation and other Les projets de loi certifiés, copies de la présente G.N.W.T. legislation can be accessed on-line at codification administrative et autres lois du G.T.N.-O. sont disponibles en direct à l’adresse suivante : https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ https://www.justice.gov.nt.ca/en/browse/laws-and-leg islation/ ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES Definitions 1 Définitions Conflict with other Acts and orders 2 Conflit avec les autres lois Territorial Archivist 3 Archiviste territorial Northwest Territories Archives 4 Archives des Territoires du Nord-Ouest Transfer of public records to Archivist 5 (1) Transmission de documents publics à l’archiviste Safekeeping (2) Garde Access (3) Accès Return of public record (4) Remise d’un document public Acquisition of documentary material 7 (1) Acquisition des documents Ministerial agreements (2) Ententes conclues par le ministre Archival purchase agreements (3) Ententes conclues par l’archiviste Certified copies of public records and documents 8 Copies certifiées conformes des documents publics Authority to destroy or relinquish control 9 (1) Autorisation de détruire un document public over public records Archivist’s authorization (2) Autorisation de l’archiviste Offence and punishment 10 Infractions et peines Regulations 11 Règlements 1 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES Definitions 1. In this Act, 1. Les définitions qui suivent s’appliquent à la Définitions présente loi. "Archives" means the Northwest Territories Archives established by section 4; (archives) «archives» Les Archives des Territoires du Nord- Ouest créées par l’article 4. (Archives) "Archivist" means the Territorial Archivist appointed under section 3; (archiviste) «archiviste» L’archiviste territorial nommé en conformité avec l’article 3. (Archivist) "government body" means (a) a department, branch or office of the «document» S’entend d’un document qui reproduit Government of the Northwest Territories, des renseignements, indépendamment de sa forme, de (b) an agency, board, commission, ses caractéristiques, du moyen par lequel il a été créé corporation, office or other body et du support utilisé pour sa mise en mémoire et inclut designated in the regulations, or notamment : (c) the office of a member of the Executive a) les livres, livres comptables, Council; (organisme gouvernemental) photographies, images, enregistrements audiovisuels, rayons X, cartes et dessins; "public record" means a record that is created by or for b) les documents créés ou mis en mémoire or is received by a government body in carrying out its en forme numérique ou une autre forme activities, but does not include immatérielle par un moyen électronique. (a) a record of the Legislative Assembly, the La présente définition exclut les logiciels et les office of the Speaker of the Legislative mécanismes qui produisent des documents. (record) Assembly or the office of the Clerk of the Legislative Assembly, «document public» S’entend d’un document créé par (b) a record of a committee of the Legislative ou pour un organisme gouvernemental ou reçu par un Assembly, organisme gouvernemental dans le cadre de ses (c) a record of a member of the Legislative activités, mais n’inclut pas : Assembly, other than a member of the a) un document provenant de l’Assemblée Executive Council, législative, du bureau du président de (d) a record of a member of the Executive l’Assemblée législative ou du bureau du Council that relates to his or her activities greffier de l’Assemblée législative; as a member of the Legislative b) un document provenant d’un comité de Assembly, l’Assemblée législative; (e) correspondence sent or received by a c) un document provenant d’un député à member of the Legislative Assembly, l’Assemblée législative, autre qu’un unless the correspondence relates to his membre du Conseil exécutif; or her responsibilities as a member of the d) un document provenant d’un membre du Executive Council, Conseil exécutif et ayant trait à ses (f) a record of a member of the Legislative activités de député à l’Assemblée Assembly, including a member of the législative; Executive Council, that relates to his or e) la correspondance envoyée ou reçue par her constituency office or to his or her un député à l’Assemblée législative, à representation of constituents, or l’exception de la correspondance afférente (g) a surplus copy of a record or a copy of a à ses responsabilités de membre du record that is created only for Conseil exécutif; convenience of reference; (document f) un document provenant d’un député à public) l’Assemblée législative, y compris un membre du Conseil exécutif, et ayant trait "record" means a record of information, regardless of à son bureau de circonscription ou à sa its form and characteristics, the means by which it was représentation des électeurs; created and the media on which it may be stored and, g) un exemplaire de passe d’un document ou 2 without limiting the generality of the foregoing, une copie d’un document créé à titre de includes repère et d’information seulement. (public (a) a document, book, ledger, photograph, record) image, audiovisual recording, x-ray, map and drawing, and «organisme gouvernemental» (b) a record created or stored in digital or a) tout ministère, direction ou bureau du other intangible form by electronic gouvernement des Territoires du Nord- means, Ouest; but does not include software or a mechanism that b) tout organisme désigné dans les produces records. (document) règlements; S.N.W.T. 1999,c.21,s.2(2); S.N.W.T. 2007,c.2,s.2. c) les bureaux des membres du Conseil exécutif. (government body) L.T.N.-O. 1999, ch. 21, art. 2(2); L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 2; L.T.N.-O. 2010, ch. 16, art. 4(2). Conflict with 2. Nothing in this Act shall be construed to authorize 2. La présente loi n’a pas pour effet d’autoriser la Conflit avec other Acts and the destruction or other disposition of any public destruction ou toute autre aliénation d’un document les autres lois orders record in contravention of any Act or order of a court public en violation d’une loi ou d’une ordonnance or the Commissioner. judiciaire ou d’un décret du commissaire. Territorial 3. There shall be an officer in charge of the 3. L’archiviste territorial est nommé par le ministre. Archiviste Archivist Northwest Territories Archives called the Territorial Il est chargé des archives des Territoires du Nord- territorial Archivist who shall be appointed by the Minister. Ouest. Northwest 4. The Northwest Territories Archives are 4. Sont créées les Archives des Territoires du Nord- Archives des Territories established and shall consist of Ouest. Elles comprennent : Territoires du Archives Nord-Ouest (a) all records under the care, custody and a) tous les documents confiés aux soins de control of the Archivist on December 3, l’archiviste au 3 décembre 1981; 1981; and b) tous les autres documents confiés à (b) all other records that are placed under the l’archiviste en application de la présente care, custody or control of the Archivist loi ou de toute autre loi, ou en vertu d’une under this or any other Act or under an entente conclue par lui. agreement that the Archivist enters into. L.T.N.-O. 2000, ch. 16, art. 1(2); L.T.N.-O. 2007, S.N.W.T. 2007,c.2,s.3. ch. 2, art. 3. Transfer of 5. (1) Subject to the regulations, a government body 5. (1) Sous réserve des règlements, tout document Transmission public records shall transfer every public record that is held by it or public détenu par un organisme gouvernemental ou qui de documents to Archivist publics à under its control to the Archivist within 30 years after lui est confié doit être transmis par cet organisme l’archiviste the date on which the record came into existence. gouvernemental à l’archiviste dans les 30 ans de l’établissement du document. Safekeeping (2) The Archivist is responsible for the (2) L’archiviste est responsable de la garde de Garde safekeeping of every public record that is transferred tous les documents publics qui lui sont transmis en to the Archivist under this section. application du présent article. Access (3) Public records transferred to the Archivist (3) Les documents publics transmis à l’archiviste Accès under this section shall be made available to the public en application du présent article sont mis à la in accordance with the regulations. disposition du public en conformité avec les règlements. Return of (4) Where a public record has been transferred to (4) L’organisme gouvernemental qui a transmis Remise d’un public record the Archivist under this section, the government body à l’archiviste un document public en application du document public from which the public record was transferred may, in présent article peut demander par écrit à l’archiviste writing, apply to the Archivist to have the public que le document lui soit remis pour ses besoins. 3 record returned to it for its use. S.N.W.T. 1999, c.21, L.T.N.-O. 1999, ch. 21, art. 2(3); L.T.N.-O. 2000, s.2(3); S.N.W.T. 2000,c.16,s.1(3); S.N.W.T. 2007, ch. 16, art. 1(3); L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 4. c.2,s.4. (5) Repealed, S.N.W.T. 2007,c.2,s.4. (5) Abrogé, L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 4. (6) Repealed, S.N.W.T. 2007,c.2,s.4. (6) Abrogé, L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 4. 6. Repealed, S.N.W.T. 2007,c.2,s.5. 6. Abrogé, L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 5. Acquisition of 7. (1) The Archivist may acquire by gift, bequest, 7. (1) L’archiviste peut, notamment par don, legs, Acquisition documentary loan or purchase or in any other similar manner, and emprunt ou achat, se procurer les brochures, cartes, des material documents place in the Archives, any pamphlet, map, chart, manuscrits, pièces, livres, photographies ou autres manuscript, paper, book, photograph or other documents, indépendamment de leur forme ou de leurs documentary material regardless of physical form or caractéristiques matérielles, qui touchent à l’histoire characteristic, having any bearing on the history of the des territoires et les déposer aux archives. Territories. Ministerial (2) The Minister may enter into agreements on (2) Le ministre peut conclure des ententes pour le Ententes agreements behalf of the Government of the Northwest Territories compte du gouvernement des Territoires du Nord- conclues par le ministre for the purpose of making acquisitions. Ouest en vue de ces acquisitions. Archival (3) Notwithstanding subsection (2), the Archivist (3) Par dérogation au paragraphe (2), l’archiviste Ententes purchase may enter into agreements for the purchase of ne peut conclure d’ententes relatives à l’acquisition de conclues par agreements l’archiviste documentary materials only to the extent of the money documents que jusqu’à concurrence des sommes que voted by the Legislative Assembly for the purpose of l’Assemblée législative a affectées aux archives. the Archives. S.N.W.T. 2018,c.18,s.2. Certified 8. The Archivist may certify a copy of any public 8. L’archiviste peut certifier que la copie d’un Copies copies of record or other document in the Archives to be a true document public ou autre document est la copie certifiées public records conformes des copy of the public record or document from which the conforme du document public ou du document. À and documents documents copy was made and the certified copy is, in the défaut de preuve contraire, la copie certifiée conforme publics absence of evidence to the contrary, proof of the fait foi de l’existence du document public ou du existence of the public record or document from which document dont elle est extraite, sans qu’il soit the certified copy was made without the proof of the nécessaire de faire la preuve de la nomination ou de la appointment or signature of the Archivist. signature de l’archiviste. Authority 9. (1) No government body shall, except with the 9. (1) Sauf s’il a obtenu l’autorisation écrite de Autorisation to destroy or written authorization of the Archivist or as authorized l’archiviste ou si les règlements le lui permettent, de détruire un relinquish document by the regulations, destroy any public record over aucun organisme gouvernemental ne peut détruire un control over public public which it has control or relinquish its control over any document public dont il a la garde ou confier celle-ci records such record to a non-government body. à un organisme non gouvernemental. Archivist’s (2) The Archivist may only provide a written (2) L’archiviste ne peut accorder l’autorisation Autorisation authorization authorization referred to in subsection (1) if he or she écrite visée au paragraphe (1) que s’il est d’avis que le de l’archiviste is of the opinion that the public record does not have document public n’a pas de valeur archivistique. archival value. S.N.W.T. 2007,c.2,s.6. L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 6. Offence and 10. Every person who unlawfully damages or 10. Commet une infraction et encourt, sur déclaration Infractions et punishment mutilates a public record or, except as authorized by de culpabilité par procédure sommaire, une amende peines this Act or the regulations, destroys a public record or d’au plus de 5 000 $ et un emprisonnement d’au plus removes or withholds a public record from a d’un an, ou l’une de ces peines, quiconque government body or the Archives, is guilty of an endommage ou mutile illégalement un document offence and liable on summary conviction to a fine not public ou, sauf s’il en a obtenu l’autorisation aux 4 exceeding $5,000 or to imprisonment for a term not termes de la présente loi ou de ses règlements exceeding one year or to both. S.N.W.T. 1999, c.21, d’application, détruit un document public, le soustrait s.2(4). à un organisme gouvernemental ou aux archives, ou refuse de le leur remettre. L.T.N.-O. 1999, ch. 21, art. 2(4). Regulations 11. The Commissioner in Executive Council may 11. Le commissaire en Conseil exécutif peut, par Règlements make regulations règlement : (a) extending or reducing the period of time a) prolonger ou réduire le délai qui doit that is to elapse before a public record is s’écouler avant qu’un document public ne to be transferred to the Archivist; soit transmis à l’archiviste; (b) authorizing the destruction of a public b) autoriser la destruction d’un document record before the date of transfer to the public avant la date de transmission à Archivist; l’archiviste; (c) respecting the preservation, storage, c) prévoir la conservation, l’entreposage, la transfer and destruction of public records, transmission et la destruction des including requirements for methods and documents publics, et notamment les conditions of preservation, storage, exigences pour les méthodes et conditions transfer and destruction; de conservation, d’entreposage, de (d) respecting the manner in which a public transmission et de destruction; record may be recalled under subsection d) déterminer les modalités de remise de 5(4); documents publics au titre du (e) respecting the manner in which the paragraphe 5(4); public may have access to public records e) déterminer les modalités d’accès du and any other records in the Archives; public aux documents publics et aux (f) prescribing any fees that may be charged autres documents déposés aux archives; for the production of copies of public f) fixer les droits exigés pour la production records and any other records in the de copies de documents publics et de tout Archives; autre document déposé aux archives; (g) establishing classes of records and public g) déterminer les catégories de documents et records, for the purposes of regulations de documents publics pour l’application made under any or all of paragraphs (a) des règlements pris en vertu de l’un ou de to (f); l’ensemble des alinéas a) à f); (h) designating agencies, boards, h) désigner des organismes, bureaux, commissions, corporations, offices or commissions, sociétés ou autres other bodies as government bodies; organismes à titre d’organismes (i) respecting additional powers and duties gouvernementaux; of the Archivist; and i) fixer les autres pouvoirs et fonctions de (j) for carrying out the purposes and l’archiviste; provisions of this Act. j) prendre toute autre mesure d’application S.N.W.T. 1999,c.21,s.2(5); S.N.W.T. 2000,c.16, de la présente loi. s.1(5); S.N.W.T. 2002,c.20, s.1(3); S.N.W.T. 2007, L.T.N.-O. 1999, ch. 21, art. 2(5); L.T.N.-O. 2000, c.2,s.7. ch. 16, art. 1(5)b); L.T.N.-O. 2002, ch. 20, art. 1(3); L.T.N.-O. 2007, ch. 2, art. 7. © 2018 Territorial Printer © 2018 l’imprimeur territorial Yellowknife, N.W.T. Yellowknife (T. N.-O.) 5