Archives Act (Archives)

ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES RSY 2002, c. 9 LRY 2002, ch. 9 UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE CODIFICATION NON OFFICIELLE DES STATUTES OF YUKON LOIS DU YUKON Archives Act Loi sur les archives INFORMATION INFORMATION ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES RSY 2002, c. 9; amended by SY 2012, c.14; SY 2018, LRY 2002, ch. 9; modifiée par LY 2012, ch. 14; LY 2018, c.9 ch.9 Please Note: This document, prepared by the Yukon Veuillez noter: ce document préparé par le Bureau Legislative Counsel Office, is an unofficial consolidation des conseillers législatifs du Yukon est une codification of this Act and includes any amendments to the Act administrative de la présente loi, laquelle comporte les that are in force and is current to: currency date. modifications à celle-ci qui sont en vigueur au : date en vigueur. For information concerning the date of assent or Pour l’information concernant la date de sanction ou la coming into force of the Act or any amendments, date d’entrée en vigueur de la loi, ou de ses please see the Table of Public Statutes and the Annual modifications, veuillez consulter le tableau des lois Acts on the laws.yukon.ca web site. Links to amending d’intérêt public et des lois annuelles sur le site web legislation, where appropriate, are provided at the end laws.yukon.ca. Des liens vers les lois modificatives, le of each section in this document. cas échéant, sont fournis à la fin de chaque article du présent document. If you find any errors or omissions in this Si vous trouvez des erreurs ou des oublis dans cette consolidation, please contact: codification, veuillez communiquer avec: Legislative Counsel Office le Bureau des conseillers législatifs Tel: (867) 667-8405 Tél: (867) 667-8405 Email: lco@gov.yk.ca courriel: lco@gov.yk.ca UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON c Archives Act Loi sur les archives TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES TABLE OF CONTENTS (TABLE DES MATIÈRES) ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES TABLE OF CONTENTS TABLE DES MATIÈRES Section Page Article Page 1 Interpretation ......................................................... 1 1 Définition ................................................................. 1 2 Appointment of archivist ......................................... 1 2 Nomination de l’archiviste ........................................ 1 3 Custody of all public records .................................... 1 3 Garde des documents publics ................................... 1 4 Responsibility of archivist ........................................ 2 4 Responsabilité de l’archiviste ................................... 2 5 Objects of Act .......................................................... 2 5 Objets de la présente loi .......................................... 2 6 Preservation of official documents ........................... 3 6 Conservation des documents officiels ....................... 3 7 Certified copies ....................................................... 3 7 Copies conformes..................................................... 3 8 When documents may be made public .................... 3 8 Publication ............................................................... 3 9 Acquisition of documents under conditions .............. 4 9 Acquisition conditionnelle de documents .................. 4 10 Delivery of public records to archivist ...................... 4 10 Remise des documents publics................................. 4 11 Regulations ............................................................. 4 11 Règlements .............................................................. 4 12 Destruction of documents ........................................ 5 12 Destruction des documents ...................................... 5 UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON Page i c Archives Act Loi sur les archives Section 1 Article 1 ARCHIVES ACT LOI SUR LES ARCHIVES 1 Interpretation (Définition) 1 Interpretation 1 Définition In this Act, “public records” means all original Dans la présente loi, « document public » s’entend de documents, parchments, manuscripts, records, books, tous les originaux des documents, parchemins, pamphlets, magazines, periodicals, maps, plans, manuscrits, dossiers, livres, brochures, revues, photographs, letters, copies of letters, papers of all périodiques, cartes, plans, photographies, lettres, kinds or other documentary materials regardless of copies de lettres, pièces de toutes sortes ou autres physical form or characteristic, deposited, on file, or documents, indépendamment de leur forme ou de leur held with or in any department or agency of the support, qu’ont en leur possession les ministères ou Government of the Yukon or any municipal or other organismes du gouvernement du Yukon ou toute public office in the Yukon, and includes those administration municipale ou autre bureau public du documentary materials that were formerly part of the Yukon; la présente définition s’entend également des records or files of that department, agency or office. documents qui auparavant faisaient partie des dossiers de ces ministères, organismes ou bureaux. [S.Y. 2002, c. 9, s. 1] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 1] 2 Appointment of archivist (Nomination de l’archiviste) 2 Appointment of archivist 2 Nomination de l’archiviste The Commissioner in Executive Council may appoint an Le commissaire en conseil exécutif peut nommer un archivist to carry out the provisions of this Act. archiviste chargé de l’application de la présente loi. [S.Y. 2002, c. 9, s. 2] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 2] 3 Custody of all public records (Garde des documents publics) 3 Custody of all public records 3 Garde des documents publics Subject to the regulations all public records shall be Sous réserve des règlements, tous les documents delivered to the archivist for safe keeping and custody publics sont transmis à l’archiviste pour qu’il les garde, within 30 years from the date on which those public avant l’expiration d’une période de 30 ans à compter records cease to be in current use. du moment où ces documents publics cessent d’être d’usage courant. [S.Y. 2002, c. 9, s. 3] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 3] UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON Page 1 c Archives Act Loi sur les archives Section 4 Article 4 4 Responsibility of archivist (Responsabilité de l’archiviste) 4 Responsibility of archivist 4 Responsabilité de l’archiviste The archivist is authorized and directed to receive and L’archiviste est autorisé à recevoir sous sa garde tous grant discharges for all public records transferred to les documents publics qui lui sont transmis sous le him under this Act and the archivist is thereafter régime de la présente loi et à en donner quittance; par responsible for the safe keeping of the public records la suite, il est responsable de la garde des documents so transferred. transmis. [S.Y. 2002, c. 9, s. 4] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 4] 5 Objects of Act (Objets de la présente loi) 5 Objects of Act 5 Objets de la présente loi The objects of this Act are La présente loi a pour objets : (a) the classification, safe-keeping, indexing and a) la classification, la garde, l’indexation et le cataloguing of all public records transferred to catalogage de tous les documents publics the archivist under section 3; transmis à l’archiviste en conformité avec l’article 3; (b) the discovery, collection and preservation of b) la recherche, la collecte et la conservation des material having any bearing on the history of documents liés à l’histoire du Yukon; the Yukon; (c) the copying and printing of important public c) l’établissement de copies et l’impression des documents relating to the legislative or general documents publics importants qui concernent history of the Yukon; l’histoire législative ou générale du Yukon; (d) the collecting of all documents having in any d) la collecte de tous les documents liés de sense a bearing on the political or social history quelque façon que ce soit à l’histoire sociale ou of the Yukon and on its agricultural, industrial, politique du Yukon et à son développement commercial and financial development; agricole, industriel, commercial et financier; (e) the collecting of municipal, school and church e) la collecte de registres municipaux, scolaires et records; ecclésiastiques; (f) the collection and preservation of pamphlets, f) la collecte et la conservation des brochures, maps, charts, manuscripts, papers, books, cartes, manuscrits, pièces, livres, photographs and other documentary materials photographies ou autres documents — regardless of physical form or characteristic, of indépendamment de leur forme ou de leur general or local historic interest in the Yukon; support — d’intérêt historique local ou général au Yukon; (g) the collection and preservation of information g) la collecte et la conservation de renseignements respecting the early settlers of the Yukon concernant les premiers colons au Yukon, including pioneer experience, customs, mode of notamment leur expérience de pionnier, leurs living, prices, wages, boundaries, areas coutumes, leur mode de vie, les prix en vigueur cultivated or mined, home and social life; à leur époque, les salaires qui y étaient versés, les zones cultivées, les mines ainsi que leur vie sociale ou familiale; (h) the collection and preservation of the h) la collecte et la conservation de la correspondence of settlers, documents in correspondance des colons, des documents private hands relating to public and social privés liés aux affaires publiques et sociales et affairs and reports of local events of historic les rapports d’événements locaux d’intérêt interest in domestic and public life; historique sur le plan domestique et public; (i) the conducting of research with a view to i) la réalisation de recherches en vue de Page 2 UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON c Archives Act Loi sur les archives Section 6 Article 6 preserving the memory of the indigenous conserver la mémoire des peuples autochtones peoples in the Yukon and their mode of living du Yukon, de leur mode de vie et de leurs and customs; coutumes; (j) the conducting of research with a view to j) la réalisation de recherches en vue de preserving the memory of pioneer settlers in conserver la mémoire des premiers colons du the Yukon and of their early exploits and the Yukon, de leurs hauts faits et de la part qu’ils part taken by them in opening up and prirent dans le développement du Yukon; developing the Yukon; and (k) the stimulation of public interest in the history k) la stimulation de l’intérêt public face à l’histoire of the Yukon by the dissemination of du Yukon par la diffusion de renseignements au information to the public, by exhibitions and public, des expositions de documents conservés displays of materials preserved in the archives aux archives et la permission donnée au public and by granting to the public access to items d’avoir accès à certains des objets conservés, preserved in the archives subject to those sous réserve des précautions qui peuvent être precautions necessary for their preservation. nécessaires à leur conservation. [S.Y. 2002, c. 9, s. 5] [L.Y. 2012, ch. 14, art. 2] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 5] 6 Preservation of official documents (Conservation des documents officiels) 6 Preservation of official documents 6 Conservation des documents officiels (1) Subject to subsection (2) and the regulations no (1) Sous réserve du paragraphe (2) et des règlements, public records shall be destroyed or permanently aucun document public ne peut être détruit ou déplacé removed without the knowledge and concurrence of the de façon permanente sans le consentement de archivist. l’archiviste. (2) Subsection (1) does not apply to personal (2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas aux information contained in a public record that is renseignements personnels contenus dans un disposed of in accordance with the Access to document public détruit conformément à la Loi sur Information and Protection of Privacy Act. l’accès à l’information et la protection de la vie privée. [S.Y. 2018, c. 9, s. 136] [S.Y. 2002, c. 9, s. 6] [L.Y. 2018, ch. 9, art. 136] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 6] 7 Certified copies (Copies conformes) 7 Certified copies 7 Copies conformes A copy of any original document in the custody of the La copie d’un document original se trouvant sous la archivist, certified by the archivist to be a true copy, is garde de l’archiviste, certifiée conforme sous sa prima facie evidence of the authenticity and signature, fait foi jusqu’à preuve du contraire de correctness of the document. l’authenticité et de l’exactitude du document. [S.Y. 2002, c. 9, s. 7] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 7] 8 When documents may be made public (Publication) 8 When documents may be made public 8 Publication If the public interest so requires, the Minister may Si l’intérêt public l’exige, le ministre peut ordonner direct that any document transferred to the archives qu’un document transmis aux archives ne soit pas will not be made available for public inspection for any rendu public avant l’expiration de la période qu’il fixe. period of time determined by the Minister. [S.Y. 2002, c. 9, s. 8] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 8] UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON Page 3 c Archives Act Loi sur les archives Section 9 Article 9 9 Acquisition of documents under conditions (Acquisition conditionnelle de documents) 9 Acquisition of documents under 9 Acquisition conditionnelle de documents conditions The archivist may acquire by gift, bequest, loan or L’archiviste peut acquérir, par don, legs, prêt ou achat, purchase and place in the archives for preservation, et remettre aux archives pour qu’ils y soient conservés, any document having any bearing on the history of the des documents liés à l’histoire du Yukon, sous réserve Yukon on the terms and conditions stated by the des modalités et conditions qui peuvent être fixées par person giving, bequeathing, lending or selling the la personne qui les lui donne, lègue, prête ou vend. document. [S.Y. 2002, c. 9, s. 9] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 9] 10 Delivery of public records to archivist (Remise des documents publics) 10 Delivery of public records to archivist 10 Remise des documents publics If any person is in possession or control of any public La personne qui a en sa possession ou sous sa record the person shall at the request of the Minister or responsabilité un document public est tenue, à la an authorized officer immediately deliver the public demande du ministre ou du fonctionnaire autorisé qu’il record to the archivist. désigne, de le remettre immédiatement à l’archiviste. [S.Y. 2002, c. 9, s. 10] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 10] 11 Regulations (Règlements) 11 Regulations 11 Règlements The Commissioner in Executive Council may make Le commissaire en conseil exécutif peut, par regulations règlement : (a) respecting the duties of the archivist; a) régir les fonctions de l’archiviste; (b) prescribing the public records that shall be b) déterminer quels sont les documents publics transferred to the archivist under this Act and qui doivent être transmis à l’archiviste sous le extending or reducing the period that shall régime de la présente loi et prolonger ou elapse before those public records are réduire la période après laquelle ces documents transferred to the archivist; doivent lui être transmis; (c) for the classification of archives in the custody c) prévoir la classification des archives placées of the archivist and the preparation of proper sous la garde de l’archiviste et la préparation calendars, catalogues and indexes for the des calendriers, catalogues et index qui purpose of making archives accessible for permettront de rendre les archives accessibles official, scientific and historical research; aux personnes effectuant des recherches historiques, scientifiques ou officielles; (d) directing how public records shall be disposed d) fixer la façon dont les documents publics of from time to time and the class of doivent être détruits et les catégories de documents, papers, pamphlets or reports that documents, brochures ou rapports qui sont shall be considered to be archives; réputés être des archives; (e) generally for carrying out the purposes and e) d’une façon générale, mettre en œuvre les provisions of this Act into effect; dispositions et objets de la présente loi; (f) prescribing any fees that may be required f) fixer les droits qui doivent être payés sous le under this Act. régime de la présente loi. [S.Y. 2002, c. 9, s. 11] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 11] Page 4 UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON c Archives Act Loi sur les archives Section 12 Article 12 12 Destruction of documents (Destruction des documents) 12 Destruction of documents 12 Destruction des documents Nothing in this Act shall be taken or be deemed to La présente loi n’a pas pour effet d’autoriser la authorize the destruction or other disposition of any destruction ou autre disposition d’un document officiel, official document, paper, map, plan, report, d’une carte, d’une pièce, d’un plan, d’un rapport, d’une memorandum or other matter in contravention of an note ou de tout autre objet en contravention avec une Act or an order of a court or the Minister. loi, une ordonnance judiciaire ou un arrêté du ministre. [S.Y. 2002, c. 9, s. 12] [L.Y. 2002, ch. 9, art. 12] UNOFFICIAL CONSOLIDATION OF THE STATUTES OF YUKON CODIFICATION NON OFFICIELLE DES LOIS DU YUKON Page 5 c