2020-M028

YUKON YUKON CANADA CANADA MINISTERIAL ORDER 2020/ 2 8 ARRÊTÉ MINISTÉRIEL 2020/ 2 8 CIVIL EMERGENCY MEASURES ACT LOI SUR LES MESURES CIVILES D’URGENCE Pursuant to the Civil Emergency Le ministre des Services aux collectivités, Measures Act, the Minister of Community conformément à la Loi sur les mesures Services orders civiles d’urgence, arrête : 1 The attached Civil Emergency 1 Est établi l’Arrêté ministériel sur les Measures Telephone and Electronic réunions tenues par téléphone ou par un Meetings (COVID-19) Order is made. moyen électronique dans le cadre des mesures civiles d’urgence (COVID-19) paraissant en annexe. Dated at Whitehorse, Yukon, Fait à Whitehorse, au Yukon, May 13, 2020. le 13 mai 2020. Minister of Community Services/Ministre des Services aux collectivités R-CEMA-20-16 (Online Meetings) E08-F04-FIN 2020/28 CIVIL EMERGENCY MEASURES ACT CIVIL EMERGENCY MEASURES TELEPHONE AND ELECTRONIC MEETINGS (COVID-19) ORDER Whereas a state of emergency throughout the whole of Yukon was declared on March 27, 2020 because of the COVID-19 pandemic; Whereas subsection 9(1) of the Civil Emergency Measures Act provides that I may do all things considered advisable for the purpose of dealing with this emergency; Whereas the pandemic and the measures taken in response to the pandemic may affect the ability of corporations, societies, cooperative associations and limited partnerships to comply with a requirement to hold in-person meetings; And whereas I consider the following measures advisable for dealing with the emergency; I hereby order: Definitions 1 In this Order “association” has the same meaning as in the Cooperative Associations Act; « association » “corporation” has the same meaning as in the Business Corporations Act; « société par actions » “entity” means an association, a corporation, a limited partnership or a society; « entité » “limited partnership” has the same meaning as in the Partnership and Business Names Act; « société en commandite » “society” has the same meaning as in the Societies Act; « société » “state of emergency” means the state of emergency relating to the COVID-19 pandemic declared on March 27, 2020 by Order-in-Council 2020/61 and includes any extension of that state of emergency. « état d’urgence » Designated period 2 For the purposes of this Order, the designated period is (a) in the case of an association, the period beginning March 17, 2020 and ending 90 days after the end of the state of emergency; (b) in the case of a corporation, the period beginning March 17, 2020 and ending 30 days after the end of the state of emergency; R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 1 2020/28 (c) in the case of a limited partnership, the period beginning March 17, 2020 and ending 30 days after the end of the state of emergency; and (d) in the case of a society, the period beginning March 17, 2020 and ending 90 days after the end of the state of emergency. Corporations 3(1) Despite subsection 115(7) of the Business Corporations Act, during the designated period a meeting of directors or of a committee of directors may be held partially or entirely by telephonic, electronic or other communication facilities despite the bylaws of the corporation providing otherwise if the facilities (a) permit all persons entitled to attend the meeting to participate; (b) permit those persons participating in the meeting to communicate with each other; and (c) permit all persons entitled to vote at the meeting to participate in voting. (2) Despite section 133 of the Business Corporations Act, during the designated period and provided the requirements of paragraph 133(1)(b) of that Act are met, a meeting of shareholders may be held partially or entirely by telephonic or electronic means despite the articles, bylaws or a unanimous shareholder agreement providing otherwise. (3) For the purposes of the Business Corporations Act, a person participating in a meeting held in accordance with subsection (1) or (2) is considered to be present at the meeting. (4) For greater certainty, a meeting held in accordance with subsection (1) or (2) is considered for the purposes of the Business Corporations Act to be a meeting held in accordance with the requirements of that Act, and the articles, bylaws and any unanimous shareholder agreement. Societies 4(1) During the designated period, a society may hold its annual general meeting or a special general meeting partially or entirely by telephone or electronic means despite its bylaws not providing for such a meeting if (a) either (i) the directors choose, or are required under subsection (2), to hold the meeting by telephone or electronic means, or (ii) a member calls the meeting in accordance with subsection 5(3) of the Societies Regulations; and (b) the means chosen permit all members entitled to attend the meeting to participate and, if applicable, to vote. R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 2 2020/28 (2) If the bylaws of a society provide that the directors must call a special general meeting at the request of some or all of the members, and if such a meeting is called during the designated period, the meeting must be held by telephone or electronic means if at least the number or percentage of members required under the bylaws to request the meeting request that the meeting be held by telephone or electronic means. (3) During the designated period, the directors may hold a meeting of directors partially or entirely by telephone or electronic means despite the bylaws not providing for such a meeting if the means chosen permit all directors to participate and, if applicable, to vote. (4) For the purposes of the Societies Act (a) a meeting held in accordance with subsection (1) is a meeting held in Yukon; and (b) a person participating in a meeting held in accordance with subsection (1), (2) or (3) is considered to be present at the meeting. (5) A society must not expel a member of the society at a meeting held in accordance with subsection (1) or (2) unless the means chosen permit that member to communicate with the other persons participating in the meeting simultaneously and instantaneously such that the member is heard and is able to adequately respond. Associations 5(1) During the designated period, the directors of an association may hold a meeting under subsection 19(8) of the Cooperative Associations Act partially or entirely by telephone or electronic means despite anything in the bylaws or any supplementary bylaws that would otherwise prevent such a meeting if the means chosen permit all persons entitled to attend the meeting to participate and, if applicable, to vote. (2) During the designated period, an association may hold a meeting under subsection 20(1) or (2)of the Cooperative Associations Act partially or entirely by telephone or electronic means despite anything in the bylaws or any supplementary bylaws that would otherwise prevent such a meeting if the means chosen permit all persons entitled to attend the meeting to participate and, if applicable, to vote. (3) An association must not expel a member of the association at a meeting held in accordance with subsection (1) or (2) unless the means chosen permit that member to communicate with the other persons participating in the meeting simultaneously and instantaneously such that the member is heard and is able to adequately respond. (4) For the purposes of the Cooperative Associations Act, a person who participates in a meeting held in accordance with subsection (1) or (2) is considered to be present at the meeting. Limited Partnerships 6(1) During the designated period, a limited partnership may hold a meeting partially or entirely by telephone or electronic means despite anything in a partnership agreement that would otherwise R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 3 2020/28 prevent such a meeting if the means chosen permit all persons entitled to attend the meeting to participate and, if applicable, to vote. (2) For the purposes of the Partnership and Business Names Act, a person who participates in a meeting held in accordance with subsection (1) is considered to be present at the meeting. Notice 7(1) Despite any other legal requirement, notice for a meeting held partially or entirely by telephonic, electronic or other communication facilities or partially or entirely by telephone or electronic means under this Order may be given by personal service, mail, telephone or e-mail as long as the method used reasonably ensures that a person entitled to receive the notice receives the notice in a timely manner. (2) If notice of an in-person meeting has been given by an entity referred to in this Order prior to the coming into force of the Order, the meeting may be held partially or entirely by telephonic, electronic or other communication facilities or partially or entirely by telephone or electronic means on the date given in the notice if the conditions of this Order are otherwise met and notice of the change is given in accordance with subsection (1). Provision of material 8(1) A record of an entity referred to in this Order that is required to be provided at a meeting of the entity (such as financial statements, membership lists, etc.) may, for the purposes of a meeting provided for under this Order, be provided to each person entitled to attend the meeting in advance of or at the meeting by in-person delivery, mail, e-mail, a members-only access website, or other similar method. (2) A record provided under subsection (1) is considered to have been provided in accordance with any legal requirements as long as the method used reasonably ensures that a person entitled to receive the record does receive the record. Application to past meetings 9 For greater certainty, this Order applies to a meeting provided for under this Order that is held partially or entirely by telephonic, electronic or other communication facilities or partially or entirely by telephone or electronic means any time in the designated period despite the fact that it was held before this Order came into force, or before the state of emergency was declared. R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 4 2020/28 LOI SUR LES MESURES CIVILES D’URGENCE ARRÊTÉ MINISTÉRIEL SUR LES RÉUNIONS TENUES PAR TÉLÉPHONE OU PAR UN MOYEN ÉLECTRONIQUE DANS LE CADRE DES MESURES CIVILES D’URGENCE (COVID-19) Attendu qu’un état d'urgence a été déclaré dans tout le Yukon le 27 mars 2020 pour faire face à la pandémie de COVID-19; que le paragraphe 9(1) de la Loi sur les mesures civiles d’urgence me permet de prendre toutes les mesures que j’estime souhaitables pour faire face à cette situation d'urgence; que la pandémie et les mesures prises pour y répondre peuvent avoir un impact sur la capacité des sociétés par actions, des sociétés, des associations coopératives et des sociétés en commandite de respecter toute obligation de tenir des réunions en personne; que j’estime que les mesures suivantes sont souhaitables pour faire face à l’état d’urgence; En conséquence, j’ordonne : Définitions 1 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent arrêté. « association » S’entend au sens de la Loi sur les associations coopératives. “association” « entité » Toute association, société par actions, société en commandite ou société. “entity” « état d’urgence » L’état d’urgence lié à la pandémie de COVID-19 qui a été déclaré le 27 mars 2020 par le Décret 2020/61, y compris toute prolongation de cet état d’urgence. “state of emergency” « société » S’entend au sens de la Loi sur les sociétés. “society” « société en commandite » S’entend au sens de la Loi sur les dénominations sociales et les sociétés de personnes. “limited partnership” « société par actions » S’entend au sens de la Loi sur les sociétés par actions. “corporation” Période désignée 2 Pour l’application du présent arrêté, constitue la période désignée : a) s’agissant d’une association, la période débutant le 17 mars 2020 et se terminant 90 jours après la fin de l’état d’urgence; b) s’agissant d’une société par actions, la période débutant le 17 mars 2020 et se terminant 30 jours après la fin de l’état d’urgence; R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 5 2020/28 c) s’agissant d’une société en commandite, la période débutant le 17 mars 2020 et se terminant 30 jours après la fin de l’état d’urgence; d) s’agissant d’une société, la période débutant le 17 mars 2020 et se terminant 90 jours après la fin de l’état d’urgence. Sociétés par actions 3(1) Malgré le paragraphe 115(7) de la Loi sur les sociétés par actions, pendant la période désignée, toute assemblée des administrateurs ou d’un comité des administrateurs peut être tenue partiellement ou entièrement par téléphone, de façon électronique ou par tout autre moyen de communication, malgré toute disposition contraire des règlements administratifs de la société par actions, si le moyen en cause, à la fois: a) permet à toutes les personnes qui ont le droit d’assister à l’assemblée de participer; b) permet aux participants de communiquer entre eux; c) permet à toutes les personnes qui ont le droit de voter d’exercer leur droit de vote. (2) Malgré l’article 133 de la Loi sur les sociétés par actions, pendant la période désignée et pourvu que soient respectées les exigences de l’alinéa 133(1)b) de cette loi, toute assemblée des actionnaires peut être tenue partiellement ou entièrement par un moyen téléphonique ou électronique, malgré toute disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de toute convention unanime des actionnaires. (3) Pour l’application de la Loi sur les sociétés par actions, les participants à l’assemblée tenue conformément au paragraphe (1) ou (2) sont réputés y être présents. (4) Il est entendu que l’assemblée tenue conformément au paragraphe (1) ou (2) est, pour l’application de la Loi sur les sociétés par actions, réputée être une assemblée tenue conformément aux exigences de cette loi, ainsi qu’aux statuts, aux règlements administratifs et à toute convention unanime des actionnaires. Sociétés 4(1) Pendant la période désignée, toute société peut tenir son assemblée générale annuelle ou une assemblée générale spéciale partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique, même si ses règlements administratifs ne prévoient pas ce mode de tenue si: a) d’une part : (i) soit les administrateurs choisissent, ou y sont tenus en vertu du paragraphe (2), de tenir l’assemblée par téléphone ou par un moyen électronique, (ii) soit un membre convoque l’assemblée conformément au paragraphe 5(3) du Règlement concernant les sociétés; b) d’autre part, le moyen choisi permet à tous les membres qui ont le droit d’assister à l’assemblée de participer et, le cas échéant, de voter. R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 6 2020/28 (2) Si les règlements administratifs de la société prévoient l’obligation pour les administrateurs de convoquer une assemblée générale spéciale à la demande de tous les membres ou de certains d’entre eux, une telle assemblée, si elle est convoquée pendant la période désignée, doit être tenue par téléphone ou par un moyen électronique si au moins le nombre ou le pourcentage de membres requis selon les règlements administratifs pour demander la tenue de l’assemblée demande qu’elle soit ainsi tenue. (3) Pendant la période désignée, les administrateurs peuvent tenir une réunion du conseil d’administration partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique, même si les règlements administratifs ne prévoient pas ce mode de tenue, si le moyen choisi permet à tous de participer et, le cas échéant, de voter. (4) Pour l’application de la Loi sur les sociétés : a) les assemblées tenues conformément au paragraphe (1) constituent des assemblées tenues au Yukon; b) les participants aux assemblées tenues conformément au paragraphe (1), (2) ou (3) sont réputés y être présents. 5(1) Pendant la période désignée, les administrateurs de l’association peuvent tenir une réunion en application du paragraphe 19(8) de la Loi sur les associations coopératives partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique, malgré toute disposition des règlements administratifs ou de tout règlement administratif supplémentaire qui empêcherait par ailleurs ce mode de tenue, si le moyen choisi permet à toutes les personnes qui ont le droit d’assister à la réunion d’y participer et, le cas échéant, de voter. (2) Pendant la période désignée, toute association peut tenir une assemblée en application du paragraphe 20(1) ou (2) de la Loi sur les associations coopératives partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique, malgré toute disposition des règlements administratifs ou de tout règlement administratif supplémentaire qui empêcherait par ailleurs ce mode de tenue, si le moyen choisi permet à toutes les personnes qui ont le droit d’assister à l’assemblée de participer et, le cas échéant, de voter. (3) L’association ne peut expulser l’un de ses membres lors d’une réunion ou assemblée tenue conformément au paragraphe (1) ou (2), sauf si le moyen choisi permet à ce membre de communiquer simultanément et instantanément avec les autres participants de façon à être entendu et en mesure de répondre adéquatement. (4) Pour l’application de la Loi sur les associations coopératives, les participants à la réunion ou l’assemblée tenue conformément au paragraphe (1) ou (2) sont réputés y être présents. Sociétés en commandite 6(1) Pendant la période désignée, toute société en commandite peut tenir une réunion partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique, malgré toute disposition d’une convention d’association qui empêcherait par ailleurs ce mode de tenue, si le moyen choisi permet à toutes les personnes qui ont le droit d’assister à la réunion de participer et, le cas échéant, de voter. R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 7 2020/28 (2) Pour l’application de la Loi sur les dénominations sociales et les sociétés de personnes, les participants à la réunion tenue conformément au paragraphe (1) sont réputés y être présents. Avis 7(1) Malgré toute autre exigence prévue par la loi, avis de convocation à une réunion ou une assemblée tenue partiellement ou entièrement par téléphone, de façon électronique ou par tout autre moyen de communication ou partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique en vertu du présent arrêté peut être donné par signification à personne, envoi postal, téléphone ou courriel, pourvu que la méthode utilisée assure raisonnablement que toute personne qui y a droit reçoit l’avis en temps opportun. (2) Si avis de convocation à une réunion ou une assemblée en personne a été donné par toute entité visée dans le présent arrêté avant l’entrée en vigueur de celui-ci, la réunion ou l’assemblée peut être tenue partiellement ou entièrement par téléphone, de façon électronique ou par tout autre moyen de communication ou partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique à la date prévue dans l’avis si les conditions du présent arrêté sont par ailleurs respectées et avis du changement est donné conformément au paragraphe (1). Fourniture de documents 8(1) Les documents de toute entité visée dans le présent arrêté qui doivent être fournis lors d’une réunion ou d’une assemblée (comme les états financiers, les listes de membres, et autres) peuvent, aux fins des réunions ou assemblées prévues au présent arrêté, être fournis à l’avance ou lors de la réunion ou l’assemblée à chaque personne qui a le droit d’y assister par remise en personne, envoi postal, courriel, un site Web à accès réservé aux membres, ou toute autre méthode semblable. (2) Les documents fournis en application du paragraphe (1) sont réputés l’avoir été conformément à toute exigence prévue par la loi, pourvu que la méthode utilisée assure raisonnablement que les personnes qui y ont droit reçoivent le document. Application aux réunions ou assemblées antérieures 9 Il est entendu que le présent arrêté s’applique aux réunions ou assemblées qu’il prévoit qui ont été tenues partiellement ou entièrement par téléphone, de façon électronique ou par tout autre moyen de communication ou partiellement ou entièrement par téléphone ou par un moyen électronique pendant la période désignée, même si elles ont été tenues avant l’entrée en vigueur du présent arrêté, ou avant la déclaration de l’état d’urgence. R-CEMA-20-16(Online Meetings) E08-F04-FIN 8