Le règlement définit plusieurs termes liés aux documents officiels et exige normalement qu’un document scellé porte la signature prévue, avec une exception pour certains documents ministériels.
Règlement concernant la délivrance de documents officiels Le présent règlement peut être cité sous le titre : Règlement sur les documents officiels. Dans le présent règlement, permanent, relativement à tout office, conseil, bureau, ou à toute commission ou corporation, signifie établi sans aucune limite de temps quant à sa durée; (permanent) régulier signifie nommé de façon permanente; (regular) sceau privé signifie le sceau adopté par le gouverneur général ou l’Administrateur pour le scellage des documents officiels qu’il doit signer, ou que, avec son autorisation, doit signer son suppléant, et qui ne requièrent pas d’être scellés du grand sceau; (Privy Seal) temporaire, relativement à tout office, conseil, bureau, ou à toute commission ou corporation, signifie établi pour une période de temps déterminée ou jusqu’à ce que se produise un événement déterminé; (temporary) temporaire ou spécial (ad hoc) signifie nommé spécialement pour une période de temps brève et déterminée ou jusqu’à ce que se produise un événement déterminé. (temporary or ad hoc) Tout document scellé délivré conformément au présent règlement porte la signature de la personne occupant la charge signalée dans chaque cas, ou la signature de celui qui occupe ladite charge à titre de suppléant, sauf que tout semblable document qui doit être signé par le sous-chef d’un ministère peut être dans tout cas signé par le chef ou le chef suppléant de ce ministère. Rien dans le présent règlement ne doit s’interpréter comme exigeant la délivrance d’une commission à une personne lorsqu’elle est nommée à nouveau à un poste à moins que la commission ne constitue l’instrument de renouvellement du mandat. Tout document relatif à la nomination du procureur général et du ministre de l’Industrie ou tout document relatif à la nomination de l’un ou l’autre à des charges concomitantes qui doit, en vertu du présent règlement, être revêtu du sceau et porter leur signature à titre de procureur général ou de registraire général peut être signé par le premier ministre. Les commissions revêtues du grand sceau, devant être apposé par le registraire général, sont délivrées aux personnes désignées pour les charges suivantes : le Souverain, le Premier ministre, le registraire général. le gouverneur général, le registraire général, le procureur général. le sous-registraire général, le sous-procureur général. Les commissions revêtues du sceau privé sont délivrées aux personnes désignées pour les charges suivantes : Ledit sceau devant être apposé par le secrétaire du gouverneur général : le ministre de la Défense nationale. Ledit sceau devant être apposé par le registraire général : le sous-registraire général. l’Administrateur, Les commissions revêtues du sceau du registraire général sont délivrées aux personnes désignées pour les charges suivantes : le suppléant du gouverneur, Les documents suivants sont délivrés sous le grand sceau qui sera apposé par le registraire général : le directeur général des élections. Les documents suivants sont délivrés sous le sceau privé qui sera apposé par le registraire général : le gouverneur général et le registraire général. [Abrogé, DORS/2000-79, art. 9]