Règlement sur les documents et informations électroniques

Règlement sur les documents et informations électroniques Sur recommandation du ministre de l’Emploi et du Développement social et en vertu des articles 70.1a, 71b, 72c et 73d de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement sociale, Son Excellence le Gouverneur général en conseil prend le Règlement sur les documents et informations électroniques, ci-après. L.C. 2013, ch. 40, art. 211 L.C. 2013, ch. 40, art. 212 L.C. 2013, ch. 40, art. 213 L.C. 2013, ch. 40, art. 214 L.C. 2005, ch. 34; L.C. 2013, ch. 40, art. 205 Définitions Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. conversion Processus par lequel un document ou une information passe d’un support à un autre ou d’un format à un autre. Est assimilée à la conversion la migration. (conversion) destinataire Personne ou entité à laquelle tout document ou information électronique est envoyé par le ministre ou la Commission. (recipient) électronique Se dit de ce qui est créé, enregistré, transmis ou mis en mémoire sous toute forme immatérielle, notamment numérique, par tout moyen technologique — électronique, numérique, magnétique, optique, biométrique ou autre — ou par une combinaison de ces moyens offrant des capacités de création, d’enregistrement, de transmission ou de mise en mémoire semblables. (electronic) migration Processus de transfert de tout document ou information électronique d’un environnement matériel ou logiciel ou d’un support d’enregistrement à un autre environnement matériel ou logiciel ou support d’enregistrement, n’entraînant qu’une modification minimale, voire aucune modification de la structure, et aucune modification du contenu et du contexte. (migration) signature électronique S’entend, selon le cas : d’une signature constituée d’une ou de plusieurs lettres, ou d’un ou de plusieurs caractères, nombres ou autres symboles sous forme numérique incorporée, jointe ou associée à un document ou à une information électroniques; d’une signature électronique sécurisée, au sens du paragraphe 31(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques; d’une signature résultant de l’application de toute technologie ou de tout procédé qui, selon les conclusions du ministre ou de la Commission, procure le même niveau de sécurité qu’une signature électronique sécurisée. (electronic signature) Précision Pour l’application du présent règlement, toute mention du ministre vaut mention du ministre du Travail pour ce qui est des programmes, des lois, des politiques ou des activités dont la mise en oeuvre ou l’exécution relèvent de celui-ci. Présomption — envoi par le ministre ou la Commission Tout document ou information électronique envoyé par le ministre ou par la Commission est réputé avoir été envoyé : à la date et à l’heure où le document ou l’information entre dans un système électronique hors du contrôle du ministre ou de la Commission si le ministre ou la Commission et le destinataire utilisent des systèmes électroniques différents; à la date et à l’heure où le document ou l’information peut être récupéré et traité par le destinataire si le ministre ou la Commission utilise le même système électronique que le destinataire. Présomption — réception par le destinataire Sous réserve du paragraphe (2), tout document ou information électronique est réputé avoir été reçu par le destinataire, si celui-ci a désigné ou utilise un système électronique destiné à recevoir des documents ou de l’information électroniques du genre de ceux envoyés, à la date et à l’heure où le document ou l’information entre dans ce système et peut être récupéré et traité. Présomption non applicable Tout document ou information électronique est réputé récupérable et traitable par le destinataire sauf si celui-ci informe, dans un délai raisonnable, le ministre ou la Commission que le document ou l’information n’a pu être récupéré ou traité. Présomption — réception par le ministre ou la Commission Tout document ou information électronique est réputé avoir été reçu par le ministre ou la Commission à la date et à l’heure indiquées par le système électronique désigné par le ministre ou la Commission pour les recevoir. Si le document ou l’information électronique n’est pas récupérable ou traitable par le ministre ou la Commission, il peut être réputé ne pas avoir été reçu par le ministre ou par la Commission. Envoi de plusieurs documents Les documents ou informations électroniques faisant partie d’un même envoi au ministre ou à la Commission sont réputés avoir été tous reçus à la date et à l’heure visées au paragraphe 4(1). Preuve La date et l’heure de l’envoi ou de la réception de tout document ou information électronique peuvent être établies par l’un des documents ou informations ci-après, pour autant qu’il indique ces date et heure : le bordereau de transmission; l’accusé de réception; toutes métadonnées rattachées au document ou à l’information électroniques; tout autre document ou information électronique équivalent. Autres exigences liées à la signature électronique En plus des conditions prévues au paragraphe 72(4) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, la signature électronique satisfait aux exigences suivantes : le lien établi entre elle et l’identité du signataire est fiable au regard des fins requises; elle indique de façon fiable l’intention du signataire relativement au document ou à l’information électroniques. Signatures électroniques — norme de fiabilité La norme de fiabilité applicable à toute signature électronique est établie en fonction, notamment, de ce qui suit : la fin pour laquelle la signature est exigée; l’utilisation d’une méthode appropriée par le ministre ou la Commission pour identifier le signataire et pour établir le lien entre son identité et le document ou l’information électroniques pour lequel la signature est exigée; la capacité du ministre ou de la Commission de vérifier si une modification a été apportée : à la signature et au document ou à l’information électronique depuis que la signature a été apposée, au lien entre la signature et le document ou l’information électroniques. Conversion d’un document ou d’une information Tout document ou toute information et les métadonnées qui s’y rattachent peuvent être convertis. Valeur juridique La conversion est effectuée, quelle que soit la technologie utilisée, de façon à ne pas compromettre la valeur juridique du document, de l’information et des métadonnées qui s’y rattachent. Documentation de la conversion Afin de pouvoir démontrer que le contenu du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent est identique à celui du document ou de l’information source et des métadonnées qui s’y rattachent, et que son intégrité n’a pas été compromise, le ministre ou la Commission : consigne les détails de la conversion, notamment : la mention du format d’origine du document ou de l’information source, des étapes de la conversion et des garanties que ces étapes sont censées offrir, d’après les spécifications fournies avec le produit utilisé pour faire la conversion, si ces détails ont trait à l’intégrité du document ou de l’information source et des métadonnées qui s’y rattachent, et à celle du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent, les détails sur le contrôle de la qualité associé à la conversion, si ceux-ci ont trait à l’intégrité du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent, les détails concernant toute conversion antérieure; les conserve, pendant la période de conservation prévue pour ce document ou cette information, en les joignant, directement ou par renvoi, au document ou à l’information électroniques converti, ou au support d’enregistrement. Incontestabilité Si le document ou l’information source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée pour contester l’admissibilité d’un document ou d’une information converti et consigné conformément au présent article en se fondant uniquement sur le fait que le document ou l’information n’est pas dans son format d’origine. Conservation sous forme électronique Tout document ou information créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission qui doit être conservé peut l’être sous forme électronique si : selon le cas : lorsqu’il est créé, envoyé ou reçu sous forme non électronique, il est conservé sous une forme qui ne modifie pas son contenu, lorsqu’il est créé, envoyé ou reçu sous forme électronique, il est conservé : soit sous la forme sous laquelle il a été créé, envoyé ou reçu, soit sous une forme qui représente de façon exacte le document ou l’information électroniques qui a été créé, envoyé ou reçu à l’origine; le contenu du document ou de l’information électroniques et les métadonnées qui s’y rattachent sont lisibles ou perceptibles de façon à pouvoir servir à la consultation ultérieure; le support d’enregistrement sur lequel le document ou l’information est conservé et la forme sous laquelle il l’est offrent un moyen fiable de préserver, dès la création, l’envoi ou la réception du document ou de l’information source, l’intégrité du document ou de l’information électroniques, y compris l’intégrité des détails des mesures de conservation et des activités administratives, à l’exception de tout changement ou ajout apporté dans le cours normal des communications, de la mise en mémoire ou de l’affichage. Détails — heure de l’envoi ou de la réception Si des détails sont générés relativement à la date et à l’heure de l’envoi ou de la réception par le ministre ou la Commission d’un document ou d’une information électroniques, le ministre ou la Commission les conserve. Norme de fiabilité La norme de fiabilité applicable à tout document ou information électronique est établie en fonction de la fin pour laquelle le document ou l’information a été créé, envoyé ou reçu par le ministre ou par la Commission. Préservation de l’intégrité L’intégrité de tout document ou information électronique est préservée à partir de la date à laquelle le document ou l’information a été créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission et jusqu’à celle à laquelle se termine la période de conservation prévue pour ce document ou cette information. Évaluation en fonction des mesures de sécurité Elle est évaluée en fonction des mesures de sécurité appliquées : au document ou à l’information électroniques afin d’en préserver l’intégrité durant la période visée au paragraphe (1); au système électronique au moyen duquel le document ou l’information électroniques a été créé, envoyé, reçu ou conservé. Critères additionnels Elle est préservée s’il est possible de confirmer que le document ou l’information et les métadonnées qui s’y rattachent n’ont subi aucune modification, à l’exception de celles effectuées au titre du paragraphe 14(2), et ce, même s’il a été fragmenté, compressé ou mis en mémoire pour une durée limitée afin d’améliorer l’efficience de sa transmission. Utilisation et validité Tout document ou information électronique dont l’intégrité a été préservée : peut être utilisé au lieu du document ou de l’information source; n’est pas invalide et ne perd pas sa force exécutoire du seul fait qu’il est sous forme électronique; a la même valeur juridique que le document ou de l’information source, peu importe le format, la technologie ou le support utilisé. Interdiction de modifier Sous réserve du paragraphe (2), il est interdit de modifier tout document ou information électronique créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission et les métadonnées qui s’y rattachent. Exception Un document ou une information électroniques et les métadonnées qui s’y rattachent peuvent être modifiés par une personne autorisée par le ministre ou la Commission si les détails de chaque modification, y compris la date et l’heure de la modification et le nom de la personne qui l’a effectuée, sont consignés dans un dossier non modifiable. Fin de la période de conservation — destruction Sous réserve de l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le document ou l’information électroniques peut être détruit à la fin de sa période de conservation si les détails de la destruction sont consignés sur une liste de contrôle ou un document semblable qui contient, notamment, ce qui suit : la description du document ou de l’information électroniques qui sera détruit; la date et l’heure auxquelles le document ou l’information électroniques a été créé, envoyé ou reçu, si ces renseignements ont été générés et conservés; le nom de la personne ayant autorisé la destruction; la date et l’heure de la destruction. Enregistrement Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.