Le receveur général doit conserver les effets payés qui lui sont remis, puis les détruire au bon moment; certains supports peuvent aussi être copiés ou réutilisés après effacement complet des données.
Règlement de 1996 sur la destruction des effets payés Le Conseil du Trésor, sur recommandation du receveur général et avec l’approbation du vérificateur général du Canada, en vertu du paragraphe 36(2)a de la Loi sur la gestion des finances publiques, prend le Règlement de 1996 sur la destruction des effets payés, ci-après. L.C. 1991, ch. 24, art. 14 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. effet payé Tout registre après que les ordres ou les demandes aient été exécutés. (paid instrument) Loi La Loi sur la gestion des finances publiques. (Act) registre Soit : l’original de l’un ou l’autre des effets suivants : un ordre de paiement ou un effet de règlement, une demande d’encaissement; le support qui contient la demande ou l’ordre original ou sur lequel est entreposé cette demande ou cet ordre. (record) support Dispositif conçu pour l’entreposage et la mise aux archives de renseignements, notamment les bandes magnétiques, disques ou les disquettes. (medium) Le receveur général assure la garde des effets payés qui lui sont donnés conformément au paragraphe 36(1) de la Loi et les conserve jusqu’à ce qu’ils soient détruits conformément à l’article 5. Dans le cas où l’effet payé visé à l’article 2 est sur un support qui contient la demande ou l’ordre original, les données qui y sont contenues peuvent être reproduites sur un autre support. Le support qui contient la demande ou l’ordre original peut être réutilisé une fois que les données qu’il contient ont été complètement effacées. L’effet payé qui est conservé conformément à l’article 2 satisfait aux exigences suivantes : les données qui y sont contenues sont accessibles de sorte que l’on puisse s’y référer; dans le cas où l’effet payé est sur un support, les données qui y sont contenues : représentent correctement les données produites, transmises ou reçues, permettent d’identifier l’origine et la destination de la demande ou de l’ordre ainsi que la date et l’heure de la transmission ou de la réception, dans le cas d’un ordre de paiement électronique, comprennent la signature numérique. Sous réserve des articles 3 et 6, le receveur général ou le ministre qui a exécuté le paiement ou la demande d’encaissement, selon le cas, détruit l’effet payé conformément au paragraphe (2) au cours de la septième année suivant la date de l’exécution. L’effet payé est détruit par déchiquetage, pilonnage, brûlage, broyage, effacement ou par tout autre moyen qui fait en sorte que l’effet payé ne peut être réutilisé. Dans le cas où un effet payé est nécessaire au règlement d’un litige ou d’une demande ou à la tenue d’une enquête ou d’un examen, le receveur général ou le ministre compétent en retarde la destruction jusqu’à ce que l’effet ne soit plus requis à ces fins. [Abrogation] Le présent règlement entre en vigueur le 23 avril 1997.