Règlement sur le Bureau des traductions

Règlement concernant les services de traduction Le présent règlement peut être cité sous le titre : Règlement sur le Bureau des traductions. Dans le présent règlement, comité interministériel s’entend du comité consultatif interministériel des traductions du gouvernement, créé par l’article 14; (Interdepartmental Committee) correction d’épreuves s’entend de l’examen et de la correction des détails typographiques ou des illustrations sur des feuilles imprimées à l’aide de caractères d’imprimerie ou de clichés, y compris la vérification des chiffres figurant dans les tableaux et documents; (proofreading) fonctionnaire désigné s’entend d’un employé d’un ministère ou département, qui est désigné en conformité des dispositions de l’alinéa 7(1)b); (designated official) interprétation s’entend de la traduction orale; (interpretation) ministère ou département s’entend d’un ministère ou département de la fonction publique, y compris les deux Chambres du Parlement du Canada et les bureaux, directions, commissions et organismes créés ou nommés par une loi du Parlement ou par décret du gouverneur en conseil; (department) révision s’entend de l’examen et de la correction du sens et de la forme d’une traduction et comprend l’insertion, dans une traduction, de changements correspondant à des modifications apportées au texte initial après la présentation de ce dernier au Bureau pour traduction; (revision) traduction s’entend de la transposition écrite de mots et de chiffres d’une langue à une autre et comprend une adaptation qui en respecte fidèlement le sens. (translation) Le Bureau doit sous réserve du présent règlement, faire toutes les traductions demandées par les ministères et départements; collaborer avec les ministères et départements à la révision de documents rédigés par eux; livrer les traductions ou révisions sous une forme lisible au ministère ou département qui les demande; s’assurer que les traductions ou révisions faites par lui soient conformes, dans la mesure où le permettent les usages canadiens, au français universel ou au «Standard English», selon le cas; sous réserve du présent règlement, fournir les services d’interprétation demandés par les ministères ou départements; et donner aux employés des ministères ou départements des conseils techniques sur des questions de traduction, de terminologie et de style. Sauf urgence particulière, le Bureau doit faire les traductions en français ou en anglais selon l’ordre de priorité suivant : documents à publier à la fois en français et en anglais, y compris tous les documents parlementaires, tous les documents officiels et toutes les publications officielles des ministères et départements, et les discours et les communiqués de presse; manuels et directives administratives à l’usage des employés des ministères et départements; documents, y compris la correspondance, dont la traduction est requise uniquement pour aider une personne dont la connaissance du français ou de l’anglais est insuffisante pour lui permettre de travailler dans ces deux langues; et magazines destinés au personnel. Lorsqu’il reçoit d’un ministère ou département une demande de traduction, le Bureau doit immédiatement évaluer le temps nécessaire pour faire la traduction et déterminer si les ressources normales dont il dispose pour servir le ministère ou département lui permettront ou non de faire la traduction dans le délai maximum qui lui est imparti à cette fin. Lorsque le Bureau est d’avis que les ressources normales dont il dispose pour servir un ministère ou département ne lui permettront pas de faire une traduction dans le délai maximum qui lui est imparti à cette fin, il doit communiquer avec le fonctionnaire désigné du ministère ou département afin d’obtenir une prolongation du délai imparti pour faire la traduction; d’obtenir une modification des priorités de traduction du ministère ou département; ou de prévoir avec le ministère ou département d’autres dispositions pour faire la traduction. Le Bureau doit traduire un document, lorsque la langue de départ ou d’arrivée de cette traduction est autre que le français ou l’anglais, si le ministère ou département qui demande la traduction a consulté le Répertoire international des traductions de la Bibliothèque scientifique du Conseil national de recherches; et si, lorsqu’il existe ailleurs une traduction du document, le ministère ou département a fait un effort raisonnable pour l’obtenir. Lorsqu’un ministère ou département ne dispose pas des ressources nécessaires pour le faire, le Bureau doit préparer la présentation définitive de la traduction d’un document lorsque la langue de départ ou d’arrivée de cette traduction est autre que le français ou l’anglais, y compris la dactylographie, les légendes, la mise en page et la correction d’épreuves de cette traduction. Lorsque, de l’avis du surintendant du Bureau, le Bureau est incapable de satisfaire convenablement aux demandes de traduction et d’interprétation des ministères ou départements, le Bureau peut, en se conformant aux dispositions du Règlement sur les marchés de l’État ainsi qu’aux exigences de sécurité, le cas échéant, retenir les services de traducteurs ou d’interprètes professionnels travaillant à titre d’entrepreneurs indépendants. Le chef d’un ministère ou département qui a recours aux services du Bureau doit faire disparaître la nécessité de soumettre au Bureau des demandes de traduction fondées uniquement sur l’incapacité d’un employé de lire ou de rédiger des textes en français ou en anglais; désigner un employé de son ministère ou département qui doit communiquer avec le Bureau et en recevoir des communications au sujet des traductions et révisions demandées au Bureau par le ministère ou département; fournir annuellement au Bureau des prévisions quinquennales de ses besoins de traductions, y compris, dans le cas des besoins de traductions dont la langue de départ ou d’arrivée est autre que le français ou l’anglais, une liste établie selon les langues de départ ou d’arrivée de ces traductions; prévoir, dans ses plans de production de publications, le délai nécessaire à la traduction, ce délai devant être déterminé en consultation avec le Bureau; et fournir au Centre de terminologie du Bureau, dès la publication, deux exemplaires en chaque langue de tout document publié par le ministère ou département en français et en anglais. Un ministère ou département doit, de la manière déterminée par son fonctionnaire désigné et par le Bureau, envoyer tous les documents à traduire ou réviser au chef de la Division de traduction qui sert le ministère ou département ou, si le ministère ou département n’est servi par aucune Division de traduction, au directeur de la Production du Bureau, avec deux exemplaires d’une demande de traduction ou de révision établis sur une formule approuvée par le surintendant du Bureau. Lorsqu’un ministère ou département fait une demande de traduction, il doit, au moment où il fait cette demande, faire connaître au Bureau le délai maximum imparti pour la traduction; et les mesures de sécurité qu’il pourrait être nécessaire de prendre au sujet du document à traduire. Un ministère ou département doit joindre à tous les documents dont il demande la traduction toutes documentations qui peuvent être utiles au Bureau, notamment les versions originales et les traductions de textes antérieurs analogues; tout document dont on s’est inspiré pour rédiger le texte à traduire lorsque ce document est rédigé dans la langue d’arrivée de la traduction demandée; les vocabulaires scientifiques ou techniques déjà établis; et la source des citations, ainsi que les renseignements ou textes de référence. Lorsqu’un ministère ou département a l’intention de demander la traduction d’un document scientifique, technique ou spécialisé rédigé par ses services, il doit, après en avoir terminé le premier projet, faire parvenir copie du projet au Bureau afin que ce dernier puisse entreprendre des recherches terminologiques. Sous réserve du paragraphe 5(2), la présentation définitive des traductions livrées par le Bureau à un ministère ou département, et notamment la dactylographie, l’impression, la mise en page et la correction d’épreuves de ces traductions, incombe au ministère ou département auquel elles sont livrées. Un ministère ou département doit assumer la pleine responsabilité de toutes modifications qu’il apporte aux traductions fournies par le Bureau. Lorsque le Bureau a chargé une Division de traduction de servir un ministère ou département, ce dernier doit fournir des locaux convenables à la Division de traduction; acquérir, pour la bibliothèque de la Division de traduction, la documentation de référence que le chef de la Division de traduction estime nécessaire à l’exercice de ses fonctions et, à la demande du chef de la Division de traduction, placer cette documentation de référence dans les locaux occupés par la Division de traduction; et mettre à la disposition de la Division de traduction les services de sténographie et dactylographie dont elle a besoin en cas d’urgence. Le Bureau doit réserver ses services d’interprétation en priorité aux deux Chambres du Parlement du Canada et à leurs comités. Sous réserve du paragraphe (1), le Bureau doit fournir les services d’interprétation aux ministères et départements. Lorsqu’un ministère ou département commence à préparer une conférence pour laquelle il a l’intention de demander des services d’interprétation au Bureau, il doit en aviser le Bureau par écrit et lui fournir les renseignements et la documentation qui peuvent lui être utiles, notamment l’ordre du jour, les documents de travail, les rapports, les discours et les vocabulaires spécialisés. Lorsque, de l’avis du surintendant du Bureau, un ministère ou département n’a pas fourni suffisamment de renseignements et de documentation pour lui permettre de se préparer à assurer des services d’interprétation convenables, le surintendant peut limiter les services du Bureau à l’interprétation qui peut être faite sans préparation spéciale. Un ministère ou département qui a demandé des services d’interprétation pour une conférence doit, lorsque c’est possible, organiser pour la veille de la conférence une réunion entre les employés du Bureau qui doivent fournir les services d’interprétation et les spécialistes qui assisteront à la conférence, afin de permettre aux employés du Bureau de se familiariser avec les questions qui doivent être discutées à la conférence; fournir et installer dans les locaux de la conférence l’équipement que le Bureau juge nécessaire pour lui permettre d’assurer les services d’interprétation demandés; et prendre toutes les dispositions relatives au déplacement et au logement des employés du Bureau qui doivent assurer les services d’interprétation aux conférences qui n’ont pas lieu à Ottawa et payer tous les frais de déplacement et de pension de ces employés. Un comité consultatif interministériel des traductions du gouvernement, formé de huit membres, examinera les questions de priorité que posent les demandes de traduction et la fourniture de services d’interprétation. Le comité interministériel comprend deux membres nommés par le sous-secrétaire d’État, l’un d’eux étant secrétaire du comité interministériel et n’ayant pas droit de vote; un membre nommé par le secrétaire du Conseil du Trésor; le surintendant du Bureau ou son représentant; l’Imprimeur de la Reine ou son représentant; un membre nommé parmi le personnel du Secrétariat spécial du bilinguisme établi par le Conseil privé; et deux fonctionnaires désignés, choisis chaque année d’après un tour de rôle et représentant des ministères ou départements qui ne sont pas autrement représentés. Le comité interministériel se réunit au début de chaque année civile pour choisir son président et les réunions suivantes ont lieu sur convocation du président. Lorsqu’il y a conflit de priorité entre des demandes de traduction ou de services d’interprétation faites par plus d’un ministère ou département, le Bureau soumet la question au comité interministériel pour qu’il en décide. Tous les ministères et départements sont tenus de se soumettre aux décisions du comité interministériel. Le Bureau dispose d’un Centre de terminologie qui fait des recherches terminologiques, rédige et distribue des instructions et bulletins terminologiques; tient ses services à la disposition des ministères et départements; et collabore avec les universités et autres institutions et organismes qui font des recherches terminologiques. Les ministères et départements doivent collaborer avec le Centre de terminologie et lui fournir des exemplaires ou copies des documents contenant des glossaires et vocabulaires spécialisés qui leur parviennent. Les ministères et départements doivent réclamer le concours du Centre de terminologie et collaborer avec lui pour choisir les désignations des nouveaux organismes qui relèvent du Parlement du Canada lorsqu’elles doivent être libellées en français et en anglais.