Ley 594 de 2000
La ley se identifica como la Ley General de Archivos y anuncia que regula su objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales.
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- Colombia
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- Ley 594 de 2000
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La ley se identifica como la Ley General de Archivos y anuncia que regula su objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales. This provision says the law’s purpose is to set the general rules and principles governing the State’s archival function. This article says the law applies to public administration at all levels, private entities that perform public functions, and other organisms regulated by the law. This article defines key archival terms used by the law. The article sets general principles for archival work, including responsibilities for public servants, state administration of public archives, citizen access to archives, and the role of the Archivo General de la Nación.
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La ley se identifica como la Ley General de Archivos y anuncia que regula su objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales.
Última actualización: 30 de junio de 2026 - (Diario Oficial No. 53.530 - 22 de junio de 2026) Derechos de autor reservados - Prohibida su reproducción Inicio Artículo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Siguiente LEY 594 DE 2000 (julio 14) Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Resumen de Notas de Vigencia EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I. OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
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ARTICULO 1o.
This provision says the law’s purpose is to set the general rules and principles governing the State’s archival function.
ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. - 2o Verify source ↗
ARTICULO 2o.
This article says the law applies to public administration at all levels, private entities that perform public functions, and other organisms regulated by the law.
ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. - 3o Verify source ↗
ARTICULO 3o.
This article defines key archival terms used by the law.
ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. - 4o Verify source ↗
ARTICULO 4o.
The article sets general principles for archival work, including responsibilities for public servants, state administration of public archives, citizen access to archives, and the role of the Archivo General de la Nación.
ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política; f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva; k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. TITULO II. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES - 5o Verify source ↗
ARTICULO 5o.
The National Archives System is made up of linked archival institutions; system entities must follow the general policies and plans adopted by the Ministry of Culture, private archives may join the system, and the National Archives Office must guide and coordinate it.
ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad; d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía; f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos. - 6o Verify source ↗
ARTICULO 6o.
The entities in the National Archives System must carry out planning, programming, technical assistance, execution, control, follow-up, and coordination, with specific responsibilities assigned to several archival bodies.
ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así: a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. TITULO III. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS - 7o Verify source ↗
ARTICULO 7o.
The provision classifies archives by jurisdiction and competence and states that the National Archive has the functions set by earlier laws and this law.
ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARAGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. - 8o Verify source ↗
ARTICULO 8o.
This provision classifies territorial archives into several categories based on the level of government or territory.
ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. - 9o Verify source ↗
ARTICULO 9o.
El artículo enumera los archivos según la organización del Estado: Rama Ejecutiva, Rama Legislativa, Rama Judicial, órganos de control y organismos autónomos.
ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos. - 10 Verify source ↗
ARTICULO 10.
The creation of the archives covered by Articles 8 and 9, and the archives of oversight and autonomous bodies, is mandatory.
ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. TITULO IV. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS - 11 Verify source ↗
ARTICULO 11.
The State must create, organize, preserve, and control public archives, following archival principles.
ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. - 12 Verify source ↗
ARTICULO 12.
La administración pública es responsable de gestionar documentos y administrar sus archivos.
ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. - 13 Verify source ↗
ARTICULO 13.
La administración pública debe garantizar espacios e instalaciones adecuadas para el funcionamiento de sus archivos.
ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. - 14 Verify source ↗
ARTICULO 14.
Los archivos públicos no pueden venderse; la administración pública puede contratar ciertos servicios de archivo; y el Archivo General de la Nación fija requisitos para quienes presten esos servicios.
ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. PARAGRAFO 1o. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. PARAGRAFO 2o. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos. - 15 Verify source ↗
ARTICULO 15.
Los servidores públicos deben entregar, al desvincularse de sus funciones, los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados.
ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. - 16 Verify source ↗
ARTICULO 16.
Los secretarios generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía que tengan a cargo archivos públicos deben velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información documental, y responder por su organización, conservación y los servicios archivísticos.
ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. - 17 Verify source ↗
ARTICULO 17.
Los funcionarios de archivo deben actuar con ética profesional estricta y seguir la Constitución, las leyes y las disposiciones que regulen su labor.
ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación. - 18 Verify source ↗
ARTICULO 18.
Las entidades deben capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en temas relacionados con su trabajo.
ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. - 19 Verify source ↗
ARTICULO 19.
Las entidades del Estado pueden usar tecnologías avanzadas para administrar y conservar archivos, si cumplen requisitos de organización archivística y estudios técnicos.
ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. Gobernación de Antioquia: 2017: Decreto 2017070002387 de 2017, por medio de la cual se suprime la Dirección de Imprenta. - 20 Verify source ↗
ARTICULO 20.
Public entities that are abolished or merged must deliver their archives, and privatized public entities must transfer their historical records, to the successor ministry or entity they were attached to.
ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOS - 21 Verify source ↗
ARTICULO 21.
Las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental y, al aplicarlos, observar principios y პროცესos archivísticos.
ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. - 22 Verify source ↗
ARTICULO 22.
The provision says document management under the “archivo total” concept includes production or receipt, distribution, consultation, organization, recovery, and final disposition of documents.
ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. - 23 Verify source ↗
ARTICULO 23.
This article classifies archives into management, central, and historical archives according to the life cycle of documents.
ARTICULO 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. - 24 Verify source ↗
ARTICULO 24.
Las entidades del Estado deben elaborar y adoptar las tablas de retención documental correspondientes.
ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. - 25 Verify source ↗
ARTICULO 25.
El Ministerio de Cultura, por medio del Archivo General de la Nación y el sector correspondiente, debe reglamentar la retención, organización y conservación de ciertos documentos y archivos.
ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. - 26 Verify source ↗
ARTICULO 26.
Las entidades de la Administración Pública deben elaborar inventarios de los documentos que produzcan en el ejercicio de sus funciones.
ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS - 27 Verify source ↗
ARTICULO 27.
All persons may consult public archive documents and obtain copies, unless the documents are reserved by the Constitution or law.
ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. - 28 Verify source ↗
ARTICULO 28.
After 30 years from issuance, the legal secrecy on a document ends; any citizen may consult it, and the authority holding it must provide copies on request.
ARTICULO 28. MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". - 29 Verify source ↗
ARTICULO 29.
If a historical document is physically deteriorated so that direct access is not possible, institutions must provide the information through a reproduction method that does not harm the document’s conservation, and certify authenticity when appropriate.
ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOS - 30 Verify source ↗
ARTICULO 30.
State entities may authorize the temporary removal of archival documents only for legal reasons.
ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. - 31 Verify source ↗
ARTICULO 31.
Se puede autorizar excepcionalmente la salida temporal de documentos históricos, y el jefe del archivo debe adoptar medidas para protegerlos y asegurar su retorno.
ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos: a) Motivos legales; b) Procesos técnicos; c) Exposiciones culturales. PARAGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIA - 32 Verify source ↗
ARTICULO 32.
El Archivo General de la Nación puede hacer visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado para verificar el cumplimiento de la ley y sus reglamentos.
ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. - 33 Verify source ↗
ARTICULO 33.
El Estado, por medio del Archivo General de la Nación, puede ejercer control y vigilancia sobre documentos declarados de interés cultural que pertenezcan, estén en poder o en posesión de personas privadas.
ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. - 34 Verify source ↗
ARTICULO 34.
El Archivo General de la Nación fija criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectivos los archivos públicos.
ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones. - 35 Verify source ↗
ARTICULO 35.
Las autoridades archivísticas pueden ordenar el cese inmediato de prácticas que dañen archivos públicos y sancionar el incumplimiento con multas semanales; las faltas contra el patrimonio documental de servidores públicos se tratan como gravísimas.
ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOS - 36 Verify source ↗
ARTICULO 36.
This article defines a private archive as a set of documents belonging to private-law natural or legal persons, including documents derived from their services.
ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios. - 37 Verify source ↗
ARTICULO 37.
The State should promote the organization, preservation, and consultation of private historical archives, and the National Archives Office must provide special protection and assistance to certain archives.
ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política. - 38 Verify source ↗
ARTICULO 38.
Certain owners, possessors, or holders of historically significant documents or archives must register them with the Archivo General de la Nación, and private archives declared of cultural interest must provide copies the Archive requests.
ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite. - 39 Verify source ↗
ARTICULO 39.
The Board of the National Archives may declare historical private documents to be of cultural interest.
ARTICULO 39. DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso. - 40 Verify source ↗
ARTICULO 40.
El Gobierno Nacional debe establecer y reglamentar un régimen de estímulos no tributarios para archivos privados declarados de interés cultural.
ARTICULO 40. RÉGIMEN DE ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías. - 41 Verify source ↗
ARTICULO 41.
Se prohíbe sacar del país o transferir ciertos documentos de interés cultural sin autorización o aviso previo al Archivo General de la Nación.
ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley. Siguiente Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S.© "Leyes desde 1992 - Vigencia Expresa y Sentencias de Constitucionalidad" ISSN [1657-6241 (En linea)] Última actualización: 30 de junio de 2026 - (Diario Oficial No. 53.530 - 22 de junio de 2026) Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.
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Ley 594 de 2000
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