Bekendtgørelse om fælles dataansvar i forbindelse med brug af Arbejdstilsynets APV-værktøj

Bekendtgørelse om fælles dataansvar i forbindelse med brug af Arbejdstilsynets APV-værktøj Bekendtgørelse om fælles dataansvar i forbindelse med brug af Arbejdstilsynets APV-værktøj I medfør af § 72, stk. 9, i lov om arbejdsmiljø, jf. lovbekendtgørelse nr. 2062 af 16. november 2021, som ændret ved lov nr. 2588 af 28. december 2021, fastsættes: I bilag 1 fastsættes Arbejdstilsynets og virksomhedernes respektive ansvar for overholdelse af forpligtelserne som dataansvarlige i henhold til databeskyttelsesforordningen, jf. kravene til fælles dataansvar i databeskyttelsesforordningens artikel 26. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. marts 2022. 1. Indledning 1.1. Arbejdstilsynet stiller et digitalt værktøj APV-værktøjet til rådighed for virksomheder, der anvender værktøjet i processen med at gennemføre virksomhedens arbejdspladsvurdering efter § 15 a i lov om arbejdsmiljø. 1.2. Arbejdstilsynet anvender APV-værktøjet i forbindelse med den opgave, som Arbejdstilsynet har efter arbejdsmiljølovens § 72, stk. 1, nr. 1 og 2, der bl.a. handler om at vejlede virksomhederne om arbejdsmiljømæssige spørgsmål og at yde yderligere vejledning til især små og mellemstore virksomheder. Det digitale værktøj er målrettet at yde hjælp til især små og mellemstore virksomheder til udarbejdelse af den skriftlige arbejdspladsvurdering og til opfyldelse af lovkravet om en opfølgende handlingsplan. Arbejdstilsynet er dataansvarlig, da Arbejdstilsynet er ansvarlig myndighed for APV-værktøjet, hvorfor Arbejdstilsynet også har ansvaret for at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau for APV-værktøjet, der passer til de identificerede risici for behandlingen. Hertil kommer, at Arbejdstilsynet er dataansvarlig ved til eget formål at stille værktøjet til rådighed og herigennem hjælpe virksomhederne til at opfylde lovkravet om udarbejdelse af en APV og udarbejde en handlingsplan ud fra APVen. 1.3. Virksomhederne anvender APV-værktøjet i forbindelse med APV-processen. Muligheden for at anvende fritekstfelter åbner for indsamling af f.eks. særlige kategorier af personoplysninger og personoplysninger vedrørende strafbare forhold, jf. artikel 9 og 10 i databeskyttelsesforordningen. Virksomhederne er ved brug af APV-værktøjet dataansvarlige for de personoplysninger, som de behandler i forbindelse med indsamling med henblik på udarbejdelse af en APV og handleplan. 2. Fælles dataansvar 2.1. Efter databeskyttelsesforordningens artikel 26 foreligger der et fælles dataansvar, når to eller flere dataansvarlige i fællesskab fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til behandling. 2.2. Foreligger der et fælles dataansvar, skal de fælles dataansvarlige på en gennemsigtig måde fastlægge deres respektive ansvar for overholdelse af forpligtelserne i henhold til databeskyttelsesforordningen, navnlig hvad angår udøvelse af den registreredes rettigheder og deres respektive forpligtelser til at fremlægge de oplysninger, der er omhandlet i artikel 13 og 14, ved hjælp af en ordning imellem dem, medmindre og i det omfang de dataansvarliges respektive ansvar er fastlagt i EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som de dataansvarlige er underlagt. 2.3. Efter databeskyttelsesforordningens artikel 26, stk. 2, skal ordningen på behørig vis afspejle de fælles dataansvarliges respektive roller og forhold til de registrerede. Det væsentligste indhold af ordningen skal gøres tilgængeligt for de personer, der registreres oplysninger om. 2.4. Den registrerede kan dog, uanset ordningens udformning, udøve sine rettigheder i medfør af databeskyttelsesforordningen med hensyn til og over for den enkelte dataansvarlige. 2.5. Den ansvarsfordeling, der her fastsættes, hindrer ligeledes ikke, at tilsynsmyndigheden kan udøve sine beføjelser over for både Arbejdstilsynet og de enkelte virksomheder. 2.6. Ved virksomhedernes anvendelse af APV-værktøjet, foreligger der et fælles dataansvar mellem Arbejdstilsynet og de enkelte virksomheder. Ved vurderingen heraf er der bl.a. lagt vægt på, at de behandlinger af personoplysninger, som finder sted i APV-værktøjet, sker til begge parters formål og med fælles hjælpemidler, jf. under punkt 1.2 og 1.3. 3. Overordnet ansvarsfordeling 3.1. Som bruger af APV-værktøjet er den enkelte virksomhed ansvarlig for den behandling af personoplysninger, som virksomheden foretager, jf. punkt 1.3, herunder korrekt indsamling og registrering af oplysninger. Den enkelte virksomhed er ligeledes ansvarlig for iagttagelse af den registreredes rettigheder i forhold til den behandling af personoplysninger, som virksomheden foretager. 3.2. Som ansvarlig myndighed for APV-værktøjet er Arbejdstilsynet ansvarlig for at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau for APV-værktøjet, der passer til de identificerede risici for behandlingen. 4. Principper og behandlingshjemmel 4.1. Arbejdstilsynet og de enkelte virksomheder er hver især ansvarlige for at overholde principperne for behandling af personoplysninger, at der forligger et gyldigt behandlingsgrundlag og at dette kan dokumenteres. 5. Den registreredes rettigheder 5.1. De enkelte virksomheder er ansvarlig for sikringen af de registreredes rettigheder gennem iagttagelse af nedenstående regler i databeskyttelsesforordningen: Oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede, jf. artikel 13. Oplysningspligt, når personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede, jf. artikel 14. Den registreredes indsigtsret, jf. artikel 15. Ret til berigtigelse, jf. artikel 16. Ret til sletning (retten til at blive glemt), jf. artikel 17. Ret til begrænsning af behandling, jf. artikel 18. Underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling, jf. artikel 19. Ret til indsigelse mod en behandling, jf. artikel 21. 5.2. Såfremt Arbejdstilsynet modtager en anmodning eller henvendelse fra en registreret vedrørende de forhold, der er omfattet af virksomhedernes ansvar, jf. punkt 5.1, oversender Arbejdstilsynet hurtigst muligt denne til besvarelse hos den pågældende virksomhed. 5.3. De enkelte virksomheder og Arbejdstilsynet er ansvarlige for at bistå hinanden i det omfang, at dette er relevant og nødvendigt for at efterleve forpligtelserne over for de registrerede. 6. Behandlingssikkerhed og dokumentation for overholdelse af Databeskyttelsesforordningen 6.1. Arbejdstilsynet er ansvarlig for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 32 om behandlingssikkerhed. Dette indebærer, at Arbejdstilsynet under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Det indebærer bl.a., at Arbejdstilsynet skal foretage en risikovurdering og herefter gennemføre foranstaltninger for at begrænse de identificerede risici. Arbejdstilsynet skal være i stand til at påvise, at tilsynets behandling af oplysningerne er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 24, stk. 1. Dette kan eksempelvis indebære udarbejdelse af procedurer for anmodninger om indsigt eller opfyldelse af oplysningspligten, jf. under punkt 5.1. 6.2. Arbejdstilsynet er ansvarlig for iagttagelse af reglen om databeskyttelse gennem design og databeskyttelse gennem standardindstillinger i databeskyttelsesforordningens artikel 25. 6.3. For den del af behandlingen, som knytter sig til den enkelte virksomheds anvendelse af APV-værktøjet, er den enkelte virksomhed ansvarlig for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 32 om behandlingssikkerhed. Dette indebærer, at den enkelte virksomhed, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder foranstaltninger, der sikrer, at alene brugere med et arbejdsbetinget behov har adgang til APV-værktøjet. Det indebærer bl.a., at den enkelte virksomhed skal foretage en risikovurdering og herefter gennemføre foranstaltninger for at begrænse de identificerede risici. Den enkelte virksomhed skal være i stand til at påvise, at virksomhedens behandling af oplysningerne er i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 24, stk. 1. 7. Anvendelse af databehandlere og eventuelle underdatabehandlere 7.1. Arbejdstilsynet er berettiget til at anvende databehandlere og eventuelle underdatabehandlere i tilknytning til APV-værktøjet. 7.2. Ved anvendelse af databehandlere og eventuelle underdatabehandlere er Arbejdstilsynet ansvarlig for at efterleve kravene i databeskyttelsesforordningens artikel 28. Arbejdstilsynet er herefter bl.a. forpligtet til: Alene at anvende databehandlere, der kan stille de fornødne garantier for, at de gennemfører de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger på en sådan måde, at behandling opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder. At sikre, at der foreligger en gyldig databehandleraftale mellem Arbejdstilsynet og databehandleren. At sikre, at der foreligger en gyldig underdatabehandleraftale mellem databehandleren og en eventuel underdatabehandler. At sikre, at der i relevant omfang føres tilsyn med anvendte databehandlere og eventuelle underdatabehandlere. 7.3. Hvis oplysningerne behandles af databehandlere, skal Arbejdstilsynet efter anmodning fra virksomhederne oplyse om indholdet af aftalerne med databehandlerne, herunder om eventuelle underdatabehandlere. 7.4. Hvis oplysningerne behandles af databehandlere og eventuelle underdatabehandlere, jf. pkt. 7.1, skal Arbejdstilsynet efter anmodning fra virksomhederne oplyse om resultatet af gennemførte tilsyn og initiativer i anledning heraf, jf. pkt. 7.2. 8. Fortegnelse 8.1. Arbejdstilsynet er ansvarlig for at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 30 om fortegnelser. Dette indebærer, at Arbejdstilsynet f.eks. sikrer, at der føres en fortegnelse over de sikkerhedsforanstaltninger, der er en del af APV-værktøjet. 8.2. Arbejdstilsynet orienterer efter anmodning Datatilsynet om indholdet af ovennævnte fortegnelser. 8.3. Den enkelte virksomhed skal – eventuelt på baggrund af indholdet i fortegnelsen hos Arbejdstilsynet – udarbejde egne fortegnelser over de behandlingsaktiviteter, der er omfattet af denne bekendtgørelse. 9. Anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet 9.1. Arbejdstilsynet er ansvarlig for efterlevelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 33 om anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet. 9.2. Den enkelte virksomhed er dog ansvarlig for efterlevelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 33 om anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet, hvis et brud på persondatasikkerheden skyldes egen uberettiget anvendelse af APV-værktøjet. I et sådant tilfælde er Arbejdstilsynet forpligtet til at bistå virksomheden med nødvendige oplysninger. 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede 10.1. Den enkelte virksomhed er ansvarlig for iagttagelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 34 om underretning til den registrerede om brud på persondatasikkerheden. I et sådant tilfælde er Arbejdstilsynet forpligtet til at bistå virksomheden med nødvendige oplysninger. 10.2. Arbejdstilsynet er ansvarlig for iagttagelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 34 vedrørende underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede, der skyldes forhold hos Arbejdstilsynet. 11. Konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse og forudgående høring 11.1. Arbejdstilsynet er ansvarlig for iagttagelsen af kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 35 om konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse. Dette indebærer, at Arbejdstilsynet forud for behandlingen skal foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger, hvis en type behandling, navnlig ved brug af nye teknologier og i medfør af sin karakter, omfang, sammenhæng og formål, sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. 11.2. Arbejdstilsynet er ligeledes forpligtet til at iagttage kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 36 om forudgående høring af tilsynsmyndigheden, når kravet om høring finder anvendelse. 12. Overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 12.1. Arbejdstilsynet er ansvarlig for iagttagelsen af kravene i databeskyttelsesforordningens kapitel V, hvis der sker overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer. 12.2. Den enkelte virksomhed er ansvarlig for iagttagelsen af kapitel V, såfremt overførslen af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation sker i forbindelse med virksomhedens anvendelse af APV-værktøjet eller på virksomhedens foranledning. 13. Klager 13.1. Den enkelte virksomhed og Arbejdstilsynet er hver især ansvarlig for behandling af eventuelle klager fra registrerede, hvis klagerne omhandler overtrædelse af bestemmelser i databeskyttelsesforordningen, for hvilken virksomhederne eller Arbejdstilsynet efter denne bekendtgørelse er ansvarlig. 13.2. Hvis en virksomhed eller Arbejdstilsynet modtager en klage, som rettelig bør behandles af den anden part, sendes klagen til denne part snarest muligt. 13.3. Hvis en virksomhed eller Arbejdstilsynet modtager en klage, hvor en del af klagen rettelig bør behandles af den anden part, sendes denne del af klagen til besvarelse hos denne part snarest muligt. 13.4. Den registrerede skal, i forbindelse med en virksomheds eller Arbejdstilsynets oversendelse af en klage eller en del heraf til den anden part, oplyses om det væsentligste indhold af denne bekendtgørelse. 14. Orientering af den anden part 14.1. Arbejdstilsynet og de enkelte virksomheder orienterer hinanden om væsentlige forhold, der har betydning for de behandlinger og det system, der er omfattet af denne bekendtgørelse.