Bekendtgørelse om intern kontrol m.v.

Bekendtgørelse om intern kontrol m.v. Bekendtgørelse om intern kontrol m.v. I medfør af tekstanmærkning nr. 128 ad 07.14.01. til § 7 på finansloven for finansåret 2023 fastsættes Bekendtgørelsen er et supplement til Finansministeriets bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv. : Formål og anvendelsesområde Bekendtgørelsen er et led i indsatsen for at styrke procedurerne for intern finansiel kontrol og tilsyn samt koordinering af departementernes samlede tilsyn. Indsatsen skal mindske risikoen for utilsigtede fejl, svindel og misbrug med offentlige midler samt øge den ledelsesmæssige opmærksomhed på området. Bekendtgørelsen omfatter: Alle statsinstitutioner, dvs. departementer, underliggende institutioner, særlige fonde mv. Selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene med en driftsbevilling på lige fod med de egentlige statsinstitutioner. Tilrettelæggelse af intern kontrol og tilsyn Håndtering af revisionsbemærkninger Departementerne skal have overblik over væsentlige revisionsbemærkninger på ministerområdet og minimum halvårligt følge op på håndteringen af revisionsbemærkningerne. Som minimum vurderes konklusioner fra Rigsrevisionen i Management Letters, revisionsrapporter, notater, beretninger samt Statsrevisorernes bemærkninger til beretninger at være af væsentlig karakter. Det enkelte departement skal beslutte, om der skal følges op på andre revisionsbemærkninger end de i 1. pkt. nævnte. Status for håndtering af de revisionsbemærkninger, som departementet vurderer er mest væsentlige, skal som minimum halvårligt forelægges departementets øverste ledelse til orientering. Der skal i ministerieinstruksen indgå en nærmere forretningsgangsbeskrivelse for ministeriets håndtering af revisionsbemærkninger. Det departementale tilsyn Departementerne skal udpege én ansvarlig, der på ledelsens vegne koordinerer og samler konklusionerne af departementets tilsyn på tværs af ministerområdet, samt rapporterer de væsentlige resultater til departementets øverste ledelse. Den ansvarlige kan betegnes tilsynskoordinator. Stk. 1 gælder som minimum for tilsynet med underliggende statsinstitutioner. Det enkelte departement skal ligeledes beslutte, hvorvidt kravet tillige skal gælde for tilsynet med de i Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. § 2, stk. 1, nr. 3 og nr. 4 nævnte selvejende institutioner. Tilsynskoordinatoren har ansvaret for, at følgende opgaver bliver udført: Koordinere tilsynsopgaven på tværs af ministerområdet. Rapportere om tilsyn foretaget i departementet på tværs af ministerområdet samt sikre en proces for, at den øverste ledelse forholder sig til omfanget og dybden af departementets tilsyn. Sikre at der er udarbejdet en tilsynsplan. Føre tilsyn med at der bliver fulgt op på revisionsbemærkninger på tværs af ministerområdet. Føre tilsyn med at der bliver fulgt op på, at underliggende institutioners forretningsgange og instrukser vedligeholdes og opdateres. Tilsynskoordinatoren kan udføre tilsynsopgaver, men må ikke deltage i tilsynsopgaver, der angår egne beslutninger i konkrete sager vedrørende underliggende institutioner. Der skal i ministerieinstruksen indgå en nærmere beskrivelse af tilsynskoordinatorens opgaver samt organisations- og ansvarsforhold, herunder en beskrivelse af, hvem der er stedfortræder i de tilfælde, hvor tilsynskoordinatoren er inhabil. Det interne finansielle kontrolmiljø Statsinstitutioner og selvejende institutioner omfattet af § 2, skal udpege én ansvarlig person, der over for ledelsen har det samlede ansvar for det interne finansielle kontrolmiljø. Den ansvarlige kan betegnes kontrolmiljøansvarlig. Den kontrolmiljøansvarlige skal sikre kvaliteten af det interne finansielle kontrolmiljø, herunder at kontrolmiljøet vedligeholdes, og at der er et samlet og tværgående overblik over institutionens finansielle risici og interne finansielle kontroller. For ministerier med en koncernfælles funktion, der varetager kontrolopgaver, kan der udpeges én kontrolmiljøansvarlig, der varetager ansvaret på vegne af institutionerne på ministerområdet. Der kan af hensyn til ressourcer oprettes klynger af institutioner med samme kontrolmiljøansvarlig. Ansvaret kan placeres i det respektive departement eller i en større styrelse eller institution, der varetager ansvaret på vegne af flere institutioner. I særlige tilfælde kan der af hensyn til institutionens organisering udpeges flere kontrolmiljøansvarlige pr. funktion eller enhed. Der skal sikres et overblik over ansvarsfordelingen mellem de kontrolmiljøansvarlige og en løbende gennemgang heraf. Den kontrolmiljøansvarlige har ansvaret for, at følgende opgaver bliver udført: Sikre at det interne finansielle kontrolmiljø vedligeholdes og at relevante og effektive kontroller gennemføres og dokumenteres. Sikre at institutionen har etableret og beskrevet forretningsgange, instrukser mv. relateret til det interne finansielle kontrolmiljø, og at disse følges. Sikre at der følges op på ændringerne i institutionens finansielle risikovurderinger. Det skal sikres, at den kontrolmiljøansvarlige ikke er i en position, hvor vedkommende kan forhindre, at egne dispositioner kontrolleres. Der skal i regnskabsinstruksen indgå en nærmere beskrivelse af den/de kontrolmiljøansvarliges rolle, ansvar, organisering og placering. Ikrafttræden mv. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2023. §§ 3-5 har virkning fra den 1. juli 2024.