Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer

Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer I medfør af § 20, stk. 4, i lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring fastsættes: Anvendelsesområde og definitioner Denne bekendtgørelse finder anvendelse på digitale standard bogføringssystemer, der er omfattet af § 1 i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Ved et digitalt bogføringssystem forstås i denne bekendtgørelse en digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan bogføre transaktioner og opbevare de bogførte transaktioner og bilag omfattet af § 3 i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart. Ved cloud-baserede digitale bogføringssystemer forstås i denne bekendtgørelse bogføringssystemer, der udbydes som en service på internettet, og hvor virksomheden både bogfører transaktioner og opbevarer bogførte transaktioner og bilag på en server hos udbyderen af systemet, eller hos dennes cloud-leverandør. Ved hybride digitale bogføringssystemer forstås i denne bekendtgørelse bogføringssystemer, der installeres lokalt i en virksomhed, og hvor der automatisk og løbende som minimum tages en fuldstændig sikkerhedskopi af bogførte transaktioner og bilag, som opbevares hos en tredjepart. Ved et standardsystem forstås i denne bekendtgørelse cloud-baserede digitale bogføringssystemer og hybride digitale bogføringssystemer, der udbydes på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder. Ved bogført transaktion i denne bekendtgørelse forstås registreringer omfattet af § 7, stk. 1, i lov om bogføring. Generelle bestemmelser Sprogkrav De oplysninger, som registreres i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale standard bogføringssystemer, skal være på dansk. Anmeldelse, afmelding og ændringer af registreringer omfattet af denne bekendtgørelse samt de dokumenter, der vedlægges hertil, skal være på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Erhvervsstyrelsen kan forlange en oversættelse til dansk af dokumenter, som vedlægges en anmeldelse, hvis disse indeholder mange fagudtryk eller tekniske betegnelser. Registreringsbevis Når registreringen af det anmeldte digitale standard bogføringssystem er gennemført, sender Erhvervsstyrelsen bekræftelse på registreringen og udskrift af de registrerede oplysninger (registreringsbevis) til anmelder. Udbyderen af det digitale standard bogføringssystem skal tydeligt henvise til registreringsnummeret ved markedsføring af bogføringssystemet og ved indgåelse af aftale om brug af systemet. Offentlighed Registrerede digitale standard bogføringssystemer offentliggøres i en fortegnelse på Erhvervsstyrelsens hjemmeside (www.erst.dk) med oplysninger om bogføringssystemets navn og registreringsnummer samt navn, adresse og CVR-nummer eller udenlandsk registreringsnummer på udbyderen af bogføringssystemet. Oplysninger og dokumenter, som Erhvervsstyrelsen modtager i forbindelse med anmeldelsen, er offentligt tilgængelige. Dette gælder dog ikke oplysninger eller dokumenter, som er undtaget fra offentlighed efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. Anmeldelse efter sletning En udbyder der ønsker at genoptage markedsføring af et digitalt standard bogføringssystem, der efter lov om bogføring § 29, stk. 1, er slettet fra fortegnelsen over registrerede digitale standard bogføringssystemer, skal anmelde bogføringssystemet på ny til Erhvervsstyrelsen efter reglerne i denne bekendtgørelse. Anmeldelse af digitale standard bogføringssystemer Anmeldelse af et digitalt standard bogføringssystem skal mindst indeholde følgende oplysninger: Navn og CVR-nummer eller udenlandsk registreringsnummer på udbyderen af bogføringssystemet. Udbyderens adresse og e-mail. Navn på kontaktperson hos udbyderen. Bogføringssystemets navn. Angivelse af om bogføringssystemet er et cloud-baseret eller et hybridt bogføringssystem, jf. § 2, stk. 2 og 3. Angivelse af om bogføringssystemet indeholder moduler eller udvidelser omfattet af § 1, stk. 2 og 3, i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Navn og CVR-nummer eller udenlandsk registreringsnummer på den virksomhed som opbevarer registreringer og bilag eller en sikkerhedskopi heraf. Anmeldelsen skal vedlægges følgende dokumenter: Beskrivelse af hvordan udbyderen vurderer, at bogføringssystemet opfylder kravene i § 15 i lov om bogføring og i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Beskrivelse af hvordan moduler eller udvidelser, jf. § 8, stk. 1, nr. 6, opfylder relevante krav i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Beskrivelse af hvordan bogføringssystemet opfylder kravene i § 9, hvis dette er relevant for det pågældende digitale standard bogføringssystem. Udbyderens databehandleraftale, jf. art. 28, stk. 3, i databeskyttelsesforordningen. Udbyderens aftale med en tredjepart, som opbevarer bogførte transaktioner og bilag, eller som opbevarer en sikkerhedskopi heraf i hybride digitale standard bogføringssystemer. Hvis Erhvervsstyrelsen anmoder herom, skal udbyderen fremsende en midlertidig adgangskode til det anmeldte bogføringssystem. Adgangskoden skal give styrelsen mulighed for at oprette sig som prøvebruger med henblik på at afprøve om systemets funktionalitet opfylder kravene efter lov om bogføring § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Adgangskoden skal holdes aktiv indtil udbyderen har modtaget registreringsbevis efter

§ 4. For at kunne registreres skal et digitalt standard bogføringssystem have et navn eller en betegnelse, som tydeligt adskiller det fra eventuelle andre bogføringssystemer der markedsføres af samme udbyder, og som ikke er registrerede. Hvis det digitale standard bogføringssystem giver en virksomhed mulighed for at tilvælge tredjeparts systemer, som ikke indgår i bogføringssystemet efter aftale med udbyderen, skal det af systemet tydeligt fremgå, at sådanne systemer ikke er omfattet af det registrerede bogføringssystem. Udbyderen skal ved anmeldelse af det digitale standard bogføringssystem anvende den digitale blanket til anmeldelse af digitale standard bogføringssystemer på www.virk.dk eller anvende et link til www.virk.dk, som ligger på Erhvervsstyrelsens hjemmeside (www.erst.dk). Blanketten skal indsendes digitalt til Erhvervsstyrelsen. Bilag til anmeldelsen som ikke kan sendes digitalt, kan i stedet sendes fysisk til Erhvervsstyrelsen. Det skal angives i den digitalt sendte anmeldelsesblanket, at bilag sendes fysisk. Indeholder anmeldelsen ikke de nødvendige oplysninger og den krævede dokumentation, får anmelderen en frist til at sende yderligere oplysninger eller dokumentation. Efterkommer anmelderen ikke anmodningen inden for fristen, kan Erhvervsstyrelsen afvise anmeldelsen. Kontrol af anmeldelsen På grundlag af anmeldelsen af det digitale standard bogføringssystem gennemfører Erhvervsstyrelsen en kontrol af, om det anmeldte bogføringssystem opfylder kravene i § 15 i lov om bogføring og regler udstedt i medfør heraf. Anmelderen har pligt til at meddele Erhvervsstyrelsen oplysninger og stille dokumentation til rådighed for styrelsen, som er nødvendige for at gennemføre kontrollen efter stk. 1. Ved vurderingen af om et digitalt standard bogføringssystem opfylder kravene i § 8, stk. 1-5, i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer, kan Erhvervsstyrelsen kræve fornøden dokumentation for, at bogføringssystemet har et højt it-sikkerhedsniveau, herunder at sikkerhedsniveauet bygger på en risikovurdering efter bekendtgørelsens § 8, stk. 2. 1. pkt. finder ikke anvendelse på revisorerklæringer eller certificeringer efter stk. 2. Foreligger der erklæring fra en godkendt revisor om it-sikkerheden efter ISAE 3402 eller ISAE 3000, eller er det pågældende system omfattet af en it-sikkerhedscertificering efter ISO/IEC 27001, skal systemet anses for at opfylde kravene til it-sikkerhed efter § 8, stk. 1-4, i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Erhvervsstyrelsen kan endvidere lægge vægt på andre former for erklæringer fra en godkendt revisor eller certificeringer efter andre standarder, eller på et mærke efter en mærkningsordning som f.eks. D-mærket. Foreligger der ikke erklæringer eller certificeringer som nævnt i stk. 2, indhenter Erhvervsstyrelsen fornøden dokumentation fra udbyderen om, hvorledes denne har sikret et højt it-sikkerhedsniveau. Opfylder et digitalt standard bogføringssystem, der er anmeldt til Erhvervsstyrelsen, kravene efter § 15, stk. 1, i lov om bogføring og regler udstedt i medfør heraf, udsteder Erhvervsstyrelsen et registreringsbevis efter

§ 4. Opfylder et digitalt standard bogføringssystem, der er anmeldt til Erhvervsstyrelsen, ikke kravene efter § 15, stk. 1, i lov om bogføring og regler udstedt i medfør heraf, fastsætter styrelsen en frist for berigtigelse af anmeldelsen, således at kravene er opfyldt. Registrering kan først finde sted, når anmeldelsen er berigtiget, og alle krav er opfyldt. Ændringer i registrerede forhold og afmelding af registrerede digitale standard bogføringssystemer Ændringer af registrerede oplysninger om det digitale standard bogføringssystem eller udbyderen efter § 5, skal snarest muligt anmeldes til Erhvervsstyrelsen og vedlægges dokumentation for ændringen. Ændringer i det digitale standard bogføringssystem efter registreringen skal ikke anmeldes til Erhvervsstyrelsen. Den registrerede udbyder har efter § 20, stk. 2, i lov om bogføring pligt til at sikre sig, at systemet løbende lever op til kravene efter lov om bogføring § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Hvis en udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, der er registreret efter reglerne i denne bekendtgørelse, ikke længere ønsker at markedsføre dette, skal udbyderen snarest muligt afmelde bogføringssystemet hos Erhvervsstyrelsen. Udbyderen skal ved anmeldelse af ændringer efter § 15 og afmelding efter § 17 anvende den digitale blanket til ændringer i registrerede forhold og afmelding af digitale standard bogføringssystemer, på virk.dk eller anvende et link til www.virk.dk, som ligger på Erhvervsstyrelsens hjemmeside (www.erst.dk.). Blanketten skal sendes digitalt til Erhvervsstyrelsen. Ikrafttræden Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. februar 2023. Digitale standard bogføringssystemer omfattet af § 1, der markedsføres her i landet på tidspunktet for ikrafttrædelsen af bekendtgørelsen, skal anmeldes efter § 8 og § 9 senest den 31. oktober 2023. Registrering efter § 14, stk. 1, og udstedelse af registreringsbevis efter § 4 kan finde sted fra den 1. november 2023.