Orden JUS/1362/2016, de 3 de agosto, por la que se crea la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia y se regula su composición y funciones.

Artículo 1. Objeto y adscripción. 1. La presente orden tiene por objeto la creación y regulación de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, que se configura como el órgano colegiado responsable del impulso y la coordinación interna del Departamento y sus organismos públicos en materia de Administración digital y como órgano de enlace con la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC) y con otros órganos o comisiones especializadas en la materia. 2. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia se adscribe a la Subsecretaría del Departamento y su ámbito de actuación abarcará todos los órganos del Ministerio y sus organismos públicos adscritos. La División de Servicios Digitales Departamentales, dependiente de la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia, prestará a la Comisión el apoyo que precise para el desempeño de sus funciones.

Artículo 2. Composición y funcionamiento. 1. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia actúa en Pleno y en Comisión Permanente. 2. El Pleno de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia tendrá la siguiente composición: a) Presidencia: La persona titular de la Subsecretaría de Justicia. b) Vicepresidencia: La persona titular de la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia. c) Vocalías: 1.º Un representante del Gabinete de la Ministra. 2.º Un representante de cada uno de los siguientes órganos: Gabinete de la Secretaría de Estado, Gabinete Técnico de la Secretaria General para la Innovación y Calidad del Servicio Público de Justicia y Gabinete Técnico de la Subsecretaría. 3.º Un representante de la Abogacía General del Estado - Dirección del Servicio Jurídico del Estado. 4.º Un representante de la Secretaría General Técnica. 5.º Un representante de cada una de las Direcciones Generales del Departamento. 6.º Un representante de cada uno de los organismos públicos dependientes del Ministerio. 7.º La persona titular de la Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios. 8.º La persona titular de la Oficina Presupuestaria. 9.º La persona titular de la Subdirección General de Contratación y Gestión Económica. 10.º La persona titular de la Subdirección General de Calidad de los Servicios Digitales, Ciberseguridad y Operaciones. 11.º La persona titular de la Subdirección General de Impulso e Innovación de los Servicios Digitales de Justicia. 12.º La persona titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. d) Persona titular de la Secretaría: Un funcionario de carrera de la División de Servicios Digitales Departamentales con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 26 o superior, que asistirá a las reuniones con voz, pero sin voto, el cual será designado por la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta de la persona titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. Las personas que ocupen las Vocalías anteriormente indicadas en representación de órganos, unidades u organismos, serán designadas por la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta del titular del órgano, unidad u organismo respectivo, entre funcionarios que ocupen un puesto de trabajo de nivel orgánico de complemento de destino 30. En caso de vacante, ausencia, enfermedad, así como en los casos en que haya sido declarada su abstención o recusación, la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta del titular del órgano, unidad u organismo autónomo respectivo, habrá de designar como suplente a un funcionario con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 28 o superior dependiente jerárquicamente del vocal a sustituir. El Presidente de la Comisión podrá autorizar la asistencia a las reuniones de expertos en las materias que se vayan a tratar, que tendrán el carácter de asesores, con voz, pero sin voto. 3. La Comisión se reunirá en Pleno, al menos, dos veces al año, mediante convocatoria de su Presidente, bien a iniciativa propia, a iniciativa de cualquiera de los Vicepresidentes o cuando lo soliciten, al menos, la mitad de sus miembros. 4. La Comisión Permanente tendrá la siguiente composición: a) Presidencia: La persona titular de la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia. b) Vicepresidencia: La persona titular de la Dirección del Gabinete Técnico de la Subsecretaría. c) Vocalías: 1.º La personal titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. 2.º La persona titular de la Subdirección General de Calidad de los Servicios Digitales, Ciberseguridad y Operaciones. 3.º La persona titular de la Subdirección General de Impulso e Innovación de los Servicios Digitales de Justicia. 4.º Las personas representantes de las Vocalías de los centros directivos que integren el Pleno de la Comisión a los que se refieran los temas a tratar. d) Persona titular de la Secretaria: Un funcionario de carrera de la División de Servicios Digitales Departamentales con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 26 o superior, que asistirá a las reuniones con voz, pero sin voto, el cual será designado por la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta de la persona titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. El representante de cada centro directivo representará y coordinará a los representantes del resto de unidades dentro del ámbito de su centro directivo. Los Vocales podrán asistir a las reuniones de la Comisión Permanente acompañados de funcionarios expertos en las materias que hayan de tratarse y que actuarán como asesores con voz, pero sin voto. En caso de vacante, ausencia, enfermedad, así como en los casos en que haya sido declarada su abstención o recusación, la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta del titular del órgano, unidad u organismo autónomo respectivo, habrá de designar como suplente a un funcionario con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 28 o superior dependiente jerárquicamente del vocal a sustituir. 5. La Comisión Permanente se reunirá con periodicidad trimestral, si bien la Presidencia de la misma podrá convocarla con carácter mensual cuando resulte necesario, y específicamente para informar los asuntos indicados en el artículo 3.2.c) de esta orden.

Artículo 3. Funciones de la Comisión Ministerial de Administración Digital. 1. El Pleno de la Comisión Ministerial de Administración Digital desempeñará las siguientes funciones: a) Actuar como órgano de relación entre el Ministerio de Justicia y sus organismos adscritos y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, integrada orgánicamente en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas por el Real Decreto 802/2014, de 19 de septiembre, para asegurar la coordinación con los criterios y políticas definidas por ésta. b) Impulsar, ejecutar y supervisar, en el ámbito del Departamento, el cumplimiento de las directrices y el seguimiento de las pautas de actuación recogidas en la Estrategia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, aprobada por el Gobierno a propuesta del Comité de Estrategia TIC. c) Aprobar el Plan estratégico departamental en materia de tecnologías de la información y Administración electrónica, con un alcance temporal de, al menos, dos años en concordancia con lo previsto en el artículo 14.3 del Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, y de acuerdo con las directrices establecidas por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con las líneas estratégicas establecidas por la Comisión de Estrategia TIC y con la Estrategia TIC de la Administración General del Estado y sus organismos públicos aprobada por el Consejo de Ministros. d) Impulsar la digitalización de los servicios y procedimientos del Departamento con el fin de homogeneizarlos, simplificarlos, mejorar su calidad y facilidad de uso, así como las prestaciones ofrecidas a los ciudadanos y profesionales, optimizando la utilización de los recursos TIC disponibles. e) Colaborar con la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la identificación y la puesta a disposición común de los medios humanos, materiales y económicos que estén adscritos al Departamento y que deban ser utilizados para la puesta en funcionamiento o mantenimiento de los medios o servicios compartidos. f) Aprobación de propuestas de aplicación de nuevos criterios de organización o de funcionamiento, de implantación de nuevos procedimientos o de revisión de los existentes. g) Cualquier otra función que le sea atribuida por la normativa aplicable. 2. La Comisión Permanente tendrá las siguientes funciones: a) Elaborar el Plan estratégico departamental en materia de tecnologías de la información y Administración electrónica, que será aprobado por el Pleno. b) Analizar las necesidades funcionales de las unidades de gestión del Departamento y sus organismos adscritos y evaluar las distintas alternativas de solución propuestas por las unidades TIC, identificando las oportunidades de mejora de eficiencia que pueden aportar las TIC, aplicando soluciones ya desarrolladas en el ámbito del sector público y estimando costes en recursos humanos y materiales que los desarrollos TIC asociados puedan suponer. c) Tener conocimiento de todas las propuestas de contratación relacionadas con las tecnologías de la información y las comunicaciones y recibir información de los órganos gestores acerca de su relación con el Plan de acción del Departamento para la transformación digital antes de su remisión a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con la finalidad de hacer efectiva la función prevista en los párrafos a) y b) anteriores. d) Apoyar a las unidades TIC, cuando éstas lo requieran, en la valoración del alineamiento de sus proyectos con el Plan estratégico departamental en materia de tecnologías de la información y Administración electrónica, de manera previa a la solicitud del informe a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. e) Emitir, a solicitud del órgano proponente del proyecto, informe técnico previo a la adjudicación de los contratos realizados en materia TIC, en la fase de valoración de ofertas y propuesta de adjudicación. f) Informar los proyectos de disposiciones de carácter general, convenios, acuerdos de colaboración, instrucciones y circulares del Departamento, elaborando un informe sobre la oportunidad de la medida, los costes, la necesidad de recursos humanos y tiempos de desarrollo que se puedan derivar de la aprobación del proyecto, desde la perspectiva de la utilización de medios y servicios TIC. Este informe será remitido a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para su conocimiento y valoración. g) Elaborar con periodicidad anual un informe de avance del Plan de acción digital, que recoja el estado de las actuaciones previstas y las contrataciones efectuadas, para su presentación al Pleno. h) Mantener actualizado un inventario de servicios o recursos de sistemas de información y comunicaciones para la elaboración y traslado al Pleno de la Comisión Ministerial de Administración Digital de propuestas de declaración de servicios o recursos de uso compartido en el ámbito de la Administración General del Estado. i) Elaborar, para su aprobación por el Pleno, las instrucciones o directrices de organización o de funcionamiento que sean necesarias para la digitalización de los servicios y procedimientos del Departamento con el fin de homogeneizarlos, simplificarlos y mejorar su calidad y facilidad de uso. j) Coordinar la recogida, agregación e incorporación de la información requerida por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y velar por la exactitud e integridad de los datos correspondientes al Departamento. k) Gestionar el inventario de ficheros sometidos a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. l) Cualquier asunto que le sea delegado expresamente por el Pleno.

Artículo 4. Convocatorias. 1. Tanto el Pleno como la Comisión Permanente se constituirán válidamente, en primera convocatoria, cuando se hallen presentes las personas que ocupan la Presidencia y la Secretaría, o quienes les sustituyan en su caso, y la mitad de los vocales. En segunda convocatoria, se seguirá el mismo criterio que para la primera, en lo que respecta a Presidencia y Secretaría, pero bastará con la asistencia de cinco vocales, en el caso del Pleno y tres vocales, en el de la Comisión Permanente. 2. En caso de ausencia, vacante, enfermedad u otra causa legal de la persona que ocupa la Presidencia, ejercerá esa función la persona que ocupe la Vicepresidencia primera, en su defecto, la persona que ocupe la Vicepresidencia segunda y, finalmente y en su defecto, el miembro del órgano colegiado de mayor jerarquía, antigüedad y edad, por este orden, de entre los asistentes.

Artículo 5. Petición de información. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, para el ejercicio de sus funciones, podrá recabar cuanta información estime precisa de todas las unidades y organismos públicos del Ministerio, que vendrán obligados a facilitarla, de acuerdo con la legislación vigente.

Artículo 6. Funcionamiento. 1. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, tanto cuando actúe en Pleno como cuando lo haga en Comisión Permanente, podrá constituirse y adoptar acuerdos utilizando medios electrónicos, conforme a lo previsto en la normativa reguladora de la Administración electrónica. 2. En lo no previsto por esta orden, la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, en Pleno o Comisión Permanente, se ajustará en su funcionamiento a lo dispuesto en materia de órganos colegiados por la legislación sobre régimen jurídico del Sector Público.

[preambulo] La Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA) fue creada mediante Acuerdo de Consejo de Ministros de 26 de octubre de 2012, con el objetivo de convertir nuestras Administraciones Públicas en un factor de competitividad de la economía española, para lo cual propuso más de 200 medidas de racionalización de estructuras, procedimientos y recursos, plasmadas en su informe final presentado al Gobierno de España en junio de 2013, siendo más de la mitad de las medidas, directa o indirectamente, actuaciones relativas a tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). Una de las actuaciones más importantes ya emprendidas en esa línea es la implantación de un nuevo modelo de Gobernanza de las TIC en la Administración General del Estado, desarrollada, en primer lugar, con la creación, mediante Real Decreto 695/2013, de 20 de septiembre, de modificación del Real Decreto 199/2012, de 23 de enero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de la Presidencia y se modifica el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, de una nueva figura directiva de alto nivel con competencias transversales para toda la Administración General del Estado y sus organismos públicos: la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con rango de Subsecretaría, luego reestructurada e integrada orgánicamente en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas por el Real Decreto 802/2014, de 19 de septiembre. En segundo lugar, mediante el desarrollo orgánico de ese nuevo modelo de Gobernanza, a través del Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, sobre organización e instrumentos operativos de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, se definen una serie de órganos colegiados y de unidades que implementarán las políticas de racionalización y transformación de las TIC en el ámbito del sector público administrativo estatal. Entre esos órganos figuran las Comisiones Ministeriales de Administración Digital, herederas de las actuales Comisiones Ministeriales de Administración Electrónica, llamadas a ser los órganos colegiados responsables de implantar, a nivel ministerial, las políticas comunes TIC previamente definidas por los órganos competentes, así como de la transformación digital de cada departamento ministerial y sus organismos públicos adscritos. La Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia vino a establecer que ésta presenta características que la diferencian de las restantes Administraciones públicas. En primer lugar, por la propia naturaleza de la función que la Administración judicial tiene atribuida, ya que se trata de un poder del Estado distinto del poder ejecutivo, en el que se encuadran las Administraciones públicas que, además, debe satisfacer un derecho fundamental que a su vez es clave para sostener el Estado de Derecho. En segundo lugar, la relación de los ciudadanos con los órganos judiciales se establece casi siempre a través de profesionales, cosa que no suele suceder en el caso de las Administraciones públicas. Por tanto, procede establecer un tratamiento singular que a la vez que respete la especificidad de dicho ámbito incorpore los objetivos básicos que el nuevo modelo de gobernanza persigue basados en la exigencia de eficiencia y corresponsabilidad, lo que se efectúa en la disposición adicional primera de esta orden ministerial, configurando un régimen específico para la Administración de Justicia. Esta orden se dicta en cumplimiento de lo requerido por la disposición transitoria segunda del Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre y de conformidad con el artículo 40.2 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado. En su virtud, con la aprobación previa del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, dispongo: Artículo 1 Artículo 1. Objeto y adscripción. 1. La presente orden tiene por objeto la creación y regulación de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, que se configura como el órgano colegiado responsable del impulso y la coordinación interna del Departamento y sus organismos públicos en materia de Administración digital y como órgano de enlace con la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC) y con otros órganos o comisiones especializadas en la materia. 2. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia se adscribe a la Subsecretaría del Departamento y su ámbito de actuación abarcará todos los órganos del Ministerio y sus organismos públicos adscritos. La División de Servicios Digitales Departamentales, dependiente de la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia, prestará a la Comisión el apoyo que precise para el desempeño de sus funciones. Artículo 2 Artículo 2. Composición y funcionamiento. 1. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia actúa en Pleno y en Comisión Permanente. 2. El Pleno de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia tendrá la siguiente composición: a) Presidencia: La persona titular de la Subsecretaría de Justicia. b) Vicepresidencia: La persona titular de la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia. c) Vocalías: 1.º Un representante del Gabinete de la Ministra. 2.º Un representante de cada uno de los siguientes órganos: Gabinete de la Secretaría de Estado, Gabinete Técnico de la Secretaria General para la Innovación y Calidad del Servicio Público de Justicia y Gabinete Técnico de la Subsecretaría. 3.º Un representante de la Abogacía General del Estado - Dirección del Servicio Jurídico del Estado. 4.º Un representante de la Secretaría General Técnica. 5.º Un representante de cada una de las Direcciones Generales del Departamento. 6.º Un representante de cada uno de los organismos públicos dependientes del Ministerio. 7.º La persona titular de la Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios. 8.º La persona titular de la Oficina Presupuestaria. 9.º La persona titular de la Subdirección General de Contratación y Gestión Económica. 10.º La persona titular de la Subdirección General de Calidad de los Servicios Digitales, Ciberseguridad y Operaciones. 11.º La persona titular de la Subdirección General de Impulso e Innovación de los Servicios Digitales de Justicia. 12.º La persona titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. d) Persona titular de la Secretaría: Un funcionario de carrera de la División de Servicios Digitales Departamentales con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 26 o superior, que asistirá a las reuniones con voz, pero sin voto, el cual será designado por la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta de la persona titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. Las personas que ocupen las Vocalías anteriormente indicadas en representación de órganos, unidades u organismos, serán designadas por la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta del titular del órgano, unidad u organismo respectivo, entre funcionarios que ocupen un puesto de trabajo de nivel orgánico de complemento de destino 30. En caso de vacante, ausencia, enfermedad, así como en los casos en que haya sido declarada su abstención o recusación, la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta del titular del órgano, unidad u organismo autónomo respectivo, habrá de designar como suplente a un funcionario con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 28 o superior dependiente jerárquicamente del vocal a sustituir. El Presidente de la Comisión podrá autorizar la asistencia a las reuniones de expertos en las materias que se vayan a tratar, que tendrán el carácter de asesores, con voz, pero sin voto. 3. La Comisión se reunirá en Pleno, al menos, dos veces al año, mediante convocatoria de su Presidente, bien a iniciativa propia, a iniciativa de cualquiera de los Vicepresidentes o cuando lo soliciten, al menos, la mitad de sus miembros. 4. La Comisión Permanente tendrá la siguiente composición: a) Presidencia: La persona titular de la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia. b) Vicepresidencia: La persona titular de la Dirección del Gabinete Técnico de la Subsecretaría. c) Vocalías: 1.º La personal titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. 2.º La persona titular de la Subdirección General de Calidad de los Servicios Digitales, Ciberseguridad y Operaciones. 3.º La persona titular de la Subdirección General de Impulso e Innovación de los Servicios Digitales de Justicia. 4.º Las personas representantes de las Vocalías de los centros directivos que integren el Pleno de la Comisión a los que se refieran los temas a tratar. d) Persona titular de la Secretaria: Un funcionario de carrera de la División de Servicios Digitales Departamentales con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 26 o superior, que asistirá a las reuniones con voz, pero sin voto, el cual será designado por la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta de la persona titular de la División de Servicios Digitales Departamentales. El representante de cada centro directivo representará y coordinará a los representantes del resto de unidades dentro del ámbito de su centro directivo. Los Vocales podrán asistir a las reuniones de la Comisión Permanente acompañados de funcionarios expertos en las materias que hayan de tratarse y que actuarán como asesores con voz, pero sin voto. En caso de vacante, ausencia, enfermedad, así como en los casos en que haya sido declarada su abstención o recusación, la persona titular de la Subsecretaría de Justicia, a propuesta del titular del órgano, unidad u organismo autónomo respectivo, habrá de designar como suplente a un funcionario con puesto de trabajo de nivel de complemento de destino 28 o superior dependiente jerárquicamente del vocal a sustituir. 5. La Comisión Permanente se reunirá con periodicidad trimestral, si bien la Presidencia de la misma podrá convocarla con carácter mensual cuando resulte necesario, y específicamente para informar los asuntos indicados en el artículo 3.2.c) de esta orden. Artículo 3 Artículo 3. Funciones de la Comisión Ministerial de Administración Digital. 1. El Pleno de la Comisión Ministerial de Administración Digital desempeñará las siguientes funciones: a) Actuar como órgano de relación entre el Ministerio de Justicia y sus organismos adscritos y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, integrada orgánicamente en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas por el Real Decreto 802/2014, de 19 de septiembre, para asegurar la coordinación con los criterios y políticas definidas por ésta. b) Impulsar, ejecutar y supervisar, en el ámbito del Departamento, el cumplimiento de las directrices y el seguimiento de las pautas de actuación recogidas en la Estrategia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, aprobada por el Gobierno a propuesta del Comité de Estrategia TIC. c) Aprobar el Plan estratégico departamental en materia de tecnologías de la información y Administración electrónica, con un alcance temporal de, al menos, dos años en concordancia con lo previsto en el artículo 14.3 del Real Decreto 806/2014, de 19 de septiembre, y de acuerdo con las directrices establecidas por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con las líneas estratégicas establecidas por la Comisión de Estrategia TIC y con la Estrategia TIC de la Administración General del Estado y sus organismos públicos aprobada por el Consejo de Ministros. d) Impulsar la digitalización de los servicios y procedimientos del Departamento con el fin de homogeneizarlos, simplificarlos, mejorar su calidad y facilidad de uso, así como las prestaciones ofrecidas a los ciudadanos y profesionales, optimizando la utilización de los recursos TIC disponibles. e) Colaborar con la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la identificación y la puesta a disposición común de los medios humanos, materiales y económicos que estén adscritos al Departamento y que deban ser utilizados para la puesta en funcionamiento o mantenimiento de los medios o servicios compartidos. f) Aprobación de propuestas de aplicación de nuevos criterios de organización o de funcionamiento, de implantación de nuevos procedimientos o de revisión de los existentes. g) Cualquier otra función que le sea atribuida por la normativa aplicable. 2. La Comisión Permanente tendrá las siguientes funciones: a) Elaborar el Plan estratégico departamental en materia de tecnologías de la información y Administración electrónica, que será aprobado por el Pleno. b) Analizar las necesidades funcionales de las unidades de gestión del Departamento y sus organismos adscritos y evaluar las distintas alternativas de solución propuestas por las unidades TIC, identificando las oportunidades de mejora de eficiencia que pueden aportar las TIC, aplicando soluciones ya desarrolladas en el ámbito del sector público y estimando costes en recursos humanos y materiales que los desarrollos TIC asociados puedan suponer. c) Tener conocimiento de todas las propuestas de contratación relacionadas con las tecnologías de la información y las comunicaciones y recibir información de los órganos gestores acerca de su relación con el Plan de acción del Departamento para la transformación digital antes de su remisión a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con la finalidad de hacer efectiva la función prevista en los párrafos a) y b) anteriores. d) Apoyar a las unidades TIC, cuando éstas lo requieran, en la valoración del alineamiento de sus proyectos con el Plan estratégico departamental en materia de tecnologías de la información y Administración electrónica, de manera previa a la solicitud del informe a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. e) Emitir, a solicitud del órgano proponente del proyecto, informe técnico previo a la adjudicación de los contratos realizados en materia TIC, en la fase de valoración de ofertas y propuesta de adjudicación. f) Informar los proyectos de disposiciones de carácter general, convenios, acuerdos de colaboración, instrucciones y circulares del Departamento, elaborando un informe sobre la oportunidad de la medida, los costes, la necesidad de recursos humanos y tiempos de desarrollo que se puedan derivar de la aprobación del proyecto, desde la perspectiva de la utilización de medios y servicios TIC. Este informe será remitido a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para su conocimiento y valoración. g) Elaborar con periodicidad anual un informe de avance del Plan de acción digital, que recoja el estado de las actuaciones previstas y las contrataciones efectuadas, para su presentación al Pleno. h) Mantener actualizado un inventario de servicios o recursos de sistemas de información y comunicaciones para la elaboración y traslado al Pleno de la Comisión Ministerial de Administración Digital de propuestas de declaración de servicios o recursos de uso compartido en el ámbito de la Administración General del Estado. i) Elaborar, para su aprobación por el Pleno, las instrucciones o directrices de organización o de funcionamiento que sean necesarias para la digitalización de los servicios y procedimientos del Departamento con el fin de homogeneizarlos, simplificarlos y mejorar su calidad y facilidad de uso. j) Coordinar la recogida, agregación e incorporación de la información requerida por la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y velar por la exactitud e integridad de los datos correspondientes al Departamento. k) Gestionar el inventario de ficheros sometidos a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. l) Cualquier asunto que le sea delegado expresamente por el Pleno. Artículo 4 Artículo 4. Convocatorias. 1. Tanto el Pleno como la Comisión Permanente se constituirán válidamente, en primera convocatoria, cuando se hallen presentes las personas que ocupan la Presidencia y la Secretaría, o quienes les sustituyan en su caso, y la mitad de los vocales. En segunda convocatoria, se seguirá el mismo criterio que para la primera, en lo que respecta a Presidencia y Secretaría, pero bastará con la asistencia de cinco vocales, en el caso del Pleno y tres vocales, en el de la Comisión Permanente. 2. En caso de ausencia, vacante, enfermedad u otra causa legal de la persona que ocupa la Presidencia, ejercerá esa función la persona que ocupe la Vicepresidencia primera, en su defecto, la persona que ocupe la Vicepresidencia segunda y, finalmente y en su defecto, el miembro del órgano colegiado de mayor jerarquía, antigüedad y edad, por este orden, de entre los asistentes. Artículo 5 Artículo 5. Petición de información. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, para el ejercicio de sus funciones, podrá recabar cuanta información estime precisa de todas las unidades y organismos públicos del Ministerio, que vendrán obligados a facilitarla, de acuerdo con la legislación vigente. Artículo 6 Artículo 6. Funcionamiento. 1. La Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, tanto cuando actúe en Pleno como cuando lo haga en Comisión Permanente, podrá constituirse y adoptar acuerdos utilizando medios electrónicos, conforme a lo previsto en la normativa reguladora de la Administración electrónica. 2. En lo no previsto por esta orden, la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia, en Pleno o Comisión Permanente, se ajustará en su funcionamiento a lo dispuesto en materia de órganos colegiados por la legislación sobre régimen jurídico del Sector Público. Disposición adicional primera Disposición adicional primera. Administración de Justicia. Las funciones atribuidas a la Comisión Ministerial de Administración Digital en el ámbito de la Administración de Justicia se concretarán en velar por el cumplimiento de las directrices y el seguimiento de las pautas de actuación recogidas en la Estrategia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, aprobada por el Gobierno, y a la actuación como órgano de relación entre el Ministerio de Justicia y sus organismos adscritos y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, para asegurar la coordinación con los criterios y políticas definidas por ésta, todo ello sin perjuicio del régimen específico aplicable en dicho ámbito de conformidad con la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, y su normativa de desarrollo. Disposición adicional segunda Disposición adicional segunda. No incremento del gasto público. El funcionamiento de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia no supondrá incremento alguno del gasto público y será atendida con los medios materiales y de personal existentes en el propio Departamento. Disposición derogatoria única Disposición derogatoria única. Derogación normativa. 1. Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en esta orden. 2. Queda derogada la Orden JUS/3425/2005, de 26 de octubre, por la que se regula la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia. 3. Queda derogada la Orden JUS/147/2015, de 5 de febrero, por la que se crea y regula la composición y funcionamiento de la Comisión Mixta de colaboración con el Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, en materia de registro civil. Disposición final primera Disposición final primera. Instrucciones de ejecución. La Subsecretaría del Departamento podrá dictar las instrucciones necesarias para el mejor cumplimiento de esta orden. Disposición final segunda Disposición final segunda. Entrada en vigor. Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado». [firma] Madrid, 3 de agosto de 2016.–El Ministro de Justicia, Rafael Catalá Polo. [Información relacionada] Información relacionada

Disposición adicional primera. Administración de Justicia. Las funciones atribuidas a la Comisión Ministerial de Administración Digital en el ámbito de la Administración de Justicia se concretarán en velar por el cumplimiento de las directrices y el seguimiento de las pautas de actuación recogidas en la Estrategia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, aprobada por el Gobierno, y a la actuación como órgano de relación entre el Ministerio de Justicia y sus organismos adscritos y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, para asegurar la coordinación con los criterios y políticas definidas por ésta, todo ello sin perjuicio del régimen específico aplicable en dicho ámbito de conformidad con la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, y su normativa de desarrollo.

Disposición adicional segunda. No incremento del gasto público. El funcionamiento de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia no supondrá incremento alguno del gasto público y será atendida con los medios materiales y de personal existentes en el propio Departamento.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa. 1. Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en esta orden. 2. Queda derogada la Orden JUS/3425/2005, de 26 de octubre, por la que se regula la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia. 3. Queda derogada la Orden JUS/147/2015, de 5 de febrero, por la que se crea y regula la composición y funcionamiento de la Comisión Mixta de colaboración con el Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, en materia de registro civil.

Disposición final primera. Instrucciones de ejecución. La Subsecretaría del Departamento podrá dictar las instrucciones necesarias para el mejor cumplimiento de esta orden.

Disposición final segunda. Entrada en vigor. Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».