Before an expense is paid, the agency/institution must check the source document and the approver must verify the expense basis; the approval must be dated, signed, and tied to accounting accounts.
38 § Innan en utgift betalas ska ämbetsverket eller inrättningen kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett. Servicecentret svarar dock för sådana kontrollåtgärder i fråga om godkännande av ersättningar på grund av resa som statskontoret med stöd av 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten har bestämt att det ska ansvara för. Innan en utgift betalas ska ämbetsverket eller inrättningen kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett. Servicecentret svarar dock för sådana kontrollåtgärder i fråga om godkännande av ersättningar på grund av resa som statskontoret med stöd av 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten har bestämt att det ska ansvara för. Innan en utgift betalas ska den godkännas av den som har förordnats till denna uppgift med stöd av den ekonomistadga som avses i 69 b §. Den som godkänner utgiften ska kontrollera att grunden för utgiften är riktig. Godkännandet ska dateras och undertecknas. Av anteckningen om godkännande ska det framgå på vilka konton utgiften ska bokföras. Innan en utgift betalas ska den godkännas av den som har förordnats till denna uppgift med stöd av den ekonomistadga som avses i 69 b §. Den som godkänner utgiften ska kontrollera att grunden för utgiften är riktig. Godkännandet ska dateras och undertecknas. Av anteckningen om godkännande ska det framgå på vilka konton utgiften ska bokföras. Ett utgiftsbeslut kan också räknas som godkännande av en utgift, om det har fattats efter föredragning och beloppet per förfallodag för de enskilda utgiftsposter som förfaller till betalning med stöd av utgiftsbeslutet, eller grunden för bestämmandet av utgifter mot vederlag, har specificerats i utgiftsbeslutet eller om grunden för utgiftsbeslutet är ett av arbetsgivaren på förhand utfärdat skriftligt reseförordnande där utgifterna för resor och logi samt övriga reseutgifter som grundar sig på statens tjänste- eller arbetskollektivavtal specificerats separat och de faktiska kostnaderna inte överstiger dem. Dessutom krävs det att datum och underskrift framgår av utgiftsbeslutet samt att de bokföringskonton som ska användas vid bokföringen av utgiften och den handling som uppvisar utgiften utan svårighet kan kopplas till utgiftsbeslutet. Ett utgiftsbeslut kan också räknas som godkännande av en utgift, om det har fattats efter föredragning och beloppet per förfallodag för de enskilda utgiftsposter som förfaller till betalning med stöd av utgiftsbeslutet, eller grunden för bestämmandet av utgifter mot vederlag, har specificerats i utgiftsbeslutet eller om grunden för utgiftsbeslutet är ett av arbetsgivaren på förhand utfärdat skriftligt reseförordnande där utgifterna för resor och logi samt övriga reseutgifter som grundar sig på statens tjänste- eller arbetskollektivavtal specificerats separat och de faktiska kostnaderna inte överstiger dem. Dessutom krävs det att datum och underskrift framgår av utgiftsbeslutet samt att de bokföringskonton som ska användas vid bokföringen av utgiften och den handling som uppvisar utgiften utan svårighet kan kopplas till utgiftsbeslutet. 42 e § För säkerställande av att budgetbokföringen är fullständig och tillförlitlig ska det mellan affärsbokföringen och budgetbokföringen varje månad och i samband med bokslutet uppgöras en avstämningskalkyl. Avstämningskalkylen förvaras som en del av bokföringsenhetens bokföringsmaterial. För säkerställande av att budgetbokföringen är fullständig och tillförlitlig ska det mellan affärsbokföringen och budgetbokföringen varje månad och i samband med bokslutet uppgöras en avstämningskalkyl. Avstämningskalkylen förvaras som en del av bokföringsenhetens bokföringsmaterial.