Besluit van 1 maart 2005, houdende regels omtrent het definiëren, ordenen en beschikbaarstellen van gegevens in het primair en (voortgezet) speciaal onderwijs

Aanhef Lichaam Artikel 1. Begripsbepalingen Artikel 2. Nadere invulling van de onderdelen van het jaarverslag Artikel 3. Beschrijving van de gegevens Artikel 4. Nadere invulling Artikel 5. Inwerkingtreding Artikel 6. Citeertitel Ondertekening NOTA VAN TOELICHTING I. Algemeen 1. Inleiding 2. Kader ad a. Veranderende bestuurlijke verhoudingen ad b. Efficiëntie in de uitwisseling van gegevens 3. Doelstellingen 4. Informatieverkeer op basis van terughoudendheid 5. Informatievraag op basis van kerntaken 5.1. Bekostiging 5.2. Zorg voor de kwaliteit van het onderwijs 6. Reikwijdte 6.1. Structurele vraag om gegevens 6.2. Uitwisseling van gegevens met gemeenten 6.3. Aanvullende afspraken 6.4. Afstemming met de leerlingentellingen en het formatiebesluit 7. Wijze van ordening en wijze van beschikbaarstelling 8. Bescherming persoonlijke levenssfeer II. Adviesaanvraag College bescherming persoonsgegevens III. Gevoerd overleg IV. Uitvoeringsgevolgen V. Financiën VI. Artikelsgewijze toelichting Artikel 2, eerste lid Artikel 2, tweede lid Artikel 2, tweede lid, onderdeel d Artikel 2, derde lid Artikel 2, vierde lid Artikel 2, vijfde lid Artikelen 3 en 4 BIJLAGE ALS BEDOELD IN ARTIKEL 3 VAN HET BESLUIT INFORMATIEVOORZIENING WPO/WEC A. Instellingsgegevens A1. Bevoegd gezag en centrale dienst A2. School, instelling, vestiging A3. Samenwerkingsverbanden B. Financiële gegevens B1. Bevoegd gezag en centrale dienst B2. School en instelling C. Personeelsgegevens Besluit van 1 maart 2005, houdende regels omtrent het definiëren, ordenen en beschikbaarstellen van gegevens in het primair en (voortgezet) speciaal onderwijs Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz. Op de voordracht van Onze minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 18 november 2004, nr. WJZ/2004/54540 (2565), directie Wetgeving en Juridische Zaken; Gelet op de artikelen 171, eerste en derde lid, 172, tweede lid, en 173, tweede lid, van de Wet op het primair onderwijs en de artikelen 157, eerste en derde lid, 158, tweede lid, en 159, tweede lid, van de Wet op de expertisecentra; De Raad van State gehoord (advies van 4 februari 2005, nr. W05.04.0561/III); Gezien het nader rapport van Onze minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 24 februari 2005, nr. 2005/5407 (2565), directie Wetgeving en Juridische Zaken; Hebben goedgevonden en verstaan: Artikel 1. Begripsbepalingen In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: Onze minister: Onze minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; school: een school als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het primair onderwijs dan wel artikel 1 van de Wet op de expertisecentra; bevoegd gezag: een bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het primair onderwijs dan wel artikel 1 van de Wet op de expertisecentra; regionaal expertisecentrum: een regionaal expertisecentrum als bedoeld in artikel 28b van de Wet op de expertisecentra; centrale dienst: een centrale dienst als bedoeld in de artikelen 68 van de Wet op het primair onderwijs en 69 van de Wet op de expertisecentra. Artikel 2. Nadere invulling van de onderdelen van het jaarverslag 1. Het jaarverslag, bedoeld in artikel 171 van de Wet op het primair onderwijs dan wel artikel 157 van de Wet op de expertisecentra, wordt ingericht overeenkomstig de richtlijnen voor de jaarverslaggeving van de Raad voor de jaarverslaggeving. 2. In het bestuursverslag, bedoeld in artikel 171, eerste lid onder a, van de Wet op het primair onderwijs dan wel artikel 157, eerste lid onder a, van de Wet op de expertisecentra, geeft het bevoegd gezag informatie over de school of scholen, en geeft het regionaal expertisecentrum of de centrale dienst informatie over de rechtspersoon. Onder informatie over de school of scholen respectievelijk de rechtspersoon wordt in ieder geval begrepen informatie over: a. de kernactiviteiten die onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag, het regionaal expertisecentrum of de centrale dienst hebben plaatsgevonden, en de daarbij behorende kerngegevens die, voor zover van toepassing, in ieder geval betrekking hebben op ontwikkelingen ten aanzien van leerlingen, personeel, aangesloten dan wel betrokken bevoegde gezagsorganen en op financiën, voor zover niet opgenomen in de jaarrekening; b. de juridische structuur; c. de organisatiestructuur; d. belangrijke onderdelen van het gevoerde beleid, en e. de financiën, bestaande uit tenminste een analyse van de financiële situatie, onderbouwd met financiële kengetallen waaronder begrepen gegevens over de solvabiliteits- en liquiditeitspositie per balansdatum, de rentabiliteit en de streefwaarden. 3. Het bevoegd gezag, het regionaal expertisecentrum of de centrale dienst verzendt voor 1 juli van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop het jaarverslag betrekking heeft, aan Onze minister de desbetreffende jaarrekening, bedoeld in artikel 171, eerste lid onder b, van de Wet op het primair onderwijs dan wel artikel 157, eerste lid onder b, van de Wet op de expertisecentra, alsmede de gegevens bedoeld in het tweede lid, onder e. Het cijfermatige deel uit de jaarrekening wordt gelijktijdig ook elektronisch verzonden. 4. Bij ministeriële regeling kan Onze minister voor de jaarrekening, bedoeld in het derde lid, alsmede voor de grondslagen daarvan een model vaststellen. 5. Het bevoegd gezag vermeldt in de schoolgids, bedoeld in artikel 13 van de Wet op het primair onderwijs, dan wel artikel 22 van de Wet op de expertisecentra, wanneer het jaarverslag wordt vastgesteld of goedgekeurd en hoe derden het kunnen verkrijgen. Artikel 3. Beschrijving van de gegevens De gegevens, bedoeld in de artikelen 172 en 173 van de Wet op het primair onderwijs dan wel de artikelen 158 en 159 van de Wet op de expertisecentra waarover een bevoegd gezag of een centrale dienst beschikt, worden gedefinieerd en geordend volgens de voorschriften vermeld in de bijlage bij dit besluit. Artikel 4. Nadere invulling Bij ministeriële regeling kan een nadere invulling worden gegeven van de gegevens, bedoeld in artikel 3, en van de wijze waarop de gegevens beschikbaar worden gesteld. Tevens kan een nadere invulling worden gegeven van de gegevens die betrekking hebben op verstrekte aanvullende bekostiging en de wijze waarop deze gegevens worden gedefinieerd, geordend en beschikbaar gesteld. Artikel 5. Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2005. Artikel 6. Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatievoorziening WPO/WEC. Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst. histnoot ’s-Gravenhage, 1 maart 2005 Beatrix De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. J. A. van der Hoeven Uitgegeven de zeventiende maart 2005 De Minister van Justitie, J. P. H. Donner NOTA VAN TOELICHTING I. Algemeen 1. Inleiding Het besluit heeft betrekking op de inhoud en de indeling van het jaarverslag en op de gegevens die elk bevoegd gezag moet verzamelen en moet verstrekken aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW). Die gegevens worden onderverdeeld in gegevens die van belang zijn voor de berekening van de hoogte van de bekostiging en gegevens die worden verzameld ten behoeve van het door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap te voeren beleid met betrekking tot het onderwijs. De uitvoeringsorganisatie van OCW, de Centrale Financiën Instellingen (hierna: Cfi), heeft een uitvoeringstoets van dit besluit gedaan. De uitkomsten daarvan zijn verwerkt in dit besluit. 2. Kader Het besluit wordt geplaatst tegen de volgende achtergrond: a. veranderende bestuurlijke verhoudingen; b. efficiëntie in uitwisseling van gegevens. ad a. Veranderende bestuurlijke verhoudingen De in gang zijnde verandering in de bestuurlijke verhoudingen kenmerkt zich onder meer door besturen op afstand en een grote autonomie voor de bevoegde gezagsorganen. De voorziene invoering van lumpsumbekostiging is daar een sprekend voorbeeld van. Dat brengt met zich mee een globalisering van taken van OCW, nieuwe verantwoordelijkheden voor de bevoegde gezagsorganen en een minder afhankelijke relatie tussen de scholen in het primair onderwijs en OCW. Door deze verandering in de bestuurlijke verhoudingen wijzigt zowel voor OCW als voor de scholen de behoefte aan informatie, deze is immers een afgeleide van de uit te voeren taken. Enerzijds vervalt de behoefte aan informatie die hoorde bij de bedrijfsprocessen die gedecentraliseerd worden (bijvoorbeeld de decentralisatie van onderdelen van de secundaire arbeidsvoorwaarden). Anderzijds blijft er een informatiebehoefte bestaan op een meer bestuurlijk niveau, namelijk daar waar het gaat om verantwoordelijkheden in relatie tot een adequate bekostiging, in relatie tot de kwaliteit van het onderwijs en om het verantwoorden aan het parlement. Zowel voor de scholen als voor OCW is het van belang het informatieverkeer in één overzicht op een heldere en eenduidige wijze vast te leggen. Het onderhavige besluit geeft dit overzicht. Met dit overzicht dekt OCW de structurele gegevensvraag, met uitzondering van de gegevens die betrekking hebben op de door de inspectie verzamelde gegevens voor het toezicht. ad b. Efficiëntie in de uitwisseling van gegevens De informatierelatie die tussen OCW en de scholen is gegroeid, is gebaseerd op wet- en regelgeving die veelal samenhangt met de bekostiging. Dat heeft ertoe geleid dat behalve voor de reguliere bekostiging voor diverse regelingen een (afzonderlijke) gegevensstroom bestaat. Daarnaast bestaan er afzonderlijke gegevensvragen vanuit onder meer het beleid en het toezicht. In de loop van de jaren is een netwerk ontstaan van informatielijnen die betrekking hebben op deels overlappende gegevens. Zowel voor de scholen als voor OCW brengt deze situatie onnodige administratieve lasten met zich mee. Dit besluit legt de basis voor een vermindering van deze inefficiëntie door een volledige en eenduidige beschrijving van de gegevensvraag. Tevens is het eenduidig beschrijven van de gegevens een voorwaarde voor het adequaat toepassen van de informatie- en communicatietechnologie. Het toepassen van elektronische middelen bij het verzamelen en verstrekken van administratieve gegevens vergroot de mogelijkheden voor het sneller en doelmatiger uitwisselen van die gegevens. 3. Doelstellingen Het onderhavige besluit realiseert drie doelstellingen, te weten: – het formuleren van een overzichtelijke, stabiele gegevensverzameling, waarin gegevens zijn opgenomen die nodig zijn voor het goed uitvoeren van de wet en die geordend en gekoppeld zijn aan de kerntaken van OCW; – het vaststellen van de inhoud van de gegevensstroom op basis van de kerntaken van OCW die past bij de nieuwe bestuurlijke verhoudingen; – het verminderen van de administratieve belasting voor scholen door een meer efficiënte en stabiele vraag om gegevens. Uitgangspunten hierbij zijn: – het streven naar meervoudig gebruik van gegevensleveringen; – het bereiken van een evenwicht tussen stabiliteit en flexibiliteit in het verkrijgen van gegevens; – de controleerbaarheid van de gegevens, in het bijzonder die voor bekostiging. 4. Informatieverkeer op basis van terughoudendheid Kerntaak van de scholen is het geven van onderwijs. De administratieve belasting die voortvloeit uit het stellen van vragen dient tot het noodzakelijke te worden beperkt. Daar waar de centrale bevoegdheden van OCW afnemen en dus meer ruimte voor het veld ontstaat, kan volstaan worden met minder bekostigingsinformatie. Tegelijkertijd vraagt het meer inzicht in de resultaten van het onderwijs en rekenschap over de besteding van rijksmiddelen. Dit inzicht is niet alleen van belang voor OCW, maar ook voor de scholen en andere belanghebbenden zoals ouders. Tevens neemt de behoefte om eigen activiteiten en prestaties met die van andere scholen te vergelijken, toe. 5. Informatievraag op basis van kerntaken De kerntaken adequate bekostiging en zorg voor de kwaliteit van het onderwijs vormen de grondslag voor de vragen die aan de scholen worden gesteld. 5.1. Bekostiging Scholen worden door middel van de bekostiging in staat gesteld hun taken te vervullen. Voor OCW als bekostigende instantie vloeit daaruit een behoefte aan informatie voort. Het gaat dan om informatie die nodig is voor een juiste bekostiging van de scholen, zoals leerlingengegevens en opbouw personeelsbestand, en om gegevens die nodig zijn om met de scholen te corresponderen, zoals naam en adres van de school. Bij de voorziene invoering van de lumpsumbekostiging in het primair onderwijs neemt voor OCW de behoefte aan eenduidige en accurate informatie over personeel en salarisgegevens toe. Het kunnen beschikken over gegevens zoals de betrekkingsomvang en leeftijd per persoon is noodzakelijk om te komen tot een juiste vaststelling van een gewogen gemiddelde leeftijd per school, één van de bekostigingsparameters in het lumpsumstelsel. Daarnaast hebben de bevoegde gezagsorganen in het primair onderwijs door het invoeren van de lumpsumbekostiging een toegenomen behoefte aan (landelijke) kengetallen om hun taak bij het opstellen van de eigen begroting, de verantwoording en het personeelsbeleid en salarisontwikkeling adequaat te kunnen vervullen. In de bijlage van dit besluit zijn de gegevens vermeld die door OCW in overleg met de vertegenwoordigers van de bevoegde gezagsorganen worden toegepast om bedoelde kengetallen op te stellen. De middelen die scholen van het rijk ontvangen dienen via een jaarverslag te worden verantwoord. Dit jaarverslag bevat de gegevens die noodzakelijk zijn voor de controle op de aan het bevoegd gezag verstrekte middelen. Besturen geven een toelichting op de financiële situatie en hun beleid zoals die uit de jaarrekening naar voren komt. OCW oefent op bestuursniveau financieel toezicht uit op basis van de jaarrekening, het op de financiën betrekking hebbende deel van het bestuursverslag en de accountantsverklaring. De scholen en hun besturen kunnen dit jaarverslag tegelijkertijd gebruiken voor de horizontale verantwoording naar ouders, leerlingen en andere belanghebbenden. 5.2. Zorg voor de kwaliteit van het onderwijs De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het primair onderwijs vindt zijn neerslag in: – het voorbereiden van de begroting en evaluatie; – het ontwikkelen van beleid en evaluatie; – toezicht door de onderwijsinspectie. Aan deze taken zijn informatiestromen verbonden van de scholen naar OCW. Sommige informatievragen met betrekking tot beleid en begroting vloeien voort uit de begrotingswetgeving en de daaruit voortvloeiende ramingsmodellen. Zo zijn bijvoorbeeld leeftijdsgegevens van het personeel nodig om voorspellingen op te stellen over het gedrag op de arbeidsmarkt en op basis daarvan de uitgaven te ramen. Maar een behoefte aan beleidsinformatie is veelal niet rechtstreeks te baseren op de begrotingswetgeving. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie over de denominatie van scholen of het aandeel vrouwelijke directeuren. Juist bij beleidsinformatie is het van belang om zowel de inhoud als de noodzaak van het detailleren van de informatiestroom na overleg met de vertegenwoordigers van het primair onderwijsveld (hierna: PO-veld) vast te stellen. Op dit overleg wordt nader ingegaan onder II. 6. Reikwijdte 6.1. Structurele vraag om gegevens Dit besluit heeft, binnen het in paragraaf 2 geschetste kader, betrekking op de structurele gegevensvraag van OCW die samenhangt met de reguliere bekostiging van alle scholen die onder de Wet op het primair onderwijs (hierna: WPO) en de Wet op de expertisecentra (hierna: WEC) vallen. Naast de reguliere bekostiging is in een aantal gevallen aanvullende bekostiging voor het realiseren van specifieke beleidsdoelstellingen aan de orde. Dit besluit bevat ook de basis voor het vragen van informatie die voortvloeit uit dergelijke aanvullende bekostiging. Die aanvullende bekostiging is – per definitie – slechts voor een beperkt aantal scholen van toepassing. Daarnaast voorziet het besluit in het opvragen van gegevens op persoonsniveau ten behoeve van OCW-beleid op het gebied van personeel- en arbeidsmarkt. De minister informeert de Tweede Kamer regelmatig over dit personeel- en arbeidsmarktbeleid. Hierbij gaat het ondermeer om het geven van inzicht in hoeveel personen er werken in het onderwijs en de kans op tekorten in een bepaalde regio of een bepaalde functie door uitstroom en vergrijzing. De praktijk heeft uitgewezen dat hier niet kan worden volstaan met het tellen van het aantal personen per school of per bestuur of het nemen van een steekproef. Het tellen per school of bestuur leidt tot dubbeltellingen doordat in het onderwijs veel mensen voor meerdere scholen of besturen werken of tot het onderschatten van het aantal personen omdat vaak meerdere personen eenzelfde functie vervullen (vervangende leerkrachten). Bovendien betekent het opvragen van persoonsgegevens op het aggregatieniveau van het bestuur een extra verwerking en controle van de gegevens door het bestuur en daarmee een enorme extra administratieve last. Voor een representatieve steekproef waarbij het gaat om een groot aantal te meten factoren die van invloed zijn op de functievervulling en de arbeidsmarkt zouden toch bijna alle besturen hun medewerking moeten verlenen. Daarnaast is voor het vaststellen van de doorstroom van personeel naar een ander bestuur en de totale betrekkingsomvang van het personeel dat bij meerdere besturen is aangesteld ook de medewerking nodig van de scholen die in eerste instantie buiten zo’n steekproef zouden kunnen vallen. Het PO-veld heeft in het overleg met OCW de voorkeur uitgesproken voor het aanleveren van de persoonsgegevens aan Cfi. Cfi verwerkt deze gegevens onder de voorwaarden zoals vermeld in de melding aan de functionaris gegevensbescherming OCW. Cfi stelt de melding op overeenkomstig de meldingsplicht, bedoeld in artikel 27, van de Wet bescherming persoonsgegevens. 6.2. Uitwisseling van gegevens met gemeenten De informatie die nodig is voor uitvoering van taken die bij lagere overheden zijn belegd, valt buiten het kader van dit besluit. Met de gemeenten is afgesproken dat zij de beschikking krijgen over gegevens van OCW die van belang zijn voor taken die door gemeenten worden uitgevoerd. 6.3. Aanvullende afspraken Dit besluit dekt de verplichte en structurele informatiestroom tussen de scholen en OCW. Daarnaast kunnen ad hoc informatievragen nodig zijn. Actuele (maatschappelijke) ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om incidenteel gegevens te vragen in de vorm van bijvoorbeeld steekproeven en onderzoek. 6.4. Afstemming met de leerlingentellingen en het formatiebesluit Het bekostigingsbesluit en het formatiebesluit in de WPO en WEC zijn de basis voor het beschikbaar stellen van leerling- en formatiegegevens. Hiervoor geldt een apart wettelijk regime en deze gegevens zijn daarom geen onderdeel van deze algemene maatregel van bestuur. 7. Wijze van ordening en wijze van beschikbaarstelling In de wet van 6 juli 2004 tot wijziging van de Wet op het primair onderwijs en de Wet op de expertisecentra in verband met het invoeren van het jaarverslag en een nieuwe regeling van informatievoorziening voor het primair en (voortgezet) speciaal onderwijs (Stb. 354) is bepaald dat het cijfermatige deel van de jaarrekening elektronisch moet worden aangeleverd. Bij de behandeling van het wetsvoorstel is toegezegd dat geen programmatuur voorgeschreven zal worden. In het bestuurlijk overleg is overeengekomen dat voor het efficiënt uitwisselen van een beperkte set gegevens uit de jaarrekening een nadere specificatie noodzakelijk en gewenst is. Het betreft gegevens die nodig zijn voor het verantwoorden van de bekostiging en ten behoeve van het verstrekken van informatie aan de Kamer. Tevens worden deze gegevens in de vorm van financiële kengetallen teruggekoppeld naar de besturen. Het elektronisch vormgeven van de levering van gegevens uit de jaarrekening is dus vrij met uitzondering van de gegevens die in de bijlage van dit besluit zijn vermeld. De exacte definiëring en invulling van de gegevens die zijn opgenomen in de bijlage wordt vastgelegd in een ministeriële regeling. In die regeling zal ook worden aangegeven hoe en wanneer de gegevens moeten worden geleverd. Bij het definiëren en invullen van de gegevens wordt zo dicht mogelijk aangesloten bij de administratie van de scholen. Op deze wijze is een optimale afstemming mogelijk met andere informatiestromen, ondermeer in het kader van het onderwijstoezicht. Zo worden sinds de jaren vijftig op grond van een aparte telling, de integrale personeelstelling onderwijs (IPTO), personeelsgegevens gevraagd voor het opstellen van de personeel- en arbeidsmarktinformatie in het primair onderwijs. Dit bevragen van alle scholen vindt plaats naast de verplichte gegevensleveringen die noodzakelijk zijn voor de bekostiging. De integratie van deze telling met de verplichte gegevenslevering zoals voorgeschreven in dit besluit levert een meer consistente informatie en een aanzienlijke lastenverlichting voor de scholen op. Wanneer in vragen over verschillende onderwerpen eenzelfde gegeven een rol speelt, zal voor dat gegeven steeds dezelfde definitie gelden. Kortom, er wordt naar gestreefd om alle definities van gegevens eenduidig vast te leggen. In de bijlage wordt een drietal gegevensgroepen onderscheiden, namelijk instellingsgegevens, financiële gegevens en personeelsgegevens. Tevens worden twee gebruiksdoelen onderscheiden: bekostiging en beleid (waarbij onder bekostiging tevens het verantwoorden van bekostigingsgegevens wordt verstaan). De indeling geeft het primaire doel van de gegevensvraag weer. Dit betekent echter dat het gegeven ook voor het andere doel gebruikt kan worden. Met deze gegevens hebben de scholen een limitatief overzicht waarmee kan worden voldaan aan de structurele gegevensvraag van OCW, binnen de reikwijdte van dit besluit. Voor het toezicht door de inspectie is de Wet op het onderwijstoezicht richtinggevend. Daarbij maakt de inspectie gebruik van gegevens die al door andere instanties zijn verzameld. Vandaar dat alle in de bijlage vermelde gegevens aan de inspectie van het onderwijs ter beschikking worden gesteld. 8. Bescherming persoonlijke levenssfeer De persoonsgegevens zoals bedoeld in dit besluit worden opgeslagen in een gegevensdepot van Cfi. Door middel van dit gegevensdepot voor onderwijspersoneel vermindert OCW de bevraaglast bij de scholen door het voorkomen van overlap in het vragen van informatie. Zoals in paragraaf 6.1 al is aangegeven, neemt Cfi het geautomatiseerd verwerken van deze gegevens niet eerder ter hand dan dat invulling is gegeven aan de meldingsplicht, bedoeld in artikel 27, van de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze melding wordt gedaan bij de functionaris gegevensbescherming OCW. Aan deze meldingsplicht zijn voorschriften verbonden die nagenoeg identiek zijn aan de voorschriften die voorheen waren opgenomen in het Privacyreglement Gegevensdepot Onderwijspersoneel en die ondermeer van toepassing waren op de gegevensverstrekking in het primair onderwijs. De wijze waarop OCW de persoonsgegevens beschermt tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, bedoeld in artikel 13, van de Wet bescherming persoonsgegevens, is vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Bestuursdepartement en het Informatiebeveiligingsbeleid van OCW. De gegevens van personen worden geanonimiseerd met een gecodeerd nummer aangeleverd door het bestuur van een school. Het gebruik van de gegevens uit dit gegevensdepot in het kader van dit besluit, geschiedt op een zodanige wijze dat in de «overzichten» die voor beleidsdoeleinden gebruikt worden, er geen sprake is van tot personen herleidbare gegevens. Op deze wijze waarborgt OCW de privacy van het personeel in het primair onderwijs. Dit geldt evenzeer voor de persoonsgegevens over ziekte en verlof. OCW is niet geïnteresseerd in de aard van de ziekte, doch in het ziekteverlof dat er mee samenhangt. Deze gegevens zijn enerzijds van belang voor het onderzoek naar de kosten van vervanging van personeel en anderzijds om inzicht te krijgen in de herverdeeleffecten voor alle scholen bij wijziging van beleid op dit gebied. Het gebruik van het gegevensdepot voorkomt dat aan ieder bestuur per onderzoeksvraag apart toestemming gevraagd moet worden en zorgt ervoor dat de administratieve last beperkt kan worden. II. Adviesaanvraag College bescherming persoonsgegevens Aan het College bescherming persoonsgegevens (CBP) is advies gevraagd over het onderhavige ontwerpbesluit. In het advies maakt het CBP onderscheid in het voorziene gebruik van het sociaal-fiscaalnummer en andere tot personen herleidbare persoonsgegevens. Voor wat betreft het gebruik van het sociaal-fiscaalnummer wordt vanwege het ontbreken van een specifieke wettelijke grondslag het advies van het CBP gevolgd om dit geen onderdeel te laten zijn van het besluit. Voor wat betreft het gebruik van de overige persoonsgegevens wordt het advies van het CBP niet volledig gevolgd. Zoals in de memorie van toelichting op het wetsvoorstel (Kamerstukken II 2003/04, 29470, nr. 3) is aangegeven, is er voor de scholen geen sprake van nieuwe verplichtingen. De reeds bestaande verplichtingen, gebaseerd op artikel 178 van de WPO en artikel 164 van de WEC en het Privacyreglement voor de registratie Gegevensdepot Onderwijspersoneel, hebben formeel een andere, gedetailleerde uitgewerkte grondslag in afdeling 11 van de WPO en afdeling 10 van de WEC gekregen. Materieel verandert er echter niets ten opzichte van voorgaande periode. Het advies van het WBP heeft er wel in geresulteerd dat de tekst van paragraaf 6.1 is uitgebreid waardoor de noodzaak van het bevragen is toegelicht, de meldingsplicht, bedoeld in artikel 27, van de Wet bescherming persoonsgegevens is opgenomen, en in paragraaf 8 is toegelicht op welke wijze de privacy van het personeel in het primair onderwijs wordt beschermd. III. Gevoerd overleg Bij het voorbereiden van dit besluit heeft overleg plaatsgevonden in het Bestuurlijk Overleg Primair Onderwijs waarin onder meer besturenorganisaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zijn vertegenwoordigd. De leden van het overleg zijn het eens met de inhoud van het besluit. Aanpassingen in de inhoud van de informatie die op grond van dit besluit wordt gevraagd, zullen slechts na overleg met de vertegenwoordigers van het PO-veld worden doorgevoerd. In bedoeld overleg zal telkens aandacht zijn voor de relatie tussen het gegeven dat wordt gevraagd en het doel waarvoor het wordt gevraagd, te weten uitvoering van de kerntaken bekostiging en zorg voor de kwaliteit van het onderwijs. In geval van wijzigingen in de gegevensvraag (met uitzondering van bekostigingsgegevens) zal in de regel een termijn van 12 maanden voor inwerkingtreding in acht worden genomen. Dit laat onverlet dat na overleg met de organisaties in bijzondere gevallen besloten kan worden tot een kortere of langere invoeringstermijn, waarbij steeds als uitgangspunt gehanteerd zal worden dat het daadwerkelijk aanbrengen van wijzigingen in de informatieverstrekking zo min mogelijk administratieve lasten met zich mee zal brengen. IV. Uitvoeringsgevolgen In verband met de eenduidige gegevensdefinities mag verwacht worden dat de gewenste informatieleveringen door de scholen minder fouten zullen bevatten. Dit voorkomt extra communicatie en miscommunicatie tussen OCW en de scholen, en leidt in dat opzicht tot vermindering van de uitvoeringslast. De administratieve lasten die gemoeid zijn met het opstellen van het jaarverslag zullen, na een implementatieperiode, niet toenemen voor scholen en besturen. V. Financiën Dit besluit heeft geen financiële gevolgen. VI. Artikelsgewijze toelichting Artikel 2, eerste lid In de artikelen 171 van de WPO en 158 van de WEC is bepaald dat op de jaarverslaggeving Boek 2, titel 9, van het Burgerlijk Wetboek, met uitzondering van de afdelingen 1, 11 en 12, van overeenkomstige toepassing zijn. De inrichting van het jaarverslag is daarmee nog niet bepaald. Daartoe is in het besluit opgenomen dat de richtlijnen voor de jaarverslaggeving van de Raad voor de jaarverslaggeving van toepassing zijn. Ook hiervoor geldt, net zoals dat is bepaald voor de toepassing van de voorschriften van het Burgerlijk Wetboek, dat de richtlijnen «van overeenkomstige toepassing» zijn. De voorschriften die de Raad voor de jaarverslaggeving in eerste instantie voor het bedrijfsleven heeft opgesteld kunnen niet altijd letterlijk worden toegepast op de onderwijsinstellingen in het primair en (voortgezet) speciaal onderwijs. De verwachting is echter dat dit in de verantwoordingspraktijk niet tot misverstanden aanleiding zal geven. Artikel 2, tweede lid Dit besluit is van toepassing op scholen voor primair onderwijs (ook wel aangeduid als basisonderwijs) en scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs, alsmede voor de centrale diensten die op grond van artikel 132 van de WPO zorgformatie ontvangen. De bevoegde gezagsorganen van de scholen geven informatie over de school of scholen waarover ze het gezag voeren. De centrale dienst geeft informatie over zichzelf, in artikel 68 van de WPO en artikel 69 van de WEC aangeduid als rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid. Zowel in onderdeel a als in onderdeel e van het tweede lid is sprake van informatie over financiën. Op grond van onderdeel a moet er informatie verstrekt worden over financiën die niet uit de jaarrekening zijn te destilleren. Te denken valt aan de verantwoording van de besteding van de ouderbijdragen. In onderdeel e gaat het om de informatie die volgens wettelijk voorschrift opgenomen moet zijn in de jaarrekening. Artikel 2, tweede lid, onderdeel d In dit onderdeel wordt aangegeven dat in het bestuursverslag de belangrijke onderdelen van het gevoerde beleid toegelicht moeten worden. Belangrijke onderdelen zijn ondermeer die onderdelen die invloed hebben op de financiële situatie van de school, zoals leerlingenprognoses of een ict-plan, of de omstandigheden waaronder leerlingen en personeel (komen te) verkeren, zoals een arbo-plan of een veiligheidsplan. Het bevoegd gezag hoeft aan OCW geen informatie te verstrekken over strikt interne activiteiten zoals het ontwikkelen of onderhouden van een website, het veranderen van het logo van een school of het veranderen van vergadertijden. Artikel 2, derde lid Het cijfermatige deel uit de jaarrekening moet zowel schriftelijk als elektronisch aan OCW worden verzonden. Het elektronische toezenden van deze gegevens bevordert het adequater elektronisch uitwisselen van gegevens tussen inzender en Cfi. Ook het verwerken van gegevens door Cfi kan hierdoor efficiënter en ook wordt het eenvoudiger om te «benchmarken». Resultaten hiervan worden aan de betrokkenen beschikbaar gesteld. Artikel 2, vierde lid De grondslagen voor de jaarrekening zijn gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek (Boek 2, titel 9) en de richtlijnen voor de jaarverslaggeving van de Raad voor de jaarverslaggeving. Het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat de jaarrekening volgens de normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht geeft dat er een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en het exploitatiesaldo, alsmede de solvabiliteit en de liquiditeit van de rechtspersoon (art. 362 en 363 van boek 2, van het Burgerlijk Wetboek). De grondslagen die gelden bij de totstandkoming van de jaarrekening zijn ondermeer de waardering van de activa en de passiva, de bepaling van het exploitatiesaldo, stelselwijzigingen, consolidatie, kasstroomoverzicht en vreemde valuta. In de ministeriële regeling wordt uitvoerig uiteengezet welke gegevens volgens een voorgeschreven model opgeleverd moeten worden. Artikel 2, vijfde lid In artikel 361, van Boek 2, van het Burgerlijk Wetboek is aangegeven dat het bevoegd orgaan van de rechtspersoon de keuze heeft tussen het vaststellen of goedkeuren van de jaarrekening. Wat voor de betreffende rechtspersoon de concrete mogelijkheden zijn is bepaald in de artikelen 58, 101, 163, 210 en 273 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Artikelen 3 en 4 In dit besluit wordt vastgelegd welke gegevens scholen in het primair onderwijs dienen te verzamelen en beschikbaar moeten hebben. De gegevens die betrekking hebben op de bekostiging en het beleid zijn opgenomen in de bijlage onder vermelding van het doel waarvoor ze worden gebruikt. Deze bijlage maakt onderdeel uit van dit besluit. De gegevens waarover bevoegde gezagsorganen en centrale diensten op grond van de artikelen 172 en 173 van de WPO en 158 en 159 van de WEC dienen te beschikken, zijn tezamen opgenomen in de bijlage. Per groep worden de gegevens limitatief opgesomd. In de bijbehorende ministeriële regeling wordt een «gegevenswoordenboek» opgenomen met nadere definiëring en invulling en wordt bepaald op welke wijze gegevens geleverd moeten worden en op welk tijdstip gegevens beschikbaar gesteld moeten worden. Als er sprake is van een (tijdelijke) aanvullende bekostiging bovenop de structurele bekostiging, kan er behoefte zijn aan het opvragen van andersoortige gegevens dan nu in de bijlage zijn opgenomen. Artikel 4 biedt hiervoor de grondslag. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. J. A. van der Hoeven BIJLAGE ALS BEDOELD IN ARTIKEL 3 VAN HET BESLUIT INFORMATIEVOORZIENING WPO/WEC Deze bijlage bevat een uitputtend overzicht van de gegevens waarover het bevoegd gezag, centrale dienst of regionaal expertise centrum (REC) dient te beschikken om te kunnen voldoen aan de structurele gegevensvraag van OCW. Dit laat onverlet dat daarnaast in geval van aanvullende bekostiging de daarvoor benodigde gegevens opgevraagd kunnen worden. Per rubriek (A1, A2, enz.) is aangegeven op welk niveau de gevraagde informatie geleverd moet worden. A. Instellingsgegevens A1. Bevoegd gezag en centrale dienst Voor de bekostiging: Datum oprichting en opheffing Een administratienummer Naam en adresgegevens Communicatiegegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres Gegevens ten behoeve van betalingen, zoals bank- en girogegevens Gegevens van de regionale expertisecentra waarbij men is aangesloten (zoals administratienummer, naam en adresgegevens, datum begin en einde aansluiting) A2. School, instelling, vestiging Voor de bekostiging: Gegevens over de datum oprichting en opheffing Datum ingang en einde bekostiging Schoolsoort en code gedoceerd onderwijs Een administratienummer Naam en adresgegevens Communicatiegegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres Voor beleid: Richting school/instelling A3. Samenwerkingsverbanden Voor de bekostiging: Administratienummer Datum begin en einde Naam Administratienummers scholen in samenwerkingsverband B. Financiële gegevens B1. Bevoegd gezag en centrale dienst Voor de bekostiging: De (geconsolideerde) balans met de volgende gegevens over activa: – immateriële vaste activa – materiële vaste activa – financiële vaste activa – voorraden – vorderingen – effecten – liquide middelen en passiva – eigen vermogen – aandeel van derden – egalisatierekening investeringssubsidies – voorzieningen – langlopende schulden – kortlopende schulden De (geconsolideerde) exploitatierekening waaronder de volgende baten: – rijksbijdragen OCW – overige overheidsbijdragen – financiële baten – buitengewone baten – overige baten en waaronder de volgende lasten – personele lasten – afschrijvingen – huisvestingslasten – financiële lasten – buitengewone lasten – overige lasten en het aandeel van derden Het (geconsolideerde) kasstroomoverzicht met de kasstroom uit: – operationele activiteiten – investeringsactiviteiten – financieringsactiviteiten en de mutatie en eindstand liquide middelen B2. School en instelling Voor beleid: – de totale lasten: gewone bedrijfsvoering en financiële lasten met een specificatie voor: – schoonmaken: salariskosten schoonmaakpersoneel, contractkosten inhuur, materiaal – administratie: salariskosten administratief personeel, contractkosten inhuur, administratie en beheerlasten – meubilair: afschrijvings- en exploitatiekosten – leermiddelen: afschrijvings- en exploitatiekosten – huisvesting: afschrijvingskosten/ dotatie onderhoudsvoorziening en exploitatiekosten – de totale baten: totale baten gewone bedrijfsvoering en financiële baten met een specificatie voor: – ouderbijdragen – sponsoring C. Personeelsgegevens Voor beleid: Persoonsgegevens Geboortedatum Geslachtsaanduiding Personeelsnummer Arbeidsrelatiegegevens Administratienummer werkgever Datum begin en einde arbeidsverhouding Soort arbeidsverhouding (waaronder vast of tijdelijk) Zij-instroom Functie, betrekking en salarisgegevens Administratienummer instelling/school (waar te werk gesteld) Betrekkinggegevens, waaronder betrekkingsomvang en de Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen (bapo) in fulltime equivalenten (fte) Functie (code en omschrijving) Functiecategorie Salarisschaal Salarisnummer Bruto salaris Toelagen Ziekte en verlofgegevens X Histnoot Het advies van de Raad van State is openbaar gemaakt door terinzagelegging bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Tevens zal het advies met de daarbij ter inzage gelegde stukken worden opgenomen in het bijvoegsel bij de Staatscourant van 12 april 2005, nr. 70.