Besluit van 12 mei 2003, houdende wijziging van het Algemeen militair ambtenarenreglement en het Burgerlijk ambtenarenreglement defensie in verband met de vastlegging van regels inzake functioneringsgesprekken en beoordelingen

Staatsblad Besluit van 12 mei 2003, houdende wijziging van het Algemeen militair ambtenarenreglement en het Burgerlijk ambtenarenreglement defensie in verband met de vastlegging van regels inzake functioneringsgesprekken en beoordelingen Op de voordracht van de Staatssecretaris van Defensie van 4 februari 2003, nr. P/2003000660; Gelet op artikel 125, eerste lid, van de Ambtenarenwet alsmede artikel 12 van de Militaire Ambtenarenwet 1931; De Raad van State gehoord (advies van 31 maart 2003, nr. W07.03.0050/11); Gezien het nader rapport van de Staatssecretaris van Defensie van 6 mei 2003, nr. P/2003002439; Het Algemeen militair ambtenarenreglement wordt gewijzigd als volgt: A. Artikel 131 komt te luiden: Functioneringsgesprek Aan de wijze van functievervulling van de militair in werkelijke dienst en aan zijn gedrag in relatie tot zijn functie wordt ten minste een keer per jaar aandacht besteed door middel van het houden van een functioneringsgesprek. Indien een militair naast de uit zijn functie voortvloeiende werkzaamheden andere opgedragen werkzaamheden of diensten heeft verricht, wordt tevens aan de wijze waarop hij die werkzaamheden of diensten heeft verricht en aan zijn gedrag in relatie tot die werkzaamheden of diensten aandacht besteed. Aan het functioneringsgesprek wordt deelgenomen door de militair en diens functionele chef. Op verzoek van een van de deelnemers aan het functioneringsgesprek en met instemming van beide deelnemers kunnen een of meer andere personen aan het gesprek deelnemen. Het functioneringsgesprek is ten minste gericht op de navolgende onderdelen: a. het functioneren van de militair in de omgeving waarin hij zijn functie vervult, alsmede de functionele relatie tussen de militair en de functionele chef met betrekking tot de functie-uitoefening van de militair over de achterliggende periode. Hierbij komen in elk geval de volgende aspecten aan de orde: – de verhouding tussen de getoonde kennis en de vaardigheden, en de gestelde functie-eisen; – de vorderingen en de gedragingen; – de toetsing of en in hoeverre is voldaan aan eerder gemaakte afspraken; b. afspraken en aandachtspunten met betrekking tot de toekomstige functievervulling; c. de persoonlijke ontwikkeling in relatie tot de mogelijke loopbaanwensen van de militair en de algemene loopbaanpatronen; d. indien de militair de leeftijd van 50 jaar heeft bereikt: de relatie tussen leeftijd en belastbaarheid en functievervulling. a. De functionele chef legt een samenvatting van de inhoud van het gesprek alsmede de gemaakte afspraken en besproken aandachtspunten in het functioneringsgesprekformulier vast. Het formulier wordt voor een correcte weergave daarvan door de functionele chef en de militair ondertekend. De functionele chef verstrekt de militair een afschrift van het functioneringsgesprekformulier. b. De afspraken en aandachtspunten worden opgelegd in het personeelsdossier van de betrokkene. Onze Minister stelt beleidsregels ten aanzien van het houden van functioneringsgesprekken alsmede het functioneringsgesprekformulier, waarin ten minste de in het vierde lid genoemde onderdelen zijn opgenomen. B. Ingevoegd wordt een nieuw artikel 131a, luidende als volgt: Beoordeling Indien de commandant of de militair in werkelijke dienst dit wenselijk vindt, wordt een beoordeling opgemaakt. De militair dient daartoe een aanvraag in bij de commandant. De bevelhebber kan opdracht geven tot het opmaken van een beoordeling. De militair wordt beoordeeld omtrent de wijze waarop hij zijn functie heeft vervuld en omtrent zijn gedrag in relatie tot die functie, gedurende het beoordelingstijdvak. Indien een militair naast de uit zijn functie voortvloeiende werkzaamheden andere opgedragen werkzaamheden of diensten heeft verricht, wordt hij tevens omtrent de wijze waarop hij die werkzaamheden of diensten heeft verricht en omtrent zijn gedrag in relatie tot die werkzaamheden of diensten beoordeeld. De beoordeling is gebaseerd op concrete handelingen, resultaten en gedragingen van de te beoordelen militair. Bij het opmaken van een beoordeling kan een toekomstverwachting worden opgemaakt. Het beoordelingstijdvak omvat een periode van ten minste zes maanden en ten hoogste twee jaren. Per kalenderjaar kan maximaal één beoordeling worden opgemaakt. De beoordeling wordt opgemaakt door een eerste en in beginsel een tweede beoordelaar. Als eerste beoordelaar treedt op de functionele chef van de militair. De tweede beoordelaar is de commandant van de militair dan wel een door de commandant aangewezen functionaris. In het geval de commandant is opgetreden als eerste beoordelaar, treedt in beginsel als tweede beoordelaar op de functionele chef van de commandant. Gelet op de vereiste deskundigheid kan bij het uitbrengen van een beoordeling een personeelsbeoordelingsadviseur aan de beoordelaar worden toegevoegd. Na het opmaken van de beoordeling van de militair: a. wordt met de militair zijn beoordeling besproken; b. krijgt de militair een afschrift van zijn beoordeling uitgereikt; c. krijgt hij de gelegenheid zijn bedenkingen tegen de omtrent hem opgemaakte beoordeling binnen 2 weken schriftelijk bij de tweede beoordelaar kenbaar te maken, tenzij er geen tweede beoordelaar is; indien er geen tweede beoordelaar is, worden de bedenkingen kenbaar gemaakt bij de eerste beoordelaar. Nadat de beoordeling door de tweede beoordelaar is vastgesteld, wordt aan de militair een afschrift verstrekt. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing indien er sprake is van één beoordelaar. Onze Minister stelt beleidsregels ten aanzien van het opmaken en vaststellen van beoordelingen alsmede het beoordelingsformulier volgens welke de militair wordt beoordeeld. Het Burgerlijk ambtenarenreglement defensie wordt gewijzigd als volgt: A. Artikel 90 komt te luiden: Functioneringsgesprek Aan de wijze van functievervulling van de ambtenaar en aan zijn gedrag in relatie tot zijn functie wordt ten minste een keer per jaar aandacht besteed door middel van het houden van een functioneringsgesprek. Aan het functioneringsgesprek wordt deelgenomen door de ambtenaar en diens functionele chef. Op verzoek van een van de deelnemers aan het functioneringsgesprek en met instemming van beide deelnemers kunnen een of meer andere personen aan het gesprek deelnemen. Het functioneringsgesprek is ten minste gericht op de navolgende onderdelen: a. het functioneren van de ambtenaar in de omgeving waarin hij zijn functie vervult, alsmede de functionele relatie tussen de ambtenaar en de functionele chef met betrekking tot de functie-uitoefening van de ambtenaar over de achterliggende periode. Hierbij komen in elk geval de volgende aspecten aan de orde: – de verhouding tussen de getoonde kennis en de vaardigheden, en de gestelde functie-eisen; – de vorderingen en de gedragingen; – de toetsing of en in hoeverre is voldaan aan eerder gemaakte afspraken; b. afspraken en aandachtspunten met betrekking tot de toekomstige functievervulling; c. de persoonlijke ontwikkeling in relatie tot de mogelijke loopbaanwensen van de ambtenaar en de algemene loopbaanpatronen; d. indien de ambtenaar de leeftijd van 50 jaar heeft bereikt: de relatie tussen leeftijd en belastbaarheid en functievervulling. a. De functionele chef legt een samenvatting van de inhoud van het gesprek alsmede de gemaakte afspraken en besproken aandachtspunten in het functioneringsgesprekformulier vast. Het formulier wordt voor een correcte weergave daarvan door de functionele chef en de ambtenaar ondertekend. De functionele chef verstrekt de ambtenaar een afschrift van het functioneringsgesprekformulier. b. De afspraken en aandachtspunten worden opgelegd in het personeelsdossier van de betrokkene. Onze Minister stelt beleidsregels ten aanzien van het houden van functioneringsgesprekken alsmede het functioneringsgesprekformulier, waarin ten minste de in het vierde lid genoemde onderdelen zijn opgenomen. B. Ingevoegd wordt een nieuw artikel 90a, luidende als volgt: Beoordeling Indien het bevoegd gezag of de ambtenaar dit wenselijk vindt, wordt een beoordeling opgemaakt. De ambtenaar dient daartoe een aanvraag in bij het bevoegd gezag. Onze Minister kan opdracht geven tot het opmaken van een beoordeling. De ambtenaar wordt beoordeeld omtrent de wijze waarop hij zijn functie heeft vervuld en omtrent zijn gedrag in relatie tot die functie, gedurende het beoordelingstijdvak. De beoordeling is gebaseerd op concrete handelingen, resultaten en gedragingen van de te beoordelen ambtenaar. Bij het opmaken van een beoordeling kan een toekomstverwachting worden opgemaakt. Het beoordelingstijdvak omvat een periode van ten minste zes maanden en ten hoogste twee jaren. Per kalenderjaar kan maximaal één beoordeling worden opgemaakt. De beoordeling wordt opgemaakt door een eerste en in beginsel een tweede beoordelaar. Als eerste beoordelaar treedt op de functionele chef van de ambtenaar. De tweede beoordelaar is het bevoegd gezag dan wel een door het bevoegd gezag aangewezen functionaris. In geval het bevoegd gezag is opgetreden als eerste beoordelaar, treedt in beginsel als tweede beoordelaar op de functionele chef van het bevoegd gezag. Gelet op de vereiste deskundigheid kan bij het uitbrengen van een beoordeling een personeelsbeoordelingsadviseur aan de beoordelaar worden toegevoegd. Na het opmaken van de beoordeling van de ambtenaar: a. wordt met de ambtenaar zijn beoordeling besproken; b. krijgt de ambtenaar een afschrift van zijn beoordeling uitgereikt; c. krijgt hij de gelegenheid zijn bedenkingen tegen de omtrent hem opgemaakte beoordeling binnen 2 weken schriftelijk bij de tweede beoordelaar kenbaar te maken, tenzij er geen tweede beoordelaar is; indien er geen tweede beoordelaar is, worden de bedenkingen kenbaar gemaakt bij de eerste beoordelaar. Nadat de beoordeling door de tweede beoordelaar is vastgesteld, wordt aan de ambtenaar een afschrift verstrekt. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing indien er sprake is van één beoordelaar. Onze Minister stelt beleidsregels ten aanzien van het opmaken en vaststellen van beoordelingen alsmede het beoordelingsformulier volgens welke de ambtenaar wordt beoordeeld. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin zij wordt geplaatst. Stb. 1982, 279, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 28 april 2003, Stb. 209. Stb. 1993, 350, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 28 april 2003, Stb. 208. Het advies van de Raad van State is openbaar gemaakt door terinzagelegging bij het Ministerie van Defensie. Tevens zal het advies met de daarbij ter inzage gelegde stukken worden opgenomen in het bijvoegsel bij de Staatscourant van 10 juni 2003, nr. 108. NOTA VAN TOELICHTING Als uitvloeisel van het arbeidsvoorwaardenakkoord in de sector Defensie voor de periode 1 oktober 2001 tot en met 31 december 2003 is afgesproken om in het kader van de verdergaande modernisering van het personeelsbeleid artikel 131 van het Algemeen militair ambtenarenreglement (AMAR) in die zin te wijzigen dat de systematiek van periodieke beoordelingen van militairen wordt vervangen door een systematiek van jaarlijks te houden functioneringsgesprekken. Als uitgangspunten gelden dat de neerslag van functioneringsgesprekken een rol kan spelen bij te nemen beheersbeslissingen en dat het functioneren van de militair wordt bezien in relatie tot zijn werkomgeving. Overigens is het niet de bedoeling om een directe koppeling te leggen tussen het functioneren van de defensiemedewerker en een daarbij passende beloning. Bij de systematiek van functioneringsgesprekken staat een toetsing aan competenties centraal. Ingevolge artikel 131a van het AMAR kan, indien de commandant of de militair dat wenselijk vindt, ook een beoordeling worden opgemaakt. De militair dient daartoe een aanvraag in bij de commandant. De reden voor een dergelijke beoordeling kan gelegen zijn in het scheppen van aanvullende duidelijkheid over het functioneren van de medewerker en diens sterke en minder sterke kanten. In het verlengde daarvan bestaat er tevens de mogelijkheid dat er een toekomstverwachting wordt opgemaakt. In voorkomend geval kan ook de bevelhebber opdracht geven tot het opmaken van een beoordeling. Doorgaans liggen hieraan ten grondslag organisatie-overwegingen die betrekking hebben op de vulling van de defensie-organisatie op de langere termijn. De procedure tot het opmaken en vaststellen van de beoordeling is vrijwel ongewijzigd gebleven ten opzichte van het oude artikel 131 AMAR. Met het oog op een eenduidige beleidsuitvoering ten aanzien van het functioneren en beoordelen van militair en burger personeel is afgesproken om het systeem van functioneringsgesprekken en beoordelingen voor het burgerpersoneel van Defensie op dezelfde voet in te richten. De periodiciteit, de inhoud en de wijze van verslaglegging van functioneringsgesprekken en beoordelingen zijn in de artikelen 131 (functioneringsgesprekken) en 131a (beoordelingen) van het AMAR uitgewerkt. De nadere uitwerking zal vorm krijgen in een centrale beleidsregel. Wat betreft de deelnemers aan het functioneringsgesprek wordt opgemerkt dat naast de militair en diens functionele chef op verzoek van een van beiden c.q. van beiden ook een of meer andere personen aan het gesprek kunnen deelnemen. Ingevolge het derde lid van artikel 131 van het AMAR geschiedt dit laatste na instemming van zowel de militair als de functionele chef. Onder een derde deelnemer kan worden begrepen een personeelsfunctionaris. Het is niet uitgesloten een of meer anderen aan het gesprek te laten deelnemen. Gelet op de aard van het gesprek worden professionele raadslieden, psychologen en dergelijke hieronder niet verstaan. De hoofdbestanddelen van het functioneringsgesprek, die een nadere uitwerking zijn van het gestelde in het eerste lid, zijn in het vierde lid onder a, b, c, en d geregeld. Met betrekking tot onderdeel a zij opgemerkt dat het gaat om een gesprek tussen twee gelijkwaardige partijen waarin beiden zich vrijelijk kunnen uitspreken in relatie tot de wijze van functievervulling van de militair. Ten aanzien van onderdeel c wordt opgemerkt dat in informatieve zin wordt gesproken over de persoonlijke ontwikkeling in relatie tot mogelijke loopbaanwensen van de militair en de algemene loopbaanpatronen. De nadere concretisering van loopbaanaspecten kan – afhankelijk van de bevoegdhedentoedeling binnen een beleidsterrein – aan andere functionarissen dan de functionele chef zijn voorbehouden. Deze functionarissen zullen hiertoe op verzoek van de militair een individueel loopbaangesprek houden. Indien de militair 50 jaar of ouder is, wordt altijd de relatie tussen leeftijd en belastbaarheid alsmede functievervulling besproken. Dat laat onverlet dat dit thema ook bij een lagere leeftijd aan de orde kan komen. Het verslag van het functioneringsgesprek wordt vastgelegd in een formulier dat door Onze Minister wordt vastgesteld. De afspraken en aandachtspunten dienen vervolgens in het personeelsdossier van betrokkene te worden opgelegd. De artikelen 90 en 90a van het Burgerlijk ambtenarenreglement defensie zijn in lijn gebracht met de artikelen 131 en 131a van het AMAR. De toelichting bij artikel I is van overeenkomstige toepassing. Overigens is de procedure tot het opmaken en vaststellen van de beoordeling van burgermedewerkers geheel gewijzigd doordat deze procedure in lijn is gebracht met de beoordelingsprocedure voor militairen. Het besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin het besluit wordt geplaatst. De aanvankelijk in het arbeidsvoorwaardenakkoord 2001–2003 geplande datum van invoering (i.c. 1 juni 2002) is niet gehaald omdat de totstandkoming van de op het AMAR en BARD gebaseerde beleidsregel en de voorbereiding van de implementatiemaatregelen meer tijd hebben gekost dan voorzien.