Besluit van 19 februari 2005, houdende nadere regels met betrekking tot de verstrekking van subsidies door de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking

Staatsblad Besluit van 19 februari 2005, houdende nadere regels met betrekking tot de verstrekking van subsidies door de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking Op de voordracht van Onze Minister van Buitenlandse Zaken van 22 juli 1999, nr. DJZ/BR/1257-99, gedaan mede namens Onze Minister voor Ontwikkelingssamenwerking; Gelet op artikel 3, eerste en tweede lid, van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken; De Raad van State gehoord (advies van 11 november 1999, nr. W02.99.0422/II); Gezien het nader rapport van Onze Minister van Buitenlandse Zaken van 11 februari 2005, nr. DJZ/BR/0074-05, uitgebracht mede namens Onze Minister voor Ontwikkelingssamenwerking; ALGEMEEN Begripsomschrijving; reikwijdte In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. activiteitensubsidie: subsidie ten behoeve van activiteiten, gericht op vooraf omschreven doelstellingen en resultaten; b. instellingssubsidie: subsidie ten behoeve van de integrale kosten van de werkzaamheden van een instelling. Subsidie kan worden verstrekt voor bij ministeriële regeling aangeduide activiteiten. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld ten aanzien van de in dit besluit geregelde onderwerpen en kunnen de bedragen, genoemd in dit besluit, worden gewijzigd. De bepalingen van dit besluit zijn van toepassing op de verstrekking van subsidies door Onze Minister, voor zover bij ministeriële regeling niet anders is bepaald. Subsidieontvangers Subsidie wordt slechts verleend aan rechtspersonen waarvan de statutaire doelstelling past binnen het doel van de subsidieverlening, die: a. in staat zijn tot een adequaat financieel beheer en b. door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot activiteiten als waarvoor subsidie wordt gevraagd, een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten kunnen waarborgen. In bijzondere gevallen kan subsidie worden verleend aan natuurlijke personen die voldoen aan de onderdelen a en b van het eerste lid, indien de omstandigheden waaronder de activiteiten worden uitgevoerd daartoe aanleiding geven. Subsidie kan worden geweigerd, ingetrokken, vastgesteld op een lager bedrag dan bij de verlening is bepaald of gewijzigd ten nadele van de subsidieontvanger in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. Beleidsregels; subsidieplafond; verdeling Indien Onze Minister beleidsregels met betrekking tot de verlening van subsidie vaststelt, maakt hij deze uiterlijk twee weken voor aanvang van het subsidietijdvak bekend. Onze Minister kan een subsidieplafond vaststellen. Het subsidietijdvak, bedoeld in het eerste lid, valt samen met het kalenderjaar, tenzij bij de bekendmaking op grond van het eerste lid anders is bepaald. Bekendmaking van de beleidsregels vindt plaats in de Staatscourant dan wel op een andere geschikte wijze, onder kennisgeving daarvan in de Staatscourant. Bekendmaking van een subsidieplafond vindt plaats in de Staatscourant. Onze Minister kan bij de bekendmaking van een subsidieplafond bepalen dat bij de beoordeling van aanvragen mede acht wordt geslagen op een spreiding van uitgaven over de loop van het subsidietijdvak alsmede per categorie activiteiten afzonderlijke bedragen vaststellen voor doelgroepen, regio's, thema's, aard van de activiteiten, vorm van de subsidie en andere voor de subsidieverlening relevante invalshoeken. Onze Minister behandelt subsidieaanvragen in volgorde van binnenkomst. Onze Minister beslist binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag. Onze Minister kan deze termijn verlengen met ten hoogste dertien weken, onverminderd de artikelen 25, tweede lid, en 35, tweede lid. In afwijking van het eerste en tweede lid kan Onze Minister bij de bekendmaking van zijn beleidsregels dan wel het subsidieplafond bepalen dat met het oog op een onderlinge afweging van aanvragen dan wel met het oog op een spreiding van uitgaven over het subsidietijdvak op aanvragen wordt beslist na een of meer bepaalde data. Daarbij kan Onze Minister bepalen dat met het oog op een verdeling van de beschikbare middelen de aanvragen die voor de aangeduide datum worden ingediend, worden gerangschikt naar bij de bekendmaking aangeduide maatstaven. Beoordeling Onze Minister neemt bij de beoordeling van subsidieaanvragen, mede in relatie tot overige aanvragen waarop nog niet is beslist, in acht de mate waarin: a. de activiteiten bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de subsidie, b. de subsidie in evenredige verhouding staat tot aard, omvang en beoogde resultaten van de activiteiten, c. de activiteiten een meer dan incidentele uitwerking kunnen hebben en d. draagvlak voor de activiteiten bestaat, bijvoorbeeld blijkend uit een bijdrage in de kosten door betrokkenen. Onze Minister kan bij de beoordeling van subsidieaanvragen mede betrekken: a. de positie van vrouwen, b. de gevolgen voor het milieu, c. de naleving van internationaal aanvaarde humanitaire principes door de subsidieaanvrager, alsmede d. de gevolgen voor internationaal erkende burger-, politieke, economische, sociale en culturele rechten van de mens. Onze Minister kan bij de beoordeling van subsidieaanvragen voorts rekening houden met: a. een spreiding van uitgaven over de loop van het subsidietijdvak, b. de mate waarin een spreiding van de beschikbare middelen over verschillende ontvangers bijdraagt aan de doelmatigheid van de besteding daarvan en in een evenredige verhouding staat tot de administratieve lasten bij de verstrekking van subsidie, c. de mate waarin de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd voorzien in een behoefte, mede gelet op het geheel van verrichte activiteiten en d. een evenwichtige spreiding over doelgroepen, regio's, thema's, aard van de activiteiten, vorm van de subsidie en andere voor de subsidieverlening relevante invalshoeken. Met het oog op de toepassing van dit artikel kan Onze Minister, in afwijking van artikel 7, eerste lid, en onverminderd artikel 7, tweede lid, de beslissing omtrent subsidieverlening aanhouden. Subsidie wordt geweigerd indien de aanvraag wordt ingediend na aanvang van de activiteiten. Onverminderd het overigens bij of krachtens de wet bepaalde kan Onze Minister de verlening van subsidie weigeren indien verlening niet verenigbaar is met het beleid van Onze Minister ten aanzien van de buitenlandse betrekkingen en de ontwikkelingssamenwerking, zoals onder andere kenbaar uit de memorie van toelichting bij de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, uit het verkeer tussen Onze Minister en de Staten-Generaal, uit de bekendmaking van zijn beleidsregels op grond van artikel 6, eerste lid, of uit andere geschikte vormen van bekendmaking of mededeling. Subsidie wordt slechts verleend indien de aanvrager aannemelijk maakt dat de hem ten dienste staande financiële middelen, met inbegrip van de subsidie, voldoende zullen zijn om de voorgenomen activiteiten uit te voeren. Subsidieverleningstijdvak; begrotingsvoorbehoud Subsidie wordt verleend voor een bij de subsidieverlening vast te stellen tijdvak, maar niet langer dan voor de duur van de activiteiten. Onze Minister kan op aanvraag van de subsidieontvanger het subsidieverleningstijdvak verlengen, zonder aanpassing van het subsidiebedrag, indien de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend niet binnen het oorspronkelijke tijdvak konden worden voltooid. Aan subsidieverlening ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld is de voorwaarde, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, verbonden. Subsidiabele kosten Subsidie wordt slechts verleend voor de noodzakelijke kosten van de voorgenomen activiteiten in het licht van de beoogde doelstellingen en resultaten voor zover redelijkerwijs niet gevergd kan worden dat deze uit eigen middelen of anderszins bekostigd worden. Subsidie wordt niet verleend ter dekking van tekorten na afloop van de activiteiten. Bij de subsidieverlening kan Onze Minister bepalen dat het subsidiebedrag door hem kan worden aangepast in het licht van onvoorziene ontwikkelingen die niet aan de subsidieontvanger kunnen worden toegerekend en redelijkerwijze niet voor diens risico gelaten kunnen worden. Bij de subsidieverlening kan worden bepaald dat de kosten van de activiteiten, bedoeld in artikel 14, eerste lid, op normatieve grondslag worden berekend op voet van de gerealiseerde resultaten van de activiteiten of op een andere bij de subsidieverlening bepaalde grondslag en dat in het subsidiebedrag een genormeerde vergoeding voor de personele en materiële kosten van de subsidieontvanger is begrepen. Vaststelling; voorschotten Subsidieverlening gaat vooraf aan subsidievaststelling. Onze Minister kan aan de hand van een door de aanvrager verstrekte liquiditeitsprognose met betrekking tot de te subsidiëren activiteiten voorafgaand aan de subsidievaststelling voorschotten verlenen tot ten hoogste een bij de subsidieverlening vast te stellen bedrag. Onze Minister beslist binnen dertien weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling, onverminderd artikel 32, vierde lid. Onze Minister kan deze termijn verlengen met ten hoogste dertien weken. Verplichtingen voor de subsidieontvanger De subsidieontvanger draagt zorg voor een overzichtelijke en doelmatige administratie die een juist, volledig en actueel beeld geeft van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend en de verwezenlijking van de daarmee beoogde resultaten alsmede van de daarmee gemoeide uitgaven en inkomsten. Van alle uitgaven die betrekking hebben op activiteiten waarvoor subsidie is verleend alsmede van alle inkomsten die in aanmerking kunnen worden genomen bij de vaststelling van de subsidie bewaart de subsidieontvanger deugdelijke bewijsstukken. Als boekjaar geldt het kalenderjaar, tenzij bij de subsidieverlening anders is bepaald. De administratie en de daarbij behorende stukken worden tenminste tien jaar bewaard. De subsidieontvanger draagt zorg voor een doelmatige besteding van de subsidie. De subsidie, daaronder begrepen de daarop ontvangen renteopbrengsten, wordt uitsluitend besteed voor de activiteiten waarvoor zij blijkens de subsidieverlening is bestemd. Bij de besteding doet de subsidieontvanger recht aan de volkenrechtelijke positie van het Koninkrijk. De subsidieontvanger geeft in voorkomend geval blijk van zijn bereidheid om zijn activiteiten af te stemmen op de activiteiten van andere organisaties. Onze Minister kan bij de subsidieverlening bepalen dat de subsidieontvanger op bij de verlening te bepalen tijdstippen Onze Minister inlichtingen verstrekt over de voortgang van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend en de verwezenlijking van de daarmee beoogde resultaten alsmede van de daarmee gemoeide uitgaven en inkomsten. De subsidieontvanger stelt Onze Minister onverwijld in kennis van feiten of omstandigheden die redelijkerwijs van belang kunnen zijn voor wijziging of intrekking van de verlening of voor vaststelling van de subsidie. In de beschikking tot subsidieverlening kunnen ten aanzien van goederen die met de subsidie worden aangeschaft voorschriften worden gegeven omtrent gebruik en bestemming daarvan na afloop van het subsidieverleningstijdvak of na uitvoering van de activiteiten waarvoor de goederen zijn verworven. Onze Minister kan daarbij bepalen dat de goederen om niet of tegen een door hem te bepalen vergoeding worden overgedragen aan hem of aan door hem aan te wijzen derden. In de beschikking tot subsidieverlening kan worden bepaald dat de subsidieontvanger Onze Minister in de gelegenheid stelt om ten behoeve van de doelstellingen waarvoor de subsidie is verleend vrijelijk en om niet gebruik te maken van alle auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten die het resultaat zijn van geheel of gedeeltelijk met de subsidie bekostigde activiteiten. De subsidieontvanger maakt bij publicaties inzake gesubsidieerde activiteiten en in correspondentie met derden die bij de uitvoering van de activiteiten zijn betrokken melding van de omstandigheid dat de activiteiten geheel of gedeeltelijk bekostigd zijn uit een subsidie verleend door Onze Minister, tenzij de aard van de activiteiten, de hoedanigheid van de ontvanger of andere gewichtige omstandigheden zich daartegen verzetten. ACTIVITEITENSUBSIDIES De aanvraag tot verlening van een activiteitensubsidie omvat: a. een activiteitenplan, b. een begroting en c. een liquiditeitsprognose voor de eerstvolgende twaalf maanden. Indien de aanvraag eerder dan dertien weken voor aanvang van het subsidietijdvak waarin de activiteiten zullen aanvangen wordt ingediend, schort Onze Minister de behandeling van de aanvraag op tot dertien weken voor aanvang van het subsidietijdvak. Voor de toepassing van artikel 7 geldt als datum van ontvangst van de aanvraag de dag waarop de termijn van dertien weken aanvangt. Het activiteitenplan omvat een overzicht van activiteiten, naar aard, omvang, fasering en onderling verband, in relatie tot de daarmee beoogde doelstellingen en resultaten en verwachte effecten voor de eerstvolgende twaalf maanden van het subsidieverleningstijdvak. Doelstellingen, resultaten en effecten worden waar mogelijk uitgedrukt in meetbare grootheden. Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan twaalf maanden uitstrekken gaat het activiteitenplan vergezeld van een globaal overzicht van werkzaamheden, doelstellingen, resultaten en verwachte effecten voor de resterende periode van het subsidieverleningstijdvak. De begroting geeft inzicht in de inkomsten, daaronder begrepen bijdragen van derden, en uitgaven gerelateerd aan de voorgenomen activiteiten voor de eerstvolgende twaalf maanden van het subsidieverleningstijdvak en is voorzien van een postgewijze toelichting. Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan twaalf maanden uitstrekken gaat de begroting vergezeld van een financiële raming voor de daaropvolgende periode. Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan twaalf maanden uitstrekken, verstrekt de subsidieontvanger uiterlijk dertien weken voor aanvang van de dertiende maand een activiteitenplan, vergezeld van een begroting en een liquiditeitsprognose voor de daarop volgende periode van twaalf maanden. Bij de subsidieverlening kan worden bepaald dat activiteitenplan en begroting voor elke nieuwe periode de instemming van Onze Minister behoeven. Bij de subsidieverlening kan Onze Minister bepalen dat het eerste lid niet van toepassing is. De subsidieontvanger draagt zorg dat de begroting niet wordt overschreden. Blijkt dat de werkelijke uitgaven of de inkomsten aanzienlijk afwijken van de begroting, dan stelt de subsidieontvanger Onze Minister daarvan zo spoedig mogelijk in kennis, onder opgave van de verschillen en de oorzaken daarvan. Wijzigingen van activiteitenplan en begroting worden vooraf schriftelijk aan Onze Minister ter goedkeuring voorgelegd. Indien binnen acht weken na indiening van het verzoek om goedkeuring Onze Minister niet van bedenkingen heeft blijk gegeven, is het verzoek goedgekeurd. Indien de activiteiten zich over een tijdvak van meer dan een kalenderjaar uitstrekken kan bij de subsidieverlening worden bepaald dat de vaststelling van de subsidie plaats vindt per kalenderjaar. De aanvraag tot vaststelling van een activiteitensubsidie geschiedt binnen zes maanden na afloop van het subsidieverleningstijdvak dan wel na afloop van de activiteiten dan wel, indien toepassing is gegeven aan artikel 30, telkens binnen zes maanden na afloop van elk kalenderjaar. De aanvraag tot vaststelling geschiedt aan de hand van een verslag van werkzaamheden en een financiële verantwoording. Het verslag van werkzaamheden biedt inzicht in de mate waarin en de wijze waarop het activiteitenplan is uitgevoerd aan de hand van een overzicht van aard en omvang van de werkzaamheden en de daarmee behaalde resultaten. De financiële verantwoording biedt inzicht in de besteding van de subsidie, daaronder begrepen de daarop ontvangen renteopbrengsten, en verschaft de gegevens die voor de vaststelling van de subsidie noodzakelijk zijn. De verantwoording is ingericht overeenkomstig de begroting. Indien het subsidiebedrag gelijk is aan of hoger is dan € 5.000.000 of indien dit bij de subsidieverlening is bepaald, is artikel 4:78 van de Algemene wet bestuursrecht van overeenkomstige toepassing. Het accountantsonderzoek, bedoeld in artikel 4:78, eerste lid, heeft tevens betrekking op de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen. In afwijking van artikel 4:78, vierde lid, kan de verklaring, bedoeld in artikel 4:78, derde lid, na afloop van het boekjaar worden ingediend, indien Onze Minister daartoe uit oogpunt van doelmatigheid van het onderzoek grond aanwezig acht. De vaststellingstermijn, bedoeld in artikel 18, vangt niet eerder aan dan na ontvangst van de verklaring. Onze Minister kan bij de subsidieverlening voorschriften verbinden aan de uitvoering van het onderzoek en de inrichting van de accountantsverklaring. De subsidieontvanger bedingt bij de accountant dat deze de voorschriften, bedoeld in de vorige volzin, in acht neemt en dat deze in voorkomend geval meewerkt aan de uitoefening van het toezicht op grond van artikel 6 van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken. Voorschotten die blijkens de vaststelling te veel betaald zijn, worden onverwijld aan Onze Minister terugbetaald. INSTELLINGSSUBSIDIES Instellingssubsidies kunnen slechts worden verstrekt aan instellingen die zich geheel of in overwegende mate richten op het uitvoeren van activiteiten waarvoor krachtens artikel 3, eerste lid, van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken subsidie kan worden verleend. Een subsidieaanvraag gaat voor de eerste maal vergezeld van: a. een afschrift van de statuten dan wel de reglementen van de subsidieaanvrager, zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld of gewijzigd en b. de meest recente jaarrekening dan wel een overzicht van de financiële situatie van de subsidieaanvrager. Afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing, voor zover bij de subsidieverlening niet anders is bepaald. Voor de toepassing van artikel 7 geldt als datum van ontvangst van aanvragen die eerder zijn ingediend dan dertien weken voor aanvang van het subsidietijdvak waarin de activiteiten zullen worden uitgevoerd, de dag waarop die termijn van dertien weken aanvangt. De artikelen 26 tot en met 28 zijn van overeenkomstige toepassing. Wijzigingen van activiteitenplan en begroting worden vooraf schriftelijk aan Onze Minister ter goedkeuring voorgelegd. Indien binnen acht weken na indiening van het verzoek om goedkeuring Onze Minister niet van bedenkingen heeft blijk gegeven, is het verzoek goedgekeurd. Voor de beschikbaarstelling van goederen aan derden of het verrichten van diensten voor derden brengt de subsidieontvanger een vergoeding in rekening die ten minste kostendekkend is. Deze verplichting geldt niet ten aanzien van derden die tot de doelgroep van de subsidie behoren. Het accountantsonderzoek, bedoeld in artikel 4:78, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, is verplicht indien het subsidiebedrag gelijk is aan of hoger is dan € 5.000.000 of indien dit bij de subsidieverlening is bepaald. Het accountantsonderzoek heeft mede betrekking op de naleving van de aan de subsidie verbonden voorschriften. Onze Minister kan voorschriften verbinden aan de uitvoering van het onderzoek en de inrichting van de accountantsverklaring. De subsidieontvanger bedingt bij de accountant dat deze de voorschriften, bedoeld in de vorige volzin, in acht neemt en dat deze in voorkomend geval meewerkt aan de uitoefening van het toezicht op grond van artikel 6 van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken. SUBSIDIES LAGER DAN € 25.000 Indien de subsidie minder dan € 25.000 bedraagt is deze afdeling van toepassing, tenzij bij de subsidieverlening anders is bepaald. Aan de beschikking tot subsidievaststelling gaat geen beschikking tot subsidieverlening vooraf. Voor de toepassing van dit besluit wordt ten aanzien van subsidies lager dan € 25.000 onder «verlening» verstaan: vaststelling. Op subsidies lager dan € 25.000 zijn niet van toepassing de artikelen 5, 13, 14, derde lid, 16 tot en met 18, 25, onder c, 28, 29, tweede en derde lid, 30 tot en met 33, 35 tot en met 38. De subsidie wordt binnen zes weken na vaststelling in één termijn dan wel in een bij de subsidievaststelling te bepalen aantal termijnen betaald, doch niet eerder dan na aanvang van het subsidietijdvak. De subsidieontvanger dient binnen dertien weken na afloop van de activiteiten of na afloop van het subsidieverleningstijdvak bij Onze Minister een verslag van werkzaamheden en een financiële verantwoording in. SLOTBEPALINGEN Na inwerkingtreding van dit besluit berust de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken op de artikelen 2 en 3 van dit besluit. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2006. Dit besluit wordt aangehaald als: Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het advies van de Raad van State is openbaar gemaakt door terinzagelegging bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Tevens zal het advies met de daarbij ter inzage gelegde stukken worden opgenomen in het bijvoegsel bij de Staatscourant van 12 april 2005, nr. 70. NOTA VAN TOELICHTING De Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken bevat een globaal kader voor de verstrekking van subsidies door de Minister voor Buitenlandse Zaken en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking. Artikel 3 van de wet bevat een opdracht om nadere regels voor de subsidieverstrekking neer te leggen in een algemene maatregel van bestuur of een ministeriële regeling. Verplichte onderwerpen voor regeling bij of krachtens algemene maatregel van bestuur of bij ministeriële regeling zijn: a. de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt, b. de criteria aan de hand waarvan die verstrekking plaats vindt, c. het subsidieplafond en in samenhang daarmee d. de wijze van verdeling van het subsidieplafond. Facultatieve onderwerpen voor regeling bij of krachtens algemene maatregel van bestuur of bij ministeriële regeling zijn: e. het bedrag van de subsidie dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald; f. de aanvraag van een subsidie en de besluitvorming daarover; g. de bevoegdheid om besluiten te nemen over subsidieverlening; h. de voorwaarden waaronder de subsidie wordt verleend; i. de verplichtingen voor de subsidieontvanger, waaronder de rapportage over toepassing van de subsidie; j. de vaststelling van de subsidie; k. de betaling van de subsidie en de eventuele verlening van voorschotten; en l. de rapportage over de doeltreffendheid en de effecten van de verstrekte subsidies in de praktijk. Het onderhavige besluit strekt ertoe uitvoering te geven aan deze opdracht. Het besluit bevat bepalingen over de verplichte onderwerpen (a tot en met d) en over een aantal facultatieve onderwerpen: e. het bedrag van de subsidie dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald (artikel 14); f. de aanvraag om een subsidie (o.a. de artikelen 25 en 26); g. de voorwaarden waaronder de subsidie wordt verleend (artikel 13); h. de verplichtingen voor de subsidieontvanger (de artikelen 19 tot en met 24); i. de vaststelling van de subsidie (artikelen 16 tot en met 18); j. de betaling van de subsidie en de eventuele verlening van voorschotten (artikelen 17 en 41). Het besluit bevat algemene bepalingen voor de subsidieverlening zoals criteria waaraan alle subsidieontvangers moeten voldoen, de vaststelling van beleidsregels, subsidieplafonds en de verdeling daarvan, criteria die bij de beoordeling van elke aanvraag aangelegd kunnen worden en verplichtingen die voor alle subsidieontvangers gelden. Voorts omvat het besluit bepalingen die meer in het bijzonder van toepassing zijn op activiteitensubsidies of op instellingssubsidies. Tenslotte bevat het besluit een eenvoudig regime voor subsidies die minder dan € 25.000 bedragen. Het besluit bevat – uiteraard – geen herhaling van bepalingen die reeds uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voortvloeien. Wel is ten aanzien van sommige onderwerpen waarin de Awb een keuze laat, in dit besluit een knoop doorgehakt, bijvoorbeeld.: – in artikel 6: de grondslag voor vaststelling van subsidieplafonds (artikel 4:25 Awb), – in artikel 39: het volstaan met een subsidievaststelling door af te zien van subsidieverlening (artikel 4:29 Awb), – in artikel 13: het zogenaamde begrotingsvoorbehoud (artikel 4:34 Awb) en – in artikel 35: de toepassing van afdeling 4.2.8 op instellingssubsidies. Een ministeriële regeling op basis van artikel 2 regelt de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verleend. Vooruitlopend op de totstandkoming van dit besluit is aan de regelingsopdracht in de Kaderwet uitvoering gegeven door totstandkoming van een ministeriële regeling: de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken1Stcrt. 1998, nr. 249.. Gebleken is dat het subsidiebeleid van beide betrokken ministers frequent aangepast moet worden om aan de wisselende omstandigheden op hun beleidsterreinen recht te doen. De subsidieregeling is sinds haar totstandkoming dan ook herhaaldelijk gewijzigd. Deze wijzigingen hebben niet zozeer betrekking op de algemene bepalingen als wel op de specifieke bepalingen, waarin omschreven wordt voor welke activiteiten subsidie kan worden verleend. Totstandkoming van het Subsidiebesluit is tot dusverre aangehouden om ook de jongste beleidsontwikkelingen te kunnen verwerken. Bij nader inzien lijkt het echter niet wijs om het specifieke subsidiebeleid in de vaste vorm van een algemene maatregel van bestuur te verankeren. Het ligt in de rede om voor de juridische inbedding van dat beleid de vorm van de ministeriële regeling te blijven benutten, zodat aanpassingen snel verwerkt kunnen worden, en slechts het bestendige deel van de subsidieregeling in een algemene maatregel van bestuur neer te leggen. Stcrt. 1998, nr. 249. Het besluit voorziet in twee vormen voor subsidieverlening: activiteitensubsidies en instellingssubsidies. De activiteiten waarvoor een activiteitensubsidie kan worden verleend zijn gericht op concrete, liefst meetbare, resultaten. Instellingssubsidies voorzien in de bekostiging van (een deel van) het totale activiteitenpakket van een instelling, zonder dat deze lasten in relatie zijn gebracht tot bepaalde werkzaamheden. Een instellingssubsidie is niet geoormerkt. Het besluit bevat voor deze verschillende subsidievormen een verschillend regime. De activiteiten waarvoor subsidie kan worden verleend, zijn omschreven in een ministeriële regeling. Nadere regels, bijvoorbeeld specifieke eisen ten aanzien van de subsidieontvangers, kunnen bij ministeriële regeling worden gesteld. Bij ministeriële regeling kunnen tevens de bedragen die in het besluit zijn genoemd (artikelen 32, 38, aanhef afdeling 4, artikelen 39 en 40) worden gewijzigd. Het besluit bevat algemene bepalingen die gelden voor alle subsidies dan wel voor alle subsidies van een bepaald type; bij ministeriële regeling kan daarop – voor specifieke activiteiten – een uitzondering worden gemaakt. Van particuliere organisaties die met overheidsmiddelen activiteiten ontplooien waaraan de overheid een zodanig belang hecht dat zij deze bekostigt, mag worden verwacht dat zij deskundig zijn, zowel op het gebied van de gesubsidieerde activiteiten als ten aanzien van beheersaangelegenheden. Hoewel het uit oogpunt van beheersing van financiële risico's en met het oog op de continuïteit van de activiteiten de voorkeur geniet om rechtspersonen te subsidiëren, biedt het tweede lid de mogelijkheid om ook aan natuurlijke personen subsidie te verstrekken. Deze mogelijkheid ziet vooral op situaties waarin de betrokken personen bij uitstek of als enige in staat zijn tot uitvoering van de te subsidiëren activiteiten en de omstandigheden in de weg staan aan het oprichten van een rechtspersoon. Artikel 6 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur in samenhang met artikel 3 van diezelfde wet biedt de mogelijkheid een subsidie te weigeren, in te trekken of te verlagen indien ernstig gevaar bestaat dat de subsidie mede zal worden gebruikt om uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten, of strafbare feiten te plegen. Van die mogelijkheid kan gebruik worden gemaakt indien de desbetreffende subsidieregeling daarin nadrukkelijk voorziet. Artikel 5 strekt daartoe. Artikel 6 voorziet in de mogelijkheid om voor de onderscheiden activiteiten subsidieplafonds vast te stellen. Het instrument subsidieplafond kan – in aanvulling op de inhoudelijke criteria – worden benut om de uitgaven verbonden aan de uitvoering van een subsidieregeling te beheersen. Beleidsregels en een eventueel plafond hebben betrekking op een bepaald tijdvak, het subsidietijdvak. Dit tijdvak is een kalenderjaar of een korter tijdvak. De term «subsidietijdvak» wordt in dit besluit uitsluitend gebezigd voor de aanduiding van het tijdvak waarop een beleidsregel of subsidieplafond betrekking heeft. De formulering «subsidieverleningstijdvak», bijvoorbeeld in artikel 12, wordt gebruikt voor het tijdvak dat in individuele beschikkingen tot subsidieverlening wordt genoemd. Als verdelingsmechanisme geldt «wie het eerst komt, het eerst maalt». Met het oog op een spreiding van uitgaven kunnen verschillende beoordelingstijdvakken worden aangehouden. Het derde lid bevat de mogelijkheid om – in afwijking van het principe «wie het eerst komt, het eerst maalt» – een zogenaamde tenderprocedure te volgen. In een dergelijke procedure komen aanvragen die het beste voldoen aan de – bekendgemaakte – maatstaven voor subsidieverlening het eerst voor toekenning in aanmerking. Artikel 8 bevat een opsomming van criteria die de minister bij de beoordeling van elke subsidieaanvraag moet (eerste lid) of kan (tweede en derde lid) aanleggen. Deze criteria behelzen o.a. doeltreffendheid, doelmatigheid, duurzaamheid en draagvlak. Daarnaast voorziet het beoordelingskader in een toets aan de gevolgen voor de positie van vrouwen, milieueffecten en mensenrechten. Tenslotte bevat dit artikel ook enkele criteria die het mogelijk maken om een evenwichtige spreiding van uitgaven in de beoordeling te betrekken. De minister kan bij de beoordeling verschillende subsidieaanvragen tegen elkaar afwegen; dat blijkt uit het eerste lid en uit de bevoegdheid om op grond van het derde lid spreidingsoverwegingen in de beoordeling te betrekken. Naast deze algemene criteria neemt de minister bij de besluitvorming omtrent subsidieverstrekking uiteraard de specifieke criteria, die ten aanzien van de desbetreffende categorie activiteiten bij ministeriële regeling zijn vastgesteld, in aanmerking. Deze weigeringsgronden gelden in aanvulling op de weigeringsgronden die reeds in de Awb zijn vermeld. Ingevolge artikel 4:35 kan subsidie geweigerd worden indien gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de activiteiten niet plaats zullen vinden, de aanvrager niet zal voldoen aan de subsidieverplichtingen of deze niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen. Deze bepaling verschaft een grond om aanvragen van subsidieaanvragers met een slechte reputatie waar het de naleving van rapportageverplichtingen of andere subsidievoorschriften betreft te weigeren. Voorts verschaft artikel 4:35 de grond om een aanvraag te weigeren indien onjuiste gegevens zijn overgelegd of als de aanvrager failliet is verklaard of aan hem surséance is verleend. De hoofdregel is: geen achterafsubsidie. Artikel 9 verzet zich overigens niet tegen een Nederlandse deelname aan de financiële ondersteuning van het «going concern» van een internationale organisatie, die ook door andere landen wordt bekostigd. In een dergelijke situatie wordt de Nederlandse bijdrage toegerekend aan activiteiten die nog plaats moeten vinden. Artikel 10 fungeert als «vangnet» en strekt ertoe buiten twijfel te stellen dat subsidie kan worden geweigerd indien verlening in strijd zou zijn met kenbaar gemaakt beleid. Deze bepaling kan benut worden om aan feiten en omstandigheden die bij de vaststelling en bekendmaking van de beleidsregels niet voorzien konden worden, bij de subsidieverlening recht te doen. Gedacht kan worden aan de situatie waarbij de subsidierelaties met een bepaald land worden opgeschort of beëindigd vanwege een aan dat land toe te rekenen schending van de internationale rechtsorde of een bedreiging van vrede en veiligheid. Ook zonder dat dit met zoveel woorden is bepaald mag de minister uiteraard niet in strijd handelen met internationale verplichtingen, door bijvoorbeeld ongeoorloofd, in strijd met het EG-Verdrag, steun te verlenen aan Nederlandse bedrijven. Deze bepaling legt de subsidieaanvrager de plicht op om in de subsidieaanvraag aan te tonen dat hem – met inbegrip van de subsidie – voldoende middelen ter beschikking staan om de voorgenomen activiteiten uit te voeren. In de subsidiebeschikking wordt niet alleen tot uitdrukking gebracht voor welke activiteiten de subsidie wordt verleend, maar ook voor welk tijdvak. Een dergelijke termijnstelling dient niet alleen de financiële beheersbaarheid, maar strekt evenzeer tot een tijdige realisatie van de beoogde resultaten. Door termijnoverschrijding stelt de ontvanger zich bloot aan de toepassing van de in de Awb dan wel in de subsidiebeschikking voorziene maatregelen. Artikel 12 bevat niettemin de mogelijkheid tot een zogenaamde budgetneutrale verlenging van het subsidieverleningstijdvak indien – bijvoorbeeld door onvoorziene omstandigheden – voltooiing van de activiteiten uitstel moest lijden. De werkelijke en noodzakelijke kosten vormen de berekeningsgrondslag voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag, met dien verstande dat tekorten niet voor subsidiëring achteraf in aanmerking komen. Het ligt in de rede bij beslissingen over subsidieverlening mede acht te slaan op de financiële positie van de subsidieaanvrager en – in voorkomend geval – op de omstandigheid dat ook langs andere weg door de aanvrager middelen verkregen kunnen worden. De mogelijkheid tot aanpassing van het bedrag op grond van het derde lid, doet recht aan de omstandigheid dat niet in elk land sprake is van een hoge mate van financiële stabiliteit. Lonen, prijzen en wisselkoersverhoudingen kunnen fluctueren gedurende het subsidieverleningstijdvak. De bekostigingsmaatstaf «noodzakelijke kosten» (artikel 14, eerste lid) sluit niet uit dat voor de vaststelling van de omvang van – bepaalde categorieën van – die kosten een normatieve grondslag wordt gehanteerd. Deze maatstaf kan worden uitgedrukt in een percentage van het subsidiebedrag, als een vast bedrag of als een vast bedrag per «product». Op deze wijze kan bij de subsidieverlening het accent op «output» worden gelegd. Ook de subsidieaanvraag moet waar mogelijk inzicht bieden in de beoogde resultaten en niet zijn beperkt tot een opgave van de geraamde inspanningen (artikel 26). Subsidieverstrekking vindt, overeenkomstig het model van de Awb, plaats in twee fasen: eerst verlening, waarbij de aanspraak op subsidie wordt gevestigd, en na afloop van de activiteiten of van het subsidieverleningstijdvak de vaststelling. De vaststelling bepaalt, aan de hand van rekening en verantwoording door de subsidieontvanger, de exacte omvang van de aanspraak die uit de verlening voortvloeit. Voor subsidies die een bedrag van € 25.000 niet te boven gaan is in afdeling 4 een vereenvoudigd regime neergelegd, op grond waarvan volstaan kan worden met één beschikking: de subsidievaststelling. Voorschotverlening is mogelijk. Als daartoe aanleiding bestaat kan tot 100% worden bevoorschot. In de regel zal evenwel met een lager percentage volstaan worden, teneinde voor de subsidieontvanger een belang te creëren om tijdig rekening en verantwoording af te leggen. Het vereiste van een deugdelijke en inzichtelijke administratie strekt ertoe een adequaat toezicht op subsidiebesteding mogelijk te maken. Als met de subsidie goederen zijn aangeschaft die ook na afloop van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend van betekenis kunnen zijn, is het redelijk om de subsidieverlener zeggenschap over de bestemming daarvan toe te kennen. «Naamsbekendheid» is niet het oogmerk van subsidieverlening – en evenmin een «tegenprestatie» – maar het ministerie schuwt het daglicht niet. Uiteraard geldt de verplichting van dit artikel niet indien publikatie contra-effectief zou zijn, hetgeen zich voor kan doen bij de ondersteuning van slachtoffers van schendingen van mensenrechten. De aanvraag moet tijdig (zie artikel 9) en voldoende onderbouwd worden ingediend om een adequate beoordeling mogelijk te maken. De behandeling van premature aanvragen wordt opgeschort tot dertien weken voor aanvang van het subsidietijdvak. De liquiditeitsprognose strekt ertoe inzicht te verschaffen in de liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger, zodat de minister daarmee bij een eventuele voorschotverlening rekening kan houden. Activiteitenplan, begroting en liquiditeitsprognose hebben betrekking op de eerste twaalf maanden van het subsidieverleningstijdvak. Indien het subsidieverleningstijdvak zich over een langere periode uitstrekt, gaan deze stukken voor de eerste maal vergezeld van een globaal inzicht voor de resterende periode. Voor aanvang van elke nieuwe periode worden geactualiseerde versies van activiteitenplan, begroting en liquiditeitsprognose ingediend. In de beschikking tot subsidieverlening kan worden bepaald dat activiteitenplan en begroting de instemming van de minister behoeven. Wijzigingen van activiteitenplan en begroting behoeven de instemming van de minister. Indien deze instemming niet wordt verleend, blijft de beschikking ongewijzigd van kracht. De financiële verantwoording gaat bij subsidies die meer dan € 5.000.000 bedragen vergezeld van een verklaring door een gekwalificeerde accountant. Deze verklaring moet – door de van toepassing verklaring van artikel 4:78 van de Awb – tevens betrekking hebben op de naleving van de verplichtingen die aan subsidieverlening zijn verbonden. In het vierde lid is een voorziening getroffen met het oog op continuering van de bestaande praktijk, waarbij het accountantsonderzoek niet per project of programma plaatsvindt, maar op jaarbasis wordt uitgevoerd. Bij de subsidieverlening kunnen zonodig voorschriften worden gegeven voor de uitvoering van het onderzoek en de inrichting van de rapportage, bijvoorbeeld met het oog op onderlinge vergelijkbaarheid. Hoewel het uit oogpunt van inzicht in concrete werkzaamheden en daarmee behaalde resultaten in de rede ligt om subsidie in de vorm van een activiteitensubsidie te verstrekken, is subsidieverlening in de vorm van een instellingssubsidie niet uitgesloten. Instellingssubsidies kunnen uitsluitend worden verstrekt aan instellingen die zich geheel of in overwegende mate richten op het uitvoeren van activiteiten die voor subsidiëring krachtens de Kaderwet in aanmerking komen. Bij de regeling van deze subsidies sluit dit besluit aan bij de bepalingen die in de Awb, artikelen 4:58 tot en met 4:80, voor boekjaarsubsidies zijn neergelegd. Deze bepalingen zijn een zogenaamde facultatieve standaardregeling waarvan kan worden afgeweken. De aanvraag moet uiterlijk 13 weken voor aanvang van het boekjaar (= het kalenderjaar) zijn ingediend. Ten opzichte van artikel 4:61 van de Awb bevat artikel 35 een aanscherping met betrekking tot de verplichting om een activiteitenplan en een begroting in te dienen. Deze stukken dienen bij meerjarige subsidierelaties jaarlijks geactualiseerd te worden. De subsidie wordt per boekjaar voor een of voor een bepaald aantal boekjaren verleend, niet voor onbepaalde duur. Indien de subsidie voor twee of meer jaren wordt verleend, voorziet de beschikking tot subsidieverlening in de verplichting om periodiek informatie te verschaffen. Ingevolge artikel 4:71 van de Awb mag bij de subsidieverlening worden bepaald dat de ontvanger goedkeuring van de minister voor bepaalde rechtshandelingen behoeft. De subsidie wordt per boekjaar vastgesteld. Artikel 4:75 van de Awb bevat voorschriften waaraan het financieel verslag en het activiteitenverslag moeten voldoen. Indien de ontvanger zijn inkomsten geheel ontleent aan de subsidie op grond van dit besluit, omvat het financiële verslag de balans en de exploitatierekening van de instelling. Een accountantsverklaring is verplicht, tenzij bij wettelijk voorschrift of de subsidieverlening daarvan wordt afgeweken. In deze paragraaf is de grens van € 5.000.000 aangehouden. Dit «grensbedrag» is het bedrag dat voor het gehele subsidieverleningstijdvak is verleend. Deze bepaling strekt ertoe oneigenlijke bevoordeling van derden met subsidiegelden te voorkomen. Voor subsidies die minder dan € 25.000 bedragen, bevat deze afdeling een vereenvoudigd model, als facultatieve standaardregeling. Bij de subsidieverlening kan van toepassing van deze afdeling worden afgezien. Volstaan kan worden met subsidievaststelling; voorafgaande subsidieverlening is niet vereist. Het tweede lid zondert een aantal voorschriften uit van toepassing op subsidies die minder dan € 25.000 bedragen. Hoewel het in rede ligt dat voor dergelijke bedragen het accent op activiteitensubsidies zal liggen, is het niet uitgesloten dat instellingssubsidies beneden dit grensbedrag zullen worden verstrekt, nl. indien de subsidieontvanger zijn activiteiten grotendeels uit andere bronnen kan financieren, bijvoorbeeld als naast de minister vele andere contribuanten middelen ter beschikking stellen. De hoofdregel is dat het subsidiebedrag in een keer wordt betaald. Voorschotverlening is niet aan de orde. Totstandkoming van dit besluit brengt mee dat de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken op artikel 2 komt te berusten. Inwerkingtreding zal met ingang van het eerstvolgende subsidietijdvak plaatsvinden.