Besluit van 3 februari 2011, houdende vaststelling van voorschriften inzake de informatievoorziening WVO BES (Besluit informatievoorziening WVO BES)

Staatsblad Besluit van 3 februari 2011, houdende vaststelling van voorschriften inzake de informatievoorziening WVO BES (Besluit informatievoorziening WVO BES) Hebben goedgevonden en verstaan: ALGEMEEN Begripsbepalingen Dit besluit verstaat onder: de Wet voortgezet onderwijs BES; Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, of voor wat betreft het landbouwonderwijs Onze Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; een school voor voortgezet onderwijs, tenzij het tegendeel blijkt; voor wat betreft: een openbare school in stand gehouden door een openbaar lichaam: het bestuurscollege van het desbetreffende openbaar lichaam, voor zover de eilandsraad niet anders bepaalt, en indien de eilandsraad dit besluit, met inachtneming van door hem te stellen regelen, en een bijzondere school: het schoolbestuur; de opsomming van door een school te verzamelen gegevens, bedoeld in artikel 2. DE GEGEVENSVERZAMELING Ordening van de gegevens 1. De informatieverzameling, bedoeld in de artikelen 176 en 177 van de wet, waarover het bevoegd gezag dient te beschikken, bevat de gegevens volgens de beschrijving in het gegevenswoordenboek dat is opgenomen in bijlage 1 bij dit besluit. 2. De gegevens, bedoeld in het eerste lid, die betrekking hebben op bekostiging zijn in het gegevenswoordenboek als zodanig aangeduid. Wijze van beschikbaarstelling van gegevens Op verzoek van Onze Minister stelt het bevoegd gezag gegevens aan hem ter beschikking, die door de school zijn verzameld op grond van artikel 2. De beschikbaarstelling geschiedt overeenkomstig de vragenlijsten die op de school van toepassing zijn, en die zijn opgenomen in bijlage 2 bij dit besluit. In voorkomende gevallen kan Onze Minister bij het verzoek om beschikbaarstelling reeds bij hem bekende gegevens opnemen. Aanpassing van de gegevensvraag over bekostiging Bij ministeriële regeling kan in spoedeisende gevallen een aanvullende vragenlijst ten aanzien van bekostiging worden vastgesteld ter beantwoording door het bevoegd gezag. OVERIGE BEPALINGEN Overgangsbepaling Tot het tijdstip van inwerkingtreding van de artikelen 2 en 3, worden bij ministeriële regeling de gegevens vastgesteld die het bevoegd gezag ten aanzien van bekostiging en beleid aan Onze Minister levert en op welke wijze deze gegevens worden gedefinieerd en geordend. Inwerkingtreding 1. De artikelen 1, 4 en 5 treden in werking met ingang van de dag in Bonaire, Sint Eustatius en Saba na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin dit besluit wordt geplaatst. 2. De artikelen 2 en 3 treden in werking met ingang van een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip. Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit informatievoorziening WVO BES. Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst. Het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State wordt met de daarbijbehorende stukken openbaar gemaakt door publicatie in de Staatscourant. Bijlage 1 als bedoeld in artikel 2 van het Besluit informatievoorziening WVO BES Ordening van de gegevens In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens artikel 176 en artikel 177 van de WVO BES, verplicht zijn om aan de minister te leveren. Toelichting Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen. De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen. gegevens over de onderwijsinstelling gegevens over onderwijspersoneel persoon arbeidsrelatie loon, toelagen en kortingen verlofgegevens gegevens van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend leerlingen met een specifieke onderwijsbehoefte Voor een deel van de gegevens geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daartoe aanleiding is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren (zie bijlage 2). Organisatiegegevens Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd. In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement. Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie. Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (brinnummer) en adresgegevens. De organisatiegegevens Bevoegd gezag: vestigingsadres nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer bevoegd gezag 5 cijfers (N5) artikel 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag, volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) 2 Adres artikel 177 De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging 3 Postcode artikel 177 De postcode behorende bij het adres 4 Plaats artikel 177 Naam van de woonplaats, behorende bij het vestigingsadres 5 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan Bevoegd gezag: correspondentieadres nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer bevoegd gezag 5 cijfers (N5) artikel 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag 2 Adres artikel 177 De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging 3 Postcode artikel 177 De postcode behorende bij het adres 4 Plaats artikel 177 Naam van de woonplaats, behorende bij het correspondentieadres 5 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht) nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer bevoegd gezag 5 cijfers (N5) artikel 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag 2 Telefoonnummer (N10) artikel 177 Het telefoonnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is 3 Fax (N10) artikel 177 Het faxnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is 4 e-mail adres artikel 177 Het adres waaronder het bevoegd gezag via het internet per elektronische post bereikbaar is 5 Internetadres artikel 177 URL waar het BG op internet te vinden is 6 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan School: correspondentieadres nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer school 2 cijfers, 2 letters (A4) artikel 177 Het door de minister toegekende nummer van de school 2 Adres artikel 177 De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging 3 Postcode artikel 177 De postcode behorende bij het adres 4 Plaats artikel 177 Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode 5 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan School: overige communicatiegegevens (niet verplicht) nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer school 2 cijfers, 2 letters (A4) artikel 177 Het door de minister toegekende nummer van de school 2 Telefoonnummer (N10) artikel 177 Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is 3 Fax (N10) artikel 177 Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is 4 e-mail adres artikel 177 Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is 5 Internetadres artikel 177 URL waar de school op internet te vinden is 6 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan Vestiging: correspondentieadres nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer vestiging 2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6) artikel 177 Het door de minister toegekende nummer van de vestiging 2 Adres artikel 177 De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging 3 Postcode artikel 177 De postcode behorende bij het adres 4 Plaats artikel 177 Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode 5 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht) nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 Organisatienummer vestiging 2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6) artikel 177 Het door de minister gehanteerde nummer van de vestiging 2 Telefoonnummer (N10) artikel 177 Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is 3 Fax (N10) artikel 177 Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is 4 e-mail adres artikel 177 Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is 5 Internetadres artikel 177 URL waar de school op internet te vinden is 6 Ingangsdatum JJJJMMDD (N8) artikel 177 Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan Personeelsgegevens Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de Basisregistratie Personeel (BRP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat ontwikkelingen kunnen worden gevolgd. De personele gegevens hebben betrekking op: de persoon de arbeidsrelatie, de functie en betrekkingsomvang de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten de perioden van verlof Onderscheid wordt gemaakt tussen: gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties van een individuele persoon gegevens te leveren op het niveau van de scholen gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen Gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties Deze gegevens worden opgenomen in BRP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld. De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn. Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar). Gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden. De personeelsgegevens Onderdeel Persoon nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 1 personeelsnummer nummer van maximaal 20 cijfers (N20) artikel 176 en 177 Uniek nummer van een persoon binnen een salarisadministratie. Het personeelsnummer dient om een persoon uniek te identificeren (samen met «code salarisadministratie») binnen de totale set van personele gegevens die door dezelfde gegevensleverancier wordt aangeleverd. Bovendien dient het personeelsnummer over de leveringen heen steeds dezelfde persoon te identificeren. 2 code salarisadministratie 1 cijfer (N1) artikel 176 en 177 Een code die aanduidt in welke salarisadministratie het personeelsnummer is opgenomen en waaruit de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Caso 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Overig 3 peilmaand JJJJMM (N6) artikel 176 en 177 Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft 4 extractiedatum JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald 5 geslacht 1 letter (A1) artikel 176 en 177 De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog) onbekend is. De codes zijn: M Man V Vrouw O Onbekend 6 geboortedatum JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 De datum waarop het personeelslid is geboren 93 Bevoegdheid Code (N2) artikel 176 en 177 Code voor behaalde of verkregen bevoegdheid van een persoon voor het geven van les in een bepaald vak, incl. opleiding(en) en het jaartal van het behalen van de bevoegdheid. 94 Leseenheden per graadsector en per vak 1 cijfer, 1 letter, 3 cijfers, 2 cijfers, 2 cijfers (N1, A1 + N3, N2 +N2) artikel 176 en 177 Het aantal leseenheden per graadsector per vak dat in een nader te bepalen week door een persoon gegeven is. Opbouw van het formaat is: graadsector (N1), vakcode (A1 + N3), leseenheden en lesduur (N2 + N2). Onderdeel Arbeidsrelatie nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 7 personeelsnummer nummer van maximaal 20 cijfers (N20) artikel 176 en 177 Uniek nummer van een persoon binnen een salarisadministratie. Het personeelsnummer dient om een persoon uniek te identificeren (samen met «code salarisadministratie») binnen de totale set van personele gegevens die door dezelfde gegevensleverancier wordt aangeleverd. Bovendien dient het personeelsnummer over de leveringen heen steeds dezelfde persoon te identificeren. 8 code salarisadministratie 1 cijfer (N1) artikel 176 en 177 Een code die aanduidt in welke salarisadministratie het personeelsnummer is opgenomen en waaruit de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Caso 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Overig 9 peilmaand JJJJMM (N6) artikel 176 en 177 Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft 10 extractiedatum JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald 11 bovenschoolse functie J/N (A1) artikel 176 en 177 De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ten behoeve van meerdere BRIN nummers 12 organisatienummer bevoegd gezag 5 cijfers (N5) artikel 176 en 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag 13 organisatienummer school 2 cijfers, 2 letters (A4) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie 14 volgnummer (N10) artikel 176 en 177 Volgnummer dat samen met het personeelsnummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert 15 begindatum arbeidsrelatie JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 De begindatum van de arbeidsrelatie 16 mutatiedatum arbeidsrelatie JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 Datum waarop de verandering is opgetreden in een bestaande arbeidsrelatie. Moet worden gebruikt in het jaarbestand als de verandering niet leidt tot een beëindiging van deze arbeidsrelatie en het begin van een nieuwe. 17 aard arbeidsrelatie 1 cijfer (N1) artikel 176 en 177 1. De aanduiding of de aanstelling of benoeming tijdelijk is of van onbepaalde duur. Waarden: 1 vast 2 tijdelijk 3 vervanging 4 tewerkstelling zonder aanstelling 18 einddatum arbeidsrelatie JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 De einddatum van de arbeidsrelatie 19 betrekkingsomvang getal met 4 decimalen (N8,4) artikel 176 en 177 De omvang van de arbeidsrelatie uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte), met een nauwkeurigheid van vier decimalen, waarbij één fte gelijk is aan een normbetrekking 21 functieschaal code van maximaal 4 posities (A4) artikel 176 en 177 Aanduiding van de schaal genoemd in een van de categorieën waarvoor de betrokkene feitelijk is benoemd op grond van de Wet materieel ambtenarenrecht BES 22 brutosalaris bij normbetrekking bedrag in € met 2 decimalen (N12,2) artikel 176 en 177 Het persoonlijke salarisbedrag dat geldt bij een betrekkingsomvang van 1 fte (de omvang van een normbetrekking), berekend op basis van de feitelijke betrekkingsomvang en de aanstellingsperiode in de peilmaand 23 salarisschaal code van 2 posities (A4) artikel 176 en 177 De persoonlijke salarisschaal (functie- of garantieschaal). Is in combinatie met het salarisnummer de grondslag voor de vaststelling van het brutosalaris bij normbetrekking op grond van de Wet materieel ambtenarenrcht BES. 24 salarisnummer nummer van 2 posities (N2) artikel 176 en 177 Het salarisnummer behorende bij de persoonlijke salarisschaal op grond van de Wet materieel ambtenarenrecht BES 25 eindenummer nummer van 2 posities (N2) artikel 176 en 177 Het nummer van de salarisschaal dat maximaal bereikt kan worden bij de betrokken school 26 functiecategorie code (N2) artikel 176 en 177 De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.3 onderscheiden functiecategorieën 90 vervanger J/N (A1) artikel 176 en 177 De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ter vervanging van een ander personeelslid bij ziekte of ander verzuim 92 gesubsidieerde baan J/N (A1) artikel 176 en 177 De aanduiding per arbeidsrelatie of voor de vervulling van de functie een loonkostensubsidie wordt ontvangen of dat de functie is gecreëerd in het kader van een regeling om langdurig werklozen of andere kansarmen op de arbeidsmarkt aan betaalde arbeid te helpen 28 financieringsbron 1 cijfer (N1) artikel 176 en 177 De aanduiding ten laste van welke financieringsbron de kosten van de arbeidsrelatie worden gebracht. Codes zijn: 1. regulier budget 2. overige middelen Onderdeel Loon, toelagen en kortingen nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 29 personeelsnummer nummer van maximaal 20 cijfers (N20) artikel 176 en 177 Uniek nummer van een persoon binnen een salarisadministratie. Het personeelsnummer dient om een persoon uniek te identificeren (samen met «code salarisadministratie») binnen de totale set van personele gegevens die door dezelfde gegevensleverancier wordt aangeleverd. Bovendien dient het personeelsnummer over de leveringen heen steeds dezelfde persoon te identificeren. 30 code salarisadministratie 1 cijfer (N1) artikel 176 en 177 Een code die aanduidt in welke salarisadministratie het personeelsnummer is opgenomen en waaruit de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Caso 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Overig 31 organisatienummer bevoegd gezag 5 cijfers (N5) artikel 176 en 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag 32 organisatienummer school 2 cijfers, 2 letters (A4) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie 33 volgnummer (N10) artikel 176 en 177 Volgnummer dat samen met het personeelsnummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert 34 peilmaand JJJJMM (N6) artikel 176 en 177 Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft 35 extractiedatum JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald 36 loon, toelage of korting bedrag in € met 2 decimalen (N12,2) artikel 176 en 177 Het bedrag dat als salaris of als toelage bij het salaris is uitgekeerd of als korting op het salaris in mindering is gebracht 37 soort loon, toelage of korting getal van 4 cijfers (N5) artikel 176 en 177 De indicatie van het soort loon, toelage of korting zoals in paragraaf 2.3 is gespecificeerd 38 maand waarop betrekking JJJJMM (N6) artikel 176 en 177 Jaar en de maand waarop het loon, de toelage of korting betrekking heeft (BRP: boekperiode) Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof) nr veld formaat Grondslag in WVO BES definitie/toelichting 39 personeelsnummer nummer van maximaal 20 cijfers (N20) artikel 176 en 177 Uniek nummer van een persoon binnen een salarisadministratie. Het personeelsnummer dient om een persoon uniek te identificeren (samen met «code salarisadministratie») binnen de totale set van personele gegevens die door dezelfde gegevensleverancier wordt aangeleverd. Bovendien dient het personeelsnummer over de leveringen heen steeds dezelfde persoon te identificeren. 40 code salarisadministratie 1 cijfer (N1) artikel 176 en 177 Een code die aanduidt in welke salarisadministratie het personeelsnummer is opgenomen en waaruit de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn: 1 ADP 2 Caso 3 Centric 4 Merces 5 Raet 6 Overig 41 organisatienummer bevoegd gezag 5 cijfers (N5) artikel 176 en 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag 42 organisatienummer school 2 cijfers, 2 letters (A4) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie 43 volgnummer (N10) artikel 176 en 177 Volgnummer dat samen met het personeelsnummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert 44 extractiedatum JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald 45 begindatum verlof JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 De begindatum van de verlofperiode 46 einddatum verlof JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 De einddatum van de verlofperiode 47 omvang verlof getal met 2 decimalen (N6,2) artikel 176 en 177 De omvang van het verlof gedurende de verlofperiode, uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van 2 decimalen 48 soort verlof getal van 2 cijfers (N2) artikel 176 en 177 De aanduiding van de reden of doel van het verzuim of verlof. Waarden: 01 vakantie- en snipperdagen 02 onbetaald ouderschapsverlof 03 betaald ouderschapsverlof 04 ziekteverlof 05 zwangerschaps- en bevallingsverlof Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en bve, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen. • arbeidsrelatie versus aanstelling/benoeming Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen aanstellingen of benoemingen1 In het vervolg worden alleen de termen benoemen, benoemde en benoeming(en) gebruikt. Voor het openbaar onderwijs dient hiervoor aanstellen, aangestelde respectievelijk aanstelling(en) gelezen te worden. enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit Besluit informatievoorziening WVO BES is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties: • benoemingen bij meer dan één school Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd. • benoemingen in meer dan één functie Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent. • veranderingen van functie Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie. • verandering van betrekkingsomvang in verband met vervanging Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden. Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen. • begin en einde verlofperiode Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode. Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode. • begin- en einddatum Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is. • bevoegdheid Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria die zijn opgesomd in de wet. In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in elk ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden: volledig bevoegd benoembaar onbevoegd of benoembaar onder artikel 80 derde lid van de WVO BES. In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden. Daarnaast wordt ook informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten. • extractiedatum De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt. • financieringsbron Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen: de reguliere bekostiging van de school door OCW financiële middelen die een school op grond van een (verplichte of vrijwillige) verzekering ontvangt van een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen middelen die bedoeld zijn om mensen met een uitkering te re-integreren op de arbeidsmarkt of die bedoeld zijn te voorkomen dat mensen in een uitkeringssituatie terechtkomen. Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert. • maand waarop betrekking In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met twee maanden terugwerkende kracht hierin verwerkt. Betalingen die op een peilmaand, langer dan twee maanden terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200900). • opeenvolgende periodes van ziekteverlof Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum. • opbouw jaarbestand De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar. Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd. Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd. • peilmaand en peildatum De in de paragrafen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand. Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan. Voor de werktijdfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd. • terugwerkende kracht mutaties Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen twee kalendermaanden na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand te zijn verwerkt (twee maanden terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan twee kalendermaanden na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt. De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand. • vakantie-, snipper- en feestdagen Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof. • veranderingen van functie Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie. • veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige college vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden. Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkendfe formatie te voorkomen. • vervanging Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden. • volgnummer Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie met het bevoegde gezag te identificeren. Indien binnen een administratie per arbeidsrelatie een nieuw personeelsnummer wordt toegekend, mag dit personeelsnummer als volgnummer worden gebruikt. Dit laat onverlet dat in de levering één identificatienummer aanwezig moet zijn dat de betreffende persoon uniek binnen de administratie identificeert. • bevoegdheid Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet. In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden: volledig bevoegd benoembaar onbevoegd of benoembaar onder artikel 80, derde lid, van de WVO BES. Specificatie Functiecategorie De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan een van de volgende categorieën: • Management: directie en bestuur Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders). Code betekenis 1. (Bovenschoolse) directeur 2. Adjunct- of waarnemend directeur 3. Overig management in directie en bestuur • Midden management Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling. Code betekenis 4. Staffunctionaris (b.v. hoofd facilitaire dienstverlening) 5. Onderwijscoördinator (b.v. teamcoördinator/voorzitter sectie Engels) 6. Overig midden management • Onderwijsgevend personeel Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden. Code betekenis 7. Groepsleerkracht (incl. remedial teacher) 8. Vakleraar 9. Leraar in opleiding 10. Overig onderwijzend personeel • Onderwijsondersteunend personeel Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten. Code betekenis 11. Assisterende functies (b.v. (technisch) onderwijsassistent, docentassistent, lokaalassistent, klassenassistent) 12. Therapeutische en zorg functies (b.v. psychologisch medewerker, logopedist, orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker) 13. Instructeur 14. Overig onderwijsondersteunend personeel • Beheer- en administratief personeel Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden). Code betekenis 15. Beheerfuncties (v.b. conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT) 16. Administratieve functies (v.b. personeelszaken, leerlingenadministratie) 17. Overig beheer- en administratief personeel Soort loon, toelage of korting In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-nettosysteem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig. Code betekenis 100 Brutoloon (zie toelichting) 200 Vakantie-uitkering 410 Bindingstoelage 415 Uitlooptoeslag 417 Inkomenstoelage 418 Structurele eindejaarsuitkering 420 Bruto toelagen: eenmalige uitkering 430 Bruto toelagen i.v.m. scholing 440 Bruto functioneringstoelagen 460 Bruto toelagen arbeidsmarkt 490 Bruto toelagen overig 510 Netto toelagen i.v.m. scholing 540 Netto toelagen gratificaties 600 Netto toelagen overig 900 Werkgeversaandeel premie OP/NP 1000 Werkgeversaandeel premie AAOP 1050 Werkgeversaandeel Overgangspremie 1400 Premie vervangingsverzekering/verzuimverzekering 1500 Pseudopremie WW 1600 Bruto kortingen overig 1800 Loonkosten 1900 Heffingsgrondslag 2300 Spaarloon (periode) 2310 Levensloopregeling (periode) werknemersdeel 2320 Levensloopregeling periode werkgeversbijdrage 2500 Afdracht premie OP/NP 2600 Afdracht premie AAOP 2700 Afdracht premie Overgangspremie 3110 Bruto korting ouderschapsverlof 3120 Bruto korting wegens arbeidsongeschiktheid 3200 Bruto eindejaarsuitkering OOP 3800 Werkgeversbijdrage zorgverzekeringswet Aanvraaggegevens Onderdeel leerlingen met een specifieke onderwijsbehoefte nr veld formaat Grondslag in WVO definitie/toelichting 1 Organisatienummer school 2 cijfers, 2 letters (A4) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van de school 20 Vestigingsnummer 2 cijfers, 2 letters (A6) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van de vestiging 2 Naam contactpersoon naam (A40) artikel 176 en 177 Naam van de contactpersoon op de school 3 Telefoonnummer telefoonnummer (N10) artikel 176 en 177 Telefoonnummer van de contactpersoon 21 E-mail adres artikel 177 Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is 4 Datum inschrijving JJJJMMDD (N8) artikel 176 en 177 Datum sinds wanneer de leerling het onderwijs aan de school volgt. 5 Schoolsoort Schoolsoort artikel 176 en 177 Schoolsoort waar de leerling onderwijs volgt 6 Schoolsoort VO schoolsoort VO artikel 176 en 177 Schoolsoort binnen VO waar de leerling onderwijs volgt 7 Groep groep (N1) artikel 176 en 177 Groep in het basisonderwijs waar de leerling onderwijs volgt 8 Leerjaar leerjaar (N1) artikel 176 en 177 Leerjaar in het voortgezet onderwijs waar de leerling onderwijs volgt 11 Herbeoordeling handelingsgerichte diagnose J/N (A1) artikel 176 en 177 Aanduiding of er sprake is van herbeoordeling 13 Type specifieke onderwijsbehoefte J/N (A1) artikel 176 en 177 Type van de begeleiding 14 Down J/N (A1) artikel 176 en 177 Sprake van Syndroom van Down (bij ZMLK-leerlingen) 15 Organisatienummer expertisecentrum onderwijszorg brinnummer (A4) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van het centrum 17 Organisatienummer vorige school brinnummer (A4) artikel 176 en 177 Het door de minister toegekende nummer van de school 18 Datum eerste schooldag J/N (A1) artikel 176 en 177 Aanduiding of de datum van inschrijving gelijk is aan de eerste schooldag 19 Organisatienummer bevoegd gezag bevoegd gezagnummer (N5) artikel 176 en 177 Het door de minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag Bijlage 2 als bedoeld in artikel 3 van het Besluit informatievoorziening WVO BES Wijze van beschikbaarstelling In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens artikel 176 en artikel 177 van de WVO BES, verplicht zijn om aan de overheid te leveren. Toelichting Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 1. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige enkele malen per jaar, andere vaker. De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat aan alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken. Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO. Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd. De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen: Aanlevering van organisatiegegevens BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Wijzigingen in de communicatiegegevens, genoemd in bijlage 1, worden door het bevoegd gezag van scholen elektronisch aangeleverd. Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring. Voor het bevoegd gezag gaat het om de naam, de datum opheffing, het centraal rekeningnummer, de salarisverwerkende instelling, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daarover op grond van een wettelijk voorschrift door de minister een positief besluit is genomen. Aanlevering van personeelsgegevens Achtereenvolgens zal worden ingegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering daarvan en de periodieke bijstellingen. Termijn voor aanlevering van gegevens De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 1: onderdeel persoon onderdeel arbeidsrelatie onderdeel loon, toelagen en korting ienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd: uiterlijk 15 juli de gegevens over februari, maart en april uiterlijk 15 oktober de gegevens over mei, juni en juli uiterlijk 15 januari de gegevens over augustus, september en oktober uiterlijk 15 april de gegevens over november, december en januari. In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende twee kalendermaanden na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die twee kalendermaanden administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt. Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 1 onderdeel persoon; onderdeel arbeidsrelatie; onderdeel loon, toelagen en korting; onderdeel verlofgegevens; dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 15 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). Wijze van aanlevering De aanlevering van de gegevens in de genoemde onderdelen geschiedt elektronisch. De beleidsgegevens, vermeld in de tabellen 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 en 2.1.4 uit bijlage 1, worden op een van de volgende twee manieren bij DUO aangeleverd: op CD-rom. De gegevens worden gecomprimeerd (gezipt) en voorzien van een wachtwoord naar CD-rom weggeschreven. De CD-rom wordt per koerier afgeleverd bij DUO. op een beveiligde en afgeschermde locatie op de server van de leverancier. De gegevens worden door de leverancier gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord op deze locatie geplaatst. Hierna ontvangt DUO per email bericht dat de gegevens beschikbaar zijn waarna DUO deze gegevens gedurende minimaal 2 en maximaal 4 weken via een beveiligde internetverbinding kan ophalen. DUO meldt aan de leveranciers aan wie de e-mail gericht moet worden en welke medewerkers geautoriseerd dienen te worden om de gegevens van de server op te halen. DUO meldt aan de leverancier de ontvangst van de e-mail en meldt terug wanneer de gegevens zijn opgehaald. De bovenstaande procedures gelden zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar. Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten: de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 1. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 1 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 1 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand; de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 1. Indien bij de levering gegevens uit verschillende onderdelen in één bestand worden geleverd, dan worden de koppelvelden (de velden die in elk van de samengevoegde onderdelen worden genoemd) maar één keer opgenomen. De verantwoordelijkheid voor volledigheid, juistheid en tijdigheid van de leveringen berust bij het bevoegd gezag. Het bestandsformaat is CSV, waarbij de velden worden gescheiden door een puntkomma. Tekstvelden worden voorafgegaan en afgesloten door een enkele quote ('). In de gegevensleveringen mogen geen datumvelden voorkomen; data worden geleverd als numerieke velden van het formaat N8 (JJJJMMDD), N6 (JJJJMM) of N4 (JJJJ). Het aantal posities van numerieke velden is opgegeven exclusief de positie van het decimaalteken. Als decimaalteken dient de komma gebruikt te worden. Een veld met de specificatie N5 is een geheel getal met 5 posities (12345); een veld met de specificatie N8,2 is een veld met 9 posities: 6 cijfers voor het decimaalteken, 2 achter het decimaal teken en de komma (bijvoorbeeld 123456,78). Er mag geen scheidingsteken tussen duizendtallen worden gebruikt. Waarden van alfanumerieke velden dienen exact te worden overgenomen (hoofdletters als hoofdletters, kleine letters als kleine letters). Indien het veld meer posities heeft dan de waarde, dan moet links worden uitgelijnd (wel «LA» of «LA», niet «LA»). De eerste regel van elk bestand bevat de veldnamen.

Periodieke bijstellingen De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen. Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen gaan voorkomen in de gegevensvraag of in de wijze van aanlevering. Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Het onderhavige Besluit zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd. NOTA VAN TOELICHTING Doel en inhoud van het besluit In dit besluit wordt vastgelegd welke gegevens een school voor voortgezet onderwijs op de BES dient te verzamelen en beschikbaar dient te hebben en op welke wijze de verstrekking van die gegevens aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) De gegevens die de scholen op de BES beschikbaar dienen te hebben staan beschreven in een lijst waarin elke gegeven wordt benoemd en toegelicht en is voorzien van een verwijzing naar de reden van bevraging en een verwijzing naar de wijze van bevraging.Deze lijst gaat als bijlage bij dit besluit en maakt daarvan onderdeel uit. Het besluit heeft betrekking op het verzamelen en verstrekken van informatie over leerlingen, personeel en andere schoolgebonden gegevens, waaronder bekostigingsgegevens. Deze gegevens staan aan de basis van beleid, bekostiging en toezicht. De basis hiervoor zijn de artikelen 176 en 177 van de Wet voortgezet onderwijs BES (verder: WVO BES). Artikel 176 WVO BES draagt op om gegevens die benodigd zijn voor bepaling vaststelling van de bekostiging aan de minister te leveren. Artikel 177 WVO BES bepaalt hetzelfde maar dan voor gegevens ten behoeve van het te voeren beleid. De gegevens waar het om gaat betreffen: de gegevens over de onderwijsinstelling (zoals adresgegevens), gegevens over onderwijspersoneel (zoals salarisgegevens) en gegevens die moeten worden aangeleverd in verband met aan te vragen subsidies Het besluit realiseert drie doelstellingen, te weten: het creëren van een stabiel en overzichtelijk kader dat gegevens die nodig zijn voor een goede uitvoering van de WVO BES ordent, en koppelt aan de kerntaken van het ministerie en tevens de wijze van beschikbaarstelling van deze gegevens vastlegt; het vaststellen van de inhoud van de informatiestroom op basis van de kerntaken van het ministerie ; het verminderen van de administratieve belasting voor de scholen door een efficiënte en stabiele gegevensbevraging. Uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid Het besluit is voorgelegd aan DUO. DUO heeft getoetst op eenduidigheid en uniformiteit met het Besluit informatievoorziening WPO BES. DUO geeft aan geen uitvoeringsbezwaren te hebben. DUO heeft het besluit ook voorgelegd aan de Inspectie van het onderwijs en aan Rekenschap, die evenmin uitvoeringsbezwaren hebben. Financiën Dit Besluit heeft geen direct aanwijsbare gevolgen voor de Rijksbegroting. Naar verwachting zullen er ook geen bijzondere uitvoeringskosten mee gemoeid zijn. Artikelsgewijze toelichting Artikel 5 Dit artikel maakt mogelijk dat de bevoegde gezagsorganen van de scholen die het aangaat, eerst geleidelijk worden verplicht tot het aanleveren van de gegevens ten aanzien van bekostiging en beleid, die in de bijlagen bij dit besluit zijn opgesomd. Bij de inwerkingtreding van dit besluit zal de ministeriële regeling slechts die gegevens bevatten die minimaal noodzakelijk zijn om een juiste bekostiging te kunnen vaststellen en te kunnen verantwoorden. Aan deze ministeriële regeling kunnen te leveren gegevens worden toegevoegd zodra de bevoegde gezagsorganen daartoe in staat zijn. Deze toelichting wordt mede namens de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gegeven.