AI-assisted research summary: Przepisy określają, jak gromadzić, zabezpieczać i usuwać dane w Krajowym Rejestrze Karnym oraz kto ma do nich dostęp i jak ma reagować na naruszenia.
§ 12. Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1036) zarządza się, co następuje: Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, oraz usuwania tych danych z Rejestru. Do zabezpieczenia danych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych wydane na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 i 1662 oraz z 2015 r. poz. 1309), z uwzględnieniem warunków, sposobu oraz trybu wynikających z niniejszego rozporządzenia. Osobą nadzorującą przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych w kartotekach i systemie teleinformatycznym, a w szczególności polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym jest administrator bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości. Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone w Rejestrze przetwarza się z zastosowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Do obsługi kartotek i systemu teleinformatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez Ministra Sprawiedliwości, zwane dalej „osobami uprawnionymi”. Zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem jest określony w indywidualnym zakresie czynności osób uprawnionych. Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru i ochrony danych w nim zgromadzonych oraz z polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku, co osoba uprawniona potwierdza własnoręcznym podpisem. O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu teleinformatycznego, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest obowiązana niezwłocznie powiadomić administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości. W przypadku naruszenia, o którym mowa w ust. 1, osoba uprawniona postępuje w sposób określony przez administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości. Osoba uprawniona wprowadza do bazy danych systemu teleinformatycznego dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych, zawiadomieniach o zmianach ewidencyjnych, zawiadomieniach o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem, a następnie umieszcza je w odpowiedniej kartotece. Nie umieszcza się w kartotekach: kart rejestracyjnych przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego; zawiadomień przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz za pośrednictwem systemu ECRIS. Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą. Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych przetwarzane w bazie danych systemu teleinformatycznego usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego: niezwłocznie po zaistnieniu faktu, który skutkuje obowiązkiem ich usunięcia, w przypadku danych przekazywanych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego; niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zatarciu skazania, w przypadku danych przekazywanych za pośrednictwem systemu ECRIS; z chwilą usunięcia kart rejestracyjnych, zawiadomień o zmianach ewidencyjnych i zawiadomień o skazaniu przez sąd państwa obcego, w przypadku pozostałych danych. Zapis informacji dotyczących udostępniania danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych danych o osobie lub podmiocie zbiorowym. W przypadku każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze, system teleinformatyczny zapewnia odnotowanie: daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych do systemu; identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane; informacji, które dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone do Rejestru; źródła danych; informacji, komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone w Rejestrze. Przepisy rozporządzenia stosuje się odpowiednio do zabezpieczenia i przetwarzania danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.1)Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 maja 2012 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. z 2014 r. poz. 1057), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 27 pkt 4 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 396).