AI-assisted research summary: This provision sets rules for keeping a register of data sets and requires the information security administrator to enter, update, delete, and make the register available for browsing.
§ 7. Na podstawie art. 36a ust. 9 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 i 1662) zarządza się, co następuje: Rozporządzenie określa sposób prowadzenia rejestru zbiorów danych, o którym mowa w art. 36a ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, zwanej dalej „ustawą”. Rejestr zbiorów danych, o którym mowa w art. 36a ust. 2 pkt 2 ustawy, zwany dalej „rejestrem”, składa się z wykazu zbiorów danych zawierającego informacje określone w § 3 odrębnie dla każdego zbioru danych. Rejestr jest prowadzony w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. W rejestrze znajdują się następujące informacje dotyczące każdego zbioru danych: nazwa zbioru danych; oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania oraz numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany; oznaczenie przedstawiciela administratora danych, o którym mowa w art. 31a ustawy, i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania - w przypadku wyznaczenia takiego podmiotu; oznaczenie podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych ze zbioru na podstawie art. 31 ustawy, i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania - w przypadku powierzenia przetwarzania danych temu podmiotowi; podstawa prawna upoważniająca do prowadzenia zbioru danych; cel przetwarzania danych w zbiorze; opis kategorii osób, których dane są przetwarzane w zbiorze; zakres danych przetwarzanych w zbiorze; sposób zbierania danych do zbioru, w szczególności informacja, czy dane do zbioru są zbierane od osób, których dotyczą, czy z innych źródeł niż osoba, której dane dotyczą; sposób udostępniania danych ze zbioru, w szczególności informacja, czy dane ze zbioru są udostępniane innym podmiotom niż upoważnione na podstawie przepisów prawa; oznaczenie odbiorcy danych lub kategorii odbiorców, którym dane mogą być przekazywane; informacja dotycząca ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego. W rejestrze podaje się datę wpisu każdego zbioru danych do rejestru, a także datę ostatniej aktualizacji informacji dotyczących każdego zbioru danych. W przypadku wykreślenia zbioru danych z rejestru w rejestrze pozostawia się nazwę zbioru danych, datę wpisania zbioru danych oraz datę ostatniej aktualizacji informacji dotyczących tego zbioru wraz z adnotacją, że jest to data wykreślenia zbioru z rejestru. Informacje, o których mowa w ust. 1, są udostępniane w rejestrze do przeglądania w powszechnie zrozumiałej formie, według kolejności określonej w ust. 1. Administrator bezpieczeństwa informacji w ramach prowadzenia rejestru: wpisuje zbiór danych do rejestru przed rozpoczęciem przetwarzania w zbiorze danych; aktualizuje informacje dotyczące zbioru danych w rejestrze - w przypadku zmiany informacji objętych wpisem; wykreśla zbiór danych z rejestru - w przypadku zaprzestania przetwarzania w nim danych osobowych; udostępnia rejestr do przeglądania. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia powodującego obowiązek ich dokonania. W przypadku prowadzenia rejestru w postaci elektronicznej administrator bezpieczeństwa informacji udostępnia rejestr do przeglądania: na stronie internetowej administratora danych, przy czym na stronie głównej umieszcza się odwołanie umożliwiające bezpośredni dostęp do rejestru, lub na stanowisku dostępowym w systemie informatycznym administratora danych znajdującym się w siedzibie lub miejscu zamieszkania tego administratora, lub przez sporządzenie wydruku rejestru z systemu informatycznego administratora danych. W przypadku prowadzenia rejestru w postaci papierowej administrator bezpieczeństwa informacji udostępnia każdemu zainteresowanemu treść rejestru do przeglądania w siedzibie lub miejscu zamieszkania administratora danych. W przypadku prowadzenia rejestru wyłącznie w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej i postaci elektronicznej administrator bezpieczeństwa informacji może zdecydować, że w odniesieniu do informacji, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 4, w postaci elektronicznej udostępnia się do przeglądania wyłącznie informacje o powierzeniu przetwarzania danych innemu podmiotowi, a jego oznaczenie i adres siedziby lub miejsca zamieszkania są udostępniane do przeglądania jedynie w sposób określony w ust. 2. Administrator bezpieczeństwa informacji odnotowuje historię zmian w rejestrze zawierającą: informację o rodzaju zmiany (nowy wpis, aktualizacja, wykreślenie); datę dokonania zmiany; informację o zakresie zmiany. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.