Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 23 marca 2017 r. w sprawie postępowania podmiotów prowadzących działalność w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa oraz tytułów uczestnictwa, a także doradztwa inwestycyjnego w odniesieniu do takich instrumentów

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansówz dnia 23 marca 2017 r.w sprawie postępowania podmiotów prowadzących działalność w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa oraz tytułów uczestnictwa, a także doradztwa inwestycyjnego w odniesieniu do takich instrumentów 1)Minister Rozwoju i Finansów kieruje działem administracji rządowej - instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595). Spis treści Treść rozporządzenia Rozdział 1 Przepisy ogólne

§ 1. 1) 2)

§ 2. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) a) b) 8) 9) a) b) c) d) 2. Rozdział 2 Tryb i warunki prowadzenia działalności Oddział 1 Promowanie świadczonych usług oraz kontakty z klientami

§ 3. 1. 2. 1) 2) 3) 3. 4. 5. 1) 2) 3) 6.

§ 4. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 2. 1) 2) 3) 3. 4.

§ 5. 1) 2)

§ 6. 1) 2) 3) 4)

§ 7. 1. 2.

§ 8. 1) 2) 3) 4) 5)

§ 9. Oddział 2 Warunki prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy

§ 10. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 2. 1) 2) 3) 3. 1) 2) 4. 1) 2) 3) 4) 5)

§ 11. 1. 1) 2) 3) 2. 3. 4. 5. 6. 1) a) b) c) 2) 7.

§ 12. 1. 2.

§ 13. Oddział 3 Zapobieganie występowaniu konfliktów interesów

§ 14. 1. 2. 3. 1) 2) 3) 4) 5) 4. 5.

§ 15. Oddział 4 Warunki organizacyjne i techniczne

§ 16. 1. 2. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 3. 4. 1) 2) 3) 4) 5)

§ 17. 1. 2. 3. 4.

§ 18. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 2.

§ 19. 1. 2. 1) 2) 3) 4)

§ 20. 1. 2. 3. 4. 5.

§ 21. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 2.

§ 22. 1. 2. 3.

§ 23.

§ 24. 1) 2)

§ 25. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 2. 3. 1) 2) 3)

§ 26. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 2. 3. 4. Rozdział 3 Świadczenie usług nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego

§ 27. 1. 2.

§ 28.

§ 29. 1. 1) 2) 3) 4) 2. 3. 4. 5. 6. Rozdział 4 Przepis przejściowy i przepis końcowy

§ 30.

§ 31. Na podstawie art. 32a ust. 9 ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (Dz. U. z 2016 r. poz. 1896, 1948 i 2260 oraz z 2017 r. poz. 724) zarządza się, co następuje: Rozporządzenie określa: tryb i warunki postępowania podmiotów, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, w zakresie prowadzenia działalności pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych, tytułów uczestnictwa funduszy zagranicznych oraz funduszy inwestycyjnych otwartych z siedzibą w państwach należących do EEA, a także doradztwa inwestycyjnego w odniesieniu do takich instrumentów, w tym pojęcie konfliktu interesów i sposób postępowania podmiotu w zakresie konfliktów interesów; warunki techniczne i organizacyjne prowadzenia działalności, o której mowa w pkt 1, w tym funkcjonowania kontroli wewnętrznej. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi; ustawie o obrocie instrumentami finansowymi - rozumie się przez to ustawę z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2016 r. poz. 1636, 1948 i 1997 oraz z 2017 r. poz. 724); podmiocie - rozumie się przez to podmiot, o którym mowa w art. 32 ust. 2 ustawy; funduszu - rozumie się przez to fundusz inwestycyjny otwarty, specjalistyczny fundusz inwestycyjny otwarty, fundusz zagraniczny oraz fundusz inwestycyjny otwarty z siedzibą w państwie należącym do EEA; nieodpłatnym doradztwie inwestycyjnym - rozumie się przez to doradztwo inwestycyjne, o którym mowa w art. 32 ust. 2b ustawy; zleceniu - rozumie się przez to zlecenie nabycia lub odkupienia jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy, dyspozycję lub inne oświadczenia woli związane z uczestnictwem w funduszu; kliencie - rozumie się przez to uczestnika funduszu lub inną osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej: zainteresowaną nabyciem lub odkupieniem jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy lub która za pośrednictwem podmiotu przekazała zlecenie; kliencie profesjonalnym - rozumie się przez to podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 13a lit. a-m ustawy; osobie powiązanej z podmiotem - rozumie się przez to: osobę wchodzącą w skład statutowych organów podmiotu, a w przypadku działalności prowadzonej w formie spółki osobowej - także wspólnika lub komplementariusza, w przypadku spółki cywilnej - wspólnika spółki cywilnej, osobę pozostającą z podmiotem w stosunku pracy, zlecenia lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze, podmiot należący do tej samej grupy kapitałowej. Podmiot może na wniosek klienta innego niż klient profesjonalny, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, oraz w zakresie określonym w takim wniosku, uznać go za klienta profesjonalnego, jeżeli klient ten wykaże, że posiada wiedzę i doświadczenie pozwalające na podejmowanie właściwych decyzji inwestycyjnych oraz właściwą ocenę ryzyka związanego z tymi decyzjami. Przed uwzględnieniem wniosku podmiot ustala wiedzę klienta o zasadach traktowania klientów profesjonalnych przy świadczeniu usług, których wniosek dotyczy. Informacje kierowane przez podmiot do klientów, w tym informacje upowszechniane przez podmiot w celu reklamy lub promocji świadczonych usług, powinny być rzetelne, nie mogą budzić wątpliwości ani wprowadzać w błąd. Informacje upowszechniane przez podmiot w celu reklamy lub promocji świadczonych przez niego usług są w sposób niebudzący wątpliwości oznaczane jako informacje upowszechniane w celu reklamy lub promocji usług. Informacje kierowane do klienta detalicznego albo rozpowszechniane w sposób umożliwiający takiemu klientowi zapoznanie się z nimi: zawierają firmę (nazwę) podmiotu; są przedstawione w sposób zrozumiały dla przeciętnego odbiorcy, do którego są kierowane lub który może się z nimi zapoznać; nie mogą ukrywać, umniejszać ani przedstawiać w sposób niejasny istotnych elementów, stwierdzeń lub ostrzeżeń ani prezentować potencjalnych korzyści płynących z usługi lub instrumentu finansowego, jeżeli jednocześnie w sposób uczciwy i wyraźny nie wskazują istotnych zagrożeń, jakie związane są z daną usługą lub instrumentem finansowym. Informacje, o których mowa w ust. 1, nie mogą wykorzystywać nazwy żadnego organu nadzoru w sposób, który może wskazywać lub sugerować, że organ nadzoru zatwierdził lub zaakceptował produkt lub usługę oferowane przez podmiot. Jeżeli informacje, o których mowa w ust. 1, wskazują korzyści, które można osiągnąć w przypadku skorzystania z usług świadczonych przez podmiot, wskazują one także poziom ryzyka inwestycyjnego związanego z tymi usługami oraz instrumentami finansowymi będącymi przedmiotem danej usługi. Jeżeli informacje, o których mowa w ust. 1, mogą stanowić podstawę podjęcia przez klientów decyzji o skorzystaniu z danej usługi, zawierają one taki zakres danych oraz są przedstawione w taki sposób, aby mogli oni zrozumieć specyfikę danej usługi i będącego przedmiotem danej usługi instrumentu finansowego oraz związane z nim ryzyko. Informacje takie mogą być przekazywane w formie ujednoliconej i zawierają w szczególności dane o: podmiocie oraz świadczonych przez niego usługach; instrumentach finansowych będących przedmiotem usług świadczonych przez podmiot; kosztach i opłatach związanych z usługami świadczonymi przez podmiot. Wymóg, o którym mowa w ust. 5 pkt 3, uznaje się za spełniony w przypadku przekazania klientowi przez podmiot kluczowych informacji dla inwestorów, w zakresie, w jakim koszty i opłaty zostały przedstawione w ich treści. Podmiot przed przyjęciem pierwszego zlecenia lub rozpoczęciem świadczenia usługi nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego przekazuje klientowi, przy użyciu trwałego nośnika informacji lub poprzez zamieszczenie na swojej stronie internetowej, szczegółowe informacje dotyczące podmiotu oraz usługi, która ma być świadczona, obejmujące w szczególności: firmę (nazwę) podmiotu; oświadczenie potwierdzające, że podmiot posiada zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy, oraz nazwę organu nadzoru, który udzielił mu takiego zezwolenia; sposoby komunikowania się klienta z podmiotem oraz sposoby przekazywania zleceń do podmiotu; dane teleadresowe pozwalające na bezpośredni kontakt klienta z podmiotem; podstawowe zasady świadczenia usługi pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy; podstawowe zasady składania reklamacji przez klientów i sposób ich załatwiania przez podmiot; podstawowe zasady postępowania podmiotu w przypadku powstania konfliktu interesów oraz informację, że na żądanie klienta mogą mu zostać przekazane szczegółowe informacje o tych zasadach; koszty i opłaty związane ze świadczonymi usługami pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy. Informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 8: wskazują łączną kwotę, którą klient jest obowiązany zapłacić, z wyszczególnieniem kosztów i opłat oraz podatków związanych z daną usługą, a jeżeli określenie tej kwoty nie jest możliwe - podstawę jej obliczenia w taki sposób, aby klient mógł ją zweryfikować, przy czym prowizje pobierane przez podmiot w związku ze świadczoną usługą są przedstawiane w podziale na poszczególne pozycje; wskazują waluty obce i koszty wymiany oraz przyjęte przez podmiot zasady ustalania kursów wymiany - w przypadku gdy kwota, o której mowa w pkt 1, lub jej część jest wyrażona w walucie obcej; informują o możliwości wystąpienia innych niż wskazane w pkt 1 kosztów i opłat oraz podatków związanych z transakcjami zawartymi w związku z danym instrumentem finansowym lub usługą, którymi klient może być obciążony, a które nie są płatne za pośrednictwem podmiotu. Informacje, o których mowa w ust. 1, mogą być przekazane klientowi także po przyjęciu zlecenia albo w trakcie świadczenia usługi nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego, w przypadku gdy na wniosek klienta zlecenie zostało przyjęte, a usługa jest świadczona przy użyciu środków porozumiewania się na odległość, które uniemożliwiają przekazanie tych informacji przed przyjęciem zlecenia albo rozpoczęciem świadczenia usługi. Wymóg, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, uznaje się za spełniony w przypadku przekazania klientowi przez podmiot kluczowych informacji dla inwestorów, w zakresie, w jakim koszty i opłaty zostały przedstawione w ich treści. W przypadku gdy podmiot przekazuje klientowi informacje przy użyciu trwałego nośnika informacji, użycie nośnika innego niż papier jest dopuszczalne, jeżeli: uzasadnia to charakter świadczonej usługi; klient, mając możliwość wyboru pomiędzy przekazaniem informacji na papierze albo za pomocą innego trwałego nośnika informacji, wskazuje wyraźnie ten drugi sposób. W przypadku gdy podmiot przekazuje klientom informacje za pośrednictwem strony internetowej podmiotu, nie kierując ich indywidualnie do klienta, korzystanie z tego sposobu przekazu jest dopuszczalne, jeżeli są spełnione następujące warunki: klient udzielił wyraźnej zgody na przekazywanie informacji w taki sposób; jednocześnie z zamieszczeniem informacji na stronie internetowej podmiotu klient zostanie powiadomiony, w postaci elektronicznej, o adresie strony internetowej podmiotu oraz o miejscu na tej stronie, gdzie jest opublikowana informacja; podmiot zapewni aktualność przekazywanej informacji; informacja będzie dostępna na stronie internetowej podmiotu przez czas niezbędny do tego, aby klient mógł się z nią zapoznać. Podmiot udostępnia bezpłatnie kluczowe informacje dla inwestorów funduszu, a w przypadku specjalistycznego funduszu inwestycyjnego otwartego - również informację dla klienta alternatywnego funduszu inwestycyjnego, o której mowa w art. 222a ustawy, o ile została ona sporządzona. Na żądanie klienta podmiot dostarcza bezpłatnie roczne i półroczne sprawozdanie finansowe oraz prospekt informacyjny funduszu wraz z aktualnymi informacjami o zmianach w tym prospekcie. W przypadku pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu tytułów uczestnictwa funduszy inwestycyjnych otwartych z siedzibą w państwach należących do EEA podmiot przedstawia klientowi dane o ryzyku związanym z inwestowaniem w te tytuły uczestnictwa, obejmujące w szczególności: wskazanie ryzyka związanego z danym rodzajem tytułów uczestnictwa; wskazanie zmienności ceny danych tytułów uczestnictwa; wyeksponowanie cechy dużej zmienności wartości aktywów netto danego funduszu, w przypadku gdy cechuje się on lub może cechować dużą zmiennością ze względu na skład portfela inwestycyjnego lub stosowane techniki zarządzania portfelem; jeżeli fundusz inwestycyjny lokuje większość aktywów w inne kategorie lokat niż papiery wartościowe lub instrumenty rynku pieniężnego albo odzwierciedla skład indeksu papierów wartościowych - wyeksponowane stwierdzenie wskazujące na tę cechę; informację o ryzyku walutowym, w przypadku gdy wpłata i wypłata środków następuje w walucie obcej lub gdy większość aktywów danego funduszu jest lokowana za granicą. W przypadku klientów profesjonalnych § 3 ust. 5 i 6 oraz § 4 nie stosuje się. Podmiot świadczy usługi pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy na podstawie regulaminu określającego sposób i warunki prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy, w szczególności: sposób identyfikacji klientów; sposób postępowania w kontaktach z klientami osób pozostających z podmiotem w stosunku pracy, zlecenia lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze; sposób przekazywania klientom informacji dotyczących funduszy, w związku z którymi jest świadczona usługa; sposób prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy oraz wskazanie miejsc prowadzenia przez podmiot tej działalności; tryb i warunki składania zleceń za pośrednictwem telefonu, telefaksu lub innych telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub systemów teleinformatycznych oraz za pomocą informatycznych nośników danych, w szczególności sposób identyfikacji osób składających zlecenia; zasady świadczenia usług nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego, w tym wskazanie trybu i warunków opracowywania przez podmiot rekomendacji oraz ich przekazywania klientowi; terminy, tryb i sposób przekazywania przyjętych zleceń do podmiotów, o których mowa w art. 32 ust. 2a pkt 4 ustawy; sposób i terminy załatwiania reklamacji składanych przez klienta; sposób zapobiegania powstawaniu konfliktu interesów, a w przypadku zaistnienia takiego konfliktu - sposób zarządzania konfliktem; sposób wykonywania działalności przez osoby, o których mowa w art. 33 ust. 1 ustawy, uwzględniający obowiązki podmiotu w zakresie pośredniczenia w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy. W zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, regulamin określa w szczególności: zasady prowadzenia rejestru reklamacji zawierającego informacje o reklamacjach w związku z działalnością tego podmiotu złożonych w danym roku kalendarzowym oraz sposobie i terminie ich załatwienia; zasady postępowania z reklamacjami w związku z działalnością podmiotu, w tym w szczególności tryb i termin ich rozpatrzenia; zasady postępowania z reklamacjami w związku z działalnością funduszu lub innych podmiotów działających na rzecz funduszu, w tym w szczególności termin i tryb przekazania reklamacji do odpowiedniego podmiotu. W zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 9, regulamin określa w szczególności: okoliczności, które w odniesieniu do poszczególnych czynności z zakresu działalności polegającej na pośredniczeniu w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy oraz nieodpłatnym doradztwie inwestycyjnym powodują lub mogą powodować powstanie konfliktu interesów związanego z istotnym ryzykiem naruszenia interesów klienta; sposób zarządzania konfliktami interesów. W zależności od rozmiaru i rodzaju prowadzonej przez podmiot działalności oraz poziomu ryzyka naruszenia interesów klientów podmiotu sposób zarządzania konfliktami interesów, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, w szczególności: zapobiega przepływowi informacji pomiędzy osobami powiązanymi z podmiotem, wykonującymi w ramach działalności prowadzonej przez podmiot poszczególne czynności, które mogą powodować powstanie konfliktu interesów, w przypadku gdy taki przepływ informacji może zaszkodzić interesom jednego lub kilku klientów, lub zapewnia nadzór nad przepływem takich informacji, jeżeli jest on konieczny; zapewnia nadzór nad osobami powiązanymi z podmiotem, wykonującymi w ramach swoich podstawowych zadań czynności na rzecz i w imieniu klientów, w ramach działalności prowadzonej przez podmiot, których interesy są sprzeczne z interesem klienta podmiotu lub które mogą reprezentować interesy sprzeczne z interesem klienta podmiotu; zapobiega powstaniu bezpośredniej zależności wysokości wynagrodzenia osób powiązanych z podmiotem wykonujących określone czynności w ramach działalności prowadzonej przez podmiot od wysokości wynagrodzenia lub zysków osiąganych przez osoby wykonujące czynności innego rodzaju, które powodują lub mogą powodować powstanie konfliktu interesów; zapobiega możliwości wywierania niekorzystnego wpływu na sposób wykonywania przez osoby powiązane z podmiotem czynności związanych z prowadzeniem przez podmiot działalności w zakresie przyjmowania i przekazywania zleceń nabycia lub zbycia jednostek uczestnictwa oraz tytułów uczestnictwa funduszy; zapobiega przypadkom jednoczesnego lub następującego bezpośrednio po sobie wykonywania przez tę samą osobę powiązaną z podmiotem czynności związanych z usługami świadczonymi przez dany podmiot, jeżeli mogłoby to wywrzeć niekorzystny wpływ na prawidłowe zarządzanie konfliktami interesów, lub zapewnia nadzór nad sposobem wykonywania tych czynności, jeżeli jest on konieczny. Przed przyjęciem zlecenia nabycia podmiot uzyskuje od klienta informacje o poziomie jego wiedzy i doświadczenia inwestycyjnego, właściwych dla określonego rodzaju oferowanego lub wymaganego produktu lub usługi, niezbędnych do oceny, czy usługa lub produkt są odpowiednie dla klienta, dotyczące: specyfiki inwestowania w jednostki uczestnictwa lub tytuły uczestnictwa oraz ryzyka związanego z inwestowaniem w te instrumenty finansowe; charakteru, wielkości i częstotliwości dokonywania transakcji instrumentami finansowymi dokonywanych przez klienta oraz okresu, w którym były dokonywane; poziomu wykształcenia, zawodu wykonywanego obecnie lub zawodu wykonywanego poprzednio, jeżeli jest to istotne dla dokonania oceny. Informacje, o których mowa w ust. 1, podmiot przyjmuje i utrwala w formie zapewniającej ich autentyczność oraz zgodność z informacjami przedstawionymi przez klienta. Jeżeli na podstawie informacji uzyskanych od klienta podmiot oceni, że dany instrument finansowy lub usługa nie są odpowiednie dla klienta, niezwłocznie informuje o tym klienta. W przypadku gdy klient nie przedstawia informacji, o których mowa w ust. 1, lub przedstawia informacje niewystarczające, podmiot informuje klienta, że klient uniemożliwia mu dokonanie oceny, czy przewidziana usługa lub instrument finansowy są dla niego odpowiednie. Podmiot nie może bezpośrednio lub pośrednio zachęcać klienta do odmowy przekazania informacji. Przepisy ust. 1-5 nie mają zastosowania w przypadku, gdy: spełnione zostały łącznie następujące warunki: przedmiotem zlecenia nabycia będą wyłącznie jednostki uczestnictwa funduszu inwestycyjnego otwartego lub tytuły uczestnictwa funduszu zagranicznego, zlecenie nabycia zostało złożone z wyłącznej inicjatywy klienta, przed przyjęciem przez podmiot zlecenia nabycia klient został poinformowany o możliwości dokonania przez podmiot oceny, czy taki instrument finansowy lub usługa są odpowiednie dla klienta, albo przyjęcie zlecenia było poprzedzone czynnościami, o których mowa w § 27, a informacje uzyskane od klienta przez podmiot w związku ze świadczeniem usługi nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego pozostają aktualne. Przepisów ust. 1-6 nie stosuje się w przypadku, gdy podmiot uzna, że składający zlecenie nabycia klient profesjonalny posiada niezbędne doświadczenie i wiedzę pozwalające na zrozumienie i dokonanie oceny ryzyka związanego z danymi jednostkami uczestnictwa, tytułami uczestnictwa lub świadczonymi usługami. Podmiot dokonuje oceny, o której mowa w § 11 ust. 1, na podstawie informacji przekazanych przez klienta, chyba że istnieją obiektywne przesłanki do uznania, że informacje te są nieaktualne, nierzetelne lub niepełne. Podmiot, w zakresie niezbędnym do dokonania oceny, o której mowa w § 11 ust. 1, może wykorzystać informacje dotyczące klienta otrzymane od towarzystwa, firmy inwestycyjnej, zagranicznej firmy inwestycyjnej lub banku prowadzącego działalność, o której mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, o ile klient wyraził na to zgodę lub podmioty te wykonują na rzecz klienta czynności związane z realizacją jego zlecenia, a z okoliczności sprawy wynika, iż otrzymane informacje są aktualne, rzetelne i pełne. Podmiot przekazuje zlecenia przyjęte od klientów w terminach określonych w regulaminie, o którym mowa w § 10 ust. 1. Wewnętrzna struktura organizacyjna podmiotu zapobiega powstawaniu konfliktów interesów, a w przypadku powstania konfliktu interesów - zapewnia ochronę interesów klientów podmiotu przed jego szkodliwym wpływem. Przez konflikt interesów rozumie się znane podmiotowi okoliczności, które mogą doprowadzić do powstania sprzeczności między interesem podmiotu lub osoby powiązanej z podmiotem a obowiązkiem działania przez podmiot w sposób rzetelny, z uwzględnieniem najlepiej pojętego interesu klienta tego podmiotu oraz okoliczności, które mogą doprowadzić do sprzeczności pomiędzy interesami klientów tego podmiotu. Konflikt interesów może powstać w szczególności w przypadku, gdy podmiot lub osoba powiązana z podmiotem: może uzyskać korzyść lub uniknąć straty na skutek poniesienia straty lub nieuzyskania korzyści przez co najmniej jednego klienta tego podmiotu; posiada powód, aby udzielać klientowi lub grupie klientów preferencji w stosunku do innego klienta lub grupy klientów tego podmiotu; posiada interes rozbieżny z interesem klienta; prowadzi taką samą działalność jak działalność prowadzona przez klienta podmiotu; otrzyma od osoby innej niż klient korzyść majątkową, inną niż standardowe prowizje i opłaty, w związku z usługą świadczoną na rzecz klienta. W przypadku podmiotu, który wchodzi w skład grupy kapitałowej, regulamin określający sposób i warunki prowadzenia działalności w zakresie przyjmowania i przekazywania zleceń, w części dotyczącej zarządzania konfliktami interesów, uwzględnia także wszystkie czynniki mogące powodować powstanie konfliktu interesów, o których podmiot wie lub powinien wiedzieć, a które wynikają ze struktury organizacyjnej oraz rodzaju działalności innych członków tej grupy kapitałowej. Środki i procedury zarządzania konfliktami interesów zapewniają osobom powiązanym z podmiotem, zaangażowanym w wykonywanie przez podmiot czynności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy oraz nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego, niezależność wykonywania tych czynności, z uwzględnieniem zakresu i rodzaju działalności prowadzonej przez podmiot lub podmioty z grupy kapitałowej, do której należy podmiot, oraz możliwego stopnia naruszenia interesów klientów. Przed przyjęciem zlecenia podmiot informuje klienta, przy użyciu trwałego nośnika informacji, o istniejących konfliktach interesów związanych ze świadczeniem usług w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy oraz nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego, chyba że struktura organizacyjna podmiotu oraz jego regulacje wewnętrzne zapewniają, że w przypadku powstania konfliktu interesów nie dojdzie do naruszenia interesu klienta. Informacja zawiera dane pozwalające klientowi na podjęcie świadomej decyzji o złożeniu zlecenia podmiotowi. Podmiot opracowuje i wdraża system kontroli wewnętrznej służący zapewnieniu zgodności działalności podmiotu oraz osób działających na jego rzecz z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie. Podmiot wyznacza, spośród osób zatrudnionych, osobę odpowiedzialną za przeprowadzanie kontroli w zakresie działalności polegającej na przyjmowaniu i przekazywaniu zleceń. Osoba ta w szczególności: sprawuje nadzór nad działalnością podmiotu oraz osób w nim zatrudnionych według kryterium zgodności z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie; przeprowadza kontrole działalności podmiotu oraz osób w nim zatrudnionych według kryteriów określonych w pkt 1; sprawuje nadzór nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, dostępem do tych informacji oraz przeciwdziałaniem ich wykorzystywaniu w sposób niezgodny z przepisami prawa lub procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie przez osoby obowiązane do ich przestrzegania; doradza oraz na bieżąco pomaga osobom wykonującym czynności, w ramach prowadzonej przez podmiot działalności, w wypełnianiu przez te osoby obowiązków zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami i regulaminami wewnętrznymi obowiązującymi w podmiocie; prowadzi rejestr pełnomocnictw udzielonych zgodnie z art. 34 ustawy; sprawuje nadzór nad załatwianiem reklamacji klientów podmiotu oraz prowadzi rejestr reklamacji; odpowiednio dokumentuje wyniki przeprowadzonych kontroli oraz przedstawia je właściwym organom podmiotu. Osoba, o której mowa w ust. 2, nie rzadziej niż raz do roku, sporządza pisemny raport prawidłowości i skuteczności wypełniania przez podmiot obowiązków związanych z prowadzoną działalnością podmiotu. Raport zawiera w szczególności wskazanie ujawnionych w danym roku kalendarzowym nieprawidłowości oraz środków podejmowanych w przypadkach zaistnienia nieprawidłowości. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych określa regulamin kontroli wewnętrznej, który określa w szczególności: cel i zakres przeprowadzanych kontroli; szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli oraz założenia dotyczące ich częstotliwości; zakres obowiązków osoby przeprowadzającej kontrolę; szczegółowe zasady dokumentowania wyników kontroli i przedstawiania ich odpowiednim organom podmiotu; tryb postępowania w przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości w zakresie działania podmiotu lub osób z nim powiązanych. Podmiot przeprowadza szkolenia członków organów podmiotu, pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz osób fizycznych pozostających z podmiotem w stosunku zlecenia lub innym stosunku prawnym o podobnym charakterze, w zakresie procedur i regulaminów wewnętrznych obowiązujących w podmiocie oraz regulacji prawnych związanych z pośrednictwem w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy, przed podjęciem przez te osoby pełnienia funkcji lub wykonywania czynności w zakresie pośredniczenia w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy. Podmiot gromadzi informacje o przeprowadzonych szkoleniach, w szczególności dotyczące terminów szkoleń, zakresu szkoleń oraz uczestników poszczególnych szkoleń. W ramach systemu kontroli wewnętrznej podmiot prowadzi i aktualizuje książkę procedur zawierającą procedury i regulaminy wewnętrzne obowiązujące w tym podmiocie w związku z prowadzoną działalnością. Książka procedur może być prowadzona w postaci elektronicznej. Podmiot regularnie weryfikuje systemy oraz procedury i regulaminy wewnętrzne obowiązujące w podmiocie według kryterium prawidłowości i skuteczności wypełniania przez podmiot obowiązków wynikających z przepisów oraz podejmuje działania mające na celu eliminację nieprawidłowości. Podmiot prowadzi dziennik kontroli zawierający informacje o kontrolach wewnętrznych przeprowadzanych w podmiocie w roku kalendarzowym, który zawiera: oznaczenie podmiotu kontrolującego; zakres kontroli; datę rozpoczęcia kontroli; datę zakończenia kontroli; wnioski z kontroli lub zalecenia pokontrolne. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3, podlegają wpisowi do dziennika kontroli nie później niż w dniu rozpoczęcia kontroli, a dane, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5 - niezwłocznie po jej zakończeniu. Podmiot opracowuje i wdraża procedurę zapobiegającą ujawnieniu lub wykorzystaniu informacji stanowiących tajemnicę zawodową przez osoby kierujące działalnością podmiotu i osoby uczestniczące w świadczeniu usług lub osoby posiadające dostęp do tych informacji. Procedura zawiera w szczególności: wskazanie stanowisk, na których są zatrudnione osoby objęte obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, oraz wyraźny zakaz ujawniania i wykorzystywania przez te osoby takich informacji; wskazanie wyjątków od zakazu ujawniania informacji stanowiących tajemnicę zawodową; sposób postępowania z dokumentami zawierającymi informacje stanowiące tajemnicę zawodową, w szczególności sposób dostępu i ewidencjonowania tego dostępu oraz sposób zapewnienia bezpieczeństwa informacji; sposób i tryb przeprowadzania kontroli w zakresie obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. W podmiocie funkcjonuje sformalizowany, skuteczny system zarządzania bezpieczeństwem środowiska teleinformatycznego, zapewniający adekwatny do poziomu ryzyka poziom bezpieczeństwa informacji. Podmiot wprowadza zabezpieczenia urządzeń uniemożliwiające nieuprawniony dostęp do systemów teleinformatycznych i przetwarzania danych. Systemy teleinformatyczne podmiotu są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem do danych przetwarzanych przez te systemy. Podmiot opracowuje i wdraża wewnętrzne procedury dostępu do jego systemów teleinformatycznych oraz stosuje sformalizowane zasady oraz mechanizmy techniczne zapewniające właściwy poziom kontroli dostępu logicznego do danych i informacji oraz dostępu fizycznego do kluczowych elementów infrastruktury teleinformatycznej, umożliwiające odtworzenie historii dostępu do systemów teleinformatycznych, wraz z historią modyfikacji i przetwarzania danych. Urządzenia i systemy teleinformatyczne podmiotu powinny być zabezpieczone przed utratą danych spowodowaną awarią, zakłóceniami lub zdarzeniami losowymi. W celu zapewnienia ciągłości obsługi i pracy systemów teleinformatycznych podmiot, przynajmniej raz dziennie, tworzy kopię bazy danych lub stosuje inne środki techniczne umożliwiające odtworzenie danych oraz podjęcie pracy systemów teleinformatycznych w przypadku awarii lub utraty części lub całości danych w podstawowych bazach danych. Podmiot zapewnia poufność, integralność i dostępność kopii bazy danych. Podmiot przyjmujący zlecenia klientów przekazywane za pomocą telefonu, telefaksu lub innych telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub systemów teleinformatycznych oraz za pomocą informatycznych nośników danych zapewnia: poufność składanych zleceń, w szczególności ich zabezpieczenie przed odsłuchaniem lub odczytaniem przez osoby nieuprawnione; integralność składanych zleceń, w szczególności ich zabezpieczenie przed modyfikacją lub usunięciem przez osoby nieuprawnione; zabezpieczenie przed możliwością ich składania przez osoby nieuprawnione, w szczególności przez ustalenie odrębnego identyfikatora lub hasła dla każdego klienta; rejestrację daty i czasu otrzymania zlecenia; możliwość potwierdzenia klientowi faktu złożenia zlecenia - z wyłączeniem zleceń składanych za pośrednictwem telefonu. Podmiot dokłada należytej staranności w celu zapewnienia sprawnej obsługi klientów w zakresie przyjmowania zleceń w sposób określony w ust. 1, w szczególności podmiot może przyjmować takie zlecenia po uprzedniej identyfikacji osoby składającej zlecenie, zgodnej z zasadami ustalonymi między podmiotem a tym klientem. Podmiot zapewnia, aby w miejscach, w których jest prowadzona przez niego działalność, znajdowały się urządzenia telekomunikacyjne umożliwiające stały i bezpośredni kontakt z centralą podmiotu, a także zapewniające sprawną obsługę klientów. W pomieszczeniu, w którym jest prowadzona działalność, powinno znajdować się wyodrębnione miejsce umożliwiające klientom złożenie zlecenia z zachowaniem poufności. Pomieszczenia, w których jest prowadzona działalność w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy, powinny być zabezpieczone przed niekontrolowanym dostępem osób nieuprawnionych. Podmiot prowadzi rejestr wszystkich zleceń złożonych przez klientów w danym roku kalendarzowym. Podmiot prowadzi rejestr umów podpisywanych z poszczególnymi funduszami i towarzystwami zawierający: datę podpisania umowy; wskazanie funduszy, których jednostki uczestnictwa lub tytuły uczestnictwa będą dystrybuowane w ramach zawartej umowy. Podmiot przechowuje i archiwizuje dokumenty związane z prowadzeniem działalności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy oraz nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego, w szczególności: formularze zleceń złożonych przez klientów; dokumenty zawierające oświadczenia woli oraz inne dokumenty uzyskane stosownie do § 11 ust. 1 oraz § 29 ust. 1, dotyczące wiedzy i doświadczenia klienta; dokumenty udzielonych pełnomocnictw; kopie sporządzanych przez podmiot dokumentów, które są przekazywane wraz z przyjętym zleceniem lub innym oświadczeniem woli do podmiotu prowadzącego rejestr uczestników funduszy inwestycyjnych; inne niż wskazane w pkt 1-4 dokumenty związane z prowadzeniem przez podmiot działalności w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, są przechowywane oddzielnie od innych dokumentów i akt gromadzonych przez podmiot w związku z wykonywaną przez niego działalnością inną niż określona w ust. 1. Przechowywanie i archiwizowanie, o którym mowa w ust. 1, dotyczy również: zleceń oraz innych oświadczeń woli przyjętych za pośrednictwem telefonu, telefaksu lub innych telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub systemów teleinformatycznych oraz za pomocą informatycznych nośników danych; informacji przekazywanych lub otrzymywanych przez podmiot za pośrednictwem telefonu, telefaksu lub innych telekomunikacyjnych urządzeń końcowych lub systemów teleinformatycznych oraz za pomocą informatycznych nośników danych; dokumentów sporządzonych lub otrzymanych przez podmiot za pomocą informatycznych nośników danych. Zasady archiwizacji dokumentów związanych z działalnością podmiotu określa regulamin przechowywania i archiwizacji dokumentów, który określa w szczególności: rodzaj przechowywanych dokumentów; sposób przechowywania dokumentów i innych nośników informacji; sposób zabezpieczenia zarchiwizowanych dokumentów i innych nośników informacji przed nieuprawnionym dostępem; sposób sprawowania nadzoru nad prawidłowością gromadzenia i archiwizacji dokumentów i innych nośników informacji; okres przechowywania zarchiwizowanych dokumentów i innych nośników informacji; wskazanie stanowisk, na których są zatrudnione osoby odpowiedzialne za gromadzenie i przechowywanie dokumentów i innych nośników informacji. Dokumenty, o których mowa w § 25 ust. 3, są przechowywane na nośnikach informacji umożliwiających odczytanie treści informacji zawartych w tych dokumentach przez cały okres ich przechowywania. Dokumenty oraz inne nośniki informacji zawierające dane, które podmiot przechowuje i archiwizuje, są przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym oraz umożliwiający kontrolę dostępu, zapewniającą możliwość śledzenia modyfikacji i przetwarzania danych. Podmiot zapewnia należyte zabezpieczenie pomieszczeń, w których jest prowadzone archiwum, prowadzi ewidencję korzystania z archiwum oraz wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie archiwum. W ramach usługi nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego podmiot opracowuje i przekazuje klientowi pisemną lub ustną rekomendację, przygotowaną w oparciu o potrzeby i sytuację klienta, dotyczącą nabycia, zbycia lub innych zleceń związanych z uczestnictwem w funduszu w zakresie określonych jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy albo powstrzymania się od nabycia, zbycia lub innych zleceń dotyczących tych instrumentów finansowych. Zasady świadczenia przez podmiot usług nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego określa regulamin, o którym mowa w § 10 ust. 1. Podmiot dokłada należytej staranności w celu zapewnienia, aby osoby, o których mowa w art. 33 ustawy, nie świadczyły usług nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego. Przed rozpoczęciem świadczenia usługi nieodpłatnego doradztwa inwestycyjnego podmiot uzyskuje od klienta informacje niezbędne do ustalenia, czy przy należytym uwzględnieniu charakteru i zakresu tej usługi rekomendowane nabycie, zbycie lub inne zlecenie związane z uczestnictwem w funduszu albo powstrzymanie się od nabycia, zbycia lub innych zleceń związanych z uczestnictwem w funduszu: realizuje cele inwestycyjne klienta; nie jest związane z ryzykiem, którego poziom przekraczałby możliwości inwestycyjne klienta; ma charakter pozwalający na jej zrozumienie przez klienta i dokonanie oceny związanego z nią ryzyka, biorąc pod uwagę posiadane przez tego klienta wiedzę i doświadczenie; uwzględnia sytuację finansową klienta. Informacje dotyczące celów inwestycyjnych klienta, odpowiednio do jego potrzeb, zawierają informacje o długości okresu, w którym klient zamierza dokonywać inwestycji, jego preferencjach dotyczących poziomu i profilu ryzyka oraz celu inwestycji. Informacje dotyczące sytuacji finansowej klienta, odpowiednio do jego potrzeb, wskazują źródła i wysokości stałych dochodów, posiadane aktywa, w tym aktywa płynne, inwestycje, nieruchomości oraz stałe zobowiązania finansowe. W przypadku gdy klient nie przedstawia informacji, o których mowa w ust. 1, lub przedstawia informacje niewystarczające, podmiot informuje klienta, że klient uniemożliwia mu dokonanie oceny, czy przewidziana usługa lub instrument finansowy są dla niego odpowiednie. Podmiot nie może bezpośrednio lub pośrednio zachęcać klienta do odmowy przekazania informacji. Przepisów ust. 1-5 nie stosuje się w przypadku, gdy podmiot uzna, że klient profesjonalny posiada niezbędne doświadczenie i wiedzę pozwalające na zrozumienie i dokonanie oceny ryzyka związanego z danymi jednostkami uczestnictwa, tytułami uczestnictwa lub świadczonymi usługami oraz jest w stanie ponieść ryzyko inwestycyjne zgodne z jego celami inwestycyjnymi. Podmioty świadczące usługi pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa funduszy przed dniem wejścia w życie rozporządzenia są obowiązane dostosować prowadzoną działalność do wymogów określonych w § 19 i § 20 w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.2)Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 lipca 2013 r. w sprawie postępowania podmiotów prowadzących działalność w zakresie pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa oraz tytułów uczestnictwa, a także doradztwa inwestycyjnego w odniesieniu do takich instrumentów (Dz. U. poz. 847), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 62 ustawy z dnia 31 marca 2016 r. o zmianie ustawy o funduszach inwestycyjnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 615).