Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiejz dnia 27 maja 2019 r.w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i naczelnym sądzie administracyjnym Spis treści Treść rozporządzenia Rozdział 1 Przepisy ogólne

§ 1. 1) 2) 3) 4)

§ 2. 1. 2. Rozdział 2 Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej

§ 3. 1. 1) 2) 3) 2. 3.

§ 4. 1. 2. 3. 4. 5. Rozdział 3 Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci papierowej

§ 5. 1. 2.

§ 6. 1) 2) 3) Rozdział 4 Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

§ 7.

§ 8. 1. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 2. 1) 2) 3. 4. 5.

§ 9. 1. 2. 3. 4. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)

§ 10. 1. 2. 1) 2) 3.

§ 11. 1. 2. 3.

§ 12. 1. 2.

§ 13.

§ 14.

§ 15. 1. 2.

§ 16.

§ 17. Rozdział 5 Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania

§ 18. 1. 2. 3. 4. 5.

§ 19. Rozdział 6 Przepis końcowy

§ 20. Na podstawie art. 12a § 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r. poz. 1302, z późn. zm.1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 1467 i 1629 oraz z 2019 r. poz. 11, 60, 848 i 934.) zarządza się, co następuje: Rozporządzenie określa: sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej „aktami spraw”; warunki i tryb przechowywania akt spraw; warunki i tryb przekazywania akt spraw do właściwych archiwów państwowych; warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania. Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału. Wyboru pomiędzy postacią elektroniczną a papierową tworzenia akt danej sprawy dokonuje przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2107 oraz z 2019 r. poz. 125 i 914). W przypadku utworzenia akt danej sprawy w postaci elektronicznej nie jest możliwe dokonanie zmiany sposobu ich tworzenia na postać papierową. Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się: dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd, dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd, dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej - wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730). Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej, przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej kopii. Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu. Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia fragmenty dokumentu. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej, nieprzekształconego do postaci elektronicznej. Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Akta sprawy w postaci papierowej umieszcza się w oddzielnych okładkach, oznaczonych co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy. Karty akt sprawy w postaci papierowej numeruje się i łączy za pomocą środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentu. Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci papierowej, przekształca się do postaci papierowej poprzez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu, zawierającego w szczególności: jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym sądu; datę wykonania wydruku; podpis upoważnionego pracownika sądu dokonującego wydruku. Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej „aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej „aktami spraw kategorii B”. Do akt spraw kategorii A zalicza się: akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie; akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby; akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji; akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej; akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych; akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2-5, z każdego roku i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowoadministracyjnych. Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1: pkt 2-5 - dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca; pkt 6 - dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1. Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym sądu. Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim. Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub skorowidza są: identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza, który umożliwia jego identyfikację; twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje; tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie; data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz; format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub skorowidza; dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub skorowidz; typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative; relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania; grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do zbioru dokumentów; kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub skorowidz; język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie; opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub skorowidza; uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub skorowidzem. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie: przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku; przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych zaliczone do kategorii B przechowuje się przez okres 10 lat. Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego po ich zamknięciu. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt. Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3. Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia wydaje prezes sądu. Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom państwowym albo do zniszczenia. Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw. Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A. Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu do zatwierdzenia. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A. Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 31 maja 2019 r.2)Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. poz. 505), które utraci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 183, z 2015 r. poz. 1311, z 2016 r. poz. 1579, z 2018 r. poz. 696 i 1544 oraz z 2019 r. poz. 60, 848 i 934).