Об утверждении Положения о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела и Положения о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ ПРИКАЗ Москва 2 марта 2021 г. № 126 Об утверждении Положения о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела и Положения о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации Зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2021 г. Регистрационный № 64916 В соответствии с частью 7 статьи 39 Федерального закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ "О службе в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации и о внесении изменений в Закон Российской Федерации "Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, № 30, ст. 4532; 2021, № 8 (ч. 1), ст. 1203) и пунктом 1 Положения о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109, 2021, № 10, ст. 1568), приказываю: 1. Утвердить: Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела (приложение № 1); Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации (приложение № 2). 2. Установить, что ранее оформленные личные дела сотрудников уголовно-исполнительной системы Российской Федерации переоформлению не подлежат. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора ФСИН России генерал-лейтенанта внутренней службы Бояринева В.Г. Директор А.П.Калашников Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом ФСИН России от 2 марта 2021 г. № 126 ПОЛОЖЕНИЕ о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела I. Общие положения 1. Настоящее Положение определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных 1 сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации 2 и ведению его личного дела. 2. В учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Российской Федерации 3 ведутся личные дела, документы учета сотрудников, банки данных о сотрудниках и гражданах, поступающих на службу в УИС, содержащие персональные данные сотрудников, в том числе сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников и граждан, поступающих на службу в УИС 4 . 3. Сотрудник, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, хранение, обработку, использование и передачу персональных данных другого сотрудника, либо в утрате таких данных, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами 5 . ______________________________ 1 Пункт 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3451; 2011, № 31, ст. 4701). 2 Далее - сотрудник. 3 Далее-УИС. 4 Часть 1 статьи 39 Федерального закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ "О службе в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации и о внесении изменений в Закон Российской Федерации "Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, № 30, ст. 4532) (далее - Федеральный закон). 5 Часть 6 статьи 39 Федерального закона . II. Централизованный учет персональных данных сотрудника 4. Централизованный учет персональных данных сотрудника 6 осуществляют кадровые подразделения учреждений и органов УИС. При отсутствии в учреждении кадрового подразделения уполномоченным руководителем (начальником) определяется учреждение или орган УИС, кадровым подразделением которого осуществляется централизованный учет персональных данных сотрудников учреждения, в котором отсутствует кадровое подразделение. ______________________________ 6 Далее - централизованный учет. 5. Централизованный учет ведется пофамильно в алфавитном порядке (алфавитный учет) и на основании личных номеров, присваиваемых сотрудникам (пономерной учет). 6. Всем сотрудникам присваиваются личные номера. Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающей серию, и шестизначного числа. 7. Присвоение личных номеров сотрудникам производится: при назначении на должности рядового или младшего начальствующего состава - приказами руководителей соответствующих учреждений и органов УИС о назначении на должность (в случае увольнения сотрудников, имеющих специальные звания рядового или младшего начальствующего состава, либо их перемещении на должности среднего или старшего начальствующего состава их личные номера могут быть повторно присвоены сотрудникам, вновь поступающим на службу на должности рядового или младшего начальствующего состава); курсантам и слушателям очных отделений образовательных организаций высшего образования ФСИН России - приказом образовательной организации одновременно с зачислением на обучение; сотрудникам, замещающим должности среднего, старшего и высшего начальствующего состава - одновременно с присвоением первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава; при повторном поступлении на службу в УИС - приказом о зачислении в кадры УИС (присваиваются личные номера, под которыми они ранее состояли на службе в УИС). 8. К ведению централизованного учета предъявляются следующие требования: централизованный учет должен вестись постоянно, индивидуально по сотруднику; централизованный учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников учреждений и органов УИС. 9. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств. 10. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) 1 . ______________________________ 1 Пункт 4 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3451; 2011, № 31, ст. 4701). 11. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется с использованием документов учета сотрудника, содержащихся на бумажных носителях. 12. Документами учета сотрудника являются: алфавитная карточка (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к настоящему Положению); служебная карточка (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к настоящему Положению); штатно-должностная книга (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к настоящему Положению); карточка пономерного учета сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к настоящему Положению); карточка сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к настоящему Положению); карточка сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего звание Героя Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к настоящему Положению). 13. Учеты по алфавитным карточкам и карточкам пономерного учета сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации в отношении лиц среднего, старшего и высшего начальствующего состава (рекомендуемые образцы приведены в приложениях № 1 и № 4 к настоящему Положению), карточкам сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к настоящему Положению), и карточке сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, имеющего звание Героя Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к настоящему Положению) ведутся в управлении кадров ФСИН России. Учет по служебным карточкам (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к настоящему Положению), штатно-должностные книги (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к настоящему Положению) и учет по карточкам пономерного учета сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к настоящему Положению) в отношении лиц рядового и младшего начальствующего состава ведутся в учреждениях и органах УИС по месту службы сотрудников. 14. Документы учета сотрудника ведутся на бумажных носителях и в электронном виде с использованием средств вычислительной техники. Сведения в документы учета сотрудника вносятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) либо на печатающих устройствах, за исключением штатно-должностной книги, которая заполняется с использованием средств автоматизации. При заполнении документов учета сотрудника не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств (при наличии), наименований субъектов Российской Федерации, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" 1 . 15. Сведения о движении сотрудников, имеющих специальные звания среднего и старшего начальствующего состава (рекомендуемый образец приведен в приложении № 7 к настоящему Положению) представляются в управление кадров ФСИН России учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, и территориальными органами ФСИН России к 10 числу каждого месяца. 16. Сведения об изменении в учетных данных сотрудников УИС, замещающих должности, назначение на которые и освобождение от которых осуществляется Президентом Российской Федерации или директором ФСИН России (рекомендуемый образец приведен в приложении № 8 к настоящему Положению) (далее - сведения), ежемесячно к 10 числу каждого месяца представляются кадровыми подразделениями учреждений и органов УИС в управление кадров ФСИН России. 17. Последняя страница сведений подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения учреждения или органа УИС. 18. На лиц, изменивших фамилию, имя и отчество, одновременно со сведениями высылается алфавитная карточка (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к настоящему Положению). ______________________________ 1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 38, ст. 4320. III. Ведение личного дела сотрудника 19. В личном деле сотрудника 2 (рекомендуемый образец приведен в приложении № 9 к настоящему Положению) учитываются персональные данные сотрудника, в том числе сведения, связанные с поступлением его на службу в УИС, ее прохождением и увольнением со службы в УИС, необходимые для обеспечения деятельности учреждения или органа УИС, в котором проходит службу сотрудник. ______________________________ 2 Далее - личное дело. 20. Хранение, ведение, доступ и пересылка личных дел осуществляются в соответствии с требованиями о защите персональных данных и государственной тайне. 21. Ведение личных дел сотрудников, замещающих должности высшего начальствующего состава, руководителей (начальников) территориальных органов ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, осуществляется управлением кадров ФСИН России. Ведение личных дел иных сотрудников осуществляется кадровым подразделением учреждения или органа УИС, в полномочия руководителя (начальника) которого входит назначение на должности указанных сотрудников или кадровым подразделением учреждения или органа УИС, определенным уполномоченным руководителем (начальником) для осуществления централизованного учета персональных данных сотрудников учреждения, в котором отсутствует кадровое подразделение. В территориальных органах ФСИН России и учреждениях, непосредственно подчиненных ФСИН России, на руководителей (начальников), в соответствии с требованиями настоящего Положения, ведутся дубликаты личных дел, в которых хранятся их трудовые книжки. Дубликаты личных дел изготавливаются путем копирования документов личных дел. Документы пятой части личного дела не подлежат копированию. 22. Учет личных дел производится по инвентарной книге (рекомендуемый образец приведен в приложении № 10 к настоящему Положению). Количество учтенных номеров в инвентарной книге должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. Номер под которым в инвентарной книге зарегистрировано личное дело, проставляется на лицевой части и на корешке обложки личного дела. Личные дела хранятся по порядку номеров независимо от грифа ограничения доступа, с соблюдением условий хранения. 23. Личные дела подлежат регистрации в инвентарной книге не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о назначении гражданина на должность в УИС. Личные дела уволенных сотрудников снимаются с учета при сдаче их в архив. 24. Запрещается регистрировать вновь поступающие личные дела под номерами личных дел, не сданных на архивное хранение. В инвентарной книге под каждым номером предусматривается место для последующих записей. При снятии с учета в графу "Отметка о снятии с учета (отправке)" вносятся дата и номер акта о передаче личного дела на архивное хранение, приказа об увольнении, с указанием даты увольнения или даты и номера сопроводительного письма на личное дело перемещаемого сотрудника и приказа о переводе. 25. Личное дело подразделяется на шесть частей. 26. В первой части личного дела хранятся: послужной список (рекомендуемый образец приведен в приложении № 11 к настоящему Положению); документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды (копии справок, выписок из приказов об участии в боевых действиях, предоставлении и выходе из отпуска по уходу за ребенком, о зачислении в распоряжение учреждения или органа УИС); справка-объективка (рекомендуемый образец приведен в приложении № 12 к настоящему Положению). Справка-объективка вкладывается в личное дело и поддерживается в актуальном состоянии. 27. Во второй части личного дела хранятся: заключение о приеме на службу в УИС; экземпляры контрактов о службе в УИС, а также экземпляры дополнительных письменных соглашений, которыми вносятся изменения в контракт о прохождении службы в УИС; заключение об исполнении сотрудником, проходящим испытание, служебных обязанностей в период испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу); выписки из приказов об увольнении со службы; представления к присвоению специальных званий; наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград; мотивированные отзывы и аттестационные листы; заключение о результатах профессионального обучения по основной образовательной программе профессиональной подготовки; личные поручительства (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации); рапорты по вопросам, связанным с прохождением службы в УИС; иные документы, связанные с прохождением службы в УИС. 28. В третьей части личного дела хранятся: заявление с просьбой о поступлении на службу в УИС (на обучение в образовательную организацию высшего образования ФСИН России); согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в УИС; согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений; решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в УИС; собственноручно заполненная и подписанная анкета; собственноручно написанная автобиография; заключение военно-врачебной комиссии; справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими государственную тайну; подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги; копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об образовании и (или) о квалификации, документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в УИС (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу); копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; именной список; копия удостоверения ветерана боевых действий. 29. В четвертой части личного дела хранятся: копии документов воинского учета - для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу; архивные материалы, связанные с прохождением службы в УИС; документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником при выполнении им служебных обязанностей; копии заключений по результатам служебных проверок; копии удостоверений к государственным и ведомственным наградам; копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего военную службу по контракту, сотрудника, проходившего государственную службу иных видов; сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых сотрудник размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать, представленные по формам, установленным законодательством Российской Федерации. 30. В пятой части личного дела хранятся: материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином; результаты психологических и психофизиологических исследований, тестирования, направленных на изучение морально-этических и психологических качеств, выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами; документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну. 31. В шестой части личного дела хранятся: уведомления, направленные на соблюдение антикоррупционного законодательства, сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, пояснения к ним и информация о результатах проверки достоверности и полноты этих сведений; информация о результатах проверок соблюдения сотрудником ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения им обязанностей, установленных Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ "О противодействии коррупции" 1 и другими федеральными законами, а также контроля за его расходами; копии протоколов проведенных в отношении сотрудника заседаний соответствующей комиссии по рассмотрению вопросов соблюдения им требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов; копии мотивированных заключений по результатам рассмотрения представленных сотрудником уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов. ______________________________ 1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52 (ч. 1), ст. 6228; 2020, № 17, ст. 2721. 32. При приобщении к личному делу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, гриф секретности личного дела определяется по наивысшему грифу секретности приобщенных к нему документов. При этом наивысшая степень секретности личных дел сотрудников определяется как "секретно", за исключением сотрудников, замещающих должности штатных негласных сотрудников. На титульных обложках личных дел, к которым приобщены документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или иную информацию ограниченного доступа, охраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется соответствующий гриф секретности с пометкой "без пятой части - несекретно" или пометка "Для служебного пользования". Также гриф секретности проставляется на обложке пятой части личного дела. Оформление личных дел сотрудников, замещающих должности штатного негласного состава, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты государственной тайны. При переводе сотрудников, ранее проходивших службу на должностях штатных негласных сотрудников, на должности, не относящиеся к данной категории, документы, приобщенные к их личным делам и имеющие гриф секретности выше "секретно", подлежат изъятию. Вместо изъятого документа к делу приобщается справка-заместитель. Изъятые из дела документы хранятся в организации, осуществившей изъятие, в отдельном номенклатурном деле со сроком хранения, равным сроку хранения личного дела. 33. В послужном списке отражается прохождение службы сотрудника. Послужной список составляется сотрудником кадрового подразделения учреждения или органа УИС на основании документов, хранящихся в личном деле. 34. Оформление послужного списка при приеме на службу производится с использованием средств автоматизации, далее записи производятся шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже разборчиво, аккуратно, без сокращений и исправлений. Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. 35. Сотрудник при приеме на службу ознакомляется с составленным послужным списком под расписку, подтверждая правильность внесенных в него записей. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем (начальником) кадрового подразделения и заверяется гербовой печатью учреждения или органа УИС. 36. Последующее ознакомление сотрудника с послужным списком осуществляется не реже одного раза в 5 лет, а также перед увольнением со службы в УИС. 37. При составлении и ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим: 37.1. Сведения о трудовой деятельности (исключая службу в УИС, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и государств-участников Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях, в которых обучающиеся проходят военную службу или иные виды федеральной государственной службы на должностях курсантов и слушателей) вносятся в раздел 9 послужного списка в хронологическом порядке. Основанием для внесения этих сведений являются записи, содержащиеся в трудовой книжке и документе об образовании и (или) о квалификации. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании справок в соответствии с законодательством Российской Федерации. 37.2. Сведения о прохождении службы в УИС, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и государств - участников Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации вносятся в раздел 10 послужного списка в хронологическом порядке. Информация о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания, о переименовании учреждений вносится только в графу 4, а в графе 5 проставлять основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение, его дату и номер, графы 1, 2, 3 в данном случае не заполняются. 37.3. Основанием для внесения сведений в раздел 10 послужного списка являются соответствующие приказы по личному составу, личные дела, документы воинского учета, указы и распоряжения Президента Российской Федерации. Номер, дата правового акта и наименование учреждения или органа УИС, должностного лица, его издавшего, записывается напротив каждого периода службы, подтвержденного этим правовым актом. В случае увольнения сотрудника со службы сведения, внесенные в раздел 10 послужного списка, необходимо заверить подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью учреждения или органа УИС. 37.4. Сведения об аттестации сотрудника, в том числе о решении директора ФСИН России или уполномоченного руководителя (начальника) по аттестации вносятся в раздел 11 послужного списка в хронологическом порядке на основании аттестационного листа. 37.5. В раздел 12 послужного списка в хронологическом порядке вносятся сведения о периодах службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях. 37.6. Наименование субъекта Российской Федерации, союзной республики бывшего СССР, иностранного государства, в котором сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях, указываются по состоянию на момент выполнения сотрудником служебных обязанностей в особых условиях. Основанием для внесения сведений о времени, в течение которого сотрудник находился в этом регионе, является приказ о зачете периода выполнения служебных обязанностей в особых условиях в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях. В разделе 12 послужного списка указываются номер и дата соответствующего приказа, а также наименование учреждения или органа УИС, издавшего его. 37.7. Записи, внесенные в раздел 12 послужного списка, необходимо заверять подписью руководителя (начальника) кадрового подразделения или его заместителя и гербовой печатью учреждения или органа УИС. 37.8. Сведения о ранениях (травмах), полученных в ходе исполнения служебных обязанностей (обязанностей военной службы), и обстоятельства, при которых они были получены, вносятся в раздел 13 послужного списка в хронологическом порядке на основании документов, выданных медицинскими организациями. 37.9. Сведения о награждении орденами и медалями Российской Федерации, бывшего СССР и иностранных государств, ведомственными наградами Минюста России и ФСИН России, иных федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также о присвоении почетных званий вносятся в раздел 14 послужного списка в хронологическом порядке на основании документов, содержащих решение органа, произведшего награждение (поощрение). 37.10. Сведения о наложении на сотрудника дисциплинарного взыскания или взыскания за коррупционное правонарушение вносятся в раздел 15 послужного списка в хронологическом порядке с указанием реквизитов соответствующих приказов и формулировки приказной части,а также, в случае досрочного снятия ранее наложенного дисциплинарного взыскания, реквизитов приказов о снятии ранее налож нного дисциплинарного взыскания. 37.11. Сведения о пребывании за границей в период нахождения в служебной командировке вносятся в раздел 16 послужного списка в хронологическом порядке на основании приказа о командировании. 37.12. Сведения об участии в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти с приостановлением службы в УИС вносятся в раздел 17 послужного списка рекомендуется в хронологическом порядке. 37.13. Информация о проведении обязательной государственной дактилоскопической регистрации вносится в раздел 18 послужного списка с указанием даты проведения, наименования учреждения, в которое направляются дактилоскопические карты, исходящего номера и даты направления. 37.14. Информация о получении сотрудником единовременной социальной выплаты для приобретения или строительства жилого помещения, предоставлении государственного жилищного сертификата, иных выплат, направленных на улучшение жилищных условий за счет бюджетных средств, а также предоставлении жилых помещений по договорам социального найма вносится в раздел 19 послужного списка в хронологическом порядке. 37.15. Сведения об отце и матери сотрудника вносятся в раздел 20 послужного списка на основании данных анкеты. 37.16. Сведения о семейном положении сотрудника, фамилия, имя, отчество (при наличии) супруга (супруги), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника, а также сведения об их изменении вносятся в раздел 21 послужного списка на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния. 37.17. Сведения о месте жительства (месте пребывания) вносятся в раздел 22 послужного списка на основании данных анкеты в соответствии с документами о регистрационном учете. Если фактическое место жительства (место пребывания) сотрудника отличается от данных регистрационного учета, указывается также и фактическое место жительства (место пребывания). Раздел 22 послужного списка заполняется карандашом. 37.18. Послужной список ведется на протяжении всей службы сотрудника в УИС. Пересоставление послужного списка допускается только с разрешения руководителя (начальника) кадрового подразделения учреждения или органа УИС по мотивированному рапорту сотрудника кадрового подразделения, в должностные обязанности которого входит ведение личных дел. Данный рапорт и предыдущий послужной список приобщаются к 4 части личного дела. 38. К личному делу с внутренней стороны второго листа обложки подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка, вкладыш в трудовую книжку либо их дубликаты (копии). Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов. 39. На внутренней стороне первого листа обложки личного дела помещается фотография сотрудника (анфас) размером 9 х 12 см в повседневной форме одежды (в кителе, без головного убора). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового подразделения или непосредственного руководителя (начальника) и печатью кадрового подразделения. Новая фотография помещается при изменении специального звания сотрудника. При этом старая фотография помещается в конверт. 40. Документы к личному делу приобщаются (подшиваются или скрепляются) устройством, обеспечивающим их надежное крепление и хранение. 41. Документы четвертой, пятой и шестой частей личного дела с основной папкой личного дела не скрепляются, хранятся в отдельных папках с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела, и вкладываются в личное дело, как и справка-объективка. 42. Шестая часть личного дела может храниться отдельно от личного дела в кадровом подразделении. 43. В первой, второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке. 44. Документы, хранящиеся в личном деле, нумеруются и вносятся в описи документов соответствующей части личного дела. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования и количества листов. 45. Сведения о наличии в личном деле четвертой, пятой и шестой частей личного дела вносятся в специальный бланк, который приклеивается под конвертом. 46. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в личном деле, а также своевременного дополнения его необходимыми документами возлагается на сотрудников кадровых подразделений учреждений и органов УИС. 47. До приобщения к личному делу сотрудник должен быть ознакомлен со следующими документами: документами об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в УИС (если гражданин (сотрудник) назначен на должность по результатам конкурса), испытании (если оно устанавливалось при поступлении на службу); мотивированным отзывом и аттестационным листом. 48. В случае изменения сведений, указанных в анкете (паспортных данных, актов гражданского состояния, документов об образовании и (или) о квалификации, о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении, ученой степени или ученого звания), сотрудник в 10-дневный срок сообщает об этом рапортом в кадровое подразделение учреждения или органа УИС с представлением документов, подтверждающих изменение сведений. Рапорт и копии указанных документов приобщаются к третьей части личного дела. 49. Выдача (отправка) личных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, с места постоянного хранения в иное учреждение или орган УИС производится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты государственной тайны. 50. Выдача (отправка) личных дел, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, с места постоянного хранения в иное учреждение или орган УИС производится по контрольной карточке личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 13 к настоящему Положению), находящейся в каждом личном деле. В контрольной карточке личного дела расписывается получатель или указывается учреждение или орган УИС, в которое выслано личное дело. В инвентарной книге, алфавитной карточке личного дела и служебной карточке делается соответствующая запись с указанием даты и номера исходящего письма, учреждения или органа УИС, в которое выслано личное дело. 51. Решение о выдаче (высылке) личного дела принимается руководителем (начальником) учреждения или органа УИС, имеющим право назначения на должность, замещаемую сотрудником, в 10-дневный срок со дня получения запроса. 52. Личные дела выдаются (высылаются) на срок не более 4 месяцев, поскольку непрерывный срок исполнения обязанностей по вакантной (не замещаемой другим сотрудником) должности рядового состава, младшего, среднего или старшего начальствующего состава не может превышать 4 месяца 1 . По истечении указанного срока выданные (высланные) личные дела дела должны быть возвращены к месту постоянного хранения, за исключением случаев назначения сотрудника на должность по новому месту службы. ______________________________ 1 Часть 3 статьи 31 Федерального закона . 53. По возвращении личного дела к месту постоянного хранения в него вкладывается контрольная карточка личного дела с указанием в ней даты возвращения. 54. Ежегодно, по состоянию на 1 января текущего года, в течение I квартала проводится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге). Инвентаризация проводится специальной комиссией, утвержденной приказом руководителя (начальника) учреждения или органа УИС, в составе не менее 3 человек. 55. В состав комиссии включаются представители кадрового подразделения. В учреждениях и органах УИС, в которых на хранении находятся личные дела с приобщенными документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, в состав комиссии включаются работники кадрового подразделения, имеющие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, по соответствующей форме, а также представитель подразделения по защите государственной тайны. 56. Результаты инвентаризации личных дел оформляются актом (рекомендуемый образец приведен в приложении № 14 к настоящему Положению), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем (начальником) учреждения или органа УИС. 57. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в УИС, сдаются на архивное хранение по описи не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после дня их увольнения. 58. Личные дела увольняемых со службы в УИС сотрудников, замещающих (замещавших) должности, входящие в номенклатуру Президента Российской Федерации, директора ФСИН России, в учреждениях, непосредственно подчиненных ФСИН России, и территориальных органах ФСИН России, направляются управлением кадров ФСИН России в соответствующее учреждение или орган УИС по последнему месту прохождения ими службы. Приложение № 1 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 140 х 90 мм АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКАФАМИЛИЯ _______________________________ЛИЧНЫЙ НОМЕРИМЯ ____________________________________________________________________ОТЧЕСТВО (при наличии) _________________________________________________ДАТА РОЖДЕНИЯ __ ________ ____ г. МЕСТО РОЖДЕНИЯ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Специальное звание Кем издан приказ Номер приказа Дата присвоенияМладший лейтенант вн. службыЛейтенант вн. службыСтарший лейтенант вн. службыКапитан вн. службы Майор вн. службыПодполковник вн. службыПолковник вн. службы Дата поступления, перевода, увольнения Место службы Дата убытия к новому месту службы Куда переведены Начальник отдела (отделения) кадров учреждения, органа УИС ______________________________________________________ __ __________ ____ г. ______________ (подпись) _________________ (инициалы, фамилия) Приложение № 2 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 240 х 360 мм СЛУЖЕБНАЯ КАРТОЧКА личное дело № 1. ______________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии), личный номер) 2. Дата рождения _________________________ 3. Место рождения ________________________________________________________________________________ 4. Образование ______________________________ (среднее общее, среднее профессиональное, высшее) 5. Присвоено специальное званиеОбраз, организация дата № окончилспециальность по образованию Образ, организация окончилспециальность по образованию Образ, организация 6. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации и на каком уровне владеет (базовый (читает и переводит со словарем), разговорный, свободный, на уровне носителя) окончилспециальность по образованиюОбраз, организация окончил специальность по образованию 7. Участие в боевых действиях (когда, где, период) 12. Работа в гражданских организациях дата (месяц и год) должность с указанием наименования организации и ее местонахождения поступления ухода 8. Ранения и контузии 9. Государственные награды (когда, кем и чем награжден) 10. Особые отметки 11. Семейное положение (фамилия, имя, отчество (при наличии) и год рождения супруги (супруга), детей) Оборотная сторона служебной карточкиДата (число, месяц, год)Должность с указанием учреждения, органа УИС, органа внутренних дел, войсковой части (соединение, армия, группа войск, округ, флот, флотилия) МестонахождениеНаименование инстанции, издавшей приказ о назначении на должность или освобождении от должности Уволен приказом ____________Место для фотографииОснование для увольнения: от __________ 20__ г. № __ в специальном звании _______ Приложение № 3 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Штатно-должностная книга _______________________________________________________ (наименование учреждения или органа уголовно-исполнительной системы Российской Федерации) № п/пНаименование должности, должностной оклад и предельное специальное звание по должности, источники финансирования Фамилия, имя, отчество (при наличии), личный номерСпециальное звание, дата и номер приказа, дата присвоенияЧисло, месяц, год рожденияОбразование (образовательная организация, специальность, квалификация, дата окончания) Выслуга лет для назначения пенсии (на 1 января текущего года) в календарном и льготном исчисленииДата и номер приказа о назначении на должность, дата назначенияПервоначальная подготовка, переподготовка, повышение квалификацииДата и результаты последней аттестации Государственные наградыДействующие взыскания (дата и номер приказа) Данные о дате и сроке действия контракта о службе в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации 12345678910111213 Приложение № 4 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 140 х 90 КАРТОЧКА пономерного учета сотрудника УИС Личный номер ________________________ Фамилия____________________________ Имя, отчество (при наличии) ________________________________________________ Дата рождения ___ _________________ ____ г. Место рождения __________________ _________________________________________________________________________ Специальное звание на день заполнения карточки ______________________________ Звание присвоено _________________________________________________________ (наименование учреждение или органа УИС) № приказа ______________ Дата присвоения ___ __________ _____ г. Личный номер присвоен ___________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС) Оборотная сторона карточки пономерного учета ПРЕКРАТИЛ СЛУЖБУ В УИС _____________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС, издавшего приказ о прекращении службы) Основание _______________________________________________________________ (полная формулировка основания прекращения службы) ст.________ п. ________ Федерального закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ Дата __ ____________ ___ г. № приказа________ Дата прекращения службы _________ ___ г. Начальник отдела (отделения) кадров _______________________________________ __ ____________ г. _________________ ____________________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Приложение № 5 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 140 х 90 КАРТОЧКА СОТРУДНИКА УИС, ИМЕЮЩЕГО СПЕЦИАЛЬНОЕ ЗВАНИЕ ВЫСШЕГО НАЧАЛЬСТВУЮЩЕГО СОСТАВА Фамилия __________________________ Личный номер _________________________ Имя, отчество (при наличии) Дата рождения __ _________ ___ г. ПРИСВОЕНО СПЕЦИАЛЬНОЕ ЗВАНИЕ Специальное звание Указ Президента Российской Федерации Объявлен приказомГенерал-майор внутренней службы ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. Генерал- лейтенант внутренней службы ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. Генерал-полковник внутренней службы ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. Оборотная сторона карточкиМесто службы, должностьНазначен Указом Президента Российской Федерации (приказом)Освобожден Указом Президента Российской Федерации (приказом) ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. ___________________ __ _________ ___ г. Начальник отдела УК ФСИН России __ _________ ___ г. ____________________/ (подпись) __________________________ (инициалы, фамилия) Приложение № 6 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 140 х 90 КАРТОЧКА СОТРУДНИКА УИС, ИМЕЮЩЕГО ЗВАНИЕ ГЕРОЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Фамилия ________________________________ Личный номер ___________________ Имя, отчество (при наличии) ________________________________________________ Дата рождения __ __________ ___ г. Специальное звание _______________________________________________________ Должность _______________________________________________________________ Место службы ____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Проживает край, область _____________________________ район __________________________ город ___________________________ село (поселок) ___________________________ улица _________________________ д. ____ корп. ____ кв._____ тел. ______________ Оборотная сторона карточки 1. Награда _______________________________________________________________ Указ Президента Российской Федерации от ___ _______________ ___ г. № ________ 2. Награда _______________________________________________________________ Указ Президента Российской Федерации от ___ _______________ ___ г. № ________ 3. Награда _______________________________________________________________ Указ Президента Российской Федерации от ___ _______________ ___ г. № ________ 4. Награда _______________________________________________________________ Указ Президента Российской Федерации от ___ _______________ ___ г. № ________ Начальник отдела (отделения) кадров __ _________ ___ г. ____________________/ (подпись) __________________________ (инициалы, фамилия) Приложение № 7 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Сведения о движении сотрудников УИС, имеющих специальные звания среднего и старшего начальствующего состава ___________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС) за _____________ 20__ г. ПРИБЫЛИ: 1. Фамилия ________________________ Личный номер ___________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) ___________________ Прибыл (откуда) ____________________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС, из которого прибыл сотрудник) Вступил в должность ______/_____/_____ г. 2. Фамилия _______________________ Личный номер ____________________________ Имя ___________________ Отчество (при наличии) ______________________________ Прибыл (откуда) ____________________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС, из которого прибыл сотрудник) Вступил в должность ______/_____/_____ г. (продолжение списка прибывших) ПЕРЕВЕДЕНЫ: 1. Фамилия ________________________ Личный номер ___________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) ___________________ Переведен (куда) ____________________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС, из которого прибыл сотрудник) Вступил в должность ______/_____/_____ г. 2. Фамилия _______________________ Личный номер ____________________________ Имя ___________________ Отчество (при наличии) ______________________________ Переведен (куда) __________________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС, в которое переведен сотрудник) Вступил в должность ______/_____/_____ г. (продолжение списка переведенных) ПРЕКРАТИЛИ СЛУЖБУ: 1. Фамилия _________________________ Личный номер __________________________ Имя _______________________________ Отчество (при наличии) __________________ Основание прекращения ______________________________________________________ (в соответствии с Федеральным законом от 19.07.2018 № 197-ФЗ ) дата прекращения ___________________________________________/________/_____ г. Кем издан приказ ____________________________________________________________ № приказа _______________________________________ дата ______/________/_____ г. 2. Фамилия _______________________ Личный номер ____________________________ Имя _________________________ Отчество (при наличии) ________________________ Основание прекращения _____________________________________________________ (в соответствии с Федеральным законом от 19.07.2018 № 197-ФЗ ) дата прекращения ___________________________________________/________/_____ г.

Кем издан приказ ___________________________________________________________ № приказа __________________________________ дата________/________/________г. (продолжение списка прекративших службу) ДРУГИЕ ИЗМЕНЕНИЯ: 1. Фамилия _________________________________________________________________ (указывается новая фамилия сотрудника, а ранее имевшаяся располагается рядом в скобках) Имя _______________________________________________________________________ (указывается новое имя сотрудника, а ранее имевшееся располагается рядом в скобках) Отчество (при наличии) ______________________________________________________ (указывается новое отчество сотрудника, а ранее имевшееся располагается рядом в скобках) 2. Фамилия ________________________________________________________________ (указывается новая фамилия сотрудника, а ранее имевшаяся располагается рядом в скобках) Имя _______________________________________________________________________ (указывается новое имя сотрудника, а ранее имевшееся располагается рядом в скобках) Отчество (при наличии) ______________________________________________________ (указывается новое отчество сотрудника, а ранее имевшееся располагается рядом в скобках) Начальник кадрового подразделения __ _________ ___ г. ____________________/ (подпись) __________________________ (инициалы, фамилия) Приложение № 8 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец СВЕДЕНИЯ об изменении в учетных данных сотрудников уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, замещающих должности, назначение на которые и освобождение от которых осуществляется Президентом Российской Федерации или директором ФСИН России __________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС) Общие данные на сотрудника Содержание изменений Изменение семейного положения (вступление в брак, рождение (усыновление) детей:Фамилия __________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) _____________ Личный номер _____________________ Должность ________________________ __________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии); ___________________________________ степень родства, число, месяц, год и место ___________________________________ рождения супруги (супруга), детей, реквизиты ___________________________________ свидетельства о государственной регистрации ___________________________________ акта гражданского состояния согласно прилагаемой копии) Изменение образования:Фамилия __________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) _____________ Личный номер _____________________ Должность ________________________ ___________________________________ (сведения о новой специальности, квалификации, дополнительном ___________________________________ профессиональном образовании, профессиональном обучении, ___________________________________ ___________________________________ ученой степени или ученом звании, реквизиты документа об ___________________________________ образовании согласно прилагаемой копии) Сведения о вновь примененных мерах поощренияФамилия __________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) _____________ Личный номер _____________________ Должность ________________________ ___________________________________ (наименование мер поощрения, включая ___________________________________ государственные награды Российской Федерации, ___________________________________ награды и почетные звания иных федеральных ___________________________________ органов исполнительной власти, органов ___________________________________ государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления и иностранных государств, реквизиты акта о поощрении) Сведения о вновь присвоенных квалификационных званияхФамилия __________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) _____________ Личный номер _____________________ Должность ________________________ ___________________________________ (наименование квалификационного звания, ___________________________________ дата присвоения, реквизиты приказа о присвоении) Сведения о вновь наложенных дисциплинарных взысканияхФамилия __________________________ Имя ______________________________ Отчество (при наличии) _____________ Личный номер _____________________ Должность ________________________ _________________________________ (наименование вида дисциплинарного взыскания, _________________________________ реквизиты приказа о наложении) Начальник кадрового подразделения __ _________ ___ г. ____________________ (подпись) (__________________________) (инициалы, фамилия) Приложение № 9 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 230 х 330 мм (Титульная сторона обложки) Герб России УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ СИСТЕМА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ___________________________________ (ограничительная пометка или гриф секретности) без пятой части - несекретно Запись производится от руки после того, как в 5 часть будет подшит первый документ со сведениями, составляющими государственную тайну ЛИЧНОЕ ДЕЛО № ________ ________________________ (фамилия) ________________________ (имя) ________________________ (отчество (при наличии) Личный номер ________ Оборотная сторона обложки Место для фотографии 9 х 12 см ЧАСТЬ 1 Послужной список, документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды (копии справок, выписки из приказов об участии в боевых действиях, предоставлении и выходе из отпуска по уходу за ребенком, о зачислении в распоряжение учреждения или органа УИС), справка-объективка. Документы со сведениями, составляющими государственную тайну, в данный раздел не подшиваются. Оборотная сторона обложки части 1 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЧАСТИ 1 № п/пНаименование документаКоличество листов/ нумерация листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 ЧАСТЬ 2 Заключение о приеме на службу в УИС. Экземпляры контрактов о службе в УИС и дополнительных письменных соглашений к ним. Заключение об исполнении сотрудником, проходящим испытание, служебных обязанностей в период испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу). Выписки из приказов об увольнении со службы. Реализованные представления к присвоению специальных званий. Наградные листы с отметками о вручении сотруднику государственных или ведомственных наград. Мотивированные отзывы и аттестационные листы. Заключение о результатах профессионального обучения по основной образовательной программе профессиональной подготовки. Личные поручительства (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Рапорты по вопросам, связанным с прохождением службы в УИС. Иные документы, связанные с прохождением службы в УИС. Документы со сведениями, составляющими государственную тайну, в данный раздел не подшиваются. Оборотная сторона обложки части 2 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЧАСТИ 2 № п/пНаименование документаКоличество листов/ нумерация листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 ЧАСТЬ 3 Заявление с просьбой о поступлении на службу в УИС (на обучение в образовательную организацию высшего образования ФСИН России). Согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в УИС. Согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений. Решение по результатам рассмотрения документов, представленных гражданином для поступления на службу в УИС. Собственноручно заполненная и подписанная анкета. Собственноручно написанная автобиография. Заключение военно-врачебной комиссии. Справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими государственную тайну. Подписанный сотрудником бланк с текстом Присяги. Копии паспорта, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об образовании и (или) о квалификации, документов о дополнительном профессиональном образовании и профессиональном обучении сотрудника, наличии ученой степени или ученого звания, об участии в конкурсе на замещение вакантной должности в УИС (если гражданин (сотрудник) назначался на должность по результатам конкурса) и о прохождении испытания (если оно устанавливалось при поступлении на службу). Копия уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Именной список. Копия удостоверения ветерана боевых действий. Оборотная сторона обложки части 3 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЧАСТИ 3 № п/пНаименование документаКоличество листов/ нумерация листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 ЧАСТЬ 4 Копии документов воинского учета (для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу), архивные материалы, связанные с прохождением службы в УИС, документы медицинских организаций, подтверждающие сведения об увечьях и иных повреждениях здоровья (заболеваниях), полученных сотрудником УИС при выполнении им служебных обязанностей, копии заключений по результатам служебных проверок, удостоверений к государственным и ведомственным наградам, копия послужного списка личного дела военнослужащего, проходившего военную службу по контракту, сотрудника, проходившего государственную службу иных видов, сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых сотрудник размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать, представленные по формам, установленным законодательством Российской Федерации. Оборотная сторона обложки части 4 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЧАСТИ 4 № п/пНаименование документаКоличество листов/ нумерация листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 (указывается ограничительная пометка или гриф секретности) ЧАСТЬ 5 Материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результаты психологических и психофизиологических исследований, тестирования, направленных на изучение морально-этических и психологических качеств, выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну. Оборотная сторона обложки части 5 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЧАСТИ 5 № п/пНаименование документаКоличество листов/ нумерация листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 ЧАСТЬ 6 Уведомления, направленные на соблюдение антикоррупционного законодательства, сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера сотрудника, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей и пояснения к ним, информация о результатах проверки достоверности и полноты этих сведений. Информация о результатах проверок соблюдения сотрудником ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения им обязанностей, установленных Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, а также контроля за его расходами. Копии протоколов проведенных в отношении сотрудника заседаний соответствующей комиссии по рассмотрению вопросов соблюдения им требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов. Копии мотивированных заключений по результатам рассмотрения представленных сотрудником уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов. Оборотная сторона обложки части 6 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ЧАСТИ 6 № п/пНаименование документаКоличество листов/ нумерация листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В КОНВЕРТЕ № п/пНаименование документаКоличество листовПодпись сотрудника кадрового подразделения1234 СВЕДЕНИЯ О НАЛИЧИИ ЧЕТВЕРТОЙ, ПЯТОЙ И ШЕСТОЙ ЧАСТЕЙ ЛИЧНОГО ДЕЛА № п/пНаименование части личного делаПодпись сотрудника кадрового подразделения123 Приложение № 10 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 200 х 290 мм Инвентарная книга учета личных дел ______________ Начата __ ___________ ____ г. Окончена __ ________ ____ г. Номер личного делаФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО (при наличии)Дата постановки (поступления) на учетОтметка о снятии с учета (отправке)1234 Приложение № 11 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Формат 200 х 290 мм УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ СИСТЕМА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК Личный номер ___________ ________________________ (фамилия) ________________________ (имя и отчество (при наличии) Специальное званиеОСНОВАНИЕ приказ (указ), кем издан, дата и номер, с какого времени 1. Число, месяц и год рождения 2. Место рождения (в соответствии с актами гражданского состояния) 3. Образование (среднее общее, среднее профессиональное, высшее - бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) 4. Какую образовательную организацию и когда окончил, профессия и/или специальность по образованию (указывается полное название образовательной организации и год окончания в соответствии с дипломом об образовании) 5. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации и на каком уровне владеет (базовый (читает и переводит со словарем), разговорный, свободный, на уровне носителя) 6. Ученая степень и ученое звание, когда и кем присвоены 7. Обучение по основным образовательным программам профессионального обучения (программам профессиональной подготовки) граждан, впервые принятых на службу в УИС (где и когда проходил) 8. Обучение по дополнительным профессиональным программам (где и когда проходил) 9. Сведения о трудовой деятельности (исключая службу в УИС, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, а также в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств), сведения об обучении по очной форме в профессиональных образовательных организациях и образовательных организациях высшего образования (за исключением очного обучения в образовательных организациях, обучающиеся в которых проходят военную службу или иные виды федеральной государственной службы на должностях курсантов и слушателей):Дата (число, месяц, год)Место работы (наименование организации, предприятия, учреждения и их местонахождение)Должностьс какого временипо какое время1234 10. Сведения о прохождении службы в УИС, в федеральных органах исполнительной власти и иных федеральных государственных органах на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных (воинских) званий, в аналогичных государственных структурах бывшего СССР и стран Содружества Независимых Государств, а также сведения о прикомандировании сотрудника к федеральному органу государственной власти, иному государственному органу или к организации, о присвоении (подтверждении, снижении или лишении) квалификационного звания:Дата (число, месяц, год)ДолжностьУчреждение и орган УИС, орган внутренних дел, учреждение, часть, соединение, армия, группа войск, округ, флот, флотилияКем издан, дата и номер приказас какого временипо какое время12345 11. Результаты аттестации:Дата проведенияОснование для проведения аттестацииРекомендации аттестационной комиссии, решение руководителя (начальника)123 12. Периоды службы, в течение которых сотрудник выполнял служебные обязанности в особых условиях, в том числе участвовал в боевых действиях:Дата (число, месяц и год)Наименование субъекта Российской ФедерацииНаименование учреждения (органа), издавшего приказ, дата и номер приказас какого временипо какое время1234 13. Сведения о ранениях (травмах), полученных в ходе исполнения служебных обязанностей (обязанностей военной службы):Характер ранений (травм) и обстоятельства их полученияГод получения 14. Награды и поощрения (указываются сведения о государственных и ведомственных наградах, присвоенных почетных званиях, поощрениях):Вид награды (поощрения)За что награжден (поощрен)Основание (наименование документа, кем издан, дата и номер) 15. Дисциплинарные взыскания, взыскания за коррупционные правонарушения:Вид взысканияСодержание проступкаОснование наложения взыскания (кем издан, дата и номер приказа)Основание снятия дисциплинарного взыскания (кем издан, дата и номер приказа)1234 16. Сведения о пребывании за границей в период нахождения в служебной командировке на основании приказа о командировании:Где и с какой цельюС какого времени (число, месяц, год)По какое время (число, месяц, год)Основание1234 17. Сведения об участии в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти с приостановлением службы в УИС:Наименование органаИзбран (число, месяц, год)Снял полномочия (число, месяц, год)123 18. Сведения о прохождении обязательной дактилоскопической регистрации 19. Сведения о получении сотрудником единовременной социальной выплаты для приобретения или строительства жилого помещения, предоставлении государственного жилищного сертификата, иных выплат, направленных на улучшение жилищных условий за счет бюджетных средств, а также о предоставлении жилых помещений по договорам социального найма 20. Фамилия, имя, отчество (при наличии) родителей (усыновителей, попечителей), адреса их места жительства 21. Семейное положение (холост, не замужем, женат, замужем, разведен, разведена): _______________________________________________________________Фамилия, имя, отчество (при наличии) супруги (супруга), детей, лиц, находящихся на иждивении сотрудника (если изменялись фамилия, имя или отчество, то указать их)Степень родстваЧисло, месяц, год и место рожденияОснование (свидетельство о рождении, браке и перемене имени)1234 22. Домашний адрес и телефон Послужной список составлен "__" _______________________ г. ___________________________________________________________________________ (должность, специальное звание, учреждение, орган уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, инициалы и ___________________________________________________________________________ фамилия лица, составившего список) Начальник кадрового подразделения __________________________________________ (наименование учреждения, органа уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, инициалы и фамилия) Место гербовой печати Расписка в подтверждении правильности записанных сведений Дата __________ ___________________________ Дата __________ ___________________________ Дата __________ ___________________________ Дата __________ ___________________________ Дата __________ ___________________________ Приложение № 12 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Справка-объективка ___________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) Дата рождения Место рождения Личный номерОбразование Окончил (когда, что) Специальность по образованию Какими иностранными языками владеет Является ли депутатом Имеет ли государственные награды (какие) Специальное звание _______________________________________________________ (указывается специальное звание, кем присвоено, дата и номер приказа, дата присвоения) Работа в прошлом: Приложение № 13 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец Контрольная карточка личного дела Формат 140 х 90 мм Контрольная карточка личного дела № _______Фамилия _________________________________________________________________Имя ________________________ Отчество (при наличии) _______________________ Дата выдачи или высылки Кому выдано или выслано Исх. № или телефон Подпись получателя Дата возвращения Подпись лица, принявшего на хранение Оборотная сторона контрольной карточки Дата выдачи или высылки Кому выдано или выслано Исх. № или телефон Подпись получателя Дата возвращения Подпись лица, принявшего на хранение Приложение № 14 к Положению о централизованном учете персональных данных сотрудника уголовно-исполнительной системы Российской Федерации и ведении его личного дела Рекомендуемый образец УТВЕРЖДАЮ Руководитель (начальник) учреждения или органа УИС _________________________ (должность, _________________________ специальное звание, _________________________ подпись, инициалы, фамилия) "__" ___________ 20__ г. АКТ № ________ инвентаризации личных дел ____________________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС) Комиссия в составе: ____________________________________________________ (инициалы, фамилии председателя и членов комиссии) составила настоящий акт в том, что в период с "__" ___________ 20__ г. по "__" ___________ 20__ г. проведена проверка наличия личных дел ___________________________________________________________________________ (наименование учреждения или органа УИС, в котором проводилась проверка) В результате проведения проверки выявлено следующее: 1. ____________________________________________________________________ (краткая характеристика обеспечения режима хранения личных дел и порядка работы с ними) 2. ____________________________________________________________________ (общее количество взятых на учет личных дел за проверяемый период по всем видам учета) 3. ____________________________________________________________________ (количество и номера личных дел, не предъявленных в ходе проверки, причины их отсутствия, работники, за которыми они числятся) 4. ____________________________________________________________________ (выявленные нарушения требований Положения о централизованном учете персональных данных сотрудника УИС, допущенные работниками кадровых подразделений учреждений и органов УИС, с указанием фамилий и должностей) Выводы и предложения: _________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений) Председатель комиссии: _________________________________________________ (специальное звание, подпись, инициалы, фамилия) Члены комиссии: _______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (специальное звание, подпись, инициалы, фамилия) Приложение № 2 УТВЕРЖДЕНО приказом ФСИН России от 2 марта 2021 г. № 126 ПОЛОЖЕНИЕ о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в уголовно- исполнительной системе Российской Федерации 1. Настоящее Положение определяет порядок организации работы по централизованному учету персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации 1 . 2. Персональные данные вносятся в банки данных о кандидатах. 3. Централизованный учет персональных данных 2 осуществляют кадровые подразделения учреждений и органов уголовно-исполнительной системы Российской Федерации 3 . ______________________________ 1 Далее - кандидат. 2 Далее - централизованный учет. 3 Далее-УИС. 4. Централизованный учет ведется индивидуально по кандидату. 5. Централизованный учет осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств. 6. Централизованный учет с использованием средств автоматизации осуществляется на базе автоматизированных информационных систем (сервисов) учреждений и органов УИС. 7. Централизованный учет без использования средств автоматизации осуществляется на основании материалов изучения данных о кандидатах, содержащихся на бумажных носителях. 8. К материалам изучения данных о кандидатах приобщаются: заявление с просьбой о поступлении на службу в УИС (на обучение в образовательную организацию высшего образования ФСИН России); собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета; собственноручно написанная автобиография; выписка из паспорта гражданина Российской Федерации; копии документов об образовании и (или) о квалификации; копии документов, удостоверяющих наличие ученой степени и (или) ученого звания; копии документов воинского учета (для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу); копия трудовой книжки (за исключением случаев, если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые либо если трудовая книжка утрачена); копии уведомления или свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера кандидата, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, пояснения к ним; сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых кандидат размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать, в случаях и по форме, которые установлены законодательством Российской Федерации; согласие, выраженное в письменной форме, на проведение мероприятий, связанных с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, и проверкой достоверности сообщенных гражданином сведений; согласие, выраженное в письменной форме, на обработку персональных данных гражданина в целях изучения возможности приема его на службу в УИС; заключение военно-врачебной комиссии; решение по результатам рассмотрения документов, представленных кандидатом; иные документы, связанные с изучением данных о кандидате; материалы проверки достоверности сведений, сообщенных гражданином, результаты психологических и психофизиологических исследований, тестирования, направленных на изучение морально-этических и психологических качеств, выявление потребления без назначения врача наркотических средств или психотропных веществ и злоупотребления алкоголем или токсическими веществами, заключение о профессиональной психологической пригодности хранятся в отдельных папках. 9. Материалы изучения данных о кандидатах подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам изучения данных о кандидатах. 10. Сведения, содержащиеся в материалах изучения данных о кандидатах, являются конфиденциальной информацией (служебной тайной) и (или) сведениями, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну 1 . 11. Гриф ограничения доступа к материалам изучения данных о кандидатах в каждом конкретном случае определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне. 12. Проверка правильности оформления документов и сведений, содержащихся в материалах изучения данных о кандидатах, а также своевременное дополнение их необходимыми документами возлагаются на сотрудников кадровых подразделений учреждений и органов УИС. 13. Материалы изучения данных о кандидате, в отношении которого принято решение об отказе в приеме на службу в УИС или в направлении для поступления в образовательную организацию высшего образования ФСИН России для обучения по очной форме, хранятся в архиве подразделения по делопроизводству учреждения или органа УИС, в который кандидат представлял документы для поступления на службу в УИС. 14. Сведения о персональных данных кандидатов, в отношении которых принято решение об отказе в приеме на службу в УИС или в направлении для поступления в образовательную организацию высшего образования ФСИН России для обучения по очной форме, представляются кадровыми подразделениями учреждений и органов УИС в управление кадров ФСИН России. 15. Материалы изучения данных о кандидате, принятом на службу в УИС, с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных и государственной тайне используются для формирования личного дела сотрудника. ______________________________ 1 Часть 5 статьи 39 Федерального закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ "О службе в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации и о внесении изменений в Закон Российской Федерации "Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, № 30, ст. 4532).