Учебные заведения должны вести учет иностранных учащихся, хранить личные дела и журналы, а также вовремя предупреждать и направлять документы для продления регистрации и паспорта.
О ПОРЯДКЕ УЧЕТА ИНОСТРАННЫХ СТУДЕНТОВ Циркулярное письмо Государственного Комитета РФ по высшему образованию от 16.04.96 N 24-36-82/24-16 В целях упорядочения работы по контролю за пребыванием иностранных граждан, обучающихся в образовательных учреждениях Российской Федерации, Госкомвуз России рекомендует высшим и средним специальным учебным заведениям ведение следующих видов учетов: 1. Учет иностранных учащихся учебными заведениями должен осуществляться по трем картотекам и специальному журналу уче- та. 1.1. Основной учет осуществляется по алфавитно-справочной картотеке на обучающихся, карточки в которой расставляются по гражданству/подданству/ и в алфавитном порядке. В карточки установленного образца вносятся все сведения об учащемся (Ф.И.О., дата рождения, гражданство, сведения о нац.паспорте, дата пересечения границы, КПП въезда, номер и категория визы, сведения о предыдущей регистрации, адрес проживания, и другие необходимые реквизиты). В карточках в обязательном порядке производятся отметки: - о переводе с курса на курс, - о выезде на каникулы за границу или по территории РФ, - об окончании учебы или отчислении из учебного заведе- ния, - об изменении адреса проживания. Учетные карточки на лиц, отчисленных из учебного заведе- ния, из общей картотеки изымаются и хранятся отдельным масси- вом. 1.2. Учебными заведениями осуществляется учет иностранных граждан по картотеке контроля за сроками действия регистрации их паспортов. За 10 дней до истечения срока действия регистрации нацио- нальные документы необходимо представить в ОВИР для продления. 1.3. Контроль за проживанием иностранных граждан по действительным документам осуществляется по картотеке учета сроков действия национальных паспортов. За месяц до истечения срока действия национального паспорта администрация учебного заведения обязана предупредить иностранца о необходимости принятия им мер к своевременному продлению паспорта. 1.4. Для учета обстоятельств, затрагивающих интересы иностранцев во время их пребывания на территории России, а также в целях усиления контроля за соблюдением иностранными учащимися правил проживания оформляется журнал учета, который ведется четырьмя разделами: - учета браков, зарегистрированных с российскими гражда- нами; - учета правонарушений, совершенных иностранными гражда- нами и в отношении них; - учета выдачи виз, куда вносятся сведения о выдаче виз и возврате многократных виз по мере необходимости. Вручение иностранцу виз на выезд из РФ производится под расписку, а от- численным при этом разъясняется, что в случае невыезда в уста- новленный срок они будут выдворены из РФ; - учета отчисленных из учебного заведения, в котором должны отражаться такие сведения, как: Ф.И.О. иностранца, год рождения, номер национального паспорта, номер приказа об от- числении. Четко формулируется мотив отчисления. В случае восстановления иностранца в числе учащихся, не- обходимо сделать пометку "восстановлен Приказом номер ________ от _________ числа". 2. В целях упорядочения ведения личных дел иностранных учащихся, Госкомвуз России сообщает минимальный перечень необ- ходимых документов, которые должны быть в личном деле иност- ранца, представляемом к проверке сотрудникам службы ВИР: - приказ о зачислении иностранца на учебу; - личная анкета заявления иностранного учащегося; - копия свидетельства об образовании; - контракт (копия контракта) на обучение и копия платеж- ного документа, а в случае перевода иностранца из другого ВУЗа - копия открепительного письма; - копия документов, направляемых в ОВИР (письмо-хода- тайство о регистрации, выдачи виз, снятия с учета и т.д.); - медицинский сертификат, свидетельствующий об отсутствии у иностранца противопоказаний для учебы в России с обязатель- ным указанием теста на СПИД. Учет иностранных учащихся в вузе, прибывших в России из других стран, а также по переводу из других городов РФ, произ- водится в соответствии с вышеуказанными правилами. Регистрация в ОВИР иностранцев, прибывших по переводу из одного образова- тельного учреждения РФ в другое, осуществляется только при на- личии открепительного письма, копия которого остается в под- разделении по работе с иностранными учащимися вуза и приобща- ется к личному делу иностранца. Ходатайство о регистрации и выдаче виз оформляются на официальных бланках учебных заведений, должны быть подписаны его руководителем, которым предоставлено право подписи и нап- равления таких писем в ОВИР. Подпись должна быть скреплена гербовой печатью. Документ должен иметь исходящий номер и дату. Настоящие рекомендации согласованы с Паспортно-визовым Управлением МВД РФ. Заместитель Председателя В.С.Меськов