Об утверждении Порядка ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации

Министерство юстиции Российской Федерации ЗАРЕГИСТРИРОВАНО Регистрационный № 83828 от 13 октября 2025 г. ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА ПРИКАЗ Москва 9 сентября 2025 г. № 847 Об утверждении Порядка ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации В соответствии с пунктом 3 статьи 24 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации" приказываю: 1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации. 2. Установить, что личные дела сотрудников таможенных органов Российской Федерации, оформленные до вступления в силу настоящего приказа, переоформлению не подлежат. И.о. руководителя генерал-полковник таможенной службы А.В.Повод УТВЕРЖДЕН приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации 1. Ведение личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации 1 осуществляется: Главным управлением государственной службы и кадров ФТС России - в отношении сотрудников, замещающих должности в центральном аппарате ФТС России, представительствах (представителей) таможенной службы Российской Федерации в иностранных государствах, специализированных таможенных органах, расположенных за пределами территории Российской Федерации; кадровыми подразделениями региональных таможенных управлений - в отношении сотрудников, замещающих должности в региональных таможенных управлениях, а также в оперативных таможнях, находящихся в регионе деятельности региональных таможенных управлений; кадровыми подразделениями таможен - в отношении сотрудников, замещающих должности в таможнях и на подчиненных им таможенных постах; кадровыми подразделениями таможенных постов, являющихся юридическими лицами, - в отношении сотрудников, замещающих должности на таможенных постах, являющихся юридическими лицами; кадровыми подразделениями учреждений, находящихся в ведении ФТС России 2 , - в отношении сотрудников, замещающих должности в учреждениях. ______________________________ 1 Далее соответственно - личное дело, сотрудник, таможенный орган. 2 Далее - учреждение. 2. Личное дело (рекомендуемый образец приведен в приложении № 1 к настоящему Порядку) состоит из пяти частей, каждая из которых является его неотъемлемой частью и вшивается в личное дело. 3. Каждая часть личного дела должна содержать опись документов (копий документов) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 2 к настоящему Порядку). 4. К первой части личного дела приобщаются следующие документы: кадровая справка, содержащая актуальные сведения о сотруднике; согласие на обработку персональных данных, составленное по типовой форме, утвержденной приказом ФТС России от 7 июля 2014 г. № 1309 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 августа 2014 г., регистрационный № 33500); лист ознакомления с личным делом (рекомендуемый образец приведен в приложении № 3 к настоящему Порядку). 5. Ко второй части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов): контракт о службе в таможенных органах, дополнительные соглашения к нему; трудовой договор, заключенный на период прохождения испытания при приеме на службу в таможенные органы; копия должностной инструкции. 6. К третьей части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов): документы о прохождении испытания при приеме на службу в таможенные органы; копия приказа (выписка из приказа) о приеме на службу в таможенные органы (о назначении на должность); представление к присвоению специального звания сотрудника; копия приказа (выписка из приказа) о присвоении специального звания сотрудника; копия приказа (выписка из приказа) о награждении и поощрении; копия приказа (выписка из приказа) о присвоении квалификационного звания; копия приказа (выписка из приказа), изданного по результатам служебной проверки, проводимой в отношении сотрудника; копия приказа (выписка из приказа) о наложении (снятии) дисциплинарного взыскания; копия приказа (выписка из приказа) об объявлении актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в отношении сотрудника; отзыв о служебной деятельности (характеристика); аттестационный лист сотрудника; документы, связанные с оформлением допуска сотрудника к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей сотрудника связано с использованием таких сведений; копия приказа (выписка из приказа) о зачислении сотрудника в распоряжение таможенного органа; копия приказа (выписка из приказа) об увольнении со службы в таможенных органах; иные документы, связанные с прохождением сотрудником службы в таможенных органах. 7. К четвертой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов): анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации, сообщения об изменении сведений, содержащихся в ней, заполненные по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 10 октября 2024 г. № 870 "О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации"; автобиография; заявления, связанные с прохождением службы в таможенных органах; результаты проверки сведений и документов, указанных в пункте 3 статьи 6 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации"; сведения о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации; бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником; сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых сотрудник размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать; иные документы, связанные с поступлением на службу в таможенные органы, изучением сведений о кандидате, поступающем на службу в таможенные органы (сотруднике). 8. К пятой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов): копия паспорта гражданина Российской Федерации; копия паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации; копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета; копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации; копии документов об образовании и (или) о квалификации; копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям; копия заключения о выдаче (об отказе в выдаче) удостоверения ветерана боевых действий; справки о прохождении ежегодной диспансеризации; заключение военно-врачебной комиссии о категории годности к службе в таможенных органах; справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну; информация о результатах проверок соблюдения сотрудником ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и (или) исполнения им обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, а также контроля за расходами сотрудника; копии протоколов (выписки из них) проведенных в отношении сотрудника заседаний соответствующей комиссии по рассмотрению вопросов соблюдения им требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов; копии мотивированных заключений по результатам рассмотрения представленных сотрудником уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; заявление, мотивированное заключение и иные материалы, связанные с рассмотрением заявления сотрудника о разрешении на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией; справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. 9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне. 10. Документы (копии документов), приобщенные к соответствующим частям личного дела, подшиваются в хронологическом порядке. 11. Копии документов таможенного органа, учреждения, приобщенные к личному делу, заверяются должностными лицами кадровых подразделений таможенных органов, учреждений с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения. 12. Документы (копии документов) подшиваются в личное дело на четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов (копий документов) к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются. 13. На оборотной стороне титульной стороны обложки личного дела в специальном конверте помещается фотография сотрудника в цветном исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас в форменной одежде без головного убора. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию сотрудника. На оборотной стороне фотографии указываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника. Фотография заверяется на оборотной стороне должностным лицом кадрового подразделения таможенного органа, учреждения с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения. 14. Документы (копии документов), приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в порядке возрастания в правом верхнем углу, не задевая текста документов (копий документов), черным графическим карандашом по мере поступления. Каждая часть личного дела нумеруется отдельно. Конверты с вложениями, подшитые в личное дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте. Каждый документ учитывается в описи документов (копий документов) соответствующей части личного дела. Листы описи документов (копий документов) нумеруются отдельно. 15. Личное дело формируется в томах. Объем одного тома личного дела не должен превышать 250 листов. Документы (копии документов) личных дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. 16. Учет личных дел ведется в журнале учета личных дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к настоящему Порядку). Номер, за которым в журнале учета личных дел зарегистрировано личное дело, проставляется на титульной стороне обложки личного дела. 17. Личные дела подлежат регистрации в журнале учета личных дел не позднее 10 рабочих дней со дня приема гражданина на службу в таможенные органы (получения личного дела из другого таможенного органа, учреждения в случае назначения сотрудника в таможенный орган, учреждение в порядке перевода по службе или из созданного в центральном аппарате ФТС России архива личных дел должностных лиц таможенных органов (далее - архив) при приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь). 18. Личные дела хранятся в специально оборудованном помещении в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования либо иных негативных факторов, влияющих на их сохранность и целостность. 19. Сотрудник имеет право на ознакомление с материалами его личного дела, а также на приобщение к нему письменных объяснений. 20. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения таможенного органа, учреждения в присутствии должностного лица кадрового подразделения таможенного органа, учреждения. 21. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода по службе в другой таможенный орган, учреждение, высылаются к новому месту службы в течение 10 рабочих дней со дня получения приказа таможенного органа, учреждения о назначении сотрудника на должность. 22. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в таможенных органах, подлежат передаче на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после их увольнения со службы в таможенных органах. 23. При приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь личное дело в течение 10 рабочих дней со дня его приема запрашивается таможенным органом, учреждением, в котором проходит службу сотрудник, в таможенном органе, учреждении по последнему месту службы сотрудника или в архиве. Личное дело сотрудника, указанное в абзаце первом настоящего пункта, направляется таможенным органом, учреждением или архивом в течение 10 рабочих дней со дня поступления запроса. 24. При направлении личного дела в другой таможенный орган, учреждение или в архив личное дело подлежит полному оформлению, которое предусматривает нумерацию листов личного дела, составление внутренней описи документов личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к настоящему Порядку), составление листа-заверителя личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к настоящему Порядку), оформление обложки личного дела, подшивку или переплет документов личного дела. Приложение № 1 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Рекомендуемый образец Формат не более 220 х 330 мм (Титульная сторона обложки) ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА __________________________________________________________________________ (указывается наименование таможенного органа Российской Федерации, учреждения, находящегося в ведении ФТС России) ЛИЧНОЕ ДЕЛО № ________ __________________________________________________________________________ (указывается фамилия сотрудника таможенного органа Российской Федерации) __________________________________________________________________________ (указываются имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного органа Российской Федерации) Начато: Окончено: На ______ листах Хранить ________ (Оборотная сторона обложки) Место для специального конверта с фотографией (Титульная сторона обложки части 1) ЧАСТЬ 1 (Оборотная сторона обложки части 1) Опись документов № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 (Титульная сторона обложки части 2) ЧАСТЬ 2 (Оборотная сторона обложки части 2) Опись документов (копий документов) № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 (Титульная сторона обложки части 3) ЧАСТЬ 3 (Оборотная сторона обложки части 3) Опись документов (копий документов) № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 (Титульная сторона обложки части 4) ЧАСТЬ 4 (Оборотная сторона обложки части 4) Опись документов (копий документов) № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 (Титульная сторона обложки части 5) ЧАСТЬ 5 (Оборотная сторона обложки части 5) Опись документов (копий документов) № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 Приложение № 2 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Рекомендуемый образец Опись документов (копий документов) № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 Приложение № 3 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Рекомендуемый образец Лист ознакомления с личным делом № п/пФамилия, имя, отчество (при наличии), занимаемая должностьДата ознакомления, подпись123 Приложение № 4 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Рекомендуемый образец Журнал учета личных дел № п/пНомер личного делаФамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного органа Российской ФедерацииОтметка о движении личного дела123 4 Приложение № 5 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Рекомендуемый образец ВНУТРЕННЯ ОПИСЬ документов личного дела № __________ № п/пРеквизиты документа (№ , дата)Наименование (заголовок) документаНомера листовПримечание (при наличии)12345 Итого ____________________________________________________________________. (указывается количество документов и листов цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________________________. (указывается цифрами и прописью) __________________________ (указывается наименование должности должностного лица, составившего внутреннюю опись документов личного дела) ______________ (подпись) ____________________________ (указывается фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии) должностного лица, составившего внутреннюю опись документов личного дела) "___" _____________ 20__ г. (указывается дата составления внутренней описи документов личного дела) Приложение № 6 к Порядку ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации, утвержденному приказом ФТС России от 9 сентября 2025 г. № 847 Рекомендуемый образец ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ личного дела № ____ В личном деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов, в том числе: литерные номера листов _____________________________________________________; пропущенные номера листов _________________________________________________; листы внутренней описи _____________________________________________________. Особенности физического состояния и формирования личного делаНомера листов12 __________________________ (указывается наименование должности должностного лица, составившего лист-заверитель личного дела) ______________ (подпись) ____________________________ (указывается фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии) должностного лица, составившего лист-заверитель личного дела) "___" _____________ 20__ г. (указывается дата составления листа-заверителя личного дела)