Об утверждении Положения об Архиве центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны,чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПРИКАЗ 09.04.2001 N 170 г. Москва Об утверждении Положения об Архиве центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий В целях организации обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения, использования и своевременной передачи на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий* ---------------------------- * Далее, для краткости, если не оговорено особо, - МЧС России ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Преобразовать Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий в Архив центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий. 2. Переименовать Центральный объединенный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий в Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и внести соответствующие изменения в приказ от 13.09.2000 N 471ДСП и утвержденное им Положение о Центральном объединенном архиве Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, исключив из них слово "объединенный". 3. Утвердить согласованное с Федеральной архивной службой России и Центральным архивом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий Положение об Архиве центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (прилагается). 4. Установить, что Архив центрального аппарата МЧС России осуществляет функции Центрального архива МЧС России в части приема и хранения документов ликвидированных организаций непосредственно подчиненных МЧС России, не имеющих правопреемников, а также упраздненных федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, по отношению к которым МЧС России является в установленном порядке правопреемником до особого распоряжения. 5. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 09.10.1995 г. N 693 "О введении в действие Положения о Центральном архиве Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий". 6. Настоящий приказ довести до заместителей Министра, начальников (руководителей) департаментов, начальников управлений и самостоятельных отделов МЧС России, начальников региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, командиров соединений и воинских частей войск гражданской обороны, руководителей организаций МЧС России в порядке, установленном приказом МЧС России от 06.10.1997 N 590. Министр С.К.Шойгу Приложение к приказу МЧС России от 09.04.2001 г. N 170 П О Л О Ж Е Н И Е об Архиве центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий I. Общие положения 1.1. Документы центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации. 1.2. Архив центрального аппарата МЧС России (далее - Архив) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение, использование и своевременную передачу на хранение в Центральный архив МЧС России для последующей передачи в Государственный архив Российской Федерации документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности центрального аппарата МЧС России. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации МЧС России несет ответственность в соответствии с действующим законодательством. 1.3. Архив предназначен для хранения секретных и несекретных документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение. 1.4. Архив входит в состав Управления делами. 1.5. В своей деятельности Архив руководствуется Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом Российской Федерации "О государственной тайне" и другими законодательными актами Российской Федерации, приказами, указаниями, инструкциями МЧС России, нормативными, правовыми и методическими актами Федеральной архивной службы России, Государственного архива Российской Федерации, Центрального архива МЧС России и настоящим Положением. 1.6. Положение об Архиве утверждается Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по согласованию с Федеральной архивной службой России и Центральным архивом МЧС России. 1.7. Архив работает по планам, утверждаемым начальником Управления делами и отчитывается перед ним о своей работе. 1.8. Контроль за деятельностью Архива осуществляет начальник Управления делами. 1.9. Методическое руководство деятельностью Архива осуществляет Центральный архив МЧС России. II. Состав документов Архив хранит: 2.1. Законченные делопроизводством центрального аппарата МЧС России: документы постоянного хранения, составляющие государственную часть Архивного фонда Российской Федерации; документы долговременного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности МЧС России; документы по личному составу. 2.2. Документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу учреждений-предшественников МЧС России. 2.3. Документы личного происхождения видных деятелей МЧС России, поступившие в Архив. 2.4. Страховой фонд уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности центрального аппарата МЧС России. 2.5. Научно-справочный аппарат к документам Архива. III. Основные задачи и функции 3.1. Основными задачами Архива являются: 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения. 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве. 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архива на хранение в Центральный архив МЧС России с соблюдением правил, устанавливаемых Федеральной архивной службой России. 3.1.4. Контроль в установленном порядке за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата МЧС России. 3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, положительного опыта работы. 3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции: 3.2.1. Организует отбор и осуществляет прием на хранение документов структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, подготовленных в соответствии с требованиями действующих нормативных документов, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. 3.2.2. Осуществляет учет и хранение документов; принимает меры по созданию надлежащих условий хранения документов и обеспечению их сохранности; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия документов в Архиве. 3.2.3. Организует выявление и осуществляет учет уникальных и особо ценных документов. 3.2.4. Организует создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов; осуществляет учет и хранение данных копий. 3.2.5. Участвует в работе Центральной экспертной комиссии МЧС России; оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов экспертным комиссиям структурных подразделений центрального аппарата МЧС России. 3.2.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с учетом требований Государственного архива Российской Федерации. 3.2.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в Архиве: информирует руководство и сотрудников МЧС России о составе документов Архива и исполняет запросы на выявление документов в установленном порядке; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования для работы в рабочей комнате Архива, в структурные подразделения центрального аппарата МЧС России, в организации МЧС России и в организации других федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации; исполняет запросы организаций и заявления граждан социально-правового характера; выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов; ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве. 3.2.8. Организует проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС России годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения. 3.2.9. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС России и экспертной комиссии Центрального архива МЧС России. 3.2.10. Передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии уникальных и особо ценных дел и документов, подготовленных в соответствии с требованиями действующих нормативных документов, не позднее, чем через 10 лет после завершения их делопроизводством. 3.2.11. Организует разработку сводной номенклатуры дел центрального аппарата МЧС России на предстоящий календарный год и по согласованию с Центральным архивом МЧС России представляет сводную номенклатуру на утверждение Министру Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий. 3.2.12. Участвует в разработке нормативных правовых и методических актов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства в центральном аппарате МЧС России. 3.2.13. Информирует через начальника Управления делами руководство МЧС России, Центральный архив МЧС России о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России и Архиве, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации. 3.2.14. Участвует в проведении проверок состояния делопроизводства и архивного дела структурных подразделений центрального аппарата МЧС России. 3.2.15. Изучает и обобщает практику работы архивов и служб делопроизводства организаций МЧС России, распространяет их положительный опыт; проводит консультации по вопросам организации и методике работы Архива, а также деятельности экспертных комиссий. 3.2.16. Внедряет в практику работы Архива нормативные правовые и методические акты по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы. 3.2.17. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов Архива по установленной форме. IV. Права Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право: 4.1. Осуществлять контроль за выполнением структурными подразделениями центрального аппарата МЧС России соблюдения установленных требований нормативных правовых и методических актов в области архивного дела и делопроизводства. 4.2. Вносить на рассмотрение начальника Управления делами в установленном порядке и в пределах своей компетенции предложения по устранению выявленных недостатков в области архивного дела в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России. 4.3. Оказывать методическую и практическую помощь структурным подразделениям центрального аппарата МЧС России по вопросам, входящим в компетенцию Архива. 4.4. Участвовать в работе экспертных комиссий структурных подразделений центрального аппарата МЧС России по экспертизе ценности документов. 4.5. Запрашивать через начальника Управления делами в установленном порядке от структурных подразделений центрального аппарата МЧС России сведения, необходимые для работы Архива. 4.6. Представлять начальнику Управления делами предложения по улучшению работы Архива. СОГЛАСОВАНО Заместитель руководителя Федеральной архивной службы России ________________ В.А.Еремченко "___" ___________ 2001 г.