Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ПРИКАЗ Москва 25 февраля 2019 г. № 30 Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа Зарегистрирован Минюстом России 22 июля 2019 г. Регистрационный № 55333 В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), приказываю: 1. Утвердить прилагаемое Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа. 2. Признать не подлежащим применению приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29 июня 1992 г. № 151 "О Примерном положении о Центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июля 1992 г., регистрационный № 19). Руководитель А.Н.Артизов УТВЕРЖДЕНО приказом Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 г. № 30 Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа I. Общие положения 1. Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239) (далее - Положение о Федеральном архивном агентстве). 2. Центральный архив федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее - Центральный архив) создается на правах структурного подразделения в целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в его деятельности, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в федеральный государственный архив, источником комплектования которого он является 1 . Федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган вправе создавать Центральный архив как учреждение, действующее на основании устава. ______________________________ 1 Пункт 9 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 4034; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19) (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ). 3. Федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган разрабатывают положение о Центральном архиве. Положение о Центральном архиве подлежит согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Центральном архиве. После согласования положение о Центральном архиве утверждается руководителем федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа 2 . ______________________________ 2 Абзац одиннадцатый подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве ; пункт 1.5 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г. регистрационный № 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом Минкультуры России № 526). 4. Центральный архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ , законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела, Правилами , утвержденными приказом Минкультуры России № 526, нормативными правовыми актами федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, положением о Центральном архиве. II. Состав документов Центрального архива 5. Центральный архив хранит: а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее - структурные подразделения), в том числе документы по личному составу; б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при наличии); в) документы личного происхождения 3 (при наличии); г) страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (при наличии); д) фонд пользования (архива) 4 (при наличии); е) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Центрального архива. ______________________________ 3 Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного приказом Госстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. - М.: Стандартинформ, 2014 (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013). 4 Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013. 6. Центральный архив, созданный в качестве учреждения, также осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, образовавшихся в деятельности подведомственных организаций. III. Задачи Центрального архива 7. К задачам Центрального архива относятся: 7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения. 7.2. Комплектование Центрального архива документами, образовавшимися в деятельности структурных подразделений. 7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Центральном архиве. 7.4. Использование документов, хранящихся в Центральном архиве. 7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в федеральный государственный архив. 7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в Центральный архив. 7.7. Методическое руководство работой архивов территориальных органов федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа и (или) подведомственных организаций (при их наличии). IV. Функции Центрального архива 8. Центральный Архив осуществляет следующие функции: 8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, в Центральный архив в соответствии с графиком, утвержденным руководителем федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа 5 . ______________________________ 5 Абзац первый пункта 4.33 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526. 8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Центральном архиве. 8.3. Представляет в федеральный государственный архив документы и сведения в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 6 . ______________________________ 6 Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве . 8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Центральный архив. 8.5. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Центральном архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению. 8.6. Готовит и представляет: а) на рассмотрение и согласование центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее - ЦЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов 7 ; б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения 8 ; в) на согласование ЭПК - описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов 9 ; г) на утверждение руководителю федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК 10 . ______________________________ 7 Абзац второй пункта 2.44, абзац девятый пункта 3.15, абзац восьмой пункта 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526. 8 Абзацы девятый и десятый пункта 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526. 9 Абзацы девятый и одиннадцатый пункта 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526. 10 Абзац четырнадцатый пункта 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526. 8.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в федеральный государственный архив. 8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Центральном архиве. 8.9. Организует информирование руководства и работников структурных подразделений о составе и содержании документов Центрального архива. 8.10. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование. 8.11. Исполняет запросы граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки 11 . ______________________________ 11 Абзацы пятый и шестой подпункта 1 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве . 8.12. Ведет учет использования архивных документов. 8.13. Создает фонд пользования документов Центрального архива и организует его использование. 8.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам, находящимся на хранении в Центральном архиве. 8.15. Оказывает методическую помощь: а) службе делопроизводства федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел; б) структурным подразделениям в подготовке дел к передаче в Центральный архив. 8.16. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству. 8.17. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, его территориальных органов и (или) подведомственных организаций (при их наличии) по вопросам архивного дела и делопроизводства. V. Права Центрального архива 9. Центральный архив имеет право: а) представлять руководству федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Центральном архиве; б) запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для работы Центрального архива; в) давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам, относящимся к компетенции Центрального архива; г) информировать структурные подразделения о необходимости передачи документов в Центральный архив в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации; д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК.