Об утверждении примерного положения об архиве организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ПРИКАЗ Москва 11 апреля 2018 г. № 42 Об утверждении примерного положения об архиве организации Зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г. Регистрационный № 51895 В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), приказываю: Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации. Руководитель А.Н.Артизов _____________ УТВЕРЖДЕНО приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 Примерное положение об архиве организации I. Общие положения 1. Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034). 2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее - Архив организации). 3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация. 4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями. После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации. 5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа. _____________ Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034). II. Состав документов Архива организации 6. Архив организации хранит: а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации; б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии); в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии); г) фонд пользования (архива) (при наличии); д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации. _____________ Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.:Стандартинформ, 2014 Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.:Стандартинформ, 2014 III. Задачи Архива организации 7. К задачам Архива организации относятся: 7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения. 7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации. 7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации. 7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации. 7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. 7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации. IV. Функции Архива организации 8. Архив организации осуществляет следующие функции: 8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком. 8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации. 8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. _____________ Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034). 8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации. 8.5. Осуществляет подготовку и представляет: а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов; б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения; в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу; г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов; д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями. 8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. 8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению. 8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации. 8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации. 8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов. 8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование. 8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки. 8.13. Ведет учет использования документов Архива организации. 8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование. 8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации. 8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства. 8.17. Оказывает методическую помощь: а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел; б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации. V. Права Архива организации 9. Архив организации имеет право: а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации; б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации; в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации; г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком; д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения. _____________