Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России

ПРИКАЗ Государственного таможенного комитета Российской Федерации от 25 мая 2004 г. N 605 Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России Зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 26 июля 2004 г. Регистрационный N 5947 В целях совершенствования работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в Государственном таможенном комитете Российской Федерации приказываю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России (далее - Инструкция). 2. Начальникам структурных подразделений ГТК России организовать работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в соответствии с Инструкцией. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. ___________ Приложение к приказу ГТК России от 25 мая 2004 г. N 605 И Н С Т Р У К Ц И Я о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России I. Общие положения 1. Инструкция о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России (далее - Инструкция) определяет порядок регистрации (учета) и рассмотрения обращений граждан, контроля за их исполнением, организации приема граждан. Действие Инструкции не распространяется на случаи обжалования решений, действий (бездействия) таможенных органов и их должностных лиц, указанные в главе 7 Таможенного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, ст. 2066; N 52, ст. 5038), и обращений граждан в соответствии со статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации. 2. Организацию работы по рассмотрению обращений граждан и их приему, в том числе руководством ГТК России, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан Управления делами ГТК России (далее - Отдел). 3. Отдел своевременно направляет зарегистрированные (учтенные) обращения граждан для рассмотрения в соответствующие подразделения ГТК России, в таможенные органы, организации, в государственные органы Российской Федерации и иностранных государств по принадлежности. Отдел осуществляет контроль за сроками исполнения обращений граждан. 4. Предусмотренный Инструкцией порядок регистрации (учета) и рассмотрения обращений граждан не распространяется на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством Российской Федерации. 5. Письменные обращения сотрудников организаций, оформленные не на бланке, но подписанные с указанием должности заявителя и заверенные печатью организации, не могут рассматриваться как обращения граждан. II. Порядок регистрации (учета), рассмотрения и разрешения письменных обращений граждан 6. Делопроизводство по обращениям граждан, которое ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ГТК России, осуществляет Отдел. 7. Все поступающие в ГТК России обращения граждан регистрируются (учитываются) в Отделе в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных "Письма, заявления граждан" автоматизированной системы "Учет и контроль исполнения документов". В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным в карточке полям (приложение 1). На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных "Письма, заявления граждан", распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки (далее - карточка) в двух экземплярах (приложение 2). Первый экземпляр карточки, на которой должностное лицо структурного подразделения ГТК России, ответственное за делопроизводство, расписывается в получении документов, помещается в контрольную картотеку Отдела, второй экземпляр вместе с документами передается в структурное подразделение ГТК России для исполнения. 8. Регистрационный номер обращения граждан формируется из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера обращения и буквы "р" или "и" - российские и иностранные граждане (например: "А-10р", "К-12р", "Ж-2и"). Регистрационный номер указывается в штампе ГТК России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения. На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются, соответственно, буквы "КЛ". Регистрация обращений российских и иностранных граждан в электронной картотеке базы данных осуществляется раздельно. Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются, если иначе нельзя установить адрес отправителя или если дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях. 9. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению и разрешению комиссиями ГТК России (например, Жилищной комиссией ГТК России), которые в соответствии с правовыми актами ГТК России самостоятельно регистрируют поступающие заявления, Отдел не регистрирует, но учитывает в электронной картотеке базы данных "Письма, заявления граждан". На первом листе обращений проставляется штамп ГТК России, в котором указывают дату поступления и количество листов документа, после чего они передаются для регистрации в соответствующие комиссии ГТК России. 10. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. В этом случае в электронной картотеке базы данных и карточке делается отметка о том, что обращение повторное. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер. 11. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в ГТК России, при наличии такого обращения в ГТК России повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в ГТК России, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: 3-25р/2). 12. Запрещается направлять обращения граждан с жалобами для разрешения тем таможенным органам или должностным лицам, на которых составлены жалобы. 13. Письменные обращения граждан, не содержащие подписи автора, его фамилии, имени, отчества, а также данных о месте жительства (работы, учебы), признаются анонимными. Анонимные письма, как правило, регистрации и рассмотрению не подлежат, но о них докладывают руководству ГТК России, если в них содержится информация о готовящихся правонарушениях или об угрозе жизни должностных лиц таможенных органов. 14. Обращения граждан, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им. Поступающие в адрес руководства ГТК России обращения граждан, если затронутые вопросы не требуют указаний руководства ГТК России, направляются непосредственно в структурные подразделения ГТК России или по принадлежности в таможенные органы. 15. После рассмотрения руководством ГТК России обращения граждан возвращаются в Отдел: с резолюциями председателя ГТК России - от начальника Управления делами, с резолюциями заместителей председателя ГТК России - от помощников заместителей председателя ГТК России. Должностные лица Отдела указывают содержание резолюций в электронной картотеке базы данных. 16. По каждому обращению граждан, поступившему после регистрации или после рассмотрения руководства ГТК России на исполнение в соответствующее структурное подразделение ГТК России, в течение трех дней должно быть принято одно из следующих решений: - о принятии обращения к рассмотрению; - о передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение ГТК России либо в таможенный орган с извещением об этом автора обращения (кроме лица, проживающего в иностранном государстве); - о направлении по принадлежности в государственные органы Российской Федерации и иностранных государств или организаций, если затронутые вопросы не относятся к ведению ГТК России, с извещением об этом автора обращения; - об оставлении обращения без рассмотрения, если его содержание лишено логики и смысла. 17. Если в обращениях граждан наряду с вопросами, относящимися к компетенции ГТК России, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других государственных органах Российской Федерации и иностранных государств, то в течение трех дней направляются по принадлежности копии обращений с извещением авторов обращений. 18. Переадресование обращений граждан осуществляется только с разрешения руководства ГТК России при наличии соответствующего поручения. Для этого структурное подразделение ГТК России - исполнитель представляет докладную записку на имя руководителя, курирующего соответствующее структурное подразделение ГТК России. 19. Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение ГТК России, в том числе обращений граждан по принадлежности согласно резолюции руководства ГТК России, осуществляется через Отдел. К документам прилагается второй экземпляр контрольно-регистрационной карточки. В электронную картотеку базы данных Отдела вносятся необходимые изменения, после чего документы со вторым экземпляром указанной карточки передаются на исполнение в структурное подразделение ГТК России по принадлежности (первый экземпляр карточки с подписью структурного подразделения, вновь принявшего документы для рассмотрения, помещается в контрольную картотеку Отдела). 20. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма ГТК России в соответствии с нормативными правовыми актами ГТК России без указания звания должностного лица, подписавшего ответ, фамилии исполнителя, номера телефона (на втором, визовом, экземпляре ответа фамилия исполнителя и его телефон указываются). Подготовленный данный документ поступает в Отдел для регистрации. Индекс документа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу. В электронную картотеку базы данных вносятся отметки об исполнении документа. Новый распечатанный экземпляр карточки с отметками об исполнении документа помещается в картотеку исполненных документов (предыдущие карточки, прилагавшиеся к документам, уничтожаются). Если письменный ответ не требуется, отметка об этом также вносится в электронную картотеку базы данных и во вновь распечатанную карточку. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо), в отдельных случаях - каждому из подписавших обращение. 21. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, направляется согласно установленному порядку. Адрес на конверте с обязательным указанием почтового индекса автора, заполняет исполнитель на русском языке, а также дублирует буквами латинского алфавита (адрес на иностранном языке, указанный автором в обращении). 22. Обращения граждан считаются решенными, если рассмотрены и решены все затронутые в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы. 23. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба. 24. Дела, формируемые по обращениям граждан, хранятся в Отделе. Обращения граждан, регистрировавшиеся и рассматривавшиеся в комиссиях ГТК России, хранятся в данных комиссиях в соответствии с установленным порядком. 25. По жалобам граждан на решения, действия (бездействие) таможенных органов и их должностных лиц дела формирует и хранит соответствующее структурное подразделение ГТК России. 26. На документах, связанных с рассмотрением обращений граждан, после принятия решения и их исполнения должна быть внесена запись "В дело" с указанием номера дела по номенклатуре и проставлена подпись должностного лица, принявшего это решение. 27. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. 28. Дела с обращениями граждан по истечении сроков хранения подлежат уничтожению согласно установленному порядку. III. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан и сроки их рассмотрения 29. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения граждан, требующие исполнения. 30. Контроль за поступившим обращением начинается с момента его регистрации и заканчивается при регистрации ответа его автору. 31. Контроль за исполнением обращений граждан осуществляют руководство ГТК России, начальники структурных подразделений ГТК России, Отдел, отделы (отделения) документационного обеспечения структурных подразделений ГТК России. 32. Началом срока рассмотрения обращений граждан считается день их регистрации, окончанием - день регистрации письменного ответа или устного сообщения автору, если письменный ответ не требуется, с обязательной пометкой ответственного исполнителя. 33. Снятие документов с контроля осуществляет руководство ГТК России или по его поручению Управление делами. Промежуточный ответ на обращение или перепоручение исполнения обращения другому должностному лицу или структурному подразделению ГТК России не является основанием для снятия обращения с контроля. 34. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных "Письма, заявления граждан" (приложение 3). 35. Обращения граждан рассматриваются в течение месяца со дня поступления в ГТК России, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в течение 15 дней со дня поступления. Если для разрешения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения (по решению руководства ГТК России) могут быть продлены, но не более чем на 15 дней, с извещением об этом автора обращения. 36. Письма граждан, направляемые в таможенные органы с требованием сообщить в ГТК России о результатах рассмотрения, контролируются Отделом вплоть до получения информации о разрешении рассматриваемых вопросов. 37. Обращения граждан, поступающие из средств массовой информации, подлежат рассмотрению в сроки, установленные Инструкцией. 38. Контроль за сроком рассмотрения обращений граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и их должностных лиц, в соответствии с главой 7 Таможенного кодекса Российской Федерации осуществляет соответствующее структурное подразделение ГТК России. В этих случаях в электронной картотеке базы данных Отдела, регистрационной контрольной карточке проставляется отметка "Контроль в подразделении". 39. Отдел составляет еженедельную информацию о ходе исполнения обращений граждан в структурных подразделениях ГТК России, а также квартальный, полугодовой и годовой отчеты о работе с такими документами в ГТК России и в таможенных органах. IV. Организация приема граждан 40. Прием граждан, обращающихся в ГТК России, проводят должностные лица Отдела, ответственные за прием. Прием граждан осуществляется в специальном помещении Отдела - приемной или иных служебных помещениях ГТК России. Прием каждого гражданина учитывается в журнале учета приема граждан (приложение 4). Должностные лица Отдела в пределах своей компетенции вправе: - информировать граждан о правовых актах в области таможенного дела; - принять письменное заявление по установленной форме с изложением просьбы (приложение 5), если устные разъяснения или письменные ответы таможенного органа и ГТК России не удовлетворили гражданина, а затронутые в обращении вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, при необходимости разъяснив при этом порядок и срок его рассмотрения. 41. В необходимых случаях для разъяснения затронутых гражданами вопросов могут привлекаться должностные лица соответствующих структурных подразделений ГТК России. 42. Если решение вопросов, затронутых в ходе приема, не входит в компетенцию ГТК России, гражданину указывается на данный факт и по возможности разъясняется, в какой государственный орган Российской Федерации или иностранного государства либо в организацию ему следует обратиться. 43. Прием граждан председателем ГТК России, его заместителями или по их поручению другими должностными лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции, проводится в соответствии с графиком приема граждан, ежеквартально утверждаемым председателем ГТК России. 44. Граждане, ознакомившись в приемной ГТК России с графиком приема граждан руководством ГТК России и графиком приема граждан начальниками структурных подразделений ГТК России, заполняют заявление (приложение 5) с просьбой об их приеме руководством ГТК России либо начальниками структурных подразделений ГТК России с изложением существа вопроса и приложением к заявлению всех необходимых по мнению заявителей документов. Заявления передаются должностным лицам Отдела, которые заносят указанные сведения в журнал учета приема граждан руководством ГТК России и начальниками структурных подразделений ГТК России (приложение 6), и регистрируются в электронной базе данных. Заявления с просьбой о приеме, переданные по телефону, электронной почте, факсимильной связи и иным средствам связи, не принимаются. ____________ Приложение 1 к Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России ___________ ДАТА ПОСТ. ДОКУМЕНТА _____ ДАТА СНЯТИЯ ДОКУМЕНТА ______ _______________________________ КОМУ ______________________ ВИД ДОКУМЕНТА ___________________________________________________________________ АДРЕС ___________________________________________________________________ ФАМИЛИЯ ___________________________________________________________________ ИМЯ, ОТЧЕСТВО _____________________________________________________ ОТ __________ ИСХ. N ДОКУМЕНТА ______________________ ОТ __________ НАШ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ N ________ НА НАШ ИСХ. N _____________________ ОТ ______________ ГРИФ ____ КОЛ-ВО ЛИСТОВ _____ + _____ НАИМЕНОВАНИЕ ___________________________________________________________________ АННОТАЦИЯ ___________________________________________________________________ РЕЗОЛЮЦИЯ +-----------------------------------------------------------------+ | СОДЕРЖАНИЕ | АВТОР | ДАТА | +--------------------------+-------------------+------------------| | ________________________ | _________________ | ________________ | | ________________________ | _________________ | | +-----------------------------------------------------------------+ СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ - ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ ___________________________________________________________________ ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА +-----------------------------------------------------------------+ |СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ | ДАТА ВЫДАЧИ | ДАТА ВОЗВРАТА | ИСП. | +--------------------------+-------------+---------------+--------| | ________________________ | ___________ | _____________ | ______ | +-----------------------------------------------------------------+ ПРИМЕЧАНИЕ ___________________________________________________________________ ИСП. В ПОДР. __________ ____________________ ____________________ ИСХОДЯЩИЙ N ДАТА ДЕЛО КОД ИСПОЛН. _____________________ ___________ ____________ ___________ ДАТА ОКОНЧАТЕЛЬНОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТА ______________ РУБРИКА ПОДРУБРИКА 1 ПОДРУБРИКА 2 ______________________ __________________ _______________________ ____________ Приложение 2 к Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России Лицевая сторона ______________ _________ - дата контроля ВИД ДОКУМЕНТА ___________________________________________________ КОРРЕСПОНДЕНТ/АДРЕСАТ ___________________________________________________ ОТ __________ ИСХ. N ДОК-ТА _______________________ ОТ __________ НАШ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ N ______________ НАИМЕНОВАНИЕ ___________________________________________________ ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА +-----------------------------------------------------------------+ | СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ | ДАТА ВЫД. | ДАТА ВОЗ. | +-------------------------------+-----------------+---------------| | ________________________ | ___________ | _____________ | +-----------------------------------------------------------------+ Обратная сторона РЕЗОЛЮЦИЯ +-----------------------------------------------------------------+ | СОДЕРЖАНИЕ | АВТОР | ДАТА | +--------------------------+-------------------+------------------| | ________________________ | _________________ | ________________ | | ________________________ | _________________ | | +-----------------------------------------------------------------+ ИСХ. N ______________________________ ДАТА ______________ ДЕЛО _________________________ КОД ИСПОЛНЕНИЯ _____________ ПРИМЕЧАНИЕ ___________________________________________________________________ ____________ Приложение 3 к Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России ___________ ДАТА ПОСТ. ДОКУМЕНТА _____ ДАТА СНЯТИЯ ДОКУМЕНТА ______ КОМУ ______________________ ВИД ДОКУМЕНТА ___________________________________________________________________ АДРЕС ___________________________________________________________________ ФАМИЛИЯ ___________________________________________________________________ ИМЯ, ОТЧЕСТВО _____________________________________________________ ОТ __________ ИСХ. N ДОКУМЕНТА ______________________ ОТ __________ НАШ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ N _____________ НА НАШ ИСХ. N _____________________ ОТ ______________ ГРИФ ____ КОЛ-ВО ЛИСТОВ _____ + _____ НАИМЕНОВАНИЕ ___________________________________________________________________ АННОТАЦИЯ ___________________________________________________________________ СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ - ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ ___________________________________________________________________ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ +-- (отметка - Greyplus, размножение отмеченного фрагмента - --+ | ShiftIns) | |+---------------------------------------------------------------+| || ЧТО ИСПОЛНИТЬ | КОНТРОЛЬНЫЙ | СРОК ИСПОЛН. || || | СРОК ИСП. | || |+---------------------------------+--------------+--------------|| || _______________________________ | ____________ | ____________ || |+---------------------------------------------------------------+| |+---------------------------------------------------------------+| || ИСПОЛНИТЕЛЬ || |+---------------------------------------------------------------|| || _____________________________________________________________ || |+---------------------------------------------------------------+| | ПЕРЕНОС СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ | |+---------------------------------------------------------------+| || НОВЫЙ | ОСНОВАНИЕ ПЕРЕНОСА || ||СРОК ИСП. | || |+----------+----------------------------------------------------|| || | __________________________________________________ || |+---------------------------------------------------------------+| | | |+---------------------------------------------------------------+| || ДАТА | ХОД ИСПОЛНЕНИЯ || ||КОНТРОЛЯ | || |+----------+----------------------------------------------------|| || ________ | __________________________________________________ || |+---------------------------------------------------------------+| |КОНТРОЛЬНЫЙ КОД ИСПОЛНЕНИЯ ____ ДАТА СНЯТИЯ С КОНТРОЛЯ ________ | +-----------------------------------------------------------------+ ___________ Приложение 4 к Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России Журнал учета приема граждан +-----------------------------------------------------------------+ | N | Дата | Фамилия, |Адрес, |Содержание| Отметка о | Подпись | |п/п|приема| имя, | граж- |обращения |результатах| должност- | | | | отчество |данство| | приема |ного лица, | | | | посетителя| | | |принявшего | | | | | | | |письменное | | | | | | | | обращение | +---+------+-----------+-------+----------+-----------+-----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | +---+------+-----------+-------+----------+-----------+-----------| +-----------------------------------------------------------------+ ____________ Приложение 5 к Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ З А Я В Л Е Н И Е От ________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) Страна постоянного проживания _____________________________________ Адрес для ответа __________________________________________________ ___________________________________________________________________ Телефон ___________________________ ____________________ ________________ ___________________________ (дата) (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ Приложение 6 к Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России Журнал учета приема граждан руководством ГТК России и начальниками структурных подразделений ГТК России +-----------------------------------------------------------------+ | N | Дата | Фамилия, | Место | Вопросы, | Фамилия, | Результат | |п/п|приема| имя, | житель-| рассмат- | имя, | приема | | | | отчество | ства | риваемые | отчество | (принятое | | | |посетителя| посе- | на приеме | должност-| решение) | | | | | тителя | | ного | | | | | | | | лица, | | | | | | | | осущест- | | | | | | | | вляющего | | | | | | | | прием | | | | | | | | | | +---+------+----------+--------+-----------+----------+-----------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | +---+------+----------+--------+-----------+----------+-----------| +-----------------------------------------------------------------+ ____________