Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

ПРИКАЗ Министерства юстиции Российской Федерации от 22 июля 1998 г. N 83, Министерства государственного имущества Российской Федерации от 22 июля 1998 г. N 172, Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 22 июля 1998 г. N 23 Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним Зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 31 июля 1998 г. Регистрационный N 1577 Во исполнение статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" и пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219 "Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним" приказываем: Утвердить прилагаемые Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. П Р А В И Л А ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним Утверждены приказом Минюста России, Мингосимущества России, Минземстроя России от 22 июля 1998 г. N 83/172/23 I. Общие положения 1. Настоящие Правила в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594) устанавливают единый для Российской Федерации порядок ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. 2. Контроль за соблюдением настоящих Правил учреждениями юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее именуются "учреждения юстиции по регистрации прав") осуществляет Министерство юстиции Российской Федерации. 3. Книги учета документов и дела правоустанавливающих документов представляют собой неотъемлемую часть Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее именуется "Единый государственный реестр прав") и являются документами вечного хранения. Уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается (пункт 4 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"). 4. В случае ведения книг учета документов с использованием компьютерной техники допускаются отступления от предусмотренных настоящими Правилами форм (приложения N 2, 3, 4) при условии сохранения требуемого ими объема сведений. II. Книги учета документов 5. Книги учета документов содержат данные о: принятых на регистрацию документах об объекте недвижимого имущества, правообладателях, регистрируемом праве и заявителях; выданных свидетельствах о государственной регистрации прав; выписках и справках из Единого государственного реестра прав, об иных документах (пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"). 6. К книгам учета документов относятся: книга учета входящих документов; книга учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав; книга учета выданной информации о зарегистрированных правах. 7. На титульном листе книг учета документов (приложение N 1) указывается номер книги, который записывается следующим образом: порядковый номер книги, которая ведется данным учреждением юстиции по регистрации прав или его филиалом, год, в котором осуществляется ведение книги, например: 1/1998, 2/1998 и т. д. На титульном листе книги учета документов также указываются наименование книги учета документов, наименование учреждения юстиции по регистрации прав и филиала учреждения юстиции по регистрации прав, дата начала и окончания работы с книгой. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы. По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей и в них допускается только дополнение уже существующих записей. 8. Записи в книгах учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы. III. Ведение книги учета входящих документов 9. Книга учета входящих документов (приложение N 2) предназначена для внесения записей о документах, представляемых в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал) для осуществления им государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее именуется "государственная регистрация прав") в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". 10. В книге учета входящих документов производятся записи по следующим заявлениям и документам: заявлениям о государственной регистрации прав с прилагаемыми документами; заявлениям о регистрации ограничений (обременений) права с прилагаемыми документами; заявлениям об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при государственной регистрации прав; заявлениям о приостановлении государственной регистрации прав; документам, необходимым для проведения государственной регистрации прав, например: ответам соответствующих органов и организаций на обращения учреждений юстиции по регистрации прав (филиалов) или правообладателей о предоставлении сведений, необходимых для государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества (пункт 3 статьи 8 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"); дополнительным документам, представляемым заявителем с целью устранения причин, приведших к приостановлению регистратором прав государственной регистрации прав; иным документам, касающимся осуществляемой учреждениями юстиции по регистрации прав (филиалами) государственной регистрации прав, например определениям или решениям судов о приостановлении государственной регистрации прав. 11. Порядковый номер записи в книге учета входящих документов указывается в графе "Входящий номер". Записи в книгу учета входящих документов вносятся последовательно в порядке поступления документов в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал). Одна запись в книге соответствует одному пакету входящих документов. 12. Номер книги учета входящих документов, составленный в порядке, определенном в абзаце первом пункта 7 настоящих Правил, и порядковый номер записи в книге учета входящих документов, присваиваемый в порядке, указанном в пункте 11 настоящих Правил, используется при государственной регистрации прав в Едином государственном реестре прав для формирования номера регистрации (пункт 12 Правил ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 8, ст. 963). 13. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления) заявлений и документов. 14. В графе "Поступившие документы" указывается общее число и общее количество листов поступивших документов (заявлений и прилагаемых документов). Заявителю выдается расписка в получении документов, о чем делается отметка в графе "Поступившие документы". В расписку включаются: дата представления документов, перечень документов с указанием их наименования, реквизитов, количества листов в каждом документе, а также номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в книге учета входящих документов. Копия расписки, выданной заявителю, приобщается к принятым на государственную регистрацию прав документам. В этой же графе делается отметка о приложении к заявлению документа, подтверждающего внесение платы за проведение государственной регистрации прав. 15. В графе "Заявитель" указываются данные заявителя: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, для юридического лица - его полное наименование, документы, подтверждающие регистрацию юридического лица и полномочия его представителя. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество лица, непосредственно представившего документы в учреждение юстиции по регистрации прав (филиал) от имени заявителя в порядке, установленном статьей 16 Федерального закона от 21.07.97 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". В данную графу записывается также почтовый адрес, по которому учреждение юстиции по регистрации прав (филиал) может связаться с заявителем (если он не указан в поступивших на государственную регистрацию прав документах). 16. В графе "Объект прав" указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение и/или наименование (когда оно существует), кадастровый (а при его отсутствии - условный) номер, если он известен заявителю. 17. В графе "Регистрируемое право, ограничение (обременение)" указывается цель обращения заявителя в учреждение юстиции по регистрации прав (филиал), например: регистрация права собственности, регистрация аренды, регистрация ипотеки и т. п. 18. В графе "Документы принял" указываются фамилия и инициалы должностного лица учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), принявшего документы, и ставится его подпись. 19. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате рассмотрения представленных документов (регистрация права на объект недвижимости или сделки с ним, отказ в регистрации и т. д.). При совершении в Едином государственном реестре прав записей о праве, его ограничении (обременении) и сделки с объектом недвижимости в данной графе также указывается номер регистрации. Например: 50-01/05-1/1998-111, где 50 - номер субъекта Российской Федерации; 01/05 - номер регистрационного округа, который состоит из номера учреждения юстиции по регистрации прав или номера регистрационного округа (01) и номера его филиала или номера территории, на которой филиалом осуществляется государственная регистрация прав (05); 1/1998 - номер книги учета входящих документов; 111 - порядковый номер записи в книге учета входящих документов. 20. В графе "Примечания" делаются ссылка на номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в этой книге о ранее принятых на регистрацию документах в случае поступления сведений (документов), относящихся к проводимой государственной регистрации прав, а также иные отметки, например: отметки о направлении уведомлений регистратора прав о приостановлении государственной регистрации прав, письменной информации об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при государственной регистрации прав, и т. д. IV. Ведение книги учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав 21. Книга предназначена для внесения записей о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав (приложение N 3). 22. В графе "N п/п" указывается порядковый номер записи в книге. 23. В графе "Номер регистрации" указывается номер регистрации, под которым в Едином государственном реестре прав зарегистрировано право, послужившее основанием для выдачи свидетельства о государственной регистрации прав. 24. В графе "Реквизиты документа" указываются серия, номер и дата подписанного регистратором прав на недвижимое имущество и сделок с ним свидетельства о государственной регистрации прав. 25. В графе "Дата выдачи" указывается дата фактической выдачи свидетельства о государственной регистрации прав. 26. В графу "Фамилия и подпись получившего" вносятся фамилия и инициалы лица, получившего свидетельство о государственной регистрации прав, и его подпись. 27. В графу "Примечания" может вноситься дополнительная информация, относящаяся к выдаче свидетельства о государственной регистрации прав. V. Ведение книги учета выданной информации о зарегистрированных правах 28. Книга учета выданной информации о зарегистрированных правах (приложение N 4) предназначена для учета запросов и заявлений о выдаче информации и фактов выдачи информации учреждениями юстиции по регистрации прав (филиалами) в соответствии со статьями 7 и 8 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". 29. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего запроса (заявления) о выдаче информации. 30. В графе "Дата поступления" указывается дата фактического поступления запроса (заявления). 31. В графе "Поступившие документы" указываются наименование документа (запрос, заявление) и его реквизиты (дата, номер). В этой же графе делается отметка о представлении документа, подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Если информация в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" должна быть предоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно". 32. В графе "Заявитель" указываются: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, для юридического лица - его полное наименование, документы, подтверждающие регистрацию данного юридического лица и полномочия его представителя. В эту же графу вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанный в документе (запросе, заявлении) или названный заявителем лично. 33. В графе "Цель запроса" указываются сведения, за которыми на основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" обратился заявитель. 34. В графу "Принял документы" вносятся фамилия и инициалы, а также подпись должностного лица учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), фактически принявшего заявление (запрос). 35. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящий номер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых. 36. Графа "Фамилия и подпись получившего", в которой указываются фамилия, инициалы и подпись лица, непосредственно получившего выданный документ, заполняется в случае, когда лицо явилось за ним лично. В иных случаях указываются адрес лица, которому направлен документ, а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (для юридического лица). VI. Ведение дел правоустанавливающих документов 37. Дело правоустанавливающих документов открывается на каждый объект недвижимого имущества. В дело помещаются все документы, поступающие для государственной регистрации прав на объект недвижимости. В дело также помещаются иные документы, указанные в Федеральном законе от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", например: копия сообщения о причине отказа в государственной регистрации прав, направляемого заявителю; копия письменного сообщения регистратора прав на недвижимое имущество и сделок с ним заявителю о решении приостановить государственную регистрацию прав. 38. Дело правоустанавливающих документов идентифицируется тем же номером, что и соответствующий раздел Единого государственного реестра прав (кадастровым номером, а при его отсутствии - условным номером). Номер дела правоустанавливающих документов указывается на его титульном листе. На титульном листе дела правоустанавливающих документов также указывается наименование учреждения юстиции по регистрации прав и его филиала. На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес (местоположение) объекта недвижимости. 39. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их поступления. 40. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, дата поступления, наименование и реквизиты, количество листов, фамилия, инициалы и подпись работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), внесшего документ в дело. 41. В копии расписки, выданной заявителю при представлении на государственную регистрацию прав документов и приобщенной к делу, делается отметка о возврате заявителю после завершения государственной регистрации прав подлинников документов с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), выдавшего документы, и лица, получившего документы. Запись о выдаче документов скрепляется подписями работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) и получателя документов. Копии документов остаются в деле. 42. Копии документов, хранящихся в деле, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях на копиях документов, хранящихся в деле, работник учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов и подписи лица, сделавшего надпись, а также лица, которому выданы подлинники документов. 43. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам. 44. Дело правоустанавливающих документов закрывается, когда объект недвижимого имущества прекращает свое существование в результате разделения, слияния, выделения либо ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием кадастровых (а при их отсутствии - условных) номеров объектов недвижимости, образованных на основе данного объекта недвижимости. На титульных листах вновь открываемых дел правоустанавливающих документов в отношении объектов недвижимости, образованных путем слияния, разделения, выделения, к номерам вновь заведенного дела добавляются ссылки на кадастровые (а при их отсутствии - условные) номера ранее существовавших объектов недвижимости. 45. Закрытое дело сдается в архив учреждения юстиции по регистрации прав (филиала). Закрытые дела вносятся в каталог архива и располагаются в нем с соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества в соответствии с пунктом 6 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". _____________ Приложение N 1 Книга N___________ НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ ЮСТИЦИИ ПО ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ НАИМЕНОВАНИЕ ФИЛИАЛА НАИМЕНОВАНИЕ КНИГИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ Начата ______________ Окончена ____________ _____________ Приложение N 2 ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (левая сторона) +-----------------------------------------------------------------+ | Входящий | Дата | Поступившие | Заявитель | | номер | приема | документы | | +--------------+-------------+--------------------+---------------| +--------------+-------------+--------------------+---------------| +--------------+-------------+--------------------+---------------| +--------------+-------------+--------------------+---------------| +--------------+-------------+--------------------+---------------| +--------------+-------------+--------------------+---------------| +--------------+-------------+--------------------+---------------| +-----------------------------------------------------------------+ ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (правая сторона) +-----------------------------------------------------------------+ | Объект | Регистрируемое | Документы | Принятое | Примечания | | права | право, | принял | решение | | | | ограничение | | | | | | (обременение) | | | | +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +---------+-----------------+-------------+----------+------------| +-----------------------------------------------------------------+ _____________ Приложение N 3 ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ВЫДАННЫХ СВИДЕТЕЛЬСТВ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ +----------------------------------------------------------------+ | N | Номер | Реквизиты | Дата | Фамилия | Примечания | | п/п |регистрации| документа | выдачи | и | | | | | | | подпись | | | | | | | получившего| | +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +-----+-----------+-----------+--------+------------+------------| +----------------------------------------------------------------+ ____________ Приложение N 4 ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ВЫДАННОЙ ИНФОРМАЦИИ О ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ПРАВАХ (левая сторона) +-------------------------------------------------------------------+ | N | Дата | Поступившие | Заявитель | | п/п | поступления | документы | | +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +-------------------------------------------------------------------+ ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ВЫДАННОЙ ИНФОРМАЦИИ О ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ПРАВАХ (правая сторона) +-------------------------------------------------------------------+ | Цель | Принял | Результат | Фамилия | | запроса | документы | рассмотрения | и подпись | | | | | получившего | +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +---------+-----------------+-------------------+-------------------| +-------------------------------------------------------------------+ _____________