Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документами организации"

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ Москва 27 апреля 2023 г. № 421н Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документами организации" Зарегистрирован Минюстом России 29 мая 2023 г. Регистрационный № 73602 В соответствии с пунктом 20 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 10 апреля 2023 г. № 580 , приказываю: 1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт "Специалист по управлению документами организации". 2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 мая 2017 г. № 416н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документацией организации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 31 мая 2017 г., регистрационный № 46898). 3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2023 г. и действует до 1 сентября 2029 г. Министр А.О.Котяков УТВЕРЖДЕН приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 27 апреля 2023 г. № 421н ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ Специалист по управлению документами организации 1044Регистрационный номер Содержание I. Общие сведения II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности) III. Характеристика обобщенных трудовых функций 3.1. Обобщенная трудовая функция "Документационное обеспечение управления организацией" 3.2. Обобщенная трудовая функция "Руководство деятельностью подразделения по управлению документами организации" 3 3. Обобщенная трудовая функция "Управление единой системой документооборота организации" IV. Сведения об организациях - разработчиках профессионального стандарта I. Общие сведения Деятельность по управлению документами в организациях любых организационно-правовых форм и форм собственности07.004(наименование вида профессиональной деятельности)код Основная цель вида профессиональной деятельности:Обеспечение эффективного управления документами в организациях с использованием современных информационных технологий Группа занятий:1213Руководители в области определения политики и планирования деятельности1219Управляющие финансово-экономической и административной деятельностью, не входящие в другие группы2422Специалисты в области политики администрирования-- (код ОКЗ 1 ) (наименование) (код ОКЗ) (наименование) Отнесение к видам экономической деятельности:82.11Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации (Код ОКВЭД 2 ) (наименование вида экономической деятельности) ______________________________ 1 Общероссийский классификатор занятий. 2 Общероссийский классификатор видов экономической деятельности. II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности) Обобщенные трудовые функцииТрудовые функциикоднаименованиеуровень квалификациинаименованиекодуровень (подуровень) квалификации A Документационное обеспечение управления организацией6 Разработка и внедрение локальных нормативных актов в области управления документами организацииA/01.66 Организация документирования деятельности в организацииA/02.66 Организация документооборота в организацииA/03.66 Проектирование, внедрение и развитие системы электронного документооборотаA/04.66 Осуществление информационно-справочной работы с документами организацииA/05.66 Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организацииA/06.66 Организация хранения документов в организации и передачи дел на архивное хранениеA/07.66 B Руководство деятельностью подразделения по управлению документами организации7 Организация деятельности подразделения по управлению документамиB/01.77 Разработка политики управления документами организацииB/02.77 Построение системы управления документами организацииB/03.77 Контроль функционирования системы управления документами организацииB/04.77 Совершенствование системы управления документами организацииB/05.77 C Управление единой системой документооборота организации8 Стратегическое планирование и руководство построением системы управления документами организацииC/01.77 Разработка политики управления документооборотом организацииC/02.77 Контроль функционирования системы управления документами организации и ее документооборотаC/03.77 Управление проектами внедрения и модификации системы электронного документооборота организации, разработки стратегии ее развитияC/04.77 Стратегическое планирование и разработка системы хранения документального фонда организацииC/05.77 III. Характеристика обобщенных трудовых функций 3.1. Обобщенная трудовая функция Наименование Документационное обеспечение управления организациейКодAУровень квалификации6 Происхождение обобщенной трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Возможные наименования должностей, профессийДокументовед Специалист по управлению документами организации Специалист по работе с данными документированных сфер деятельности Специалист/эксперт структурных подразделений по управлению документами организации Требования к образованию и обучениюВысшее образование - бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельностиТребования к опыту практической работы-Особые условия допуска к работеПрохождение обучения мерам пожарной безопасности 3 Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда 4 Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости) 5 Другие характеристикиДополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности не реже одного раза в три года Дополнительные характеристики Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальностиОКЗ2422Специалисты в области политики администрированияЕКС 6 -ДокументоведОКПДТР 7 21792ДокументоведОКСО 8 7.46.03.02Документоведение и архивоведение ______________________________ 3 Постановление Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2020 г. № 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации", действует до 31 декабря 2026 г. включительно. 4 Постановление Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2021 г. № 2464 "О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда", действует до 1 сентября 2026 г. 5 Статья 11 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". 6 Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. 7 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. 8 Общероссийский классификатор специальностей по образованию. 3.1.1. Трудовая функция НаименованиеРазработка и внедрение локальных нормативных актов в области управления документами организации КодA/01.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияПроведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организацииПодготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организацииАктуализация систем классификации и идентификации документов организацииСовершенствование схем маршрутизации документопотоков организацииФормирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организацииКонсультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организацииОказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документамиПредставление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации Необходимые уменияПользоваться поисковыми системами, информационными ресурсами, базами данных в области управления документами организацииКлассифицировать информацию в соответствии с задачами управления документами организацииРазрабатывать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по управлению документамиСоблюдать нормы этики делового общения Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организацииНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформацииМетодические документы и национальные стандарты в области управления документами организацииЛокальные нормативные акты организацииФункции, полномочия и ответственность структурных подразделений организацииПравила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения в области управления документами организацииПравила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организацииРегламентация делопроизводственных процессовТребования охраны труда Другие характеристики- 3.1.2. Трудовая функция НаименованиеОрганизация документирования деятельности в организации КодA/02.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияРазработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организацииРазработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организацииПодготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организацииРазработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организацииКонтроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организацииОптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностьюКонтроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации Необходимые уменияРаботать с шаблонами документов в информационной системе организацииРаботать с электронными бланками документовРазрабатывать электронные бланки и электронные шаблоны документовРазрабатывать требования к информации и данным, включаемым в документы организацииИспользовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организацииИспользовать офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в области управления документами организацииНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформацииПравила составления различных видов документовОбщие требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документацииПравила работы с документами, содержащими конфиденциальную информациюПорядок функционирования информационных систем в области управления документами организацииСтруктура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицамиВидовой состав документов организацииПравила составления текстов документов организацииПринципы и методы упорядочения состава документов организации и их данныхКритерии оценки качества создаваемой документации Другие характеристики- 3.1.3. Трудовая функция НаименованиеОрганизация документооборота в организации КодA/03.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияВыполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организацииВедение регистрационных и учетных форм документов организацииОсуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организацииРазработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организацииПроведение анализа информационных и документационных потоков в организацииПодготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организацииПодготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организацииРазработка технологии работы с конфиденциальными документамиРазработка технологии работы с документами и информацией в организации Необходимые уменияСоздавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организацииКонтролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в области управления документами организацииВести учет и анализ объема документооборота организации в соответствие с инструкцией по делопроизводству организацииГотовить предложения по формированию параметров работы системы электронного документооборота организацииОрганизовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов документовСоздавать базы данных по документам о деятельности организации и осуществлять контроль их веденияСоздавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организацииНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформацииМетодические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организацииЛокальные нормативные акты организацииПравила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актамиФункции, полномочия и ответственность руководства организации и ее структурных подразделенийФункциональные особенности системы электронного документооборота организацииПорядок и содержание процедур по работе с документами организации и их данными Другие характеристики- 3.1.4. Трудовая функция НаименованиеПроектирование, внедрение и развитие системы электронного документооборота КодA/04.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияПроведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформацииПодготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенцийРазработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организацииКлассификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборотаВнесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организацииОсуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организацииМетодическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации Необходимые уменияПроизводить обработку документов и данных: регистрацию, систематизацию, использование, хранение, уничтожениеПрименять методологию организационного проектирования при анализе системы управления документамиПредставлять результаты анализа процессов управления документами организации в графическом видеВыявлять приоритетные направления автоматизации управления документами в организацииПрименять систему электронного документооборота для выполнения делопроизводственных операцийОценивать эффективность мероприятий по автоматизации управления документами в организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМеждународные и национальные стандарты в области управления документамиСпособы систематизации данных о деятельности организацииПринципы формирования процессов организацииМетоды исследования, анализа, проектирования и развития системы управления документами в организацииПрограммные продукты по автоматизации управления документами в организацииФункциональные особенности различных отечественных систем электронного документооборота, используемых в области управления документами организации Другие характеристики- 3.1.5. Трудовая функция НаименованиеОсуществление информационно-справочной работы с документами организации КодA/05.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияФормирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организацииФормирование и ведение баз данных о деятельности организацииФормирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциямиПредоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организацииРазработка форм представления информации о деятельности организацииПодготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организацииПоиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации Необходимые уменияРаботать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбораПодбирать, систематизировать и классифицировать структурированные данные документированных сфер деятельности организации по определенным критериямСоздавать, администрировать и использовать документы и их данные в различных областях деятельностиОформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиямиРаботать с электронными базами данных и системой электронного документооборота организации Необходимые знанияМетодические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организацииПравила, порядок формирования и учета баз данных организацииОсобенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организацииПорядок доступа к различным категориям информации в организацииСпособы получения информации из различных источниковФормы представления информации и их особенностиПравила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справокТехнология работы с документами и информацией ограниченного доступа Другие характеристики- 3.1.6. Трудовая функция НаименованиеОсуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации КодA/06.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияПостановка документов и поручений руководства организации на контрольОсуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполненияКонтроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документахМониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организацииРазработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организацииКорректировка сроков исполнения документов в организацииСнятие документов и поручений руководства организации с контроляПодготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации Необходимые уменияВносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации в соответствие с нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителяАнализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организацииРазрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполненияОпределять виды и порядок контроля исполнительской дисциплины в организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документовПорядок определения сроков исполнения документов в организацииМетодики ведения контроля исполнения документовПорядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную формуТехнологические этапы работы с различными категориями документов организацииПорядок исполнения документов в организацииУсловия снятия документа с контроля в организации Другие характеристики- 3.1.7. Трудовая функция НаименованиеОрганизация хранения документов в организации и передачи дел на архивное хранение КодA/07.6 Уровень (подуровень) квалификации 6 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияКонтроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организацииКонтроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организацииСоставление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к нейПроверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителяхКонтроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возвратаПроведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организацииПредоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной властиПодготовка документов для передачи в архив или на уничтожение Необходимые уменияПрименять номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации, итоговые записи к нимНастраивать параметры разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота организацииСистематизировать документы и информацию баз данных, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организацииОсуществлять поиск документов и их данных в процессе текущего хранения в организацииОсуществлять методическое руководство организацией хранения документов и баз данных в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощьКонтролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организацииКонтролировать архивирование баз данных структурных подразделений организацииПодготавливать описи документов и данных, передаваемых в архив организации или архивируемых на носителиПроизводить экспертизу ценности документов организации и их данных, определять сроки храненияОбеспечивать защиту документов и данных организации от несанкционированного доступа или уничтожения Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, архивного делаМетодические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного делаПравила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами, учетной политикойПорядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их данных, подготовки к передаче в архив организации или архивированию на носителяхМетодика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборотаПравила систематизации и классификации документов, кодирования информацииОсобенности хранения электронных документовКритерии определения ценности документов и их данных для отбора на дальнейшее хранение или уничтожение Другие характеристики- 3.2. Обобщенная трудовая функция Наименование Руководство деятельностью подразделения по управлению документами организацииКодBУровень квалификации7 Происхождение обобщенной трудовой функции ОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Возможные наименования должностей, профессийРуководитель подразделения по управлению документами организации (департамента, управления, службы, отдела) Руководитель отдела по работе с данными документированных сфер деятельности организации Требования к образованию и обучениюВысшее образование - магистратура или Высшее образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельностиТребования к опыту практической работыНе менее трех лет в области документационного обеспечения организацииОсобые условия допуска к работеПрохождение обучения мерам пожарной безопасности Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)Другие характеристикиДополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации в области управления документами не реже одного раза в три года Дополнительные характеристики Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальностиОКЗ1219Управляющие финансово-экономической и административной деятельностью, не входящие в другие группыЕКС-Начальник отдела (бюро, группы) (в промышленности)ОКПДТР24695Начальник отдела (финансово-экономического и административного)ОКСО7.46.04.02Документоведение и архивоведение 3.2.1. Трудовая функция НаименованиеОрганизация деятельности подразделения по управлению документами КодB/01.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияОпределение целей, задач и функций подразделения по управлению документами организации и его работниковРаспределение должностных обязанностей между работниками подразделения по управлению документами организацииРазработка локальных нормативных актов по управлению документами организации и должностных инструкций ее работниковПланирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организацииКонтроль деятельности работников подразделения по управлению документами организацииПроведение мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделенияРазработка графика обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организацииКонтроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организацииОпределение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных и финансовых ресурсахПодготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по управлению документами организацииОценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации Необходимые уменияОбеспечивать взаимодействие подразделения по управлению документами организации со структурными подразделениями и должностными лицами организацииОбеспечивать рациональную загрузку и расстановку подчиненного персонала с учетом квалификации, объемов и сложности работУстанавливать для каждой функции работника службы по управлению документами организации права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организацииПринимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организацииОценивать качество выполненных подчиненным персоналом работ по управлению документами организацииКонтролировать соблюдение в подразделении требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организацииОпределять приоритетные направления развития подразделения по управлению документами организацииРазрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организацииВнедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией, архивного делаПравила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организацииСтруктура организации, ее подразделения и работники, задействованные в процессах управления документами организацииОсобенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организацииФункции работников организации и подразделения по управлению документами, а также подчиненных ему структурПравила нормирования труда и расчета явочной численности персонала подразделения по управлению документами организацииПравила организации рабочих мест работников организацииМетодики управления персоналом организацииТребования охраны трудаПравила организационного проектирования для организации Другие характеристики- 3.2.2. Трудовая функция НаименованиеРазработка политики управления документами организации КодB/02.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияОпределение направлений политики управления документами организацииРуководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой управления документами организацииСогласование, утверждение локальных нормативных актов организации по документным системам организацииОрганизация консультирования работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик управления документами организацииОрганизация актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документами организации Необходимые уменияПрименять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организацииОрганизовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации по документным системамОрганизовывать рассмотрение, обсуждение, утверждение и согласование проектов локальных нормативных актов организации, посвященных политике управления документамиПрименять меры, обеспечивающие выполнение требований, закрепленных в локальных нормативных актах по управлению документами организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты, содержащие требования к организации управления документами организацииТиповые и примерные положения и инструкции в области управления документами организацииТребования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актовПравила разработки и оформления документовПорядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организацииТребования охраны труда Другие характеристики- 3.2.3. Трудовая функция НаименованиеПостроение системы управления документами организации КодB/03.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияПроведение анализа характера деловой деятельности организации, ее правовых, ресурсных и технологических возможностейУстановление рисков, влияющих на деловую деятельность организации в целом, и рисков, которыми можно управлять посредством управления документамиВыявление соответствия характеристик документных систем организации требованиям к надежности, безопасности, соответствию, комплексности и системностиПрименение корпоративных стандартов документных систем организации в управлении документами организацииКоординация деятельности по созданию и совершенствованию документных систем организацииПроведение мероприятий по взаимодействию подразделений организации при решении задач в области управления документами организацииКонтроль функционирования системы управления документами и их данными организацииПоддержание системы управления документами организации в актуальном состоянииВнедрение современных методов, средств обработки информации и данных в рамках реализации сквозной технологии системы управления документами организацииРуководство созданием системы управления документами организацииРуководство разработкой дорожных карт решения задач в области построения системы управления документами организацииОпределение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализацияПланирование консультирования работников по вопросам работы с документными системами организации Необходимые уменияАнализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами организацииОбосновывать положения стратегии развития и политики организации в области управления документами организацииПроизводить анализ информации о состоянии системы управления документами организацииВносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организацииОбеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документными системамиОценивать эффективность процессов управления документами организацииОпределять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализациюПринимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельностиРешать задачи нормативного и методического обеспечения управления документами организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в сфере управления документами организации и информационных технологийМеждународные стандарты в области управления документамиПередовой отечественный опыт и научные разработки в области информации и управления документами организацииИнформационные услуги: средства сбора, передачи и обработки информацииПорядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организацииСтруктура и направления деятельности организацииФункции и порядок взаимодействия подразделений организацииМетоды проектирования и планирования работ в организацииПорядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ, дорожных карт организацииМетоды анализа показателей деятельности по управлению документами организацииТребования охраны труда Другие характеристики- 3.2.4. Трудовая функция НаименованиеКонтроль функционирования системы управления документами организации КодB/04.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияКонтроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению нарушенийКонтроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем организацииКонтроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранениюКонтроль исполнительской дисциплины работников организацииКонтроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализацииКонтроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации, архивирования данныхПланирование и контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организацииМониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных требований к документамКонтроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организацииОценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации Необходимые уменияОбеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актовВносить организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организацииПредставлять результаты контрольной деятельности по вопросам управления документами в отчетах организацииОрганизовывать работу по сбору и систематизации сведений в области управления документами организации, осуществлять руководство эффективным использованием сведений и его контрольОрганизовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам документных систем и управления документами организацииСвоевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах о документных системах организацииПринимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в области управления документами организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологийМеждународные стандарты в области управления документамиПравила организации документных систем в соответствии с локальными нормативными актамиФункции и порядок взаимодействия подразделений организацииМетоды анализа и оценки показателей деятельности в области управления документамиПравила и методы контроля соблюдения норм в области управления документамиМетоды анализа выполнения программ организации и совершенствования в области управления документами и определения их эффективностиМетодики учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам управления документамиКритерии ценности документов и их данных для использования, хранения или выделения к уничтожениюТребования охраны труда Другие характеристики- 3.2.5. Трудовая функция НаименованиеСовершенствование системы управления документами организации КодB/05.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияРазработка современных подходов к управлению документами, системами и процессамиОпределение возможностей модификации или применения современных информационных технологий в области управления документами организации на основе изучения тенденций их развитияОбоснование необходимости совершенствования системы управления документами организацииКоординация деятельности по повышению уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организацииОпределение актуальности моделей связи структурированных данных и метаданных документных систем организацииРазработка метамодели (архитектуры) структурированных данных и метаданных документных систем организации для деловых потребностей организацииПодготовка классификаторов и справочников, содержащих структурированные данные и метаданные документированных сфер деятельности организации, для внедрения и использованияКоординация деятельности по разработке и внедрению классификаторов и справочников структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации Необходимые уменияРаботать с большими объемами информацииВыявлять цели и задачи документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организацииВносить организационные и технологические предложения по развитию документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организацииСоставлять требования к техническому заданию на проектирование и внедрение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организацииОбосновывать необходимость внедрения документной системы, обеспечивающей управление документами и доступ к нимАктуализировать локальные нормативные акты организации с учетом современных методов управления документами и внедрения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологийСпособы и методы структурирования данных документированных сфер деятельности организацииПринципы структурирования данных документированных сфер деятельности организацииМетоды проектирования и планирования работ по управлению документами организации и цифровой трансформации документированных сфер деятельности организацииСпециализированное программное обеспечение для обработки больших объемов данных и его функциональные возможностиИнформационные услуги, средства сбора, передачи и обработки информацииТребования охраны труда Другие характеристики- 3.3. Обобщенная трудовая функция Наименование Управление единой системой документооборота организацииКодCУровень квалификации7 Происхождение обобщенной трудовой функции ОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Возможные наименования должностей, профессийУправляющий документами Заместитель руководителя организации по вопросам управления документами Директор по данным документированных сфер деятельности организации Руководитель самостоятельного подразделения по управлению документами организации (департамента, управления) Требования к образованию и обучениюВысшее образование - магистратура или Высшее образование - магистратура (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельностиТребования к опыту практической работыНе менее пяти лет на руководящих должностях в области управления документами организацииОсобые условия допуска к работеПрохождение обучения мерам пожарной безопасности Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)Другие характеристикиДополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по управлению документами, данными и информационными объектами документированных сфер деятельности организации Дополнительные характеристики Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальностиОКЗ1213Руководитель в области определения политики и планирования деятельностиЕКС-Директор (генеральный директор, управляющий) предприятияОКПДТР25042Начальник управления (специализированного в прочих отраслях)ОКСО7.46.04.02Документоведение и архивоведение 3.3.1.

Трудовая функция НаименованиеСтратегическое планирование и руководство построением системы управления документами организации КодC/01.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияРазработка стратегии и политики управления документами организации в цифровой средеРуководство разработкой, внедрением и контролем документных процессов и средств управления ими в целях соответствия политике управления документами организацииВыявление степени риска деятельности организации при применении средств управления документами, не отвечающих деловым потребностям и требованиям подотчетности организацииУправление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств осуществления деятельности организацииРуководство созданием надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или системы электронного документооборотаРуководство внедрением современных методов, средств и технологий сквозной системы управления документами организации в цифровой средеРуководство созданием сквозной системы управления документами организации в цифровой средеРуководство цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации и минимизацией рисков в процессах цифровизацииРуководство систематизацией и классификацией документов, кодированием информации для формирования информационно-справочных систем, реестров и справочников документированных сфер деятельности организации Необходимые уменияОпределять приоритетные направления развития системы управления документами организации в цифровой средеРазрабатывать политику и стратегии управления документами организации в цифровой средеВыбирать отечественные программные продукты для управления документами и системы электронного документооборота организации с обоснованием выбораКлассифицировать информацию и выстраивать информационно-справочные базы данных и информационные системы организацииОценивать риски управления документами организации в цифровой среде и предотвращать их либо минимизироватьУстанавливать полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений организации в сфере управления документами во вверенных им подразделенияхУстанавливать сроки исполнения документов во всех документных системах организацииУправлять взаимодействием структурных подразделений организации в сфере управления документами в цифровой средеРазрабатывать меры по повышению эффективности управления документами организации в цифровой средеПроводить мониторинг изменений в нормативной базе, регламентирующей вопросы цифровой трансформации документированных сфер деятельности организацииОбосновывать выбор видов носителей информации, форматов хранения электронных документов, их данных, основываясь на ценности документов организации и сроках их хранения Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в сфере управления документами организацииМеждународные и зарубежные стандарты, спецификации, технические отчеты по управлению документами и по информационным технологиям, используемым в управленииПередовой отечественный, зарубежный и международный опыт и научные разработки в области управления документамиСтруктура организации и ее руководящий состав, функции и распределение обязанностейНаправления деятельности организации, функции ее структурных подразделений и порядок их взаимодействияПравила построения и функционирования документных систем организацииПравила и методы построения информационно-справочных систем организации, включая базы данныхИнформационные и телекоммуникационные услуги, предоставляемые для управления документамиОтечественные программные продукты, используемые в управлении документами, и системы электронного документооборотаВиды носителей информации и специфика их примененияМетоды процессного проектирования и планирования работПорядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов управления документами, а также порядок подготовки отчетов об их исполненииМетоды анализа показателей деятельности по вопросам управления документами организацииТехнологии и методы управления персоналом организацииТребования охраны труда Другие характеристики- 3.3.2. Трудовая функция НаименованиеРазработка политики управления документооборотом организации КодC/02.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияМониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки политики и целей управления документами организацииОпределение целей и последовательности их решения в области управления документами организацииОпределение средств управления организационными рисками управления документамиКонтроль прозрачности и комплексности деловых процессов управления документами организацииРуководство построением информационно-правовой базы данных организацииОпределение необходимых ресурсов и источников их обеспечения для бесперебойного функционирования системы управления документами организацииМониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки локальных нормативных актов по управлению документными системами организацииРуководство разработкой методических документов по управлению документными системамиУтверждение локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документными системами и системой управления документами организацииРуководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации обеспечения сохранности, использования, уничтожения, архивирования документов и их данных в составе документального фонда организацииРуководство построением реестровой информационно-правовой базы данных документных систем организацииРуководство актуализацией локальных нормативных актов по управлению документными системами и системой управления документами организации Необходимые уменияПрименять правовые нормы при составлении и оформлении локальных нормативных актов по управлению документными системами и системой управления документами организацииОптимизировать процессы и ресурсы путем интеграции документных процессов и видов деятельностиОбеспечивать совместимость систем менеджментаПрименять информационные технологии для построения реестровой информационно-правовой базы данных организацииОценивать участие руководителей структурных подразделений в процессах управления документами организацииУстанавливать для руководителей структурных подразделений организации права и ответственность за выполнение их функций в системе управления документами организацииПрименять систематический и верифицируемый подход к управлению документами и документационными процессами, связанными с деятельностью иных систем менеджментаОценивать риски управления документами и предотвращать ихРуководить формированием, использованием и сохранностью документального фонда организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты, содержащие требования к управлению документамиМеждународные стандарты, спецификации и технические отчеты в области управления документамиСистемы менеджмента управления документамиТребования к структуре и содержанию локальных нормативных актов организацииПравила и порядок составления, оформления, утверждения и внедрения локальных нормативных актов организацииПравила разработки и оформления документов, регламентирующих деятельность организацииПорядок функционального наполнения деятельности структурных подразделений организации, создаваемые и используемые в них документы в составе данных и метаданныхИнформационные технологии, используемые при построении реестровой информационно-справочной системы (базы данных) документных систем организацииТребования охраны труда Другие характеристики- 3.3.3. Трудовая функция НаименованиеКонтроль функционирования системы управления документами организации и ее документооборота КодC/03.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияКонтроль соблюдения технологий разработки и внедрения систем управления документами организацииКонтроль соблюдения требований к составлению и оформлению документов, верификации их данных в организацииРуководство проектами оптимизации состава и структуры данных документов, справочников и классификаторов документооборота организации и контроль их эффективного использованияКонтроль эффективности функционирования системы электронного документооборота организацииРуководство деятельностью по контролю использования данных информационно-правовых баз организацииРуководство деятельностью по контролю разработки и внедрения систем электронного документооборота по направлениям деятельности организацииРуководство деятельностью по контролю обеспечения сохранности документов и их данных в системах электронного документооборотаРуководство деятельностью по контролю функционирования и катастрофоустойчивости системы хранения данных документального фонда организации, их доступности, использования и сохранности Необходимые уменияУправлять проектами сбора, анализа, систематизации и использования сведений об управлении документами организации и контролировать их использованиеПредставлять результаты контрольной и аналитической деятельности по вопросам управления документамиКонтролировать своевременность внесения изменений в локальные нормативные акты организации по управлению документамиОпределять риски функционирования системы документооборота и в отдельных документных системах организации, предотвращать ихКонтролировать доступ к системе управления документами организации и ее использованиеПринимать решения по конкретным ситуациям, возникающим в ходе контрольной деятельности в области управления документами организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты, содержащие требования к управлению документамиСистемы менеджмента управления документамиПринципы и методы анализа показателей деятельности в области управления документами организацииМетоды контроля соблюдения правил и норм в области управления документами организацииПравила и методы обеспечения сохранности и использования документального фонда организацииПрограммное обеспечение, используемое в системах контроля деятельности в области управления документами и контроля выполнения порученийМетодология проведения анализа проектов организации по совершенствованию системы управления документами организации и определению их эффективностиТребования охраны труда Другие характеристики- 3.3.4. Трудовая функция НаименованиеУправление проектами внедрения и модификации системы электронного документооборота организации, разработки стратегии ее развития КодC/04.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияРуководство разработкой проекта системы электронного документооборота в организации с учетом экономической эффективности и возможных рисков управления документамиРуководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в систему электронного документооборота организацииРуководство подготовкой технического задания на проектирование системы электронного документооборота в организации с учетом возможных рисков управления документамиВыбор системы электронного документооборота отечественной организации-разработчикаРуководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственностиОценка пилотного внедрения системы электронного документооборота в организацииРуководство приемкой и полномасштабным внедрением системы электронного документооборота в организацииРуководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в системе электронного документооборота и в системе управления документами организации Необходимые уменияАнализировать информацию о состоянии системы управления документами организацииРуководить проектированием и внедрением системы электронного документооборота организацииВыбирать систему электронного документооборота, отвечающую задачам организацииОрганизовывать обучение руководителей организации современным методам управления документами, системой электронного документооборота организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты в области управления документами и информационными технологиями управленияПередовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению/устранению потенциальных рисков в сфере управления электронными документами организацииМетоды планирования и реализации работ по разработке и внедрению системы электронного документооборота в организацииСовременные системы электронного документооборота и их функциональные возможностиПрограммные продукты в области электронного документооборота и информационных услуг по направлениям деятельности организацииТребования охраны труда Другие характеристики- 3.3.5. Трудовая функция НаименованиеСтратегическое планирование и разработка системы хранения документального фонда организации КодC/05.7 Уровень (подуровень) квалификации 7 Происхождение трудовой функцииОригиналXЗаимствовано из оригиналаКод оригиналаРегистрационный номер профессионального стандарта Трудовые действияПоддержка достоверности, целостности документов и их данных, необходимых для защиты от несанкционированного измененияПоддержка аутентичности документов и их данныхРазработка схем метаданных документов, связанных с документами на протяжении их существованияРазработка стратегии управления использованием, хранением и уничтожением документов документального фонда организации и их данныхОпределение приоритетных направлений развития системы хранения, архивирования данных документального фонда организацииРуководство проектом построения информационно-справочной системы хранения и использования документального фонда организацииРуководство проектами совершенствования системы хранения документального фонда организацииКонтроль внедрения отечественных информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и их использования в рамках управления документными системами организацииФормирование экспертной комиссии организации Необходимые уменияПроводить мониторинг использования документального фонда в рамках деятельности организации, его хранения и уничтожения документов с истекшими сроками храненияПроводить мониторинг внедрения современных информационных технологий в систему хранения документального фонда организацииПрименять передовой отечественный и международный опыт в области организации использования, обеспечения сохранности, уничтожения, архивирования данных документального фонда организацииОценивать и предотвращать риски в области использования, хранения и уничтожения документального фонда организацииКлассифицировать, верифицировать информацию документального фонда организации и руководить построением информационно-справочных систем и баз данных организацииПроводить экспертизу ценности документов, розыск недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, оформлять документы для передачи в архив организации Необходимые знанияНормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организацииМетодические документы и национальные стандарты по вопросам архивного делаПередовая отечественная, международная практика организации использования, обеспечения сохранности, уничтожения документального фонда организацииПравила и методы учета, составления, оформления, использования, хранения и уничтожения документов организации и их данныхПравила и методы проведения экспертизы ценности документов организацииМетоды проведения анализа эффективности системы хранения документального фонда организации, обобщения полученных результатовМетодология построения информационных систем и баз данных по документам организации и требования к нормативному обеспечению их функционированияИнформационные технологии, используемые в организации учета, использования, обеспечения сохранности и уничтожения документального фонда организацииКритерии ценности и сроки хранения документов организации, принципы принятия решений по вопросу их дальнейшего хранения или уничтоженияПринципы и методы совершенствования системы хранения документального фона организацииТребования, предъявляемые к членам экспертной комиссии организацииТребования охраны труда Другие характеристики- IV. Сведения об организациях - разработчиках профессионального стандарта 4.1. Ответственная организация-разработчик НП "Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников", город МоскваДиректорХлюснева Людмила Петровна 4.2. Наименования организаций-разработчиков 1АО "ИТ Эксперт", город Москва 2ООО "Такском", город Москва 3ООО "Центр экспертизы и сертификации", город Москва 4ФГБОУ ВО "Пензенский государственный университет", город Пенза 5ФГБОУ ВО "Российский государственный гуманитарный университет", город Москва 6ФГБПОУ "Колледж МИД России", город Москва 7ФГБУ "ВНИИ труда" Минтруда России, город Москва