Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального агентства по делам национальностей, его территориальных органах и подведомственных организациях

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ ПРИКАЗ Москва 3 июля 2023 г. № 113 Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального агентства по делам национальностей, его территориальных органах и подведомственных организациях Зарегистрирован Минюстом России 3 октября 2023 г. Регистрационный № 75447 В соответствии с подпунктом 9.11 пункта 9 Положения о Федеральном агентстве по делам национальностей, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2015 г. № 368 , во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 , и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального агентства по делам национальностей, его территориальных органах и подведомственных организациях приказываю: 1. Определить: категории должностных лиц центрального аппарата Федерального агентства по делам национальностей, его территориальных органов и подведомственных организаций, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, согласно приложению № 1 к настоящему приказу; порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям согласно приложению № 2 к настоящему приказу; порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения согласно приложению № 3 к настоящему приказу; организацию защиты служебной информации ограниченного распространения согласно приложению № 4 к настоящему приказу. 2. Признать утратившим силу приказ Федерального агентства по делам национальностей от 16 ноября 2016 г. № 171 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве по делам национальностей" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 декабря 2016 г., регистрационный № 44539). 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального агентства по делам национальностей А.О.Ямкову. Руководитель И.В.Баринов Приложение № 1 к приказу ФАДН России от 3 июля 2023 г. № 113 Категории должностных лиц центрального аппарата Федерального агентства по делам национальностей, его территориальных органов и подведомственных организаций, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения 1. В центральном аппарате Федерального агентства по делам национальностей: руководитель (лицо, его замещающее); статс-секретарь - заместитель руководителя; заместители руководителя; начальники структурных подразделений (лица, их замещающие). 2. В территориальных органах Федерального агентства по делам национальностей: руководители территориальных органов (лица, его замещающее); заместители руководителей территориальных органов. 3. В подведомственных Федеральному агентству по делам национальностей организациях: руководители организаций (лица, их замещающие); заместители руководителей организаций. Приложение № 2 к приказу ФАДН России от 3 июля 2023 г. № 113 Порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям 1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее - служебная информация), другим органам и организациям осуществляется: в центральном аппарате ФАДН России - структурным подразделением, на которое возложены функции по организации и ведению делопроизводства; в территориальных органах ФАДН России и в подведомственных ФАДН России организациях - должностным лицом, на которое возложены функции по ведению делопроизводства. 2. Документы с пометкой "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП"), разработанные в центральном аппарате ФАДН России, его территориальных органах и подведомственных организациях, не подлежат распространению, а содержащаяся в таких документах служебная информация - разглашению без разрешения должностных лиц центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения. 3. Поступившие в центральный аппарат ФАДН России, его территориальные органы или подведомственные организации документы с пометкой "ДСП", разработанные в других органах и организациях, не подлежат разглашению и распространению без письменного разрешения должностного лица соответствующего органа или организации, которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения. 4. Документы с пометкой "ДСП" пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской связью, заказными, ценными почтовыми отправлениями или с использованием системы межведомственного электронного документооборота (при выполнении требований по защите информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота) 1 . ______________________________ 1 Пункт 5 Положения о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 . 5. При отправке фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями на исходящие документы с пометкой "ДСП" составляется реестр. В реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров документов. Реестр после отправки возвращается ответственным лицам в структурные подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, оформившие отправку документов. 6. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" нескольким адресатам составляется указатель рассылки документов, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, подготовившими документ. 7. Для передачи документов с пометкой "ДСП" фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями используются пакеты (конверты), изготовленные из плотной непросвечивающей бумаги. На пакете (конверте) указываются пометка "ДСП", адрес получателя, а под ним данные об отправителе корреспонденции и регистрационные номера вложенных в пакет (конверт) документов. При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакете (конверте) и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров. Должностное лицо, на которое возложены функции по ведению делопроизводства в центральном аппарате ФАДН России, его территориальных органах и подведомственных организациях, отправляющее документы, содержащие служебную информацию, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах с пометкой "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на пакете (конверте), и вкладывает документы, содержащие служебную информацию, в пакет (конверт) (в случае передачи документов с пометкой "ДСП" на машинном носителе информации также сверяется учетный номер машинного носителя информации, на котором содержится служебная информация, с учетным номером машинного носителя информации, указанным на пакете (конверте). Пакет (конверт) запечатывается, а на его закрывающий клапан проставляется оттиск мастичной печати с наименованием структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций и текстом внутри: "Для документов" или "Для пакетов". Адресат и другие надписи на пакетах (конвертах) печатаются с помощью печатающего устройства или разборчиво пишутся шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета). 8. Отправка служебной информации, представленной в электронной форме, осуществляется только на учтенных машинных носителях информации с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку "ДСП". В тексте сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите "Приложение" указывается имя файла с документом, его размер (занимаемое место) и пометка "ДСП". В случае отправки документов с пометкой "ДСП" на перезаписываемых машинных носителях информации (флеш-накопители, внешние накопители на жестких дисках, CD-RW и DVD-RW дисках) указанные машинные носители информации не подлежат возврату в центральный аппарат ФАДН России, его территориальные органы и подведомственные организации. 9. Отправка документов с пометкой "ДСП" средствами факсимильной связи, электронной почты запрещена. Приложение № 3 к приказу ФАДН России от 3 июля 2023 г. № 113 Порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения 1. При возникновении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению должностных лиц центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (далее - должностные лица), с документов снимается пометка "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП"). 2. Предложения должностным лицам о снятии с документов пометки "ДСП", в том числе с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками (лицами, их замещающими) структурных подразделений центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, подготовивших указанные документы, либо структурных подразделений, к компетенции которых отнесены рассматриваемые в документах вопросы. 3. При передаче документов с пометкой "ДСП" на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза с целью возможного снятия с них пометки "ДСП". 4. Снятие пометки "ДСП" осуществляется должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения: с документов на бумажном носителе (копий документов на бумажном носителе) - путем зачеркивания на подлиннике документа (копии документа на бумажном носителе) указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов; с электронных документов - путем подписания отдельного документа, содержащего указание о снятии пометки "ДСП" с электронного документа. Формирование документа, содержащего указание о снятии пометки "ДСП", осуществляется ответственным (головным) исполнителем по соответствующему документу с пометкой "ДСП". Указанный документ подписывается электронной подписью должностного лица, отнесшего содержащуюся в указанном документе служебную информацию к разряду ограниченного распространения. Указанные документы формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел. 5. Сведения о снятии с документов пометки "ДСП" отражаются в регистрационной карточке системы электронного документооборота центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, а при отсутствии системы электронного документооборота - в других регистрационно-учетных формах на бумажном носителе. 6. Информация о снятии пометки "ДСП" с документов, содержащих информацию ограниченного распространения, направляется структурным подразделениям центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, подготовившим указанные документы, либо структурным подразделениям, в компетенцию которых перешли рассматриваемые в документах вопросы, а также всем адресатам, которым эти документы направлялись. Приложение № 4 к приказу ФАДН России от 3 июля 2023 г. № 113 Организация защиты служебной информации ограниченного распространения 1. Защита служебной информации ограниченного распространения (далее - служебная информация) осуществляется в целях: соблюдения конфиденциальности служебной информации; предотвращения утечки, хищения служебной информации по техническим каналам, неправомерного или случайного доступа неуполномоченных должностных лиц к служебной информации; предотвращения несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации; обеспечения полноты, целостности и достоверности служебной информации при ее подготовке, обработке и хранении; формирования и сохранения возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией. 2. Защите подлежат: документированная служебная информация (дела и документы) на бумажном носителе; материальные носители всех видов, содержащие служебную информацию; машинные носители и каналы передачи служебной информации; программные средства (в том числе операционные системы, системы управления банками данных), используемые в работе со служебной информацией. Пометка о конфиденциальности на носителях информации, содержащих служебную информацию, имеет вид "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП"). 3. При подготовке документа, в случае наличия в нем служебной информации, на каждом экземпляре документа, а также на его проекте проставляется пометка "ДСП" и номер экземпляра документа. Пометка "ДСП" проставляется в первой странице сопроводительного письма к такому документу, на обложке и титульном листе изданий 1 . 4. Подготовка, обработка и хранение документов, содержащих служебную информацию, осуществляется с использованием средств вычислительной техники и (или) информационных систем, классифицированных и защищенных в соответствии с требованиями безопасности информации 2 (далее - защищенных СВТ). ______________________________ 1 Пункт 2.1 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения). 2 Пункт 26 Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах, утвержденных приказом ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. № 17 (зарегистрирован Минюстом России 31 мая 2013 г., регистрационный № 28608), с изменениями, внесенными приказами ФСТЭК России от 15 февраля 2017 г. № 27 (зарегистрирован Минюстом России 14 марта 2017 г., регистрационный № 45933) и от 28 мая 2019 г. № 106 (зарегистрирован Минюстом России 13 сентября 2019 г., регистрационный № 55924). 5. Копирование (тиражирование) документов с пометкой "ДСП" осуществляется только с письменного разрешения соответствующих должностных лиц центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения. Учет копируемых документов с пометкой "ДСП" осуществляется в отношении каждого экземпляра. Количество изготовленных копий и дата их изготовления указываются в поле "Комментарии" регистрационной карточки документа "ДСП" в системе электронного документооборота (далее - СЭД), при отсутствии СЭД - в других регистрационно-учетных формах на бумажном носителе. Запрещается тиражирование документа "ДСП" в случае наличия запрещающей пометки (например, "Снятие копий запрещено", "Тиражирование запрещено"). 6. Печать электронных документов, а также электронных образов документов с пометкой "ДСП" на бумажном носителе осуществляется с использованием средств печати и копирования, подключенных к защищенным СВТ. 7. Прием, учет и регистрация входящих документов, содержащих служебную информацию с пометкой "ДСП", осуществляются: в ФАДН России - Управлением делами; в территориальных органах ФАДН России и в подведомственных ФАДН России организациях - должностным лицом, на которое возложены функции по ведению делопроизводства. 8. Защита служебной информации ограниченного распространения при обработке и хранении информационных ресурсов, содержащих служебную информацию, осуществляется должностными лицами центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами. 9. Исходящие документы с пометкой "ДСП" создаются на автоматизированных рабочих местах защищенной локальной вычислительной сети, согласовываются (визируются) только на бумажном носителе. Подписанные документы передаются для регистрации: в ФАДН России - в Управление делами; в территориальных органах ФАДН России и в подведомственных ФАДН России организациях - должностному лицу, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, за исключением служебных записок. 10. Внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, поручения руководства, служебные записки, докладные записки, планы, отчеты, акты, справки) с пометкой "ДСП" создаются на автоматизированных рабочих местах защищенной локальной вычислительной сети, согласовываются (визируются) только на бумажном носителе. Подписанные документы передаются для регистрации: в ФАДН России - в Управление делами; в территориальных органах ФАДН России и в подведомственных ФАДН России организациях - должностному лицу, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, за исключением служебных записок. Служебные записки с пометкой "ДСП" регистрируются в структурных подразделениях центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организациях и хранятся в соответствующих структурных подразделениях. 11. Учет документов с пометкой "ДСП" осуществляется в журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию (далее - журнал учета передачи документов), рекомендуемый образец которого приведен в приложении к настоящему документу. 12. Регистрация, тиражирование и отправка документов с пометкой "ДСП" осуществляются должностными лицами центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, в должностные регламенты которых входят данные функции. 13. Документы с пометкой "ДСП" находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания. После выполнения задания документы с пометкой "ДСП" сдаются исполнителем должностному лицу, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, в структурном подразделении центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций для формирования их в дела и дальнейшего хранения. Хранение документов "ДСП" осуществляется должностными лицами центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций в запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах) 3 . В случае отсутствия мест хранения документы с пометкой "ДСП" подлежат возврату должностному лицу структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, ответственному за учет документов "ДСП" в день его выдачи. Необходимым условием сохранности документа с пометкой "ДСП" является его принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью в журнале учета передачи документов. ______________________________ 3 Абзац седьмой пункт 2.3 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения. 14. Передача документов с пометкой "ДСП" из одного структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций в другое осуществляется с разрешения соответствующего руководителя. Документы с пометкой "ДСП" на бумажном носителе из одного структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций в другое структурного подразделения передаются по реестру. Передача документов с пометкой "ДСП" на бумажном носителе исполнителям осуществляется под личную подпись исполнителя либо работника, на которого возложены функции по ведению делопроизводства, в журнале учета передачи документов. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" нескольким структурным подразделениям центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов: в центральном аппарате ФАДН России - начальником (заместителем начальника) структурного подразделения; в территориальном органе ФАДН России - руководителем (заместителем руководителя) территориального органа; в подведомственной организации - руководителем (заместителем руководителя) подведомственной организации. 15. Подлинники служебных (докладных) записок, адресованных руководителю ФАДН России, с резолюцией руководителя ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций после направления копий указанных служебных (докладных) записок исполнителям в соответствии с указателем рассылки подшиваются в дело должностными лицами Управления делами. 16. Входящие и исходящие документы с пометкой "ДСП" в электронном виде, поступившие (отправленные) с использованием автоматизированной системы межведомственного электронного документооборота ФАДН России, предназначенной для обработки и обмена документами "Для служебного пользования" (далее - АС "МЭДО ДСП"), хранятся на сервере базы данных АС "МЭДО ДСП" ФАДН России. Запрещается хранить документы с пометкой "ДСП" на неучтенных электронных носителях. Запрещается выносить (вывозить) носители, содержащие информацию ограниченного распространения, из здания ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций без разрешения руководителя структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций. 17. Размещение документов с пометкой "ДСП" на официальном сайте ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций не допускается. 18. Не допускается передача в устной форме сведений, содержащихся в документах с пометкой "ДСП". 19. При смене должностного лица структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, ответственных за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи указанных документов, который утверждается соответствующим уполномоченным должностным лицом. 20. О фактах утраты документов, дел, изданий и съемных электронных носителей, содержащих служебную информацию, либо разглашения этой информации докладывается руководителю ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, для принятия решения о проведении служебной проверки по факту утраты документов. Для проведения служебной проверки создается комиссия для выяснения обстоятельств утраты и разглашения указанной информации. Результаты служебной проверки докладываются руководителю ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, назначившим комиссию, и оформляются актом. 21. Проверка наличия документов с пометкой "ДСП" в центральном аппарате ФАДН России, его территориальных органах и подведомственных организациях проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой по решению ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций. В состав комиссии включаются должностные лица структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, ответственные за учет, ведение и хранение указанных документов. Результаты проверки наличия документов с пометкой "ДСП" оформляются актом ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций. 22. За разглашение служебной информации, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими служебную информацию, должностное лицо структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности 4 . Ответственность за организацию защиты информационных ресурсов и носителей информации возлагается на руководителя центрального аппарата ФАДН России, его территориальных органов и подведомственных организаций, а также на работников, в функции которых в соответствии с их должностными регламентами входит организация и обеспечение мероприятий по защите служебной информации 5 . ______________________________ 4 Пункт 1.8 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения. 5 Пункт 1.6 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения. 23. Уничтожение документов с пометкой "ДСП" с истекшими сроками хранения производится по акту о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию, не подлежащих хранению. В системе электронного документооборота, иных регистрационно-учетных формах, а также в номенклатуре дел делаются отметки об уничтожении документов с пометкой "ДСП" со ссылкой на дату и номер соответствующего акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Не допускается неполное уничтожение дел и документов с пометкой "ДСП", позволяющее восстановить их содержание. Приложение к организации защиты служебной информации ограниченного распространения, утвержденной приказом ФАДН России от 3 июля 2023 г. № 113 Рекомендуемый образец ФАДН России ______________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения центрального аппарата ФАДН России, территориального органа ФАДН России или подведомственной ФАДН России организации) Для служебного пользования ЖУРНАЛ учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения Начат "___"______________20___г. Окончен "___"______________20___г. (на полный разворот) Первая страница№ п/пВходящий № и дата поступления документаИсходящий регистрационный № и дата документаКорреспондент и краткое содержание (заголовок) документа№ экземпляраКоличество листов экземпляра123456 Вторая страница Подлинник, копия, отметка о снятии копийКуда передается документ (структурное подразделение, приемная)Расписка в получении документа (дата, подпись, расшифровка подписи)Расписка в обратном приеме документа (дата, подпись, расшифровка подписи)Примечание (№ дела, в которое подшит документ, № и дата реестра, по которому отправлен документ, куда возвращен документ, № и дата документа, по которому документ передан в архив)Отметка об уничтожении, продолжении записи (№ и дата акта об уничтожении документа, следующий порядковый № записи при необходимости ее продолжения)789101112