Об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта и ведении его личного дела

ПРИКАЗ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 7 апреля 2010 г. N 137 Об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта и ведении его личного дела Зарегистрирован Минюстом России 13 мая 2010 г. Регистрационный N 17203 В соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2006, N 6, ст. 636; 2007, N 10, ст. 1151; N 16, ст. 1828; N 49, ст. 6070; 2008, N 13, ст. 1186; N 30 (ч. II), ст. 3616; N 52 (ч. I), ст. 6235; 2009, N 29, ст. 3597, 3624; N 48, ст. 5719; N 51, ст. 6150, 6159; 2010, N 5, ст. 459; N 7, ст. 704), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. I), ст. 6439) и Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242; 2008, N 43, ст. 4921) приказываю: 1. Утвердить: Положение об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта и ведении его личного дела согласно приложению N 1 к настоящему приказу; Список должностей государственных гражданских служащих Федерального агентства железнодорожного транспорта, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих, согласно приложению N 2 к настоящему приказу. 2. Установить, что в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта ведение личных дел и личных карточек государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - гражданские служащие), ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих, а также хранение личных дел гражданских служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, в течение установленного срока с дальнейшей передачей в установленном порядке в архив осуществляются отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления. 3. Административно-кадровому управлению (А.М.Беспалову) обеспечить обработку и защиту персональных данных гражданских служащих. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Руководитель Г.П.Петраков ______________ Приложение N 1 П О Л О Ж Е Н И Е об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта и ведении его личного дела 1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего центрального аппарата Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ "Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее - Трудовой кодекс Российской Федерации) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. 2. В настоящем Положении используются следующие основные понятия: персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных; обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение, в том числе передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом; использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц; блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи; уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных; обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных; информационная система персональных данных - информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств; конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания; трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных оператором через государственную границу Российской Федерации органу власти иностранного государства, физическому или юридическому лицу иностранного государства; общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. _____________ Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2006, N 6, ст. 636; 2007, N 10, ст. 1151; N 16, ст. 1828; N 49, ст. 6070; 2008, N 13, ст. 1186; N 30 (ч. II), ст. 3616; N 52 (ч. I), ст. 6235; 2009, N 29, ст. 3597, 3624; N 48, ст. 5719; N 51, ст. 6150, 6159; 2010, N 5, ст. 459; N 7, ст. 704. Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52 (ч. I), ст. 6439. Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. I), ст. 3; N 30, ст. 3014, 3033; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2004, N 18, ст. 1690; N 35, ст. 3607; 2005, N 1 (ч. I), ст. 27; N 19, ст. 1752; 2006, N 27, ст. 2878; N 52 (ч. I), ст. 5498; 2007, N 1 (ч. I), ст. 34; N 17, ст. 1930; N 30, ст. 3808; N 41, ст. 4844; 2007, N 43, ст. 5084; N 49, ст. 6070; 2008, N 9, ст. 812; N 30 (ч. I), ст. 3613; N 30 (ч. II), ст. 3616; N 52 (ч. I), ст. 6235, 6236; 2009, N 1, ст. 17, 21; N 19, ст. 2270; N 29, ст. 3604; N 30, ст. 3732; 3739; N 46, ст. 5419; N 48, ст. 5717. Указанные понятия использованы в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". 3. Представитель нанимателя в лице руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта, осуществляющий полномочия нанимателя от имени Российской Федерации, начальник Административно-кадрового управления, а также начальник отдела кадров и государственной службы Административно-кадрового управления обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в личных делах, от неправомерного использования или утраты. 4. Руководитель Федерального агентства железнодорожного транспорта определяет лиц, уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих, обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона N 79-ФЗ и Федерального закона N 152-ФЗ, других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных. 5. При обработке персональных данных гражданского служащего операторы обязаны соблюдать следующие требования: 1) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Федерального агентства железнодорожного транспорта, учета результатов исполнения должностных обязанностей; 2) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных; 3) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные Федеральным законом N 79-ФЗ и Федеральным законом N 152-ФЗ персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; 4) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей; 5) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного использования или утраты обеспечивается за счет средств Федерального агентства железнодорожного транспорта в порядке, установленном Федеральным законом N 79-ФЗ, Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; 6) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами; 7) обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных; 8) в случае выявления недостоверных персональных данных гражданского служащего или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, или уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных гражданского служащего с момента такого обращения или получения запроса на период проверки; 9) в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего оператор на основании документов, представленных гражданским служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем, или уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять блокирование; 10) в случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган; 11) хранение персональных данных должно осуществляться по форме, позволяющей определить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, не более чем этого требуют цели их обработки. Данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении. 6. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной службе, о порядке выезда и въезда в Российскую Федерацию и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. Использование и хранение биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных могут осуществляться только на материальных носителях информации и с применением технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования и распространения. 7. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств осуществляется в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ. 8. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право: 1) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке персональных данных, в том числе автоматизированной; 2) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ; 3) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также персональных данных, обработанных с нарушением Федерального закона N 79-ФЗ. Гражданский служащий при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме начальнику отдела кадров и государственной службы Административно-кадрового управления о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; 4) требовать от начальника отдела кадров и государственной службы Административно-кадрового управления уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных изменениях или исключениях; 5) обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если гражданский служащий, являющийся субъектом персональных данных, считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона N 152-ФЗ или иным образом нарушает его права и свободы. 9. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ и другими федеральными законами. 10. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" и на основе персональных данных гражданских служащих в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих. ___________ Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, ст. 2063; N 46 (ч. I), ст. 4437; 2006, N 29, ст. 3123; 2007, N 49, ст. 6070. 11. Отдел кадров и государственной службы Административно-кадрового управления вправе подвергать обработке, в том числе автоматизированной, персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва. 12. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Федерального агентства железнодорожного транспорта. Личное дело гражданского служащего ведется отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления. 13. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну. 14. К личному делу гражданского служащего приобщаются: 1) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы; 2) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; 3) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); 4) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; 5) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; 6) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); 7) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются); 8) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; 9) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; 10) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении иной должности гражданской службы; 11) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); 12) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; 13) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; 14) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации; 15) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); 16) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; 17) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; 18) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; 19) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; 20) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего; 21) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; 22) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; 23) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; 24) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; 25) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. 15. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 16. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления на электронных носителях, который обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования. 17. В обязанности отдела кадров и государственной службы Административно-кадрового управления, осуществляющего ведение личных дел гражданских служащих, входит: 1) приобщение документов, указанных в пунктах 14 и 15 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих; 2) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих; 3) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением; 4) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. 18. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением. 19. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган личное дело передается в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. 20. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. 21. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, за исключением гражданских служащих, указанных в пунктах 19 и 20 настоящего Положения, хранятся в отделе кадров и государственной службы Административно-кадрового управления в течение 10 лет со дня увольнения гражданского служащего с гражданской службы, после чего передаются в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится в отделе кадров и государственной службы Административно-кадрового управления, поступит на гражданскую службу вновь, личное дело подлежит передаче отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в отделе государственной службы и кадров Административно-кадрового управления в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. _______________ Приложение N 2 С П И С О К должностей государственных гражданских служащих Федерального агентства железнодорожного транспорта, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих ----+------------------------------------------+------------------- | N | Должность | Право доступа | |п/п| | | |---+------------------------------------------+------------------| | 1 | 2 | 3 | |---+------------------------------------------+------------------| |1. |Заместитель руководителя Федерального |штат Росжелдора | | |агентства железнодорожного транспорта | | |---+------------------------------------------+------------------| |2. |Начальник Административно-кадрового |штат Росжелдора | | |управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |3. |Начальник управления |штат сотрудников | | | |управления | |---+------------------------------------------+------------------| |4. |Заместитель начальника |штат Росжелдора | | |Административно-кадрового управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |5. |Начальник Первого отдела |штат Росжелдора | |---+------------------------------------------+------------------| |6. |Начальник отдела кадров и государственной |штат Росжелдора | | |службы Административно-кадрового | | | |управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |7. |Заместитель начальника Первого отдела |штат Росжелдора | |---+------------------------------------------+------------------| |8. |Заместитель начальника отдела кадров и |штат Росжелдора | | |государственной службы | | | |Административно-кадрового управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |9. |Главный специалист-эксперт Первого отдела |штат Росжелдора | |---+------------------------------------------+------------------| |10.|Главный специалист-эксперт отдела |штат Росжелдора | | |кадров и государственной службы | | | |Административно-кадрового управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |11.|Ведущий специалист-эксперт отдела |штат Росжелдора | | |кадров и государственной службы | | | |Административно-кадрового управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |12.|Старший специалист 1 разряда отдела |штат Росжелдора | | |кадров и государственной службы | | | |Административно-кадрового управления | | |---+------------------------------------------+------------------| |13.|Члены и секретарь комиссии по рассмотрению|кандидаты на | | |вопросов предоставления государственным |получение | | |гражданским служащим Федерального |единовременной | | |агентства железнодорожного транспорта |субсидии на | | |единовременной субсидии на приобретение |приобретение | | |жилого помещения |жилого помещения | ----+------------------------------------------+------------------- ___________