MINISTERIAL ORDER NO 005/2016 OF 08/01/2016 DETERMINING MODALITIES FOR CONDUCTING MEETINGS AND MAKING DECISIONS OF THE SECTOR OR THE DISTRICT EDUCATION COUNCIL

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté UMUTWE WA II: ITERANA N’IFATWA RY’IBYEMEZO BY’INAMA Y’UBUREZI Y’UMURENGE II: MODALITIES FOR CHAPTER CONDUCTING AND MAKING DECISIONS OF THE SECTOR EDUCATION COUNCIL MEETINGS CHAPITRE II: MODALITES DE TENUE DES REUNIONS ET DE PRISE DE DECISIONS CONSEIL D’EDUCATION DU SECTEUR PAR LE Ingingo ya mbere : Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté rigena uburyo Iriteka cyangwa y’Umurenge y’Akarere iteranan’uburyo ifata ibyemezo. Inama Inama y’Uburezi y’Uburezi This Order determines the modalities for conducting meetings and making decisions by the Sector Education Council or the District Education Council. Le présent arrêté détermine les modalités de tenue des réunions et de prise de décisions par le Conseil d’Education du Secteur ou leConseil d’Education du District. 62 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016 UMUTWE WA II: ITERANA N’IFATWA RY’IBYEMEZO BY’INAMA Y’UBUREZI Y’UMURENGE II: MODALITIES FOR CHAPTER CONDUCTING AND MAKING DECISIONS BY THE SECTOR EDUCATION COUNCIL MEETINGS CHAPITRE II: MODALITES DE TENUE DES REUNIONS ET DE PRISE DE DECISIONS CONSEIL D’EDUCATION DU SECTEUR PAR LE

Ingingo ya 2: Itumizwa ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Umurenge Article 2: Convening of the meeting of the Sector Education Council Article 2: Convocation d’une réunion du Conseil d’Education du Secteur Ingingo ya 2: Itumizwa ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Umurenge Article 2: Convening ofthe meeting of the Sector Education Council Article 2: Convocation d’une réunion du Conseil d’Education du Secteur Inama isanzwe y’Inama y’Uburezi y’Umurenge itumizwa kandi ikayoborwa na Perezida wayo. Iyo Perezida adahari cyangwa atabonetse, inama itumizwa kandi ikayoborwa n’ ufite uburezi mu nshingano ze ku rwego rw’Umurenge. Ishobora kandi gutumizwa bisabwe na kimwe cya gatatu (1/3) cy’abagize Inama y’Uburezi y’Umurenge. The ordinary meeting of the Sector Education Council shall be convened and chaired by its President. In case of absence or unavailability of the President, it shall be convened and chaired by the in charge of education in the Sector. It may also be convened upon the request of one- third (1/3) of the Education Council members. La réunion ordinaire du Conseil d’Education du Secteur est convoquée et dirigée par son Président. En cas d’absence ou d’empêchement du Président, elle est convoquée et dirigée par l’agent chargé de l’éducation dans le Secteur. Elle peut aussi être convoquée sur demande d’un tiers (1/3) des membres du Conseil d’Education. idasanzwe y’Uburezi Inama y’Umurenge ihamagazwa kandi ikayoborwa mu buryo bumwe n’ubw’inama yayo isanzwe. y’Inama The modalities for convening and chairing extraordinary meeting of the Sector Education Council shall be the same as those for the ordinary meeting. Les modalités de convocation et de présidence d’une du Conseil d’Education du Secteur sont les mêmes que celles d’une réunion ordinaire. extraordinaire réunion

Ingingo ya 3: Iterana ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Umurenge Article 3: Meeting of the Sector Education Council Article 3: Réunion du Conseil d’Education du Secteur Ingingo ya 3: Iterana ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Umurenge Article 3: Meeting of the Sector Education Council Article 3: Réunion du Conseil d’Education du Secteur Inama isanzwe y’Inama y’Uburezi y’Umurenge iterana rimwe mu gihembwe kugira ngo isuzume imigendekere y’uburezi mu murenge. Iterana kandi mu kiruhuko kinini kugirango itegure umwaka w’amashuri. The ordinary meeting of Sector Education Council shall be heldevery quarter to assess the situation of education in the Sector.The Council shall also meet during the long vacation to plan for new school year. La réunion ordinaire du Conseil d’Education du Secteurse réunit chaque trimestre pour évaluer la situation de le Secteur.Le l’éducation dans Conseil se réunit également pendant les grandes vacances pour préparer la rentrée scolaire. idasanzwe Inama y’Uburezi y’Umurenge iterana mu gihe cyose bibaye ngombwa. y’Inama The extraordinary meeting of the Sector Education Council shall meet as many times as necessary. La réunion extraordinaire du Conseil d’Education du Secteurse tient autant de fois que de besoin. 63 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016

Ingingo ya 4: Ifatwa ry’ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Umurenge Article 4: Decision-making modalities for the Sector Education Council Article 4: Modalités de prise de décision par Conseil d’Education du Secteur UMUTWE WA III: ITERANA N’IFATWA RY’IBYEMEZO BY’INAMA Y’UBUREZI Y’AKARERE III: MODALITIES FOR CHAPTER CONDUCTING AND MAKING DECISIONS BY THE DISTRICT EDUCATION COUNCIL MEETINGS CHAPITRE III: MODALITES DE TENUE DES REUNIONS ET DE PRISE DE CONSEIL LE DECISIONS D’EDUCATION DU DISTRICT PAR 60 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016 Ingingo ya 4: Ifatwa ry’ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Umurenge Article 4: Decision-making modalitiesforthe Sector Education Council Article 4: Modalités de prise de décisionpar le Conseil d’Education du Secteur Inama y’Uburezi y’Umurenge iterana kandi igafata ibyemezo bifite agaciro iyo bibiri bya gatatu (2/3) by’abayigize bahari. Iyo uwo mubare utuzuye, indi nama itumizwa mu minsi cumi n’itanu (15) ku nama isanzwe n’iminsi itatu (3) ku nama idasanzwe. Icyo gihe, Inama y’Uburezi y’Umurenge iraterana kandi igafata ibyemezo bifite agaciro hatitawe ku mubare w’abahari. two thirds The Sector Education Council shall meet and (2/3) validly deliberate when members are present. In case the quorum is not reached, a second meeting shall be convened within fifteen (15) days for ordinary meeting or three (3) days for extraordinary meeting. In that case, the Sector Education Council shall meet and validly deliberate regardless of the number of participants. Le Conseil d’Education du Secteur siège et délibère valablement lorsque les deux tiers (2/3) de ses membres sont présents. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle convocation est lancée dans quinze (15) jours pour la session ordinaire ou dans trois (3) jours pour la session extraordinaire. Dans ce cas, le Conseil d’Education du Secteur siège et délibère valablement quel que soit le nombre de participants. Mu nama zidasanzwe z’Inama y’Uburezi y’Umurenge, impaka zigibwa gusa ku kibazo cyateganyijwe mu butumire. For extraordinary sessions of Sector Education Council, the discussions shall focus only on the item on the agenda. Pour des sessions extraordinaires du Conseil d’Education du Secteur, les débats portent uniquement sur le point inscrit à l’ordre du jour. Ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Umurenge bifatwa ku bwiganze busesuye bw’amajwi. Iyo amajwi angana, iry’uyoboye inama riraganza. The decisions of the Sector Education Council shall betakenby absolute majority votes. In case of equal votes, the chairperson of the meeting shall have a casting vote. Les décisions du Conseil d’Education du Secteur sont prises à la majorité absolue des voix. En cas de parité de voix, celle du président de la réunion prévaut. Inyandikomvugo y’inama y’Inama y’Uburezi y’Umurenge ishyirwaho umukono n’umuyobozi w’inama hamwe n’umunyamabanga wayo. The minutes of the Sector Education Council shall be signed by the Chairperson and the Rapporteur of the meeting. Le procès-verbal de réunion du Conseil d’Education du Secteur est signé par le président et le rapporteur de la réunion. Ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Umurenge bishyirwaho umukono n’abitabiriye inama bose inama ikirangira bigashyikirizwa Umuyobozi w’Akarere mu gihe kitarenze iminsi itanu (5). The resolutions of the Sector Education Council shall be signed by all present members immediately after the meeting and sent to the Mayor of the District in a period not exceeding five (5) days. Les résolutions du Conseil d’Education du Secteur sont signées par tous les participants immédiatement à la fin de la réunion et transmises au Maire de District dans un délai ne dépassant pas cinq (5) jours. 64 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016 UMUTWE WA III: ITERANA N’IFATWA RY’IBYEMEZO BY’INAMA Y’UBUREZI Y’AKARERE III: MODALITIES FOR CHAPTER CONDUCTING AND MAKING DECISIONS BY THE DISTRICT EDUCATION COUNCIL MEETINGS CHAPITRE III: MODALITES DE TENUE DES REUNIONS ET DE PRISE DE DECISIONS CONSEIL LE D’EDUCATION DU DISTRICT PAR

Ingingo ya 5: Itumizwa ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Akarere Article 5: Convening of the meeting of the District Education Council Article 5: Convocation d’une réunion du Conseil d’Education du District Ingingo ya 5: Itumizwa ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Akarere Article 5: Convening of a meeting of the District Education Council Article 5: Convocation d’une réunion du Conseil d’Education du District Inama isanzwe y’Inama y’Uburezi y’Akarere itumizwa kandi ikayoborwa na Perezida wayo. Iyo Perezida adahari cyangwa atabonetse, inama itumizwa kandi ikayoborwa na Visi Perezida. Ishobora kandi gutumizwa bisabwe na kimwe cya gatatu (1/3) cy’abagize Inama y’Uburezi y’Akarere. The ordinary meeting of the District Education Council shall be convened and chaired by its President. In case of absence or unavailability of the President, it shall be convened and chaired by the Vice President. It may also be convened upon the request of the one-third (1/3) of the members of the District Education Council. La réunion ordinaire du Conseil d’Education du Districtest convoquée et dirigée par son Président. En cas d’absence ou d’empêchement du Président, elle est convoquée et dirigée par le Vice- Président. Elle peut aussi être convoquée sur demande d’un tiers (1/3) des membres du Conseil d’Education du District. Inama idasanzwe y’Inama y’Uburezi y’Akarere ihamagazwa kandi ikayoborwa mu buryo bumwe n’ubw’inama yayo isanzwe. The modalities for convening and chairing extraordinary meeting of the District Education Council shall be the same as those for the ordinary meeting. Les modalités de convocation et de présidence d’une du Conseil d’Education du District sont les mêmes que celles de la réunion ordinaire. extraordinaire réunion

Ingingo ya 6: Iterana ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Akarere Article 6: Sitting of the District Education Council Article 6: Réunion du Conseil d’Education du District Ingingo ya 6: Iterana ry’inama y’Inama y’Uburezi y’Akarere Article 6: Sitting of the District Education Council Article 6: Réunion du Conseil d’Education du District Inama isanzwe y’Inama y’Uburezi y’Akarere iterana kabiri (2) mu mwaka kugira ngo isuzume imigendekere y’uburezi mu Karere. The ordinary meeting of the District Education Council shall sit two (2) times ayearto assess educational situation in the District. La réunion ordinaire du Conseil d’Education du Districtse réunit deux (2) fois l’année pour évaluer la situation de l’éducation dans le District. Inama idasanzwe y’Inama y’Uburezi y’Akarere iterana mu gihe cyose bibaye ngombwa. The District Education Council shall meet as often as needed in the extraordinary session. La réunion extraordinaire du Conseil d’Education du Districtse tient autant de fois que de besoin.

Ingingo ya 7: Ifatwa ry’ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Akarere Article 7: Decision-making modalities for the District Education Council Article 7: Modalités de prise de décision par le Conseil d’Education du District UMUTWE WA IV: INGINGO ZISOZA CHAPTER IV: FINAL PROVISIONS CHAPITRE IV: DISPOSITIONS FINALES Ingingo ya 7: Ifatwa ry’ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Akarere Article 7: Decision-making modalities by the District Education Council Article 7: Modalités de prise de décision par le Conseil d’Education du District Inama y’Uburezi y’Akarere iterana kandi The District Education Council shall meet and Le Conseil d’Education du District siège et 65 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016 igafata ibyemezo bifite agaciro iyo bibiri bya gatatu (2/3) by’abayigize bahari. Iyo uwo mubare utuzuye, indi nama itumizwa mu minsi cumin’itanu (15) ku nama isanzwe cyangwa iminsi itanu (5) ku nama idasanzwe. Icyo gihe, Inama y’Uburezi y’Akarere iraterana kandi igafata ibyemezo bifite agaciro hatitawe ku mubare w’abahari. two thirds (2/3) validly deliberate when members are present. In case the quorum is not reached, a second meeting shall be convened within fifteen (15) days for ordinary meeting or five (5) days for extraordinary meeting. In that case, the District Education Council shall meet and validly deliberate regardless of the number of participants. délibère valablement lorsque les deux tiers (2/3) de ses membres sont présents. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle convocation est lancée dans quinze (15) jours pour la session ordinaire ou cinq (5) jours pour la session extraordinaire. Dans ce cas, le Conseil d’Education du District siège et délibère valablement quel que soit le nombre de participants. Mu nama idasanzwe y’Inama y’Uburezi y’Akarere, impaka zigibwa gusa ku kibazo cyateganyijwe mu butumire. For extraordinary sessions of District Education Council, the discussions shall focus only on the item on the agenda. Pour des sessions extraordinaires du Conseil d’Education du District, les débats portent uniquement sur le point inscrit à l’ordre du jour. Ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Akarere bifatwa ku bwiganze busesuye bw’amajwi. Iyo amajwi angana, iry’uyoboye inama riraganza. The resolutions of the District Education Council shall be taken by an absolute majority votes. In case of equal votes, the chairperson of the meeting shall have a casting vote. Les décisions du Conseil d’Education du District sont prises à la majorité absolue des voix. En cas de parité de voix, celle du président de la réunion prévaut. Inyandikomvugo y’inama y’Inama y’Uburezi y’Akarere ishyirwaho umukono n’umuyobozi w’inama hamwe n’umunyamabanga wayo. The minutes of the District Education Council meeting shall be signed by the chairperson and the rapporteur of the meeting. Le procès-verbal de réunion du Conseil d’Education du District est signé par le président et le secrétaire de la réunion. Ibyemezo by’Inama y’Uburezi y’Akarere bishyirwaho umukono n’abitabiriye inama bose inama ikirangira bigashyikirizwa Minisitiri ufite uburezi mu nshingano ze mu gihe kitarenze iminsi itanu (5). The resolutions of the District Education Council shall be signed by all present members immediately after the completion of the meeting and sent to the Minister in charge of education in a period not exceeding five (5) days. Les résolutions du Conseil d’Education du District sontsignées par les membres présents immédiatement après la réunion et transmises au Ministre ayant l’éducation dans ses attributions dans un délai ne dépassant pas cinq (5) jours. tous UMUTWE WA IV: INGINGO ZISOZA CHAPTER IV: FINAL PROVISIONS CHAPITRE IV: DISPOSITIONS FINALES

Ingingo ya 8: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iriteka Article 8: Repealing provision Article 8: Disposition abrogatoire Ingingo ya 8: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iriteka Article 8: Repealing provision Article 8: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza iri kandi zinyuranyije naryo zivanyweho. All prior provisions contrary to this Order are hereby repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées. 66 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016

Ingingo ya 9: Igihe iteka ritangira gukurikirizwa Article 9: Commencement Article 9: Entrée en vigueur 61 Official Gazette nᵒ 03 of 18/01/2016 ITEKA RYA MINISITIRI NO 005/2016 RYO KU WA 08/01/2016 RIGENA UBURYO INAMA Y’UBUREZI Y’UMURENGE CYANGWA ITERANA IY’AKARERE N’UBURYO IFATA IBYEMEZO MINISTERIAL ORDER NO 005/2016 OF 08/01/2016 DETERMINING MODALITIES FOR CONDUCTING MEETINGS AND MAKING DECISIONS OF THE SECTOR EDUCATION OR COUNCIL THE DISTRICT ARRETE MINISTERIEL NO 005/2016 DU 08/01/2016 PORTANT MODALITES DE TENUE DES REUNIONS ET DE PRISE DE DECISIONS DU CONSEIL D’EDUCATION DU SECTEUR OU DU DISTRICT Minisitiri w’Uburezi; The Minister of Education; Le Ministre de l’Education ; AshingiyekuItegekoNshingaryaRepubulikay’u Rwanda ryo mu 2003 nk’ukoryavuguruwe mu 2015, cyanecyane mu ngingozaryo, iya 121, iya 122 n’iya 176; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 as revised in 2015, especially in Articles 121, 122 and 176; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 telle que révisée en 2015, spécialement en ses articles 121, 122 et 176; Ashingiye ku Itegeko n°23/2012 ryo kuwa 15/06/2012 rigena imitunganyirize n’imikorere by’Amashuri y’Incuke, Abanza n’Ayisumbuye, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 24 n’iya 27; Pursuant to Law no23/2012 of 15/06/2012 governing the organization and functioning of Nursery, Primary and Secondary Education, especially in Articles24 and 27; la Loi no23/2012 du 15/06/2012portant Vu organisation et fonctionnement de l’Education Préscolaire et de l’Enseignement Primaire et Secondaire, spécialement en ses articles24 et 27; Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa 14/05/2015 imaze kubisuzuma no kubyemeza; After consideration and approval by Cabinet, in its session of 14/05/2015; the Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 14/05/2015 ; ATEGETSE: HEREBY ORDERS: UMUTWE WA MBERE: RUSANGE INGINGO CHAPTER ONE: GENERAL PROVISION ARRETE: CHAPITRE GENERALE PREMIER: DISPOSITION Ingingo ya 9: Igihe iteka ritangira gukurikirizwa Article 9: Commencement Article 9: Entrée en vigueur teka Iri ritangarijweho mu Repubulika y’u Rwanda. ritangira gukurikizwa ku munsi Igazeti ya Leta ya This Order shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, kuwa 08/01/2016 Kigali, on 08/01/2016 Kigali, le 08/01/2016 (sé) Dr. MUSAFIRI MALIMBA Papias Minisitiri w’Uburezi (sé) Dr. MUSAFIRI MALIMBA Papias Minister of Education (sé) Dr. MUSAFIRI MALIMBA Papias Ministre de l’Education Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 67