MINISTERIAL INSTRUCTIONS N° 001/INSTR/MINEDUC/23 OF 11/07/2023 RELATING TO THE AUTHORISATION TO CHANGE THE TYPE OF AN EDUCATION INSTITUTION

Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these instructions Article premier: Objet des présentes instructions Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these instructions Article premier: Objet des présentes instructions Aya mabwiriza agena ibisabwa n’uburyo bwo gusaba, kugira ngo ishuri ry’abafatanya na Leta ku bw’amasezerano cyangwa ishuri ryigenga rihindure ubwoko. These instructions determine requirements and modalities for authorising a government- subsidized education institution or a private education institution to change the type. 14 et requises Les présentes instructions déterminent les conditions les modalités d’autorisation pour qu’un établissement d’enseignement un établissement d’enseignement privé change de type. conventionné ou Official Gazette n° Special of 12/07/2023

Ingingo ya 2: Ibisabwa kugira ngo ishuri ryigenga rihinduke ishuri ry’abafatanya na Leta ku bw’amasezerano Article 2: Requirements for a private education a institution education government-subsidised institution to become Article 2: Conditions requises pour qu’un établissement privé devienne un établissement d’enseignement conventionné d'enseignement Ingingo ya 2: Ibisabwa ishuri ryigenga kugira ngo rihinduke ishuri ry’abafatanya na Leta ku bw’amasezerano Article 2: Requirements for a private education a institution government-subsidised education institution to become Article 2: Conditions requises pour qu’un établissement privé devienne un établissement d’enseignement conventionné d’enseignement Ibisabwa ishuri ryigenga kugira ngo rihinduke ishuri ku ry’abafatanya bw’amasezerano ni ibi bikurikira: Leta na for Requirements education institution to become a government-subsidised education institution are the following: a private requises conditions Les qu’un établissement d’enseignement privé devienne d’enseignement établissement un conventionné sont les suivantes: pour (a) icyangombwa cyemeza ko ishuri ryemerewe gukora gitangwa n’urwego rwa Leta rubifitiye ububasha; (a) a valid accreditation certificate issued by the competent State organ; (a) un certificat d'accréditation valide l’État l’organe de délivré par compétent; (b) urutonde rw’amasomo cyangwa z’inyigisho, urwunge porogaramu rw’amasomo n’amashami yemewe bigaragazwa n’icyemezo gitangwa rubifitiye n’urwego ububasha; Leta rwa (b) a list of subjects or academic programs, combinations, trades and faculties accredited with a valid certificate issued by the competent State organ; (b) une liste des cours ou programmes académiques, sections, options ou facultés agréées avec preuve d’un certificat valide délivré par l'organe de l’État compétent; (c) inyandikompamo y’ubutaka igaragaza ko ubutaka bwanditse mu izina ry’iryo ishuri; (c) a land title bearing the name of that (c) un titre foncier sous le nom de cet education institution; établissement d’enseignement; (d) urutonde rw’umutungo wimukanwa (d) a list of movable assets of the w’iryo ishuri; education institution; (d) une liste des biens mobiliers possédés par cet établissement d’enseignement; (e) urutonde rw’umutungo utimukanwa hamwe n’ibikorwa remezo by’ishuri byerekana ubushobozi bwo kwakira abanyeshuri; (e) a immovable assets and list of education infrastructure institution showing the capacity to accommodate learners; the of (e) une liste des biens immobiliers et des l’établissement de infrastructures d’enseignement montrant la capacité d’accueillir les apprenants; 15 (f) icyemezo ko ishuri cyerekana cyangwa nyir’ishuri afite cyangwa adafite umwenda, gitangwa n’ibiro by’amakuru ku myenda cyangwa indi myenda iryo shuri ryaba rifite; (g) icyemezo kigaragaza ko nta mwenda w’umusoro gitangwa n’ubuyobozi bw’imisoro; (h) icyemezo kigaragaza ko nyir’ishuri atangira imisanzu abakozi y’ubwiteganyirize, gitangwa n’urwego rwa Leta rufite ubwiteganyirize mu nshingano; (i) inyandiko yerekana abafatanyabikorwa b’iryo shuri, iyo bahari; Official Gazette n° Special of 12/07/2023 (f) a loan certificate or loan clearance certificate of the education institution or its owner, issued by the credit bureau or any other debts owed by the education institution; de (f) une attestation de créance ou de non- créance l’établissement d’enseignement ou de son propriétaire, délivrée par le bureau de crédit ou autres dettes de cet établissement d’enseignement; (g) a tax clearance certificate issued by the tax administration; (g) attestation de non créance fiscale délivrée par l’administration fiscale; (h) a social certificate of security contribution remittance for staff issued by the State organ in charge of social security; (i) a document showing the partners of the education institution if any; (h) un certificat de versement des cotisations de la sécurité sociale pour le personnel délivré par l’organe de l’État ayant la sécurité sociale dans ses attributions; (i) un document indiquant les partenaires de cet établissement d’enseignement, s'il y en a; (j) urutonde rw’imanza iryo shuri rifite, (j) a list of litigations the education iyo zihari. institution has, if any. (j) une des liste auxquels l’établissement d’enseignement est confrontée, s’il y en a. litiges ya ishuri Ingingo ry’abafatanya na Leta ku bw’amasezerano kugira ngo rihinduke ishuri ryigenga Ibisabwa 3:

Ingingo ya 3: Ibisabwa kugira ngo ishuri ry’abafatanya na Leta ku bw’amasezerano rihinduke ishuri ryigenga Article 3: Requirements for a Government- subsidised education institution to become a private education institution Article 3: Conditions requises pour qu’un établissement d’enseignement conventionné devienne un établissement d’enseignement privé Article 3: Requirements for a government- subsidised education institution to become a private education institution Article 3: Conditions requises pour qu’un établissement d’enseignement conventionné devienne un établissement d’enseignement privé Ishuri ry’abafatanya na Leta ku A Government-subsidized education Un établissement d’enseignement 16 Official Gazette n° Special of 12/07/2023 bw’amasezerano ryifuza guhinduka ishuri ryigenga risabwa gutanga inyandiko yemejwe n’Umuyobozi cyangwa Umuyobozi w’Umujyi wa Kigali igaragaza – w’Akarere institution that wishes to become a private education institution provides a document approved by the Mayor of the District or the Mayor of City of Kigali describing – souhaite devenir un conventionné qui établissement d’enseignement privé fournit un document approuvé par le Maire du District ou le Maire de la Ville de Kigali décrivant – (a) uburyo abanyeshuri biga muri iryo shuri kugeza barangije icyiciro cy’inyigisho barimo; bakomeza kwiga the education (a) modalities for which learners enrolled in institution will continue studying until completion of the education cycle pursued; (a) les modalités selon inscrits les cet apprenants d’enseignement établissement poursuivront leurs études jusqu’à la fin du cycle d’enseignement suivi; lesquelles dans (b) uko abarimu bakomeza kwigisha kuri (b) how teachers continue teaching at that iryo shuri; education institution; and (b) comment les enseignants continuent d’enseigner dans cet établissement d’enseignement; et (c) n’uburyo bwo gukemura impaka mu gihe y’umurimo y’abarimu n'abandi bakozi asheshwe. amasezerano (c) modalities of disputes resolution in case of termination of employment contracts of teachers and other employees. (c) les modalités de règlement des conflits en cas de résiliation des contrats de travail des enseignants et autres employés.

Ingingo ya 4: Ibisabwa kugira ngo ishuri ryigenga rihinduke ishuri rya Leta Article 4: Requirements for a private education institution to become a public education institution Article 4: Conditions requises pour qu’une l’établissement privé devienne un établissement d’enseignement public d’enseignement Ingingo ya 4: Ibisabwa ishuri ryigenga kugira ngo rihinduke ishuri rya Leta Article 4: Requirements for a private education institution to become a public education institution Article 4: Conditions requises pour qu’un établissement privé devienne un établissement d’enseignement public d’enseignement Ibisabwa ishuri ryigenga kugira ngo rihinduke ishuri rya Leta ni ibi bikurikira: for Requirements education institution to become a public education institution are the following: a private (a) icyangombwa ishuri gukora, gitangwa n’urwego rwa Leta rubifitiye ububasha; cyemerera (a) a valid accreditation certificate issued by the competent State organ; 17 requises conditions Les qu’un établissement d’enseignement privé devienne un établissement d’enseignement public sont les suivantes: pour (a) un certificat d’accréditation valide l’État l'organe par de délivré compétent; (b) urutonde rw’amasomo, porogaramu rw’amasomo z’inyigisho, urwunge cyangwa yemewe amashami bigaragazwa n’icyemezo gitangwa n’urwego rubifitiye ububasha; Leta rwa Official Gazette n° Special of 12/07/2023 (b) a list of subjects, academic programs, combinations, faculties accredited with a valid certificate issued by the competent State organ; trades or (b) une liste des cours, programmes académiques, sections, options ou facultés agréées avec preuve d’un certificat valide délivré par l’organe de l’État compétent; (c) inyandikompamo y’ubutaka igaragaza ko ubutaka bwanditse mu izina ry’iryo shuri; (c) a land title bearing the name of (c) un titre foncier sous le nom de education institution; l’établissement d’enseignement; (d) urutonde rw’umutungo wimukanwa (d) a list of movable assets of the w’iryo shuri; education institution; (d) une liste des biens mobiliers possédés par l’établissement d’enseignement; (e) urutonde rw’umutungo utimukanwa hamwe n’ibikorwa remezo by’iryo shuri byerekana ubushobozi bwo kwakira abanyeshuri; (e) a immovable assets and list of infrastructure education institution showing the capacity to accommodate learners; the of (f) icyemezo cyerekana ko iryo shuri cyangwa nyir’ishuri afite cyangwa adafite umwenda, gitangwa n’ibiro by’amakuru ku myenda cyangwa indi myenda ishuri ryaba rifite; (f) a loan certificate or loan clearance certificate of the education institution or its owner, issued by the credit bureau or any other debts owed by the education institution; (e) une liste des biens immobiliers et des infrastructures l’établissement de d’enseignement montrant la capacité d’accueillir les apprenants; de (f) un certificat de créance ou de non- créance l’établissement d’enseignement ou de son propriétaire, délivré par le bureau de crédit ou autres dettes l’établissement de d’enseignement; (g) icyemezo kigaragaza ko nta mwenda w’umusoro gitangwa n’ubuyobozi bw’imisoro; (h) icyemezo kigaragaza ko abakozi, imisanzu batangirwa (g) tax clearance certificate issued by the (g) attestation de non-créance délivrée par tax administration; l’administration fiscale; (h) a certificate of social contribution remittance 18 security staff, for (h) un certificat de versement des cotisations de la sécurité sociale pour y’ubwiteganyirize, gitangwa n’urwego rwa Leta rufite ubwiteganyirize mu nshingano; (i) inyandiko yerekana abafatanyabikorwa b’iryo shuri, iyo bahari; (j) urutonde rw’amasezerano atararangira n’uburyo azarangizwa, iyo ahari; Official Gazette n° Special of 12/07/2023 issued by the State organ in charge of social security; (i) a document showing partners of the education institution, if any; (j) a list of ongoing contracts and modalities of their termination, if any; and (k) n’urutonde rw’imanza ikigo cy’ishuri (k) a list of litigations an education gifite, iyo zihari. institution has, if any.

Ingingo ya 5: Uburyo bwo gusaba guhindura ubwoko bw’ishuri Article 5: Application modalities to change the type of education institution Article 5: Modalités de demande de type d’établissement changement de d’enseignement 12 Ingingo ya 5: Uburyo bwo gusaba guhindura ubwoko bw’ishuri Article 5: Application modalities to change the type of education institution ibisaba, ibaruwa Ishuri ryifuza guhindura ubwoko bw’ishuri ifite uburezi mu rishyikiriza Minisiteri iherekejwe nshingano n’inyandiko zisabwa muri aya mabwiriza, inyujijwe ku Muyobozi w’Akarere cyangwa ku Muyobozi w’Umujyi wa Kigali w’aho ishuri riherereye, rikagenera kopi Umuyobozi Mukuru w’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Ibizamini n’Ubugenzuzi bw’Amashuri. accompanied as provided The education institution that wishes to change the type of education institution submits an application letter to the Ministry in charge of required Education documents these instructions, through the Mayor of the District or the Mayor of the City of Kigali where the education institution is located, with a copy to the Director General of National Examination and School Inspection Authority. by for in 19 le personnel, délivré par l’organe de l’État ayant la sécurité sociale dans ses attributions; (i) un document indiquant les partenaires de l’établissement d’enseignement, s’il y en a; (j) une liste des contrats en cours et les modalités de leur résiliation s’il en a; et (k) une des liste auxquels l’établissement d'enseignement est confrontée, s’il y en a. litiges Article 5: Modalités de demande de changement de type d’établissement d’enseignement de L’établissement d’enseignement qui souhaite changer d’établissement type d'enseignement soumet une lettre de demande au Ministère ayant l’éducation dans ses attributions, accompagnée des documents requis tels que prévus par les présentes instructions, avec sous-couvert du Maire de District ou du Maire de la Ville de Kigali où se situe l’établissement d’enseignement, avec une copie au Directeur Général de l’Office National des Examens et d’Inspection des Écoles.

Ingingo ya 6: Igihe cyo gusaba Article 6: Application period Article 6: Période de demande Official Gazette n° Special of 12/07/2023 Ingingo ya 6: Igihe cyo gusaba Article 6: Application period Article 6: Période de demande Official Gazette n° Special of 12/07/2023 Ishuri ryifuza guhindura ubwoko bw’ishuri rishyikiriza ubusabe Minisiteri ifite uburezi mu nshingano, mu kwezi k’Ukwakira. The education institution that wishes to change the type of education institution, submits the request to the Ministry in charge of education, in October.

Ingingo ya 7: Gusuzuma ubusabe no kwemererwa guhindura ubwoko bw’ishuri Article 7: Examining the request and approval to change the type of education institution Article 7: Examen de la demande et approbation type de d’établissement d’enseignement changer de Ingingo ya 7: Gusuzuma ubusabe no kwemererwa guhindura ubwoko bw’ishuri Article 7: Examining the request and approval to change the type of education institution (1) Iyo ishuri risabye guhindura ubwoko bw’ishuri, Minisiteri ifite uburezi mu n’Ikigo nshingano ifatanyije Ibizamini cy’Igihugu Gishinzwe n’Ubugenzuzi bw’Amashuri basuzuma ubusabe hagamijwe kureba niba ishuri ryujuje ibisabwa kugira ngo ryemererwe ubwoko bw’ishuri. guhindura (1) When the education institution applies for changing the type, the Ministry in charge of education and the National Examination and School Inspection Authority, in collaboration, examine the request with the purpose to find out if the education institution fulfils the requirements to change education the institution. to be authorised type of de L’établissement d’enseignement qui souhaite changer d’établissement type d’enseignement, fait la demande auprès du Ministère ses ayant attributions, au mois d’octobre. l’éducation dans Article 7: Examen de la demande et approbation type de d’établissement d’enseignement changer de (1) Lorsqu’un type établissement d’enseignement demande de changer de d’établissement d’enseignement, le Ministère ayant l’éducation dans ses attributions et l’Office National des Examens et en des d’Inspection collaboration, examinent la demande dans si l’établissement d’enseignement remplit les conditions requises pour être autorisé à changer de type d’établissement d’enseignement. le but de déterminer Écoles, (2) Nyuma yo gusuzuma ubusabe, Minisiteri ifite uburezi mu nshingano isubiza ishuri mu nyandiko iryemerera guhindura irihakanira cyangwa ubwoko bw’ishuri. (2) After examining the request, the Ministry in charge of education provides a response in writing to the education institution authorising or not authorising it to change the type of education institution. 20 (2) Après examen de la demande, le Ministère ayant l’éducation dans ses attributions à l’établissement d’enseignement en l’autorisant ou non à changer de type d’établissement d’enseignement. répond par écrit (3) Iyo Minisiteri ifite uburezi mu nshingano yemereye ishuri guhindura ubwoko bw’ishuri irimenyesha igihe ubwoko bw’ishuri bushya ryahawe buzatangirira gukurikizwa. Official Gazette n° Special of 12/07/2023 (3) When the Ministry in charge of education authorises an education institution type of to change the education institution, it notifies the education institution of the time from which the new type of education institution assigned will take effect. (4) Iyo Minisiteri ifite uburezi mu nshingano itemereye ishuri guhindura igaragaza bw’ishuri, ubwoko impamvu ritemerewe. (4) When the education institution is not authorised to change the type of education institution, the Ministry in charge of education provides reasons for refusal. d’enseignement (3) Lorsque le Ministère ayant l’éducation dans ses attributions autorise un établissement à changer de type d’établissement d’enseignement, il lui notifie par écrit la date à partir de laquelle le nouveau type d’établissement d’enseignement attribué prendra ses effets. (4) Lorsque l’établissement d’enseignement n’est pas autorisé à type d’établissement changer de d’enseignement, le Ministère ayant l’éducation dans ses attributions fournit les motifs de refus.

Ingingo ya 8: Kwishyura Leta Article 8: Reimbursement to Government Article 8: Remboursement à l’État Ingingo ya 8: Kwishyura Leta Article 8: Reimbursement to Government Article 8: Remboursement à l’État Ishuri ku bw’amasezerano ryahindutse ishuri ryigenga – ry’abafatanya Leta na A subsidized education institution becomes a private education institution – that établissement Un conventionné devenu un d’enseignement privé – d’enseignement établissement (a) ryishyura Leta agaciro k’umutungo Leta yashoye muri iryo shuri mu gihe cy’amasezerano y’ubufatanye; (a) reimburses all expenses incurred by the Government on properties invested in the period of in that school agreement; and (a) rembourse toutes les dépenses engagés par le gouvernement sur les biens investis dans cette école pendant la période de cette convention; et (b) rikanasubiza Leta ibikoresho bijyanye no kwiga no kwigisha yarihaye uretse igihe Leta yabitanze nk’impano mu buryo bwanditse. (b) returns to the Government learning and teaching materials given to it except if in the Government donated writing. them 21 (b) restitue à l’État les matériels d’apprentissage et d’enseignement qu’il lui a remis, sauf si l’État en a fait don par écrit.

Ingingo ya 9: Isinywa ry’amasezerano Article 9: Signing of agreement Article 9: Signature du contrat Ingingo ya 9: Isinywa ry’amasezerano Article 9: Signing of agreement Article 9: Signature du contrat Official Gazette n° Special of 12/07/2023 Iyo Minisiteri ifite uburezi mu nshingano yemereye ishuri guhindura ubwoko bw’ishuri, igirana amasezerano yanditse n’iryo shuri akubiyemo nibura ingingo zikurikira: After authorizing the education institution to change the type of education institution, the Ministry in charge of education signs an agreement with the education institution that includes at least the following provisions: changer autorisé à l’établissement Après avoir d’enseignement type d’établissement d’enseignement, le Ministère ayant l’éducation dans ses attributions signe avec l’établissement d’enseignement un contrat qui comprend au moins les dispositions suivantes: de (a) abagiranye amasezerano; (a) parties to the agreement; (a) les parties au contrat; (b) icyo amasezerano agamije; (b) purpose of the agreement; (b) l’objet du contrat; (c) ubwoko bw’ishuri bushya; (c) new type of education institution; (c) le nouveau type d’établissement d’enseignement; (d) inshingano za buri ruhande; (d) obligations of each party; (d) les obligations des parties au contrat; (e) uburyo bwo gusesa amasezerano; (e) modalities for agreement; termination of the (e) les modalités de résiliation du contrat; (f) uburyo bwo gukemura impaka; (f) modalities of disputes resolution; (f) les modalités de règlement des conflits; (g) itariki amasezerano atangiriraho (g) the date of commencement of the (g) la date de début du contrat. gukurikizwa. agreement.

Ingingo ya 10: Ingingo y’ururimi Article 10: Language provision Article 10: Disposition linguistique Ingingo ya 10: Ingingo y’ururimi Article 10: Language provision Article 10: Disposition linguistique Aya mabwiriza yateguwe mu rw’Ikinyarwanda. rurimi These Ikinyarwanda. instructions were drafted in Les présentes instructions ont été rédigées en Ikinyarwanda. 22 Official Gazette n° Special of 12/07/2023

Ingingo ya 11: Gutangira gukurikizwa Article 11: Entry into force Article 11: Entrée en vigueur 13 Official Gazette n° Special of 12/07/2023 AMABWIRIZA YA MINISITIRI N° 001/INSTR/MINEDUC/23 YO KU WA 11/07/2023 AREBANA NO KWEMERERA ISHURI GUHINDURA UBWOKO INSTRUCTIONS N° MINISTERIAL 001/INSTR/MINEDUC/23 OF 11/07/2023 RELATING TO THE AUTHORISATION TO CHANGE THE TYPE OF AN EDUCATION INSTITUTION INSTRUCTIONS MINISTÉRIELLES N° 001/INSTR/MINEDUC/23 DU 11/07/2023 RELATIVES À L’AUTORISATION DE CHANGEMENT DE TYPE D’UN ÉTABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT Minisitiri w’Uburezi; The Minister of Education; Le Ministre de l’Éducation; Amaze kubona ko hari amashuri yifuza guhindura ubwoko bwayo; Amaze kubona ko ari ngombwa, gushyiraho ibisabwa kugira ngo ryemererwe guhindura ubwoko bwaryo; ishuri Considering institutions wishing to change their type; there that are education that Considering to set requirements to be fulfilled by an education institution to be allowed to change its type; is necessary it Considérant qu’il y a des établissements d’enseignement qui souhaitent changer leur type; Considérant qu’il est nécessaire de fixer les conditions de remplir par un établissement d’enseignement pour être autorisé à changer son type; ASHYIZEHO AKURIKIRA: AMABWIRIZA ISSUES INSTRUCTIONS: THE FOLLOWING ÉMET SUIVANTES: LES INSTRUCTIONS Ingingo ya 11: Gutangira gukurikizwa Article 11: Entry into force Article 11: Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. These instructions come into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les présentes instructions entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. 23 Kigali, 11/07/2023 Official Gazette n° Special of 12/07/2023 (Sé) Dr UWAMARIYA Valentine Minisitiri w’Uburezi Minister of Education Ministre de l’Éducation Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (Sé) Dr UGIRASHEBUJA Emmanuel Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux 24