MINISTERIAL INSTRUCTIONS N° 20/7019 OF 21/11/2022 DETERMINING MODALITIES OF USE OF THE ONLINE INTEGRATED ELECTRONIC SYSTEM FOR RECRUITMENT AND TRANSFER OF HEALTH PROFESSIONALS

Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these instructions Article premier : Objet des présentes instructions Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these instructions Article premier : Objet des présentes instructions Aya mabwiriza agena – These instructions determine – Les présentes instructions déterminent – (a) imikoreshereze y’ikoranabuhanga mu gushaka no kwimura abakozi bo mu buvuzi babigize umwuga; (a) the use of integrated electronic system in recruitment and transfer of health professionals; and (a) l’utilisation d’un système électronique le intégré dans déploiement des professionnels de santé ; et le recrutement et (b) n’ishyirwa mu bikorwa ry’uburyo bwo gushaka no kwimura abakozi bo mu buvuzi babigize umwuga. (b) the implementation of modalities for recruitment and transfer of health professionals. (b) la mise en application des modalités de le déploiement des recrutement et professionnels de santé.

Ingingo ya 2: Isobanura Article 2: Interpretation Article 2 : Interprétation Ingingo ya 2: Isobanura Article 2: Interpretation Article 2 : Interprétation Muri aya mabwiriza: In these instructions: Dans les présentes instructions : (a) “ ikigo cy’ubuvuzi gifatanya na Leta ku bw’amasezerano ” bivuga ikigo cy’ubuvuzi Leta y’u inkunga, itera Rwanda hakurikijwe kigacungwa amasezerano Minisiteri yagiranye na nyir’icyo kigo cy’ubuvuzi; (b) “kwemererwa” bivuga igisubizo gihabwa usaba ku birebana no kwemererwa umwanya cyangwa kwemererwa kwimurwa; (a) “Government-subsidized is by health facility” means a health facility that the supported Government of Rwanda and operated in line with specific agreement between the Ministry and the owner of such health facility; (a) « de signifie santé établissement subventionné un » établissement de santé appuyé par le Gouvernement du Rwanda et géré selon la convention signée entre le Ministère et le propriétaire de cet établissement de santé ; (b) “offer” means a feedback given to an applicant with regard to job offer or transfer; (b) « offre » signifie une réponse donnée à un candidat en ce qui concerne l’offre d’emploi ou le transfert ; 5 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (c) “ Minisiteri ” bivuga Minisiteri ifite ubuzima mu nshingano; (c) “Ministry” means the Ministry in charge of health; (c) « Ministère » signifie le Ministère ayant la santé dans ses attributions ; (d) “ ubusabe ” bivuga inyandiko buvuzi y’umukozi wo mu wabigize usaba umwuga gushyirwa mu mwanya utarimo umukozi cyangwa kwimurirwa mu kindi kigo cy’ubuvuzi; (e) “ usaba ” bivuga umukozi wo mu buvuzi umwuga wabigize wohereza ubusabe bwe ku mwanya utarimo umukozi, asaba kwimurwa cyangwa asaba akazi nk’umukozi mushya. (d) “application” means a written request by a health professional for a vacant position or for transfer to another health facility; (e) “applicant” means a health professional who submits his or to a vacant her application position, either as a transfer applicant or a new recruit. (d) « candidature » écrite signifie une demande faite par un professionnel de la santé pour un poste vacant ou pour un transfert à un autre établissement de santé; (e) « signifie candidat un » professionnel de santé qui soumet sa candidature à un poste vacant, soit en tant que candidat à une mutation, soit en tant que nouvelle recrue.

Ingingo ya 3: Abo aya mabwiriza areba Article 3: Scope of application Article 3 : Champ d’application Ingingo ry’ikoranabuhanga ya 4: Ikoreshwa Ingingo ya 3: Abo aya mabwiriza areba Article 3: Scope of application Article 3 : Champ d’application Aya mabwiriza areba abakozi bo mu buvuzi babigize umwuga bakorera mu bigo by’ubuvuzi bya Leta n’iby’abafatanya na Leta. apply instructions health to These professionals working in public health facilities and Government-subsidized health facilities. Les présentes instructions s’appliquent aux professionnels de santé travaillant dans les les établissements de santé publiques et établissements de santé subventionnés. Ingingo ry’ikoranabuhanga ya 4: Ikoreshwa

Article 4: Use of integrated electronic system 4 Article électronique intégré : Utilisation du système Article 4: Use of integrated electronic system Article 4 électronique intégré : Utilisation du système Ibikorwa bijyanye no gushaka no kwimura umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga harimo, ubusabe bwo kuzuza imyanya itarimo abakozi, kuyitangaza, gusaba akazi, The process of recruitment and transfer of health professionals, including the request for filling vacant positions, publication of vacant positions, job application, job offer, offer Le processus du recrutement et de mutation d’un professionnel de santé, y compris la demande de compléter les postes vacants, de la demande publier des postes vacants, 6 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 kwemererwa umwanya, kwemera umwanya no kuwushyirwamo bikorwa hifashishijwe uburyo bw’ikoranabuhanga. acceptance and appointment or transfer is carried out through the integrated electronic system. l’offre d’emploi, l’acceptation d’emploi, d’emploi et l’affectation ou la mutation se fait au moyen du système électronique intégré.

Ingingo ya 5: Ibisabwa mu gushaka umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga Article 5: Criteria of recruitment for a health professional Article 5 : Critères de recrutement d’un professionnel de santé Ingingo ya 5: Ibisabwa mu gushaka umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga Article 5: Criteria of recruitment for a health professional Article 5 : Critères de recrutement d’un professionnel de santé (1) Gushaka umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga bishingira kuri ibi bikurikira: (a) imbonerahamwe y’imyanya y’imirimo y’ikigo cy’ubuvuzi, ibisabwa kuri uwo mwanya n’inshingano byemejwe n’urwego rubifitiye ububasha; (b) umwanya w’umurimo ushakirwa umukozi nta muntu uwurimo kandi warateganyirijwe ingengo y’imari. (2) Gushaka abakozi mu kigo cy’ubuvuzi gifatanya na Leta ku bw’amasezerano, bikorwa masezerano hagendewe igirana y’ubufatanye Minisiteri n’icyo kigo, iyo bibaye ngombwa. ku (1) The recruitment health professional is carried based on the following: of a (1) Le recrutement d’un professionnel de santé est effectué sur base de ce qui suit : (a) an organisational structure of the health facility, job profiles and job descriptions approved by the competent authority; (b) the position to be occupied is vacant and budgeted for. (a) la structure organisationnelle de l’établissement de santé, le profil d’emploi et les attributions du poste d’emploi approuvés par l’autorité compétente; (b) le poste d’emploi à remplir est vacant et le budget du poste à occuper a été prévu. (2) Recruitment of health professionals in a Government-subsidized health facility, is carried out based on an agreement between that health facility and the Ministry, if necessary. (2) Le recrutement des professionnels de santé dans un établissement de santé subventionné est effectué sur base de la convention entre le Ministère avec cet établissement, si nécessaire. 7

Ingingo ya 6: Ibisabwa umukandida usaba Article 6: Application requirements Article 6 : Conditions de postulation Ingingo ya 6: Ibisabwa umukandida usaba (1) Umukandida usaba akazi ku mwanya utarimo umukozi agomba kuba afite ibi bikurikira: (a) uruhushya rumwemerera gukora rugifite n’urugaga umwuga w’ubuvuzi agaciro bireba; rutangwa (b) impamyabushobozi cyangwa isabwa, impamyabumenyi n’icyemezo cy’imihwanire y’impamyabushobozi cyangwa impamyabumenyi iyo umukandida yize mu mahanga; (c) icyangombwa icyiciro n’umwanya asaba; agezeho kigaragaza kijyanye Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 Article 6: Application requirements Article 6 : Conditions de postulation (1) A candidate applying for a vacant position must have the following: (1) Un candidat qui veut postuler à un poste vacant doit avoir ce qui suit : (a) a valid license to practice a health profession issued by the respective professional body; (a) une licence valide pour pratiquer une profession de santé délivrée par l’ordre professionnel respectif; (b) a relevant diploma or degree, and equivalence for a candidate who studied abroad; (b) un diplôme une équivalence pour le candidat qui a étudié à l’étranger; requis, et (c) a proof of grading certificate (c) une attestation de grade exigée pour required for a vacant post; un emploi vacant ; (d) indangamuntu cyangwa pasiporo (d) an identification card or valid (d) une carte d’identité ou un passeport igifite agaciro; passport; valide ; (e) umwirondoro we wuzuye; (e) a detailed curriculum vitae; (e) son curriculum vitae détaillé ; (f) icyemezo cy’imirimo yakozwe, (f) a certificate of rendered services, (f) un certificat de services rendus, si iyo biri ngombwa. where required. nécessaire 8 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (2) Usaba akazi mu Bigo by’Ubuvuzi no Kwigisha ku rwego rwa Kaminuza agomba icyemezo kugaragaza cy’imirimo yakozwe mu mwuga w’ubuvuzi nibura – (2) For University Teaching Hospitals, an applicant must present a certificate of rendered services in clinical practice of at least – (2) Pour les Centres Hospitaliers d’Enseignement Universitaire, le candidat doit présenter un certificat de services rendus en pratique clinique d’au moins – (a) umwaka umwe ku mukandida ku mwanya akazi usaba w’inzobere; (b) imyaka itatu ku mukandida usaba akazi k’umukozi wo ku rwego rwisumbuye; (c) imyaka usaba w’umukozi impamyabushobozi cya mbere cya kaminuza. itanu ku mukandida ku mwanya akazi ufite y’icyiciro (a) one year for health professional (a) un an pour le professionnel de santé specialist; spécialiste ; (b) three years for senior health (b) trois ans pour le cadre supérieur de professional; santé ; (c) five years for health professional with advanced diploma. (c) cinq ans pour le professionnel de la santé avec un diplôme de niveau A1.

Ingingo ya 7: Ibigenderwaho mu kwimura umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga Article 7: Requirements for transfer of a health professional Article 7 : Conditions pour la mutation d’un professionnel de santé 2 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 Ingingo ya 7: Ibigenderwaho mu kwimura umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga Article 7: Requirements for transfer of a health professional Article 7 : Conditions pour la mutation d’un professionnel de santé (1) Umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga usaba kwimurwa agomba kuba yujuje ibi bikurikira: (a) kuba nibura amaze imyaka itatu akorera ikigo cy’ubuvuzi asaba kwimurwamo; (1) A health professional applying for transfer must fulfil the following: (1) Un professionnel de santé qui demande la mutation doit remplir ce qui suit : (a) having served in the same health facility for at least three years; (a) avoir trois ans de service au moins dans le même établissement de santé ; 9 (b) kuba afite kopi y’ibaruwa mwanya mu imushyira asanzwemo; Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (b) to have a copy of his or her appointment letter to the current position; (b) avoir une copie de sa d’affectation au poste actuel; lettre (c) kwandika kwimurwa impamvu. ibaruwa isaba inabigaragariza (c) present a request letter explaining reasons for transfer. (c) présenter une lettre de demande expliquant les motifs de mutation. umwuga (2) Umwanya umukozi wo mu buvuzi asaba wabigize kwimurirwamo kuba utarimo umukozi, watangajwe kandi uhuje intera n’uwo yari asanzwe akoraho. ugomba (3) Abakozi mu bakora Bigo by’Ubuvuzi no Kwigisha ku rwego rwa bashobora kwimurirwa gusa mu bitaro biri ku rwego rumwe na byo. Kaminuza (4) Icyakora, ku bw’inyungu z’umurimo, umuyobozi ubifitiye ububasha kwimura ashobora umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga atitaye ku biteganywa mu gika cya (1), icya (2) n’icya (3) by’iyi ngingo. (2) The position which the health professional requests to be transferred to must be vacant, advertised and on the same grade. (2) Le poste auquel le professionnel de santé demande à être transféré doit être vacant, avoir été publié et être de même niveau. (3) Transfer of health professionals from University Teaching Hospitals is only allowed to hospitals of the same level. (4) However, in the interest of service, the competent authority may transfer a without health professional considering of Paragraphs (1), (2) and (3) of this Article. provisions the Centres (3) Le transfert des professionnels de santé des Hospitaliers d’Enseignement Universitaire n’est permis que vers les hôpitaux de même niveau. (4) Toutefois, pour l’intérêt du service, l’autorité compétente peut transférer un professionnel de santé sans tenir compte des dispositions des paragraphes (1), (2) et (3) du présent article. 10 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022

Ingingo ya 8: Gusaba kuzuza umwanya utarimo umukozi Article 8: Request for filling a vacant position Article 8 : Demande de compléter un poste vacant Ingingo ya 8: Gusaba kuzuza umwanya utarimo umukozi Article 8: Request for filling a vacant position Article 8 : Demande de compléter un poste vacant (1) Ikigo cy’ubuvuzi gifite umwanya umukozi, utarimo ubusabe Minisiteri mwanya w’umurimo gishyikiriza kugira ushyirwemo umukozi. uwo ngo (2) Haseguriwe ibiteganywa mu gika cya (1) cy’iyi ngingo, ikigo cy’ubuvuzi rwego gifite umwanya wo ku umukozi, rwisumbuye gishobora uburyo buboneye mu guhitamo umukozi mu basanzwe ari abakozi bacyo wujuje ibisabwa uwo mwanya, kigashyikiriza raporo Minisiteri kugira ngo imushyire mu mwanya. utarimo gukoresha kuri (1) A health facility with a vacant position submits to the Ministry the request for filling the vacant position. (1) Un établissement de santé ayant un poste vacant soumet la demande au Ministère pour compléter ce poste vacant. (2) Subject to the provisions of Paragraph (1) of this Article, a health facility with a vacant position at senior level may conduct an internal selection among health professionals meeting the requirements at the facility, and submit the selection report to the Ministry for appointment. (2) Sous réserve des dispositions du paragraphe (1) du présent article, un établissement de santé ayant un poste vacant de niveau supérieur peut procéder à une sélection interne parmi les professionnels de santé existant dans répondent aux l’établissement qui exigences de ce poste et fournir un rapport de sélection au Ministère pour l’affectation.

Ingingo ya 9: Ibikubiye mu busabe bwo kuzuza umwanya utarimo umukozi Article 9: Content of the request for filling a vacant position Article 9 : Contenu de la demande de compléter un poste vacant Ingingo ya 9: Ibikubiye mu busabe bwo kuzuza umwanya utarimo umukozi Article 9: Content of the request for filling a vacant position Article 9 : Contenu de la demande de compléter un poste vacant Ubusabe bwo kuzuza umwanya utarimo umukozi bugaragaza ibi bikurikira: A request for filling a vacant position details the following: La demande de compléter le poste vacant indique ce qui suit : (a) izina ry’Akarere; (a) name of the district; (a) nom du district; (b) izina ry’ikigo cy’ubuvuzi; (b) name of the health facility; (b) nom de l’établissement de santé; (c) izina ry’umwanya utarimo umukozi; (c) name of vacant position; (c) nom du poste vacant ; 11 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (d) umubare abakozi; w’imyanya itarimo (d) number of vacant positions; (d) nombre de postes vacants; (e) inkomoko y’ingengo y’imari; (e) source of fund; (e) source de fonds ; (f) itariki yo gutangira akazi; (f) expected start date; (f) date de début prévue ; (g) ubwoko bw’umurimo; (g) type of employment; (g) type d’emploi ; (h) ibisabwa ku mwanya n’inshingano. (h) the required job profile and job (h) les profils d’emploi et les attributions du description. poste d’emploi requis.

Ingingo ya 10: Igisubizo ku busabe Article 10: Feedback on the request Article 10 : Réponse à la demande Ingingo ya 10: Igisubizo ku busabe Article 10: Feedback on the request Article 10 : Réponse à la demande Minisiteri isusuzuma ubusabe, ikabwemeza igatangaza umwanya w’umurimo kandi hifashishijwe ikoranabuhanga, mu gihe kitarenze iminsi itanu y’akazi uhereye ku munsi yakiriyeho ubusabe. The Ministry and reviews, advertises the position through the integrated electronic system, within five working days from the date of reception of the request. approves Le Ministère examine, approuve et publie le poste, au moyen du système électronique, endéans cinq jours ouvrables à partir de la date de réception de la demande.

Ingingo ya 11: Uburyo bwo gusaba akazi Article 11: Application procedure Article 11 : Procédure de candidature Ingingo ya 11: Uburyo bwo gusaba akazi Article 11: Application procedure Article 11 : Procédure de candidature (1) Gusaba akazi cyangwa kwimurwa uburyo hifashishijwe bikorwa bw’ikoranabuhanga. (1) The application for a vacant position the is made through transfer or electronic system. (2) Usaba akazi yemerewe gusaba ku abakozi itarimo yose myanya yujurije ibisabwa. (2) A health professional is allowed to to all vacant submit applications positions he or she qualifies for. 12 (1) La candidature à un poste vacant ou à une mutation se fait au moyen du système électronique. (2) Un professionnel de la santé est autorisé à soumettre des candidatures à tous les postes vacants pour lesquels il est qualifié. Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022

Ingingo ya 12: Gusuzuma ubusabe no kwemererwa umwanya Article 12: Assessment of applications and job offering Article 12 : Évaluation des candidatures et offre d’emploi Ingingo ya 12: Gusuzuma ubusabe no kwemererwa umwanya Article 12: Assessment of applications and job offering Article 12 : Évaluation des candidatures et offre d’emploi (1) Minisiteri gusuzuma itangira ubusabe nyuma y’iminsi itatu y’akazi ikurikira umunsi umwanya utarimo umukozi watangarijweho. (1) The Ministry conducts the assessment of applications after three working days following the publication of the vacant position. (1) Le Ministère procède à l’évaluation des candidatures après trois jours ouvrables suivant la publication du poste vacant. (2) Abujuje ibisabwa nibo bemererwa akazi hakurikijwe uko ubusabe bwabo bukurikirana. (2) Offers are given to qualifying applicants in the order in which applications were received. (2) Les offres sont données aux candidats qualifiés suivant l’ordre de réception des candidatures. (3) Iyo usaba yemerewe imyanya irenze umwe, ahitamo umwe muri yo. (3) In case an applicant is offered more than one vacant position, he or she chooses one of them. (3) Si un candidat se voit offrir plus d’un poste vacant, il en choisit un parmi eux. (4) Abaganga n’abaganga b’amenyo itarimo bashyirwa mu myanya by’ubuvuzi abakozi mu bahisemo, hagendewe ku manota bagize mu ishuri cyangwa ku burambe mu kazi. bigo (4) Medical doctors and dental surgeons are appointed to vacancies in health facilities of their choice according to their hierarchy in terms of academic performance professional or experience. (4) Les docteurs en médecine et les chirurgiens-dentistes sont affectés aux postes vacants dans les établissements de santé de leur choix en fonction de de leur performances ou d’expérience professionnelle. académiques hiérarchie termes en

Ingingo ya 13: Amahirwe yisumbuye mu gushyirwa mu mwanya Article 13: Priority of job offer Article 13 : Priorité dans l’affectation Ingingo ya 13: Amahirwe yisumbuye mu gushyirwa mu mwanya Article 13: Priority of job offer Article 13 : Priorité dans l’affectation (1) Usaba kwimurwa ahabwa amahirwe gushyirwa mu mbere mwanya w’umukozi mushya. y’usaba (1) A transfer applicant has priority of a job offer over a new recruit. (1) Le demandeur de mutation est prioritaire sur un nouveau candidat pour un poste donné. 13 (2) Icyakora, ku bw’inyungu z’umurimo, umuyobozi ubifitiye kutemeza ashobora ububasha ubusabe usaba bw’umukozi kwimurwa. Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (2) However, in interest of service, the competent authority may not approve a request of transfer. (2) Toutefois, dans l’intérêt du service, l’autorité compétente peut rejeter une demande de transfert.

Ingingo ya 14: Kwemera umwanya Article 14: Acceptance of an offer Article 14 : Acceptation d’une offre Ingingo ya 14: Kwemera umwanya Article 14: Acceptance of an offer Article 14 : Acceptation d’une offre (1) Usaba asubiza ko yemeye cyangwa atemeye gushyirwa mu mwanya mu gihe kitarenze iminsi itatu y’akazi igihe yemerewe ibarwa uhereye umwanya. (1) An applicant has the right to accept or reject an offer made to him or her within three working days from the date on which the applicant was offered the position. (1) Un candidat a le droit d’accepter ou de refuser une offre qui lui est faite endéans trois jours ouvrables à partir de la date à laquelle le poste lui est proposé. (2) Iyo usaba atemeye umwanya yahawe mu gihe kivugwa mu gika cya (1) cy’iyi yari yemerewe uhabwa umukurikiye. umwanya ngingo, (3) Usaba wemerewe imyanya irenze umwe, ahitamo umwe, undi mwanya ugahabwa umukandida umukurikira. (2) If the applicant does not accept the offer in the time referred to in Paragraph (1) of this Article, it is given to the next applicant in the order of application. (3) An applicant who is offered more than one position can only submit his or her acceptance to only one position, and the other position is offered to the next applicant. (2) Lorsque le candidat n’accepte pas l’offre dans le délai visé au paragraphe (1) du présent article, l’offre est donnée automatiquement au candidat suivant. (3) Un candidat qui se voit offrir plus d’un poste ne peut soumettre son acceptation qu’à un seul poste, l’autre poste est offert au candidat suivant.

Ingingo ya 15: Gushyira mu mwanya no kwimura umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga Article 15: Appointment and transfer of a health professional Article 15 : Affectation et mutation d’un professionnel de santé Ingingo ya 15: Gushyira mu mwanya no kwimura umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga Article 15: Appointment and transfer of a health professional Article 15: Affectation et mutation d’un professionnel de santé (1) Umukozi wo mu buvuzi wabigize umwuga ufite impamyabushobozi (1) The appointment and transfer of a health professional with a qualification at (1) L’affectation et la mutation d’un professionnel de santé titulaire d’une 14 cyangwa impamyabumenyi kuva ku rwego rwa Advanced Diploma kuzamura, ashyirwa mu mwanya cyangwa akimurwa n’umuyobozi ubifitiye ububasha. umwuga (2) Icyakora, umukozi wo mu buvuzi ufite wabigize impamyabushobozi iri munsi ya Advanced Diploma, ashyirwa mu akimurwa mwanya cyangwa ikigo n’Umuyobozi w’Akarere cy’ubuvuzi yasabyemo umwanya giherereyemo, bitanyuze mu ipiganwa. (3) Ibaruwa itanga akazi cyangwa ishyikirizwa umukozi yimura uburyo hifahishijwe umukozi bw’ikoranabuhanga mu minsi itanu uhereye ku munsi yemereyeho umwanya. Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 advanced diploma level and above are made by the competent authority. qualification de niveau Advanced Diploma et plus sont effectuées par l’autorité compétente. (2) However, a health professional below the level of advanced diploma is appointed or transferred, without competition, by the Mayor of the District of location of the health facility in which he or she applied for a position. (2) Toutefois, le professionnel de santé ayant une qualification de niveau inférieur à Advanced Diploma est affecté ou muté, sans concours, par le Maire du District du lieu où se trouve l’établissement de santé dans lequel il a posé sa candidature à un poste. (3) An appointment or transfer letter is delivered, via electronic system, to the applicant within five working days following the acceptance of the offer. (3) Une lettre d’affectation ou de transfert est transmise, par voie électronique, au candidat endéans cinq jours ouvrables suivant l’acceptation de l’offre.

Ingingo ya 16: Gushyirwa mu mwanya no kwimurwa ku mwanya w’ubuyobozi Article 16: Appointment and transfer at managerial post Article 16 : Affectation et mutation au poste de direction Ingingo ya 16: Gushyirwa mu mwanya no kwimurwa ku mwanya w’ubuyobozi Article 16: Appointment and transfer at managerial post Article 16 : Affectation et mutation au poste de direction (1) Umuyobozi ububasha ubifitiye ashyira mu myanya, nta piganwa, abakozi bakurikira: (1) The competent authority appoints the following staff without competition: (1) L’autorité compétente affecte, sans compétition, les personnels suivants : (a) Mu bitaro byo ku rwego rwa (a) At level two teaching hospitals: (a) Dans les hôpitaux d’enseignement kabiri byigisha: du second niveau : 15 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (i) Umuyobozi Mukuru; (i) the Director General; (i) le Directeur Général ; (ii) Umuyobozi ry’ubuvuzi; w’ishami (iii) Umuyobozi w’agashami k’ubuvuzi; (iv) Umuyobozi w’agashami k’ubuforomo n’ububyaza (ii) (iii) (iv) clinical the Division Manager; services the Director of medical services units; the Director of nursing and midwifery unit; (v) the Director of allied health services unit. (ii) (iii) (iv) (v) le Chef de Division des services cliniques ; le Directeur de l’unité des services médicaux ; le Directeur de l’unité des soins et obstétricaux ; infirmiers le Directeur de l’unité des services paramédicaux de la santé. (2) In referral hospitals, provincial hospitals, hospitals, District specialized hospitals and medicalized heath centres: (2) Dans les hôpitaux de référence, les hôpitaux provinciaux, les hôpitaux de District, les hôpitaux spécialisés et les centres de santé médicalisés : (v) Umuyobozi w’agashami k’abakora imirimo ishamikiye ku buvuzi. (2) Mu bitaro bikuru by’ikitegererezo, iby’intara, iby’uturere, mu bitaro byihariye no mu bigo nderabuzima bitanga serivisi zisumbuye ku rwego rwa dogiteri: (a) Umuyobozi Mukuru; (a) the Director General; (a) le Directeur Général ; (b) Umuyobozi w’agashami k’ubuvuzi n’imirimo ishamikiye ku buvuzi; (b) the Director of medical and allied health services unit; (b) le Directeur de l’unité des services médicaux et paramédicaux de la santé ; (c) Umuyobozi w’agashami (c) the Director of nursing and (c) le Directeur de l’unité des soins k’ubuforomo n’ububyaza; midwifery unit; infirmiers et obstétricaux ; 16 (d) Umuyobozi nderabuzima gitanga zisumbuye dogiteri. ku rwego w’ikigo serivisi rwa (3) Umuyobozi w’agashami gashinzwe imicungire y’ireme, uw’agashami gashinzwe uburezi n’ubushakashatsi, uwa Isange One Stop Center, umuyobozi w’ikigo nderabuzima ndetse n’undi mukozi wo ku mwanya intera n’iyo w’umurimo uhuje bashyirwa mu myanya n’Umuyobozi w’Akarere nyuma yo gutsinda ibizamini. (4) Abakozi ku myanya y’ubuyobozi mu Bigo by’Ubuvuzi no Kwigisha ku rwego rwa Kaminuza, bashyirwa mu mwanya ubifitiye n’umuyobozi ububasha. Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (d) the Director of a medicalized (d) le Directeur d’un centre de santé heath centre. médicalisé. (3) The staff on the position of Director of quality assurance management unit, the Director of education and research unit, the Director of Isange One Stop Centre, head of health centre and other staff at the same grade are appointed after the District Mayor by successfully passing exams. (3) Le personnel occupant le poste de Directeur d’unité de gestion de l’assurance qualité, le Directeur d’unité d’enseignement et de recherche, le Directeur d’Isange One Stop Center, le responsable du centre de santé ainsi que d’autres employés de même grade sont affectés par le Maire du District après avoir réussi les examens. (4) Appointment on managerial positions at University Teaching Hospitals is made by the competent authority. direction (4) L’affectation des candidats aux postes les Centres de d’Enseignement Hospitaliers Universitaire est effectuée par l’autorité compétente. dans (5) Umuyobozi washyize umukozi mu mwanya ashobora kumwimura muri uwo mwanya mu nyungu z’akazi. (5) The appointing authority may transfer an appointed staff in the interest of service. (5) L’autorité de nomination peut muter un agent nommé dans l’intérêt du service. (6) Icyakora, ishyirwaho ry’umuyobozi mu kigo cy’ubuvuzi gifatanya na Leta ku bw’amasezerano rikorwa ku masezerano hashingiwe Minisiteri yagiranye na nyir’icyo kigo cy’ubuvuzi. (6) However, appointment on managerial position in a Government-subsidized health facility is done based on agreement between the Ministry and the owner of such health facility. (6) Toutefois, l’affectation au poste de direction dans l’établissement de santé subventionné, est effectué selon la convention entre le Ministère et le propriétaire de cet établissement de santé. 17 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022

Ingingo ya 17: Ingingo y’ururimi Article 17: Language provision Article 17 : Disposition linguistique Ingingo ya 17: Ingingo y’ururimi Article 17: Language provision Article 17 : Disposition linguistique Aya mabwiriza yateguwe mu rw’Ikinyarwanda. rurimi These Ikinyarwanda. instructions were drafted in Les présentes instructions ont été rédigées en Ikinyarwanda.

Ingingo ya 18: Gutangira gukurikizwa Article 18: Entry into force Article 18 : Entrée en vigueur 3 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 AMABWIRIZA YA MINISITIRI N° 20/7019 YO KU WA 21/11/2022 AGENA IMIKORESHEREZE Y’IKORANABUHANGA MU GUSHAKA NO KWIMURA ABAKOZI BO MU BUVUZI BABIGIZE UMWUGA INSTRUCTIONS N° MINISTERIAL 20/7019 OF 21/11/2022 DETERMINING MODALITIES OF USE OF THE ONLINE INTEGRATED ELECTRONIC SYSTEM FOR RECRUITMENT AND TRANSFER OF HEALTH PROFESSIONALS INSTRUCTIONS MINISTÉRIELLES N° 20/7019 DU 21/11/2022 DÉTERMINANT LES MODALITÉS D’UTILISATION DU SYSTÈME DE RECRUTEMENT ET DE TRANSFERT DES PROFESSIONNELS DE SANTÉ ÉLECTRONIQUE Minisitiri w’Ubuzima; The Minister of Health; Le Ministre de la Santé ; Amaze kubona ko uburyo buriho bwo gushaka abakozi bo mu buvuzi babigize umwuga inenge z’amakosa, kwibeshya, no gutinda bishobora kubangamira ihame ryo gukorera mu mucyo no gukora neza; bushobora kugira Amaze kubona ko ari ngombwa gukoresha uburyo bw’ikoranabuhanga mu gushaka abakozi uhereye ku busabe bw’ikigo cy’ubuvuzi gikeneye abakozi kugeza igihe cyo gushyira mu mwanya umukozi no rwo kunoza kumwimura mu imikorere yo gushaka no gushyira mu myanya abakozi bo mu buvuzi babigize umwuga; rwego Having realized that the existing method of manual recruitment process is prone to human errors, omissions and delays that can compromise the principle of transparency and efficiency; Après avoir réalisé que la méthode actuelle de recrutement par voie manuel est susceptible des erreurs humaines, des omissions et des retards qui peuvent compromettre le principe de transparence et d’efficacité ; Considering the necessity to use electronic system in the recruitment process from request for staff by a health facility up to appointment and transfers in order to ensure efficiency recruitment of health professionals; Considérant la nécessité d’utiliser le système électronique de recrutement dès la demande de personnel par un établissement de santé jusqu’à l’affectation ainsi que les transferts pour assurer l’efficacité du recrutement des professionnels de santé ; Amaze kubijyaho y’Abakozi ba Leta n’Umurimo; inama na Minisiteri After consultation with the Ministry of Public Service and Labour; Après consultation avec le Ministère de la Fonction Publique et du Travail ; ASHYIZEHO AKURIKIRA: AMABWIRIZA ISSUES THE INSTRUCTIONS: FOLLOWING DONNE SUIVANTES : LES INSTRUCTIONS 4 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 Ingingo ya 18: Gutangira gukurikizwa Article 18: Entry into force Article 18 : Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. These instructions come into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les présentes instructions entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. 18 Kigali, 21/11/2022 Official Gazette n° 47 Bis of 21/11/2022 (sé) Dr NGAMIJE MADANDI Daniel Minisitiri w’Ubuzima Minister of Health Ministre de la Santé Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) Dr UGIRASHEBUJA Emmanuel Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux 19