MINISTERIAL INSTRUCTIONS No004/08.11 OF 11/05/2015 MODIFYING AND COMPLETING MINISTERIAL INSTRUCTIONS NO 612/08.11 OF 16/04/2014 SETTING UP MODALITIES FOR DRAFTING, NEGOTIATING, REQUESTING FOR OPINIONS, SIGNING AND MANAGING CONTRACTS

Ingingo ya mbere: Inshingano yo kwandika ingingo yerekeye gukemura impaka Article One: Obligation to draft a dispute resolution clause Article premier: Obligation de rédiger la clause de règlement des différends Ingingo ya mbere: Inshingano yo kwandika ingingo yerekeye gukemura impaka Article One: Obligation to draft a dispute resolution clause Article premier: Obligation de rédiger la clause de règlement des différends

Ingingo ya 2: Ubufatanye bw‟inzego mu masezerano Article 2: Institutional Collaboration contracts in Article 2: Collaboration entre les institutions Ingingo ya 2: Ubufatanye bw‟inzego mu masezerano Article 2: Institutional Collaboration contracts in Article 2: Collaboration entre les institutions

Ingingo ya 3: Ivanwaho ry‟ingingo zinyuranyije n‟aya mabwiriza Article 3: Repealing provision Article 3: Disposition abrogatoire Ingingo ya 3: Ivanwaho ry‟ingingo zinyuranyije n‟aya mabwiriza Ingingo zose z’amabwiriza abanziriza aya kandi zinyuranyije na yo zivanyweho. Article 3: Repealing provision Article 3: Disposition abrogatoire All prior Instructions are hereby repealed. Instructions contrary to these Toutes les instructions antérieures contraires aux présentes instructions sont abrogées.

Ingingo ya 4: Igihe aya mabwiriza atangira gukurikizwa Article 4: Commencement Article 4: Entrée en vigueur 72 AMABWIRIZA YA MINISITIRI No 004/08.11 YO KU WA 11/05/2015 AHINDURA KANDI YUZUZA AMABWIRIZA YA MINISITIRI NO 612/08.11 YO KU WA 16/04/2014 ASHYIRAHO GUTEGURA UBURYO KUYUMVIKANAHO, AMASEZERANO, IBITEKEREZO, KUYASABAHO KUYASHYIRAHO NO KUYACUNGA UMUKONO BWO Official Gazette nᵒ Special of 04/06/2015 INSTRUCTIONS MINISTERIAL No004/08.11 OF 11/05/2015 MODIFYING AND COMPLETING MINISTERIAL INSTRUCTIONS NO 612/08.11 OF 16/04/2014 FOR SETTING DRAFTING, NEGOTIATING, REQUESTING FOR OPINIONS, SIGNING AND MANAGING CONTRACTS UP MODALITIES MINISTERIELLES INSTRUCTIONS No004/08.11 DU 11/05/2015 MODIFIANT ET COMPLETANT INSTRUCTIONS LES MINISTERIELLES NO612/08.11 DU 16/04/2014 PORTANT MODALITES DE REDACTION, DE NEGOCIATION, DE CONSULTATION, DE SIGNATURE ET DE GESTION DES CONTRATS Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta; Minister of Justice/Attorney General; Le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux; kuwa 25/04/2014 Ashingiye ku Iteka rya Minisitiri w’Intebe no 40/03 ryo inshingano, imbonerahamwe n’incamake y’imyanya y’Imirimo bya Minisiteri y’Ubutabera / Serivisi z’Intumwa Nkuru ya Leta; rigena Pursuant to the Prime Minister’s Order no 40/03 the Mission, of 25/04/2014 Determining and Functions, Organizational Summary of Job Positions of the Ministry of Justice / Office of the Attorney General; Structure Vu l’Arrêté du Premier Ministre no 40/03 of 25/04/2014 portant mission, fonctions, structure organisationnelle et synthèse des emplois du Ministère de la Justice/ Service du Garde des Sceaux; Amaze kubona ko ari ngombwa ko Leta y’u Rwanda bworohereza uburyo ishyiraho abashoramari gushora imari yabo; Considering the need for the Government of Rwanda to promote Doing Business; Considérant que l’Etat Rwandais doit mettre en place un climat favorisant l’investissement; Asubiye ku Mabwiriza ya Minisitiri no. 612/08.11 yo ku wa 16/04/2014 ashyiraho uburyo bwo gutegura kuyumvikanaho, kuyasabaho ibitekerezo, kuyashyiraho umukono no kuyacunga cyane ingingo ya 11 n’iya 26; amasezerano, Having reviewed the Ministerial Instructions no. 612/08.11 of 16/04/2014 Setting up Modalities for Drafting, Negotiating, Requesting for Opinions, Signing and Managing Contracts especially article 11 and 26; Revu les Instructions Ministérielles no 612/08.11 du 16/04/2014 portant modalités de rédaction, de négociation, de consultation, de signature et de gestion des contrats, spécialement l’article 11 et 26; Inama y’Abaministiri yateranye ku wa 14/04/2015; After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 14/04/2015; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 14/04/2015; 73 Official Gazette nᵒ Special of 04/06/2015 ATANZE AMABWIRIZA AKURIKIRA: GIVES INSTRUCTIONS: THE FOLLOWING DONNE LES INSTRUCTIONS SUIVANTES: Ingingo ya 4: Igihe aya mabwiriza atangira gukurikizwa Official Gazette nᵒ Special of 04/06/2015 contract starting from the phase of preparation of tender documents, the negotiation phase until the completion of the contract. the execution phase of During negotiations and preparation of contracts, a Government Institution or Organ shall respect the principle of value for money. A government institution or organ shall at all times request for guidance from another government institution or organ that has a particular expertise on value for money. phase de préparation des documents d’appel d’offre, la négociation jusqu’à la fin de l’exécution du contrat. Au cours des négociations et de la préparation des contrats, toute institution publique doit respecter le rapport qualité-prix. Une institution publique doit à tout moment requérir l’avis d’une autre institution publique ayant une expertise en ce qui concerne le rapport qualité-prix. The request for guidance shall be in line with the responsibilities of that Government Institution or organ whose request was addressed to”. La demande d’avis doit être dans le cadre des responsabilités de l’institution requise». Article 4: Commencement Article 4: Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. These Instructions shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les présentes instructions entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 11/05/2015 Kigali, on 11/05/2015 Kigali, le 11/05/2015 75 Official Gazette nᵒ Special of 04/06/2015 (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/ Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika y‟u Rwanda : Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 76

Ingingo ya 11 y’Amabwiriza ya Minisitiri no. 612/08.11 yo ku wa 16/04/2014 ashyiraho uburyo amasezerano, kuyumvikanaho, bwo gutegura kuyasabaho ibitekerezo, kuyashyiraho umukono no kuyacunga ihinduwe kandi yujujwe ku buryo bukirikira: Article 11 of the Ministerial Instructions no. 612/08.11 of 16/04/2014 Setting up Modalities for for Drafting, Negotiating, Requesting Opinions, Signing and Managing Contracts is modified and completed as follows: L’article 11 des Instructions Ministérielles no 612/08.11 du 16/04/2014 portant modalités de rédaction, de négociation, de consultation, de signature et de gestion des contrats est modifié et complété comme suit: “Mu gihe cyo gutegura amasazerano, abayagiranye bafite inshingano yo gushyira mu masezerano yabo ingingo ziri ku mugereka wa I w’aya mabwiriza zerekeranye no gukemura impaka ku bwumvikane, hifashishijwe mu bukempurampaka cyangwa kugana inkiko bitewe n’icyo bahisemo.” binyujijwe ubuhuza, “While drafting contracts, parties shall include a dispute resolution clause using as the case may be, settlement, mediation, arbitration or litigation clause in annex I.” amicable the «Au moment de la rédaction du contrat, les parties doivent inclure selon leur choix les clauses de règlement des différends prévues à l’Annexe I des présentes Instructions soit à l’amiable, par voie de médiation, d’arbitrage ou de recourir aux tribunaux ».

Ingingo ya 26 y’Amabwiriza ya Minisitiri no. 612/08.11 yo ku wa 16/04/2014 ashyiraho uburyo bwo gutegura amasezerano, kuyumvikanaho, kuyasabaho ibitekerezo, kuyashyiraho umukono no kuyacunga ihinduwe kandi yujujwe ku buryo bukirikira: Article 26 of the Ministerial Instructions no. 612/08.11 of 16/04/2014 Setting up Modalities for Drafting, Negotiating, Requesting for Opinions, Signing and Managing Contracts is modified and complemented as follows: L’article 26 des Instructions Ministérielles no 612/08.11 du 16/04/2014 portant modalités de rédaction, de négociation, de consultation, de signature et de gestion des contrats est modifié et complété comme suit: “Urwego cyangwa Ikigo cya Leta cyateguye umushinga urebwa n’amasezerano, kigomba kwiyambaza Minisiteri, Urwego cyangwa Ikigo cya ibijyanye Leta bifite mu nshingano zabo “Any Government institution or organ that drafted a document related to the contract shall consult the relevant Ministry, Institution or organ responsible for the activity concerned in the «Toute institution publique qui a préparé un projet en rapport avec le contrat doit collaborer avec le Ministère ou l’institution publique ayant dans ses attributions l’activité objet du contrat depuis la 74 gihe n‟ibikorwa by‟uwo mushinga/amasezerano kuva mu igihe cy‟imishyikirano kugeza ishyirwa mu bikorwa ry‟ayo masezerano rirangiriye. cy’itegurwa ry‟isoko, igihe rwa Leta Mu gihe cy’imishyikirano no mu gihe cy’itegurwa ry’amasezerano, urwego rusabwe kubahiriza ihame ry’agaciro faranga. Urwego cyangwa ikigo cya Leta cyatanze isoko, gisabwe buri gihe kugisha inama urundi rwego rwa Leta cyangwa Ikigo rufite ubumenyi runaka mu bijyanye n’agiciro faranga mbere y’uko amasezerano asinywa. busabe Ubwo bujyanye bugomba n’inshingano z’urwo rwego rwa Leta rwagishijwe inama”. kuba