MINISTERIAL ORDER Nº 007/07.01/13 OF 27/12/2013 DETERMINING THE TIME LIMIT FOR THE PROVISION OF INFORMATION OR EXPLANATIONS OF NOT PROVIDING IT

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Iri teka rigena igihe ntarengwa cyo gutanga amakuru cyangwa ibisobanuro byo kutayatanga. This Order determines the time limit for the provision of information or explanations of not providing it. Le présent arrêté détermine le délai prescrit pour donner les explications de ne par la donner. l’information ou pour fournir

Ingingo ya 2: Igihe ntarengwa cyo gutanga amakuru Article 2: Time limit for providing information Article 2: Délai prescrit pour d’information fournir Ingingo ya 2: Igihe ntarengwa cyo gutanga amakuru Article 2: Time limit for providing information Article 2: Délai prescrit pour d’information fournir Umukozi ushinzwe gutanga amakuru afatira An information officer shall make a decision on a Un agent chargé de l'information doit prendre une 66 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 icyemezo isaba ry’amakuru mu gihe cyihuse gishoboka. Icyo gihe ariko ntigishobora kurenga iminsi itatu (3) y’akazi uhereye ku munsi yakiriyeho iryo saba. request for information as soon as possible. However, the time limit shall not exceed three working (3) days from the date of receipt of the application. décision sur une demande d’information dès que possible. Néanmoins, ce délai ne doit pas dépasser trois (3) jours ouvrables dès la réception de la demande. Icyakora, icyo gihe gishobora kugabanuka mu buryo bukurikira: However, the time may be shortened as follows: Toutefois ce délai peut être raccourci dans les cas suivants: 1° iyo amakuru asabwa yerekeye ubuzima cyangwa ubwisanzure bw’umuntu, amakuru atangwa mu amasaha makumyabiri n’ane (24) uhereye ku munsi yasabiweho; kitarenze gihe 1° where the information sought concerns the life or liberty of a person, the information shall be provided within twenty-four (24) hours from the receipt of the request; 1° lorsque l’information demandée concerne la vie ou liberté d'une personne, l'information doit être fournie dans les vingt-quatre la (24) heures réception de la demande; suivant la 2° iyo amakuru asabwa n’umunyamakuru ku mpamvu zo gutara amakuru, amakuru atangwa mu minsi itarenze ibiri (2) uhereye ku munsi yakiriweho. 2° where the information is sought by a the purposes of news journalist shall be gathering, provided within two (2) days from the receipt of the request. information for the 2° lorsque l'information est demandée par un journaliste aux fins de la collecte de nouvelles, l’information doit être fournie dans les deux (2) jours suivant la réception de la demande. Haseguriwe ibiteganywa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, umukozi ushinzwe gutanga amakuru ashobora gusaba Urwego rw’Umuvunyi ko igihe ntarengwa giteganywa n’iri teka cyakongerwaho iminsi itarenze cumi n’ine (14) y’akazi mu gihe isabwa ry’amakuru ryerekeye ibintu byinshi cyane cyangwa amakuru menshi, iyo riterekeye ubuzima cyangwa ubwisanzure bw’umuntu. Without prejudice to Paragraph One of this Article, where an application, other than an application that concerns the life or liberty of a person, is especially complex or relates to a large volume of information, an information officer may request the Office of the Ombudsman for an extension of time of no more than fourteen (14) working days. Sans préjudice aux dispositions de l’alinéa premier du présent article, lorsqu'une demande, autre qu'une demande qui concerne la vie ou la liberté d'une personne, est particulièrement complexe ou porte sur un volume important d'informations, l'agent chargé de l'information peut demander à l’Office de l’Ombudsman une prorogation de délai ne dépassant pas quatorze (14) jours ouvrables.

Ingingo ya 3: Uburyo umukozi ushinzwe gutanga amakuru asaba kongererwa igihe Article 3: Procedures followed by an information officer for the extension of the period of time Article 3: Procédures suivies par un agent chargé de l'information pour l'extension de la période de temps Ingingo ya 3: Uburyo umukozi ushinzwe gutanga amakuru asaba kongererwa igihe Article 3: Procedures followed by an information officer for the extension of the period of time Article 3: Procédures suivies par un agent chargé de l'information pour l'extension de la période de temps Umukozi ushinzwe gutanga amakuru asaba An information officer shall request to the Un agent chargé de l'information doit demander à 67 igihe rubifitiye ububasha kongera urwego ntarengwa cyo gutanga amakuru akoresheje ururimi urwo ari rwo rwose mu ndimi zikoreshwa mu butegetsi, hakoreshejwe imvugo, inyandiko bw’ikoranabuhanga buryo n’ubundi butabangamiye ibiteganywa n’amategeko.

Ingingo ya 4: Ihererekanywa ry’ubusabe bw’amakuru Article 4: Transfer of information applications Article 4: Transfert de demande d’information Ingingo ya 4: Ihererekanywa ry’ubusabe bw’amakuru yakiriyeho Umukozi ushinzwe gutanga amakuru agomba, mu gihe kitarenze iminsi ibiri (2) y’akazi uhereye ku munsi kubwohereza uko bwakabaye cyangwa akohereza igice cyabwo gikenewe mu rundi rwego, iyo amakuru asabwa atari mu bubasha bw’urwego akorera cyangwa rutayafite, ahubwo ari mu bubasha bw’urundi rwego. isaba ry’amakuru, Mu gihe iryo saba ryoherejwe ahandi nk’uko biteganyijwe mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, umukozi ubishinzwe yihutira, mu gihe kitarenze iminsi ine (4) uhereye ku munsi yaryakiriye, ibyerekeye kumenyesha iyoherezwa rye n’aderesi y’urwego ryoherejweho. usaba ry’isaba amakuru isabwa rwohererejwe ry’amakuru Urwego ruteganywa mu gika cya 2 cy’iyi ngingo ruyifatira umwanzuro mu gihe cy’iminsi irindwi (7) y’akazi uhereye ry’amakuru ryabereyeho. Iyo icyo gihe kitubahirijwe, bifatwa nk’aho amakuru atatanzwe. ku munsi isabwa Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 competent organ the extension of the time limit for the provision of information in any of the official languages verbally, in writing and any other means of technology without prejudice to the provisions of Laws. la prolongation du délai l'organe compétent prescrit pour la fourniture d'information, dans l’une des langues officielles par voie verbale, écrite et tout autre moyen de la technologie qui ne porte pas préjudice aux dispositions des lois. Article 4: Transfer of information applications Article 4: Transfert de demande d’information An information officer shall, not later than two (2) days from the date of receipt of an information request, transfer the request or any relevant part of it, to another organ if the information requested is not held by or under the control of the organ for which he/she is an information officer, but is held by or under the control of that other organ. Un agent chargé de l’information doit, au plus tard deux (2) jours à compter de la date de réception de la demande d’information, transférer une demande d'accéder aux informations ou à une partie de celles-ci, à un autre organe si l'information demandée n'est pas détenue par ou sous le contrôle il est agent chargé de de l'information mais est plutôt sous le contrôle de cet autre organe. l'organe dont Where the request is transferred as provided for in Paragraph One of this Article, an information officer shall forthwith, but in any event no later than four (4) days from the date of receipt of the application, inform the applicant about the transfer and the address of the organ to which the application has been transferred. Lorsqu'une demande est transférée en vertu de l’alinéa premier du présent article, l’agent chargé de l’information doit, immédiatement, mais en tout état de cause au plus tard quatre (4) jours à compter de la date de réception de la demande, informer le demandeur sur le transfert et l'adresse de l'organe auquel la demande a été transférée. An organ, to which the application was transferred according to the Paragraph 2 of this Article, shall make a decision on the application within seven (7) days from the date the application was made. When the time limit is not respected, it shall be considered as not provided. Un organe auquel la demande a été transférée, conformément à l’alinéa 2 du présent article, doit prendre une décision sur la demande dans les sept (7) jours à compter de la date à laquelle la demande a été faite. Lorsque le délai n'est pas l'information est considérée comme respecté, 68

Ingingo ya 5: Kutemera isabwa ry’amakuru Article 5: Rejection of information application Article 5: Rejet de demande d’information Ingingo ya 5: Kutemera isabwa ry’amakuru Article 5: Rejection of application Article 5: Rejet de demande d’information Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 n’avoir pas été fournie. Igihe isaba ry’amakuru ritemewe cyangwa igice cyaryo kitemewe, umukozi ushinzwe gutanga amakuru yoherereza usaba amakuru inyandiko ibimumenyesha mu gihe cy’iminsi ibiri (2) y’akazi uhereye ku munsi yashyikirijwe isabwa, amugaragariza: Where a request for information is rejected or partially rejected, the information officer shall send to the applicant a written order within two (2) working days of receipt of the application, specifying: rejetée, envoie Lorsqu'une demande d'information est rejetée ou de partiellement l’information une correspondance écrite dans les deux (2) jours ouvrables suivant la réception de la demande, en précisant: chargé demandeur l’agent au 1° impamvu z’icyemezo cyafashwe, harimo n’ingingo z’itegeko zashingiweho; 1° the reasons for the decision, including the relevant provisions of the Law based on; 1° les motifs de la décision, y compris les dispositions de la loi sur laquelle ils sont basés; 2° amazina y’uwafashe icyemezo n’umurimo 2° the name and designation of the person 2° le nom et la désignation de la personne qui ashinzwe. who made the decision. a pris la décision.

Ingingo ya 6: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 6: Repealing provision Article 6: Disposition abrogatoire Ingingo ya 6: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 6: Repealing provision Article 6: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza zinyuranyije na ryo zivanyweho. iri kandi All prior provisions contrary to this Order are hereby repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.

Ingingo ya 7: Igihe iteka ritangira gukurikizwa Article 7: Commencement Article 7: Entrée en vigueur 65 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 ITEKA RYA MINISITIRI Nº 007/07.01/13 RYO KUWA 27/12/2013 RIGENA IGIHE NTARENGWA CYO GUTANGA AMAKURU CYANGWA GUTANGA IBISOBANURO BYO KUTAYATANGA MINISTERIAL ORDER Nº 007/07.01/13 OF 27/12/2013 DETERMINING THE TIME LIMIT PROVISION OF INFORMATION OR EXPLANATIONS OF NOT PROVIDING IT FOR THE ARRETE MINISTERIEL Nº 007/07.01/13 DU 27/12/2013 DETERMINANT LE DELAI PRESCRIT UNE INFORMATION OU POUR FOURNIR LES EXPLICATIONS DE NE PAS LA DONNER DONNER POUR Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu, The Minister of Local Government, Le Ministre de l’Administration Locale, Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo ku wa 04 Kamena 2003 nk'uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 33, iya 34, iya 120, iya 121 n’iya 201; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 04 June 2003 as amended to date, especially in Articles 33, 34, 120, 121 and 201; juin 2003 Vu la Constitution de la République du Rwanda du 04 jour, spécialement en ses articles 33, 34, 120, 121 et 201 ; telle que révisée à ce Ashingiye ku Itegeko nº 04/2013 ryo kuwa 08/02/2013 ryerekeye kubona amakuru, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 11; Pursuant to Law n° 04/2013 of 08/02/2013 relating to access to information, especially in Article 11; Vu la Loi nº 04/2013 du 08/02/2013 relative à l’accès à l’information, spécialement en son article 11; Inama 09/10/2013, imaze kubisuzuma no kubyemeza; y’Abaminisitiri yateranye kuwa After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 09/10/2013; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 09/10/2013; ATEGETSE: HEREBY ORDERS: ARRETE : Ingingo ya 7: Igihe iteka ritangira gukurikizwa Article 7: Commencement Article 7: Entrée en vigueur teka Iri ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 19/12/2013 Kigali, on 19/12/2013 Kigali, le 19/12/2013 69 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 (sé) MUSONI James Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu (sé) MUSONI James Minister of Local Government (sé) MUSONI James Ministre de l’Administration Locale Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 70