MINISTERIAL ORDER No006/07.01/13 OF 19/12/2013 DETERMINING IN DETAILS THE INFORMATION TO BE DISCLOSED

Ingingo ya mbere : Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere : Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Iri teka rigena mu buryo burambuye amakuru ashobora gutangazwa. This Order determines in details the information to be disclosed. présent Le l’information à rendre publique. arrêté détermine en détails

Ingingo ya 2: Itangaza ry’amakuru urwego rubyibwirije Article 2: Proactive disclosure of information Article 2: Fourniture proactive de l’information Ingingo ya 2: Itangaza ry’amakuru urwego rubyibwirije Mu gihe kitarenze amezi atandatu (6), iri teka ritangajwe mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u rwa Leta n’urw’abikorera Rwanda, urwego uburyo bwo gutanga rushyira ahagaragara amakuru. Article 2: Proactive disclosure of information Article 2: Fourniture proactive de l’information Within a period not exceeding six (6) months following the publication of this Order in the Official Gazette of the Republic of Rwanda, a public and a private organ shall publish procedures of providing information. Dans un délai ne dépassant pas six (6) mois suivant la publication du présent arrêté au Journal Officiel de la République du Rwanda, un organe public et privé doit publier les procédures d’octroi de l'information. 60 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014

Ingingo ya 3: Amwe mu makuru atangwa n’ urwego rubyibwirije Article 3: Some information to be proactively disclosed by an organ Article 3: Certaines informations devant être fournies de façon proactive par un organe Ingingo ya 3: Amwe mu makuru atangwa n’ urwego rubyibwirije Article 3: Some information to be proactively disclosed by an organ Article 3: Certaines informations devant être fournies de façon proactive par un organe Urwego rurebwa rwa Leta n’urw’abikorera n’itegeko ryerekeye kubona amakuru rushyira ahagaragara amakuru yerekeye ibi bikurikira: A public and a private organ under the Law relating to access to information shall proactively disclose information related to: Un organe public et privé soumis à la loi relative à l'information doit rendre publique l'accès à systématiquement l'information relative: 1° imiterere y’urwego, imirimo n’inshingano zarwo; 1° the particulars of functions and mission; its organization, 1º à son organisation, ses fonctions et ses missions; 2° ububasha n’inshingano by’abayobozi 2° the powers and duties of its officers and 2º aux pouvoirs et attributions de ses n’abakozi barwo; employees; dirigeants et employés; 3° uburyo inzego z’ubuyobozi zikurikiza mu 3° the procedure followed managing organs gufata ibyemezo; in the decision making process; 3º à la procédure suivie par les organes de direction dans le processus de prise de décision; 4° amategeko n’amabwiriza yose akoreshwa n’urwo rwego ajyanye n’ibyo rukorana n’abaturage cyangwa n’abandi; 4° any law and regulations used by the authority in respect of its relations with citizens or other persons; 4º à toute loi et règlement utilisés par l'autorité en ce qui concerne ses rapports avec les citoyens ou d'autres personnes; 5° ibitabo n’amakuru yagizwe ibanga rubitse, rufite, rucunga cyangwa bikoreshwa n’abakozi barwo kugira ngo rurangize inshingano zarwo; 6° aderesi z’abakozi, kugira ngo bifashe ushaka kumenya amakuru aho ayasabira; 5° books and information classified, it holds, it manages or those used by its staff for the purposes of their duties; 5º aux livres et informations classifiées qu’il détient ou gère ou à ceux utilisées par son personnel aux fins de leurs fonctions; 6° staff addresses to help people who may need it in the context of information retrieval where they can get them; 6º aux adresses du personnel afin d’aider les gens qui peuvent en avoir besoin dans le cadre de la recherche d’information où ils peuvent s’en procurer; 7° ibisobanuro by’imikorere yose yerekeye ubugishanama cyangwa uguhagararirwa kw’abaturage mu byerekeye ishyirwaho 7° explanations of any proceeding in regard to the request of advice or representation of the citizens in the initiation of the policy 7º aux explications de toute procédure en rapport avec la demande de conseils ou de représentation des citoyens dans l'initiation 61 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 rya politiki cyangwa ishyirwa mu bikorwa ryayo; or its implementation; de la politique ou de sa mise en œuvre; 8° ingengo y’imari yagenewe buri shami igenamigambi na amafaranga zerekana uburyo igaragaza ry’urwego raporo yakoreshejwe; 8° the budget allocated to each department of the organ, indicating the planning and reports on disbursements made; 8º au à alloué budget des départements d’un organe indiquant la planification et les les décaissements effectués; rapports sur chacun bikorwa 9° uburyo gahunda z’imfashanyo zashyizwe n’umubare hamwe byerekeye mu w’amafaranga n’ibisobanuro abagenerwabikorwa b’izo gahunda; harimo yatanzwe 9° the modalities of execution of subsidy programmes, amounts including allocated and the details of beneficiaries of such programmes; the 9º aux modalités d'exécution des programmes de subventions, y compris les montants alloués et les détails des bénéficiaires de ces programmes; 10° ibisobanuro ku bikingi, impushya 10° particulars of concessions, permits or n’uburenganzira byatanzwe n’urwego; authorizations granted by the organ; 10º aux détails des concessions, des permis ou d’autorisations accordées par l’organe; 11° ibisobanuro by’ibyangombwa bihari byorohereza abaturage kubona amakuru, harimo amasaha y’akazi y’inzu z’ibitabo bitizwa cyangwa ibyumba by’isomero, niba gukoreshwa n’abaturage; byaragenewe 11° the particulars of facilities available to citizens information, obtaining including the working hours of a library or reading room, if provided for public use; for 12° amazina, urwego rw’umurimo, aderesi n’ibindi bisobanuro by’ushinzwe gutanga amakuru n’umukuriye mu kazi; 12° the names, job category, addresses and other information of its public information officer and his/her immediate supervisor; les 11º aux mentions d'installations disponibles pour des citoyens informations, y compris les heures de travail d'une bibliothèque ou d'une salle de lecture, si elle est prévue pour un usage public; d'obtenir 12º aux noms, catégorie d’emploi, adresses et toutes autres informations sur son agent d'information supérieur hiérarchique; son et 13° amasezerano urwo rwego rufitanye n’abandi bantu kandi akaba afitanye isano n’inyungu uburenganzira n’ubwisanzure bwa muntu. rusange, 13° the contract between the organ and other people and in connection with public interest, human rights and freedoms. 13º au contrat liant l’organe avec d'autres personnes et en rapport avec l'intérêt général, les droits et les libertés de la personne. 62 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 Urwego rwose rwa Leta cyangwa urw’abikorera rufata ibyemezo hakurikijwe ibisabwa n’iyi ngingo kugira ngo abaturage bahabwe amakuru kandi ya buri gihe mu bitangazamakuru binyuranye cyangwa kuri interineti. Each public or private organ shall put in place mechanisms in regard to the provisions of this Article to ensure that citizens have easy access to information through different media channels and the Internet. Chaque organe public ou privé doit adopter les mesures en rapport avec les dispositions du présent article pour que les citoyens aient l'accès facile à l'information par différents moyens médiatiques et d’internet.

Ingingo ya 4: Uburyo Urwego rw’Umuvunyi rushobora kugena andi makuru agomba gutangazwa Article 4: Modalities that may be put in place by the Office of the Ombudsman for the provision of information Article 4: Modalités pouvant être mise en place par l’Office de l’Ombudsman en vue de la fourniture de l’information Ingingo ya 4: Uburyo Urwego rw’Umuvunyi rushobora kugena andi makuru agomba gutangazwa Article 4: Modalities that may be put in place by the Office of the Ombudsman for the provision of information Article 4: Modalités pouvant être mise en place par l’Office de l’Ombudsman en vue de la fourniture de l’information Bitabangamiye ibiteganywa n’Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda n’andi mategeko, igihe bigaragaye urwego rw’Umuvunyi rushobora kugena andi makuru ashobora gutangazwa n’Urwego rwa Leta cyangwa urw’abikorera. ngombwa, ari ko to the provisions of Without prejudice the Constitution of the Republic of Rwanda and other Laws, whenever deemed necessary, the Office of the Ombudsman shall provide for the information to be disclosed by a public and a private organ. Sans préjudice des dispositions de la Constitution de la République du Rwanda et d'autres lois, et chaque l’Office de l'Ombudsman peut prévoir les informations à rendre publique par un organe public et privé. fois que de besoin,

Ingingo ya 5: Ivanwaho z’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 5: Repealing provision Article 5: Disposition abrogatoire Ingingo ya 5: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 5: Repealing provision Article 5: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza zinyuranyije na ryo zivanyweho. iri kandi All prior provisions contrary to this Order are hereby repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.

Ingingo ya 6: Igihe iteka ritangira gukurikizwa Article 6: Commencement Article 6: Entrée en vigueur 59 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 ITEKA RYA MINISITIRI No 006/07.01/13 RYO KUWA 19/12/2013 RIGENA MU BURYO AMAKURU ASHOBORA GUTANGAZWA BURAMBUYE MINISTERIAL ORDER No 006/07.01/13 OF 19/12/2013 DETERMINING IN DETAILS THE INFORMATION TO BE DISCLOSED ARRETE MINISTERIEL No 006/07.01/13 DU 19/12/2013 DETERMINANT EN DETAILS L’INFORMATION A RENDRE PUBLIQUE Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu, The Minister of Local Government, Le Ministre de l’Administration Locale Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo kuwa 04 Kamena 2003 nk'uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 33, iya 34, iya 120, iya 121 n’iya 201; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 04 June 2003 as amended to date, especially in Articles 33, 34, 120, 121 and 201; juin 2003 Vu la Constitution de la République du Rwanda du 04 jour, spécialement en ses articles 33, 34, 120, 121 et 201 ; telle que révisée à ce Ashingiye ku Itegeko nº 04/2013 ryo kuwa 08/02/2013 ryerekeye kubona amakuru, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 7; Pursuant to Law n° 04/2013 of 08/02/2013 relating to access to information, especially in Article 7; Vu la Loi n° 04/2013 du 08/02/2013 relative à l’accès à l’information, spécialement en son article 7; Inama y’Abaminisitiri yateranye kuwa 09/10/2013 imaze kubisuzuma no kubyemeza; After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 09/10/2013; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 09/10/2013; ATEGETSE: HEREBY ORDERS: ARRETE : Ingingo ya 6: Igihe iteka ritangira gukurikizwa Article 6: Commencement Article 6: Entrée en vigueur teka Iri ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 19/12/2013 Kigali, on 19/12/2013 Kigali, le 19/12/2013 63 Official Gazette nº 02 of 13/01/2014 (sé) MUSONI James Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu (sé) MUSONI James Minister of Local Government (sé) MUSONI James Ministre de l’Administration Locale Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 64