MINISTERIAL ORDER N° 001/07.01 OF 27/07/2020 DETERMINING THE OFFICER OF THE HEALTH FACILITY WITH POWERS OF CIVIL REGISTRAR

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Iri teka rigena umukozi wo mu kigo cy’ubuvuzi ufite ububasha bw’umwanditsi w’irangamimerere, inshingano ze n’uburyo zishyirwa mu bikorwa. This Order determines the officer of the health facility with powers of civil registrar, his or her responsibilities and modalities their performance. for Le présent arrêté détermine l’agent de l’établissement de santé ayant la compétence d’officier de l’état civil, ses attributions et les modalités de leur exercice. Official Gazette n° Special of 29/07/202045

Ingingo ya 2: Umukozi wo mu kigo cy’ubuvuzi ufite ububasha bw’umwanditsi w’irangamimerere Article 2: Officer of the health facility with powers of civil registrar Article 2: Agent de l’établissement de santé ayant la compétence d’officier de l’état civil Ingingo ya 2: Umukozi wo mu kigo cy’ubuvuzi ufite ububasha bw’umwanditsi w’irangamimerere Article 2: Officer of the health facility with powers of civil registrar Article 2: Agent de l’établissement de santé ayant la compétence d’officier de l’état civil Mu kigo cy’ubuvuzi, umukozi ufite ububasha bw’umwanditsi w’irangamimerere agenwe ku buryo bukurikira: Within a health facility, the officer vested with the powers of civil registrar is determined as follows: Au sein d’un établissement de santé, l’agent ayant la compétence d’officier de l’état civil est déterminé comme suit: 1° Umuyobozi w’Ishami ry’abaforomo bitaro mu n’ababyaza by’icyitegererezo; 1° the Director of the Unit of nurses and midwives, in a referral hospital; 2° Umuyobozi w’Ishami ry’abaforomo n’ababyaza mu bitaro by’Intara; 2° the Director of the Unit of nurses and midwives, in a provincial hospital; 3° Umuyobozi w’Ishami ry’abaforomo n’ababyaza mu bitaro by’Akarere; 3° the Director of the Unit of nurses and midwives, in a District hospital; 1° le Directeur de l’Unité des infirmiers et des sages-femmes, dans un hôpital de référence; 2° le Directeur de l’Unité des infirmiers et des sages-femmes dans un hôpital de province; 3° le Directeur de l’Unité des infirmiers et des sages-femmes dans un hôpital de District; 4° Umuyobozi w’Ikigo nderabuzima; 4° the Head of a health centre; 4° le Directeur d’un centre de santé; 5° Umuyobozi w’Ikigo cyangwa cyigenga yabihereye ububasha. cy’ubuvuzi umukozi 5° the Head of a private health facility or 5° le Directeur d’un établissement de santé the officer with delegation. privé ou un agent délégué. Umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi agomba kuba atarakatiwe igihano cy’igifungo kingana cyangwa kiri hejuru y’amezi atandatu (6). The civil registrar at a health facility must not have been sentenced to a term of imprisonment of six (6) months or more. L’officier de l’état civil d’un établissement de santé ne doit pas avoir été condamné à une peine d’emprisonnement égale ou supérieure à six (6) mois. Official Gazette n° Special of 29/07/202046

Ingingo ya 3: Inshingano z’umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi Article 3: Responsibilities of the civil registrar at a health facility Article 3: Attributions de l’officier de l’état civil de l’établissement de santé Ingingo ya 3: Inshingano z’umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi Article 3: Responsibilities of the civil registrar at a health facility Article 3: Attributions de l’officier de l’état civil de l’établissement de santé Umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi afite inshingano zikurikira: The civil registrar at a health facility has the following responsibilities: L’officier de l’état civil d’un établissement de santé a les attributions suivantes: 1° kwakira imenyesha ry’abavukiye mu 1° to receive declarations of births kigo cy’ubuvuzi; occurred in the health facility; 1° recevoir les déclarations des naissances survenues dans l’établissement de santé; 2° gukora inyandiko z’irangamimerere zerekeranye n’ivuka, kuzikosora no gutanga kopi zazo; 2° to draw up civil status records in relation to births, correcting them and issuing their copies; 2° dresser les actes de l’état civil relatifs aux naissances, les corriger et délivrer leurs copies; 3° kwakira imenyesha ry’abapfiriye mu 3° to receive declarations of deaths kigo cy’ubuvuzi; occurred in the health facility; 3° recevoir les déclarations des décès survenus dans l’établissement de santé; 4° gukora inyandiko z’irangamimerere zerekeranye n’urupfu, kuzikosora no gutanga kopi zazo; 4° to draw up civil status records in relation to death, correcting them and issuing their copies thereof; 4° dresser les actes de l’état civil relatifs aux décès, les corriger et délivrer leurs copies; 5° gutunganya no kubika ibitabo 5° keeping and preserving civil status 5° tenir et conserver les registres de l’état by’irangamimerere. registers. civil.

Ingingo ya 4: w’irangamimerere w’ikigo cyigenga Ibisabwa umwanditsi cy’ubuvuzi Article 4: Requirements for a civil registrar of a private health facility Article 4: Conditions pour l’officier de l’état civil d’un établissement de santé privé Ingingo ya 4: w’irangamimerere w’ikigo cyigenga Ibisabwa umwanditsi cy’ubuvuzi Iyo umuyobozi w’kigo cy’ubuvuzi cyigenga adafite ubwenegihugu bw’u Rwanda, agena umukozi ufite ubwenegihugu bw’u Rwanda akemezwa irangamimerere ushinzwe kigo bw’Akarere n’ubuyobozi icyo Article 4: Requirements for a civil registrar of a private health facility Article 4: Conditions pour l’officier de l’état civil d’un établissement de santé privé When a head of a private health facility does not have the Rwandan nationality, he or she nominates an officer of Rwandan nationality to be vested with the powers of the civil registrar Lorsqu’un Directeur d’un établissement de santé n’a pas la nationalité rwandaise, il la nationalité détermine un agent ayant rwandaise devant compétence d’officier de l’état civil après approbation des avoir la Official Gazette n° Special of 29/07/202047 giherereyemo. upon approval by the District authorities where that facility is located. autorités du District dans lequel l’établissement se situe. cyigenga Umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo agomba kubanza cy’ubuvuzi kurahirira izo nshingano imbere y’ukuriye umwanditsi w’irangamimerere mu ifasi icyo kigo giherereyemo.

Ingingo ya 5: Ishyirwa mu bikorwa ry’inshingano z’umwanditsi w’irangamimerere ya ihabwa Ingingo uwandikishije umwana wavukiye mu kigo cy’ubuvuzi Inyandiko 6: Article 5: Performance of responsibilities of civil registrar Article 5: Exécution des attributions d’officier de l’état civil issued to a person Ingingo ya 5: Ishyirwa mu bikorwa ry’inshingano z’umwanditsi w’irangamimerere The civil registrar at a private health facility must firstly take oath for those responsibilities before the superior of the civil registrar of the jurisdiction where that facility is located. L’officier de l’état civil d’un établissement de santé privé doit d’abord prêter serment pour ces attributions devant le supérieur de l’officier de l’état civil du ressort dans lequel se trouve cet établissement de santé. Article 5: Performance of responsibilities of civil registrar Article 5: Exécution des attributions d’officier de l’état civil Umuwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi ashyira mu bikorwa inshingano ze hakurikijwe amategeko abigenga. The civil registrar at a health facility discharge his or her responsibilities in accordance with relevant laws. L’officier de l’état civil d’un établissement de santé exerce ses attributions conformément à la législation en la matière. ya Ingingo ihabwa uwandikishije umwana wavukiye mu kigo cy’ubuvuzi Inyandiko 6:

Article 6: Record declaring a birth occurred in a health facility Article 6: Acte délivré à une personne qui déclare une naissance survenue dans un établissement de santé Official Gazette n° Special of 29/07/202043 Article 6: Record issued to a person declaring a birth occurred in a health facility Article 6: Acte délivré à une personne qui déclare une naissance survenue dans un établissement de santé Uwandikishije umwana wavukiye mu kigo cy’ubuvuzi ahabwa kopi y’inyandiko y’ivuka ry’umwana inomero yihariye iranga umwana. Iyo nomero ni yo iranga umwana mu buzima bwe bwose. igaragaza A person who declares a birth occurred in a health facility receives a copy of the child birth record which indicates a specific identification number to the registered born child. That number identifies him or her during the whole life. Une personne qui déclare une naissance survenue dans un établissement de santé reçoit une copie de l’acte de naissance de l’enfant qui indique le numéro particulier d’identification d’un enfant nouveau-né enregistré. Ce numéro l’identifie durant toute sa vie. Official Gazette n° Special of 29/07/202048

Ingingo ya 7: Imenyesha ry’umuntu wapfiriye mu kigo cy’ubuvuzi ufite irangamimerere ritazwi Article 7: Declaration of a death occurred in a health facility of unknown person Article 7: Déclaration d’un décès survenu dans un établissement de santé d’une personne inconnue imirimo Ingingo ya 7: Imenyesha ry’umuntu wapfiriye mu kigo cy’ubuvuzi ufite irangamimerere ritazwi Article 7: Declaration of a death occurred in a health facility of unknown person Article 7: Déclaration d’un décès survenu dans un établissement de santé d’une personne inconnue Iyo irangamimerere ry’umuntu wapfiriye mu kigo cy’ubuvuzi ritazwi, umukozi w’ikigo cy’ubuvuzi ufite imibereho myiza mu nshingano ni we umenyesha urwo rupfu. When the civil status of a person deceased in the health facility is not known, the agent of health facility in charge of social affairs declares the death. Lorsque l’état civil de la personne décédée est inconnu, l’agent de l’établissement de santé ayant les affaires sociales dans ses attributions déclare le décès.

Ingingo ya 8: Gukurikirana y’umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi Article 8: Supervision of the activities of a civil registrar at a health facility Article 8: Supervision des activités d’un officier de l’état civil d’un établissement de santé Ingingo ya 8: Gukurikirana imirimo y’umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi Article 8: Supervision of the activities of a civil registrar at a health facility Article 8: Supervision des activités d’un officier de l’état civil d’un établissement de santé Mu mirimo ye irebana n’irangamimerere, Umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo n’Umwanditsi cy’ubuvuzi ku w’Irangamimerere rwego rw’Umurenge cy’ubuvuzi giherereyemo. ukorera kigo akurikiranwa icyo In his or her responsibilities related to civil registration, the civil registrar at a health facility is supervised by the civil registrar at the level of the Sector where the health facility is located. Dans ses fonctions relatives à l’état civil, l’officier de l’état civil d’un établissement de santé est supervisé par l’officier de l’état civil du Secteur dans trouve cet établissement de santé. lequel se

Ingingo ya 9: zinyuranyije n’iri teka Ivanwaho ry’ingingo Article 9: Repealing provision Article 9: Disposition abrogatoire Ingingo ya 9: zinyuranyije n’iri teka Ivanwaho ry’ingingo Article 9: Repealing provision Article 9: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza iri kandi zinyuranyije na ryo zivanyweho. All prior provisions contrary to this Order are repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.

Ingingo ya 10: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa Article 10: Commencement Article 10: Entrée en vigueur Official Gazette n° Special of 29/07/202044 ITEKA RYA MINISITIRI N° 001/07.01 RYO KU WA 27/07/2020 RIGENA UMUKOZI WO MU KIGO CY’UBUVUZI UFITE UBUBASHA BW’UMWANDITSI W’IRANGAMIMERERE MINISTERIAL ORDER N° 001/07.01 OF 27/07/2020 THE OFFICER OF THE HEALTH FACILITY WITH POWERS OF CIVIL REGISTRAR DETERMINING ARRÊTÉ MINISTÉRIEL N° 001/07.01 DU 27/07/2020 DÉTERMINANT L’AGENT DE L’ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ AYANT LA COMPÉTENCE D’OFFICIER DE L’ÉTAT CIVIL Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu, The Minister of Local Government, Le Ministre de l’Administration Locale, Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo mu 2003 ryavuguruwe mu 2015, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 121, iya 122 n’iya 176; Ashingiye ku Itegeko nº 32/2016 ryo ku wa rigenga abantu n’umuryango 28/08/2016 nk’uko ryahinduwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 65; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 revised in 2015, especially in Articles 121, 122 and 176; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 révisée en 2015, spécialement en ses articles 121, 122 et 176; Pursuant to Law nº 32/2016 of 28/08/2016 governing persons and family as amended to date, especially in Article 65; Vu la Loi n° 32/2016 du 28/08/2016 régissant les personnes et la famille telle que modifiée à ce jour, spécialement en son article 65; Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa 16/06/2020, no kubyemeza; kubisuzuma imaze After consideration and approval by the Cabinet, in its meeting of 16/06/2020; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 16/06/2020; ATEGETSE: ORDERS: ARRÊTE: Ingingo ya 10: Igihe iri teka ritangirira gukurikizwa Article 10: Commencement Article 10: Entrée en vigueur Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Republika y’u Rwanda. This Order comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Official Gazette n° Special of 29/07/202049 Kigali, 27/07/2020 (sé) Prof. SHYAKA Anastase Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu Minister of Local Government Ministre de l’Administration Locale Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux Official Gazette n° Special of 29/07/202050