MINISTERIAL ORDER Nº 01/MIDIMAR/18 OF 21/06/2018 RELATING TO ASSISTING ACTORS AND VOLUNTEERS IN CASE OF DISASTER RESPONSE

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Iri teka rigena ibi bikurikira: This Order determines the following: Le présent arrêté détermine ce qui suit: 1 º uko abakorerabushake bashakwa 1 º modalities to mobilise volunteers and n’imikorere yabo; their functioning; 1 º les modalités de mobilisation des volontaires et leur fonctionnement; 2 º ibisabwa abafatanyabikorwa mu by’ubutabazi mu gihe cy’ibiza basaba ubworoherezwe. 2 º requirements for disaster assisting actors who seek facilitation in case of disaster. 2 º les conditions d’éligibilité pour les acteurs prêtant assistance en cas de catastrophe qui demandent des facilités.

Ingingo ya 2: Ibisobanuro by’amagambo Article 2: Definitions Article 2: Définitions II: UMUTWE ABAKORERABUSHAKE MU GIHE CY’IBIZA WA CHAPTER II: VOLUNTEERS IN CASE OF DISASTERS CHAPITRE II: VOLONTAIRES EN CAS DES CATASTROPHES Icyiciro abakorerabushake cya mbere: Gushaka Section One: Mobilisation of volunteers Section volontaires première: Mobilisation des Ingingo ya 2: Ibisobanuro by’amagambo Article 2: Definitions Article 2: Définitions Muri iri teka, amagambo akurikira afite ibisobanuro bikurikira: In this Order, the following terms have the following meanings: Aux fins du présent arrêté, les termes suivants ont les significations suivantes: 1 º Minisitiri: Minisitiri ufite imicungire y’ibiza mu nshingano ze; 1 º Minister: Minister disaster management; in charge of 1 º Ministre: Ministre ayant la gestion des catastrophes dans ses attributions; 2 º Minisiteri: Minisiteri ifite imicungire y’ibiza mu nshingano zayo; 2 º Ministry: Ministry disaster management; in charge of 2 º Ministère: Ministère ayant la gestion des catastrophes dans ses attributions; 3 º umukorerabushake: umuntu utanga serivisi, ubushobozi n’ubumenyi mu nyungu z’abandi ku bushake bwe kandi nta nyungu, yaba iy’amafaranga cyangwa indi ndonke agamije. 3 º volunteer: a natural person who and provides services, knowledge for the benefit of other people on voluntary basis and without financial or any other personal gain. skills 3 º volontaire: une personne physique qui fournit volontairement des services, des compétences et des connaissances pour le bénéfice des autres personnes et sans intérêt financier ou tout autre avantage personnel. 12 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 II: UMUTWE ABAKORERABUSHAKE MU GIHE CY’IBIZA WA CHAPTER II: VOLUNTEERS IN CASE OF DISASTERS CHAPITRE II: VOLONTAIRES EN CAS DES CATASTROPHES Icyiciro abakorerabushake cya mbere: Gushaka Section One: Mobilisation of volunteers Section volontaires première: Mobilisation des

Ingingo ya 3: Uburyo bwo gushaka abakorerabushake Article 3: Mobilisation of volunteers Article 3: Mobilisation des volontaires Ingingo abakorerabushake mu gihe cy’ibiza ya 4: Kwitabaza Ingingo ya 3: Uburyo bwo gushaka abakorerabushake Minisiteri ifatanya n’Uturere n’Ihuriro Ngishwanama ku Micungire y’Ibiza ku rwego rw’Igihugu gushaka abantu bakora nk’abakorerabushake mu gihe cy’ubutabazi iyo habaye ibiza. Ingingo abakorerabushake mu gihe cy’ibiza ya 4: Kwitabaza Article 3: Mobilisation of volunteers Article 3: Mobilisation des volontaires The Ministry cooperates with Districts and for Disaster Platform the National Management to mobilise people working as volunteers in case of disaster response. Le Ministère coopère avec les Districts et la des Plateforme Nationale Catastrophes pour mobiliser les personnes qui travaillent comme volontaires intervenant en cas de catastrophe. de Gestion

Article 4: Call for volunteers in case of disasters Article 4: Appel aux volontaires en cas de catastrophes 8 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 Article 4: Call for volunteers in case of disasters Article 4: Appel aux volontaires en cas de catastrophes Minisiteri, ishingiye ku bikenewe mu gihe cy’ibiza, abakorerabushake kugira uruhare mu butabazi. ihamagarira The Ministry basing on the needs during disasters, calls volunteers to intervene in the response. Le Ministère, sur base des besoins au moment des catastrophes, appelle les volontaires à intervenir.

Ingingo ya 5: Ibishingirwaho mu guhitamo abakorerabushake Article 5: Criteria of selection of volunteers Article 5: Critères de volontaires sélection des Ingingo z’umukorerabushake ya 6: Inshingano Ingingo ya 5: Ibishingirwaho mu guhitamo abakorerabushake Article 5: Criteria of selection of volunteers Article 5: Critères de volontaires sélection des Kugira umukorerabushake, umuntu agomba: yemererwe ngo kuba To be selected as a volunteer, a person must: Pour qu’une personne soit sélectionnée comme volontaire, elle doit: 1 º kuba afite nibura imyaka cumi 1 º be at least eighteen (18) years of age; 1 º avoir au moins dix-huit (18) ans; n’umunani (18) y’amavuko; 13 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 2 º kuba afite indangamuntu cyangwa ikindi cyangombwa kiyisimbura; 2 º have an identity card or any other 2 º avoir une carte d’identité ou un autre document to replace it; document qui la remplace; 3 º kuba afite ubuzima buzira umuze; 3 º be physically fit; 3 º être en bonne santé; 4 º kuba yemera gukora nta gihembo. 4 º accept to work without remuneration. 4 º accepter de travailler sans rémunération. Ingingo z’umukorerabushake ya 6: Inshingano

Article 6: Duties of a volunteer Article 6: Attributions d’un volontaire ya Ingingo n’abakorerabushake cy’ubutabazi 7: Imirimo mu ikorwa gihe Article 6: Duties of a volunteer Article 6: Attributions d’un volontaire Umukorerabushake zikurikira: afite inshingano A volunteer has the following duties: Un volontaire a les attributions suivantes: 1 º gutabara abahuye n’ibiza; 1 º assist victims of disasters; 1 º assister les victimes des catastrophes; 2 º kunganira Guverinoma mu bikorwa bisanzweho byo gufasha abaturage kwitegura ibiza, kugabanya ubukana bwabyo, gutabara no gusubiza mu buryo ibyangiritse mu gihe cy’ibiza; 2 º support existing Government efforts to help communities to prepare for disasters, mitigate gravity of disasters, respond and recover from disasters; 3 º gufatanya n’abandi bafatanyabikorwa bahuriye ku gikorwa cyo gutabara abahuye n’ibiza; 3 º cooperate with other stakeholders in case of disaster intervening response; 4 º kwirinda gukoresha nabi ibintu bihari byagenewe gufasha abahuye n’ibiza; 4 º avoid misuse of available resources earmarked for the assistance of a disaster-stricken people; 2 º soutenir les efforts déjà mis en place par le Gouvernement pour aider les communautés à se préparer, à atténuer la gravité des catastrophes, à intervenir et à redresser les choses en cas des catastrophes; 3 º coopérer avec d’autres partenaires qui interviennent en cas des catastrophes; 4 º éviter l’usage abusif des ressources disponibles destinées à l’assistance des personnes des touchées catastrophes; par 14 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 5 º kubahiriza y’abamukuriye; amabwiriza 5 º subordination; 5 º la subordination; 6 º kuzirikana abafite intege nke; 6 º consideration of vulnerable people; 6 º prise en compte des personnes 7 º kutabogama; 8 º gufatanya n’abandi. 7 º impartiality; 8 º teamwork. vulnérables; 7 º l’impartialité; 8 º le travail d’équipe. ya Ingingo n’abakorerabushake cy’ubutabazi 7: Imirimo mu ikorwa gihe

Article 7: Assignments of volunteers in case of response Article 7: Tâches des volontaires en cas d’intervention Icyiciro y’abakorerabushake cya 2: Imikorere Section 2: Functioning of volunteers Section 2: Fonctionnement des volontaires Article 7: Assignments of volunteers in case of response Article 7: Tâches des volontaires en cas d’intervention Mu gihe cy’ubutabazi, abakorerabushake bakora imirimo ikurikira: In case of response, volunteers carry out the following assignments: En cas d’intervention, les volontaires effectuent les tâches suivantes: 1 º gukusanya amakuru; 1 º to gather information; 1 º collecter des informations; 2 º guhungisha abantu mu gihe cy’ibiza; 2 º to evacuate people in case of disaster; 2 º évacuer des personnes en cas des 3 º gusesengura cy’ibiza; ibikenewe mu gihe 3 º to assess the needs in case of disaster; 4 º gutanga ibikenewe n’abahuye n’ibiza; 4 º to provide victims with material support; 5 º kuvura abahuye n’ibiza, 5 º to provide victims with medical care; catastrophes; 3 º évaluer les besoins en cas des catastrophes; 4 º fournir un victimes; 5 º fournir des victimes; soutien materiel aux soins médicaux aux 15 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 6 º gufasha abahungabanyijwe n’ibiza; 6 º to provide victims with psycho-social 6 º fournir un soutien psycho-social aux support; victimes 7 º gusesengura ibikenewe mu gusana no ibyangijwe gusubiza mu buryo n’ibiza. 7 º to assess needs for recovery and 7 º évaluer les besoins nécessaires au rehabilitation. redressement et à la réhabilitation. Icyiciro y’abakorerabushake cya 2: Imikorere Section 2: Functioning of volunteers Section 2: Fonctionnement des volontaires

Ingingo ya 8: Igihe ubukorerabushake butangirira n’igihe burangirira Article 8: Commencement and end of volunteership Article 8: Début et fin du volontariat Ingingo y’abakorerabushake ya 9: Ingingo by’abakorerabushake ya 10: Amahugurwa Ingingo ya 8: Igihe ubukorerabushake butangirira n’igihe burangirira Article 8: Commencement and end of volunteership Article 8: Début et fin du volontariat Ubukorerabushake igihe cy’ubutabazi, bukarangira gusana ibyangijwe n’ibiza birangiye. butangira The volunteership begins with disaster response and ends at the end of rehabilitation. Le volontariat commence avec l’intervention en cas de catastrophes et se termine à la fin de la réhabilitation. Ubukorerabushake buhagarara kandi mu gihe cyose butagikenewe. Volunteership also ends when it is no longer needed. Le volontariat prend également fin lorsqu’il n’est plus nécessaire. Ingingo y’abakorerabushake ya 9: Amahugurwa

Article 9: Training of volunteers Article 9: Formation des volontaires Ibikoresho Article 9: Training of volunteers Article 9: Formation des volontaires Minisiteri n’Uturere ku bufatanye n’Ihuriro Ngishwanama ku Micungire y’Ibiza ku rwego bategurira abakorerabushake amahugurwa abafasha kuzuza inshingano zabo. rw’Igihugu The Ministry and Districts, in collaboration with the National Platform for Disaster Management, provide trainings to volunteers to enable them to carry out their duties. Le Ministère et les Districts, en collaboration avec la Plateforme Nationale de Gestion des Catastrophes, donnent des formations aux volontaires pour leur permettre d’accomplir leurs attributions. 16 Ingingo by’abakorerabushake ya 10: Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 Ibikoresho

Article 10: Volunteers equipment Article 10: Equipements des volontaires Article 10: Volunteers equipment Article 10: Equipements des volontaires Minisiteri n’Uturere, ku bufatanye n’Ihuriro Ngishwanama ku Micungire y’Ibiza ku rwego rw’Igihugu, baha abakorerabushake ibikoresho bya ngombwa bibafasha kuzuza inshingano zabo. The Ministry and Districts in collaboration with the National Platform for Disaster Management provide volunteers with the necessary equipment to enable them execute their duties. Le Ministère et les Districts en collaboration avec la Plateforme Nationale de Gestion des Catastrophes fournissent des équipements nécessaires aux volontaires pour leur permettre d’exécuter leurs attributions.

Ingingo ya 11: Aho abakorerabushake bakorera Article 11: Deployment of volunteers Article 11: Déploiement des volontaires Ingingo ya 11: Aho abakorerabushake bakorera Abakorerabushake bakorera ku rwego rw’Akagari, Umurenge, Akarere no ku rwego rw’Igihugu. Kuri buri rwego, abakorerabushake bitoramo Perezida, Visi Perezida n’Umwanditsi. Minisiteri n’Uturere bafatanya n’Ihuriro Ngishwanama ku Micungire y’Ibiza ku rwego rw’Igihugu gushyiraho amatsinda y’abakorerabushake ku rwego rw’Akagari, Umurenge, Akarere no ku rwego rw’Igihugu. Article 11: Deployment of volunteers Article 11: Déploiement des volontaires Volunteers operate at Cell, Sector, District and at national levels. Les volontaires opèrent au niveau de la Cellule, Secteur, District et au niveau national. At each themselves Chairperson and a Secretary. level, volunteers elect among a Vice- a Chairperson, Les volontaires élisent parmi eux, à chaque niveau, un Président, un Vice-Président et un Secrétaire. The Ministry and Districts in collaboration, with the National Platform for Disaster Management, establish the volunteer clubs at Cell, Sector, District and at national levels. Le Ministère et les Districts, en collaboration avec la Plateforme Nationale de Gestion des clubs des Catastrophes, volontaires au niveau de la Cellule, du Secteur, du District et au niveau national. établissent les

Ingingo ya 12: Amabwiriza y’igikorwa cy’ubutabazi Article 12: Response action instructions Article 12: Instructions d’intervention Ingingo ya 12: Amabwiriza y’igikorwa cy’ubutabazi Article 12: Response action instructions Article 12: Instructions d’intervention Mbere yo gutangira igikorwa cy’ubutabazi, buri mukorerabushake ahabwa amabwiriza Before commencement of response action, every volunteer is given rules of conduct and modalities for their implementation. Avant le commencement de toute intervention, chaque volontaire reçoit des règles de conduite et les modalités de leur mise en œuvre. 17 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 ngenderwaho, akanasobanurirwa uburyo bwo kuyashyira mu bikorwa.

Ingingo ya 13: Ubufasha buhabwa abakorerabushake Article 13: Facilitation granted volunteers to Article 13: Facilitation accordées aux volontaires 9 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 WA UMUTWE UBWOROHEREZWE BW’ABAFATANYABIKORWA GIHE CY’IBIZA III: MU CHAPTER III: FACILITATION OF ASSISTING ACTORS IN CASE OF DISASTER III: FACILITES DES CHAPITRE ACTEURS PRETANT ASSISTANCE EN CAS DE CATASTROPHE ya Ingingo 14: abafatanyabikorwa mu basaba ubworoherezwe Ibisabwa by’ubutabazi Ingingo ya 13: Ubufasha buhabwa abakorerabushake Article 13: Facilitation granted volunteers to Article 13: Facilitation accordées aux volontaires Minisiteri yorohereza abakorerabushake mu bijyanye n’ingendo, amafunguro n’icumbi. The Ministry transport, meals and accommodation. facilitates volunteers in Le Ministère facilite les volontaires en ce qui concerne le transport, le repas et l’hébergement. WA UMUTWE UBWOROHEREZWE BW’ABAFATANYABIKORWA GIHE CY’IBIZA III: MU CHAPTER III: FACILITATION OF ASSISTING ACTORS IN CASE OF DISASTER III: CHAPITRE FACILITES DES ACTEURS PRETANT ASSISTANCE EN CAS DE CATASTROPHE ya 14: Ingingo abafatanyabikorwa mu basaba ubworoherezwe Ibisabwa by’ubutabazi

Article 14: Requirements for assisting actors who seek facilitation Article 14: Conditions d’éligibilité des acteurs prêtant assistance qui demandent des facilités Article 14: Requirements for assisting actors who seek facilitation Article 14: Conditions d’éligibilité des acteurs prêtant assistance qui demandent des facilités Umufatanyabikorwa mu by’ubutabazi usaba ubworoherezwe agomba kuba yujuje ibi bikurikira: An assisting actor who seeks facilitation must fulfill the following requirements: Un acteur prêtant assistance qui demande des facilités doit remplir les conditions suivantes: 1 º ubumenyi bumufasha buhagije gushyira mu bikorwa inshingano ze neza, bugaragazwa n’impamyabumenyi ijyanye n’ibyo yize n’uburambe afite mu gufasha abahuye n’ibiza; 1 º sufficient knowledge that helps him or her in execution of his or her duties effectively, determined by a degree relating to his or her qualification and an experience in assisting victims of disasters; 18 1 º des connaissances suffisantes qui l’aident à s’acquitter efficacement de ses attributions et qui sont déterminées par un diplôme relatif à sa qualification en matière et une d’assistance des catastrophes; expérience aux victimes Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 2 º ingengo y’imari ihagije y’ibikorwa ateganya n’ibikoresho gukora bikenewe kandi bihagije azifashisha mu gihe cy’ubutabazi. 2 º sufficient budget for planned activities and sufficient equipment to be used during the period of assistance. necessary and 2 º un budget suffisant pour les activités planifiées équipements nécessaires et suffisants à utiliser pendant la période d’assistance. des et

Ingingo ya 15: Inyandiko ziherekeza ibaruwa isaba ubworoherezwe Article 15: Documents accompanying the letter of application for facilitation Article 15: Documents accompagnant la lettre de demande de facilités Ingingo ya 15: Inyandiko ziherekeza ibaruwa isaba ubworoherezwe Article 15: Documents accompanying the letter of application for facilitation Article 15: Documents accompagnant la lettre de demande de facilités Ibaruwa isaba ubworoherezwe igomba kuba iherekejwe n’inyandiko zikurikira: The letter of application for facilitation must be accompanied by the following documents: La lettre de demande des facilités doit être accompagnée des documents suivants: 1° kopi y’indangamuntu; 1° a copy of identity card; 1° une copie de la carte d’identité; 2° inyandiko igaragaza ko usaba akora ibikorwa by’ubutabazi. 2° indicating a document the applicant carries out activities related to rescue. that 2° un document attestant que le demandeur exerce des activités de secours.

Ingingo ya 16: Uburyo korohereza bikorwamo Article 16: Modalities of granting facilitation Article 16: Modalités d’accorder des facilités UMUTWE WA IV: INGINGO ZISOZA CHAPTER IV: FINAL PROVISIONS CHAPITRE IV: DISPOSITIONS FINALES Ingingo ya 16: Uburyo korohereza bikorwamo Article 16: Modalities of granting facilitation Article 16: Modalités d’accorder des facilités Iyo Minisitiri amaze gusuzuma ubusabe bw’ubworoherezwe uwasabye asaba mu nyandiko ibisabwa, yujuje ubuyobozi bubifitiye ububasha kwemerera uwasabye guhabwa ubworoherezwe. agasanga If the Minister analyses the application requesting for facilitation and finds it compliant with requirements, he or she requests in writing the competent authority to grant the requested facilitation. 19 Si le Ministre analyse le dossier demandant des facilités et le juge conforme aux exigences, il demande par écrit à l’autorité compétente d’accorder facilités demandeur sollicitées. les au Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 UMUTWE WA IV: INGINGO ZISOZA CHAPTER IV: FINAL PROVISIONS CHAPITRE IV: DISPOSITIONS FINALES

Ingingo ya 17: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 17: Repealing provision Article 17: Disposition abrogatoire Ingingo ya 17: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 17: Repealing provision Article 17: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza iri kandi zinyuranyije na ryo zivanyweho. All prior provisions contrary to this Order are repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.

Ingingo ya 18: Igihe gukurikizwa iteka ritangira Article 18: Commencement Article 18: Entrée en vigueur 10 RYA MINISITRI ITEKA No01/MIDIMAR/18 RYO KU WA 21/06/2018 RYEREKEYE ABAFATANYABIKORWA N’ABAKORERABUSHAKE BUTABAZI MU GIHE CY’IBIZA MU Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 ORDER MINISTERIAL No01/MIDIMAR/18 21/06/2018 RELATING TO ASSISTING ACTORS AND VOLUNTEERS IN CASE OF DISASTER RESPONSE OF ARRETE No01/MIDIMAR/18 RELATIF ASSISTANCE INTERVENANT CATASTROPHE AUX ET MINISTERIEL 21/06/2018 DU ACTEURS AUX EN PRETANT VOLONTAIRES DE CAS Minisitiri n’Impunzi; w’Imicungire y’Ibiza The Minister of Disaster Management and Refugees; Le Ministre de la Gestion des Catastrophes et des Réfugiés; ku Itegeko Nshinga rya Ashingiye Repubulika y’u Rwanda ryo mu 2003 ryavuguruwe mu 2015, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 121, iya 122 n’iya 176; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 revised in 2015, especially in Articles 121, 122 and 176; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 révisée en 2015, spécialement en ses articles 121, 122 et 176; Ashingiye ku Itegeko no 41/2015 ryo ku wa 29/08/2015 rigena imicungire y’ibiza, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 15 n’iya 25; Pursuant to Law no 41/2015 of 29/08/2015 relating to disaster management, especially in Articles 15 and 25; Vu la Loi no 41/2015 du 29/08/2015 relative à la gestion des catastrophes, spécialement en ses articles 15 et 25; Inama y’Abaminisitiri, yateranye ku wa 11/04/2018, no kubyemeza; kubisuzuma imaze After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 11/04/2018; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 11/04/2018; ATEGETSE: ORDERS: ARRETE: 11 Official Gazette no 26 bis of 25/06/2018 UMUTWE WA MBERE: RUSANGE INGINGO CHAPTER PROVISIONS ONE: GENERAL CHAPITRE PREMIER: DISPOSITIONS GENERALES Ingingo ya 18: Igihe gukurikizwa iteka ritangira Article 18: Commencement Article 18: Entrée en vigueur Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 21/06/2018 Kigali, on 21/06/2018 Kigali, le 21/06/2018 (sé) DE BONHEUR Jeanne d’Arc Minisitiri w’Imicungire y’Ibiza n’Impunzi (sé) DE BONHEUR Jeanne d’Arc Minister of Disaster Management and Refugees (sé) DE BONHEUR Jeanne d’Arc Ministre de la Gestion des Catastrophes et des Réfugiés Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/ Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux 20