MINISTERIAL ORDER Nº 002/MOJ/AG/23 OF 22/06/2023 DETERMINING MODALITIES TO PRACTICE THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS AND MODALITIES TO PROVIDE NOTARIAL SERVICES BY ELECTRONIC MEAN

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Iri teka rigena – This Order determines – Le présent arrêté détermine – (a) uburyo abikorera binjira mu murimo (a) modalities for access to the office of (a) les modalités d’accès à la fonction de w’ubunoteri; notary by private persons; notaire par les personnes privées ; (b) uko abikorera bakora umurimo (b) the way private persons practice the (b) la façon dont les personnes privées w’ubunoteri; office of notary; exercent la fonction de notaire ; (c) uburyo serivisi z’ubunoteri zitangwa (c) modalities to provide the notarial (c) les modalités de fournir les services de hifashishijwe ikoranabuhanga; services by electronic means; notaire par voie électronique ; (d) uko umunoteri wikorera abika (d) the way the private notary conserves (d) la façon dont le notaire privé conserve les inyandiko mpamo; authentic deeds; actes authentiques ; (e) uburyo umunoteri wikorera (e) modalities for the supervision of a (e) les modalités de supervision d’un notaire agenzurwa; private notary; and privé ; et 8 (f) n’amakosa, ibihano n’uburyo bwo munoteri ku kuyakurikirana wikorera. Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (f) faults, sanctions and disciplinary proceedings for a private notary. (f) les fautes, les sanctions et la procédure disciplinaire pour un notaire privé.

Ingingo ya 2: Isobanura Article 2: Interpretation Article 2 : Interprétation UMUTWE WA UBURYO ABIKORERA BINJIRA MU MURIMO W’UBUNOTERI II: CHAPTER II: MODALITIES FOR ACCESS TO THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS CHAPITRE II : MODALITÉS D’ACCÈS À LA FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVÉES Ingingo ya 2: Isobanura Article 2: Interpretation Article 2 : Interprétation Muri iri teka: In this Order: Dans le présent arrêté : (a) « Minisiteri » bivuga Minisiteri ifite ubutabera mu nshingano; (a) “Ministry” means charge of justice; the Ministry in (a) « Ministère » signifie le Ministère ayant la justice dans ses attributions ; (b) « Minisitiri » bivuga Minisitiri ufite ubutabera mu nshingano. (b) “Minister” means charge of justice. the Minister in (b) « Ministre » signifie le Ministre ayant la justice dans ses attributions. UMUTWE WA UBURYO ABIKORERA BINJIRA MU MURIMO W’UBUNOTERI II: CHAPTER II: MODALITIES FOR ACCESS TO THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS CHAPITRE II : MODALITÉS D’ACCÈS À LA FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVÉES

Ingingo ya 3: Gusaba kuba umunoteri wikorera Article 3: Application for being a private notary Article 3 : Demande d’être un notaire privé Ingingo ya 3: Gusaba kuba umunoteri wikorera Article 3: Application for being a private notary Article 3 : Demande d’être un notaire privé (1) Umuntu ushaka kuba umunoteri wikorera yandikira Minisitiri ibaruwa ibisaba iposita ishinganye mu cyangwa yoherejwe hakoreshejwe uburyo bw’ikoranabuhanga bwabugenewe, cyangwa itanzwe mu ntoki agahabwa gihamya ko yakiriwe. (2) Usaba yomekaho kandi inyandiko zose zigaragaza ko yujuje ibisabwa. (1) A person who wishes to be a private the Minister by to notary applies letter registered post mail or by submitted appropriate through electronic way, or by hand-delivered letter with acknowledgement of receipt. an (1) Une personne qui désire être un notaire privé en fait la demande au Ministre, par lettre la poste ou transmise par un moyen électronique approprié, ou remise en mains avec accusé de réception. recommandée à (2) The applicant is also required to attach all documents proving that he or she fulfils the requirements. (2) Le demandeur y annexe également tous les documents attestant qu’elle remplit les conditions exigées. 9 Official Gazette n° Special of 23/06/2023

Ingingo ya 4: Isuzumwa ry’amadosiye Article 4: File assessment Article 4 : Examen des dossiers Ingingo ya 4: Isuzumwa ry’amadosiye Article 4: File assessment Article 4 : Examen des dossiers (1) Minisitiri asuzuma idosiye y’ubusabe bwo kuba umunoteri wikorera, Umushinjacyaha akabimenyesha Mukuru mu gihe kitarenze iminsi 30 uhereye igihe idosiye yasuzumiwe. (1) The Minister assesses the application file for being a private notary and notifies the Prosecutor General within 30 days from the date of examining the file. (1) Le Ministre examine le dossier de demande d’être un notaire privé et en informe le Procureur Général dans 30 jours à partir de la date d’examen du dossier. (2) Umushinjacyaha Mukuru amenyesha Minisitiri mu nyandiko icyo atekereza ku busabe bwo kuba umunoteri wikorera mu gihe kitarenze iminsi 60 ikurikira imenyesha. (2) The Prosecutor General provides in writing his or her opinion to the Minister on the application for being a private notary within 60 days following the notification. (2) Le Procureur Général donne par écrit au Ministre son avis sur demande d’être un notaire privé endéans 60 jours suivant la notification. (3) Mu gufata icyemezo ku busabe bwo kuba umunoteri wikorera, Minisitiri ashobora gushingira ku gitekerezo cy’Umushinjacyaha Mukuru. cyangwa ntagishingireho. (3) While taking decision on the application file for being a private notary, the Minister may or may not base on the opinion of the Prosecutor General. (3) Lors de la prise de décision dur le dossier de demande d’être un notaire privé, le Ministre peut fonder ou non sur l’avis du Procureur Général.

Ingingo ya 5: Igihe cyo gutanga igisubizo Article 5: Time for granting response Article 5 : Délai d’octroi de la réponse 2 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 Ingingo ya 5: Igihe cyo gutanga igisubizo Article 5: Time for granting response Article 5 : Délai d’octroi de la réponse (1) Iyo kuba uwasabye umunoteri wikorera yujuje ibisabwa, Minisitiri atanga igisubizo ku busabe mu gihe kitarenze iminsi 30 uhereye igihe igitekerezo yakiriye cy’Umushinjacyaha Mukuru. Iyo uwasabye atujuje ibisabwa na bwo abimenyeshwa muri icyo gihe. (1) If the applicant being a private notary fulfils the requirements, the Minister grants a response to the application within 30 days from the date of the reception of Prosecutor General. When the applicant does not fulfil the requirements, he or she is also informed within the same period. the opinion of (1) Lorsque le demandeur d’être un notaire privé remplit les conditions, le Ministre octroie la réponse à la demande dans 30 jours à compter du jour de la réception de l’avis du Procureur Général. Lorsque le demandeur ne remplit pas les conditions, il en est également informé dans ce délai. 10 igisubizo, (2) Mu gihe Umushinjacyaha Mukuru uwasabye adatanze amenyeshwa nyuma y’iminsi 90 ibarwa uhereye ku munsi Mukuru Umushinjacyaha yamenyesherejweho. igisubizo (3) Minisitiri yemera cyangwa akanga umunoteri ubusabe bwo wikorera akoresheje ibaruwa. kuba

Ingingo ya 6: Amahugurwa yo gutangira gukora umurimo Article 6: Induction training Article 6 : Formation préparatoire UMUTWE WA UBURYO ABIKORERA BAKORA UMURIMO W’UBUNOTERI III: CHAPTER III: MODALITIES TO PRACTICE THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS CHAPITRE III : MODALITÉS D’EXERCER LA FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVÉES Ingingo ya 6: Amahugurwa yo gutangira gukora umurimo Mbere yo gutangira umurimo w’ubunoteri, umunoteri wikorera mushya akurikirana amahugurwa yo gutangira gukora umurimo. Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (2) In case the Prosecutor General does not provide his or her opinion, the applicant is informed of the decision taken after 90 days the the date following Prosecutor General was notified. (2) Au cas où le Procureur Général ne donne pas son avis, le demandeur est informé de la décision prise après 90 jours suivant le jour de la notification faite au Procureur Général. (3) The Minister approves or rejects the application for being a private notary through a letter. (3) Le Ministre approuve ou rejette la demande d’être un notaire privé par lettre. Article 6: Induction training Article 6 : Formation préparatoire Before starting notarial function, a new private notary undergoes induction training. Avant de commencer la fonction de notaire, un nouveau notaire privé subit une formation préparatoire. UBURYO UMUTWE WA ABIKORERA BAKORA UMURIMO W’UBUNOTERI III: III: MODALITIES TO CHAPTER PRACTICE THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS CHAPITRE III : MODALITÉS D’EXERCER LA FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVÉES

Ingingo ya 7: Ubwigenge Article 7: Independence Article 7 : Indépendance Ingingo ya 7: Ubwigenge Article 7: Independence Article 7 : Indépendance Mu kuzuza wikorera w’ubunoteri. inshingano ze, umunoteri arigenga mu murimo we In the exercise of his or her duties, a private notary is independent in his or her notarial functions. Dans l’exercice de ses fonctions, le notaire privé est indépendant quant à ses fonctions de notaire.

Ingingo ya 8: Agaciro k’ibikorwa by’umunoteri wikorera Article 8: Validity of private notary acts Article 8 : Force des actes d’un notaire privé Ingingo ya 8: Agaciro k’ibikorwa by’umunoteri wikorera Article 8: Validity of private notary acts Article 8 : Force des actes d’un notaire privé Ibikorwa by’umunoteri wikorera mu rwego Acts of a private notary who carries out his or Les actes posés par un notaire privé dans 11 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 rw’imirimo ye bifatwaho ukuri usibye mu gihe biteshejwe agaciro n’urukiko. her activities are considered valid except if declared void by a court. l’exercice de ses fonctions font foi sauf en cas d’annulation par une juridiction.

Ingingo ya 9: Abagenerwabikorwa Article 9: Beneficiaries Article 9 : Bénéficiaires Ingingo ya 9: Abagenerwabikorwa Article 9: Beneficiaries Article 9 : Bénéficiaires (1) Umunoteri wikorera yakira umuntu wese umugana ukeneye serivisi ze. (1) A private notary serves every person (1) Un notaire privé servit toute personne qui who seeks his or her services. cherche ses services. (2) Icyakora, wikorera umunoteri ntashobora cyangwa kwemeza guhamya inyandiko ye ubwe, iy’uwo bashakanye cyangwa uwo bafitanye isano mu miryango kugeza ku gisanira cya kane. (2) However, a private notary is not permitted to certify or authenticate his or her own document or that of his or her spouse, parent or relative in the direct or collateral line up to the fourth degree. (2) Toutefois, un notaire privé ne peut certifier ou légaliser son propre document ni celui de son conjoint, de ses parents ou de ses alliés en ligne directe ou collatérale jusqu’au quatrième degré. iya cyangwa (3) Umunoteri wikorera ntashobora kandi guhamya kwemeza y’isosiyete, inyandiko fondasiyo iy’ishyirahamwe, iya koperative afitemo cyangwa imigabane abereye umunyamuryango cyangwa iy’umwe mu bavugwa mu gika cya (2) cy’iyi ngingo afitemo imigabane cyangwa umunyamuryango. abereye kwemeza Ntashobora none inyandiko cyangwa yagizemo uruhare. na guhamya cyangwa (3) A private notary can neither certify nor authenticate any document of a company, association, foundation or a cooperative in which he or she or any of the persons mentioned in Paragraph (2) of this Article is a shareholder or member. Nor can he or she certify or authenticate any document in which he or she participated. un d’une (3) Un notaire privé ne peut ni certifier ni légaliser société acte commerciale, d’une association, d’une fondation ou d’une coopérative dont lui- personnes même mentionnées au paragraphe (2) du présent article est actionnaire ou membre. Il ne peut non plus certifier ou légaliser un document dans lequel il a participé. l’une des ou

Ingingo ya 10: Ibiro Article 10: Office Article 10 : Bureau Ingingo ya 10: Ibiro Article 10: Office Article 10 : Bureau Umunoteri wikorera agira ibiro bigaragazwa n’icyapa. Ashyikiriza Minisitiri inyandiko A private notary has an office identified by a sign post. He or she submits to the Minister a Un notaire privé a un bureau identifiable au moyen d’une pancarte. Il transmet au Ministre un 12 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 igaragaza Akarere yashyizemo ibiro bye by’ifatizo. written notice indicating the District in which his or her main office is located. avis écrit indiquant le District dans lequel se trouve son bureau principal. Article 10 : Équipement Umunoteri wikorera kugira ibikoresho bimufasha kurangiza inshingano ze birimo ibi bikurikira: agomba A private notary must have equipment that help him or her to carry out his or her duties including the following: Un notaire privé doit disposer d’équipement qui l’aide à exercer ses fonctions, y compris les suivants : (a) igitabo y’abakiriya zabo; yandikamo yakiriye amazina n’inyandiko (a) a register containing names of clients (a) un registre contenant les noms des clients received and their documents; reçus et leurs documents ; (b) igitabo yandikamo inyandiko mpamo; (b) a register of authentic deeds; (b) un registre des actes authentiques ; (c) ibikoresho akoresha mu z’umunoteri bw’ikoranabuhanga. by’ikoranabuhanga gutanga serivisi buryo mu (c) electronic equipment used to provide notarial services by electronic means. (c) un équipement électronique utilisé pour fournir les services de notaire par voie électronique.

Ingingo ya 11: Ibikoresho Article 11: Equipment Article 11 : Équipement Ingingo ya 11: Ibikoresho Article 11: Equipment

Ingingo ya 12: Gukorana kw’abanoteri bikorera Article 12: Collaboration among private notaries Article 12 : Collaboration entre notaires privés Ingingo y’ishyirahamwe cyangwa y’ubufatanye Amasezerano 13: ya UMUTWE WA UBURYO UMUNOTERI WIKORERA ABIKA N’UKO INYANDIKO AGENZURWA MPAMO IV: Ingingo ya 12: Gukorana kw’abanoteri bikorera Article 12: Collaboration among private notaries Article 12 : Collaboration entre notaires privés (1) Umunoteri ashobora wikorera gukorana mu buryo bw’ishyirahamwe cyangwa mu bufatanye n’abandi banoteri bikorera. (2) Abanoteri bikorera bishyize hamwe cyangwa bakorera mu bufatanye basaba banoteri n’abandi ubuzimagatozi hakurikijwe amategeko abigenga. (1) A private notary may practice in association or in partnership with other private notaries. (1) Un notaire privé peut exercer en association ou en partenariat avec d’autres notaires privés. (2) Private notaries who practice in association or in partnership apply for legal personality in accordance with relevant laws. (2) Les notaires privés qui exercent en association ou en partenariat demandent la personnalité juridique conformément à la législation en la matière. 13 Ingingo y’ishyirahamwe cyangwa y’ubufatanye Amasezerano 13: ya (1) Amasezerano ahuza y’ishyirahamwe cyangwa y’ubufatanye bw’abanoteri bikorera abanoteri babiri cyangwa benshi bakorera hamwe uwo murimo haba mu biro bimwe cyangwa bitandukanye bakaniyemeza gushyira hamwe inyungu no n’igihombo. kugabana Official Gazette n° Special of 23/06/2023

Article 13: Agreement of association or partnership Article 13 : Contrat d’association ou de partenariat CHAPTER IV: MODALITIES FOR CONSERVATION OF AUTHENTIC DEEDS BY A PRIVATE NOTARY AND MODALITIES FOR HIS OR HER SUPERVISION : MODALITÉS DE CHAPITRE IV CONSERVATION ACTES AUTHENTIQUES PAR UN NOTAIRE PRIVÉ ET CELLES DE SA SUPERVISION DES Article 13: Agreement of association or partnership Article 13 : Contrat d’association ou de partenariat (1) The agreement of notarial association or partnership of private notaries is one by which two or several private notaries decide to practice the office together, either within the same office or in different offices and agree to share profits and losses. (1) Le contrat d’association ou de partenariat des notaires privés est le contrat par lequel deux ou plusieurs notaires privés décident d’exercer en commun la fonction soit au sein d’un même bureau, soit dans des bureaux différents et de partager les bénéfices et les pertes. (2) Amasezerano y’ishyirahamwe cyangwa y’ubufatanye bw’abanoteri bikorera amenyeshwa Minisitiri mu nyandiko mu gihe kitarenze iminsi itanu y’akazi ibarwa uhereye ku itariki yashyiriweho umukono. (2) The agreement of notarial association or partnership of private notaries is communicated to the Minister in writing within five working days from the date of its signature. (2) Le contrat d’association ou de partenariat de notaires privés est communiqué par écrit au Ministre endéans jours ouvrables à compter de sa date de signature. UMUTWE WA UBURYO UMUNOTERI WIKORERA ABIKA INYANDIKO N’UKO AGENZURWA MPAMO IV: CHAPTER IV: MODALITIES FOR CONSERVATION OF AUTHENTIC DEEDS BY A PRIVATE NOTARY AND MODALITIES FOR HIS OR HER SUPERVISION : MODALITÉS DE CHAPITRE IV CONSERVATION ACTES AUTHENTIQUES PAR UN NOTAIRE PRIVÉ ET CELLES DE SA SUPERVISION DES

Ingingo ya 14: Aho inyandiko mpamo zibikwa Article 14: Place for keeping authentic deeds Article 14 : Lieu de conservation des actes authentiques 3 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 Ingingo ya 14: Aho inyandiko mpamo zibikwa Article 14: Place for keeping authentic deeds Article 14 : Lieu de conservation des actes authentiques (1) Umunoteri wikorera abika inyandiko mpamo z’umwimerere yakira mu biro bye. Aha kopi zazo ba nyirazo. (1) A private notary keeps all original authentic deeds received in his or her office. He or she gives their copies to the owners. (1) Un notaire privé conserve les originaux des actes authentiques qu’il reçoit dans son bureau. Il remet leurs copies aux propriétaires. 14 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (2) Umunoteri wikorera abika kopi ya buri nyandiko mpamo y’umwimerere ifite inomero yahawe mu gitabo cyandikwamo inyandiko mpamo uko zije. (2) The private notary keeps the original of each deed with its own order number in a registry of authentic deeds once received. (2) Le notaire privé conserve l’original de chaque acte authentique portant un numéro d’ordre dans un registre dans actes enregistrés lequel authentiques une fois reçus. sont les

Ingingo ya 15: zangiritse cyangwa zabuze Inyandiko mpamo Article 15: Damaged or lost authentic deeds Article 15 : Actes authentiques abîmés ou disparus Ingingo ya 15: zangiritse cyangwa zabuze Inyandiko mpamo Article 15: Damaged or lost authentic deeds Article 15 : Actes authentiques abîmés ou disparus (1) Iyo se inyandiko inyandiko mpamo yangiritse ikabura, umunoteri cyangwa yandika ko yemeza yabayeho ashingiye ku makuru ari mu gitabo inyandiko mpamo. cyandikwamo (1) If an authentic deed is damaged or missing, the notary makes a writing to attest existed based on information in the registry of authentic deeds. that it (1) Lorsqu’un acte authentique est endommagé ou disparu, le notaire fait un écrit attestant que l’acte authentique a existé sur informations la base des consignées dans le registre des actes authentiques. (2) Iyo igitabo cyandikwamo inyandiko mpamo na cyo cyangiritse cyangwa se kikabura, inyandikompamo yarabayeho byemezwa n’urukiko rubifitiye bisabwe ububasha n’ubifitemo inyungu. kuba (2) If the authentic deeds register is also damaged or missing, the proof of existence of an authentic deed is provided by a decision of a competent court at the request of an interested person. (2) Lorsque le registre des actes authentiques est également endommagé ou disparu, la preuve acte l’existence authentique découle d’une décision d’une juridiction compétente sur demande d’une personne intéressée. d’un de

Ingingo ya 16: z’umunoteri wikoreraga utagikora Inyandiko mpamo Article 16: Authentic deeds of a private notary after cessation of activities Article 16 : Actes authentiques d’un notaire privé en cessation d’activités Ingingo ya 16: z’umunoteri wikoreraga utagikora Inyandiko mpamo Article 16: Authentic deeds of a private notary after cessation of activities Article 16 : Actes authentiques d’un notaire privé en cessation d’activités Iyo umunoteri wikorera apfuye, ahagaritse imirimo ye by’agateganyo cyangwa burundu, cyangwa yirukanywe, inyandiko mpamo zibikwa n’umunoteri wa Leta wo mu ifasi ibiro by’umunoteri wikoreraga biherereyemo. In case of death of a private notary, suspension, cessation of activities or revocation, the authentic deeds are kept by the public notary in the territorial jurisdiction where the private notary’s office is located. En cas de décès d’un notaire privé, de suspension, de cessation définitive d’activités ou de révocation, des actes authentiques du notaire privé sont conservés par le notaire public du ressort territorial dans lequel le notaire privé avait établi son bureau. 15 Official Gazette n° Special of 23/06/2023

Ingingo ya 17: Raporo z’imirimo Article 17: Activities reports Article 17 : Rapports d’activités Ingingo ya 17: Raporo z’imirimo Article 17: Activities reports Article 17 : Rapports d’activités (1) Buri mezi atatu, umunoteri wikorera akora raporo y’imirimo y’ubunoteri yakoze akayishyikiriza Minisitiri. (1) Every three months, a private notary produces a report of performed notarial activities and submits it to the Minister. (1) Tous les trois mois un notaire privé prépare un rapport d’activités notariales effectuées et le transmet au Ministre. (2) Raporo y’imirimo y’ubunoteri (2) The report of notarial activities indicates (2) Le rapport d’activités notariales indique igaragaza ibi bikurikira: the following: ce qui suit : (a) ubwoko bw’inyandiko (a) nature of documents received; (a) la nature des documents reçus ; yashyikirijwe; (b) igihe yashyiriye umukono ku (b) date of signature of the act; (b) la date de signature de l’acte ; nyandiko; (c) amazina na nyir’inyandiko; aderesi bya (c) name and address of the owner of (c) le nom et l’adresse du propriétaire du the document; document ; (d) serivisi umunoteri wigenga (d) the service the private notary was (d) le service que le notaire privé était yasabwaga gutanga; required to deliver; requis à fournir ; (e) abatangabuhamya ishyirwaho w’umunoteri, iyo bahari; b’inyandiko umukono (e) the witnesses in the notarial act, if (e) les témoins de l’acte notarial, le cas any; and échéant ; et (f) n’umuntu cyangwa abantu, niba bahari, bafite uruhare muri iyo nyandiko kandi, mu gihe hari uruhare wagize umuntu nk’uhagarariye undi, izina ry’uwo ahagarariye. (f) the person or persons, if any, intervening in the act and, in the case of a person who intervened in a representative capacity, the name of his or her principal. (f) la ou les personnes, le cas échéant, intervenant dans l’acte et, dans le cas d’une personne qui est intervenue à titre de représentant, le nom de son mandant. 16 Official Gazette n° Special of 23/06/2023

Ingingo ya 18: Kugenzura umunoteri wikorera Article 18: Supervision of a private notary Article 18 : Supervision d’un notaire privé UMUTWE WA V: AMAKOSA, IBIHANO N’UBURYO BWO KUYAKURIKIRANA KU MUNOTERI WIKORERA CHAPTER V: FAULTS, SANCTIONS AND DISCIPLINARY PROCEEDINGS FOR A PRIVATE NOTARY CHAPITRE V : FAUTES, SANCTIONS ET PROCÉDURE DISCIPLINAIRE POUR UN NOTAIRE PRIVÉ Icyiciro cya mbere: Amakosa n’ibihano Section One: Faults and sanctions Section première : Fautes et sanctions Ingingo ya 18: Kugenzura umunoteri wikorera Article 18: Supervision of a private notary Article 18 : Supervision d’un notaire privé (1) Buri gihembwe n’igihe cyose bibaye ngombwa, ikora ubugenzuzi bw’ibiro by’umunoteri wikorera, inyandiko n’imikorere bye. Minisiteri (1) every quarter and any time considered necessary, the Ministry carries out the supervision of a private notary office, documents and practice. (1) Chaque trimestre et à tout moment jugé nécessaire, le Ministère procède à la supervision du bureau, les documents et la pratique d’un notaire privé. (2) Mu gihe cy’ubugenzuzi, umugenzuzi ashobora gufata kopi z’inyandiko zagenzuwe. (3) Minisiteri itanga yo kugenzura umunoteri wikorera itari munsi y’iminsi irindwi. integuza (4) Umunoteri wikorera urimo kugenzurwa ashyikiriza umugenzuzi inyandiko, dosiye, ibitabo bya konti n’izindi mpapuro asabwe. (2) During the supervision, the supervisor copies of documents take may inspected. (2) Au cours de la supervision, le superviseur peut prendre des copies des documents inspectés. (3) The Ministry gives a supervision notice of not less than seven days to a private notary to be supervised. (3) Le Ministère donne un avis de supervision d’au moins sept jours au notaire à superviser. (4) The private notary under supervision provides the supervisor with documents, files, accounts ledgers and other papers upon requested. (4) Le notaire privé sous la supervision fournit au superviseur les documents, fichiers, livres de compte et autres papiers sur demande. (5) Umugenzuzi ntagaragaza amakuru zagenzuwe n’inyandiko ajyanye cyangwa b’umunoteri abakiriya wikorera, keretse kuri Minisitiri iyo bibaye ngombwa. (5) The supervisor does not disclose information concerning the inspected documents or the clients of the private notary save to the Minister as may be necessary. (5) Le superviseur pas ne d’informations concernant les documents inspectés ou les clients du notaire privé, sauf au Ministre si nécessaire. divulgue UMUTWE WA V: AMAKOSA, IBIHANO N’UBURYO BWO KUYAKURIKIRANA KU MUNOTERI WIKORERA CHAPTER V: FAULTS, SANCTIONS AND DISCIPLINARY PROCEEDINGS FOR A PRIVATE NOTARY CHAPITRE V : FAUTES, SANCTIONS ET PROCÉDURE DISCIPLINAIRE POUR UN NOTAIRE PRIVÉ 17 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 Icyiciro cya mbere: Amakosa n’ibihano Section One: Faults and sanctions Section première : Fautes et sanctions

Ingingo ya 19: Ingaruka zo kutubahiriza imyitwarire mbonezamurimo Article 19: Effects of infringing professional ethics Article 19 : Effets de la violation de l’éthique professionnelle Ingingo ya 19: Ingaruka zo kutubahiriza imyitwarire mbonezamurimo Article 19: Effects of infringing professional ethics Article 19 : Effets de la violation de l’éthique professionnelle Umunoteri wikorera utubahiriza imyitwarire mbonezamurimo arahanwa. A private notary who infringes professional ethics is liable to a sanction. notaire Un professionnelle est passible d’une sanction. privé viole qui l’éthique

Ingingo ya 20: Ibihano byo mu rwego rw’akazi Article 20: Disciplinary sanctions Article 20 : Sanctions disciplinaires Ingingo ya 20: Ibihano byo mu rwego rw’akazi (1) Ibihano byo mu rwego rw’akazi byo ku rwego rwa mbere uhereye ku gihano cyoroheje ujya ku gikomeye ni ibi bikurikira: (a) kwihanangirizwa; (b) kugawa. (2) Ibihano byo mu rwego rw’akazi byo ku rwego rwa kabiri uhereye ku gihano cyoroheje ujya ku gikomeye ni ibi bikurikira: (a) guhagarikwa ku murimo mu gihe kitarenze amezi atandatu adakora; Article 20: Disciplinary sanctions Article 20 : Sanctions disciplinaires (1) Disciplinary sanctions of the first category from the less severe to the most severe are as follows: (1) Les sanctions disciplinaires de la première catégorie de la moins sévère à la plus sévère sont les suivantes : (a) warning; (b) reprimand. (a) l’avertissement ; (b) le blâme. (2) Disciplinary sanctions of the second category from the less severe to the most severe are as follows: (2) Les sanctions disciplinaires de la deuxième catégorie de la moins sévère à la plus sévère sont les suivantes : (a) suspension for a maximum period of six months without exercising the office; (a) suspension pour une période maximale de six mois sans exercer la fonction ; (b) kwirukanwa. (b) dismissal. (b) la révocation. 18 Official Gazette n° Special of 23/06/2023

Ingingo ya 21: Kwihanangirizwa Article 21: Warning Article 21 : Avertissement Ingingo ya 21: Kwihanangirizwa Article 21: Warning Article 21 : Avertissement Umunoteri wikorera ahanishwa igihano cyo kwihanangirizwa kubera amakosa akurikira: A private notary is sanctioned by warning for the following faults: Un notaire privé est sanctionné par un avertissement pour les fautes suivantes : (a) kwakira nabi abamugana; (a) to receive clients with careless; (a) recevoir les clients avec insouciance ; (b) kutitabira cyangwa amahugurwa inama yatumiwemo nta mpamvu yumvikana yatanze; (b) not to attend training or meeting in which he or she is invited without reasonable justification; (b) ne pas participer dans une formation ou une réunion à laquelle il est invité sans justification raisonnable ; (c) kudatanga ku gihe raporo y’imirimo (c) not timely to submit the required report (c) ne pas soumettre à temps le rapport requis y’ubunoteri isabwa. of notarial activities. des activités notariales.

Ingingo ya 22: Kugawa Article 22: Reprimand Article 22 : Blâme Ingingo by’agateganyo gukora umurimo 23: ya Guhagarikwa Ingingo ya 22: Kugawa Article 22: Reprimand Article 22 : Blâme Umunoteri wikorera ahanishwa igihano cyo kugawa kubera amakosa akurikira: A private notary is sanctioned by a reprimand for the following faults: Un notaire privé est sanctionné par un blâme pour les fautes suivantes : (a) kudatanga raporo y’imirimo (a) not to submit the required report of (a) ne pas soumettre le rapport requis des y’ubunoteri isabwa; notarial activities; activités notariales ; (b) kutagira ibikoresho bimufasha mu (b) not to have equipment that helps him or (b) ne pas avoir l’équipement qui l’aide à gutanga serivisi z’ubunoteri; her to provide notary services; fournir les services de notaire ; (c) kutamenya umwirondoro nyir’umutungo na w’umukiriya nyawe no kutagenzura inyandiko zabo mu rwego rwo gukumira iyezandonke, gutera inkunga iterabwoba no gutera inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi; (c) non-identification of the client and beneficial owner and non-verification line with of in their documents prevention of money laundering, financing of terrorism and financing of proliferation of weapons of mass destruction; (c) ne pas identifier le client et le bénéficiaire effectif et ne pas vérifier leurs documents dans le cadre de la prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive ; 19 kutabanza (d) kudakoresha ingamba z’ubushishozi ku bakiriya asanganywe ndetse n’abadahoraho ashingiye ku gaciro kabo no ku ngorane bashobora guteza, no iyo kugenzura mikoranire isanzwe, hitawe ku kumenya niba ingamba z’ubushishozi ku mukiriya zarafashwe n’igihe zafatiwe ry’amakuru yabonetse mu rwego rwo gukumira inkunga iyezandonke, iterabwoba inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi. n’ireme gutera gutera no Ingingo by’agateganyo gukora umurimo 23: ya Guhagarikwa Official Gazette n° Special of 23/06/2023 failure on (d) failure to apply client due diligence measures to existing and occasional clients on the basis of materiality and to conduct due risk and existing diligence such relationships, into account taking whether and when client due diligence measures been undertaken and the adequacy of data obtained in line with prevention of of money terrorism and financing of proliferation of weapons of mass destruction. laundering, previously financing have (d) ne pas appliquer les mesures de vigilance à la clientèle existante et occasionnelle selon leur importance et les risques qu’ils présentent et ne pas exercer son devoir de vigilance vis-à-vis de ces relations existantes, tenant compte de l’existence des mesures de vigilance à la clientèle antérieure et du moment où elles ont été prises ainsi que de la pertinence des informations obtenues, dans le cadre de la prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive.

Article 23: Suspension from exercising the office Article 23 : Suspension d’exercer la fonction Article 23: Suspension from exercising the office Article 23 : Suspension d’exercer la fonction Umunoteri wikorera ahanishwa igihano cyo guhagarikwa gihe kitarenze amezi atandatu adakora kubera amakosa akurikira: by’agateganyo mu A private notary is sanctioned by suspension for a maximum period of six months without exercising the office for the following faults: Un notaire privé est sanctionné par suspension pour une période maximale de six mois sans exercer la profession pour les fautes suivantes : (a) kutamenya, ingamba kudacunga kudasuzuma, no kudakurikirana, zikwiye mu kudafata habaho kugabanya inkunga iyezandonke, inkunga iterabwoba ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi ndetse no kudakoresha isesengura ibyatuma gutera gutera no (a) failure to identify, assess, monitor, manage and take appropriate measures in mitigating risks of money laundering, financing of terrorism and financing of proliferation of weapons of mass destruction and failure to apply risk- based approach; (a) ne pas identifier, évaluer, faire le suivi, gérer et prendre les mesures appropriées pour atténuer les risques de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme et de financement de la prolifération des armes de destruction massive et ne pas utiliser l’approche basée sur les risques ; 20 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 ryita ku bibazo bishobora kubaho; (b) kudashyiraho kudakomeza no gahunda n’itegeko ziteganywa ryerekeye gukumira no guhana inkunga iyezandonke, iterabwoba inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi; gutera gutera no (b) failure to develop and maintain programmes provided for by the law on the prevention and punishment of money of terrorism and financing of proliferation of weapons of mass destruction; laundering, financing (c) kutamenya no kudasuzuma ingorane zishingiye ku iyezandonke, gutera inkunga iterabwoba no gutera inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi zishobora kubaho mu bijyanye ry’ibicuruzwa n’ikorwa bishya gukora bwo bushya n’uburyo ubucuruzi, harimo n’uburyo bushya bwo ibicuruzwa ry’ikoranabuhanga n’ikoreshwa rikomeza gutera rishya cyangwa imbere bishya n’ibisanzweho; bicuruzwa kugemura ku financing laundering, (c) failure to identify and assess the risks of money of terrorism and financing of proliferation of weapons of mass destruction that may arise in relation to the development of new products and new business including new delivery practices, mechanisms and the use of new or developing technologies for both new and pre- existing products; (b) ne pas mettre en place et entretenir les programmes prévus par la loi portant prévention et répression du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive ; (c) ne pas identifier et évaluer les risques de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme et de financement de la prolifération des armes de destruction massive qui peuvent survenir en rapport avec le développement de nouveaux produits et de nouvelles pratiques commerciales, y compris de nouveaux mécanismes de livraison ainsi que l’utilisation de technologies nouvelles ou en développement pour les produits nouveaux et préexistants ; (d) kudasuzuma ingorane zishingiye ku mukiriya utakiriwe imbonankubone; (d) failure to assess the risks of non-face-to- (d) ne pas évaluer les risques liés à un client face client; servi à distance ; (e) kudakusanya amakuru, mu buryo bwose ngo hamenyekane umwirondoro nyawo w’umuntu umukiriya akorera; bushoboka, kugira (e) failure to collect information, by all means, exact establish identification of the stakeholder on whose behalf the client is acting; the to (e) ne pas collecter les informations, par tous les moyens, pour établir l’identification exacte de la partie prenante pour le compte de laquelle agit le client ; (f) kudatanga raporo ku Rwego (f) failure to report to the Financial (f) ne pas transmettre un rapport au Centre de 21 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 rushinzwe Ubutasi ku Mari mu gihe kitarenze amasaha 24 abarwa uhereye igihe umunoteri wikorera yakiriye umukiriya, iyo hakiri ugushidikanya ku mwirondoro wa nyir’umutungo nyawe; Intelligence Centre within 24 hours as of the time a private notary receives the client, in case uncertainty persists on the identification of the beneficial owner; Renseignement Financier dans 24 heures à compter de la réception du client par un notaire privé, le doute sur lorsque l’identification du bénéficiaire effectif persiste ; (g) kudakora ubushishozi ku bucuruzi burimo umuntu ugaragara mu rwego rwa politiki; (g) failure to conduct due diligence in the business relationship with a politically exposed person; (g) ne pas prendre les mesures de vigilance dans les relations d’affaires avec une personne politiquement exposée ; (h) kudakurikiranira hafi ku buryo bwihariye ibikorwa bikomatanyije, bidasanzwe cyangwa bihanitse ku buryo bwihariye, bigaragara ko cyangwa ubukungu bitagamije bidafite igaragara yemewe n’amategeko; intego (h) failure to pay special attention to all of complex, patterns unusual transactions or exceptionally large transactions, which have no apparent economic or visible lawful purpose, (h) ne pas porter une attention particulière à complexes, toutes les inhabituelles exceptionnellement importantes, ou celles qui n’ont pas de ou cause manifestement licite ; opérations ou économique apparente (i) kutamenyesha Urwego ku Mari, cyangwa rushinzwe Ubutasi igikorwa gikemangwa kudahita y’inyongera amakuru arugezaho yemeza cyangwa ahakana ikemangwa ryaje kugaragara, mu gihe cyose hari impamvu zituma akeka ko umutungo imari bifitanye cyangwa cyangwa bishobora kuba bifitanye isano n’iyezandonke, inkunga iterabwoba cyangwa gutera inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi; gutera (i) failure to to report the Financial Intelligence Centre suspicious a transaction or convey without delay any additional information confirming or denying suspicion obtained at a later stage, where reasonable grounds to suspect that the property or funds are linked or likely to be linked to money of terrorism or financing of proliferation of weapons of mass destruction; laundering, there are financing (i) ne pas signaler au Centre de Renseignement Financier une transaction suspecte ou ne pas transmettre information toute immédiatement supplémentaire confirmant ou infirmant les soupçons obtenus ultérieurement, lorsqu’il y a des motifs raisonnables de soupçonner que les biens ou les fonds sont liés ou susceptibles d’être liés au blanchiment de capitaux, au financement du terrorisme ou au financement de la prolifération des armes de destruction massive ; 22 (j) guhishurira abakiriya be cyangwa igikorwa amakuru byamenyeshejwe abandi bantu ko hari cy’ubucuruzi cyangwa bikemangwa Urwego rushinzwe Ubutasi ku Mari; (k) kutubahiriza ibisabwa n’amategeko byerekeye kubika inyandiko zijyanye no gukumira iyezandonke, gutera inkunga iterabwoba no gutera inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi; Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (j) to disclose to his or her clients or third- party or information that has been reported to the Financial Intelligence Centre; transaction suspicious (j) révéler à ses clients ou à des tiers une transaction ou les informations suspectes qui ont été déclarées au Centre de Renseignement Financier ; record-keeping (k) non-compliance with legal requirements for line with preventing money laundering, financing of of and proliferation of weapons of mass destruction; financing terrorism in (k) le non-respect des exigences légales de conservation des documents liés á la prévention du blanchiment de capitaux, au financement du au financement de la prolifération des armes de destruction massive ; terrorisme et (l) kudaha inyandiko n’amakuru mu rubifitiye buryo bwihuse urwego ububasha rukimara kubisaba, mu rwego rwo gukumira iyezandonke, gutera inkunga iterabwoba cyangwa ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi; (l) failure to immediately avail or give relevant records and information to the competent authority that request them in line with the prevention of money laundering, financing of terrorism or financing of proliferation of weapons of mass destruction; and (l) ne pas donner immédiatement les documents et les informations à l’autorité compétente qui les demande, dans le cadre de prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme ou du financement de la prolifération des armes de destruction massive ; et (m) no kudatanga y’ubunoteri kugawa. raporo y’imirimo yo nyuma isabwa, (m) failure to submit the required report of notarial activities, after reprimand. (m) ne pas soumettre le rapport requis des activités notariales, après blâme.

Ingingo ya 24: Kwirukanwa Article 24: Dismissal Article 24 : Révocation 4 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 Icyiciro cya 2: Uburyo bwo gukurikirana amakosa Section 2: Disciplinary proceedings Section 2 : Procédure disciplinaire Ingingo ya 24: Kwirukanwa Article 24: Dismissal Article 24 : Révocation Umunoteri wikorera ahanishwa igihano cyo kwirukanwa kubera amakosa akurikira: A private notary is sanctioned by dismissal for the following faults: Un notaire privé est sanctionné par la révocation pour les fautes suivantes : (a) kutagira ibiro bizwi na konti muri (a) failure to have any known office and a (a) ne pas avoir un bureau connu et un compte 23 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 ishyirwaho amafaranga ya banki serivisi atanga cyangwa ubundi buryo bwo bushobora kugenzurwa; kwishyurana bank account on which the payments of his or her services are made or other controllable payment modalities ; bancaire sur lequel sont effectués les paiements de ses services ou d’autres modalités de paiement contrôlables ; (b) kudatanga zisabwa raporo n’amategeko yerekeranye n’umurimo w’ubunoteri, nyuma yo guhanirwa ikosa akarisubira mu gihe kitarenze umwaka umwe uhereye ku itariki yahaniwe ikosa nk’iryo; (b) failure to submit the reports required by laws relating to the office of notary if, after having been punished for this fault, he or she repeats it within one year from the date he or she was punished for the same fault; (b) ne pas soumettre des rapports requis par les lois relatives à la fonction de notaire si, après avoir été sanctionné pour cette faute, il la répète endéans une année à compter de la date à laquelle il a été puni pour la même faute ; (c) gutanga, gusaba cyangwa kwemera (c) to give, demand or accept a bribe; (c) donner, solliciter ou accepter un pot-de- ruswa; vin ; (d) gukatirwa cy’igifungo igihano kingana cyangwa kirengeje amezi atandatu mu rwabaye ndakuka; rubanza (d) to be sentenced term of imprisonment equal to or exceeding six months in a final judgement; to a (d) être condamné peine d’emprisonnement égale ou supérieure à six mois dans un jugement définitif ; une à (e) gukoresha uburyo cyangwa kugira icyubahiro biranga imyitwarire n’ubunyangamugayo umurimo w’ubunoteri bihungabana; byatuma (e) to use any method or attitude likely to adversely undermine the honor and dignity of the office of notary; (e) utiliser une méthode ou une attitude susceptible de porter atteinte à l’honneur et à la dignité de la fonction de notaire ; (f) gukoresha uburiganya kugira ngo abe (f) to use fraudulent practices to be a (f) utiliser les manœuvres frauduleuses pour umunoteri wikorera; private notary; être un notaire privé ; (g) kudakurikiza amategeko mu mikorere (g) non-compliance with laws in the (g) ne pas respecter les lois dans l’exercice de ye; exercise of his or her activities; ses fonctions ; (h) kutirinda igongana ry’inyungu; (h) failure to avoid any conflict of interest; (h) ne pas éviter le conflit d’intérêt ; 24 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (i) gukora umurimo w’ubunoteri mu gihe ari mu gihano cyo guhagarikwa by’agateganyo; (i) to practice the office of notary during the period of the sanction of suspension; (i) exercer la fonction de notaire pendant la durée de la sanction de suspension ; (j) guha Minisitiri raporo y’ibikorwa (j) to submit to the Minister an inaccurate (j) donner au Ministre un rapport d’activités idahuje n’ukuri; activity report; inexact ; (k) kurigisa umutungo; (k) to misappropriate a property; (k) le détournement des biens ; (l) kwihesha ikintu cy’undi (l) fraud; and (l) l’escroquerie ; et hakoreshejwe uburiganya; (m) no kurangwa n’ivangura mu mirimo (m) to be characterised by discrimination in (m) être caractérisé par la discrimination dans ye. his or her duties. ses fonctions. Icyiciro cya 2: Uburyo bwo gukurikirana amakosa Section 2: Disciplinary proceedings Section 2 : Procédure disciplinaire

Ingingo ya 25: Ishyirwaho ry’akanama gashinzwe gukurikirana amakosa Article 25: Establishment of a disciplinary committee Article 25 : Mise en place du comité de discipline Ingingo ya 25: Ishyirwaho ry’akanama gashinzwe gukurikirana amakosa Article 25: Establishment of a disciplinary committee Article 25 : Mise en place du comité de discipline Minisitiri ashyiraho akanama gashinzwe amakosa kagizwe nibura gukurikirana n’abantu batatu bakurikira: The Minister establishes a disciplinary committee comprised of the following three members: Le Ministre met en place un comité de discipline composé de trois membres suivants : (a) umukozi uri ku rwego rw’ubuyobozi muri Minisiteri, ari na we Perezida w’akanama; (a) a public servant at managerial level in the Ministry who is the Chairperson of the committee; (a) un agent de l’État au niveau de la direction au Ministère qui est le Président du comité; (b) umukozi ushinzwe iby’amategeko muri Minisiteri, ari we mwanditsi w’akanama; (b) a public servant in charge of legal affairs in the Ministry who is the rapporteur of the committe; (b) un agent de l’État chargé des affaires juridiques au sein du Ministère qui est le rapporteur du comité ; 25 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (c) umunoteri wikorera ugenwa na (c) a private notary designated by the (c) un notaire privé désigné par le Ministre. Minisitiri. Minister.

Ingingo ya 26: Inshingano z’akanama gashinzwe gukurikirana amakosa Article disciplinary committee 26: Responsibilities of the Article 26 : Attributions du comité de discipline Ingingo va 27: Ububasha bwo guhana umunoteri wikorera guhana bikorwa n’uko Ingingo ya 26: Inshingano z’akanama gashinzwe gukurikirana amakosa Article disciplinary committee 26: Responsibilities of the Article 26 : Attributions du comité de discipline Akanama gashinzwe gukurikirana amakosa gafite inshingano zikurikira: The disciplinary committee has the following responsibilities: Le comité de discipline a suivantes : les attributions (a) gukora iperereza ku ikosa ryo mu umunoteri rw’imyitwarire rwego wikorera hagamijwe akekwaho gusesengura uburyo ikosa ryakozwe, ingaruka zaryo n’ibimenyetso byaryo; (a) to carry out investigations on a disciplinary fault allegedly committed by a private notary to analyse the circumstances surrounding the fault, its consequences and evidence; (a) mener des enquêtes sur une faute disciplinaire qu’un notaire privé est soupçonné d’avoir commis en vue d’analyser les circonstances de la faute, ses conséquences et ses preuves ; (b) gushyikiriza Minisitiri raporo y’iperereza igaragaza nibura ikosa akekwaho, umunoteri wikorera isesengura ibimenyetso ryakozwe, n’icyifuzo nama. Ingingo va 27: Ububasha bwo guhana umunoteri wikorera guhana bikorwa n’uko (b) to to submit the Minister, the investigation report that includes at least the fault allegedly committed by a private notary, the analysis conducted, evidence and recommendation. (b) soumettre au Ministre un rapport d’enquête comprenant au moins la faute qu’un notaire privé est soupçonné d’avoir commis, l’analyse faite, des preuves et la recommandation.

Article 27: Power to impose sanctions to a private notary and modalities of sanctioning Article 27 : Pouvoir de sanctionner un notaire privé et modalités de sanction UMUTWE WA ZINYURANYE VI: INGINGO CHAPTER PROVISIONS VI: MISCELLANEOUS CHAPITRE VI : DISPOSITIONS DIVERSES Article 27: Power to impose sanctions to a private notary and modalities of sanctioning Article 27 : Pouvoir de sanctionner un notaire privé et modalités de sanction (1) Ibihano bivugwa muri bitangwa na Minisitiri. iri teka (1) Sanctions provided for by this Order are (1) Les sanctions prévues par le présent arrêté imposed by the Minister. sont infligées par le Ministre. (2) Mbere yo gutanga igihano icyo ari cyo cyose, Minisitiri atumira mu nyandiko yohereza wikorera umunoteri (2) Before imposing a sanction whatsoever, the Minister summons the private notary in writing by sending the summons 26 (2) Avant d’infliger une sanction quelle qu’elle soit, le Ministre convoque par écrit la le notaire privé envoyant en Official Gazette n° Special of 23/06/2023 ubutumire kuri imeyili yatanze muri dosiye ye isaba kuba umunoteri wikorera, kugira ngo yisobanure imbere gashinzwe y’akanama gukurikirana amakosa. through the e-mail address provided by the private notary in his or her application for being a private notary, to be heard by the disciplinary committee. (3) Umunoteri wikorera utumiwe kwitaba akanama gashinzwe gukurikirana amakosa iminsi ahabwa nibura irindwi ibarwa uhereye ku munsi yohererejweho ubutumire. (3) The summoned private notary to appear before the disciplinary committee is given a period of at least seven days from the date the summons is sent to him or her. convocation par l’adresse électronique qu’il a donnée dans son dossier de demande d’être un notaire privé, pour qu’il soit entendu par le comité de discipline. (3) Le notaire privé convoqué à comparaître devant le comité de discipline bénéficie d’au moins sept jours à compter de la date à laquelle la convocation lui est envoyée. UMUTWE WA ZINYURANYE VI: INGINGO CHAPTER PROVISIONS VI: MISCELLANEOUS CHAPITRE VI : DISPOSITIONS DIVERSES

Ingingo ya 28: Uburyo bukoreshwa mu gutanga serivisi z’ubunoteri hifashishijwe ikoranabuhanga Article 28: Modalities used to provide notarial services by electronic means Article 28 : Modalités utilisées pour fournir les services de notaire par voie électronique Ingingo ya 28: Uburyo bukoreshwa mu gutanga serivisi z’ubunoteri hifashishijwe ikoranabuhanga Article 28: Modalities used to provide notarial services by electronic means Article 28 : Modalités utilisées pour fournir les services de notaire par voie électronique ashobora Umunoteri serivisi z’ubunoteri yifashishije ikoranabuhanga mu buryo bukurikira: gutanga (a) gukoresha ikoranabuhanga ry’amajwi n’amashusho mbonankubone mu gutanga serivisi z’ubunoteri abantu batari hamwe; (b) gushyira umukono na kashe ku nyandiko zisabirwa gushyirwaho umukono wa noteri hifashishijwe ikoranabuhanga; A notary may deliver notarial services by electronic means in the following modalities: Un notaire peut fournir les services de notaire par voie électronique selon les modalités suivantes : (a) to use audiovisual technology to deliver remote notarial services; (a) utiliser la technologie audiovisuelle pour fournir les services de notaire à distance ; (b) to sign and stamp the documents to be (b) signer et cacheter les documents à notarier par notarised by electronic means; voie électronique ; 27 (c) ubundi buryo bwemewe gukoreshwa mu z’ubunoteri. n’amategeko bw’ikoranabuhanga bushobora serivisi gutanga Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (c) other legitimate electronic means that can be used to deliver notarial services. (c) les autres moyens électroniques légitimes pouvant être utilisés pour fournir les services de notaire.

Ingingo ya 29: Kongerera ubushobozi umunoteri wikorera Article 29: Capacity building for a private notary Article 29 : Renforcement des capacités d’un notaire privé Ingingo ya 29: Kongerera ubushobozi umunoteri wikorera Article 29: Capacity building for a private notary Article 29 : Renforcement des capacités d’un notaire privé Umunoteri wikorera yitabira amahugurwa yerekeranye w’ubunoteri n’umurimo ategurwa na Minisiteri. A private notary attends trainings relating to the office of notary organised by the Ministry. Un notaire privé participe aux formations relatives à la fonction de notaire organisées par le Ministère.

Ingingo ya 30: Guhagarika by’agateganyo ku bushake umurimo w’ubunoteri no kubimenyekanisha Article 30: Voluntary suspension of the office of notary and its notification Article 30 : Suspension volontaire de la fonction de notaire et sa notification Ingingo ya 30: Guhagarika by’agateganyo ku bushake umurimo w’ubunoteri no kubimenyekanisha (1) Umunoteri ashobora wikorera guhagarika by’agateganyo umurimo Icyo gihe yandikira w’ubunoteri. impamvu asobanura Minisitiri n’itariki umurimo ahagarikiyeho w’ubunoteri. Article 30: Voluntary suspension of the office of notary and its notification Article 30 : Suspension volontaire de la fonction de notaire et sa notification (1) A private notary may suspend his or her office of notary. In that case he or she writes the Minister explaining reasons and date of suspension of the office of notary. to (1) Un notaire privé peut suspendre sa fonction de notaire. Dans ce cas, il écrit au Ministre en expliquant les motifs et la date de suspension de la fonction de notaire. (2) Umunoteri wikorera uhagaritse by’agateganyo umurimo w’ubunoteri abanza kurangiza amadosiye yakiriye. (2) A private notary who suspends the office of notary first finalises the files he or she had received. (2) Un notaire privé qui suspend la fonction de notaire finalise d’abord les dossiers qu’il avait reçus. (3) Umunoteri wikorera wahagaritse by’agateganyo umurimo w’ubunoteri gusaba kongera ashobora kuwugarukamo igihe cyose abyifuza mu gihe yujuje ibisabwa. Icyakora, (3) A private notary who suspended his or her office of notary may re-apply to practice at any time he or she wishes provided that he or she fulfils the requirements. However, if he or she (3) Un notaire privé qui a suspendu sa fonction de notaire peut demander à exercer à nouveau cette fonction à tout moment s’il les conditions. remplit Toutefois, lorsqu’il a suspendu la fonction 28 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 iyo ashatse gusubira mu murimo yari yarahagaritse mu gihe kirenze amezi atandatu yongera gusaba bundi bushya. the office for a period suspended exceeding six months, he or she applies for readmission. pendant une période supérieure à six mois, il fait une demande de réadmission.

Ingingo ya 31: Kwamburwa nta mpaka ububasha bw’umunoteri wikorera Article 31: Automatic revocation of the status of private notary Article 31 : Révocation d’office de la qualité de notaire privé 5 UMUTWE WA VII: INGINGO ZISOZA CHAPTER VII: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VII : DISPOSITIONS FINALES Official Gazette n° Special of 23/06/2023 Ingingo ya 31: Kwamburwa nta mpaka ububasha bw’umunoteri wikorera Article 31: Automatic revocation of the status of private notary Article 31 : Révocation d’office de la qualité de notaire privé Umunoteri wikorera yamburwa nta mpaka ububasha bw’ubunoteri kubera imwe mu mpamvu zikurikira: (a) iyo bigaragaye ko nyuma yo kwemererwa umurimo w’ubunoteri, umunoteri wikorera atagize ubushake bwo kurahira hagashira igihe kingana n’umwaka umwe cyangwa hejuru yawo; The status of private notary is automatically revoked for one of the following reasons: La qualité de notaire privé est révoquée d’office pour l’un des motifs suivants : (a) when it is revealed that, after being admitted to the office of notary, a private notary did not manifest the will to take oath and this takes one year or more; (a) lorsqu’il est révélé qu’après avoir été admis à la fonction de notaire, un notaire privé n’a pas manifesté la volonté de prêter serment et que cela dure une année ou plus ; (b) iyo bigaragaye ko nyuma yo kurahira, umunoteri wikorera atatanze serivisi z’ubunoteri kandi nta mpamvu yumvikana. (b) when it is revealed that after taking oath, a private notary did not provide the notarial services without any valid reason. (b) lorsqu’il est révélé qu’après la prestation de serment, un notaire privé n’a pas fourni les services de notaire sans raison valable. UMUTWE WA VII: INGINGO ZISOZA CHAPTER VII: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VII : DISPOSITIONS FINALES

Ingingo ya 32: Ingingo y’ururimi Article 32: Language provision Article 32 : Disposition linguistique Ingingo ya 32: Ingingo y’ururimi Article 32: Language provision Article 32 : Disposition linguistique teka Iri rw’Ikinyarwanda. ryateguwe mu rurimi This Order was drafted in Ikinyarwanda. Le présent arrêté est rédigé en Ikinyarwanda. 29 Official Gazette n° Special of 23/06/2023

Ingingo ya 33: Ingingo ivanaho Article 33: Repealing provision Article 33 : Disposition abrogatoire Ingingo ya 33: Ingingo ivanaho Article 33: Repealing provision Article 33 : Disposition abrogatoire Iteka rya Minisitiri nº 013/MOJ/AG/2017 ryo ku wa 24/02/2017 rigena uburyo abikorera binjira mu murimo w’ubunoteri n’uko bakora, uburyo umunoteri wikorera agenzurwa n’uko abika inyandiko mpamo rivanyweho. Ministerial Order nº 013/MOJ/AG/2017 of 24/02/2017 determining modalities for access to and practice of the office of notary by private persons, supervision of a private notary and conservation of authentic deeds is repealed. L’Arrêté Ministériel nº 013/MOJ/AG/2017 du 24/02/2017 portant modalités d’accès aux fonctions de notaire et de leur exercice par les personnes privées, de supervision d’un notaire privé et de conservation des actes authentiques est abrogé.

Ingingo ya 34: Gutangira gukurikizwa Article 34: Entry into force Article 34 : Entrée en vigueur 6 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 RYA MINISITIRI Nº ITEKA 002/MOJ/AG/23 RYO KU WA 22/06/2023 RIGENA UBURYO BWO GUKORA UMURIMO W’UBUNOTERI KU SERIVISI BIKORERA N’UBURYO Z’UBUNOTERI ZITANGWA HIFASHISHIJWE IKORANABUHANGA OF ORDER Nº MINISTERIAL 22/06/2023 002/MOJ/AG/23 DETERMINING MODALITIES TO PRACTICE THE OFFICE OF NOTARY AND BY MODALITIES TO PROVIDE NOTARIAL SERVICES BY ELECTRONIC MEANS PERSONS PRIVATE ARRȆTÉ MINISTÉRIEL Nº 002/MOJ/AG/23 DU 22/06/2023 DÉTERMINANT LES MODALITÉS D’EXERCICE DE LA FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVÉES ET CELLES DE FOURNIR LES SERVICES DE NOTAIRE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta; The Minister of Justice and Attorney General; Le Ministre de la Justice et Garde des Sceaux; ku Ashingiye rya Repubulika y’u Rwanda ryo mu 2003 ryavuguruwe mu 2015; Itegeko Nshinga Ashingiye ku Itegeko nº 13bis/2014 ryo ku wa 21/05/2014 rigenga umurimo w’ubunoteri nk’uko ryahinduwe, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 2bis, iya 6, iya 22, iya 23 n’iya 45; Ashingiye ku Itegeko nº 028/2023 ryo ku wa 19/05/2023 ryerekeye gukumira no guhana iyezandonke, gutera inkunga iterabwoba no gutera inkunga ikwirakwiza ry’intwaro za kirimbuzi, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 7 n’iya 65; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 revised in 2015; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 révisée en 2015 ; Pursuant to Law nº 13bis/2014 of 21/05/2014 governing the office of notary as amended, especially in Articles 2bis, 6, 22, 23 and 45; Vu la Loi n° 13bis/2014 du 21/05/2014 régissant telle que modifiée, la fonction de notaire spécialement en ses articles 2bis, 6, 22, 23 et 45 ; Pursuant to Law nº 028/2023 of 19/05/2023 on the prevention and punishment of money laundering, terrorist financing and the financing of proliferation of weapons of mass destruction, especially in Articles 7 and 65; Vu la Loi n° 028/2023 du 19/05/2023 portant prévention et répression du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive, spécialement en ses articles 7 et 65 ; rya Minisitiri no Asubiye ku 013/MOJ/AG/2017 ryo ku wa 24/02/2017 rigena uburyo abikorera binjira mu murimo Iteka reviewed Ministerial Order no Having 013/MOJ/AG/2017 of 24/02/2017 determining modalities for access to and practice of the Revu l’Arrêté Ministériel nº 013/MOJ/AG/2017 du 24/2/2017 portant modalités d’accès aux fonctions de notaire et de leur exercice par les 7 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 w’ubunoteri n’uko bakora, uburyo umunoteri wikorera agenzurwa n’uko abika inyandiko mpamo; office of notary by private persons, supervision of a private notary and conservation of authentic deeds; personnes privées, de supervision d’un notaire privé et de conservation des actes authentiques ; Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa 06/06/2023 no kubyemeza; kubisuzuma imaze After consideration and approval by the Cabinet in its meeting of 06/06/2023; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 06/06/2023 ; ATEGETSE: ORDERS: ARRȆTE : UMUTWE WA MBERE: RUSANGE INGINGO CHAPTER PROVISIONS ONE: GENERAL CHAPITRE PREMIER : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Ingingo ya 34: Gutangira gukurikizwa Article 34: Entry into force Article 34 : Entrée en vigueur Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi Igazeti ya Leta ya ritangarijweho mu Repubulika y’u Rwanda. This Order comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. 30 Kigali, 22/06/2023 Official Gazette n° Special of 23/06/2023 (sé) Dr UGIRASHEBUJA Emmanuel Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) Dr UGIRASHEBUJA Emmanuel Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux 31