MINISTERIAL INSTRUCTIONS No612/08.11 OF 16/04/2014 SETTING UP MODALITIES FOR DRAFTING, NEGOTIATING, REQUESTING FOR OPINIONS, SIGNING AND MANAGING CONTRACTS

Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose for these instructions CHAPITRE PREMIER : DISPOSITIONS GENERALES Article instructions premier: Objet des présentes Ingingo ya mbere: Icyo aya mabwiriza agamije Article One: Purpose of these instructions CHAPITRE PREMIER : DISPOSITIONS GENERALES Article instructions premier: Objet des présentes amasezerano Leta mu Aya mabwiriza agamije gushyiraho uburyo bwo gutegura yitwa “amasezerano” zikurikira, kuyumvikanaho, kuyasabaho no kuyatangaho rw‟amategeko, ibitekerezo kuyashyiraho umukono no kuyacunga. ngingo rwego irimo mu The purpose of these instructions is to determine modalities for drafting, negotiating, requesting and providing legal opinion, signing and managing Government contracts referred to as “Contracts” in the following provisions. L‟objet des présentes instructions est définir les modalités de rédaction, de négociation, de consultation juridique, de signature et de gestion des contrats administratifs dénommés « contrats » dans les dispositions ci-après. 37

Article 2: Ibisobanuro by‟amagambo Article 2: Definitions Article 2: Définitions Article 2; Vu l‟Arrêté du Premier Ministre no 91/03 du 25/08/2011 portant mission, fonctions, structure organisationnelle et synthèse des emplois du Ministère de la Justice spécialement en son article 2; Inama 28/03/2014 imaze kubisuzuma no kubyemeza; y‟Abaminisitiri yateranye ku wa After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 28/03/2014; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 28/03/2014; ATANZE AMABWIRIZA AKURIKIRA: GIVES THE FOLLOWING INSTRUCTIONS: DONNE LES INSTRUCTIONS SUIVANTES: UMUTWE WA MBERE: INGINGO RUSANGE CHAPTER ONE: GENERAL PROVISIONS Article 2: Ibisobanuro by‟amagambo Article 2: Definitions Article 2: Définitions Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Muri aya mabwiriza, amagambo akurikira asobanuye ku buryo bukurikira: For purposes of these Instructions, the following terms shall mean: les présentes Dans suivants sont définis comme suit : instructions, les termes 1° “ubukemurampaka bwihariye kandi budahoraho”: Ubukemurampaka budakozwe n‟ikigo cy‟ubukemurampaka, ariko bikozwe zihitiramo bireba n‟impande abakemurampaka amategeko abagenga, amategeko bagenderaho n‟ibyangombwa byose byakenerwa muri ubwo bukemurampaka; bakanishyiriraho 1° “ad-hoc” arbitration: arbitration which is not administered by an institution and where the parties make their own arrangements for selection of arbitrators and for designation of rules, and law, administrative support; procedures applicable 1° « Arbitrage ad hoc » un arbitrage qui n‟est pas administré par une institution et où les parties font leurs arrangements dans la sélection des arbitres et dans la désignation des règles, du droit applicable, des procédures et de l‟appui administratif ; 2° “Amasezerano”: Amasezerano ayo ari yo yose, yaba ay‟imbere mu gihugu, cyangwa mpuzamahanga, akozwe hagati y‟urwego rwa Leta n‟urundi ruhande, rwaba urwa Leta cyangwa urwigenga, yaba akorewe mu Rwanda cyangwa mu mahanga; 2° “Contract”: any legl Agreement concluded between a Public Institution and any other party, whether Public or Private and whether of a National or International nature including those signed abroad; 2° « Contrat » : tout accord à caractère national ou international, conclu entre une Institution publique et une autre partie, publique ou privée, y compris les accords signés à l‟étranger; 3° “Umukozi wa Leta”: Umukozi wa Leta ku rwego urwo ari rwo rwose cyangwa se umuntu uwo ari we wese uhagarariye Leta mu gihe cyo gutegura no gukora amasezerano; 3° “Public official”: any public servant, or any representative the Government of designates to act on its behalf while negotiating and drafting Contracts; that 3° « Agent de l‟Etat » : tout fonctionnaire ou tout représentant que l‟Etat désigne pour agir en son nom lors de la négocoation et de la rédaction des contrats ; 4° “urwego rwa Leta”: Urwego rwa Leta ibyo urwo ari rwo rwose, Minisiteri, Komisiyo z‟Igihugu, Urwego rwa Leta rw‟Ubucuruzi bifite ubuzima gatozi kandi Leta ikabigenera ingengo y‟imari kugira ngo bishobore gukora ibikorwa by‟inyungu rusange; 4° “Public Institution”: all Government institutions, Organs, National Commissions, local Government entities and Ministries, Public Enterprises that have legal personality and to which the Government allocates funds in order for them to carry out various activities for public interest; 38 4° « Institution publique » : toutes les commissions institutions, Organes, entités les nationales, Ministères, les administratives établissements la publics personnalité juridique et auxquelles l‟Etat accorde des fonds pour leur permettre de mener différentes activités d‟intérêt public ; décentralisées, qui ont Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 5° Amasezerano yo hanze y‟ibigo bya Leta: Amasezerano akorwa hagati y‟Ibigo bya Leta bibiri cyangwa birenga; 6° “Amasezerano yo mu bigo bya Leta”: Amasezerano akorwa n‟urwego rwa Leta yerekeranye nko yacyo, n‟imikorere kugemurirwa ibikoresho byo mu biro; 5° External Contract: any contract concluded between two or more Public Institutions; 6° Internal contract: any contract concluded by a Public Institution for its internal administration such as supply of office equipment; 7° Kontaro mpuzamahanga”: amasezerano akorwa hagati y‟urwego rwa Leta n‟ikindi gihugu, ikigo mpuzamahanga, cyangwa se urundi ruhande iyo: 7° “International contract”: any contract signed between any Public Institution and any other country, international agency, or any other party where: 5° « Contrat externe » : tout contrat conclu Institutions entre deux ou plusieurs Publiques ; 6° « Contrat interne » : tout contrat conclu par une institution publique pour son administration interne, tel que la fourniture d‟équipement de bureau; 7° « Contrat international » : tout contrat signé entre une Institution publique et un autre Etat, une agence internationale, une organisation internationale ou une autre partie où : a. urundi ruhande rufite aho rukorera ibikorwa byarwo mu kindi gihugu; b. urundi ruhande ari umunyamahanga akaba adatuye mu Rwanda nk‟uko ryerekeye n‟Itegeko biteganywa abinjinra n‟abasohoka mu Rwanda; c. urundi ari ruhande ikigo andi cyiyandikishije mategeko atari ay‟u Rwanda kandi ibikorwa byacyo bikaba bicungirwa hanze y‟u Rwanda; hakurikijwe d. aho igice cy‟inshingano kinini zerekeranye n‟amategeko kigomba kurangirizwa hanze y‟imbibi z‟u Rwanda; a. b. c. the other party at the time of the contract has its place of business or activities in another state; the other party is a foreigner and a resident in Rwanda according to the Law on Immigration; a. l‟autre partie, au moment du contrat, mène ses activités dans un autre Etat ; b. l‟autre partie est un étranger et ne réside pas au Rwanda aux termes de la Loi sur l‟Immigration et l‟Emigration; the other party is a corporate body registered under laws other than Rwandan laws whose central management and control of business or activities are performed outside Rwanda; c. l‟autre partie est une société enregistrée sous le droit autre que le droit rwandais et dont la gestion centrale et le contrôle de ses activités se trouvent à l‟extérieur du Rwanda; d. the substantial part of the legal obligations is to be performed outside Rwanda; d. le lieu où la partie importante des obligations en vertu de la relation juridique doit être accomplie est à l‟extérieur du Rwanda; 8° Ushinzwe iby‟amategeko: umuntu uwari we 8° “Legal officer”: any person with the mandate 8° « agent juriste » : toute personne 39 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 wese ufite mu nshingano ze kugira inama urwego rwa Leta mu rwego rw‟amategeko; of advising a Public Institution on legal matters; ses dans ayant attributions juridiques à une Institution publique sur des affaires juridiques ; fonctions des donner de les avis 9° “Amasezerano yo ku rwego rw‟igihugu”: amasezerano akorwa hagati y‟inzego za Leta n‟izindi mpande iyo: 9° “National contract”: A contract concluded between a government institution with any other party where: 9° « contrat national » : un contrat conclu entre les institutions publiques au nom de l‟Etat Rwandais et autres parties lorsque : a. urundi rwego ari urwego rw‟igihugu cyangwa rubarizwa mu Rwanda; b. urundi rwego ari ikigo cyiyandikishije imicungire mu Rwanda cyangwa yacyo ibarizwa mu Rwanda; c. aho igice cy‟inshingano kinini zerekeranye n‟amategeko kigomba kurangirizwa mu Rwanda; a. b. c. the other party is a national or habitually resides in Rwanda; the other party is a corporate body registered in Rwanda or has its central management and control in Rwanda; substantial part of the legal obligations are to be performed in Rwanda; the a. b. c. l‟autre partie est nationale ou réside habituellement au Rwanda ; l‟autre partie est une société enregistrée au Rwanda ou dont la gestion centrale et le contrôle se trouve au Rwanda; le lieu où une partie importante des obligations doit être accomplie en vertu de la relation juridique se trouve au Rwanda ; 10° Amasezerano akomeye: Ni amasezerano ahuriweho n‟inzego nyinshi za Leta; arimo impande nyinshi; cyangwa asaba ubuhanga buhanitse bwihariye. 10° Complex Contracts: Contracts that implies intervention of many Government requiring either Institutions; many parties; or particular high level expertise. 10° Contrats complexes : contrats faisant intervenir plusieurs Institutions publiques; requérant une entre plusieurs parties ; expertise particulière de haut niveau.

Ingingo ya 3: Ibirebwa n‟aya mabwiriza Article 3: Scope of application Article 3: Champ d‟application Ingingo ya 3: Ibirebwa n‟aya mabwiriza Article 3: Scope of application Article 3: Champ d‟application Aya mabwiriza areba ibigo cyangwa inzego bya Leta byose bigenerwa na Leta ingengo y‟imari kugira ngo birangize inshingano zabyo. These Ministerial Instructions shall apply to all Public Institutions or Organs to which public funds are allocated in order to fulfil their mission. Les présentes instructions s‟appliquent à toutes les institutions publiques auxquels les fonds du budget sont alloués afin qu‟ils remplissent leur mission. 40 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014

Ingingo ya 4: Amoko y‟amasezerano Article 4: Contracts Article 4: Contrats ya 6: Ubwoko bwa kontaro Ingingo ya 4: Amoko y‟amasezerano Article 4: Contracts Article 4: Contrats Amasezerano agengwa n‟aya Mabwiriza ni aya akurikira: The Contracts governed by these Instructions shall be the following: Les contrats régis par les présentes Instructions sont les suivants: 1° Amasezerano yo ku rwego rw‟Igihugu; 1° National contracts; 1° les contrats nationaux; 2° Kontaro mpuzamahanga. 2° International contracts. 2° les contrats internationaux.

Ingingo ya 5: Ubwoko bw‟amasezerano yo ku rwego rw‟igihugu Ingingo mpuzamahanga UMUTWE AMASEZERANO Icyiciro cya mbere: Itegurwa muri rusange ry‟amasezerano GUTEGURA WA II: Article 5: Types of national contracts Article 5: Types de contrats nationaux Ingingo ya 5: Ubwoko bw‟amasezerano yo ku rwego rw‟igihugu Article 5: Types of national contracts Article 5: Types de contrats nationaux Uretse bivuzwe ukundi, ubwoko bw‟amasezerano yo ku rwego rw‟igihugu ni ubu bukurikira: Unless otherwise stated, types of national contracts shall include the following: A moins qu‟il ne soit autrement stipulé, les types de contrats nationaux comprennent: 1° amasezerano yo mu bigo bya Leta ry‟ibikoresho, n‟igemura n‟imirimo zitangwa yerekeranye na yerekeranye amasezerano n‟ayerekeranye n‟impuguke; serivisi 2° amasezerano yo hanze y‟urwego yerekeranye serivisi giha z‟ikigo na n‟inshingano rubanda; 1° internal contract of Public Institutions or organs which are related to supply of goods/equipment, contracts related to works and those related to consultancies; 1° les contrats internes relatifs à la fourniture de biens/équipements, les contrats relatifs aux travaux et les contrats relatifs aux consultances ; 2° external contract in line with the mission of the Public Institution and related to the services it offers to the public; 2° les contrats externes en rapport avec la mission d‟une institution publique et en rapport avec les services qu‟elle offre au public; 3° amasezerano yerekeranye n‟umurimo ariko hatarimo imirimo y‟abakozi bagengwa na sitati rusange igenga abakozi ba Leta; 3° employment contract but which excludes employees governed by General Statute for public service; 3° les contrats de travail, à l‟exception des employés régis par le Statut Général des agents de la fonction publique ; 4° amasezerano yerekeranye n‟igurishwa ry‟imigabane ya Leta, iy‟umunyarwanda cyangwa y‟ama sosiyete nyarwanda ndetse n‟ay‟abashoramari afite icyicaro mu Rwanda kandi akaba akorera mu Rwanda; 4° contract related to the sale of government shares, shares of a national or those of local companies as well as those of foreign investors whose origin of formation of their business activities is in Rwanda; 4° les contrats relatifs à la vente des actions de l‟Etat, les actions des nationaux ou sociétés locales ainsi que les investisseurs étrangers qui ont fait enregistrer leurs activités commerciales au Rwanda ; 41 5° amasezerano yerekeranye n‟igura ry‟imigabane hagati ya Leta y‟u Rwanda n‟abanyarwanda sosiyete nyarwanda ndetse n‟ay‟abashoramari afite icyicaro mu Rwanda kandi akaba akorera mu Rwanda; cyangwa Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 5° contract related to purchase of government shares by Rwanda nationals or local companies as well as those of foreign investors whose place of registration and place of business is in Rwanda; 5° les contrats d‟achat d‟actions de l‟Etat et les actions des nationaux ou les sociétés locales ainsi que les investisseurs étrangers qui ont fait enregistrer leurs activités commerciales au Rwanda ; 6° amasezerano n‟ishoramari, yerekeranye amasezerano ay‟ikodesha- y‟ubukode, gurisha mu gihe urundi ruhande ari ikigo cyiyandikishije mu Rwanda cyangwa se imicungire yacyo iri mu Rwanda; 6° investment, concession or lease contract for which the other party is a corporate body registered in Rwanda or which has its central management and control in Rwanda; 6° les contrats d‟investissement, de concession ou location-vente avec l‟autre partie qui est une société enregistrée au Rwanda ou qui a son centre de gestion et de contrôle au Rwanda ; 7° amasezerano y‟ubufatanye cyangwa andi masezerano arimo ikigo cyiyandikishije mu Rwanda cyangwa imicungire yacyo iri mu Rwanda. 7° memorandum of understanding or any other type of agreement of which the other party is a corporate body registered in Rwanda or whose management is located in Rwanda. 7° les protocoles d‟entente ou types d‟accords pour lesquels l‟autre partie est une société enregistrée au Rwanda ou ayant son centre de gestion ou de contrôle au Rwanda. les Ingingo mpuzamahanga ya 6: Ubwoko bwa kontaro

Article 6: Types of international contracts Article 6: Types de contrats internationaux CHAPTER II: DRAFTING CONTRACTS Section One: Drafting in general of contracts II: CHAPITRE CONTRATS Section première : Rédaction en général des contrats REDACTION DE Article 6: Types of international contracts Article 6: Types de contrats internationaux Uretse bivuzwe ukundi, ubwoko bwa kontaro mpuzamahanga ni ubu bukurikira: Unless otherwise stated, types of international contracts shall include the following: A moins qu‟il ne soit autrement stipulé, les types de contrats internationaux sont les suivants : 1° kontaro mpuzamahanga zerekeranye n‟igemura ry‟ibikoresho, kontaro zerekeranye n‟imirimo n‟izerekeranye na serivisi zitangwa n‟impuguke; 1° any international contract related to supply of goods/equipment, contracts related to works and those related to consultancies; 1° tous les contrats internationaux relatifs à la fourniture de biens/équipements, les contrats relatifs aux travaux et les contrats relatifs aux consultances ; yerekeranye 2° amasezerano n‟impano, n‟inguzanyo mpuzamahanga imfashanyo akozwe hagati ya Leta y‟u Rwanda n‟ikindi gihugu, imiryango nyarwanda itari iya Leta, 2° any agreement related to grants, foreign aid and loans between the Government of Rwanda and any other State, national organisations, international organizations 2° accords de dons ou toute aide étrangere et accord de prêt entre l‟Etat Rwandais et un autre Etat, des organisations nationales, des organisations non gouvernementales 42 imiryango n‟umuntu ufite sitati mpuzamahanga; mpuzamahanga, cyangwa Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 or individual with an international status; 3° amasezerano mpuzamahanga yerekeranye n‟ishoramari n‟ubucuruzi harimo n‟ay‟igura y‟ubugure, amasezerano ry‟imigabane, amasezerano amasezerano y‟ubukode, y‟ubufatanye hagati ya Leta n‟abikorera, amasezerano yerekeranye n‟ingufu zituruka ku bwoko bw‟amasezerano yerekeranye n‟ishoramari n‟ubucuruzi hagati ya Leta y‟u Rwanda n‟abashoramari b‟abanyamahanga cyangwa sosiyete zashingiwe hanze y‟u Rwanda. mashanyarazi n‟ubundi private 3° any international investment and trade agreement including share purchase and sale agreement, concession agreement, public power purchase agreement and any other type of investment and trade agreement between the government of Rwanda and foreign investors or companies whose origin of business formation is outside Rwanda. partnerships, un ou international ; individu ayant un statut 3° accords d‟investissement et de commerce international y compris entre autres des accords d‟achat et de vente d‟actions, contrats de concession, de partenariats publics et privés, et tout autre type d‟investissement et accord de commerce entre l‟Etat Rwandais et les investisseurs ou sociétés étrangers qui sont enregistrés en dehors du Rwanda. UMUTWE AMASEZERANO WA II: GUTEGURA CHAPTER II: DRAFTING CONTRACTS CHAPITRE CONTRATS II: REDACTION DE Icyiciro cya mbere: Itegurwa ry‟amasezerano Section One: Drafting of contracts Section première : Rédaction des contrats

Ingingo ya 7: Utegura amasezerano Article 7: Drafter of contract Article 7: Rédacteur de contrats Ingingo ya 7: Utegura amasezerano Article 7: Drafter of contract Article 7: Rédacteur de contrats Urwego rwa Leta ni rwo rutegura ubwarwo igihe cyose ikubiyemo amasezerano rukayashyikiriza urundi ruhande rwifuza kugirana na rwo amasezerano. bishoboka inyandiko Any Public Institution shall where possible draft the contract to be proposed to the other party. Toute institution publique doit, dans la mesure du possible, rédiger elle-même les contrats à être proposés à l‟autre partie.

Ingingo ya 8: Amasezerano y‟icyitegererezo Article 8: Model contracts Article 8: Contrats modèles 30 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Ingingo ya 8: Amasezerano y‟icyitegererezo Article 8: Model contracts Article 8: Contrats modèles Mu gihe cyo gutegura amasezerano, Urwego rwa Leta rwifashisha amasezerano y‟icyitegererezo yemejwe na Minisiteri y‟Ubutabera cyangwa urwego rwa Leta rufite amasoko mu nshingano zarwo hashingiwe ku masezerano impande zombi zifuza gukora. The Public Institution shall use the model contracts approved by the Ministry of Justice or an institution in charge public procurement depending on the type of the contract they intend to conclude. L‟institution publique doit utiliser les contrats modèles approuvés par la Justice/le Bureau du Garde des Sceaux ou l‟organe chargé des marchés publics selon le type de contrat que les deux institutions veulent conclure. le Ministère de 43 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014

Ingingo ya 9: Amasezerano yerekeranye n‟amasoko ya Leta Article 9: Contracts related to public tenders Article 9 : Contrats de marché public Icyiciro cya 2: Ingingo zihariye zo mu masezerano Section 2: Particular clauses in contracts Section 2 : Clauses particulières du droit applicable aux contrats Ingingo n‟amategeko agenga amasezerano Ingingo 10: ya yerekeranye Ingingo ya 9: Amasezerano yerekeranye n‟amasoko ya Leta Article 9: Contracts related to public tenders Article 9: Contrats de marché public Amabwiriza rusange y‟amasezerano yerekeranye n‟amasoko ya Leta agomba kugaragara mu nyandiko zitanga ayo masoko kandi agakurikizwa mu gihe akorwa. The general conditions of the contracts related to public tenders must be included in the tender documents and be respected while drafting and negotiating such contracts. Les conditions générales des contrats en rapport avec les marchés publics doivent être comprises dans les appels d‟offres et respectées lors de la rédaction et de la négociation de ces contrats. Amasezerano yerekeranye n‟amasoko ya Leta kandi agomba kuba yujuje ibisabwa n‟amategeko abireba. Procurement contracts must also have all the information required by relevant existing laws. Les contrats en rapport avec les marchés publics doivent contenir toutes les informations requises par les lois existantes. Icyiciro cya 2: Ingingo zihariye zo mu masezerano Section 2: Particular clauses in contracts Section 2: Clauses particulières du droit applicable aux contrats Ingingo n‟amategeko agenga amasezerano Ingingo 10: ya yerekeranye Umukozi wa Leta mu gihe ategura amasezerano, agomba yerekeranye n‟amategeko ayagenga iri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza. gukoresha ingingo

Article 10: Governing law clause for contracts Article 10: Clause du droit applicable pour les contrats Article 10: Governing law clause for contracts Article 10: Clause du droit applicable pour les contrats While drafting any Contract, a Legal Officer or Government official shall use the provision regarding the governing law clause as stated in the Annex I of these Instructions. Au moment de la rédaction des contrats, les agents de l‟Etat utilisent les termes de la clause du droit applicable mentionnés à l‟annexe I des présentes instructions. Iyo abagiranye amasezerano batumvikanye ku mategeko agenga amasezerano, Urwego rwa Leta rubimenyesha Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta. In case the parties disagree on the governing law, the institution shall refer the matter to the Minister of Justice/Attorney General. Au cas où les parties sont en désaccord sur le droit l‟affaire au l‟institution applicable, Ministre de la Justice/Garde des Sceaux. renvoie

Ingingo ya 11: Inshingano yo kwandika ingingo yerekeye gukemura impaka Article 11: Obligation to draft a dispute resolution clause Article 11: Obligation de rédiger la clause de règlement des différends ya Ingingo hakoreshejwe masezerano yo ku rwego rw‟Igihugu impaka inzira y‟ubwumvikane mu 12: Gukemura Ingingo ya 11: Inshingano yo kwandika ingingo yerekeye gukemura impaka Article 11: Obligation to draft a dispute resolution clause Article 11: Obligation de rédiger la clause de règlement des différends Abagiranye amasezerano bafite inshingano yo gushyira mu masezerano yabo ingingo ziri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza zerekeranye no gukemura impaka ku bwumvikane, hifashishijwe While drafting Contracts, parties shall include a dispute resolution clause using as the case may be, the amicable settlement, mediation, arbitration or litigation clause in annex I Au moment de la rédaction des contrats, les parties doivent inclure des clauses de règlement des différends telles que prévues à l‟Annexe I, soit à l‟amiable, par voie de médiation, d‟arbitrage ou 44 ubuhuza, cyangwa kugana inkiko bitewe n‟icyo bahisemo. binyujijwe mu bukemurampaka Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 de recours aux tribunaux, selon le cas, Abagiranye amasezerano bashobora kwiyambaza kwiyambaza ubukemurampaka ubuhuza. batagombye The Parties may opt for litigation or arbitration without resorting to mediation. Les parties peuvent choisir de soumettre l‟affaire à l‟arbitrage sans devoir faire recours au préalable à la médiation. Umukozi wa Leta cyangwa ushinzwe amategeko mu rwego rwa Leta agomba guteganya mu masezerano ko mu gihe abafitanye amasezerano batakemuye impaka mu bwumvikane cyangwa ubwunzi bifashisha inkiko zibifitiye ububasha. Muri icyo gihe, mu masezerano hakoreshwa ingingo iri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza. While drafting a dispute settlement clause, any government official or legal officer shall first propose the litigation as a mechanism for dispute settlement in case the amicable settlement or mediation fails. In that case, a litigation clause to be applied in the contract is in Annex I of these Instructions. Icyakora, zimenyeshwa ubukemurampaka igihe zibyifuje. impande ko zikorana zishobora amasezerano guhitamo However, parties shall be informed that they may opt for arbitration if they wish. Lors de la rédaction de la clause de règlement de différends, tout agent de l‟Etat ou agent Juridique doit d‟abord proposer à l‟autre partie qu‟en cas d‟échec de la rèblement du litige à l‟amiable ou par médiation les parties peuvent saisir les juridictions compétentes. Dans ce cas, la clause qui est utilisée dans le contrat est dans l‟annexe I des présentes instructions. Toutefois, il est porté à la connaissance des parties qu‟elles peuvent opter pour l‟arbitrage si elles le souhaitent. ya Ingingo hakoreshejwe masezerano yo ku rwego rw‟Igihugu impaka inzira y‟ubwumvikane mu 12: Gukemura

Article 12: Amicable settlement clause for national contracts Article 12: Clause de rèblement de litige à l‟amiable pour les contrats nationaux Article 12: Amicable settlement clause for national contracts Article 12: Clause de rèblement de litiges à l‟amiable pour les contrats nationaux Mu gihe hategurwa amasezerano yo ku rwego rw‟Igihugu, Urwego rwa Leta urwo ari rwo rwose, rukoresha ingingo yerekeye gukemura impaka mu bwumvikane iri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza. Any Public Institution drafting national contracts shall be required to use the amicable settlement clause for national contracts as stated in the Annex I of these Instructions. Lors de la rédaction de contrats nationaux, toutes les institutions publiques doivent utiliser la clause à règlement l‟amiable mentionnée à l‟Annexe I des présentes Instructions. litige sur de le

Ingingo ya 13: Gukemura impaka hakoreshejwe abahuza mu masezerano yo ku rwego rw‟igihugu Article 13: Mediation clause for national contracts Article 13: Clause de médiation pour les contrats nationaux ya Ingingo 14: cy‟Ubukemurampaka Mpuzamahanga Kigali Kwisunga Ikigo cya Ingingo ya 13: Gukemura impaka hakoreshejwe abahuza mu masezerano yo ku rwego rw‟igihugu Article 13: Mediation clause for national contracts Article 13: Clause de médiation pour les contrats nationaux Urwego rwa Leta urwo ari rwo rwose rushobora impaka bwo guhitamo gukemura uburyo Any Public Institution may decide to use the method of mediation as the option for dispute resolution. In Toute institution publique peut décider d‟utiliser la médiation comme option de régler un litige. 45 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 hakoreshejwe abahuza. Muri icyo gihe, Urwego rwa Leta rukoresha ingingo y‟ubuhuza iri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza mu gihe hakorwa amasezerano yo ku rwego rw‟igihugu. that case, the Public Institution shall be required to use the mediation clause as stated in the Annex I of these Instructions while drafting the national contract. Dans ce cas, l‟institution ou organe public doit utiliser les clauses de médiation mentionnées à l‟Annexe I des présentes Instructions en rédigeant un contrat national. ya Ingingo 14: cy‟Ubukemurampaka Mpuzamahanga Kigali Kwisunga Ikigo cya

Article 14: Use of Kigali Arbitration Center International Article 14: Utilisation du Centre International d‟arbitrage de Kigali Article 14: Use of Kigali Arbitration Center International Article 14: Utilisation du Centre International d‟arbitrage de Kigali abagiranye bahisemo Iyo guhitamo kutiyambaza gukoresha zerekeranye n‟ubukemurampaka ivugwa muri aya mabwiriza hakurikijwe ubwoko bw‟amasezerano. amasezerano bashobora ngingo inkiko, imwe mu In case contracting parties do not prefer the use of litigation process, they may apply one of the dispute settlement clauses relating to arbitration, proposed in these Instructions depending on the type of the contract/agreement. Au cas où les parties au contrat se conviennent de ne pas recourir aux tribunaux dans la clause de règlement de litige, elles peuvent utiliser une des clauses d‟arbitrage proposées dans les présentes instructions selon le type de contrat/accord. Ubukemurampaka bwihariye kandi budahoraho mu masezerano Leta irimo ntibwemewe. “Ad-hoc” arbitration is not allowed in Contracts. L‟abitrage « ad hoc » n‟est pas autorisé dans les contrats. Umukozi wa Leta ntiyemerewe guteganya mu masezerano bukemurampaka mpuzamahanga uretse ubw‟Ikigo Mpuzamahanga cy‟Ubukemurampaka cya Kigali (KIAC). ubundi A Government official shall not be allowed to apply any international arbitration clause except clauses relating to Kigali International Arbitration Center (KIAC). Un agent de l‟Etat n‟est pas autorisé de faire application d‟une clause d‟arbitrage internationale autre que l‟arbitrage effectué par le Centre International d‟Arbitrage de Kigali (KIAC). ku abagiranye amasezerano ngingo batashoboye Iyo zerekeranye kumvikana n‟ubukemurampaka, umukozi wa Leta agisha inama Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya icyemezo cyangwa Leta akaba ariwe ufata bagirana ruhande wumvikana amasezerano ku ngingo z‟ubukemurampaka zakoreshwa. n‟urundi legal opinion If parties fail to agree on the proposed dispute resolution clause, the Government Official shall seek the Minister of Justice/Attorney General who shall decide or negotiate with the other party on the applicable dispute resolution clause. from Si les parties ne parviennent pas a un accord sur la clause de règlement des litiges, les officiels de l‟Etat doivent requérir un avis juridique auprès du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux qui prendra une decision ou négociera avec l‟autre partie la clause de règlement delitige à utiliser. 46 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014

Ingingo ya 15: Ingingo yo gukemura impaka mu nzira z‟ubwumvikane cyangwa ubuhuza muri kontaro mpuzamahanga Article 15: Amicable settlement or mediation clauses for international contracts Article 15: Clauses de règlement de litiges à l‟amiable et de médiation dans les contrats internationaux Ingingo ya 15: Ingingo yo gukemura impaka mu nzira z‟ubwumvikane cyangwa ubuhuza muri kontaro mpuzamahanga Article 15: Amicable settlement or mediation clauses for international contracts Article 15: Clauses de règlement de litiges à l‟amiable et de médiation dans les contrats internationaux Umukozi wa Leta cyangwa ushinzwe amategeko mu rwego rwa Leta agomba gukoresha ingingo yerekeye ikemurwa ry‟impaka iri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza mu gihe bategura amasezerano mpuzamahanga Leta irimo. Any government official or legal officer is required to use the model amicable settlement or mediation clause in the Annex I of these Instructions when drafting any international contract in which the Government is a party. Tout agent de l‟Etat ou agent Juridique doit utiliser le modèle de clause sur le règlement de litige à l‟amiable qui se trouve à l‟annexe I des présentes Instructions lorsqu‟il rédige les contrats internationaux.

Ingingo ya 16: Ingingo y‟ubukemurampaka mu masezerano ku rwego rw‟Igihugu Article 16: Arbitration clause for national contracts Article 16: Clause d‟arbitrage pour les contrats nationaux Ingingo ya 16: Ingingo y‟ubukemurampaka mu masezerano ku rwego rw‟Igihugu Article 16: Arbitration clause for national contracts Article 16: Clause d‟arbitrage pour les contrats nationaux Bitabangamiye ibiteganywa mu ngingo ya 12 y‟aya mabwiriza, umukozi wa Leta cyangwa umunyamategeko agomba, mu gihe ategura amasezerano yo ku rwego rw‟Igihugu, gukoresha ingingo y‟ubukempurampaka mu masezerano iri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza. Without prejudice to the provisions of Article 12 of these instructions, any government official or legal officer shall, while drafting any national contract in which the Government is a party, be required to use the model clause in the Annex I of these Instructions. Sans préjudice des dispositions de l‟article 12 des présentes instructions, les agents de l‟Etat ou agents juristes agissant au nom de l‟Etat Rwandais doivent dans la rédaction d‟un contrat national, utiliser le modèle de la clause d‟arbitrage à l‟Annexe I des présentes instructions.

Ingingo ya 17: Ubukemurampaka muri kontaro mpuzamahanga Article 17: Arbitration clause for International Contracts Article 17: Clause de règlement de litige pour des contrats internationaux Ingingo ya 17: Ubukemurampaka muri kontaro mpuzamahanga Article 17: Arbitration clause for International Contracts Article 17: Clause de règlement de litige pour des contrats internationaux iyo Bitabangamiye ibivugwa mu ngingo ya 15 y‟aya impaka hagati y‟abagiranye mabwiriza, amasezerano hakoreshejwe zitakemutse ubwumvikane cyangwa ubuhuza, hiyambazwa Ubukemurampaka ibiteganywa n‟ingingo za 12, 13 na 14 z‟aya mabwiriza. Icyakora, umukozi wa Leta ahitamo igikwiye kimwe mu biteganywa n‟izo ngingo hakurikijwe imiterere y‟umushinga w‟amasezerano. hakoreshejwe Without prejudice to the provisions of Article 15 of these Instructions, if disputes between the parties to the Contract cannot be settled through amicable discussion, the arbitration model clauses set in Articles 12, 13 and 14 of these Instructions shall be applied. Government officials shall however, choose one of the clauses relevant to the draft agreement. Sans préjudice des dispositions de l‟article 15 des présentes instructions, si les litiges entre les parties au Contrat ne peuvent pas être réglés par voie de négociations ou mediation, le modèle de clauses compromissoires prévues aux articles 12, instructions est 13 et 14 des presentes d‟application. Les officiels de l‟Etat doivent, cependant, choisir une des clauses pertinentes par rapport au projet d‟accord. 47

Ingingo ya 18: Ubukemurampaka bukozwe Ikigo hakurikijwe amategeko agenga Article 18: Arbitration clause by use of Kigali International Arbitration Centre Rules Article 18: Clause d‟arbitrage sur base des règles du Centre International d‟Arbitrage de 31 mpuzamahanga Kigali cy‟Ubukemurampaka cya Ingingo ya 18: Ubukemurampaka bukozwe Ikigo hakurikijwe mpuzamahanga cya Kigali cy‟Ubukemurampaka amategeko agenga Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Article 18: Arbitration clause by use of Kigali International Arbitration Centre Rules Article 18: Clause d‟arbitrage sur base des règles du Centre International d‟Arbitrage de Kigali Iyo abagiranye kontaro mpuzamahanga bahisemo kwiyambaza mpuzamahanga cy‟Ubukemurampaka cya Kigali, bakoresha ingingo ziri ku mugereka wa I w‟aya mabwiriza mu masezerano mpuzamahanga. Ikigo In case contracting parties in international contracts accept using Kigali International Arbitration Centre, the model clause in Annex I of these Instructions shall be included in international contract. Au cas où les parties à un contrat international acceptent d‟utiliser International d‟Arbitrage de Kigali, le modèle de la clause en Annexe I des présentes instructions doit figurer dans le contrat international. le Centre

Ingingo ya 19: Ingingo y‟ubukemurampaka y‟umuryango amasezerano hakoreshejwe mpuzamahanga Article 19: Arbitration clause by use of United Nations Convention Article 19: Clause d‟arbitrage par usage de la Convention des Nations Unies Ingingo ya 19: Ingingo y‟ubukemurampaka y‟umuryango amasezerano hakoreshejwe mpuzamahanga Article 19: Arbitration clause by use of United Nations Convention Article 19: Clause d‟arbitrage par usage de la Convention des Nations Unies Leta ahisemo Mu gihe cyo gukora kontaro mpuzamahanga, iyo gukoresha umukozi wa n‟amasezerano ubukemurampaka Yerekeye y‟Umuryango Mpuzamahanga Amategeko y‟Ubucuruzi ziri ku (UNCITRAL), yiyambaza mugereka wa I w‟aya mabwiriza. bugengwa w‟Abibumbye ingingo

Ingingo ya 20: Ingingo y‟ubukemurampaka hakoreshejwe amategeko agenga ubukempurampaka mu Rukiko rw‟Umuryango w‟Ibihugu by‟Afurika y‟Iburasirazuba Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Kigali Article 20: Arbitration clause by use of East African Court of Justice Arbitration rules Article 20: Clause d‟arbitrage par les règles d‟arbitrage de la Cour de Justice de la Communauté Est Africaine Ingingo ya 20: Ingingo y‟ubukemurampaka agenga hakoreshejwe ubukempurampaka Rukiko rw‟Umuryango by‟Afurika y‟Iburasirazuba amategeko mu w‟Ibihugu hakurikijwe Iyo abagiranye amasezerano bahisemo gukemura impaka agenga ubukemurampaka mu Rukiko rw‟Umuryango w‟Ibihugu by‟Afurika y‟Iburasirazuba (EACJ), hakurikizwa ingingo zivugwa ku mugereka wa I w‟aya masezerano. amategeko If any Government official or legal officer, while drafting international contracts prefers to use the United Nations Convention on International Trade Law (UNCITRAL), he/she shall use the model clause in Annex I of these Instructions in the International contract. Si un agent de l‟Etat ou agent juriste au moment de la rédaction de contrats internationaux préfère utiliser la Convention des Nations Unies pour le Droit du Commerce International (CNUDCI), il utilise le modèle de la clause se trouvant en Annexe I des présentes instructions dans les contrats internationaux. Article 20: Arbitration clause by use of East African Court of Justice Arbitration rules Article 20: Clause d‟arbitrage par les règles d‟arbitrage de la Cour de Justice de la Communauté Est Africaine If the parties to the contract prefer to settle the dispute in accordance with the East African Court of Justice (EACJ) Arbitration Rules, the arbitration clause in the Annex I of these Instructions shall be applied. Si les parties au contract préfèrent régler le litige selon les règles d‟arbitrage de la Cour de Justice de la Communauté de l‟Afrique de l‟Est (EACJ), la clause compromissoire à l‟Annexe I des présentes instructions est utilisée. 48

Ingingo ya 21: Urwunge rw‟ingingo zo gukemura impaka Article 21: Combination of dispute resolution clauses Article 21: Combinaison des clauses de règlement de litiges Ingingo ya 21: Urwunge rw‟ingingo zo gukemura impaka Article 21: Combination of dispute resolution clauses Article 21: Combinaison des clauses de règlement de litiges Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 ingingo Iyo hategurwa z‟ubukemurampaka, umunyamategeko agaragaza uburyo bunyuranye impaka mu ngingo abagiranye ariko bigashyirwa mu bika binyuranye. imwe bwo gukemura amasezerano bumvikanye While drafting the dispute resolution clause, the legal officer shall put in one clause the different ways of dispute resolution they have opted for but shall put them in separate paragraphs. En rédigeant la clause de règlement de litige, l‟agent juriste met dans une seule clause les différentes formes de règlement de litige que les parties ont choisies mais en les plaçant aux alinéas différents.

Ingingo ya 22: Ingingo yo gukemura impaka zo mu rwego tekiniki Article 22: Clause on other means of settling technical diputes Article 22: Autres modes de règlement de litiges techniques Ingingo ya 22: Ingingo yo gukemura impaka zo mu rwego tekiniki Article 22: Clause on other means of settling technical diputes Article 22: Autres modes de règlement de litiges techniques ingingo Mu gihe umunyamategeko ategura y‟ubukemurampaka, ashobora guteganya ubundi buryo bwo gukemura impaka nko kugena impuguke mu bibazo byo mu rwego rwa tekiniki. The legal officer may, while drafting the dispute settlement clause, provide for other mechanisms of settlement such as adjudication or expert determination for purely tehnical disputes. l‟agent Lors de la rédaction de la clause de règlement de litige, juriste peut prévoir d‟autres mécanismes de résolution de conflit tels que l‟adjudication ou la décision d‟expert pour les litiges purement techniques.

Ingingo ya 23: Ishyirwa mu bikorwa ry‟ingingo y‟ubukemurampaka Article 23: Implementation of arbitration clause Article 23: Mise en application de la clause d‟arbitrage UMUTWE WA III: IMISHYIKIRANO KU MASEZERANO LETA IRIMO CHAPITER CONTRACTS III: NEGOTIATING CHAPITRE CONTRATS III: NEGOCIATION DES Ingingo ya 23: Ishyirwa mu bikorwa ry‟ingingo y‟ubukemurampaka Article 23: Implementation of arbitration clause Article 23: Mise en application de la clause d‟arbitrage abagiranye amasezerano batashoboye Iyo impaka mu bwumvikane cyangwa gukemura hakoreshejwe ubuhuza, Urwego rwa Leta rwandikira Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa gushyiraho Nkuru umukemurampaka ukomeza na we imiburanishirize mu bukemurampaka. rumusaba Leta ari ya In case parties fail to reach an amicable settlement the Public through negotiation or mediation, Institution of request Justice/Attorney General through a written notice to appoint an arbitrator who shall continue with the arbitration proceedings. the Minister shall Au cas où les parties ne parviennent pas à un règlement à l‟amiable par négociation ou conciliation, l'institution ou l‟organe de l‟Etat doit demander au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux par voie d‟avis écrit de désigner un arbitre qui doit poursuivre la procédure d'arbitrage. Urwego rwa Leta bireba, umukozi wa Leta n‟abashinzwe amategeko muri urwo rwego bagomba Minisitiri korohereza w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta mu gihe cy‟imiburanishirize y‟ubukemurampaka bamugezaho ubuhamya mu magambo cyangwa The concerned Government institution or organ, public officials, and legal officers shall facilitate the Minister of Justice/Attorney General in the proceedings of arbitration, providing oral or written statements, documents relating to the dispute or any other necessary requirement needed for the L‟institution de l‟Etat ou l‟organe concerné, les fonctionnaires et agents juristes ont l‟obligation de faciliter le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux dans la procédure d'arbitrage en lui fournissant entre autres les déclarations orales ou écrites, des documents relatifs au litige ou toute 49 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 izindi nyandiko mu nyandiko cyangwa se zerekeranye n‟impaka cyangwa ibindi byifuzwa bya ngombwa. proceedings. autre exigence nécessaire pour la poursuite des procédures. UMUTWE WA III: IMISHYIKIRANO KU MASEZERANO LETA IRIMO CHAPITER CONTRACTS III: NEGOTIATING CHAPITRE CONTRATS III: NEGOCIATION DES

Ingingo ya 24: Abakurikirana imishyikirano Article 24: Participants to negotiation Article 24: Participants aux négociations Ingingo ya 24: Abakurikirana imishyikirano Article 24: Participants to negotiation Article 24: Participants aux négociations Abafite ububasha bwo gukora imishyikirano ni aba bakurikira: The authority to negotiate shall be vested in the following persons: Le pouvoir de négocier revient aux personnes suivantes : 1° Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga imari ya Leta n‟Umuyobozi Mukuru mu micungire y‟imari ya Leta mu Kigo cyangwa mu rwego bya Leta bateganywa n‟ingingo ya 18 n‟iya 24 z‟Itegeko Ngenga n° 12/2013/OL ryo ku wa 12/09/2013 ryerekeye imari n'umutungo bya Leta, 2° abagize Ishami Rishinzwe Amasoko mu Kigo cyangwa mu rwego bya Leta riteganywa n‟ingingo ya 22 y‟Itegeko n° 12/2007 ryo ku wa 27/03/2007 rigenga Amasoko ya Leta, nk‟uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeza ubu. Umukozi wa Leta, umunyamategeko b‟urwego rurebwa n‟amasezerano n‟uhagarariye serivise irebwa n‟isoko, iyo ihari, bagomba kwitabira imishyikirano. 1° the Chief Budget Manager and Chief finance Executive Officer management of institution determined by Articles 18 and 24 of the Organic Law n° 12/2013/OL of 12/09/2013 on State finances and property the public public in 2° the members of the Procurement Unit determined by Article 22 of the Law n° 12/2007 of 29/03/2007 on Public Procurement as amended and completed to date. The Public official, the Legal Officer of the Public Institution concerned with the contract and representative of the user department, if relevant, must be part of the negotiating team. 1° Le Gestionnaire Principal du budget et au Responsable Exécutif dans la gestion des finances publiques d‟un établissement ou institution publique prévus aux articles 18 et 24 de la Loi Organique n° 12/2013/OL du 12/09/2013 relative aux finances et au patrimoine de l‟Etat 2° aux membres de l‟Unité de passation des Marchés Publics désignés conformément aux dispositions de l‟article 22 de la Loi n° 12/2007 du 27/09/2007 relative aux Marchés Publics telle que modifiée et complétée à ce jour. L‟Agent de l‟Etat et l‟agent juriste de l‟institution de l‟Etat concernée par la conclusion du contrat, ainsi que, le cas échéant, le représentant de doivent faire partie de l‟Unité bénéficiaire l‟équipe de négotiation.

Ingingo ya 25: Uruhare rwa Minisiteri y‟Ubutabera Article 25: Participation of the representative of the Ministry of Justice Article 25: Participation du représentant du Ministère de la Justice Ingingo ya 25: Uruhare rwa Minisiteri y‟Ubutabera Article 25: Participation of the representative of the Ministry of Justice Article 25: Participation du représentant du Ministère de la Justice Uhagarariye Minisiteri y‟Ubutabera agomba kuba The representative of the Ministry of Justice shall Le représentant du Ministère ayant la Justice dans 50 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 ari mu mishyikirano yose ku masezerano afite agaciro kangana cyangwa karenze amafaranga y‟u Rwanda miliyoni Magana atanu (500.000.000 Frw), n‟ifantanyabikorwa, ay‟inkunga n‟andi masezerano urwego rubona ko akomeye. ay‟ishoramari hundred millions participate mandatorily in negotiations on the contracts which the value is equal to or exceeds five francs (500,000,000 Rwf), on any investment agreements and partnerships, financing agreements and other contracts considered complex by the public institution. Rwandan ses attributions participe obligatoirement aux négociations des contrats dont la valeur est égale ou supérieure à cinq cent million de francs rwandais (500.000.0000 Frw), à tout contrat relatifs aux marchés publics internationaux, aux accords d‟investissement et partenariats, ainsi qu‟aux accords de financement et aux autres contrats jugés complexe par l‟institution publique concernée.

Ingingo ya 26: Ubufatanye bw‟inzego mu masezerano Article 26: contracts Institutional collaboration in Article 26: Collaboration des institutions dans les contrats Ingingo ya 26: Ubufatanye bw‟inzego mu masezerano Article 26: contracts Institutional collaboration in Article 26: Collaboration entre les institutions Urwego cyangwa Ikigo cya Leta cyateguye umushinga urebwa n‟amasezerano, kigomba kwiyambaza Minisiteri, Urwego cyangwa Ikigo cya Leta bifite mu nshingano zabo ibijyanye n‟ibikorwa by‟uwo mushinga/amasezerano kuva mu igihe cy‟imishyikirano kugeza ishyirwa mu bikorwa ry‟ayo masezerano rirangiriye. cy‟itegurwa ry‟isoko, igihe gihe Any Government institution or organ that drafted a document related to the contract shall consult the relevant Ministry, Institution or organ responsible for the activity concerned in the contract starting from the phase of preparation of tender documents, the negotiation phase until the completion of the execution phase of the contract. Toute institution publique qui a préparé un projet en rapport avec le contrat doit collaborer avec le Ministère ou l‟institution publique ayant dans ses attributions l‟activité objet du contrat depuis la phase de préparation des documents d‟appel d‟offre, fin de l‟exécution du contrat. la négociation jusqu‟à la

Ingingo ya 27: Kwitabaza impuguke Article 27: Assistance by experts Article 27: Recours aux experts Ingingo ya 27: Kwitabaza impuguke Mu masoko akomeye, impuguke mu mategeko z‟abanyamahanga zishobora kwitabazwa zikajya mu mishyikirano. Article 27: Assistance by experts International legal experts for complex contracts may also be hired to participate in negotiations. technical and Article 27: Recours aux experts juridiques Les experts les contrats complexes internationaux pour peuvent également être recrutés pour participer aux négociations. techniques et

Ingingo ya 28: Imishyikirano yatangiwe Article 28: Negotiation in case of delegation of Article 28: Négociation en cas de délégation de 32 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 ububasha na ba nyira bwo power pouvoir Ingingo ya 28: ububasha na ba nyira bwo Imishyikirano yatangiwe Article 28: Negotiation in case of delegation of power Article 28: Négociation en cas de délégation de pouvoir abagomba gukora Mu gihe imishyikirano bavugwa mu ngingo ya 24 y‟aya mabwiriza batabonetse bashobora guha ububasha abakozi ibiteganywa b‟urwego rwa Leta hakurikijwe Where the persons listed in Article 24 of these Instructions are not available, they may delegate their power to the agents of the public institution within the limits provided for by laws. In such a Lorsque les personnes dont il est question à l‟article 24 des présentes instructions ne sont pas disponibles, elles peuvent déléguer leur pouvoir aux agents de l‟institution publique concernée 51 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 n‟amategeko. Icyo gihe imishyikirano ikorwa iyo hari uhagarariye irebwa n‟isoko, serivise umunyamategeko n‟umukozi uhagarariye serivisi ifite imari mu nshingano zayo. case, the negotiations can be conducted provided that there is a representative of the user department, a legal officer and a representative of the Unit in charge of finance. dans les limites prévues par la loi. Dans un tel cas, les négociations peuvent être menées à condition qu‟il y ait un représentant de l‟unité bénéficiaire, un agent juriste et un représentant de l‟unité ayant les finances dans ses attributions.

Ingingo ya 29: Ibyo amatsinda y‟imishyikirano yitaho Article 29: Considerations by the negotiating teams Article 29: Préoccupations des équipes de négociation Ingingo ya 29: Ibyo amatsinda y‟imishyikirano yitaho Article 29: Considerations by the negotiating teams Article 29: Préoccupations des équipes de négociation Amatsinda y‟imishyikirano agomba kwita kuri ibi bikurikira mu gihe cy‟imishyikirano: The negotiating teams shall consider the following during negotiations: Les équipes de négociation se préoccupent de ce qui suit au cours de négociations : 1° Gutegura no gusuzuma inyandiko 1° to prepare and review contract documents z‟amasezerano mbere y‟imishyikirano; 2° Kugaragaza ibibazo byerekeye ishyirwa mu bikorwa ry‟amasezerano birimo uko ihiganwa mu bucuruzi rigahaze, izindi nzira zishoboka ku ibibazo bishobora kuvuka mu gushyira mu bikorwa amasezerano, ingaruka z‟isoko ku biciro biri mu masezerano; isoko, 2° to issues identify before beginning negotiations; related contract performance including current competition, market alternatives, possible performance problems, and effect of the market on contract costs; to et les examiner 1° Préparer documents contractuels avant d‟entamer les négociations; 2° Identifier les problèmes liés au contrat de performance dont la concurrence actuelle, autres options sur le marché, problèmes probables quant à la performance et l‟effet du marché sur les coûts du contrat ; 3° Gushyiraho gahunda inateganya ingengabihe y‟iyo mishyikirano; y‟imishyikirano 3° to develop a negotiation plan which includes the agenda for negotiations; 3° Elaborer un plan de négociation, qui comprend l‟ordre du jour des négociations; 4° Gutegura umushinga w‟imishyikirano utuma ibyifuzo bya Guverinoma mu rwego rwa tekiniki n‟ibiciro bigerwaho; 4° to structure a proposal technical Government requirements; that will meet pricing and 4° Formuler une proposition qui répondra aux exigences techniques et de tarification du Gouvernement; 5° Kugenzura niba uwatsindiye isoko hari abandi ashaka cyangwa gukoresha abafatanyabikorwa baba badafite ubushobozi bukenewe hashingiwe kuri aya mabwiriza; 5° to analyze whether there is a significant proposed involvement of a subcontractor or partner which would not qualify as an eligible contractor under these Instructions; 5° Analyser s‟il y a une participation importante proposée d‟un sous-traitant ou un partenaire qui ne serait pas un contractant admissible en vertu des présentes Instructions; 6° Gukora inyandiko mvugo y‟imishyikirano. 6° to take minutes of the negotiation meeting. 6° Prendre le procès-verbal de la réunion de négociation. 52 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014

Ingingo ya 30: mishyikirano Inzira zikurikizwa mu Article 30: Steps considered negotiations in contract Article 30: Etapes suivies dans les négociations des contrats Ingingo ya 30: mishyikirano Inzira zikurikizwa mu Article 30: Steps considered negotiations in contract Article 30: Etapes suivies dans les négociations des contrats Mu mishyikirano yose yerekeye amasezerano, ingingo zikurikira zigomba kwitabwaho: For every contract negotiation, the following shall be taken into consideration: Pour chaque négociation des contrats, éléments suivants doivent être pris en compte: les 1° Nyuma y‟uko uwatsindikiye isoko amenyeshejwe ko yarihawe, urwego rutanga isoko rumutumira mu mishyikirano yerekeye amasezerano; ubutumire bugaragaza igihe n‟aho imishyikirano izabera; 1° Upon notification of contract award, the successful bidder shall be invited by the procuring entity to negotiate the contract; the invitation shall indicate when and where the negotiations shall be conducted; 1° Suite à la notification de l‟attribution du marché, l‟attributaire du marché est invité par l‟entité de passation du marche pour négocier le contrat; l‟invitation doit indiquer le moment et le lieu où les négociations seront menées; 2° Iyo imishyikirano isaba ko haba hari impuguke mu by‟amategeko zitandukanye n‟umunyamategeko w‟Urwego rwa Leta, uhagarariye Minisiteri y‟Ubutabera cyangwa undi muntu wihariye amenyeshwa ahantu n‟igihe izabera mu gihe giteganywa n‟aya mabwiriza; imishyikirano 2° where the negotiations require the presence of legal experts different from the legal officer of the institution, a representative of the Ministry of Justice or any other specific person, shall be notified of time of negotiations within the time limit under these instructions; the place and 2° lorsque juridique de les négociations nécessitent la présence d‟experts juridiques autres que le conseiller l‟institution, un représentant du Ministère de la Justice ou toute autre personne spécifique, doit être notifié du lieu et du moment des négociations dans le délai en vertu de ces directives; 3° Uwatsindiye isoko ahabwa inyandiko igaragaza ikizigwaho ndetse n‟abagize itsinda ry‟abazakora imishyikirano ku ruhande rwa Guverinoma; 3° The successful bidder shall be issued with a working document defining the subject matter and members of negotiating team on the side of the Government; 3° Il est délivré à l‟attributaire du marché un document de travail définissant l‟objet et les membres de l‟équipe de négociation du côté du Gouvernement ; 4° Imishyikirano ikorwa hakurikijwe amategeko n‟amabwiriza yo mu Rwanda birebana n‟amasezerano aganirwaho; 5° Uwatoranyijwe mu akora itsinda rikora inyandiko mvugo imishyikirano akayohereza impande zombi. 4° Negotiations shall in laws and compliance with regulations relevant to the subject matter of the Contract; be the national conducted 5° Minutes of the negotiations shall be taken by any chosen member of the negotiating team and a copy shall be issued to each party. 53 4° Les négociations doivent être conduites en lois et règlements les conformité avec nationaux selon la matière ; 5° Les proces-verbaux des négociations sont prises par un membre élu de l‟équipe de négociation et une copie est délivrée à chaque partie. hagati

Ingingo ya 31: Imishyikirano ikozwe mu buryo bw‟ikoranabuhanga Article 31: Electronic negotiations Article 31: Négociations par voies électroniques Ingingo ya 31: Imishyikirano ikozwe mu buryo bw‟ikoranabuhanga Imishyikirano n‟abatsindiye gukorwa ishobora bw‟ikoranabuhanga, y‟ikoranabuhanga, ubundi buryo nk‟ubwo. Leta y‟inzego isoko bari hanze y‟u Rwanda buryo binyuze mu nk‟amabaruwa cyangwa “teleconference” za mu Imishyikirano buryo ikozwe bw‟ikoranabuhanga iyoborwa n‟uyoboye abakora imishyikirano (Umuyobozi mukuru w‟ingengo y‟imari, Umuyobozi Mukuru, cyangwa undi muntu wagenywe) ari nawe ukora igikorwa kibanziriza imishyikirano akanayobora ibijyanye n‟imishyikirano amatsinda y‟imishyikirano ahuye kugira ngo yemeze inyandiko ya nyuma y‟amasezerano. kugeza igihe Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Article 31: Electronic negotiations Article 31: Négociations par voies électroniques Negotiations between Public Institutions and contractors outside Rwanda may be carried out email, electronic means, through teleconference and other means. like Les négociations entre Institutions publiques et les entrepreneurs de l‟extérieur du Rwanda peuvent être menées par des moyens électroniques, comme l‟email, téléconférence et autres moyens. The negotiations carried out through electronic means shall be conducted by the principal negotiator (chief budget manager, CEO, Director General, or any other designated person) who pre- negotiates and coordinates all the negotiation processes until the negotiation teams face each other to have a consensus on the final copy of the contract or agreement. Les négociations menées par des moyens électroniques sont dirigées par le principal négociateur (gestionnaire principal du budget, toute autre personne Directeur Général ou désignée) qui pré-négocie et coordonne tous les processus de négociation jusqu‟à ce que les équipes de négociation se rencontrent pour avoir un consensus sur la copie finale du contrat ou accord.

Ingingo ya 32: Ahabera imishyikirano Article 32: Place for negotiation Article 32: Place de négociation Ingingo ya imishyikirano 33: Inama zibanziriza Ingingo ya 32: Ahabera imishyikirano Article 32: Place for negotiation Article 32: Place de négociation Imishyikirano yose irimo Urwego rwa Leta igomba kubera mu Rwanda keretse hari impamvu zumvikana zatuma imishyikirano ibera ahandi. Any negotiations involving a Public Institution shall be conducted in Rwanda, unless there are justified for conducting negotiations elsewhere. reasons Toute négociation impliquant une Institution publique se déroule au Rwanda, sauf s‟il existe des les justifiées pour raisons négociations ailleurs. conduire 33: Inama zibanziriza Ingingo ya imishyikirano Nyuma yo gukusanya ibitekerezo, uyoboye itsinda ry‟imishyikirano ku ruhande rwa Guverinoma y‟u Rwanda atumira inama ibanziriza imishyikirano kugira ngo abagize ry‟imishyikirano ibibazo bizaganirwaho mu bumve kimwe mishyikirano. itsinda

Article 33: Pre-negotiation meetings Article 33: Réunions de négociation préalable Article 33: Pre-negotiation meetings Article 33: Réunions de négociation préalable The coordinator of the negotiating team after gathering the comments from the negotiating team of the Government of Rwanda shall organize a pre- negotiation meeting of all members of negotiating team to have a common understanding of the issues to be raised in the negotiation. Le coordinateur de l‟équipe de négociation du Gouvernment Rwandais doit, après avoir recueilli les observations, organiser une réunion de pré- négociation de tous les membres de l‟équipe de négociation aux fins d‟avoir une compréhension commune des questions à aborder au cours de la négociation. 54

Ingingo ya 34: Uburyo Minisiteri y‟Ubutabera ihagararirwamo mu mishyikirano Article 34: Modalities for the Ministry of Justice to be represented in negotiations Article 34: Modalités de représentation du Ministère de la Justice dans les négociations Ingingo ya 34: Uburyo Minisiteri y‟Ubutabera ihagararirwamo mu mishyikirano Article 34: Modalities for the Ministry of Justice to be represented in negotiations Article 34: Modalités de représentation du Ministère de la Justice dans les négociations Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Minisiteri y‟Ubutabera igomba kuba ihagarariwe mu mishyikirano kuri Kontaro mpuzamahanga Leta irimo zivugwa mu ngingo ya 35 y‟aya Mabwiriza. Icyakora, si ngombwa ko Minisiteri y‟Ubutabera igira uruhare mu mishyikirano kuri kontaro zose. The Ministry of Justice shall be represented in International negotiations of all Government Contract referred these Instructions. However, it is not mandatory for the Ministry of Justice to participate in negotiations on all Contracts. in Article 35 of to Le Ministère de la Justice doit être representé dans les négociations sur des contrats internationaux mentionnés dans l‟article 35 des présentes Instructions. Toutefois, il n‟est pas obligatoire pour le Ministère de la Justice de participer à toutes les négociations.

Ingingo ya 35: Imikoranire hagati ya Minisiteri y‟Ubutabera n‟Urwego rwa Leta Article 35: Collaboration between the Ministry of Justice and Public Institution Article 35: Collaboration entre le Ministère de la Justice et l‟institition publique Ingingo ya 35: Imikoranire hagati ya Minisiteri y‟Ubutabera n‟Urwego rwa Leta Article 35: Collaboration between the Ministry of Justice and Public Institution Article 35: Collaboration entre le Ministère de la Justice et l‟institition publique ububasha imishyikirano Bitabangamiye bwa Minisiteri y‟Ubutabera bwo kugira inama Leta mu rwego rw‟amategeko cyangwa gufata ibindi byemezo ku ku masezerano byerekeye hadakurikijwe aya mabwiriza, muri kontaro mpuzamahanga agaciro k‟amafaranga y‟u Rwanda miliyoni Magana atanu (500.000.000 Frw) cyangwa arenga, Urwego rwa Leta rugomba gusaba Minisiteri y‟Ubutabera kohereza abayihagararira mu mishyikirano. nibura zifite Without prejudice to the the powers of the Ministry of Justice to give legal opinions or to make decisions or take actions respecting the negotiation these of contracts outside instructions, in case an international contract whose value is at least five hundred million (500,000,000 Rwf) and above the Public Institution shall request the Ministry of Justice to send representatives to participate in negotiations. the provision of Sans préjudice aux pouvoirs du Ministère de la Justice de donner des avis juridiques ou de prendre des décisions ou mesures concernant la en dehors des contrats négociation des dispositions des présentes Instructions, dans le cas des contrats internationaux d‟une valeur d‟au moins cinq cent millions de Francs rwandais (500.000.000 Frw) et plus, l‟institution publique doit demander au Ministère de la Justice d‟envoyer des représentants pour participer aux négociations. Nyuma y‟imishyikirano, Umuyobozi Mukuru w‟Urwego rwa Leta yoherereza Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta kopi y‟amasezerano iherekejwe n‟izindi nyandiko za ngombwa kugira ngo abitangeho ibitekerezo. the Head of to the Public After negotiations, Institution shall submit the Minister of Justice/Attorney General the copy of the contract accompanied with any other necessary documents to the contract for legal opinion. Après les négociations, le dirigeant de l‟organe ou de l‟institution publique doit présenter au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux pour avis juridique l‟exemplaire du contrat accompagné d‟autres documents nécessaires au contrat.

Ingingo ya 36: Igihe cyo gutanga inama ku mushinga w‟amasezerano Article 36: Time to give final opinion after negotiation Article 36: Délai pour donner l‟avis final après négociations Ingingo ya z‟ubuyobozi 37: Kumenyesha Inzego Ingingo ya 36: Igihe cyo gutanga inama ku mushinga w‟amasezerano Article 36: Time to give final opinion after negotiation Article 36: Délai pour donner l‟avis final après négociations Minisiteri y‟Ubutabera itanga inama ya nyuma mu The Ministry of Justice shall give its final opinion Le Ministère de la Justice donne son avis final sur 55 ku rw‟amategeko mushinga rwego w‟amasezerano nyuma y‟imishyikirano hagati y‟Urwego rwa Leta n‟uwatsindiye isoko mu gihe cy‟iminsi irindwi y‟akazi (7) uhereye umunsi yagerejweho uwo mushinga w‟amasezerano. Icyo gihe gishobora kurenga bitewe n‟uburemere bw‟amasezerano. Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 on the draft contract after negotiations between Public Institution and the contractor within the period of seven (7) working days from the date it received the draft of the contract. This period may be extended depending on the importance of the contract. le projet de contrat après négociations entre l‟institution publique et le contractant dans un délai de sept (7) jours de travail à compter du jour de réception du projet de contrat. Ce délai peut être prolongé suivant l‟importance du contrat. ya Ingingo z‟ubuyobozi 37: Kumenyesha Inzego

Article 37: Briefing the high authorities on the process Article 37: Information des hautes autorités du pays UMUTWE WA IV: KUGISHA INAMA MU BY‟AMATEGEKO CHAPITER IV: SEEKING LEGAL OPINION CHAPITRE JURIDIQUE IV: DEMANDE D‟AVIS Article 37: Briefing the high authorities on the process Article 37: Information des hautes autorités du pays Nyuma y‟imishyikirano, mbere yo gushyira umukono ku masezerano, Ikigo cya Leta cyatanze isoko kigomba kubanza kumenyesha Ibiro bya Perezida wa Repubulika n‟Ibiro bya Minisitiri w‟Intebe, kandi kikubahiriza inama itanzwe. Before final signature, the procuring Institution shall submit a brief to the President‟s Office and the Prime Minister‟s Office, and shall comply with their recommendations if any. Avant d‟apposer la signature sur le contrat, l‟Institution Publique qui a passé du marché informe la Présidence de la République et la Primature, aux recommandations de ces derniers le cas échéant. conformer doit se et UMUTWE WA IV: KUGISHA INAMA MU BY‟AMATEGEKO CHAPITER IV: SEEKING LEGAL OPINION CHAPITRE JURIDIQUE IV: DEMANDE D‟AVIS

Ingingo ya 38: Inshingano yo kugisha inama Article 38: Obligation to seeck legal opinion Article 38: Obligation de demander l‟avis juridique Ingingo ya 38: Inshingano yo kugisha inama Article 38: Obligation to seeck legal opinion Article 38: Obligation de demander l‟avis juridique Nta masezerano ya Leta ashobora gusinywa mbere y‟uko asuzumwa n‟umunyamategeko w‟urwego cyangwa Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta hakurikijwe ibiteganywa n‟aya mabwiriza. rwa Leta Amasezerano ku bintu bifatwa nk‟ibanga ry‟Igihugu ntarebwa n‟iyi nshingano yo kugisha Icyakora, ayo inama mu buryo busanzwe. kugenzurwa agomba masezerano n‟umunyamategeko w‟icyo kigo, akayatangaho inama, cyangwa umuyobozi w‟Ikigo akagisha No Government contract shall be signed before being reviewed by a legal officer of the Public Institution or the Minister of Justice/Attorney General as provided in these Instructions. Aucun contrat de l‟Etat ne sera signé avant d‟être revu par l‟agent juridique de l‟institution ou par le Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux suivant les dispositions des présentes Instructions. Classified Contracts shall not be required to pass through open process but the requirement for legal analysis and opinion of Legal advisors of the Institution, or the Attorney General, if the the Head of the Institution so wishes, shall be mandatory. Cette exigence ne s‟étend pas aux contrats classés confidentiels. Néanmoins, le responsable de l‟nstitution publique concernée veille à que ces contrats soient examinés par l‟agent juriste de l‟institution. Un avis juridique est demandé sous le sceau de la confidentialité au Ministre de la 56 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 inama Minisitiri w‟Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta mu buryo bw‟ibanga. Justice/Garde des Sceaux le cas échéant.

Ingingo ya 39: Inama ku masezerano hagati Article 39: Legal opinion on international Article 39: Avis juridique sur les traités et 33 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 y‟ibihugu cyangwa imiryango mpuzamahanga treaties and agreements accords internationaux Ingingo ya 39: Inama ku masezerano hagati y‟ibihugu cyangwa imiryango mpuzamahanga Article 39: Legal opinion on treaties and agreements international Article 39: Avis juridique sur les traités et accords internationaux Ku masezeraho hagati y‟ibihugu cyangwa imiryango mpuzamahanga, Intumwa Nkuru ya Leta igomba gutanga inyandiko yemeza ko ayo masezerano yayasuzumye, yubahirije amategeko kandi ayahaye uburenganzira bwo gushyirwaho umukono no gushyirwa mu bikorwa. Icyakora, ku masezeraho hagati y‟ibihugu cyangwa imiryango mpuzamahanga Leta igomba kwemeza binyuze mu Iteka rya Perezida wa Repubulika, Intumwa Nkuru ya Leta itanga gusa inama mbere y‟uko ashyikirizwa Perezida wa Repubulika ngo ayemeze cyangwa Inteko Ishinga Amategeko ngo yemere iyemezwa ryayo. Before international treaties and agreements are signed, the Attorney General shall issue a legal opinion certifying that he/she has checked them and that they comply with existing laws. Le Garde des Sceaux donne un avis juridique sur les traités et accords internationaux avant leur signature. Cet avis juridique mentionne qu‟il a revu ces traités et accords internationaux, et qu‟ils sont confrmes aux lois existantes. However, for international treaties and agreements that must be ratified by a Presidential Order, the Attorney General shall issue legal opinion only before they are submitted to the President of the Republic for their ratification or the Parliament for the adoption of a Law authorising their ratification. Toutefois, les traités et accords internationaux qui doivent être ratifiés par Arrêté Présidentiel, le Garde des Sceaux donne un avis juridique avant que ces traités soient transmis au Président de la République pour ratification ou au Parlement pour adoption d‟une loi autorisant ratification.

Ingingo ya 40: Gusuzuma amasezerano bikozwe n‟ushinzwe amategeko mu kigo Article 40: Review of Contract by a Legal Officer of the institution/organ Article 40: Examen de contrats par un agent juriste Ingingo ya 40: Gusuzuma amasezerano bikozwe n‟ushinzwe amategeko mu kigo Article 40: Review of Contract by a Legal Officer of the institution/organ Article 40: Examen de contrats par un agent juriste Ushinzwe iby‟amategeko mu rwego rwa Leta cyangwa undi wese ushinzwe imicungire y‟amasezerano mu rwego rwa Leta agomba ikubiyemo amasezerano gusuzuma Minisitiri mbere w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta kugira ngo ayatangeho ibitekerezo mu rwego rw‟amategeko cyangwa mbere y‟uko asinywa bitewe n‟icyiciro ayo masezerano arimo. inyandiko y‟uko yohererezwa Any legal officer in any government Institution or any other person in charge of managing contracts in Government Institution or organ shall be required to review any Government contract before it is sent to the Minister of Justice/Attorney General for legal opinion or before they are signed by the Institution as the case may be. Tout contrat administratif doit être examiné par un agent juriste de l‟institution ou toute personne chargée de la mise en exécution des contrats dans l‟institution publique avant d‟être envoyé au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux pour avis juridique ou avant d‟être signé selon le cas. 57

Ingingo ya 41: Gusuzuma ingwate n‟izindi nyandiko za ngombwa Article 41: Review of accuracy of securities and authenticity of other relevant documents Article 41: vérification des garanties et autres documents connexes Ingingo ya 41: Gusuzuma ingwate n‟izindi nyandiko za ngombwa Article 41: Review of accuracy of securities and authenticity of other relevant documents Article 41: Vérification des garanties et autres documents connexes Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Umukozi wese wa Leta ushinzwe amategeko mu rwego rwa Leta, cyangwa undi muntu wese ushinzwe ibyerekeranye n‟amategeko agomba gusuzuma ingwate n‟izindi nyandiko zitangwa n‟urundi amasezerano n‟Urwego rwa Leta kugira ngo arebe niba ari umwimerere, ari ukuri kandi zujuje ibisabwa. rugiranye ruhande

Ingingo ya 42: Inama y‟umunyamategeko w‟Ikigo cyagwa Urwego rwa Leta Article 42: Legal opinion from the legal Officer Article 42: Avis juridique de l‟agent juriste Ingingo ya 42: Inama y‟umunyamategeko w‟Ikigo cyangwa Urwego rwa Leta Umunyamategeko cyangwa undi muntu ufite ibyerekeranye n‟amategeko mu nshingano ze mu urwego rwa Leta, agomba gutanga ibitekerezo ku nyandiko y‟amasezerano yo mu bigo bya Leta cyangwa inzego za Leta n‟ayo hanze y‟ibigo bya Leta afite agaciro kari hasi ya miliyoni Magana atanu z‟amafaranga y‟u Rwanda (500.000.000 Frw) kugira ngo arebe ko yubahirije amategeko kandi ari mu nyungu za Leta, atagombye gusaba ibitekerezo Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta. yemeza Umunyamategeko usuzumye amasezerano atanga inyandiko ayo masezerano ko yayasuzumye ko yasanze yubahirije amategeko kandi bwo gushyirwaho umukono. Mu gihe abona hari y‟ishyirwaho ibikwiye agomba ry‟imikono kuri kubigaragaza. gukosorwa mbere ayo masezerano, uburenganzira ayahaye ko Any Government official, legal officer or any other person charged with legal matters in any public Institution shall be required to ensure due diligence on the accuracy of securities and authenticity of any other required document provided by the other contracting party. Tout agent de l‟Etat, agent juriste et autres personnes responsables des affaires juridiques dans les institutions publiques doivent s‟assurer de l‟authenticité, la véracité et l‟exactitude des garanties et autres documents présentés par l‟autre partie contractante. Article 42: Legal opinion from the legal officer Article 42: Avis juridique de l‟agent juriste Any Legal officer or any other person with legal matters in his/her attributions in any government institutions or organ shall review and give his/her legal opinion on any internal or external contract valued at less than Five Hundred Million Rwandan Francs (500,000,000 Rwf) in order to ensure their compliance with national laws and in the interest of the State, without necessarily seeking consultation from the Minisiter of Justice/Attorney General. Tout agent juriste ou toute personne ayant dans ses attributions les affaires juridiques au sein des institutions publiques doivent analyser et donner les avis juridiques sur tous les contrats internes et externes ayant une valeur de moins de cinq cent millions de francs rwandais (500.000.000 Frw) afin de s‟assurer qu‟ils sont conformes à la législation nationale et dans l‟intérêt de l‟Etat sans nécessairement consulter le Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux. Any legal officer who reviews a contract shall give his/her opinion in writing stating that the contract is in compliance with the law and that it can therefore be signed. In case he/she considers that there is something that should be amended before signature, he/she shall mention it. Tout agent juriste qui a analysé un contrat doit donner par écrit un avis juridique en mentionnant que le contrat est en conformité avec la les lois et règlements, et qu‟il peut être signé. Lorsqu‟il constate que le contrat doit être corrigé avant sa signature, il doit aussi le mentionner. 58 ikubiyemo ibitekerezo n‟inama Inyandiko Umunyamategeko w‟ikigo atanze iba imwe mu nyandiko zigize amasezerano. Mu gihe atanga inama, umunyamategeko akurikiza inyandiko iri ku mugereka wa II w‟aya yabugenewe mabwiriza. Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 The written legal opinion issued by the Legal Officer shall constitute contract document. The Legal Officer shall use the template of legal opinion on Government Contract by the Institution Legal Officer attached to these Instructions as Annex II. L‟avis juridique de l‟agent juriste donné par écrit fait partie des documents du contrat. L‟agent juriste utilise le format de l‟avis juridique sur les contrats d‟Etat qui se trouve à l‟annexe II des présentes Instructions, pour donner ses avis.

Ingingo ya 43: Ibitekerezo bya Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta Article 43: Legal opinion from the Minister of Justice/Attorney General Article 43: Avis juridique du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux Ingingo ya 43: Ibitekerezo bya Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta Article 43: Legal opinion from the Minister of Justice/Attorney General Article 43: Avis juridique du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux agomba rwa Leta cyangwa Umuyobozi w‟Urwego umuhagarariye gusaba Minisitiri w‟Ubutabera /Intumwa Nkuru ya Leta gutanga ibitekerezo mu ku rwego masezerano yo mu bigo bya Leta n‟inzego za Leta cyangwa ayo hanze yabyo afite agaciro kangana cyangwa kari hejuru ya miliyoni magana atanu (500.000.000 Frw) mbere y‟uko ashyira umukono kuri ayo masezerano. rw‟amategeko The Head of a Public Institution or his/her representative shall, before signing any contract related to internal or external services valued from Five Hundred Million Rwandan francs (500,000,000 Rwf) and above, seek legal opinion from the Minister of Justice/Attorney General. Le responsable de l‟institution publique ou son représentant doit avant de les signer, demander l‟avis juridique au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux pour les contrats internes ou externes ayant une valeur égale ou supérieure à cinq cent million de francs rwandais (500.000.000 Frw). Icyakora, umuyobozi w‟Urwego rwa Leta agomba gusaba Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta ibitekerezo ku masezerano mpuzamahanga cyangwa andi masezerano akomeye kabone n‟iyo yaba afite agaciro kari hasi y‟amafaranga avugwa mu gika cya mbere cy‟iyi ngingo. from legal opinion However, any Head of the public Institution shall the Minister of seek Justice/Attorney General on any international Contract, Memorandum of Understanding or any complex contract even though its value is inferior to the threshold mentioned in paragraph One of this Article. Toutefois, le responsable de l‟institution publique doit demander un avis juridique au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux sur tout contrat international ou contrat complexe même si la valeur du contrat est inférieure au seuil mentionné à l‟alinéa premier du présent article. Muri icyo gihe, umuyobozi w‟Urwego rwa Leta agaragaza impamvu zifatika mu nyandiko isaba inama mu by‟amategeko zituma asaba ibitekerezo mu rwego rw‟amategeko Minisitiri w‟Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta. In such circumstances, the Head of the public Institution shall indicate in his/her letter strong reasons justifying his/her application for the legal opinion from the Minister of Justice/ Attorney General. Dans de telles circonstances, le responsable de l‟institution publique doit indiquer dans sa demande d‟avis juridique des raisons sérieuses justifiant Ministre de la Justice/Garde des Sceaux. sa demande d‟avis juridique au Buri Muyobozi w‟urwego cyangwa Ikigo cya Leta Any Head of a public Institution or organ shall Tout responsable de l‟institution publique doit se 59 kubahiriza ibikubiye mu nama asabwe yagejejweho na Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta nk‟Umujyanama Mukuru wa Leta mu by‟Amategeko. Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 abide by the legal opinion of the Minister of Justice/Attorney General as the chief legal advisor to the Government. conformer au conseil juridique du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux en tant que conseiller juridique principal du Gouvernement. Iyo Umuyobozi w‟urwego cyangwa Ikigo cya Leta abona hari icyo atemera mu nama yatanzwe na Ministiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta abimumenyesha mu nyandiko, bakacyumvikanaho mbere y‟uko amasezerano ashyirwaho umukono n‟impande bireba. In case a Head of a public Institution or organ is not satisfied with the legal opinion of the Minister of Justice/Attorney General, he/she shall inform the latter in writing, and a decision shall be taken before the contract is signed by concerned parties. Au cas où le responsable de l‟institution publique n‟est pas d‟accord avec l‟avis juridique du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux, il en informe ce dernier par écrit pour concertation avant signature du contrat par les parties concernées.

Ingingo ya 44: Ibyangombwa bijyana no gusaba ibitekerezo Article 44: Documents for requesting legal opinion Article 44: Documents de demande d‟avis juridique Ingingo ya 44: Ibyangombwa bijyana no gusaba ibitekerezo Article 44: Documents for requesting legal opinion Article 44: Documents de demande d‟avis juridique Umuyobozi w‟urwego cyangwa Ikigo cya Leta usaba Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta ibitekerezo mu rwego rw‟amategeko agomba komwoherereza ikubiyemo amasezerano yometsweho inyandiko zose za ngombwa zerekeranye n‟ayo masezerano. inyandiko The Head of the Public Institution or organ seeking legal opinion from the Minister of Justice/Attorney General shall submit to him/her a copy of the contract accompanied with any other necessary documents to the Contract. Le responsable de l‟institution publique ou organe mentionné à l‟alinéa précédent soumet au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux une copie du contrat accompagné de tout autre document nécessaire à ce contrat. zerekana inyandiko izo nyandiko hagomba By‟umwihariko muri uburyo kugaragaramo rugomba gusinyana na Leta ayo uruhande masezerenao rwatoranyijwe haba mu buryo bw‟isoko rya Leta cyangwa mu bundi buryo, inyandiko mvugo z‟inama cyangwa imishyikirano byabaye hagati y‟impande zombi n‟izindi. More particularily, the documents shall include the bidding documents showing how the successful bidder was selected during the tender process, either by way of public procurement or other means, minutes of meetings or negotiations between both parties. Le contrat est accompagné plus particulièrement des documents détaillant comment l‟attributaire du marché a été sélectionné, soit par voie de marché public ou toute autre voie, les procès- verbaux des réunions ou sessions de négociations entre les parties concernées.

Ingingo ya 45: Igihe Minisitiri w‟Ubutabera Intumwa ya Leta atangiraho ibitekerezo Article 45: Period for submission of legal opinion by the Minister of Justice/Attorney General Article 45: Délai de transmission de son avis juridique par le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux UMUTWE WA RY‟UMUKONO KU MASEZERANO V: ISHYIRWA CHAPTER V: CONTRACT SIGNING CHAPITRE CONTRATS V: SIGNATURE DES Ingingo ishoramari ya Ingingo ubwubatsi ya 46: Amasezerano yerekeye Ingingo ya 45: Igihe Minisitiri w‟Ubutabera/ Intumwa ya Leta atangiraho ibitekerezo Article 45: Period for submission of legal opinion by the Minister of Justice/Attorney General Article 45: Délai de transmission de son avis juridique par le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux Inyandiko ikubiyemo ibitekerezo mu rwego The written legal opinion on the contract requested L‟opinion juridique sur le contrat demandée au 60 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 rw‟amategeko ku masezerano bisabwe Minisitiri w‟Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta biboneka mu gihe kitarenze iminsi cumi n‟itanu (15) y‟akazi uhereye umunsi ibaruwa isaba gutanga ibitekerezo yakiriwe. to the Minister of Justice/Attorney General shall be submitted in a period not exceeding fifteen (15) working days from the date of receipt of the request for the legal opinion. Ministre de la Justice/Garde des Sceaux est obtenue par écrit endéans quinze (15) jours ouvrables à partir du jour de la réception de la demande. Mu gihe ibitekerezo mu rwego rw‟amategeko bya Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta bitabonetse mu gihe giteganyijwe mu gika cya mbere urwego impamvu rwamusabye z‟ubukererwe bitekerezo bizatangirwa. yandikira ibitekerezo agaragaza ngingo, n‟igihe cy‟iyi ibyo UMUTWE WA RY‟UMUKONO KU MASEZERANO V: ISHYIRWA In case the legal opinion of the Minister of Justice/Attorney General is not provided within the period stipulated in the Paragraph One of this Article, he/she shall requesting Institution or organ on the reasons for delays and state the new time within which the legal opinion will be issued. inform the CHAPTER V: CONTRACT SIGNING Au cas où l‟avis juridique du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux n‟est pas donné dans la période mentionée à l‟alinéa premier du présent article, il informe l‟institution ou l‟organe ayant fait la demande des raisons de ce retard et indique le nouveau délai dans lequel l‟avis juridique va être donné. CHAPITRE CONTRATS V: SIGNATURE DES Ingingo ishoramari ya 46: Amasezerano yerekeye

Article 46: Investment contracts Article 46 : Contrats d‟investissement 47: Amasezerano yerekeye Article 46: Investment contracts Article 46: Contrats d‟investissement Amasezerano yose yerekeranye n‟imishinga y‟ishoramari no gukurikiranwa n‟Ikigo cy‟Igihugu Gishinzwe Iterambere. kwemezwa agomba All investment contracts have to be approved and monitored by Rwanda Development Board. Amasezerano yose y‟imishinga y‟ishoramari Ikigo Iterambere cyagizemo cy‟Igihugu Gishinzwe uruhare agomba gushyirwaho umukono (ku ruhande rwa Leta) n‟urwego areba hamwe n‟ Ikigo cy‟Igihugu Gishinzwe Iterambere. All investment contracts in which the Rwanda Development Board to be is countersigned by it. involved have Tous les contrats d‟investissement doivent être approuvés de l‟Office Développement qui doit aussi en assurer le suivi. Rwandais par Rwandais L‟Office Développement contresigne tous les contrats d‟investissement dans lesquels il est impliqué. de Ingingo ubwubatsi ya 47: Amasezerano yerekeye

Article 47: Construction contracts Article 47 : Contrats de construction UMUTWE WA Y‟AMASEZERANO LETA IRIMO VI: IMICUNGIRE CHAPTER VI: CONTRACT MANAGEMENT CHAPITRE VI: GESTION DES CONTRATS Article 47: Construction contracts Article 47: Contrats de construction Amasezerano yose yerekeye ubwubatsi ku rwego All contracts related to construction works at Tous les contracts relatifs aux travaux de 61 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 rw‟igihugu agomba gushyirwaho umukono ku ruhande rwa Leta n‟Ikigo cyangwa Urwego byateguye igikorwa kirebwa n‟ayo masezerano hamwe na Minisiteri ifite ibikorwa remezo mu nshingano zayo. national level have to be countersigned by the Minister in charge of infrastructure. constructions doivent être contresignés par le Ministre ayant infrastructures dans ses attributions. les UMUTWE WA Y‟AMASEZERANO LETA IRIMO VI: IMICUNGIRE

Ingingo ya 48: Ikigamijwe mu micungire y‟amasezerano Article 48: Objective of Contract Management Article 48: Objet de la gestion des contrats 34 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Ingingo ya 48: Ikigamijwe mu micungire y‟amasezerano Ikigamijwe mu micungire y‟amasezerano ni uko buri ruhande rurebwa n‟amasezerano rwubahiriza inshingano zarwo mu buryo bunoze, hatangwa umusaruro uteganyijwe mu masezerano. amasezerano birengera Gucunga kandi bw‟impande uburenganzira bigatuma amasezerano ashyirwa mu bikorwa no mu gihe habaye impinduka. zombi, kandi CHAPTER VI: CONTRACT MANAGEMENT CHAPITRE VI: GESTION DES CONTRATS Article 48: Objective of Contract Management Article 48: Objet de la gestion des contrats The purpose of contract management is to ensure that all parties to the contract fully meet their respective obligations as efficiently and effectively as possible, delivering the business and operational outputs required from the contract and providing value for money. L‟objet de la gestion des contrats est de s‟assurer que toutes les parties au contrat remplissent leurs obligations de la manière aussi efficiente que possible, en fourninssant les services et résultats requis dans le contrat. Contract management also protects the rights of the parties and ensures required performance when circumstances change. La gestion des contrats protège aussi les droits des parties et s‟assure de l‟exécution du contrat quand il y a changement de circonstances.

Ingingo ya 49: Abashinzwe y‟amasezerano yerekeranye n‟amasoko imicungire Article 49: Persons involved in procurement Contracts management Article 49: Personnes impliquées de la gestion des contrats de marché Ingingo ya 49: Abashinzwe y‟amasezerano yerekeranye n‟amasoko imicungire Article 49: Persons involved in procurement Contracts management Article 49: Personnes impliquées de la gestion des contrats de marché amasoko Imicungire yerekeranye y‟amasezerano n‟amasoko ishinzwe ishami ry‟urwego rwa Leta rishinzwe hakurikijwe ibiteganywa mu ngingo ya 22 y‟Itegeko n° 12/2007 ryo ku wa 27/03/2007 rigenga Amasoko ya Leta, nk‟uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeza ubu. ya Leta The management of the procurement contracts shall be under the responsibility of the public Institution Unit in charge of public procurement in conformity with the provisions of Article 22 of Law n° 12/2007 of 27/03/2007 on Public Procurement as amended and completed to date. La gestion des contrats de marchés incombe à l‟Unité de l‟institution publique de passation des marchés publics en comformité avec l‟article 22 de la Loi n° 12/2007 du 27/03/2007 sur les Marchés publics telle que modifiée et complétée à ce jour. 62 ishyirwa mu bikorwa ry‟amasezerano Mu yerekeye amasoko ya Leta, urwego rwa Leta ruhagararirwa n‟umukozi ushinzwe kugenzura uko bikorwa ibiteganywa n‟ingingo ya 92 hakurikijwe y‟Itegeko n° 12/2007 ryo kuwa 27/03/2007 rigenga Amasoko ya Leta. ashyirwa mu amasezerano Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 In contract execution, the public Institution shall be represented by in conformity with the provisions of Article 92 of Law n° 12/2007 of 27/03/2007 on Public Procurement. supervising official the l‟exécution des contrats, l‟institution Dans publique est représentée par le fonctionnaire dirigeant conformément aux dispositions de l‟article 22 de la Loi n° 12/2007 du 27/03/2007 sur les Marchés publics. Icyakora, Ikigo cy‟Igihugu gishinzwe Iterambere ishyirwa mu bikorwa kigomba gukurikirana ry‟amasezerano Ishoramari. yerekeye yose Minisiteri ifite ibikorwa remezo mu nshingano zayo na yo igomba gukurikirana amasezerano yose yerekeye ubwubatsi. However, the Rwanda Development Board shall be responsible for monitoring the execution of all investment contracts. The Ministry in charge of Infrastructure shall be responsible for monitoring the execution of all construction contracts. Minisiteri ifite ibikorwa remezo mu nshingano zayo yemeza kandi amasezerano y‟ubwubatsi yo ku rwego rw‟Intara, Akarere n‟Umurenge. The Ministry in charge of Infrastructure shall also approve the conclusion of construction contracts at Provincial, District and Sector levels. Toutefois, l‟Office Rwandais de Développement doit assurer le suivi de l‟exécution de tous les contrats d‟investissement. Le Ministere ayant les infrastructures dans ses attributions doit assurer le suivi de l‟exécution des contracts relatifs aux travaux de constructions. Le Ministere ayant les infrastructures dans ses attributions approuve egalement tous les contrats de construction au niveau de Province, District et Secteur.

Ingingo ya 50: Ibyitabwaho n‟abashinzwe imicungire y‟amasezerano Article 50: Actions to be performed by the persons involved in Contracts management Article 50: Actions à mener par les personnes impliquées dans la gestion des contrats Ingingo ya 50: Ibyitabwaho n‟abashinzwe imicungire y‟amasezerano Article 50: Actions to be performed by the persons involved in Contracts management Article 50: Actions à mener par les personnes impliquées dans la gestion des contrats Kugira ngo barangize neza inshingano zabo, bita abashinzwe by‟umwihariko kuri ibi bikurikira: y‟amasoko imicungire While fulfilling their responsibilities, the persons involved in Contracts management shall especially pay attention to the following: En vue de bien remplir leurs responsabilités, les personnes impliquées dans la gestion des contrats portent une attention particulière à ce qui suit: 1° Kugenzura ko uwahawe isoko yubahiriza igihe ntarengwa, n‟igihe cyo gutanga raporo, ndetse ko yuzuza ku gihe kandi neza inshingano ziri mu masezerano; 1° Ensuring that the contractor respects all timeframes and reporting schedules and fulfills all contract obligations on time and in an adequate manner; 1° S‟assurer que le contractant respecte les délais et le calendrier de soumission de rapports, et qu‟il respecte toutes les obligations du contrat à temps et de manière adéquate ; 2° Kumenyesha uwahawe isoko ko yacyererewe ibyo kuzuza inshingano ze, kumwereka agomba gukosora bikimara kugaragara; 2° Sending notices of delays, defects to be cured to the contractor as soon as any of those events occurs; 2° Envoyer au contractant les notifications de retard, les défauts à corriger aussitôt que ces événements surviennent ; 63 3° Kugenzura ko Urwego rwa Leta rwubahiriza inshingano zarwo ziri mu masezerano no gufata nta ngombwa bucyererwe kandi mu buryo buboneye; ibyemezo bya 4° Kugenzura ku buryo bunoze imirimo y‟uwahawe isoko kugira ngo hagaragazwe ahari ibibazo; 5° Guhura mu buryo buhoraho n‟uwahawe isoko kugira ngo barebere hamwe uko imirimo igenda, kureba ibibazo no kwiga ku byahindurwa; Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 3° Ensuring that a Public Institution fulfils its contract obligations and takes all necessary decisions with no delays and in an adequate manner; 3° S‟assurer que l‟Institution publique respecte les obligations du contrat et prendre toutes les décisions nécessaires sans retard et de manière adéquate ; 4° Monitoring contractor activity on a specified 4° Faire frequency to identify problem areas; 5° Meeting with the contractor on a regular basis to review progress, discuss problems and consider necessary changes. le suivi du contractant selon une les spécifiée pour identifier fréquence problèmes ; 5° Faire des réunions régulières avec le contractant pour voir les progrès, discuter des problèmes changements nécessaires ; analyser et 6° Korohereza isoko ibikoresho bya Leta n‟andi makuru; uwahawe kubona 6° Providing access to state facilities, equipment, data, staff, materials and information; 7° Kugaragaza abafite ububasha, uburyo bwo gutanga amakuru na raporo ndetse n‟abantu bagomba kuvugana mu buryo butaziguye n‟uwahawe isoko; 7° Establishing scope of authority, clear lines of communication and reporting and specific individuals who will interact directly with the contractor; 8° Kugenzura itumanaho, amakuru na za raporo; 8° Establishing control of correspondence, data and reports; 9° Kugenzura ko itumanaho ryose ryerekeye amasezerano rinyura ku muntu ubifitiye ububasha no mu nzira zemewe; 9° Ensuring that all communications related to the contract are done through authorized persons and through the authorized channels; 6° Faciliter l‟accès aux facilités, l‟équipement, les données, le personnel les matériels et l‟information de l‟Etat ; 7° Mettre en place le cadre d‟autorité, les lignes de communication et de soumission de rapport, ainsi que les personnes spécifiques qui vont être directement en contact avec le contractant ; 8° Mettre en place un système de contrôle des correspondances, des données et rapports ; 9° S‟assurer que toutes les communications relatives au contrat sont faites par des personnes autorisées et par des voies autorisées ; 10° Kumenya ibibazo bishobora kuvuka no 10° Identifying potential problems and solutions; 10° Identifier les problèmes et solutions gushaka ibisubizo; potentiels ; 64 11° Kugenzura ireme ikorwa, koroshya ikemurwa ry‟ibibazo, guha raporo Umuyobozi w‟igikorwa; ry‟imirimo 12° Guhuza imirimo n‟umukozi ushinzwe amasoko.

Ingingo ya 51: Raporo ku micungire y‟amasezerano Article 51: Report on contract management Article 51: Rapport sur la gestion des contrats Ingingo ya 51: Raporo ku micungire y‟amasezerano Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 11° Ensuring problem resolution, and reporting to program manager; facilitating quality, 12° Coordinating actions with procurement officer of the Public Institution. the relevant 11° S‟assurer de la qualité, faciliter la règlement de problèmes, donner rapport au Directeur de Programme ; 12° Cordonner les actions avec l‟agent chargé des marchés publics. Article 51: Report on contract management Article 51: Rapport sur la gestion des contrats Buri masezerano, yaba amato cyangwa amanini, yaba ayerekeye amasoko ya Leta cyangwa imishinga y‟ishoramari, agomba gukorerwa isuzumwa n‟igenzurwa bihoraho, bigakorerwa raporo kandi Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta akagenerwa kopi. Every contract, complex/big or small, on public procurement or on investement project has to be periodically monitored and supervised. A report on the progress of the works has to be established and a copy of it has to be sent to the Minister of Justice/Attorney General. Tout contrat, complexe ou simple, relatif aux marchés public ou aux projects d‟investissement doit être surveillé et supervisé. Un rapport sur l‟évolution des travaux doit être établit à cet effet dont une copie doit être envoyée au Ministre de la Justice/Garde des Sceaux. Igihe cyose havutse ikibazo mu gihe cy‟ishyirwa mu bikorwa ry‟amasezerano ya Leta ayo ari yo yose, cyangwa igihe bigaragaye ko hari ibibazo bishobora yaramaze gutangira gushyirwa mu bikorwa, abashinzwe imicungire yayo babimenyesha mu nyandiko mu buryo bwihuse Minisitiri w‟Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta mbere yo gutangira kugikemura. amasezerano kuvuka Abanyamategeko b‟Ibigo bya Leta bagomba gukora raporo buri gihembwe ku masezerano yakozwe, yakozweho imishyikirano n‟ayacunzwe, agaragaza by‟umwihariko niba amategeko ndetse n‟aya Mabwiriza cyangwa atarubahirijwe, n‟impamvu yaba yaratumye atubahirizwa. yarubahirijwe Where, during the execution of any Government contract, a dispute arises or a potential dispute situation comes up, the officers in charge of contract management shall immediately inform the Minister of Justice/ Attorney General. Government Institutions shall work collectively to prevent disputes or to resolve them before they turn into litigation. Legal officers of Public Institutions shall make quarterly reports on Contracts drafted, negotiated and managed by their Institutions. The reports shall specifically show whether the relevant Laws and these Instructions were complied with or not and provide reasons for non-compliance. 65 Lorsque, au cours de l‟exécution du contrat, un différend nait ou est suceptible de naître, les personnes impliquées dans la gestion des contrats doivent tôt possible le Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux avant d‟entreprendre toute procédure de résoudre ce différend. immédiatement informer le plus Les agents juristes des Institutions de l‟Etat doivent produire un rapport trimestriel sur les Contrats redige, negoties et geres par leurs mentionnent Ces Institutions. particulierement si les presentes Instructions ont été respectees ou pas, et les raisons de non respect si c‟est le cas. rapports lois et les Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014

Ingingo ya 52: yashyizweho umukono Ibikwa ry‟amasezerano Article 52: Keeping signed contracts Article 52: Tenue des contrats signés Ingingo ya 52: yashyizweho umukono Ibikwa ry‟amasezerano Article 52: Keeping signed contracts Article 52: Tenue des contrats signés Nyuma yo gushyira umukono ku masezerano ibitekerezo, Minisiteri y‟Ubutabera yatanzeho yaba ayerekeye amasoko ya Leta, ayerekeye imishinga y‟ishoramari, amasezerano n‟ibindi bihugu cyangwa imiryango mpuzamahanga, ndetse n‟amavugururwa ayakozweho, agomba kohererezwa Minisiteri y‟Ubutabera kugira ngo iyabike. After signing the contracts, either on public procurement, investement or complex contracts, either on international agreements and conventions, for which the Ministry of Justice provided legal opinion as well as their amendments, a copy of them shall be sent to the Ministry of Justice, which is the depository of all agreements to which the Government or allied institutions are parties. Aprės la signature des contrats, que ça soit des contrats relatifs aux marchés publics, aux projets d‟investissements, aux traités ou conventions internationaux ou autres contrat complexes ainsi que les amendements y relatifs, une copy doit être envoyée au Ministėre de la Justice; depositaire de tous les contrats dont l‟Etat ou ses institutions sont partis. Amasezerano mato, asuzumwa n‟abanyamategeko b‟urwego areba, abikwa n‟ushinzwe amategeko muri urwo rwego kandi akabikanwa n‟inyandiko zose ndetse zerekeranye n‟iy‟umunyamategeko wayasuzumye akemeza ko yashyirwa mu bikorwa. z‟ingenzi nayo Small contracts which are analysed by legal officers of concerned institutions shall be kept by legal officers in their offices. Those contracts have to be kept together with all relevant documents including the legal opinion autorising the signature of those contracts. Les simples contrats qui sont analyés par les juristes des institutions concernés sont gardés par eux dans leurs bureaux. Ces contrats doivent êtres gardés ensembles avec les documents importants y compris l‟avis juridique autorisant la signature de ces contrats. tous

Ingingo ya 53: Kubika inyandiko Article 53: Record keeping Article 53: Tenue de documents UMUTWE WA VII: INGINGO ZISOZA CHAPTER VII: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VII: DISPOSITIONS FINALES Ingingo zinyuranyije n‟aya mabwiriza 54: ya Ivanwaho ry‟ingingo Ingingo ya 53: Kubika inyandiko Article 53: Record keeping Article 53: Tenue de documents ibiteganyijwe mu ngingo Bitabangamiye ibanziriza iyi, mu micungire y‟amasezerano, umukozi ushinzwe kugenzura uko amasezerano ashyirwa mu bikorwa abika neza akanasuzuma inyandiko z‟amasoko n‟izindi nyandiko zose zishobora kwifashishwa nk‟ibimenyetso, nk‟izi zikurikira: to the provisions of Without prejudice the preceding Article, in the course of the contract management, the contract supervising official shall keep custody and ensure consistent review of the procurement documents and any other written documents which may serve as evidence, such as: Sans préjudice des dispositions de l‟article précédent, au cours de la gestion de contrats, l‟agent chargé d‟assurer le suivi de l‟exécution des contrats doit tenir et s‟assurer de la révision des documents de passation de marchés et tous autres documents écrits qui peuvent servir de preuve tels : 1° inyandiko y‟umwimerere y‟amasezerano, 1° original contract and all amendments; 1° l‟original du contrat et toutes les révisions ; hamwe n‟amasezerano avugurura aya mbere; 2° itumanaho ryose ryerekeye uwahawe isoko ryaba itumanaho rinyuze mu ikoranabuhanga cyangwa itumanaho ry‟imbere n‟iryo hanze; 2° all related communication with the Private organisation/State and Party or including communication international electronic 2° toute communication en rapport avec le contractant qu‟il s‟agisse de correspondance électronique ou de corespondance interne et 66 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 internal and external correspondence; externe ; 3° inyandiko mvugo z‟inama; 3° minutes of meetings; 3° procès-verbaux des réunions ; 4° inama yatanzwe n‟umunyamategeko w‟Ikigo ndetse Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta, aho ihari; n‟iyatanzwe na 4° legal opinions provided by the institutional legal officer and Minister of Justice/Attorney General, if applicable; 4° avis juridique de l‟agent juriste de l‟Institution publique ansi que celui du Ministre de la Justice/Garde des Sceaux, si applicable ; 5° inyandiko z‟ibyaganiriwe kuri telefoni; 5° notes of phone conversations; 5° notes des conversations téléphoniques ; 6° raporo; 6° reports; 6° rapports ; 7° amafoto, amavidewo; 7° pictures, video films; 7° photos, vidéos ; 8° ibimenyetso byo kwakira ibintu cyangwa 8° proof of receipt of goods or reports 8° preuve de réception de biens et rapports ; raporo; 9° inyemezabwishyu. 9° proof of payment. 9° preuve de paiement. UMUTWE WA VII: INGINGO ZISOZA CHAPTER VII: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VII: DISPOSITIONS FINALES Ingingo zinyuranyije n‟aya mabwiriza 54: ya Ivanwaho ry‟ingingo Artile 54: Repealing provision

Article 54: Repealing provision Article 54: Disposition abrogatoire Article 54: Disposition abrogatoire Ingingo zose z‟amabwiriza abanziriza aya kandi zinyuranyije na yo zivanyweho. All prior Instructions contrary to these Instructions are hereby repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires aux présentes instructions sont abrogées.

Ingingo ya 55: Igihe amabwiriza atangira gukurikizwa Article 55: Commencement Article 55: Entrée en vigueur 35 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 AMABWIRIZA YA MINISITIRI No612/08.11 16/04/2014 ASHYIRAHO YO KUWA UBURYO GUTEGURA BWO KUYUMVIKANAHO, AMASEZERANO, IBITEKEREZO, KUYASABAHO KUYASHYIRAHO NO KUYACUNGA UMUKONO MINISTERIAL INSTRUCTIONS No 612/08.11 OF 16/04/2014 SETTING UP MODALITIES FOR NEGOTIATING, REQUESTING FOR OPINIONS, SIGNING AND MANAGING CONTRACTS DRAFTING, MINISTERIELLES INSTRUCTIONS No612/08.11 DU 16/04/2014 PORTANT MODALITES DE REDACTION, DE NEGOCIATION, DE CONSULTATION, DE SIGNATURE ET DE GESTION DES CONTRATS Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta; The Minister of Justice/Attorney General; Le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux ; Inama y‟Abaminisitiri Amaze kubona ko ikemeza ko yateranye ku wa 20/07/2011 amasezerano agomba kohererezwa Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta mbere y‟uko asinywa kugira ngo ayatangeho ibitekerezo mu rwego rw‟amategeko; irimo yose Leta Considering that the Cabinet in its session of 20/07/2011 decided that any contract or agreement in which the Government of Rwanda is a party shall of Justice/Attorney General for the legal opinion before they are signed; the Minister submitted be to Amaze kubona ko ari ngombwa gushyiraho uburyo bwo gukora amasezerano no kuyatangaho ibitekerezo kugira ngo ahuzwe n‟amategeko bireba ndetse n‟inyungu za Leta; Considering that there is a need to establish modalities for drafting and vetting Contracts or agreements in order to ensure that they are in line with relevant the Government interest; laws of Rwanda and in Amaze kubona ko hari ibyemezo bifite ingaruka zishingiye ku mategeko bifatwa hatabanje kugishwa inama mu rwego rw‟amategeko kugira ngo bifatwe hakurikijwe amategeko ariho mu Gihugu kandi mu nyungu za Leta; Considering that there are some decisions bearing legal consequences that are taken without seeking prior legal opinion in order to ensure that they are taken in compliance with national legislation and in the Government interest; Considérant que le Conseil des Ministres du 20/07/2011 a décidé que tous les contrats où l‟Etat Rwandais est partie doivent être soumis au Ministre de la Justice /Garde des Sceaux pour avis juridique avant d‟être signés ; Considérant le besoin d‟établir les modalités de rédaction et de contrôle des contrats d‟Etat pour s‟assurer qu‟ils sont en conformité avec les lois en vigueur et les intérêts de l‟Etat ; juridiques Considérant que certaines décisions ayant des conséquences sans demander un avis juridique dans le cadre de s‟assurer qu‟elles sont prises en conformité avec la législation nationale et dans l‟intérêt de l‟Etat ; prises sont Amaze kubona ko hari amasezerano amwe y‟ibigo n‟inzego bya Leta, haba ku rwego rw‟Igihugu ndetse no ku rwego mpuzamahanga, kandi hakaba hari n‟igihe asinywa hatabanje kwigwa ku Considering that certain contracts of Government Institutions, both at national and international levels, are sometimes signed without considering incidences that may result into suits against the Considérant que certains contrats pour les Institutions publiques, que ce soit au niveau national et international sont quelquefois signés sans penser aux incidents susceptibles de donner 36 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 mpamvu zashora Leta mu manza; Government; lieu aux actions en justice contre l‟Etat ; Amaze kubona ko hari igihe ayo masezerano asinywa n‟urwego rudafite ububasha mu rwego rwa tekinike bwo kuyakurikirana bityo ibibazo bivutse mu ryayo ntibivumburwe hakiri kare ngo bibe byafatirwa ingamba amazi atararenga inkombe; ishyirwa mu bikorwa Considering that such contracts are in some cases signed by Institutions which have no technical skills to ensure their smooth follow-up, which does not make it easy to anticipate disputes during the execution, so as to find solutions on time; Considérant que dans certains cas les contrats sont signés par des institutions qui n‟ont pas la compétence technique pour assurer leur suivi, ce qui ne permet pas facilement d‟anticiper les problèmes qui peuvent survenir au moment de l‟exécution afin trouver des solutions à temps ; Ashingiye ku Iteka rya Minisitiri w‟Intebe n˚ 91/03 ryo ku wa 25/08/2011 rigena inshingano, imbonerahamwe y‟imyanya y‟imirimo bya Minisiteri y‟Ubutabera, cyane cyane mu mu ngingo ya ryo ya 2; n‟incamake Pursuant to Prime Minister‟s order no 91/03 of 25/08/2011 determining the mission, functions, organisational structure and summary of job positions of the Ministry of Justice, especially in Ingingo ya 55: Igihe amabwiriza atangira gukurikizwa Article 55: Commencement Article 55: Entrée en vigueur Aya mabwiriza atangira gukurikizwa ku munsi atangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y‟u Rwanda. These Instructions shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les présentes instructions entrent en vigueur le jour de leur publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. 67 Official Gazette nᵒ 18 of 05/05/2014 Kigali, ku wa 16/04/2014 Kigali, on 16/04/2014 Kigali, le 16/04/2014 (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika y‟u Rwanda: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 68 Official Gazette no22 of 02/06/2014 GUKOSORA/ERRATUM Imugereka ikurikira yaburaga ku mabwiriza ya Minisitiri n o 612/08.11 yo kuwa 16/04/2014 ashyiraho uburyo bwo gutegura amasezerano, kuyumvikanaho, kuyasabaho ibitekerezo no kuyacunga yatangajwe mu Igazeti ya Leta nº 18 yo ku wa 05/05/2014 The following Annexes were missing to the Ministerial Instructions no 612/08.11 of 16/04/2014 setting up modalities for drafting, negotiating, requesting for opinions and management of contracts, published in Official Gazette nº 18 of 05/05/2014 Les Annexes suivantes manquaient aux Instructions Ministérielles no612/08.11 du 16/04/2014 portant modalités de rédaction, de négociation, de consultation et de gestion des contrats publié dans le Journal Officiel nº 18 du 05/05/2014 UMUGEREKA WA I W’AMABWIRIZA YA MINISITIRI N O 612/08.11YO KU WA 16/04/2014 ASHYIRAHO UBURYO BWO GUTEGURA AMASEZERANO, KUYUMVIKANAHO, KUYASABAHO IBITEKEREZO NO KUYACUNGA ANNEX I TO MINISTERIAL INSTRUCTIONS NO 612/08.11 OF 16/04/2014 SETTING UP MODALITIES FOR DRAFTING, NEGOTIATING, REQUESTING FOR OPINIONS AND MANAGEMENT OF CONTRACTS ANNEXE I AUX INSTRUCTIONS MINISTÉRIELLES NO 612/08.11 DU 16/04/2014 PORTANT MODALITÉS DE RÉDACTION, DE NÉGOCIATION, DE CONSULTATION ET DE GESTION DES CONTRATS 2 Official Gazette no22 of 02/06/2014 INGINGO MASEZERANO LETA IRIMO ZIHARIYE ZO MU PARTICULAR CLAUSES IN GOVERNMENT CONTRACTS CLAUSES PARTICULIERES DANS LES CONTRATS ADMINISTRATIFS - Ingingo yerekeranye n’Amategeko agenga amasezerano Leta irimo: - Governing Contracts: law clause for Government - Clause du droit applicable pour les contrats d’Etat : “Aya masezerano agengwa kandi agasobanurwa hakurikijwe amategeko ya Repubulika y‟u Rwanda. “This Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Rwanda. « Le présent accord est régi et interprété selon les lois de la République du Rwanda. z‟aya Impande zombi kandi zemeranyije ko mu gihe hari ingingo zinyuranyije n‟amategeko ya Repubulika y‟u Rwanda, izo ngingo zihuzwe ziravugururwa kugira ngo n‟amategeko. masezerano ingingo indi ngingo Kuba imwe cyangwa nyinshi z‟aya masezerano zinyuranyije n‟amategeko ntibitesha agaciro iyo ariyo yose y‟aya masezerano cyangwa aya masezerano muri rusange. Iyo hari ingingo y‟aya masezerano inyuranyije n‟amategeko y‟u Rwanda, abagiranye amasezerano bwo kuvugurura iyo ngingo, batakumvikana bakagisha inama Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta”. Iyo ikibazo kidakemutse, gishyikirizwa Inkiko z‟u Rwanda zibifitiye ububasha kugirango zigishakire igisubizo gikwiye”. bumvikana uburyo ku The Parties have further agreed that if the provisions of this Agreement are inconsistent with the effective laws of the Republic of Rwanda, the inconsistent provision shall be amended and brought in conformity with the law. Les parties se conviennent que si les dispositions du présent contrat sont en contradiction avec les lois de la République du Rwanda, la disposition en conflit devra être amendée et rendue conforme à la loi. Invalidity of one or more provision or articles of this Agreement shall not invalidate any other provisions or the Agreement as a whole. If a provision is found to be invalid or contravenes national legislation, the parties will agree on amendment of the provision and in the case of disagreement, the matter shall be referred to the Minister of Justice/Attorney General for legal advice. In case the matter is not resolved, it shall be submitted to the competent courts of Rwanda for an equitable solution”. L‟invalidité d‟une disposition ou d‟un article ou plusieurs ne rend invalide aucune autre disposition de l‟accord ou l‟accord dans son intégralité. Si une disposition est considérée comme invalide ou en conflit avec la législation nationale, les parties se conviendront de son amendement et en cas de désaccord, la disposition sera soumise aux juridictions compétentes du Rwanda pour une solution équitable ». - Gukemura impaka mu bwumvikane mu masezerano yo ku rwego rw’igihugu - Amicable Settlement clause for national contracts - Clause de résolution de litige à l’amiable pour les contrats nationaux impaka zivutse zerekeranye n‟aya “Iyo hari masezerano, abagiranye amasezerano bakoresha uburyo ubwo ari bwo bwose kugira ngo izo mpaka zikemurwe mu bwumvikane”. “If any dispute arises in connection with this contract/agreement, the Parties shall use their best efforts to settle the dispute amicably”. « En cas de litige découlant de ce contrat/accord, les Parties fourniront tous les efforts pour résoudre le litige à l‟amiable ». 3 Official Gazette no22 of 02/06/2014 - Gukemura impaka hakoreshejwe abahuza mu masezerano yo ku rwego rw’igihugu - Mediation clause for national contracts - Clause de médiation pour les contrats nationaux “Iyo gukemura impaka mu bwumvikane hagati y‟abagiranye amasezerano binaniranye, ikibazo amategeko gishyikirizwa agenga Ikigo Mpuzamahanga cy‟Ubukemurampaka cya Kigali mu gihe kitarenze iminsi mirongo itatu (30) uhereye umunsi ubuhuza bwasabiwe. abahuza hakurikijwe “If the parties fail to resolve the dispute by the method of amicable settlement, the dispute shall be submitted to mediation in accordance with Kigali International Arbitration Center mediation rules in force in a period of thirty (30) days from the date the request for mediation was submitted”. «En cas d‟échec des parties de résoudre le litige à l‟amiable, le litige est soumis à la médiation conformément aux règles de médiation du Centre International d‟Arbitrage de Kigali endéans trente (30) jours à compter de la date à laquelle la demande de médiation a été déposée ». bungana Abagiranye amasezerano bemeranya gufatanya ku buryo ariko ikiguzi hatabariwemo ikiguzi cyerekeranye n‟ubwunganizi mu mategeko cya buri wese mu bagiranye amasezerano”. cy‟ubuhuza - Gukemura impaka hakoreshejwe Inkiko Parties agree to share equally the costs of the mediation but which shall not include the expenses incurred by each party legal representation.” its own for se parties conviennent Les partager équitablement les coûts et les dépenses de la médiation sans toutefois inclure les frais de représentation juridique de chaque partie en rapport avec la médiation ». de - Litigation Process Clause - Clause de résolution des litiges par les “Iyo abagiranye amasezerano badakemuye impaka mu bwumvikane cyangwa mu buhuza mu gihe (30) nyuma y‟uko itatu cy‟iminsi mirongo hashyirwaho abahuza, ikibazo gishyikirizwa inkiko zibifitiye ububasha mu gihugu.” “If the parties cannot settle the dispute amicably or by mediation within (30) days after appointment of the mediators, the matter shall be referred to national courts of competent jurisdiction.” thirty impaka Gukemura mpuzamahanga ubwumvikane cyangwa ubuhuza kuri kontaro hakoreshejwe - Amicable settlement or mediation clauses for international contracts tribunaux « Si les Parties ne peuvent pas résoudre le litige à l‟amiable ou par médiation endéans trente (30) jours suivant la nomination des médiateurs, l‟affaire sera soumise aux juridictions nationales compétentes. » - Clauses de résolution de litiges à l’amiable et de médiation dans contrats internationaux les gihe impaka havutse amasezerano, hagati Mu y‟abagiranye cyangwa ukutumvikana ku bikubiye mu ngingo iyo ari yo yose y‟aya masezerano, cyangwa se hari uruhande rutujuje inshingano zarwo abiteganya, nk‟uko aya masezerano (i) “In the event that any dispute, controversy or claim arises among the parties in connection with this (contract/MoU/Agreement) or the interpretation of any of its provisions or upon the occurrence of default, the parties will use their best efforts to settle promptly such (i) « En cas de litige, de controverse ou de contestation qui nait entre les parties en (Contrat, protocole rapport avec ce cas en d‟entente/Accord) d‟interprétation d‟une quelconque de ses dispositions ou en cas de défaut à ses engagements, les Parties fourniront tous ou 4 - (i) abagiranye bashoboye bwumvikane.” amasezerano bakora uko impaka mu bagakemura Official Gazette no22 of 02/06/2014 dispute through direct negotiations.” (ii) bagombaga Iyo abagiranye amasezerano batakemuye impaka ku buryo bw‟ubwumvikane mu gihe cy‟iminsi mirongo itatu (30) uhereye kuzikemura mu umunsi ariwe wese mu bwumvikane, uwo ashobora amasezerano bagiranye gushyikiriza ikibazo Ikigo Mpuzamahanga cy‟Ubukemurampaka cya Kigali kugira ngo hakurikijwe hakorwe amategeko akigenga. ubuhuza (ii) If parties fail to settle the dispute by amicable settlement within thirty (30) days from the notice to settle it amicably, either to Kigali party can submit International Arbitration for mediation in accordance with mediation rules governing it. the matter Center (iii) Abagiranye amasezerano kandi biyemeza gufatanya kwishyura amafaranga yose yerekeranye n‟ubwunzi ariko hatabariwemo ikiguzi cyerekeranye n‟ubwunganizi mu mategeko cya buri wese mu bagiranye amasezerano”. (iii) Parties further agree to share the costs of the mediation but which excludes the legal expenses incurred by each party for its own legal representation in connection with the mediation. leurs efforts possibles pour résoudre ce litige rapidement par voie de négociation ; (ii) En cas d‟échec des Parties de résoudre le litige à l‟amiable endéans trente (30) jours à partir de la notification pour résoudre le litige à l‟amiable, chacune des parties peut soumettre l‟affaire à la médiation en conformité avec les règles de médiation du Centre International d‟Arbitrage de Kigali; (iii) Les Parties se conviennent de partager les coûts et les dépenses de la médiation sans de toutefois représentation juridique de chaque partie en rapport avec la médiation. inclure frais les - Ubukemurampaka mu masezerano ku - Arbitration clause for national contracts rwego rw’Igihugu - Clause d’arbitrage pour les contrats nationaux (i) Iyo impaka zitashoboye gukemuka mu bwumvikane y‟abagiranye hagati amasezerano, iyo abagiranye amasezerano bahisemo ubuhuza: ntizinakemurwe mu buhuza mu gihe cy‟iminsi mirongo itatu (30) nyuma yo guhitamo umuhuza, ikibazogishyikirizwa kandi kigakemurwa bwa nyuma mu bukemurampaka n‟Ikigo Kigali Mpuzamahanga cy‟Ubukemurampaka hakoreshejwe amabwiriza nkemurampaka yacyo. cya (i) “If the dispute cannot be amicably settled by the parties, in case parties opted for mediation, and cannot be resolved by mediation within thirty (30) days after appointment of the mediator, the matter shall be referred to and finally resolved by arbitration in accordance with the Rules Kigali of International Arbitration Center (KIAC). (i) « Si le litige ne peut pas être résolu à l‟amiable par les Parties, (au cas où les Parties ont opté pour la conciliation : et ne peut pas être résolu par médiation endéans trente (30) jours suivant la nomination du conciliateur), l‟affaire sera renvoyée et définitivement jugée conformément aux règles d‟arbitrage du International d‟Arbitrage de Centre Kigali (KIAC) ; 5 (ii) Umubare w‟abakemurampaka (hitamo umwe cyangwa batatu).. ni … (ii) The number of arbitrators to the proceedings of the be …..(Choose shall arbitrators/can be one or three). number (ii) Le nombre d‟arbitres est de... (Choisir le nombre d'arbitres/peut être un ou trois); Official Gazette no22 of 02/06/2014 (iii) (iv) (v) Icyicaro Rwanda. cy‟ubukemurampaka ni mu (iii) The seat of arbitration shall be in Rwanda. (iii) Le siège de l‟arbitrage est au Rwanda ; Ururimi mu bukemurampaka ni……..(hitamo ururimi). ruzakoreshwa (iv) The language of arbitration shall be……(choose the language). (iv) La langue d‟arbitrage …………………………(choisir langue) ; est une Icyemezo cyafashwe n‟abakemurampaka ni icya nyuma, cyubahirizwa nk‟itegeko kandi kigashyirwa mu bikorwa n‟urukiko rubifitiye ububasha. Uwifuza ishyirwa mu bikorwa ry‟icyemezo cy‟ubukemurampaka agenerwa y‟ikiguzi amafaranga cy‟ibyakozwe byose harimo n‟amafaranga y‟ubwunganizi atangwa n‟uwategetswe gushyira mu bikorwa icyo cyemezo. (v) The award rendered by the arbitrator(s) shall be final and binding and shall be enforced by any Court of competent jurisdiction. The party seeking enforcement shall be entitled to an award of all costs incurred including legal fees to be paid by the party against whom enforcement is ordered. (v) La sentence rendue par les arbitres est définitive et contraignante et susceptible juridiction par d‟exécution compétente. La demandant l‟exécution a droit au remboursement de tous les coûts, charges et dépenses, y compris les honoraires d‟avocat, à être payés par la partie qui doit exécuter la décision. toute partie - Ubukemurampaka bukozwe hakurikijwe amategeko agenga Ikigo mpuzamahanga cy’Ubukemurampaka cya Kigali - Arbitration by use of Kigali International - Arbitrage sur base des règles du Centre Arbitration Centre Rules International d’Arbitrage de Kigali (i) ikindi cyangwa Impaka zose zavuka hagati y‟abagiranye amasezerano zishingiye ku isobanurwa ishyirwa mu bikorwa ry‟aya cyangwa mabwiriza cyose n‟aya masezerano cyerekeranye zidashobora hakoreshejwe gukemuka ubwumvikane cyangwa ubuhuza (igihe bwateganyijwe) zikemurwa binyuze mu bukemurampaka hakurikijwe amategeko agenga mpuzamahanga Ikigo cy‟ubukemurampaka cya Kigali. (i) “Any dispute or difference between the Parties as to the interpretation or implementation of this Agreement or in respect of any matter or thing arising under, out of or in connection with this Agreement that cannot be settled by amicable settlement or mediation (when provided for), shall be settled by arbitration in accordance International with Arbitration Center (KIAC) rules. Kigali (i) «tout litige ou différend entre les Parties quant à l'interprétation ou l'application du présent accord ou à l'égard de toute question ou chose découlant, sur ou dans le cadre de cet accord qui ne peut être réglé par le règlement à l'amiable ou la médiation (lorsque c‟est prévu), sera réglé par arbitrage conformément aux International Centre règles d‟Arbitrage de Kigali (KIAC). du 6 Official Gazette no22 of 02/06/2014 (ii) Umubare w‟abakemurampaka ni ….. (hitamo umwe cyangwa batatu). (ii) The number of arbitrators to the proceedings the number of (Choose shall be … arbitrators/can be one or three). (ii) Le nombre d'arbitres aux procédures doit être de ... (Choisir le nombre d'arbitres / peut être un ou trois). (iii) Icyicaro (hitamo icyicaro). cy‟Ubukemurampaka ni…. (iii) The seat for arbitration shall be ……… (iii) (Choose the seat). Le siège de l'arbitrage est ... (Choisir le siège). (iv) Ururimi bucyemurampaka ururimi). ruzakoreshwa mu ni………(hitamo (v) Icyemezo cyafashwe n‟abakemurampaka ni icya nyuma, cyubahirizwa nk‟itegeko kandi kigashyirwa mu bikorwa n‟urukiko rubifitiye ububasha. Uwifuza ishyirwa mu bikorwa ry‟icyemezo cy‟ubukemurampaka agenerwa y‟ikiguzi amafaranga cy‟ibyakozwe byose harimo n‟amafaranga y‟ubwunganizi atangwa n‟uwategetswe gushyira mu bikorwa icyo cyemezo. - Ubukemurampaka hakoreshejwe amasezerano y’umuryango mpuzamahanga UNCITRAL (i) hagati zavuka irangiza ubwumvikane y‟abagiranye Impaka buke, amasezerano, kutubahiriza, ry‟amasezerano cyangwa ikindi kibazo cyose cyerekeranye mu n‟amasezerano bwumvikane cyangwa ubuhuza mu gihe cy‟ukwezi kumwe kuva aho ikemurwa ry‟ikibazo mu binaniraniye, bikemurwa n‟ubukemurampaka uburyo buteganywa na UNCITRAL. bitakemuwe buhuza (iv) The language for arbitration proceedings shall (iv) be …..(Choose the language). La langue de la procédure d'arbitrage est... (Choisir la langue). (v) The award rendered by the arbitrator(s) shall be final and binding and shall be enforced by any Court of competent jurisdiction. The party seeking enforcement shall be entitled to an award of all costs including legal fees to be paid by the party against whom enforcement is ordered. (v) La sentence rendue par les arbitres est définitive et obligatoire et doit être exécutée par tout tribunal compétent. La partie demandant l'exécution a droit toutes au les dépenses y compris les honoraires d'avocat à payer par la partie contre laquelle l'exécution est ordonnée. remboursement de - Arbitration by use of UNCITRAL Arbitration - Arbitrage par usage des règles d’arbitrage Rules de CNUDCI (i) “Any dispute, controversy or claim arising out of or relating to this contract, or the breach, termination or invalidity thereof, which cannot be settled by amicable settlement or mediation within thirty (30) working days from the date of notification of amicable settlement or mediation, shall be referred to and finally settled by arbitration in accordance with the United Nations Convention on International Trade Law (UNCITRAL) Arbitration Rules; 7 (i) "Tout litige, controverse ou réclamation découlant ou lié à ce contrat, ou le non- respect, la résiliation ou l'invalidité, qui ne peut pas être réglée à l'amiable ou par conciliation dans les trente (30) jours la date de notification du suivant règlement à l'amiable ou de la conciliation, est soumis et réglé de façon définitive par règles arbitrage d‟arbitrage de la Convention des Nations Unies commerce le droit du International (CNUDCI); conformément aux sur Official Gazette no22 of 02/06/2014 (ii) Umubare w‟abakemurampaka ni ….. (hitamo umwe cyangwa batatu); (ii) shall be The number of arbitrators …..(Choose the number of arbitrators/can be one or three); (ii) le nombre des arbitres est de .... (Choisir le nombre d'arbitres / peut être un ou trois); (iii) Icyicaro cy‟Ubukemurampaka ni I Kigali mu murwa mukuru w‟u Rwanda ; (iv) Ururimi ruzakoreshwa mu bukemurampaka ni ….. (hitamo uririmi). (v) Icyemezo cyafashwe n‟abakemurampaka ni icya nyuma, cyubahirizwa nk‟itegeko kandi kigashyirwa mu bikorwa n‟urukiko rubifitiye ububasha. Uwifuza ishyirwa mu bikorwa ry‟icyemezo cy‟ubukemurampaka agenerwa y‟ikiguzi amafaranga cy‟ibyakozwe byose harimo n‟amafaranga y‟ubwunganizi atangwa n‟uwategetswe gushyira mu bikorwa icyo cyemezo. - Ubukemurampaka hakoreshejwe amategeko agenga ubukempurampaka mu w’Ibihugu rw’Umuryango Rukiko by’Afurika y’Iburasirazuba (i) byayo zavuka zerekeranye Impaka n‟aya masezerano harimo n‟ibyerekeye agaciro zitakemuka mu n‟ihagarikwa bwubwumvikane cyangwa binyuze mu bwunzi mu gihe cy‟iminsi mirongo itatu zagombaga (30) kuva hakurikijwe zikemuka gukemurirwa, amategeko agenga Ubukemurampaka mu by‟Afurika rukiko rw‟Ibihugu impaka aho (iii) (iv) (v) The seat of arbitration shall be in Kigali, the capital of Rwanda. (iii) le siège d‟arbitrage est Kigali, la capitale du Rwanda ; The language to be used in the arbitral proceedings shall be …….. [Choose the language]. The award rendered by the arbitrator(s) shall be final and binding and shall be enforced by any Court of competent jurisdiction. The party seeking enforcement shall be entitled to an award of all costs, including legal fees, to be paid by the party against whom enforcement is ordered. (iv) La langue de travail dans les procédures d‟arbitrage est …… (choisir la langue) ; (v) La sentence rendue par les arbitres sera définitive et obligatoire et doit être exécutée par toute juridiction compétente. La partie demandant l'exécution a droit au remboursement de toutes les dépenses y compris les honoraires d'avocat à payer par la partie contre laquelle l'exécution est ordonnée. - Arbitration by use of East African Court of Justice Arbitration rules - Arbitrage par les règles d’arbitrage de la Cour de Justice de la Communauté Est Africaine its (i) Any dispute arising out of or in connection with this contract, including any question or existence, regarding termination, that cannot be settled by amicable settlement or mediation within thirty (30) days from the date of notification of amicable settlement or mediation, parties shall refer the matter to and finally be resolved in accordance with the East African validity (i) Tout litige découlant ou en relation avec ce contrat, y compris toute question au sujet de son existence, la validité ou la résiliation, qui ne peut être réglée à l'amiable ou la conciliation dans le mois suivant la date de notification du règlement à l'amiable ou la conciliation, les parties doivent renvoyer l'affaire et être réglé en dernier ressort conformément aux règles d'arbitrage de la Cour de Justice de la Communauté Est 8 (ii) (iii) (iv) (v) y‟Iburasirazuba; Court of Justice (EACJ) arbitration rules; Africaine (EACJ) ; Official Gazette no22 of 02/06/2014 Umubare ni......(hitamo umwe cyangwa batatu); w‟abakemurampaka (ii) The number of arbitrators shall be ………. (ii) (choose one or three); Le nombre d'arbitres est de…….. (Choisir un ou trois); Ikicaro cy‟Ubukemurampaka kiri Arusha- Tanzania; (iii) The place of arbitration shall be Arusha-Tanzania; (iii) Le lieu de l'arbitrage est à Arusha- Tanzanie ; (iv) La langue à utiliser dans les procédures d'arbitrage est (Choisir la langue); (v) La sentence rendue par les arbitres est définitive et obligatoire et doit être exécutée par le tribunal compétent, et la partie demandant au remboursement de tous les coûts, y compris les honoraires d'avocat, qui doivent être payés par la partie contre laquelle l'exécution est ordonnée. l'exécution droit a Ururimi bukemurampaka ni……(hitamo ururimi); ruzakoreshwa mu bikorwa Icyemezo cyafashwe n‟abakemurampaka icya nyuma, kikubahirizwa kandi ni kigashyirwa mu n‟urukiko rubifitiye ububasha kandi uwifuza ishyirwa ry‟icyemezo bikorwa mu cy‟ubukemurampaka agenerwa amafaranga y‟ikiguzi cy‟ibyakozwe byose harimo y‟ubwunganizi atangwa n‟uwategetswe gushyirwa mu bikorwa icyo cyemezo. n‟amafaranga (iv) The language to be used in the arbitral the shall be…… (Choose proceedings language); (v) The award rendered by the arbitrator(s) shall be final and binding and shall be enforced by the Court of competent jurisdiction, and the party seeking enforcement shall be entitled to an award of all costs including legal fees, to be paid by the party against whom enforcement is ordered. 9 Official Gazette no22 of 02/06/2014 Bibonywe kugira ngo bishyirwe ku mugereka w’Amabwiriza ya Minisitiri n o 612/08.11yo ku wa 16/04/2014 ashyiraho uburyo bwo gutegura amasezerano, kuyumvikanaho, kuyasabaho ibitekerezo no kuyacunga Seen to be annexed to Ministerial Instructions no 612/08.11 of 16/04/2014 setting up modalities for drafting, negotiating, requesting for opinions and management of contracts Vu pour être annexé aux Instructions Ministérielles n o 612/08.11 du 16/04/2014 portant modalités de rédaction, de négociation, de consultation et de gestion des contrats Kigali, ku wa 16/04/2014 Kigali, on 16/04/2014 Kigali, le 16/04/2014 (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : Repubulika: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux 10 Official Gazette no22 of 02/06/2014 UMUGEREKA WA II W’AMABWIRIZA YA MINISITIRI N O 612/08.11YO KU WA 16/04/2014 ASHYIRAHO UBURYO BWO GUTEGURA AMASEZERANO, KUYUMVIKANAHO, KUYASABAHO IBITEKEREZO NO KUYACUNGA ANNEX II TO MINISTERIAL INSTRUCTIONS NO 612/08.11 OF 16/04/2014 SETTING UP MODALITIES FOR DRAFTING, NEGOTIATING, REQUESTING FOR OPINIONS AND MANAGEMENT OF CONTRACTS ANNEXE II AUX INSTRUCTIONS MINISTÉRIELLES NO 612/08.11 DU 16/04/2014 PORTANT MODALITÉS DE RÉDACTION, DE NÉGOCIATION, DE CONSULTATION ET DE GESTION DES CONTRATS 11 Official Gazette no22 of 02/06/2014 REPUBULIKA Y’U RWANDA [VUGA IZINA RY’IKIGO] Ikibazo: Nimero: Bivuye: Bigiye: Itariki: Umujyanama mu by’amategeko: Umukono: INAMA KU ………………………………. (Ikibazo) 1. Intangiriro: Iki kibazo cyerekeye …………………………… [vuga ikibazo n‟ubwoko bwacyo] 2. Imiterere y’ikibazo (Vuga muri make iby‟ingenzi bijyanye n‟ikibazo, amatariki ikibazo cyatangiriyeho. Niba hari impaka kuri icyo kibazo, garagaza icyo buri ruhande rubivugaho). 3. Ibibazo: Erekana ibibazo byo mu rwego rw‟amategeko ugomba gusubiza a. …………………………. b. …………………….. c. ……………………….. 4. Amategeko yashingirwaho, amabwiriza n’izindi nyandiko zerekeranye n’ikibazo: “Mu gushakira igisubizo iki kibazo, nashingiye ku mategeko n‟inyandiko ikurikira:” a. Amategeko ……………….. b. Amabwiriza …………….. c. Inyandiko ………………… 5. Urubanza rwaba rwaraciwe n‟Urukiko rw‟Ikirenga rufitanye isano n‟iki kibazo niba ruhari 12 Official Gazette no22 of 02/06/2014 6. Navuganye n’abantu bakurikira bafite amakuru kuri iki kibazo: a. …………………… b. …………………………… c. …………………………… 7. Inama mu rwego rw’amategeko - Ndasanga natanga inama ikurikira ku bibazo byagaragajwe (kuri buri kibazo) o ………… o ……………. o ………………… o ……………………….. 8. Icyakorwa Nshingiye ku byo navuze haruguru, ndasanga hakorwa ibikurikira: (erekana inzira iboneye muri izi bikurikira) - Guhindura umushinga w‟amasezerano - Guca ibihano - Gusaba ko amasezerano ashyirwa mu bikorwa mu buryo bwihariye - Gusesa amasezerano - Gukemura impaka ku bwumvikane - Gusubiza uwatanze ikirego uburenganzira bwe - Kugisha inama MINIJUST cyane cyane ku ngingo (kugaragaza impamvu zihariye zituma MINIJUST igomba kugishwa inama): o ……………… o ………………… o …………………. Amazina y’Umujyanama mu by’amategeko, Itariki n’umukono 13 Official Gazette no22 of 02/06/2014 THE REPUBLIC OF RWANDA [INDICATE THE INSTITUTIONAL NAME] Subject matter: Reference Number: From: To: Date of Issue: Legal Officer: Signature STATEMENT OF LEGAL ADVICE ON ………………………………. (the issue) 1. Introduction: This matter is about …………………………… [identify the matter and its nature] 2. Statement of facts (Set out briefly all the important facts, the dates on which the issue arose. If there is a dispute over the facts, set out positions of the parties). 1. Issues: Set out the basic legal questions that you will answer (themes) a. …………………………. b. …………………….. c. ……………………….. 2. Relevant laws, regulations and other documents consulted given the subject matter: “In addressing this issue, I have perused and consulted the following laws and documents:” a. Laws ……………….. b. Regulations …………….. c. Documents ………………… 3. Precedents from the Supreme Court relevant to the subject matter if any 14 Official Gazette no22 of 02/06/2014 4. Having talked to the following persons who have information on the matter a. …………………… b. …………………………… c. …………………………… 5. The legal advice - I issue the following legal advice on the issues raised (for each issue) o ………… o ……………. o ………………… o ……………………….. 6. recommendation In view of the above; I recommend the following way forward: (please indicate the appropriate way forward among these) - Amendment of the draft contract - Apply penalties - Request for specific performance - Termination of the contract - Amicable settlement - Reinstate the complainant in his/her rights - Send for advice to MINIJUST especially on the following aspects (giving reasons for requesting special attention of MINIJUST): o ……………… o ………………… o …………………. Legal Officer’s Name, date and Signature 15 Official Gazette no22 of 02/06/2014 REPUBLIQUE DU RWANDA [INDIQUER LE NOM DE L’INSTITUTION] Objet: Numéro de référence: De: A: Date d’émission: Juriste: Signature AVIS JURIDIQUE ………………………. (La question de droit) 1. Introduction: La question de droit concerne …………………………… [identifier la matière et sa nature] 2. Exposé des faits (Indiquez brièvement tous les faits importants, la date à laquelle la question a été soulevée. S‟il y a contestation sur les faits, montrer les positions des parties). 3. Questions: Souligner les questions fondamentales de droit auxquelles vous répondrez (thèmes) a. …………………………. b. …………………….. c. ……………………….. 4. Les lois, règlements et autres documents pertinents consultés compte tenu de l’objet: “« En abordant cette question, j'ai lu et consulté les lois suivantes et des documents:” a. Lois ……………….. b. Règlements …………….. c. Documents ………………… 5. Jurisprudence de la Cour suprême pertinente à l’objet, le cas échéant 6. Avoir parlé aux personnes suivantes qui ont des informations à ce sujet : 16 Official Gazette no22 of 02/06/2014 a. ………………………… b. …………………………… c. …………………………… 1. Avis juridique - Je donne conseils juridiques suivants sur les questions soulevées (pour chaque question) o ……………………… o ……………………… o ………………………. o ……………………….. 2. Recommandation Compte tenu de ce qui précède, je recommande ce qui suit: (veuillez indiquer la solution appropriée parmi celles-ci) : - Modification du projet de contrat - Appliquer des sanctions - Demande d'exécution spécifique - Résiliation du contrat - Règlement à l‟amiable - Rétablir le plaignant dans ses droits - Envoyer au MINIJUST pour avis en particulier sur les aspects suivants (en donnant les motifs pour attirer une attention particulière du MINIJUST): o ……………… o ………………… o …………………. Nom du juriste, date et Signature 17 Official Gazette no22 of 02/06/2014 REPUBULIKA Y’U RWANDA [VUGA IZINA RY’IKIGO] Umutwe w’inyandiko: Ubwoko: - Amasezerano Amasezerano mpuzamahanga Ikindi……………………………………… Nimero: Bivuye: Bigiye: Itariki: Umujyanama mu by’amategeko: Umukono: INAMA KU ………………………………. (Umutwe w’amasezerano cyangwa ikindi) INAMA KU ………………………………………………… (Umutwe w’amasezerano cyangwa ikindi) 1. Intangiriro: Aya masezerano/ikindi …………………………… [Imyirondoro y‟impande zombi, amazina n‟aho babarizwa] “Amasezerano”, (kivuge), yitwa hano yakozwe hagati 2. Amakuru kuri aya masezerano Tanga amakuru kuri aya masezerano cyangwa andi makuru y‟ingenzi yafasha gusesengura amasezerano. 3. Amasezerano n’izindi nyandiko byakiriwe: a. …………………………… b. ………………….. c. …………………… 4. Amategeko yashingirwaho, amabwiriza n’izindi nyandiko zerekeranye n’ikibazo: “Mu gushakira igisubizo iki kibazo, nashingiye ku mategeko n‟inyandiko ikurikira:” a. Amategeko ……………………… b. Amabwiriza …………………….. 18 Official Gazette no22 of 02/06/2014 c. Inyandiko ……………………….. 5. Urubanza rwaba rwaraciwe n‟Urukiko rw‟Ikirenga rufitanye isano n‟iki kibazo niba ruhari 6.Inama mu rego rw’amategeko - Ntanze inama ikurikira ku itangwa ry’isoko cyangwa indi nzira yakoreshejwe mu gutanga isoko cyangwa ikindi cyose cyagira ingaruka ku isinywa ry’aya masezerano o …………………………… o …………………………… - Nahinduye umushinga w’amasezerano mu ngingo zikurikira: o ……………………………. o ……………………………. - Ibi bikurikira ni byo nsanga byahinduka kuri uyu mushinga w’amasezerano: o ……………………….. o …………………………… o ……………………………… - Ndasanga hashyirwamo ingingo nshya kuri ibi bikurikira: o …………………….. o ……………………… o ………………………… 7.Icyakorwa 8.Nshingiye ku byo navuze haruguru, ndasanga hakorwa ibikurikira: (erekana inzira iboneye muri izi bikurikira) - Guhagarika isoko - Kunoza amasezerano - Gukomeza bagasinya amasezerano - Gusaba MINIJUST gutanga inama cyane cyane ku ngingo (kugaragaza impamvu zihariye zituma MINIJUST igomba kugishwa inama): o ……………… o ………………… o …………………. Amazina y’Umujyanama mu by’amategeko, Itariki n’umukono 19 Official Gazette no22 of 02/06/2014 THE REPUBLIC OF RWANDA [INDICATE THE INSTITUTIONAL NAME] Title of Document: Nature: - Contract Agreement International agreement Memorandum of Understanding (MoU) Other ……………………………………… Reference Number: From: To: Date of Issue: Legal Officer: Signature STATEMENT OF LEGAL ADVICE ON ……. (Title of the contract/agreement/MoU or other) 1.Introduction: This contract/agreement/MoU/other (indicate) hereinafter referred to as “Agreement” is between …………………………… [Identifications of parties, names and addresses] 2.Background of the Agreement Set out the context and the scope of the Agreement or any other information necessary to understand the agreement. 3.Contract agreement and document received: a.…………………… b.………………….. c.…………………… 4. Relevant laws, regulations and other documents consulted: “In addressing this issue, I have perused and consulted the following laws and documents:” a.Laws ……………….. b.Regulations …………….. c.Documents ………………… 20 Official Gazette no22 of 02/06/2014 5. Precedents from the Supreme Court relevant to the subject matter if any 6.The legal opinion - - - I issue the following legal opinion on the procurement process or any other process used to tender the contract or any other fact that could impact on the signing of this Agreement o ………… o ……………. I have amended the draft agreement on the following provisions : o …………………….. o ……………………… I recommend the following amendments to the draft agreement: o ……………………….. o …………………………… o ……………………………… - I recommend enacting provisions on the following: o …………………….. o ……………………… o ………………………… 7.recommendation In view of the above; I recommend the following way forward: (please indicate the appropriate way forward among these) - Cancellation of the tender process - Review of the draft contract - Proceed and sign - Send for review to MINIJUST especially on the following provisions (giving reasons for requesting special attention of MINIJUST): o ……………… o ………………… o …………………. Legal Officer’s Name, date and Signature 21 Official Gazette no22 of 02/06/2014 REPUBLIQUE DU RWANDA [INDIQUER LE NOM INSTITUTIONNEL] Titre du Document: Nature: - Contrat Accord Accord international Protocole d’entente (MoU) Autre …………… Numéro de référence : De: A: Date d’émission: Juriste: Signature AVIS JURIDIQUE SUR ……. (Titre du contrat/accord/protocole d’entente ou autres) 1.Introduction: Ce contrat/accord/Protocole d‟entente/autres (préciser), ci-après dénommé "accord" a été passé entre ... [Identification des parties, noms et adresses] 2.Contexte de l’accord Expose le contexte et la portée de l‟accord ou toute autre information nécessaire à la compréhension de l‟accord. 3.Contrat et document de l’accord reçus: a.…………………… b.………………….. c.…………………… 4. Lois, règlements et autres documents pertinents consultés: “En abordant cette question, j‟ai lu et consulté les lois et documents suivants:” a.Lois ……………….. b.Règlements............ c.Documents ………………… 22 Official Gazette no22 of 02/06/2014 5.Jurisprudence de la Cour suprême pertinente à l’objet, le cas échéant 6.Avis juridique : - - - Je donne le présent avis juridique sur la procédure de passation de marché ou toute autre procédure permettant de soumissionner le marché ou tout autre fait qui pourrait avoir un impact sur la signature du présent accord. o ………… o ……………. J’ai modifié le projet d’accord sur les dispositions suivantes: o …………………….. o ……………………… Je recommande modifications suivantes au projet d’accord: o ……………………….. o …………………………… o ……………………………… - Je recommande des dispositions soient édictées sur les points suivants: o …………………….. o ……………………… o ………………………… 7.Recommandation Compte tenu de ce qui précède, je recommande ce qui suit: (veuillez indiquer la solution appropriée parmi celles-ci): - Annulation de l‟appel d‟offres - Révision du projet de contrat - Procéder à la signature - Envoyer au MINIJUST pour révision en particulier sur les dispositions suivantes (en donnant les motifs pour attirer une attention particulière du MINIJUST): o ……………… o ………………… o …………………. Nom du Juriste, date et Signature 23 Official Gazette no22 of 02/06/2014 Bibonywe kugira ngo bishyirwe ku mugereka w’Amabwiriza ya Minisitiri n o 612/08.11yo ku wa 16/04/2014 ashyiraho uburyo bwo gutegura amasezerano, kuyumvikanaho, kuyasabaho ibitekerezo no kuyacunga Seen to be annexed to Ministerial Instructions no 612/08.11 of 16/04/2014 setting up modalities for drafting, negotiating, requesting for opinions and management of contracts Vu pour être annexé aux Instructions Ministérielles n o 612/08.11 du 16/04/2014 portant modalités de rédaction, de négociation, de consultation et de gestion des contrats Kigali, ku wa 16/04/2014 Kigali, on 16/04/2014 Kigali, le 16/04/2014 (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w‟Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux Seen and Sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/ Garde des Sceaux 24