MINISTERIAL ORDER N°03/Mifotra/15 OF 09/06/2015 DETERMINING MODALITIES FOR RECRUITING CONTRACTUAL STAFF IN PUBLIC SERVICE

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Iri teka rigena uburyo bwo gushaka no gushyira mu myanya abakozi bagengwa n’amasezerano mu nzego z’imirimo ya Leta. This Order determines modalities for recruiting contractual staff in public service. Le présent arrêté détermine les modalités de recrutement des agents sous contrat dans la fonction publique.

Ingingo ya 2:Ibigenderwaho mu gushaka abakozi bagengwa n’amasezerano mu Butegetsi bwa Leta Article 2:Conditions for recruiting contractual staff in public service Article 2:Conditions pour recruter des agents de l’Etat sous contrat dans la fonction publique Article contractual staff in public service 3:Authorizationfor recruiting a Ingingo ya 2: Ibigenderwaho mu gushaka abakozi bagengwa n’amasezerano mu Butegetsi bwa Leta Article for contractual staff in public service 2: Conditions recruiting Article 2: Conditions pour recruter des agents de l’Etat sous contrat dans la fonction publique Urwego rwa Leta rushobora gushaka Umukozi wa Leta ugengwa n’amasezerano igihe hari imwe A public institution may recruit a contractual staff if one of the following condition is met: institution publique peut recruter un Une contractuel si et seulement si l’une des conditions suivantes est remplie : 2 mu mpamvu zikurikira: 1° mu gihe umukozi ushakwa asimbura umukozi wa Leta udahari kandi akaba igihe kingana cyangwa kirenga azamara amezi impamvu (6), kubera atandatu ziteganywa n’amategeko; 2° mu gihe hashakwa abakozi bateganijwe mu mbonerahamwe y’imirimo yemejwe y’ishami rishinzwe Imishinga ya Leta; 3° mu gihe hari ituma impamvu hakenerwa umukozi ukora imirimo yihutirwa ariko idateganyijwe mu mbonerahamwe y’imyanya y’imirimo; ifatika Official Gazette no27 of 06/07/2015 1° in case of replacing of a public servant who is absent for a period equal to or exceeding six (6) months, due to reasons provided for by the law; 1° en cas de remplacement d’un agent de l’Etat absent au travail pour une période égale ou supérieure à (6) six mois des raisons prévues par la loi; 2° in case of recruitment of staff whose posts are provided for by the approved organizational structure of a Single Projects Implementation Unit; 2° en cas de recrutement des agents dont les postes structure prévus organisationnelle approuvée de l’Unité des Projets du Gouvernement ; sont sur la 3° in case of sound reasons requiring to carry out urgent duties which are not determined in jobs on the organizational structure; 3° en cas de raisons fondées exigeant la prestation urgente des services qui ne sont pas prévus par la structure organisationnelle ; 4° mu gihe hashakwa umukozi ukora imirimo idafitiwe abahanga bahagije kandi bakenewe cyane ku isoko ry’umurimo. 4° in case of recruitment for a job position requiring rare and specialized skills on the labor market. 4° en cas de recrutement pour un emploi exigeant des compétences rares et spécialisées sur le marché du travail.

Ingingo ya 3:Uruhushya rwo gushaka abakozi bagengwa n’amasezerano mu butegetsi bwa Leta Article 3:Autorisation pour recruter des agents de l’Etat sous contrat dans la fonction publique Ingingo ya 3:Uruhushya rwo gushaka abakozi bagengwa n’amasezerano mu butegetsi bwa Leta Article 3:Authorization contractual staff in public service for recruiting a Article 3:Autorisation pour recruter des agents de l’Etat sous contrat dans la fonction publique n’amasezerano Urwego rwa Leta rushaka Umukozi wa Leta ugengwa impamvu zivugwa mu gace ka 3o cyangwa aka 4o k’ingingo ya 3,mbere yo kumushaka kibanza kubisabira uruhushya rwanditse rutangwa na Minisiteri ifite Abakozi ba Leta mu nshingano zayo. kubera A public institution requiring a contractual staff for reasons provided for under point 3o or 4o of Article 3, shall seek prior written authorization from the Ministry responsible for public service. Une institution publique qui a besoin de recruter un contractuel pour des raisons prévues au point 3o ou 4o de l’article 3, doit d’abord en obtenir l’autorisation écrite du Ministère ayant la fonction publique dans ses attributions. Iyo urwego rwa Leta rushaka Umukozi wa Leta ugengwa impamvu zivugwa mu gace ka 1ocyangwa aka 2o k’ingingo n’amasezerano kubera If a public institution requires a contractual staff for reasons provided for under point 1o or 2oof it shall recruit without seeking Article 3, 3 Lorsqu’une institution publique a besoin d’un agent contractuel pour des raisons prévues au point 1o ou 2o de le fait sans demander l’article 3, il Official Gazette no27 of 06/07/2015 ya 3, ntirwirirwa rubisabira uruhushya ruvugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo. authorization referred to under the Paragraph One of this Article. l’autorisation mentionnée à aliéna premier du présent article. Ingingo uruhushya ya 4:Ibigize inyandiko isaba

Ingingo ya 4: uruhushya Ibigize inyandiko isaba Article 4: Content of the file requesting for authorization Article 4: Contenu du dossier demandant l’autorisation Article 4: Content of the file requesting for authorization Article 4: Contenu du dossier demandant l’autorisation Inyandiko isaba uburenganzira bwo gushaka Umukozi igomba kugaragaza ibi bikurikira: n’amasezeno ugengwa file The recruitment must indicate the following: for authorization requesting for Le dossier demandant l’autorisation de recruter un agent contractuel doit indiquer ce qui suit : 1° impamvu umukozi ugengwa n’amasezerano 1° justification for the need of a contractual 1° la justification de recruter un agent contractuel; akenewe; staff; 2° la description du poste de travail à occuper par 2° inshingano z’umwanya uwo mukozi 2° job description of the post to be occupied by cet agent contractuel; ugengwa n’amasezerano azakora; the contractual staff; 3° igihe giteganywa amasezerano azamara; 3° duration of employment contract; 3° la durée du contrat; 4° le salaire et, si applicable les autres avantages à 4° umushahara n’ibindi bizagenerwa uwo umukozi ugengwa n’amasezerano, iyo bihari. 4° salary and, if applicable, fringe benefits to be allouer à cet agent contractuel. provided for the contractual staff.

Ingingo ya 5: Inzira yo gushaka umukozi ugengwa n’amasezerano Article 5: Procedure contractual staff for recruiting a Article 5: Procédure de recruter un agent contractuel Ingingo ya 5:Inzira yo gushaka umukozi ugengwa n’amasezerano Article 5: Procedure contractual staff for recruiting a Article 5: Procédure de recruter un agent contractuel kandi rwifashishije Urwego rwa Leta rukeneye umukozi ugengwa n’amasezerano uruhushya rumushaka inzira yo gushaka abakozi iteganywa n’Iteka rya Perezida rigena uburyo bwo gushaka no gushyira abakozi ba Leta mu myanya. rubifitiye A public institution requiring a contractual staff and that has authorization to recruit shall recruit a contractual staff in accordance with the procedure set forth by the Presidential Order determining modalities for the recruitment, appointment and nomination of public servants. 4 qui requiert publique l’agent L’institution contractuel et qui a une autorisation recrute conformément à la procédure prévue par l'Arrêté Présidentiel de recrutement, d’affectation et de nomination des agents de l’administration publique. les modalités déterminant

Ingingo ya 6: Amasezerano y’akazi Article 6: Employment contract Article 6 : Contrat de travail Ingingo ya 6: Amasezerano y’akazi Article 6:Employment contract Article 6 : Contrat de travail Official Gazette no27 of 06/07/2015 Umukandida watsindiye umwanya w’umurimo w’umukozi ugengwa n’amasezerano ntahabwa ibaruwa itanga akazi ahubwo asinyana n’urwego amasezerano rumuhaye y’akazi rigenga umurimo mu hakurikijwe Rwanda. akazi Itegeko The successful candidate on the position of contractual staff shall not receive an appointment letter but he/she shall sign an employment contract with in institution accordance with the Labour Law in Rwanda. recruiting the Le candidat retenu au poste d’agent contractuel ne reçoit pas une lettre d’affectation mais il signe un contrat de travail avec l’institution qui recrute suivant la loi portant code du Travail au Rwanda. Amasezerano y’akazi mu butegetsi bwa Leta ntagomba kurenza igihe cy’umwaka umwe (1). Kongera ayo masezerano bikorwa mu nyandiko. The employment contract in public service shall not exceed a period of one (1) year. The renewal of the contract shall be done in writing. Le contrat de travail dans la fonction publique ne doit pas dépasser la période d'une (1) année. Le renouvellement de ce contrat est fait par écrit. Icyakora, hashingiwe ku mpamvu zidasanzwe, Minisiteri ishinzwe Abakozi ba Leta ishobora gutanga uruhushya rutuma igihe cy’amasezerano kirenga umwaka umwe (1). in exceptional circumstances, However, the Minister responsible for Public Service may give authorization to conclude an employment contract for more than one (1) year. Cependant, pour des raisons exceptionnelles, Le Ministre chargé de la Fonction Publique peut donner l’autorisation de conclure un contrat de travail de plus d’une (1) année.

Ingingo ya 7: Umushahara w’umukozi ugengwa n’amasezerano y’akazi Ingingo 8: Ivanwaho ry’Ingingo zinyuranye n’iri teka Article 7: Salary of contractual staff Article 7 : Salaire d’un agent contractuel Ingingo ya 7: Umushahara w’umukozi ugengwa n’amasezerano y’akazi Article 7: Salary of contractual staff Article 7 : Salaire d’un agent contractuel Umushahara n’ibindi bihabwa umukozi ugengwa n’amasezerano y’akazi mu Butegetsi bwa Leta ugomba kuba ungana n’umushahara n’ibindi bigenerwa umwanya w’umurimo uhoraho bihuje urwego mu Butegetsi bwa Leta. The salary and other fringe benefits allocated to a contractual staff in Public Service must be equivalent to the salary and other fringe benefits provided for a permanent civil servant on the same level as that of a contractual staff. Le salaire et les autres avantages alloués à l’agent contractuel dans la fonction publique doivent être équivalents au salaire et autres avantages attribués au poste du même niveau dans la fonction Publique. Iyo nta mwanya w’umurimo bisa mu buryo butaziguye, bigenwa hakorwa igereranya ry’imyanya. umushahara n’ibindi n’ibindi umushahara Icyakora, bigenerwa umukozi ugengwa n’amasezerano bishobora kugenwa mu buryo bwihariye igihe umwanya ushakirwa umukozi usaba ubumenyi bwihariye kandi budafitiwe abahanga bahagije ku isoko If there is no direct same level position, the salary and fringe benefits shall be determined by comparison of job positions. S’il n'y a pas un poste direct du même niveau, le salaire et autres avantages sont déterminés par comparaison des postes d'emploi. However, the salary and fringe benefits of contractual staff may be determined in a special way, for positions requiring specialized and rare skills personnel on the labor market. This shall be the Ministry done upon consultation with Cependant, le salaire et d’autres avantages d’un agent contractuel peuvent être déterminés de manière spéciale si le poste vacant exige des compétences spécialisées et rares sur le marché du travail. Cette détermination se fait sur avis du 5 Official Gazette no27 of 06/07/2015 ry’umurimo, kandi Minisiteri ifite Abakozi ba Leta n’Umurimo mu nshingano zayo ikaba yabitanzeho inama. Ingingo 8: Ivanwaho ry’Ingingo zinyuranye n’iri teka responsible for public service. Ministère ayant la fonction publique dans ses attributions.

Article 8: Repealing provision Article 8: Disposition abrogatoire Article 8: Repealing provision Article 8: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza iri kandi zinyuranyije naryo zivanyweho. All prior provisions contrary to this Order are hereby abrogated. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées. ya Ingingo kubahirizwa 9: Igihe Iteka ritangira

Ingingo ya 9: Igihe Iteka ritangira Article 9: Commencement Article 9: Entrée en vigueur 1 Official Gazette no27 of 06/07/2015 ITEKA RYA MINISITIRI N°03/Mifotra/15 RYO KU WA 09/06/2015 RIGENA UBURYO BWO GUSHAKA NO GUSHYIRA MU MYANYA ABAKOZI BAGENGWA N’AMASEZERANO MU NZEGO Z’IMIRIMO YA LETA MINISTERIAL ORDER N°03/Mifotra/15 OF 09/06/2015 DETERMINING MODALITIES CONTRACTUAL FOR STAFF IN PUBLIC SERVICE RECRUITING ARRETE MINISTERIEL N°03/Mifotra/15 DU 09/06/2015 LES MODALITES DE RECRUTEMENT DES AGENTS SOUS CONTRAT DANS LA FONCTION PUBLIQUE DETERMINANT Minisitiri; The Minister; Le Ministre; Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo ku wa 04 Kamena 2003 nk’uko ryavuguruwe kugeza ubu, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 119, iya 121, n’iya 201 ; Ashingiye ku Itegeko n° 86/2013ryo ku wa 11/09/2013 rishyiraho sitati rusange igenga abakozi ba Leta, cyane cyane mu ngingo yaryo ya 9; Inama 14/04/2015 imaze kubisuzuma no kubyemeza; y’Abaminisitiri yateranye ku wa Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 04 June 2003 as amended to date, especially in Articles 119, 121 and 201; Vu la Constitution de la République du Rwanda du jour, telle que révisée à ce 04 spécialement en ses articles 119, 121 et 201; juin 2003 Pursuant to Law nº 86/2013 of 11/09/2013 on the general statutes for public service, especially in Article 9; Vu la Loi n° 86/2013du11/09/2013 portant statut général de fonction publique Rwandaise, la spécialement en son article 9 ; After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 14/04/2015; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 14/04/2015; ATEGETSE: HEREBY ORDERS: ARRETE: Article 9: Commencement Article 9: Entrée en vigueur teka Iri ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order shall come into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 09/06/2015 Kigali, on 09/06/2015 Kigali, le 09/06/2015 (sé) UWIZEYE Judith Minisitiri w’Abakozi ba Leta n’Umurimo (sé) UWIZEYE Judith Minister of Public service and Labour (sé) UWIZEYE Judith Ministre de la Fonction Publique et du Travail Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/ Intumwa Nkuru ya Leta Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/ Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice / Garde des Sceaux 6