Rwanda Act or statute

Parliament of Rwanda

LAW N°62/2018 OF 25/08/2018 GOVERNING PUBLIC PROCUREMENT

acceptanceacceptance certificateacceptance of worksadditional contract costsadditional costsadvance paymentadvance paymentsafter-sales serviceanti-briberyappeal deadlineapproval by silencearithmetic errorsasset discoveryauction of goodsaward proceduresbid clarificationbid comparisonbid disqualificationbid documentsbid eligibilitybid evaluationbid languagebid modificationbid openingbid preparationbid receiptbid rejectionbid reviewbid review proceduresbid securitybid submissionbid validity periodbidder conductbidder conflicts of interestbidder debarmentbidder defaultbidder hearingbidder notificationsbidder obligationsbidder qualificationbiddingboard compositionbribery/collusionbudget complianceclaims submissionclarificationscode of conduct compliancecommencementcommunity participationcompany liabilitycompensationcompensation claimscomplaintscompliance inspectionconfidential informationconfidentialityconstructionconstruction defectsconsultancy procurementconsultancy servicesconsultant selectionconsulting servicescontract administrationcontract amendmentcontract awardcontract cancellationcontract claimscontract closeoutcontract delaycontract disputescontract documentscontract durationcontract executioncontract execution delaycontract languagecontract managementcontract negotiationscontract performancecontract pricingcontract securitycontract suspensioncontract terminationcontract termscontract value limitscontract variationcontractingcontractor obligationscontractual compliancecontractual penaltiescorporate liabilitycorrections and resubmissioncost allocationcurrencydebarmentdefect correctiondelay penaltiesdelivery acceptancedelivery allocationdelivery documentationdelivery logisticsdelivery perioddelivery rejectiondemolitiondemolition and reconstruction costsdemolition debris handlingdirect contractingdispute noticedispute resolutione-procurementelectronic procurementemployee suspensionevaluation reportingexcavationexchange ratesexpressions of interestfinal acceptance of worksforce majeureforce majeure noticeframework agreementsfraudfraud or defect allegationsgoods acceptancegoods and suppliesgoods or suppliesgoods protectiongoods verificationgovernment funds recoverygovernment procurementguarantee periodinfluence peddlinginformation disclosureinformation submissioninspectioninspection deadlineinstalment paymentinstitution sanctionsinvoice deductioninvoice deductionsinvoice paymentjoint ventureslaw drafting and adoptionleaveliability exemptionliability for mistakesloan collaterallocal preferenceloss and damagelottingmaintenancematerials approvalmisuse of contract fundsonline publicationpanel appointmentpaymentpayment delaypayment delay interestpaymentspenaltiesperformance securityperformance security seizurepreference rulesprequalificationprice reductionprice revisionpricingprocurementprocurement administrationprocurement authorizationprocurement challengeprocurement committeeprocurement communicationsprocurement complaintsprocurement complianceprocurement contract cancellationprocurement contract modificationprocurement criteriaprocurement deadlinesprocurement decision deadlineprocurement definitionsprocurement dispute resolutionprocurement disputesprocurement documentsprocurement eligibilityprocurement enforcementprocurement feesprocurement fileprocurement governanceprocurement instructionsprocurement integrityprocurement methodsprocurement noticesprocurement oversightprocurement payment timingprocurement planningprocurement preferencesprocurement procedureprocurement proceduresprocurement regulationsprocurement restrictionsprocurement scopeprofessional secrecyproject acceptanceproject deliveryproject designproject planningproposal evaluationproposal openingprovisional acceptancepublic contractspublic disclosurepublic institutionspublic procurementpublic procurement governancepublic procurement methodspublic tender fundspublic tenderspublic worksquality compliancequality controlquality guaranteequotation requestsreceipt of suppliesrefundregistration requirementsreimbursable expensesremuneration restrictionsrepealreplacement of staffreportingreports and documentsrequest for proposalsreview panel dismissalreview proceedingsreview remediesrisk allocationservice deliverysettlement of proceedsshortlistingsimplified biddingsingle-source procurementsite cleanupsite demarcationsite facilitiessite log recordsite securitysite security and preservationsite supervisionspecificationsstaff assignmentstaffingsub-contractingsubmission reviewsupplier obligationssupplier registrationsupplier responsibilitysuppliessupplies contractssupplies tender planningsupply contractssupply receptiontaxes and duties in bidstechnical acceptancetechnical and financial scoringtechnical assistancetechnical evaluationtechnical specificationstemporary suspension of workstender administrationtender advertisementtender appealstender awardtender cancellationtender compliancetender debarmenttender document amendmentstender documentationtender documentstender evaluationtender executiontender extensiontender integritytender methodstender noticetender packagingtender participationtender performancetender preparation periodstender pricingtender proceedingstender processtender rejectiontender requirementstender selectiontender splittingtender study servicestender suspensiontenderingterms of referencethresholdstransitional complianceunexpected circumstancesurgent procurementwarranty periodwarranty/repairswork commencementwork suspensionworker paymentworking hoursworkplace conductworks acceptanceworks commencementworks completionworks contractsworks supervisionworks tendersworksite insurance

Jurisdiction: Rwanda
Status: Not in force
Citation: 62/2018 OF 25/08/2018
Dates: Record updated 7 Sept 2018

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Dates: Record updated 7 Sept 2018

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Purpose and legislative effect

“This provision says the law governs public procurement.”

This provision says the law governs public procurement. This provision says the law applies to procurement of works, goods, supplies, and consultancy or non-consultancy services ordered by the procuring entity. This article defines key procurement terms and says public procuring entities must use the e-procurement system, unless the national procurement authority authorizes otherwise. Public procuring entities must use the e-procurement system for public procurement, unless the Rwanda Public Procurement Authority authorizes a different procedure. This provision says public procurement follows the Law, procurement regulations, the code of conduct, and minister-approved model tender documents; it also gives the Rwanda Public Procurement Authority and the Minister powers over procurement standards and special rules.

How the instrument operates

01
Start with the recorded version

Record updated 7 Sept 2018. The date shown identifies this source expression and should not be treated as proof that no later change exists.
02
Locate the controlling provision

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03
Read conditions and exceptions together

Keep subsections, definitions, provisos and cross-references in context before drawing a legal conclusion.
04
Verify currency and official wording

Confirm later legislation, commencement notices and corrections with the official publisher before advice, filing or reliance.

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Icyo iri tegeko rigamije

This provision says the law governs public procurement.

Section 1

Request for review to the

A bidder may ask the procuring entity to review a procurement decision in writing, within 7 days after learning the reason for the complaint, and may escalate to the independent review panel if no decision is made or the bidder remains dissatisfied.

Section 51

Ishyirwa mu bikorwa

A successful bidder must keep each awarded contract moving separately, and one contract’s problems cannot be used to delay or change the others.

Section 100

Imyitwarire y’uwatsindiye

The successful bidder for consultancy services must act honestly and keep professional secrecy, and must not disclose service information or act against the procuring entity’s instructions and consent requirements.

Section 150

Igihe iri tegeko ritangira

This law starts to apply on the date it is published in the Official Gazette of Rwanda.

Section 199

Source and current-law status

Not in force source record

Source record from www.amategeko.gov.rw · Record updated 7 Sept 2018

Not in force

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Provision 169Offence 14Commencement 8Amendment 4

§ 1Icyo iri tegeko rigamijeProvision

This provision says the law governs public procurement.

Ingingo ya mbere: Icyo iri tegeko rigamije Article One: Purpose of this Law Article premier: Objet de la présente loi Ingingo ya mbere: Icyo iri tegeko rigamije Article One: Purpose of this Law Article premier: Objet de la présente loi Iri tegeko rigenga amasoko ya Leta. This Law governs public procurement.

Section 1Verify source

§ 2Ibirebwa n'iri tegekoProvision

This provision says the law applies to procurement of works, goods, supplies, and consultancy or non-consultancy services ordered by the procuring entity.

Ingingo ya 2: Ibirebwa n'iri tegeko Article 2: Scope of this Law Article 2: Champ d’application de la présente loi Ingingo ya 2: Ibirebwa n'iri tegeko Article 2: Scope of this Law La présente loi porte réglementation des marchés publics. Article 2: Champ d’application de la présente loi Iri tegeko rireba amasoko yose y'imirimo, ay’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa n’aya serivisi zaba iz’impuguke cyangwa izitari iz’impuguke, bikenerwa n’urwego rutanga isoko. Icyakora, iri tegeko ntirireba amasoko ya Leta yerekeye ibintu bigomba kugirirwa ibanga bijyanye no kurinda ubusugire bw’Igihugu n’umutekano wacyo. Mu gihe iri tegeko rinyuranyije n’ingingo z’ibiteganywa mu masezerano Leta y’u Rwanda yagiranye n’umuterankunga umwe ikindi cyose cyangwa benshi, cyangwa bumvikanyeho n’itangwa kirebena ry’amasoko ya Leta, ibiteganywa muri ayo masezerano ni byo bikurikizwa. This Law applies to all procurement of works, goods or supplies and consultancy or non- consultancy services ordered by the procuring entity. La présente loi s’applique à tous les marchés de travaux, de biens ou de fournitures et de services non-consultance de commandés par l’entité de passation de marché. consultance de et However, this Law shall not apply to public procurement of classified items relating to national defense and security. Toutefois, la présente loi ne s’applique pas aux marchés publics d’articles classés secrets se rapportant à la défense et à la sécurité nationale. In case this Law conflicts with provisions of a bilateral or multilateral treaty or other form of agreement related to public procurement to which the Government of Rwanda is a party, the provisions of those agreements prevail. En cas de contradiction de la présente loi avec les dispositions des conventions bilatérales ou multilatérales ou toute autre forme d’accord relatif aux marchés publics dont l’État du Rwanda est partie, les dispositions de ces accords prévalent.

Section 2Verify source

§ 3Ibisobanuro by’amagamboInterpretation

This article defines key procurement terms and says public procuring entities must use the e-procurement system, unless the national procurement authority authorizes otherwise.

Ingingo ya 3: Ibisobanuro by’amagambo Article 3: Definitions of terms Article 3: Définitions des termes Ingingo ry’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta ya Ikoreshwa 4: Ingingo ya 3:Ibisobanuro by’amagambo Article 3: Definitions of terms Article 3: Définitions des termes Muri iri asobanura: tegeko, amagambo akurikira In this Law, the following terms are defined as follows: Aux fins de la présente loi, les termes repris ci- après ont les significations suivantes: 1º gutanga amasoko ya Leta: akanama gashyirwaho gashinzwe akanama 1º a tender committee established by the procuring entity committee: public 1º comité de passation des marchés publics: un comité institué par l’entité de 23 rutanga gashinzwe n’urwego gusesengura no gutanga umwanzuro mu itangwa ry’amasoko ya Leta; isoko asasiye: amasezerano ifasha urwego 2º inyandiko igaragaza ubwumvikane hagati y’urwego rutanga isoko n’umwe cyangwa benshi mu bapiganwa isoko kubona imirimo, serivisi z’impuguke n’izitari cyangwa iz’impuguke, ibigemurwa rukenera ku buryo buhoraho cyangwa kenshi ku giciro cyumvikanyweho mu gihe runaka; ibicuruzwa rutanga Official Gazette no. Special of 07/09/2018 in charge of evaluation of recommendation for public tenders award; tenders and passation des marchés ayant pour mission l’évaluation des offres et la proposition d’attribution des marchés publics; 2º framework agreement: a document indicating an arrangement between procuring entity and one or many bidders which allows the procuring entity to procure works, consultancy and non-consultancy services, goods or supplies that are needed continuously or repeatedly at an agreed price over a period of time; 2º accord-cadre: un document indiquant un arrangement entre l’entité de passation de marché et un ou plusieurs soumissionnaires qui l'entité de passation du marché permet à d’acquérir des services de consultance ou de non-consultance, des biens ou des fournitures nécessaires en permanence ou de façon répétée à un prix convenu pendant une période; travaux, des amasezerano y’isoko: 3º inyandiko igaragaza ubwumvikane hagati y’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko; 3º contract: a document indicating the agreement between the procuring entity and the successful bidder; 3º contrat: un document indiquant un accord conclu entre l’entité de passation du marché et l’attributaire du marché; 4º amasoko ya Leta: uburyo urwego rwa Leta rubonamo ibikoresho, inyubako cyangwa serivisi biturutse hanze yarwo, narwo rukishyura ikiguzi cyabyo; 4º public procurement: the procedure through which a public entity acquires equipment, construction or services from outside in return for a price; 4º selon marchés publics: procédure laquelle une entité publique acquiert le matériel, les constructions ou les services en provenance de l'extérieur moyennant la contrepartie d'un prix; 5º ibikorwa bya ruswa: gusezeranya gutanga, gutanga, kwakira cyangwa gusaba, mu buryo butaziguye cyangwa buziguye, ikintu hagamijwe kubogamisha umukozi wa Leta cyangwa urwego rwayo; cy’agaciro cyose guhindura 6º ibikorwa byo guhishira: gusenya, guhimba, guhisha ibimenyetso bifatika ku iperereza cyangwa gutanga amakuru atari yo mu gihe cy’iperereza kandi wabigambiriye mu rwego rwo kubuza ko iperereza rikorwa ku bikorwa bya ruswa, byo cyangwa 5º corrupt practices: promising to offer, giving, receiving or soliciting, directly or indirectly, anything of value to influence improperly a civil servant or government entity; 6º obstructive practices: destroying, falsifying, altering or concealing material evidence to the investigation or making false statements to investigators deliberately in order to materially into allegations of a corrupt, coercive or fraudulent investigation impede 24 donner, 5º pratiques de corruption: promettre de solliciter, donner, directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur un agent de l’État ou une entité publique; accepter ou pratiques obstructives: 6º détruire, falsifier, modifier ou dissimuler des preuves matérielles à l'enquête ou faire de fausses déclarations aux enquêteurs délibérément afin d'empêcher matériellement les enquêtes sur les pratiques corruption, allégations de de guhatira cyangwa by’uburiganya kimwe no gukangisha, kwandagaza cyangwa gutera ubwoba undi muntu wese ufite ibyo azi ku iperereza hagamijwe kumubuza kubishyira ahagaragara cyangwa kubangamira ikurikiranwa ry’iperereza; gukorwa ririmo 7º ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa: ibintu by'ubwoko bwose uko byaba bimeze kose, harimo ibikoresho by'ibanze, n’ibindi bikoresho, ibisukika cyangwa umwuka wa gazi n’amashanyarazi, ndetse na serivisi zitari iz’impuguke zijyanye n'igemurwa ry'ibicuruzwa, iyo agaciro k'izo serivisi katarenze ak'ibicuruzwa ubwabyo; ibikomeye, byaba ibicuruzwa cyangwa 8º ibigemurwa by’imbere mu gihugu: ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda ku buryo agaciro k’ibyangombwa fatizo cyangwa ibyangombwa Rwanda n’ibitangwa ku bakozi bitari mu nsi ya mirongo itatu ku ijana (30%) by’igiciro cyo ku ruganda; bituruka mu ibikorwa 9º by’akagambane: ubwumvikane hagati y’abantu babiri cyangwa benshi bugamije kugera ku kintu kinyuranye n’amategeko harimo no kuyobya ibikorwa by’undi muntu cyangwa umukozi wa Leta; 10º ibikorwa by’uburiganya: kwanga gukora icyo amategeko ategeka, harimo ibikorwa byo kubeshya wabigambiriye, uburangare bukozwe nkana, kuyobya cyangwa kugerageza kuyobya umukozi wa Leta ngo Official Gazette no. Special of 07/09/2018 slandering or threatening, practice, and intimidating any party to prevent it from disclosing information about matters relevant to the investigation or from pursuing the investigation; its coercitives ou frauduleuses, et menacer, diffamer ou intimider une partie pour l'empêcher de communiquer des informations qu’elle détient sur l'enquête ou de poursuivre l’enquête; 7º goods or supplies: objects of every kind and description including raw materials and other products, be it in solid, liquid or gaseous form, electricity, as well as non- consultancy services that are linked to the supply of the goods if the value of those services does not exceed that of the goods themselves; 7º biens ou fournitures: les objets de toute nature, quelle qu’en soit la forme y compris les matières premières et d’autres produits, que ce soit sous forme solide, liquide ou gazeuse, l’électricité, ainsi que les services de non- consultance liés à la fourniture des biens si la valeur de ces services ne dépasse pas celle des biens eux-mêmes; 8º local goods or supplies: goods or supplies produced in Rwanda for which labour, raw materials or component originating from Rwanda account for at least thirty percent (30%) of the ex-works price; 8º biens ou fournitures locaux: les biens ou fournitures produits au Rwanda pour lesquels la main-d'œuvre, les matières premières ou les composants provenant du Rwanda représentent au moins trente pour cent (30%) du prix de l’usine; 9º collusive practices: an arrangement between two or more parties designed to achieve including influencing improperly the acts of another party or a civil servant; purpose, illegal an including fraudulent practices: any 10º legal acts of deliberate violation, misrepresentation, recklessness, misleading or attempting to mislead a civil servant to obtain financial or other benefit; intentional 25 9º pratiques collusoires: une entente entre deux ou plusieurs parties visant à atteindre un objectif illicite, notamment en influant indûment sur les actes d’une autre personne ou d’un agent de l’État; manœuvres frauduleuses: 10º toute violation de la loi, y compris les actes de dénaturation délibérée des faits, l’imprudence intentionnelle, le fait d’induire ou de tenter d’induire en erreur un agent de l’État afin d’en Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ubone inyungu z’amafaranga cyangwa indi ndonke; retirer un avantage financier ou de toute autre nature; 11º igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa: inyandiko irimo ibisobanuro bya inyandiko ngombwa y'ipiganwa itegurwa, uko isoko ritangwa n'uko rishyirwa mu bikorwa; byerekana uko tender document: information 11º the document containing the for preparation of bids, the award process and the contract execution; required 11º dossier d’appel d’offres: le dossier comprenant pour l’élaboration de la soumission, l’attribution du marché et l’exécution du contrat; renseignements les 12º iguriro koranabuhanga: urubuga rwa Leta rugaragaraho ibicuruzwa inzego za Leta zishobora kugura. Ibyo bicuruzwa bigurwa hagendewe ku masezerano asasiye agashyirwaho y’isoko umukono hagati y’ikigo cyemerewe gutegurira ibindi bigo bya Leta isoko n’uwatsindiye isoko ryo kugemura ibyo bicuruzwa; yateguwe kandi 13º ikigo cyemerewe gutegurira isoko n’amasezerano yaryo ibindi bigo bya Leta: urwego rwa Leta rutanga isoko rutegura isoko mu mwanya w’izindi nzego za Leta zitanga amasoko, rukanagirana amasezerano asasiye n’uwaritsindiye yo gukorera izo nzego imirimo, kuzigemurira ibicuruzwa no kuziha serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke; 14º ikoranabuhanga mu masoko ya Leta: uburyo bw’ikoranabuhanga inzego zitanga amasoko ya Leta zikoresha, cyane interineti, mu mikoranire yazo cyane y’imirimo, n’abapiganira ay’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, aya serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke, izo nzego za Leta ziba zikeneye; amasoko mall: e-shopping 12º centralized government website indicating goods that public institutions may order. Those goods are ordered on the basis of prepared framework central signed between agreement purchasing body and the successful bidder for the supply of those goods; the indiquant les biens que 12º magasin électronique: un site web électronique les établissements publics peuvent commander. Ces biens sont commandés sur base d’un accord- cadre préparé et signé entre l’entité centrale d’approvisionnement et l’attributaire du marché de fourniture des biens; 13º central purchasing body: public entity which conducts the procurement process and concludes a framework agreement with the successful bidder for works, supplies and consultancy and non-consultancy services on behalf of other procuring entities; 13º entité centrale d’approvisionnement: entité publique qui conduit les procédures d’attribution d’un marché et signe avec l’attributaire du marché le contrat cadre de travaux, de fournitures et de services de consultance et de non-consultance pour le compte des autres entités de passation de marchés publics; in conducting 14º e-procurement: the use of electronic system, especially the internet, by procuring entities their procurement relationships with bidders for the procurement of works, goods or supplies, and consultancy and non-consultancy services required by these entities; 26 du système 14º passation de marchés électronique: l’utilisation électronique, spécialement de l’internet, par les entités de passation des marchés publics dans le processus de passation de marchés de travaux, de biens ou de fournitures, et de services de consultance et de non-consultance requis par ces entités; Official Gazette no. Special of 07/09/2018 imbonerahamwe 15º koranabuhanga y’ibigurwa: urutonde runononsoye rugaragaza ibikoresho n’imirimo inzego za Leta zikeneye kugura; 15º e-catalogue: the central database of products and services that public entities need to purchase; ingwate y'ipiganwa: 16º icyemezo gitangwa na Banki cyangwa ikindi kigo cy’imari kibifitiye uburenganzira kugira ngo cyishingire inyandiko y’ipiganwa; 17º ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza: icyemezo gitangwa na banki cyangwa ikindi kigo cy’imari kibifitiye uburenganzira hagamije kwizeza urwego rutanga isoko ko imirimo ijyanye n'isoko ritanzwe iramutse itagenze neza, haba mu rwego rwa tekiniki cyangwa ku byerekeye cyagenwe, kubahiriza ruhabwa amafaranga ateganyijwe kuri icyo cyemezo; ntarengwa igihe 16º bid security: any guarantee issued by a bank or other authorized financial institution to guarantee the offer in tendering; 17º performance security: any guarantee by a bank or any other financial authorized institution to guarantee the procuring entity that in case the contract is not well performed, be it technically or at the level of deadlines, the procuring entity receives the amount provided for such a guarantee; catalogue 15º électronique: une base centrale de données où figurent les produits et les services que les entités publiques ont besoin d’acheter; 16º garantie de soumission: toute garantie émise par une banque ou une autre institution financière habilitée, constituée pour garantir la soumission à l’appel d’offre; 17º garantie de bonne exécution: tout engagement pris par la banque ou par toute autre institution financière habilitée, pour garantir l’entité de passation de marché que si le contrat n’est pas bien exécuté, que ce soit au niveau technique ou au niveau du respect des délais impartis, l’entité de passation de marché reçoit le montant prévu pour cet engagement; inyandiko 18º nsobanuramiterere: inyandiko yateguwe n’urwego rutanga isoko isobanura y’isoko ripiganirwa, ibikenewe kugira ngo rishyirwe kwitabwaho mu n’ikizarivamo; ibigomba imiterere bikorwa, bihagije 19º yatanzwe asezeranye gukora; inyandiko y’ipiganwa: n’upiganwa igaragaza inyandiko icyo 18º terms of reference: the document the procuring entity clearly prepared by defining the procurement, requirements for its execution, concerns to be taken into account as well as the expected results; the nature of 18º termes de référence: le document établi par l’entité de passation de marché et définissant clairement la nature du marché, les exigences de son exécution, les préoccupations à prendre en compte et les résultats attendus; 19º describing his/her proposal; bid or tender: an offer from a bidder 19º un soumissionnaire décrivant sa promesse; offre ou soumission: l’offre soumise par risesuye: 20º uburyo ipiganwa bukoreshwa mu ipiganwa buhamagarira abantu bose babishoboye gupiganira isoko hifashishijwe itangazo; 20º open tender: bidding process made open to all qualified bidders through an announcement; 20º appel d'offres ouvert: processus d'appel d'offres ouvert à tous les soumissionnaires compétents par le biais d'un communiqué; 27 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 21º isoko ry’imirimo: ibikorwa byose bijyanye n’ubwubatsi bisabwa n’urwego rutanga isoko; 21º tender for works: all activities related to construction upon the request by the procuring entity; 21º marché des travaux: toutes les activités liées à la construction à la demande de l’entité de passation de marché; ubuziranenge 22º laboratwari yemewe yo gusuzuma: laboratwari ishyirwaho n’itegeko ishinzwe gusuzuma bw’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, cyangwa laboratwari yemewe ku rwego mpuzamahanga ishyirwaho ishinzwe na gusuzuma ubuziranenge; laboratwari mpuzamahanga recognized testing 22º laboratory: a testing laboratory established by Law to offer quality testing services of products or an accredited laboratory whose accreditation is traceable Laboratory to Accreditation Cooperation; International 22º laboratoire de test reconnu: laboratoire établi par la loi pour offrir des services de test de qualité ou laboratoire avec une accréditation reconnue par la Coopération Internationale pour l’Accréditation des Laboratoires ; 23º Minisitiri: Minisitiri ufite amasoko ya Leta mu nshingano; 23º Minister: Minister in charge of public procurement; 23º Ministre: Ministre ayant les marchés publics dans ses attributions; Reji 24º : Uburyo bukoreshwa mu gutanga amasoko ya Leta hakoreshejwe abakozi bwite ba Leta bakoresheje ibikoresho bya Leta; 24º force account: public procurement method used by making recourse to the civil servants and using public equipment; 24º Régie : méthode de passation de marché public exécutée par le personnel propre de l’État en utilisant les équipements de l’État ; serivisi 25º ibikorwa bishingiye ku gukoresha ubwenge cyangwa bifite imiterere idafatika; z’impuguke: 25º services or of intangible nature; consultancy services: any intellectual 25º intellectuelles ou de nature intangible; services de consultance: prestations 26º serivisi zitari iz’impuguke: ibikorwa byerekeye izindi serivisi zitandukanye na serivisi z’impuguke; 26º non-consultancy services: activities related to services other than consultancy services; 26º services de non consultance: activités en rapport avec les services autres que les services de consultance ; 27º umukozi ushinzwe amasoko ya Leta: umukozi w’urwego rutanga isoko ufite n'imitangire mu y'amasoko; nshingano ibijyanye 27º procuring procurement; procurement officer: employee of a charge of public entity in 28º umunsi: buri munsi w’icyumweru habariwemo n’ibiruhuko keretse iyo bigenwe ukundi mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa; 28º unless provided otherwise by document; day: calendar day including holidays tender the 28 27º agent chargé des marchés publics: agent d’une entité de passation de marché chargé des marchés publics; 28º jour: chaque jour de la semaine y compris les jours de congés sauf disposition contraire du dossier d’appel d’offres; impuguke umwubatsi, 29º cyangwa ugemura ibicuruzwa: umuntu ku giti cye cyangwa sosiyeti bifitanye amasezerano y’isoko n’urwego rutanga isoko; sosiyeti 30º upiganwa: umuntu uwo ariwe wese cyangwa inyandiko batanze y’ipiganwa cyangwa bashobora gutanga inyandiko y’ipiganwa, mu mitangire y’amasoko ya Leta; 31º urubuga rw’ikoranabuhanga ryo gutanga amasoko ya Leta: ahantu kuri interineti hatanga uburyo bwo gukoreraho ibintu binyuranye mu itangwa ry’amasoko ya Leta hakoreshejwe ikoranabuhanga kandi upiganwa akahabona amakuru ku masoko yatangajwe n’inzego za Leta zitanga amasoko; urwego rushinzwe 32º kwemeza ubuziranenge: urwego rushyirwaho n’itegeko ubuziranenge rushinzwe bw’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa cyangwa urwego rwemewe ku rwego mpuzamahanga rushyirwaho n’Ihuriro Mpuzamahanga rishinzwe kwemeza ubuziranenge; kwemeza Official Gazette no. Special of 07/09/2018 29º constructor, consultant or supplier: any physical person or legal entity under procurement contract with the procuring entity; entrepreneur, 29º ou fournisseur: toute personne physique ou morale liée par un contrat de marché avec l’entité de passation de marchés; consultant 30º bidder: any participant or potential participant in public procurement proceedings, whether physical or legal person; 30º soumissionnaire: tout participant ou participant potentiel à la concurrence dans le processus de passation des marchés publics, qu’il soit une personne physique ou morale; 31º e-procurement portal: web based system through which various procurement operations are electronically conducted and which provides to bidder information on tender opportunities advertised by procuring public entities; où site-web 31º site de passation de marchés électronique: s’effectuent électroniquement différentes opérations de passation de marchés et où le soumissionnaire trouve les informations sur les marchés publics publiés par les entités publiques de passation de marchés; 32º recognized certification body: a body established by Law to offer certification services of goods or supplies or an accredited certification body whose accreditation is traceable to International Accreditation Forum; 32º organe de certification: organe établi par la loi pour offrir des services de certification des biens ou fournitures ou organisme de certification accrédité par le Forum International d’Accréditation; 33º ushinzwe gushyira umukono ku masezerano y’isoko: umuntu wese uhabwa n’itegeko ububasha bwo kuba Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga imari ya Leta mu rwego rwa Leta arimo, kwemeza raporo y’akanama gashinzwe gutanga amasoko no gushyira umukono ku masezerano y’isoko mu izina ry’urwego rutanga isoko; 33º signatory of public procurement contracts: any official empowered to be the Chief Budget Manager within his/her public entity , to approve reports of the tender committee and sign the contracts on behalf of the procuring entity; 33º signataire des contrats de passation des marchés publics: tout agent habilité à être le Gestionnaire principal du budget au sein de son institution, à approuver les rapports du comité de passation des marchés et à signer les contrats de marchés au nom de l’entité de passation de marchés; 29 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 34º uwatsindiye isoko: 34º successful bidder: 34º attributaire du marché: uwo a) ry’inyandiko isesengura z’ipiganwa ryerekanye ko inyandiko ye ariyo yujuje ibisabwa kurusha izindi mu rwego rwa tekiniki no mu rwego rw'amafaranga, kandi urwego rutanga isoko akaba ari we rwegurira isoko nk’uko biteganywa n’iri tegeko; a) a bidder whose offer has been accepted after being considered the most competitive both technically and financially and has been selected by the procuring entity in accordance with the provisions of this Law; a) le soumissionnaire dont la soumission à la suite d’un processus d’appel d’offres, a été jugée la plus avantageuse tant au point de vue technique que financier, et qui a été retenu par l’entité de passation de marché conformément aux dispositions de la présente loi ; ugiranye b) n’urwego rutanga isoko ku masoko ya Leta ataciye mu ipiganwa. amasezerano Ingingo ry’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta ya Ikoreshwa 4: agomba ya Leta Mu nzego zose zitanga amasoko ya Leta, gutangwa amasoko hakoreshejwe ikoranabuhanga mu masoko ya Leta hifashishijwe urubuga rw’ikonabuhanga ryo gutanga amasoko ya Leta. Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gishobora gutanga uburenganzira bwo gutanga amasoko ya Leta hadakoreshejwe ikoranabuhanga mu masoko ya Leta. Ubwo burenganzira busabwa n’urwego rutanga isoko kandi rugasobanura impamvu rudashobora gukoresha ikoranabuhanga. b) one who has concluded a procurement contract with a procuring entity without having been subject to tendering proceedings. b) celui qui a conclu un contrat de marché avec l’entité de passation de marché sans recourir aux procédures d’appel d’offres.

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§ 4Use of electronic system for publicProvision

Public procuring entities must use the e-procurement system for public procurement, unless the Rwanda Public Procurement Authority authorizes a different procedure.

Article 4: Use of electronic system for public procurement Article 4: Utilisation du système électronique dans la passation des marchés publics Article 4: Use of electronic system for public procurement Article 4: Utilisation du système électronique dans la passation des marchés publics In all public procuring entities, public e- procurement must be done using procurement system through the e-procurement portal. Rwanda Public Procurement Authority may give authorization to conduct public procurement proceedings without using the e- procurement system. Such authorization is requested by the procuring entity that gives grounds for not using the electronic system. Dans toutes les entités de passation des marchés publics, la passation des marchés publics est faite en utilisant le système électronique par le biais du site de passation des marchés publics. L’Office Rwandais des Marchés Publics peut accorder l’autorisation de procéder à la passation des marchés publics sans recourir au système électronique. Une telle autorisation est demandée par l’entité de passation des marchés qui donne les motifs pour ne pas utiliser le système électronique. Isoko ritanzwe mu buryo bunyuranyije n’ibiteganywa muri iyi ngingo ntiryishyurwa na Leta. Any tender awarded contrary to the provisions of this Article shall not be paid for by the Government. Tout marché public attribué contrairement aux dispositions du présent article n’est pas payé par l’État. 30 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 5Imitunganyirize y’amasoko yaProvision

This provision says public procurement follows the Law, procurement regulations, the code of conduct, and minister-approved model tender documents; it also gives the Rwanda Public Procurement Authority and the Minister powers over procurement standards and special rules.

Ingingo ya 5: Imitunganyirize y’amasoko ya Leta Article procurement 5: Organization of public Article 5: Organisation des marchés publics Ingingo ya 5: Imitunganyirize y’amasoko ya Leta Article procurement 5: Organization of public Article 5: Organisation des marchés publics Imitunganyirize y’amasoko ya Leta ishingira kuri iri tegeko, ishingira kandi ku mabwiriza agenga amasoko ya Leta, ku mategeko ngengamyitwarire no ku bitabo ngenderwaho byerekana rikorwa ipiganwa uburyo bishyirwaho n’iteka rya Minisitiri. Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gishyiraho inyandiko ngenderwaho zirebana n’amasoko ya Leta igamije hamwe n’imirongo ngenderwaho kugera ku ntego cyangwa kuzuza inshingano iyo ari yo yose mu rwego rw’iri tegeko. The organization of public procurement is based on this Law, regulations governing public procurement, code of conduct and tender documents model determined by an Order of the Minister. L’organisation des marchés publics est basée sur la présente loi, le règlement régissant les marchés publics, le code de conduite et le modèle de dossiers d’appel d’offres déterminé par arrêté du Ministre. Rwanda Public Procurement Authority issues standard and guidelines aimed at the achievement of the objectives or any duty under this Law. procurement documents Toutefois, l’Office Rwandais des Marchés Publics met en place des documents types de marchés publics et des directives pour la bonne réalisation des objectifs ou de toute autre attribution dans le cadre de la présente loi. Imitangire y’amasoko ya Leta muri za Ambasade z’u Rwanda ndetse n’izindi nzego zihagarariye u Rwanda mu mahanga, ikurikiza amabwiriza yihariye ashyirwaho n’iteka rya Minisitiri. tender award proceedings in The public Rwandan Embassies and other agencies representing Rwanda in foreign countries are carried out in accordance with special regulations issued by an Order of the Minister. La procédure d’attribution des marchés publics dans les Ambassades du Rwanda et autres agences représentant le Rwanda à l’étranger se fait conformément aux règlements particuliers émis par arrêté du Ministre. Haseguriwe ibiteganywa n’izindi ngingo z’iri tegeko, imitangire y’amasoko ya Leta mu bigo bya Leta bikora umurimo w’ubucuruzi bifite ingengo y’imari itemezwa n’Inteko Ishinga Amategeko igengwa n’amabwiriza yihariye ya buri kigo yemezwa na Minisitiri ushinzwe ishoramari rya Leta. Subject to other provisions of this Law, public procurement in commercial public institutions the whose budget Parliament is governed by special regulations of each institution approved by an Order of the Minister in charge of public investment. is not approved by Sous-réserve d’autres dispositions de la présente loi, la passation des marchés publics dans les établissements publics à caractère commercial dont le budget n’est pas approuvé par le Parlement est régie par le règlement particulier de chaque établissement approuvé par arrêté du Ministre ayant l’investissement public dans ses attributions.

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§ 6Amahame remezo agengaProvision

Public procurement must follow the stated fundamental principles.

Ingingo ya 6: Amahame remezo agenga amasoko ya Leta Article 6: Fundamental principles governing public procurement Article 6: Principes fondamentaux régissant les marchés publics UMUTWE WA II: RY’AMASOKO YA LETA ITANGWA CHAPTER II: AWARD OF PUBLIC PROCUREMENT CHAPITRE MARCHÉS PUBLICS II: PASSATION DES Icyiciro cya mbere: Inzego za Leta zigira uruhare mu masoko ya Leta Section One: Public entities involved in public procurement 2 première: publiques Section intervenant dans la passation des marchés publics Entités Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 6: Amahame remezo agenga amasoko ya Leta Article 6: Fundamental principles governing public procurement Article 6: Principes fondamentaux régissant les marchés publics Gutanga amasoko ya Leta byubahiriza amahame remezo akurikira: Public procurement following principles: is governed by the La passation des marchés publics est soumise aux principes fondamentaux suivants: 31 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 1º 2º 3º gukorera mu mucyo; ipiganisha; kuzigamira Leta; 1º 2º 3º transparency; competition; economy; 4º umutungo no kwihutisha akazi; gukora neza, gukoresha neza 4º effective, efficient and fast work; 5º 6º gutanga amahirwe angana; kwirengera ibyemezo byafashwe 5º 6º fairness; accountability. UMUTWE WA II: RY’AMASOKO YA LETA ITANGWA CHAPTER II: AWARD OF PUBLIC PROCUREMENT Icyiciro cya mbere: Inzego za Leta zigira uruhare mu masoko ya Leta Section One: Public entities involved in public procurement 1º 2º 3º 4º 5º 6º transparence; concurrence; économie; travail efficace, efficient et rapide; équité; responsabilité. CHAPITRE MARCHÉS PUBLICS II: PASSATION DES première: publiques Section intervenant dans la passation des marchés publics Entités

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§ 7Inzego za Leta zigira uruhareProvision

This article lists the public entities involved in public procurement.

Ingingo ya 7: Inzego za Leta zigira uruhare mu masoko ya Leta Article 7: Public entities involved in public procurement Article 7: Entités publiques intervenant dans la passation des marchés publics Akiciro ka mbere: Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta Ikigo cy’Igihugu Subsection Procurement Authority One: Rwanda Public Sous-section première: Office Rwandais des Marchés Publics Ingingo ya 7: Inzego za Leta zigira uruhare mu masoko ya Leta Article 7: Public entities involved in public procurement Article 7: Entités publiques intervenant dans la passation des marchés publics Inzego za Leta zigira uruhare mu masoko ya Leta ni izi zikurikira: Public entities involved in public procurement are the following: Les entités publiques la passation des marchés publics sont les suivantes: intervenant dans 1º cy’Igihugu gutunganya amasoko ya Leta; Ikigo gishinzwe 1º Authority; Rwanda Public Procurement 1º Office Rwandais des Marchés Publics; 2º 3º Inzego zitanga amasoko ya Leta; Akanama k’ubujurire kigenga. 2º 3º procuring entities; Independent review committee. 2º 3º entités de passation des marchés publics; Comité indépendant de recours. 32 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka mbere: Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta Ikigo cy’Igihugu Subsection Procurement Authority one: Rwanda Public Sous-section première: Office Rwandais des Marchés Publics

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§ 8Ikigo cy’Igihugu GishinzweProvision

The Rwanda Public Procurement Authority must carry out regular inspections, and public procuring entities and others responsible for contract implementation must cooperate with it.

Ingingo ya 8: Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta Article 8: Rwanda Public Procurement Authority Article 8: Office Rwandais des Marchés Publics Akiciro ka 2: Inzego zitanga amasoko ya Leta Subsection 2: Public procurement entities Sous-section 2 : Entités de passation des marchés publics Ingingo ya 8: Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta Article 8: Rwanda Public Procurement Authority Article 8: Office Rwandais des Marchés Publics Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gikora igenzura rihoraho hagamijwe kureba iyubahirizwa ry’amategeko n’amabwiriza bigenga amasoko ya Leta. Rwanda Public Procurement Authority conducts a regular inspection in order to check the implementation of laws and regulations governing public procurement. inspection L'Office Rwandais des Marchés Publics effectue une régulière afin de vérifier l'application des lois et règlements régissant les marchés publics. Buri rwego rutanga amasoko ya Leta n’undi wese ushinzwe ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko bagomba gukorana n’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta mu kurangiza iyo nshingano. in charge of Each public procuring entity and any other person the procurement contract must cooperate with Rwanda Public Procurement Authority for fulfilling that duty. implementing Chaque entité de passation des marchés publics et toute autre personne chargée de la mise en œuvre du contrat de passation des marchés doivent coopérer avec l'Office Rwandais des Marchés Publics pour s’acquitter de cette responsabilité. Akiciro ka 2: Inzego zitanga amasoko ya Leta Subsection 2: Public procurement entities Sous-section 2 : Entités de passation des marchés publics

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§ 9Inzego zitanga amasoko yaProvision

This article defines which bodies count as public procurement entities.

Ingingo ya 9: Inzego zitanga amasoko ya Leta Article 9 : Public procurement entities Article 9: Entités de passation des marchés publics Ingingo ya 9: Inzego zitanga amasoko ya Leta Article 9 : Public procurement entities Article 9: Entités de passation des marchés publics Inzego zitanga amasoko ya Leta ni inzego zo mu butegetsi bwite bwa Leta, inzego z’ibanze, ibigo bya Leta, komisiyo z’igihugu, imishinga ya Leta cyangwa izindi nzego zahawe ububasha n’Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari ya Leta ndetse n’ibigo bya Leta bikora imirimo y’ubucuruzi igihe byakoresheje ingengo y’imari ya Leta. public Public procurement entities are central local administration government organs, organs, national commissions, government projects or any other organ so empowered by the Chief Budget Manager as well as commercial public institutions where they used the State budget. institutions, Les entités de passation des marchés sont les organes de l’administration centrale, les organes de l’administration locale, les établissements publics, les commissions nationales, les projets gouvernementaux ou tout autre organe ainsi habilité par le Gestionnaire principal du budget ainsi que les établissements publics à caractère commercial au cas où ces derniers ont utilisé le budget de l'État. 33 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 10Akanama gashinzwe gutangaProvision

The procuring entity must set up a public tender committee, and the committee must handle listed procurement tasks.

Ingingo ya 10: Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta Article 10: Public tender committee Article 10: Comité de passation des marchés publics Ingingo ya 10: Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta Article 10: Public tender committee Article 10: Comité de passation des marchés publics Urwego rutanga isoko rushyiraho akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta gafite inshingano zikurikira: The procuring entity establishes a public tender committee with the following responsibilities: L’entité de passation des marchés publics met en place un comité de passation des marchés publics qui a les attributions suivantes: 1º gusesengura inyandiko z’ipiganwa; 1º to evaluate bids; 2º ry’isoko; gutanga umwanzuro ku itangwa 2º to recommend tender award; 1º 2º évaluer les offres; proposer l’attribution du marché; 3º birebana n’amasoko ya Leta; gutanga imyanzuro ku bibazo byose 3º issues relating to public procurement; to provide recommendations on all 3º questions relatives aux marchés publics; proposer des solutions à toutes les 4º uburyo gishyirwa ahagaragara; ipiganwa gutanga inama ku gitabo cyerekana rikorwa mbere y’uko 4º before their publication; to provide advice on tender documents 4º d’offres avant leur publication; donner conseil sur les dossiers d’appel 5º gutangwa ipiganwa risesuye; gutanga inama ku masoko agomba butari hakoreshejwe uburyo 5º through other method competitive one; to recommend tenders to be awarded the open than donner 5º sur l’attribution des marchés par une méthode autre que l’appel d’offre ouvert; recommandations des 6º masezerano y’isoko. gutanga inama ku mpinduka zose ku Aka kanama kandi gafungura z’ipiganwa bw’ikoranabuhanga ry’amasoko ya Leta. inyandiko zitatanzwe mu buryo iyo 6º to make recommendations on any change to be carried out on the procurement contract. This Committee is also in charge of opening bids in case they have not been submitted through e-procurement. 6º modification à apporter au contrat de marché. donner des recommandations sur toute Ce comité est également responsable de l'ouverture des offres si elles n'ont pas été soumises au moyen du système électronique de passation des marchés publics. Amabwiriza agenga amasoko ya Leta agena abakagize, imiterere n’imikorere byako. Procurement determine members, organization and functioning. regulations its règlements Les les marchés publics déterminent ses membres, son organisation et son fonctionnement. sur Urwego rutanga isoko rushobora gutumira akanama impuguke kugira ngo ifashe The procuring entity may invite a consultant to provide support to the public tender committee L’entité de passation des marchés peut inviter un consultant pour prêter assistance au comité de 34 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 gashinzwe gutanga amasoko ya Leta mu itangwa ry’isoko. Icyakora, iyo mpuguke ntigira uruhare mu ifatwa ry’ibyemezo. in tender award. However, that consultant shall not participate in decision making. passation des marchés dans l’attribution des marchés. Cependant, ce consultant ne participe pas dans la prise des décisions.

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§ 11Umukozi cyangwa abakoziProvision

A procuring entity must appoint procurement officer(s) to manage the procurement process, and those officers must carry out specified procurement tasks.

Ingingo ya 11: Umukozi cyangwa abakozi bashinzwe amasoko ya Leta Article 11: Procurement officer or officers Article 11: Agent ou agents chargés des marchés publics Akiciro ka kigenga 3: Akanama k’ubujurire Subsection 3 : Independent review panel Sous-section 3: Comité recours indépendant de Ingingo ya 11: Umukozi cyangwa abakozi bashinzwe amasoko ya Leta Article 11: Procurement officer or officers Article 11: Agent ou agents chargés des marchés publics Urwego rutanga isoko rushyiraho, umukozi cyangwa abakozi bashinzwe amasoko ya Leta, bafite inshingano yo gutunganya ibijyanye n’amasoko ya Leta kuva ku igenamigambi arangiye. kugeza amasezerano By’umwihariko, uwo mukozi cyangwa abakozi bafite inshingano zikurikira: The procuring entity puts in place a procurement officer or procurement officers in charge of organizing the procurement process from the planning stage to the end of the contract. In particular, this officer or these officers have the following responsibilities: 1º gukora ry’amasoko ya Leta; igenamigambi ry’itangwa 1º to prepare procurement planning; L’entité de passation des marchés met en place un agent ou des agents chargés des marchés publics, qui ont la responsabilité de d’organiser la procédure de passation des marchés depuis la planification jusqu’à la fin du contrat. En particulier, cet agent ou ces agents ont les attributions suivantes: 1º marchés; faire la planification de passation des 2º ipiganwa rikorwa; gutegura igitabo cyerekana uburyo 2º to prepare tender document; 2º préparer le dossier d’appels d’offres; 3º ihamagarira ipiganwa; gutangaza no gukwirakwiza inyandiko 3º to publish and distribute tender notice; 3º d’offres; publier et distribuer l’avis d’appel 4º z’ipiganwa; kwakira no kubika neza inyandiko 4º to receive and safe keep bids; 4º endroit sécurisé; réceptionner les offres et les garder en un 5º ibyemezo ku myanzuro y’itangwa ry’isoko; gusaba ababifitiye ububasha gufata 5º to request competent authorities to approve recommendations for the award of tender; 5º requérir des autorités compétentes l’approbation des propositions d’attribution des marchés; 6º uwatsindiye isoko; gutegura inyandiko imenyesha 6º to a successful bidder; to prepare notification of tender award 7º gukurikirana ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano bafatanyije n’ishami rirebwa n’iryo soko; 7º to monitor contract execution collaboration with concerned department; in 35 6º préparer l’attributaire du marché; la lettre de notification à assurer 7º l’exécution satisfaisante du contrat en collaboration avec le département bénéficiaire; suivi de le Official Gazette no. Special of 07/09/2018 8º Ikigo guha amakuru n’inyandiko cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta igihe cyose bikenewe; 8º to provide information and documents to Rwanda Public Procurement Authority whenever considered necessary; 8º fournir l’information et les documents à l’Office Rwandais des Marchés Publics chaque fois que de besoin; 9º n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. gukora ibindi biteganywa 9º by regulations on public procurement. to carry out any other duty provided for 9º s’acquitter de toute autre attribution prévue par les règlements sur les marchés publics. Akiciro ka 3: Akanama k’ubujurire kigenga Subsection 3 : Independent review panel Sous-section 3: Comité recours indépendant de

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§ 12Akanama k’ubujurireProvision

The independent review panel may receive appeals on public procurement at the national level.

Ingingo ya 12: Akanama k’ubujurire kigenga Article 12: Independent review panel Article 12: Comité indépendant de recours Ingingo k’ubujurire kigenga n’uko bashyirwaho 13: Abagize Akanama ya Ingingo ya 12: Akanama k’ubujurire kigenga Article 12: Independent review panel Article 12: Comité indépendant de recours Akanama k’ubujurire kigenga gafite ububasha bwo kwakira ubujurire ku masoko ya Leta ku rwego rw’Igihugu cyose. Akanama k’ubujurire kigenga kagamije imitunganyirize y’ubujurire bushingiye ibyemezo byafashwe n’urwego rutanga isoko kuva ku gikorwa cyo gutangaza isoko kugeza igihe amasezerano y’isoko ashyiriweho umukono. kutishimira ku The independent review panel has the power to receive appeals on public procurement at the national level. The independent review panel aims to the organization of review based on dissatisfaction about decisions of the procuring entity from the publication of the tender to the signature of the contract. Le comité indépendant de recours a le pouvoir de recevoir les appels sur les marchés publics au niveau national. Le comité indépendant de recours a pour but d'organiser le recours relatif à l'insatisfaction à l'égard des décisions de l'entité de passation des marchés depuis la publication de l'offre jusqu'à la signature du contrat. Ubunyamabanga bw’akanama k’ubujurire kigenga bubarizwa mu Kigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta. The Secretariat of the independent review panel in Rwanda Public Procurement is Authority. Le Secrétariat du comité indépendant de recours se trouve à l’Office Rwandais des Marchés Publics. Ingingo k’ubujurire kigenga n’uko bashyirwaho 13: Abagize Akanama ya kigenga k’ubujurire kagizwe Akanama n’abantu cumi n’umwe (11) batoranywa mu nzego za Leta, mu bikorera no mu miryango itari iya Leta, kandi bagira manda y’imyaka ine (4) itongerwa. Abaturuka mu nzego za Leta ntibashobora kurenga batanu (5). Byibura

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§ 13Members of independent reviewProvision

The independent review panel must have 11 members, with no more than 5 from the public sector and at least 30% women; the Minister appoints the members by Order.

Article 13: Members of independent review panel and modalities for their appointment Article 13: Membres du comité indépendant de recours et modalités de leur nomination Article 13: Members of independent review panel and modalities for their appointment Article 13: Membres du comité indépendant de recours et modalités de leur nomination The independent review panel is composed of eleven (11) members chosen for a non- renewable term of office of four (4) years from the public sector, private sector and civil society. Members from the public sector shall not be more than five (5). At least thirty percent (30%) must be women. Le comité indépendant de recours est composé de onze (11) membres en provenance du secteur public, du secteur privé et de la société civile et ils ont un mandat non renouvelable de quatre (4) ans. Les membres en provenance du secteur public ne peuvent pas dépasser cinq (5). Au 36 mirongo itatu ku ijana (30%) muri bo bagomba kuba ari abagore. Abagize Akanama k’ubujurire kigenga bashyirwaho n’Iteka rya Minisitiri. Mu nibura bashyirwaho impuguke mu byerekeye amasoko ya Leta, amategeko, ubukungu ubwubatsi, n’ikoranabuhanga. hagomba kubamo Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Members of the independent review panel are appointed by an Order of the Minister. Members of the independent review panel to be appointed must comprise at least experts in public construction, economics and information technology. procurement, law, moins trente pour cent (30%) doivent être de sexe féminin. Les membres du comité indépendant de recours sont nommés par arrêté du Ministre. Parmi les membres du comité indépendant de recours à nommer doivent figurer au moins des experts en passation des marchés publics, en droit, en construction, en économie et en technologie de l’information.

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§ 14Imitunganyirize, ububashaProvision

The independent review panel is funded by the Rwanda Public Procurement Authority, and public procurement regulations set its organization, powers, and functioning.

Ingingo ya 14: Imitunganyirize, ububasha n’imikorere k’ubujurire by’akanama kigenga Article 14 : Organization, powers and functioning of the independent review panel Article 14: Organisation, compétence et fonctionnement du comité indépendant de recours Ingingo ya 14: Imitunganyirize, ububasha n’imikorere k’ubujurire by’akanama kigenga Article 14 : Organization, powers and functioning of the independent review panel Article 14: Organisation, compétence et fonctionnement du comité indépendant de recours Akanama k’ubujurire kigenga kagenerwa ingengo y’imari n’Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta. The independent review panel is provided with budget by Rwanda Public Procurement Authority. Le comité indépendant de recours est doté d’un budget par l’Office Rwandais des Marchés Publics. Amabwiriza agenga amasoko ya Leta agena imitunganyirize, ububasha n’imikorere byako. Public procurement regulations determine the organization, powers and functioning of the independent review panel. sur règlements Les les marchés publics déterminent l’organisation, la compétence et le indépendant de fonctionnement du comité recours.

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§ 15Gusezererwa mu kanamaProvision

The Minister may dismiss a member of the independent review panel for incapability, misconduct, or poor performance of duties.

Ingingo ya 15: Gusezererwa mu kanama k’ubujurire kigenga Article 15: Dismissal from the independent review panel Article 15: Révocation du comité indépendant de recours 3 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Icyiciro cya 2: Ibisabwa urwego rutanga isoko mu gutanga amasoko ya Leta Section 2: Requirements for a procuring entity in the public procurement process Section 2: Exigences pour l’entité de passation du marché dans le processus de passation de marchés Ingingo ya 15: Gusezererwa mu kanama k’ubujurire kigenga Article 15: Dismissal from the independent review panel Article 15: Révocation du comité indépendant de recours Minisitiri asezerera mu kanama k’ubujurire kigenga uwo ari we wese mu bakagize ugaragaweho ubushobozi buke, imyitwarire kuzuza idahwitse inshingano. kunanirwa cyangwa The Minister dismisses any member of the independent review panel for incapability, misconduct or poor performance of his/her duties. Le Ministre révoque tout membre du comité indépendant de incapacité, mauvaise conduite ou incompétence dans l’exercice de ses attributions. recours pour 37 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Icyiciro cya 2: Ibisabwa urwego rutanga isoko mu gutanga amasoko ya Leta Section 2: Requirements for a procuring entity in the public procurement process Section 2: Exigences pour l’entité de passation du marché dans le processus de passation de marchés

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§ 16Igenamigambi ry’itangwaProvision

Procuring entities must prepare and submit an annual procurement plan and keep it aligned with the approved budget.

Ingingo ya 16: Igenamigambi ry’itangwa ry’amasoko ya Leta Article 16: Public procurement planning Article 16: Planification de passation des marchés publics Ingingo ya 16: Igenamigambi ry’itangwa ry’amasoko ya Leta Article 16: Public procurement planning Article 16: Planification de passation des marchés publics Nyuma y’itorwa ry’itegeko rigena ingengo y’ imari ya Leta, urwego rutanga isoko rutegura n’Ikigo rugashyikiriza Minisiteri kandi cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gahunda y’itangwa ry’amasoko y’umwaka igaragaza ibikorwa bizatangirwa amasoko n’ingengo y’imari izabigendaho. After the adoption of the State Finance Law, the procuring entity prepares and submits to the Ministry and Rwanda Public Procurement Authority the annual procurement plan indicating activities to be submitted to tender and related budget. Après l'adoption de la loi des finances de l'État, l’entité de passation de marchés prépare et soumet au Ministère et à l'Office Rwandais des Marchés Publics le plan annuel de passation des marchés indiquant les activités à soumettre à l'appel d'offres et le budget correspondant. Buri rwego rutanga isoko rugomba gutanga igenamigambi ry’itangwa ry’amasoko ya Leta ruzageraho ry’umwaka hakurikijwe amabwiriza agenga amasoko ya Leta. rigaragaza ibyo n’iyemezwa ry’igenamigambi Itegurwa ry’itangwa ry’amasoko ya Leta rishingira ku ngengo y’imari yemejwe burundu kandi igatorwa n’urwego rubifitiye ububasha. Mu itegurwa ry’igenamigambi ry’itangwa ry’amasoko, urwego rutanga isoko rugomba kwitwararika ko hari ingengo y’imari ihagije yabigenewe kandi rukubahiriza amabwiriza agenga ikoreshwa ry’ingengo y’imari. Nta soko rishobora gutangwa mu gihe amafaranga yo kurishyira mu bikorwa atateganyijwe mu ngengo y’imari yatowe. ishyirwamubikorwa Iyo rirenga umwaka w’ingengo y’imari, urwego rutanga ry’isoko Every procuring entity must produce an annual procurement plan indicating the objectives to in accordance with public be achieved procurement regulations. The preparation and approval of public procurement plan are based on the budget definitively adopted by the relevant organ. Chaque entité de passation des marchés doit élaborer un plan annuel de passation des marchés publics déterminant les objectifs à atteindre conformément à la réglementation de passation des marchés publics. La préparation et l'approbation du plan de passation des marchés publics sont basées sur le budget définitivement adopté par l'organe compétent. During the procurement planning process, the procuring entity must ensure that there is sufficient budget allocation and must comply with regulations governing budget execution. No tender solicitation can be made in case money for its execution is not provided for in the adopted budget. Durant le processus d’élaboration du plan de passation des marchés, l’entité de passation des marchés doit s’assurer de l’existence du budget suffisant ainsi que du respect des règles d’exécution du budget. Aucun appel d’offres ne peut être l’argent pour son lorsque exécution n’est pas prévu dans le budget voté. lancé Where the execution period for the tender is longer than the fiscal year, the procuring entity Lorsque l’exécution du marché dépasse l’année budgétaire, l’entité de passation des marchés 38 amafaranga isoko rugomba guteganya mu ngengo y’imari ahwanye y’uwo mwaka n’ibikorwa bizakorwa. Ingengo y’imari ry’isoko mu yindi y’ishyirwamubikorwa myaka iteganywa buri mwaka w’ingengo y’imari. isigaye Ku masoko y’imirimo, umuyobozi ushinzwe gucunga ateganyiriza ibikorwa by’imirimo mu ngengo y’imari iyo bifite inyigo yemejwe. ingengo y’imari Official Gazette no. Special of 07/09/2018 allocates in the budget of the year money corresponding to the planned activities. The tender execution budget for the remaining years is provided for each fiscal year. prévoit dans le budget de cette année l’argent correspondant aux activités prévues. Le budget d’exécution du marché pour les années restantes est prévu chaque année budgétaire. Regarding procurement for works, the budget manager plans in the budget activities for the works if their study has been approved. Concernant la passation des marchés de travaux, le gestionnaire du budget planifie dans le budget les activités en rapport avec ces travaux si leur étude a été approuvée.

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§ 17Gutanga amakuru muProvision

Public procurement communications must use the e-procurement system, with a temporary fallback if the system has problems.

Ingingo ya 17: Gutanga amakuru mu itangwa ry’amasoko ya Leta Article 17: Communication procurement in public Article 17: Communication dans la passation des marchés publics Ingingo ya 17: Gutanga amakuru mu itangwa ry’amasoko ya Leta Article 17: Communication procurement in public Article 17: Communication dans la passation des marchés publics Gutanga amakuru mu rwego rw’amasoko ya Leta bikorwa hakoreshejwe ikoranabuhanga. Icyakora, ubundi buryo bwo gutanga amakuru bushobora gukoreshwa by’agateganyo mu gihe ukoresha ikoranabuhanga yagize ikibazo. Igihe ikibazo gikemutse uwo bireba ahita yihutira kumenyekanisha amakuru akoresheje ikoranabuhanga. ry’isoko cyangwa Iyo ari ngombwa ko haba ibiganiro bibanziriza itangwa gusura ahazakorerwa imirimo, iby’ingenzi biva mu biganiro byabereye n’ibisobanuro ahazakorerwa imirimo, bigomba kwandikwa no gushyirwa mu ikoranabuhanga ry’amasoko ya Leta. Amakuru yose agomba gutangwa mu rwego rw’amasoko ya Leta, ntagomba kurenza iminsi itanu (5) y’akazi ikurikira igihe yasabiwe. other relating Any communication to public procurement is made through e-procurement of system. However, communication are temporally accepted if any user encounters problems in using the e- procurement system. The concerned user the e- immediately communicates using procurement system when the problem is resolved. forms Toute communication dans le cadre de la passation des marchés publics doit être faite en utilisant le système électronique. Néanmoins, d’autres formes de communication peuvent être temporairement l’utilisateur acceptées rencontre des difficultés en utilisant le système doit électronique. L’utilisateur communiquer en utilisant le système électronique dès que le problème est résolu. concerné si In case pre-tender meeting or on site visit is necessary, the substance of discussions and clarifications must be written down and posted to the e-procurement system. All information to be provided in relation to public procurement must be provided within five (5) working days after it has been requested. Lorsqu’une réunion de pré-appel ou une visite sur le site est nécessaire, les éléments essentiels des échanges et des éclaircissements doivent être écrits et affichés dans le système électronique de passation des marchés publics. Toutes les informations à communiquer en rapport avec la passation des marchés publics doivent être données endéans cinq (5) jours ouvrables après qu’elles ont été sollicitées. 39 gutanga amakuru, aderesi Mu y’ikoranabuhanga niyo ikoreshwa uretse igihe bidashoboka nibwo atangwa mu buryo bwasobanuwe muri iri tegeko. Official Gazette no. Special of 07/09/2018 For communication of information, the use of electronic address is mandatory unless it is impossible, in which case the information is provided as already explained in this Law. Pour communiquer les informations, l’utilisation de l’adresse électronique est requise sauf si cela est impossible, auquel cas l’information est communiquée de la manière déjà expliquée dans la présente loi.

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§ 18Ibanga mu mitangireProvision

People involved in a procuring entity must not disclose sensitive procurement information during or after procurement proceedings.

Ingingo ya 18: Ibanga mu mitangire y’amasoko ya Leta Article 18: Confidentiality procurement in public Article 18: Confidentialité dans la passation des marchés publics Icyiciro cya 3: Ubwoko bw’amasoko ya Leta n’uburyo atangwamo Section 3: Types and methods of public procurement Section 3: Types et méthodes de passation des marchés publics Akiciro ka mbere: Ubwoko bw’amasoko ya Leta Subsection One: Types procurement of public Sous-section première: Types des marchés publics Ingingo ya 18: Ibanga mu mitangire y’amasoko ya Leta Article 18: Confidentiality procurement in public Article 18: Confidentialité dans la passation des marchés publics umukozi warwo, Mu gihe cy’itangwa ry’isoko rya Leta cyangwa nyuma y’itangwa ryaryo, urwego rutanga isoko, Inama y’Ubuyobozi akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta k’urwego rutanga isoko agomba kugira ibanga kuri ibi bikurikira: cyangwa ugize ugize During or after procurement proceedings, no procuring entity, employee of the procuring entity, member of the Board of Directors or member of public tender committee of the procuring entity may disclose the following: Durant ou après les opérations de passation des marchés publics, l’entité de passation de marché, un employé de l’entité de passation de marché, un membre du Conseil d’Administration ou membre du comité de passation des marchés publics ne doit pas communiquer ce qui suit: 1º amakuru ajyanye n’isoko ashobora gutuma amategeko atubahirizwa cyangwa abangamiye inyungu rusange z’Igihugu; 1º information relating to a procurement whose disclosure is likely to impede the respect for the Law or jeopardize public interest; 1º l'information relative à un marché dont la divulgation est de nature à nuire au respect de la loi ou à l’intérêt public; 2º amakuru ajyanye n’isoko ashobora bw’uwapiganwe gutuma bujyanye z’ubucuruzi bubangamirwa cyangwa yakwica ihame ryo guha amahirwe angana abapiganwa; uburenganzira n’inyungu 2º information relating to a procurement whose disclosure would prejudice a bidder’s legitimate commercial interest or inhibit fair competition; 2º l’information relative à un marché dont la divulgation pourrait porter préjudice aux intérêts du soumissionnaire ou compromettre la concurrence équitable; commerciaux légitimes amakuru 3º n’isesengura, igereranya ry’inyandiko z’ipiganwa cyangwa ibisobanuro ku isoko; ajyanye 3º information relating to the evaluation, comparison of bids or clarification on tenders; 3º l’information relative à l’évaluation, à la comparaison des offres ou aux éclaircissements sur le marché; 4º ibigize inyandiko y’ipiganwa. 4º the content of bids. 4º le contenu des offres. Icyakora, ibikorwa bikurikira ntibifatwa nko kumena ibanga: However, the following acts shall not be considered as the disclosure of information: Toutefois, considérés comme divulgation d’information; les faits suivants ne sont pas 40 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 1º umukono ku masezerano y’isoko; guha amakuru ushinzwe gushyira 1º signatory of procurement contracts; the disclosure of information to the 1º signataire des contrats des marchés publics; la communication d’information au 2º kubahiriza amategeko; gutanga amakuru ku mpamvu zo 2º respect for the Law; the disclosure of information for the 2º fins du respect des lois; la communication d’information à des gutanga 3º ku mpamvu amakuru y’ubujurire, igenzura ry’itangwa ry’amasoko cyangwa mu bundi buryo buteganywa n’iri tegeko; 3º the disclosure of information for the purpose of an appeal, a procurement audit or for any other reasons provided for by the Law; 3º la communication d’information à des fins de recours, d’audit de passation des marchés ou à d’autres fins prévues par la présente loi; 4º cy’urukiko. gutanga amakuru bisabwe n’icyemezo 4º to a court decision. the disclosure of information pursuant 4º décision judiciaire. la communication ordonnée par une Icyiciro cya 3: Ubwoko bw’amasoko ya Leta n’uburyo atangwamo Section 3: Types and methods of public procurement Section 3: Types et méthodes de passation des marchés publics Akiciro ka mbere: Ubwoko bw’amasoko ya Leta Subsection One: Types procurement of public Sous-section première: Types des marchés publics

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§ 19Ubwoko bw’amasoko ya LetaProvision

This article lists the types of public procurement: works, goods or supplies, consultancy services, and non-consultancy services.

Ingingo ya 19: Ubwoko bw’amasoko ya Leta Article 19: Types of public procurement Article 19: Types des marchés publics Akiciro ka 2: Uburyo bukoreshwa mu gutanga amasoko ya Leta Subsection 2: Public procurement methods Sous-section 2: Méthodes de passation des marchés publics Ingingo ya 19: Ubwoko bw’amasoko ya Leta Article 19: Types of public procurement Article 19: Types des marchés publics Ubwoko bw’amasoko ya Leta ni ubu bukurikira: Types of public procurement are as follows: Les types des marchés publics sont les suivants: 1º amasoko y’imirimo; 1º procurement for works; 2º ibigemurwa; amasoko y’ibicuruzwa cyangwa 2º procurement for goods or supplies; 1º 2º les marchés de travaux; les marchés de biens ou fournitures; 3º amasoko ya serivisi z’impuguke; 3º procurement for consultancy services; 3º les marchés de services de consultance ; 4º iz’impuguke. amasoko ya serivisi zitari 4º services. procurement for non-consultancy 4º consultance. les marchés des services de non 41 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 2: Uburyo bukoreshwa mu gutanga amasoko ya Leta Subsection 2: Public procurement methods Sous-section 2: Méthodes de passation des marchés publics

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§ 20Uburyo bukoreshwa muProvision

The procuring public entity must award public contracts through open competition, unless this Law provides otherwise.

Ingingo ya 20: Uburyo bukoreshwa mu gutanga amasoko ya Leta Article 20: Public procurement methods Article 20: Méthodes de passation des marchés publics Ingingo ya 20: Uburyo bukoreshwa mu gutanga amasoko ya Leta Article 20: Public procurement methods Article 20: Méthodes de passation des marchés publics isoko rugomba gutanga Urwego rutanga amasoko ya Leta binyuze mu ipiganwa risesuye, uretse igihe biteganywa ukundi muri iri tegeko, hakoreshwa uburyo bukurikira : procuring public The procurement open competition, unless otherwise provided in this Law, using the following methods: entity contracts awards through L’entité de passation des marchés attribue les marchés publics à travers une concurrence ouverte, sauf disposition contraire de la présente loi, en utilisant les méthodes suivantes : 1º 2º 3º ipiganwa ribimburiwe n’ijonjora; 1º prequalification; ipiganwa rigenewe abapiganwa bake; 2º restricted tendering; gusaba ibiciro; 3º request for quotations; 4º cyangwa ubwumvikane butaziguye; gutanga isoko nta piganwa ribayeho 4º contracting; single-source procurement or direct 5º 6º 7º 8º uburyo bw’inzira ngufi; reji; gukoresha abaturage; ipiganwa mu byiciro bibiri. 5º 6º 7º 8º simplified methods; force account; community participation; two-stage tendering. 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º pré-sélection; appel d’offres restreint ; demande des cotations; gré à gré ou entente directe; méthodes simplifiées; régie; participation communautaire; appel d’offres en deux étapes.

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§ 21Ipiganwa ribimburiweProvision

For large or complex procurements, the procuring entity must use prequalification, give the prequalification document to interested bidders, and evaluate only against the notice requirements.

Ingingo ya 21: Ipiganwa ribimburiwe n’ijonjora Ingingo 22: abapiganwa bake Ipiganwa rigenewe ya Article 21: Prequalification proceedings Article 21: Procédures de pré-sélection Ingingo ya 21: Ipiganwa ribimburiwe n’ijonjora Article 21: Prequalification proceedings Article 21: Procédures de pré-sélection Ipiganwa ribimburiwe n’ijonjora rikoreshwa mu gihe hagomba gutangwa isoko ry’imirimo rinini cyangwa ry’urusobe hakenewe kugurwa ibintu bifite agaciro kari hejuru cyane cyangwa biteye ku buryo bw’urusobe. Urwego rutanga isoko rugomba kujya mu gikorwa Prequalification is used for the procurement of large or complex works and acquisition of high value or complex goods. The procuring entity must engage in prequalification proceedings with a view to identifying qualified bidders before issuing a tender notice. 42 La pré-sélection intervient en cas de marchés des travaux d’une grande étendue ou complexes et des marchés d’acquisition des biens d’une grande valeur ou complexes. L’entité de passation des marchés doit engager le processus de pré- des sélection d’identifier vue en Official Gazette no. Special of 07/09/2018 cy’ijonjora abashoboye mbere y’itangwa rihamagarira gupiganwa. rugamije kubanza gushakisha ry’itangazo soumissionnaires qualifiés avant l’émission de l’avis d’appel d’offres. rutanga igitabo gikubiyemo Urwego rugomba guha isoko abagaragaje bose ko bashaka kwitabira iryo ibisabwa mu jonjora ijonjora. kuba gitabo gikubiyemo ibisabwa byose bya ngombwa byatuma umuntu ategura neza inyandiko ye y’ijonjora irimo n’ibizashingirwaho mu ijonjora. kigomba Icyo procuring entity must The provide prequalification document to all bidders who have expressed interest to participate to the prequalification process. Such prequalification document must provide bidders with the their information application the prequalification criteria. to for prequalification and required prepare à de tous L’entité de passation des marchés doit adresser le les pré-sélection dossier soumissionnaires qui ont manifesté l’intérêt de participer à la pré-sélection. Un tel dossier de pré- sélection doit contenir toutes les informations nécessaires à une bonne préparation de la soumission de pré-sélection ainsi que les critères y relatifs. rigomba gushingira gusa ku Isesengura bisabwa upiganwa bigaragara mu itangazo rihamagarira ijonjora, bishobora kuba birimo: The evaluation must be only based upon the requirements for the prequalification notice which may include: the bidder set in L’évaluation doit être basée uniquement sur les conditions soumissionnaire mentionnées dans l’avis de pré-sélection qui peuvent comprendre: requises au 1º 2º ubushobozi bw’abakozi; ubushobozi bushingiye ku bikoresho; 1º 2º qualifications of the staff; 1º les qualifications du personnel; qualifications based on the equipment; 2º équipements; les qualifications basées sur les 3º ubushobozi bushingiye ku mari; 3º capacity; qualifications based on financial 3º financières; les qualifications basées sur les capacités 4º gukorwa. uburambe mu mirimo isa n’ikenewe 4º to that required. experience in performing work similar 4º travaux similaires à ceux requis. l’expérience dans l’exécution des uburyo Hakurikijwe ibivuye mu isesengura, abarenze ijonjora ni bo bonyine bohererezwa igitabo rikorwa cyerekana bahamagarirwa zabo kuzana z’ipiganwa ku munsi n’isaha byagenwe. Igihe inyandiko giteganyijwe itari munsi ya z’ipiganwa ni iminsi rwego (21) ku makumyabiri n’umwe inyandiko ipiganwa gutegura cyo Following the outcome of the evaluation, only prequalified bidders are provided with the tender document inviting them to submit their bids on a specified date and time. This period meant for preparation of bids is at least twenty- one (21) days at international level and fourteen (14) days at national level. Suivant les résultats de l’évaluation, seuls les soumissionnaires présélectionnés reçoivent le dossier d'appel d'offres les invitant à présenter leurs offres à la date et l'heure indiquées. Le délai prévu pour la préparation des offres est au moins vingt et un (21) jours au niveau international et quatorze (14) jours au niveau national. 43 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 mpuzamahanga na cumi n’ine (14) ku rwego rw’igihugu. Ingingo 22: abapiganwa bake ya Ipiganwa rigenewe

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§ 22Restricted tenderingProvision

A procuring entity may use restricted tendering for certain procurements.

Article 22: Restricted tendering Article 22: Appel d’offres restreint Article 22: Restricted tendering Article 22: Appel d’offres restreint Ipiganwa rigenewe abapiganwa bake rireba gusa abapiganwa bagaragara ku nyandiko ibatumira. Urwego rutanga isoko rushobora gukoresha ipiganwa rigenewe abapiganwa bake mu gihe ibintu bikeneye kugurwa, imirimo, serivisi bifite z’impuguke n’izitari imiterere ihanitse cyangwa bikaba biteye ku buryo bwihariye, cyangwa se bikaba biboneka gusa ku bapiganwa bake. iz’impuguke The restricted tendering is open only to bidders appearing on the invitation to bid. L’appel d’offres restreint est ouvert uniquement aux soumissionnaires invités à soumettre leurs offres. A procuring entity may use restricted tendering for a procurement if the needed goods, works, or consultancy and non-consultancy services are of highly complex or specialized nature, or are available only from a limited number of bidders. L’entité de passation de marchés peut utiliser l’appel d’offres restreint lorsque les biens, les travaux ou les services de consultance et de non- consultance ont une nature hautement complexe ou particulière ou encore sont disponibles seulement de chez soumissionnaires. nombre limité un

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§ 23Gusaba ibiciroProvision

A procuring entity may request quotations from at least three bidders if possible, must tell bidders what price components are included, and must award the contract to the lowest qualifying quotation when this method is used.

Ingingo ya 23: Gusaba ibiciro Article 23: Request for quotations Article 23: Demande de cotations Ingingo ya 23: Gusaba ibiciro Article 23: Request for quotations Article 23: Demande de cotations Urwego rutanga isoko rushobora gusaba ibiciro biturutse mu bapiganwa batari munsi ya batatu (3) nibura aho bishoboka. Buri muntu wasabwe agomba kumenyeshwa niba hari ibindi birenze ku n’ubwikorezi, giciro, ubwishingizi, amahoro ya gasutamo n’indi misoro, bigomba gushyirwa mu giciro. nk’ibijyanye gutanga igiciro request The procuring entity may for quotations from at least three (3) bidders, if possible. Each bidder from whom a quotation is requested must be informed whether any elements other than the price, such as any insurance applicable charges, customs duties and taxes, are to be included in the price. transportation and (3) L’entité de passation des marchés peut solliciter, autant que possible, des prix auprès d’au moins trois Chaque soumissionnaire sollicité doit être informé, s’il y a lieu, sur d’autres éléments que le prix, comme les frais de transport et d’assurance, des droits d’entrée et impôts, faisant partie du prix. soumissionnaires. Iyo hakoreshejwe ubu buryo, amasezerano y’isoko agomba guhabwa uwatanze igiciro gito gihuje n’ubwiza busabwa kandi bijyanye n’igihe urwego rutanga isoko rukeneyemo ibyo rwifuza kugura. If this method is used, the procurement contract must be awarded to the bidder that submitted the lowest priced quotation for the described quality that also meets the delivery period of the procuring entity. Si cette méthode est utilisée, le marché doit être attribué au soumissionnaire le moins disant, répondant à la qualité décrite et dont le délai de livraison est conforme à celui de l’entité de passation de marché. Urwego rutanga isoko rushobora gukoresha uburyo bwo gusaba ibiciro mu gihe rushaka The procuring in procurement by means of a request for entity may engage L’entité de passation de marchés peut utiliser la méthode de demande de cotation pour un marché 44 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 gutanga isoko ry’ibintu cyangwa imirimo biciriritse ariko bisanzwe ku isoko n’ubwiza bwabyo bukaba busanzwe busobanutse kandi igiciro cyabyo kikaba ari gito kijyanye n’amafaranga ntarengwa ateganywa mu mabwiriza agenga amasoko ya Leta. Urwego rutanga isoko ntirushobora gucamo ibice isoko kugira ngo rubashe gukoresha ibivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo.

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§ 24Gutanga isoko nta piganwaSubstitution

A procuring entity may use single-source procurement/direct contracting only in listed situations, and it must not split a tender to fit that method.

Ingingo ya 24: Gutanga isoko nta piganwa ribayeho ubwumvikane butaziguye cyangwa Article 24: Single-source procurement or direct contracting Article 24: Gré à gré ou entente directe 4 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 24: Gutanga isoko nta piganwa ubwumvikane ribayeho butaziguye cyangwa Urwego rutanga isoko rushobora kubona ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, imirimo, serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke nta piganwa ribaye rusabye gusa ibiciro umuntu umwe ubifitiye ubushobozi, iyo : bishobora ibicuruzwa serivisi cyangwa z’impuguke 1º ibigemurwa, n’izitari imirimo, iz’impuguke gusa k’ugemura ibicuruzwa runaka cyangwa ukora imirimo runaka bigurishwa n’umuntu umwe cyangwa sosiyete imwe gusa kandi hakaba nta bundi buryo bwakoreshwa buhari; kuboneka ugemura ibicuruzwa 2º cyangwa ibigemurwa, ukora imirimo runaka, utanga serivizi z’impuguke n’izitari iz’impuguke ufite ibyo uburenganzira bicuruzwa, iyo imirimo cyangwa izo serivisi; budasangirwa kuri quotations for the procurement of average but readily available goods or works at the market, which have standard specifications and are of a very low cost in accordance with a threshold specified procurement regulations. public the in d’acquisition des biens ou des travaux moyens mais disponibles sur les spécifications sont standard et d’une valeur inférieure conformément au seuil défini dans les règlements sur les marchés publics. le marché, dont The procuring entity shall not split its tender into separate contracts for the purpose of applying the provisions of Paragraph One of this Article. L’entité de passation de marché ne peut pas fractionner le marché en plusieurs marchés différents en vue d’appliquer les dispositions de l’alinéa premier du présent article. Article 24: Single-source procurement or direct contracting Article 24: Gré à gré ou entente directe The procuring entity may procure the goods or supplies, works, consultancy and non- consultancy services by soliciting a price quotation from a single qualified bidder, when: the goods or 1º supplies, works, consultancy and non-consultancy services are available only from a particular supplier or contractor, or a particular person or company has exclusive rights in respect of the goods, supplies, works or services, and no reasonable alternative or substitute exists; the 2º the supplier of goods or supplies, the contractor, non- consultancy services provider holds exclusive rights in respect of such goods, works or services; consultancy and L’entité de passation de marché peut acquérir des biens ou des fournitures, des travaux, des services de consultance et de non-consultance par la méthode de demande d’une cotation des prix à un soumissionnaire unique compétent lorsque: 1º les biens ou fournitures, travaux, services de consultance et de non-consultance sont disponibles seulement auprès d'un fournisseur ou entrepreneur; ou qu’une seule personne ou une seule société détient les droits exclusifs de vente à l’égard de ces biens, fournitures, travaux ou services et qu’il n’existe pas d'alternative ou substitution; 2º le fournisseur de biens ou de fournitures, l’entrepreneur, le prestataire de services de consultance et de non-consultance détient les droits exclusifs à l’égard de ces biens, travaux ou services; 45 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 3º ibitangwa kuri ayo masoko ya Leta bitarenze amafaranga yose hamwe ashyirwaho mu gihe cya ngombwa n’Iteka rya Minisitiri; 3º the cost of such public procurement does not exceed the total amount determined in due time by an Order of the Minister; 3º le coût de ces marchés publics n'excède pas le montant total déterminé en temps opportun par arrêté du Ministre ; cyangwa ibicuruzwa 4º ibigemurwa, imirimo na serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke bikenewe byihutirwa ku buryo gukoresha ipiganwa risesuye cyangwa ubundi buryo busanzwe bwo gutanga amasoko ya Leta bidashoboka. Ubu buryo bukoreshwa ari uko impamvu ubwihutirwe bw’ibikenewe zitaturutse ku rwego rutanga isoko cyangwa ku burangare bwarwo; zatumye haba ibigemurwa, 5º bitewe n’ikiza, ibihe bidasanzwe kandi ntarengwa, hari ubwihutirwe bw’ibicuruzwa serivisi cyangwa z’impuguke n’izitari iz’impuguke bikaba bidashoboka gukoresha ubundi buryo bwo gutanga amasoko kubera igihe gikenewe mu gukoresha ubwo buryo bundi; imirimo, 4º there is an urgent need for the goods or supplies, works and consultancy and non- consultancy services, so that engaging in open tender or any other usual method of public procurement would be impractical, provided that the circumstances giving rise to the urgency were not attributable to the procuring entity or the result of its carelessness; 4º il y a un besoin urgent pour les biens ou les fournitures, les travaux et les services de consultance et de non-consultance, de sorte que s'engager dans une procédure d'appel d'offres ouvert ou dans toute autre méthode habituelle de passation des marchés publics serait impossible, à condition que les circonstances donnant lieu à l'urgence ne soient pas imputables à l'entité de passation de marchés ou le résultat de sa négligence; 5º owing to a disaster, force majeure, there is an urgent need for the goods or supplies, works, consultancy and non- consultancy services, making it impractical to use other methods of procurement because of the time required in using those methods; en raison d'une catastrophe, 5º force majeure, il y a un besoin urgent des biens ou des travaux, des services de fournitures, des consultance et de non-consultance qui rend impossible l’utilisation d'autres méthodes de passation des marchés en raison du temps exigé dans l'utilisation de ces méthodes; 6º hari akazi k'inyongera kadashobora gutandukanywa n'isoko ry’ibanze ku mpamvu tekiniki. Agaciro k’akazi k’inyongera za ntikarenga makumyabiri ku ijana (20%) by’amafaranga akoreshwa mu isoko ry’ibanze kandi ako kazi gakorerwa amasezerano y’inyongera; 6º there are additional activities that cannot be technically separated from initial tender. The value of such additional activities shall not exceed twenty percent (20%) of the initial tender and is subject to an addendum to the contract; 6º il y a des prestations supplémentaires qui, techniquement, ne peuvent être séparées du marché principal. La valeur de ces prestations supplémentaires ne doit pas dépasser vingt pour cent (20%) du contrat initial et doit faire l’objet d’un addendum au contrat; rutanga urwego 7º rwifuza isoko serivisi gukorana amasezerano n’utanga z’impuguke n’izitari iz’impuguke, ukora cyangwa wigisha mu mashuri makuru cyangwa ibigo by’ubushakashatsi byo mu 7º the procuring entity seeks to enter into a contract with the consultancy and non- consultancy service provider that is working or teaching in a higher learning institution or research institution in the country for the purpose of research, experiment or study. 7º l'entité de passation des marchés souhaite conclure un contrat avec le fournisseur de services de consultance et de non-consultance travaillant ou enseignant dans une institution d’enseignement supérieure ou de recherche dans 46 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 gihugu kubera impamvu y’ubushakashatsi, igerageza mu by’ubuhanga cyangwa inyigo. Gutanga isoko nta piganwa ribaye ntibishobora gushingira gusa ko umuntu umwe ari we ufite ubushobozi cyangwa uburenganzira bwihariye bwo gukora cyangwa kugemura ibikenewe, gukora imirimo cyangwa gutanga serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke iyo hari ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bishobora gukora kimwe, imirimo cyangwa serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke bishobora kuboneka ku bandi bantu, bihuje n’ibyo nyir’igikorwa yifuza. Single source procurement shall not be justified on the grounds that only one bidder has the capacity or the exclusive right to manufacture or deliver goods, works or consultancy and non-consultancy functionally services equivalent goods or supplies, works or consultancy and non-consultancy services available from other persons would satisfy the needs of the procuring entity. if le pays pour des d'expérimentation ou d'étude. fins de recherche, La méthode d’entente directe ne doit pas se justifier par le fait qu’un seul soumissionnaire a la capacité ou le droit exclusif de fabriquer ou de livrer des biens, des travaux ou des services de consultance et de non-consultance lorsque, du point de vue fonctionnel, les biens ou fournitures, les travaux ou les services de consultance et de non-consultance équivalents fournis par d’autres personnes peuvent satisfaire les besoins de l’entité de passation des marchés.

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§ 25Uburyo bw’inzira ngufiProvision

A simplified public procurement method may be used for certain contracts, with a shorter tender document and shorter bid-submission time limits.

Ingingo ya 25: Uburyo bw’inzira ngufi Article 25: Simplified methods Article 25: Méthodes simplifiées Ingingo ya 25: Uburyo bw’inzira ngufi Article 25: Simplified methods Article 25: Méthodes simplifiées Uburyo bw’inzira ngufi ni uburyo bwo gutanga isoko rifite agaciro kari hagati y’umubare ntarengwa ku buryo bwo gutanga isoko hakoreshejwe gusaba ibiciro n’umubare wemewe ntarengwa ku buryo bw’ipiganwa ry’imbere mu gihugu, bushobora kuba ipiganwa ry’imbere mu gihugu risesuye cyangwa rigenewe abapiganwa bake, mu gihe inyandiko z’ipiganwa byoroshye gutegura kandi ikigamijwe kitarangwa n’imiterere ya tekiniki ihambaye. for A simplified method is a method of public procurement used between the threshold for the requests national quotations competitive bidding thresholds, which may be national open or restricted tendering, in which the preparation of bids is easy and the technical specifications are not complex. and simplifiée est un procédé La méthode d’attribution des marchés utilisé pour les marchés se trouvant entre le seuil de la demande de cotations et celui de l’appel d’offres national, qui peut être l’appel d’offres ouvert ou restreint pour lequel la préparation des offres est facile et les spécifications techniques ne sont pas complexes. Iyo ubwo buryo bukoreshejwe, hakoreshwa igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gikoze ku buryo bw’incamake kandi mu gihe kigufi hagati y’itangazo ryerekeye ipiganwa n’umunsi wa nyuma wo gutanga inyandiko z’ipiganwa. Icyakora, ku bapiganwa baturutse mu gihugu, icyo gihe ntigishobora kujya munsi y’iminsi umunani (8) y’akazi iyo ari ipiganwa When such method is used, a shorter tender document and short period between tender publication and the deadline for submission of bids are used. However, the period cannot be less than eight (8) working days for national open tendering or five (5) working days for national restricted tendering. Lorsqu’une telle méthode est utilisée, le dossier d’appel d’offres simplifié est utilisé et le délai entre la publication de l’avis d’appel offres et la date limite de soumission des offres est réduit. Néanmoins, ce délai ne peut être inférieur à huit (8) jours ouvrables pour un appel d’offres ouvert national ou cinq (5) jours ouvrables pour un appel d’offres restreint national. 47 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 risesuye cyangwa iminsi itanu (5) y’akazi iyo ari ipiganwa rigenewe abapiganwa bake. Amabwiriza agenga amasoko ya Leta ateganya imibare ntarengwa y’amafaranga ku masoko y’imirimo, ayo kugemura ibicuruzwa, aya serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke. Public procurement regulations determine thresholds for procurement of works, supply of goods, and consultancy and non-consultancy services. sur règlements Les les marchés publics déterminent les seuils pour la passation des marchés des travaux, de fourniture de biens, et des services de consultance et de non- consultance.

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§ 26RejiProvision

Public procurement may be done by force account using civil servants and public equipment.

Ingingo ya 26: Reji Article 26: Force account Article 26: Régie Ingingo ya 26: Reji Article 26: Force account Article 26: Régie Isoko rya Leta rishobora gukorwa n’abakozi bwite ba Leta bakoresheje ibikoresho bya Leta. Ubu buryo bukoreshwa iyo: Public procurement may be carried out through force account by making recourse to the civil servants and using public equipment. This method is used where: Le marché public peut être exécuté par le personnel propre de l’État en utilisant les équipements de l’État. Cette méthode intervient lorsque: 1º idashobora kugenwa mbere y’igihe; ingano y’imirimo igomba gukorwa 1º cannot be defined in advance; quantity of works to be carried out 1º peut pas être définie en avance; la quantité des travaux à être exécutés ne 2º imirimo y’ubwubatsi igomba gukorwa ari mike kandi itatanye cyangwa iri ahantu hagoye kugera ku buryo hashobora kutaboneka abubatsi babishoboye bayikora ku giciro gikwiye; 2º construction works are small and scattered and are in remote locations or are in locations whose access is difficult so that qualified construction firms are unlikely to bid at reasonable price; 2º les travaux de construction sont moins importants et dispersés dans des endroits éloignés ou localisés dans des zones d’accès difficile de sorte qu’il ait peu de chances que des entreprises de construction qualifiées présentent des offres à des prix raisonnables; 3º ku buryo butabangamiye ihakorerwa; imirimo y’ubwubatsi igomba gukorwa indi mirimo 3º construction works are required to be carried out without disrupting other ongoing operations; 3º les travaux de construction doivent être réalisés sans perturber d’autres opérations en cours; 4º gukorwa; hari ibyihutirwa cyane bigomba 4º attention; there are emergencies needing 4º une d’intervenir; situation d’urgence exige 5º isoko n’uwatsindiye kumwihanangiriza ntibigire icyo bitanga. bibaye ngombwa ko urwego rutanga yadindijwe imirimo yo rukomeza nyuma isoko 5º the procuring entity is to complete works delayed by the successful bidder after the written warnings did not yield any tangible results. 5º l’entité de passation de marché a besoin l’exécution d’un marché que d’achever l’attributaire de marché a retardée après une mise en demeure restée sans suite. 48

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§ 27Gukoresha abaturageProvision

The beneficiary community may take part in delivering non-consultancy services under public procurement rules.

Ingingo ya 27: Gukoresha abaturage Article 27: Community participation Article 27: Participation communautaire Ingingo ya 27: Gukoresha abaturage Article 27: Community participation Article 27: Participation communautaire Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Abaturage bagenewe igikorwa bashobora kugira uruhare mu gutanga serivisi zitari iz’impuguke mu busobanurwa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. buryo The beneficiary community may participate in delivery of non-consultancy services within the context defined by the public procurement regulations. Ubu buryo bugomba gukoreshwa iyo icyo bwongera mu bigaragara ko bufite bukungu, butanga akazi kandi bugatuma abo bugenewe babugiramo uruhare. This method is used if it is established that, it the economy, create will contribute employment and the beneficiary community. involve to La population bénéficiaire peut participer à la livraison des services de non-consultance dans les marchés publics suivant les conditions définies dans les procédures de passation des marchés. La méthode est utilisée s’il est établi qu’elle contribuera à l’économie, à la création d’emploi et à la participation active des populations bénéficiaires.

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§ 28Ipiganwa mu byiciro bibiriProvision

The procuring entity may use two-stage tendering in listed situations, including complex or hard-to-specify procurements, and bidders may withdraw before final bids without losing bid security.

Ingingo ya 28: Ipiganwa mu byiciro bibiri Article 28: Two-stage tendering Article 28: Appel d’offres en deux étapes Ingingo ya 28: Ipiganwa mu byiciro bibiri Article 28: Two-stage tendering Article 28: Appel d’offres en deux étapes Urwego rutanga isoko rushobora gukoresha uburyo bw’ipiganwa mu byiciro bibiri iyo: The procuring in procurement by means of two-stage tendering when: entity may engage 1º rudashobora ubwarwo mu buryo burambuye kandi bwumvikana gusobanura imiterere y’ibintu cyangwa inyubako rukeneye rugamije kubona igisubizo kirunyuze ku miterere y’icyo rwifuza kugura; 1º it is not feasible for the procuring entity to formulate detailed and clear specifications for the goods or construction works in order to obtain the most satisfactory solution to its procurement needs. 2º isoko rifite imiterere igoye kandi urwego rutanga isoko rutabifitemo ubumenyi rijyanye buhagije n’iterambere mu by’ikoranabuhanga; ari rihambaye cyangwa isoko 3º igikorwa cyo guhamagarira abantu gupiganwa ntihagire ucyitabira cyangwa rusanze nta nyandiko y’ipiganwa yujuje ibisabwa cyangwa rubona cyakozwe ariko 2º a tender is complex and the procuring entity has not enough knowledge in the area or it is a tender relating to high technological development; 3º tendering proceedings have been engaged in but no bids were submitted or all bids were rejected or when the procuring entity tendering finds that engaging in new 49 L’entité de passation de marché peut engager le processus d’appel d’offres en deux étapes lorsque: 1º l’entité de passation de marché ne peut pas élaborer des spécifications techniques détaillées et claires des biens ou des travaux de construction en vue d’obtenir la solution la plus satisfaisante à ses besoins en passation des marchés; 2º le marché est complexe et l'entité de passation des marchés n'a pas assez de connaissances dans le domaine ou il s'agit d'un marché relatif au développement avancé de la technologie; 3º le processus d’appel d’offres est engagé mais qu’aucune offre n’a été reçue ou toutes les offres sont rejetées en raison de non-conformité aux exigences requises; ou lorsque l’entité de passation des marchés trouve qu’engager un Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ko amahirwe yo kubona uritsindira ari make igihe rwaba rwongeye kurisubirishamo. proceedings would unlikely procurement contract. result in a nouveau processus de passation des marchés ne permettrait pas l’attribution du marché. ibicuruzwa cyangwa Mu cyiciro cya mbere urwego rutanga isoko rutegura igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa rusaba inyandiko y’ipiganwa ijyanye na tekiniki, ubwiza cyangwa ibindi byihariye ibigemurwa, biranga imirimo, n’izitari iz’impuguke byifuzwa, haba mu bijyanye n’ingingo zashyirwa mu masezerano, mu buryo ibintu byatangwamo, aho bikenewe, ubushobozi mu kazi n’ubuhanga muri tekiniki by’abapiganwa. z’impuguke serivisi During the first stage tendering, the procuring entity prepares the tender document requesting for bids relating to the technical, quality or other characteristics of needed goods or supplies, works, consultancy and non- consultancy services, as well as to contractual terms and conditions of supply, and, where relevant, technical the professional and competence of the bidders. À la première étape, l’entité de passation des marchés prépare le dossier d’appel d’offres sollicitant des offres liées aux aspects techniques et qualitatifs ou aux autres spécifications des biens ou fournitures, travaux, services de consultance et de non-consultance à acquérir, ainsi qu’aux termes et conditions contractuels et de livraison, et s’il y a lieu, aux compétences techniques des et soumissionnaires. professionnelles Abapiganwa bahamagarirwa kuzana inyandiko z’ipiganwa z’ibanze zishingiye ku buryo bumva ibintu byakorwa mu rwego rwa tekiniki nta giciro kigaragaramo. Bidders are invited to submit their initial bid based on their proposals relating to the technical aspect, without a tender price. Les soumissionnaires sont appelés à présenter leurs offres initiales basées sur les aspects techniques sans indication de prix. Urwego rutanga isoko rushobora kugirana ikiganiro cya tekiniki n’abapiganwa batanze inyandiko ibisabwa. Urwego rutanga isoko rurazifata kugira ngo ruzishingireho runononsora igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. z’ipiganwa zujuje The procuring entity may hold technical submitted discussion with bidders who responsive bids. The procuring entity retains the bids in order to make adjustments on the tender document. L'entité de passation des marchés peut tenir des discussions techniques avec les soumissionnaires ayant présenté des offres les conditions requises. L’entité de passation des marchés retient ces offres pour servir de base dans la finalisation du dossier d’appel d’offres. remplissant Amabwiriza agenga amasoko ya Leta ateganya uko icyo kiganiro gikorwa. The procurement regulations provide guidance on such technical discussion Les règlements sur les marchés publics prévoient des orientations sur cette discussion. Mu cyiciro cya kabiri, urwego rutanga isoko ruhamagara ba nyir’inyandiko z’ipiganwa zatoranyijwe kugira ngo batange inyandiko z’ipiganwa za nyuma zirimo n’ibiciro bishingiye ku bisabwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kinononsoye. Mu gutegura imitere ya tekiniki muri icyo gitabo, In the second stage, bidders whose bids have been accepted by the procuring entity are invited to submit final bids with prices based only on the technical specifications of the adjusted tender document. In preparing the technical specifications of such a document, the procuring entity may modify any aspect 50 À la seconde étape, les soumissionnaires dont les offres ont été retenues par l’entité de passation des marchés sont invités à donner leurs offres finales avec des prix basés uniquement sur les spécifications techniques du dossier d’appel d’offres des spécifications techniques de ce dossier, l’entité ajusté. Dans l’élaboration Official Gazette no. Special of 07/09/2018 urwego rutanga isoko rushobora guhindura cya mbere. ibyasabwaga mu Ibyahinduwe ibyongewemo cyangwa bimenyeshwa abapiganwa mu nyandiko ibasaba inyandiko z’ipiganwa za nyuma. gitabo originally set forth in the tender document. Such modifications are communicated to bidders in the invitation to submit the final bids. additions or gutanga adashaka Uwaba inyandiko y’ipiganwa ya nyuma, ashobora kuva mu ipiganwa nta nkurikizi y’uko ingwate y’isoko ye yafatirwa igihe yaba yarasabwe kuyitanga. Inyandiko za nyuma z’ipiganwa zigomba gusesengurwa kandi zikagereranywa kugira ngo haboneke utsindira isoko. Ibiteganyijwe mu ngingo zigenga itangwa ry’amasoko muri bigomba gukoreshwa mu ipiganwa mu byiciro bibiri, inyuranye keretse mu gihe n’ibiteganywa na zo. iyi ngingo rusange A bidder not wishing to submit a final bid may withdraw from the tendering proceedings without seizing any bid security that he/she may have been required to provide. The final bids must be evaluated and compared in order to ascertain the successful bidder. to The provisions generally applicable tendering proceedings apply to two-stage tendering except to the extent that this Article is contrary to those provisions. de passation des marchés peut modifier les aspects prévus dans le dossier d’appel d’offres initial. Toute modification ou addition doit être communiquée aux soumissionnaires dans la lettre d’invitation à soumettre les offres finales. Un soumissionnaire qui ne veut pas donner l’offre finale peut se retirer du processus de compétition sans risque de saisie de sa garantie de soumission au cas où celle-ci aurait été demandée. Les offres finales sont évaluées et comparées pour déterminer l’attributaire du marché. Les dispositions généralement applicables aux procédures de passation de marchés sont applicables à l’appel d’offres en deux étapes, sauf lorsque le présent article est contraire à ces dispositions.

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§ 29Kutuzuza ibisabwa muProvision

If using a non-open-tender procurement method is impossible under the Law, the procuring entity must seek authorisation from the Rwanda Public Procurement Authority.

Ingingo ya 29: Kutuzuza ibisabwa mu bundi buryo buteganywa n’iri tegeko butari ipiganwa risesuye the Article 29: Impossibility requirements for methods provided for under this Law other than open tender method to meet les Article 29: Impossibilité de remplir conditions requises dans des méthodes prévues par la présente loi autres que la méthode d’appel d’offres ouvert Icyiciro cya 4: Inzira itangwa ry’isoko ikurikizwa mu Section 4: Procurement process Section 4: Processus de passation des marchés Akiciro ka mbere: Gutegura isoko no kuritangaza Subsection One: publication of a tender Preparation and Sous-section publication du marché première: Préparation et Ingingo ya 29: Kutuzuza ibisabwa mu bundi buryo buteganywa n’iri tegeko butari ipiganwa risesuye Article 29: Impossibility the requirements for methods provided for under this Law other than open tender method to meet Article 29: Impossibilité de remplir les conditions requises dans des méthodes prévues par la présente loi autres que la méthode d’appel d’offres ouvert uburyo tegeko butari Iyo habonetse impamvu zituma hatuzuzwa ibisabwa runaka ngo kugira buteganywa n’iri ipiganwa risesuye bukoreshwe, kugira ngo ikigamijwe kigerweho, urwego rutanga isoko rugomba gusaba uburenganzira mu Kigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta. Iki kigo gitanga uburenganzira kimaze kubona impamvu zumvikana z’urwego rutanga isoko cya Minisitiri ziherekejwe ureberera urwo rwego yemeza ko iryo soko riri mu nyungu rusange. n’icyemezo When prevailing circumstances make it impossible to meet the conditions for use of a given method under this Law other than the open tender method, to effect procurement, the procuring entity must seek authorisation from Rwanda Public Procurement Authority. Rwanda Public Procurement Authority gives the authorisation after receiving a reasonable justification entity accompanied by a confirmation from the supervising Minister that such procurement is in public interest. the procuring from Lorsque les circonstances ne permettent pas de remplir les conditions d'utilisation d'une méthode donnée prévue par la présente loi autre que la méthode d’appel d’offres ouvert, l’entité de passation des marchés, en vue de réaliser l’objet du marché, sollicite l’autorisation de l’Office Rwandais des Marchés Publics. L’Office accorde l’autorisation, après avoir reçu une justification légitime de l’entité de passation des marchés accompagnée d’une attestation du Ministre de tutelle que la passation dudit marché est dans l’intérêt public. 51 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Mu nzego zidafite Minisitiri uzireberera, icyo cyemezo gitangwa n’umuyobozi ukuriye Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga ingengo y’imari muri urwo rwego. Naho mu Turere, icyo cyemezo gitangwa n’Umukuru w’Intara cyangwa Umuyobozi w’Umujyi wa Kigali. For entities that have no supervising Minister, this authorization is given by the supervisor of the Chief Budget Manager in such an entity. Whereas in Districts, the authorization is given either by the Governor of the Province or the Mayor of the City of Kigali. Pour les entités qui n'ont pas de Ministre de tutelle, cette autorisation doit être donnée par le supérieur hiérarchique du Gestionnaire principal du budget dans une telle entité. Tandis que dans les Districts, l'autorisation est donnée soit par le Gouverneur de la Province, soit par le Maire de la Ville de Kigali. Icyiciro cya 4: Inzira itangwa ry’isoko ikurikizwa mu Section 4: Procurement process Section 4: Processus de passation des marchés Akiciro ka mbere: Gutegura isoko no kuritangaza Subsection One: publication of a tender Preparation and Sous-section publication du marché première: Préparation et

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§ 30Igitabo cyerekana uburyoProvision

Before a tender document is prepared, the procurement officer must confirm the procurement is in the public procurement plan and that funding is available. The tender document must include specified information, and required administrative documents must refer to the bidders’ home-country laws.

Ingingo ya 30: Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa Article 30: Tender document Article 30: Dossier d’appel d’offres Ingingo ya 30: Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa Mbere yo gutegura igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa umukozi ushinzwe amasoko ya Leta agomba kumenya ko iryo soko riri mu igenamigambi ry’amasoko ya Leta kandi ko ingengo y’imari yo kurishyira mu hari bikorwa. Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa, tegeko, gitegurwa hashingiwe kuri amabwiriza agenga amasoko ya Leta hamwe n’igitabo ngenderwaho cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. iri Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kigomba kuba gikubiyemo amakuru akurikira yatuma habaho riha abatanga ipiganwa inyandiko y’ipiganwa amahirwe angana: Article 30: Tender document Article 30: Dossier d’appel d’offres Before preparing the tender document, the Procurement officer ensures that such a tender is included in the public procurement plan and the relevant budget for its execution is available. Avant de préparer le document d’appel d’offre pour un marché, l’agent chargé des marchés publics s’assure que ce marché est prévu sur le plan de passation de marchés publics et que le budget pour son exécution est disponible. The tender document is prepared in accordance with this Law, procurement regulations and standard tender document. Le dossier d’appel d’offres est préparé conformément aux dispositions de la présente loi, aux règles de passation des marchés ainsi qu’au dossier d’appel d’offres type. tender document must contain to allow a the The following fair competition among those who may wish to submit bids: information Le dossier d’appel d’offres doit contenir des renseignements suivants pour une concurrence équitable aux soumissionnaires: 52 bijyanye ibikenewe ibigemurwa, 1º n’ibicuruzwa cyangwa imirimo cyangwa serivisi zitari iz’impuguke isoko rigamije n’igihe ntarengwa cy’igemura n’irangiza ry’imirimo; Official Gazette no. Special of 07/09/2018 1º the specific requirements relating to goods or supplies, works or non-consultancy services to be procured and the time limit for delivery and completion; 1º les exigences spécifiques en relation avec les produits ou les fournitures, les travaux ou services de non- consultance à soumissionner, le délai de livraison et de fin d’exécution; les 2º ibipimo ngenderwaho bikoreshwa mu Rwanda cyangwa ibipimo mpuzamahanga mu gihe mu Rwanda ntabihari, keretse iyo ibyo bipimo bitarashyirwaho haba mu Rwanda cyangwa mu mahanga ; applicable Rwanda 2º standards or international standards where there are no applicable Rwanda Standards, unless such standards are not yet in place either in Rwanda or abroad; 2º les normes applicables au Rwanda ou les normes internationales lorsqu'il n'existe pas de normes applicables au Rwanda, à moins que de telles normes ne soient pas encore mises en en place ni au Rwanda ni à l’étranger; 3º y’ibicuruzwa iy’imirimo iz’impuguke bikenewemo; inyandiko ngufi isobanura cyangwa iya cyangwa byifuzwa harimo ingano ibigemurwa, zitari n’igihe serivisi 3º a short description of quantities of goods or supplies, works or non-consultancy services that are needed as well as the delivery period; 3º une brève description des quantités de produits ou fournitures, travaux ou services de non-consultance désirés ainsi que la période de livraison; 4º iyo ari isoko ry’imirimo; ibishushanyo n’ingano y’ibikenewe 4º drawings and bills of quantities; if it concerns tender for works, relevant 4º plans et devis quantitatif; s’il s’agit d’un marché de travaux, des amabwiriza 5º n’ayihariye agenga amasezerano y’isoko n’ibisabwa mu ngwate yo kurangiza neza imirimo; rusange 5º the general and specific conditions governing the contract and requirements of the performance security; 5º les conditions générales et spécifiques régissant le contrat, et les exigences de la garantie de bonne exécution; 6º ry’isoko itangwa n’urwego rutanga isoko; nomero y’isoko ikoreshwa mu itangwa 6º the reference number of the tender used by the procuring entity in the tender award process; 6º le numéro de référence du marché utilisé par l’entité de passation de marché dans le processus de passation de marché; 7º amabwiriza asobanura uko inyandiko z’ipiganwa zitegurwa n’uko zitangwa harimo: 7º submission of bids including: instructions for the preparation and 7º et à la soumission des offres comprenant: les instructions relatives à la préparation a) inyandiko ngenderwaho y’ipiganwa; a) the standard bid form; a) le modèle de soumission; ibisabwa b) y’ipiganwa, inyandiko ngenderwaho y’ingwate n’ingano y’iyo ngwate; nk’ingwate b) standard form and amount of such security; any bid security required, security b) toute garantie de soumission à fournir, le modèle de garantie et le montant d’une telle garantie; 53 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ibyemezo c) bw’upiganwa; bigaragaza ubushobozi c) qualifications; the documents evidencing the bidder’s c) du soumissionnaire; les documents attestant la qualification 8º zigifite agaciro ; igihe inyandiko z’ipiganwa zimara 8º validity period of bids; 8º la durée de validité des offres; 9º isesengura z’ipiganwa; amabwiriza n’ibigenderwaho mu ry’inyandiko n’igereranya 9º evaluation and comparison; the procedures and criteria for bid 9º et de comparaison des offres; les procédures et les critères d’évaluation 10º ingingo zigaragaza ko urwego rutanga isoko rushobora gusesa ipiganwa igihe cyose amasezerano atarashyirwaho y’isoko umukono; 10º a clause indicating that the procuring entity may cancel the tender at any time before signing the contract; 10º une clause indiquant que l’entité de passation de marché peut annuler l’appel d’offres à tout moment avant la signature du contrat; cya ikindi 11º ngombwa gishobora gusabwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa hakurikijwe ibiteganywa n’iri tegeko, amabwiriza agenga amasoko ya Leta, n’andi mategeko n’amabwiriza yo ku rwego rw’igihugu bitewe n’umwihariko w’isoko. 11º any other requirement as may be provided for by the tender document in accordance with the provisions of this Law, public procurement regulations and other national force in depending on the tender specific nature. regulations laws and 11º toute autre information pouvant être exigée dans le dossier d’appel d’offres conformément aux dispositions de la présente loi et des règlements de passation des marchés publics ou autres lois et règlements nationaux en vigueur selon la nature particulière du marché. Inyandiko zo mu rwego rw’ubutegetsi zisabwa abapiganwa zigomba gushingira ku mategeko y’ibihugu bakomokamo. Administrative documents required to bidders must refer to the laws in force in the bidders’ home countries. Les documents administratifs exigés aux soumissionnaires doivent être conformes aux législations en vigueur dans leurs pays d’origine.

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§ 31Amabwiriza agena ibirangaProvision

Specifications for goods, works, and non-consultancy services must clearly state the expected results and be objective and neutral.

Ingingo ya 31: Amabwiriza agena ibiranga ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, imirimo na serivisi zitari iz’impuguke Article 31: Rules determining specifications of goods or supplies, works and non- consultancy services Article 31: Réglementation déterminant les spécifications des produits ou fournitures, travaux ou services de non- consultance Ingingo ya 31: Amabwiriza agena ibiranga ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, imirimo na serivisi zitari iz’impuguke Article 31: Rules determining specifications of goods or supplies, works and non- consultancy services Article 31: Réglementation déterminant les spécifications des produits ou fournitures, travaux ou services de non- consultance Ibiranga ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, imirimo na iz’impuguke, serivisi zitari bisobanurwa mu buryo butuma igikenewe cyumvikana neza kandi ntawe kigomba kubogamiraho. Specifications of goods or supplies, works or non-consultancy services clearly define the expected results with objectivity and neutrality. Les spécifications relatives aux produits ou fournitures, aux travaux ou services de non- consultance doivent clairement définir les résultats attendus avec objectivité et neutralité. 54 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ibiranga ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, imirimo na iz’impuguke serivisi zitari ntibigomba gushingira ku bwoko runaka bw’ikintu, ku izina ryacyo ry’ubucuruzi, ku gishushanyo no ku nkomoko byacyo cyangwa ku ruganda rwagikoze keretse iyo nta bundi buryo bushoboka bwo kubisobanura. Icyo gihe bongeraho amagambo nka “cyangwa ibisa na cyo”. Specifications of goods or supplies, works and non-consultancy services shall not make reference to a particular brand, trade name, its design type and specific origin or producer unless there is no other sufficiently precise way of describing the characteristics of the goods, works or consultancy services to be provided. In that case the words such as “or equivalent” are added on. Les spécifications des produits ou fournitures, travaux ou services de non- consultance ne doivent pas être basées sur une marque particulière, un nom commercial, un modèle et une origine spécifique ou usine de fabrication à moins qu’il n’y ait d’autres moyens de spécifier leurs caractéristiques. Dans ce cas, le terme “ou l’équivalent” est ajouté à ces spécifications.

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§ 32Gutangaza isokoProvision

The procuring entity must publish tender notices on the e-procurement portal, unless the procurement value is below the threshold set by public procurement regulations.

Ingingo ya 32: Gutangaza isoko Article 32: Tender advertisement Article 32: Publication du marché Ingingo ya 32: Gutangaza isoko Article 32: Tender advertisement Article 32: Publication du marché isoko rutangariza ipiganwa. Amasoko Urwego rutanga isoko abantu bose bifuza kuripiganira nk’uko biteganywa n’iri tegeko binyuze mu itangazo rihamagarira yose atangazwa ku rubuga rw’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta uretse iyo agaciro k’isoko ry’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, imirimo cyangwa serivisi zaba iz’impuguke cyangwa izitari iz’impuguke kari munsi y’agaciro kagenwa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. The procuring entity brings the tender notice to the attention of any person wishing to bid as provided for by this Law through an invitation to public tender. All tenders are posted on e- procurement portal with the exception of where the estimated value of the tender of goods or supplies, works or consultancy or non- consultancy services being procured is below the public procurement regulations. established threshold by L’entité de passation de marché lance un avis toute personne ayant d’appel d’offres à l’intention de soumissionner conformément aux dispositions de la présente loi à travers une invitation à une offre publique qui est postée sur le site de passation des marchés publics électronique sauf pour le cas où la valeur du marché des biens ou fournitures, des travaux ou services de consultance ou de non-consultance à soumissionner est inférieure à la valeur fixée par les règlements sur les marchés publics.

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§ 33Itangazo rihamagariraProvision

The procuring entity must prepare a tender notice with the required basic details.

Ingingo ya 33: Itangazo rihamagarira ipiganwa Article 33: Invitation to tender Article 33: Avis d’appel d’offres Ingingo ya 33: Itangazo rihamagarira ipiganwa Urwego rutanga itangazo rihamagarira ipiganwa rikubiyemo nibura ibi bikurikira: isoko rutegura Article 33: Invitation to tender Article 33: Avis d’appel d’offres The procuring entity prepares a tender notice that sets out at least the following elements: L’entité de passation du marché prépare un avis d’appel d’offres qui comprend au moins les éléments ci-après: 1º isoko; izina na aderesi by’urwego rutanga 1º entity; the name and address of the procuring 1º passation de marché; le nom et l’adresse de l’entité de 2º ryaryo igenwa n’urwego rutanga isoko; nomero y’isoko ikoreshwa mu itangwa 2º the reference number of the tender to be used in the tender award process determined by the procuring entity; 2º le numéro de référence du marché devant être utilisé dans le processus de passation de 55 3º uburyo ipiganwa rikorwa kiboneka n’ikiguzi cyacyo. cyerekana igitabo uko Official Gazette no. Special of 07/09/2018 3º tender document and its cost. an explanation of how to obtain the 3º d’offres et son coût. la manière d’obtenir le dossier d’appel marché, déterminé par l’entité de passation de marché;

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§ 34Gushyira ahagaragaraProvision

The procuring entity must make the tender document available, and it may charge a fee for obtaining it.

Ingingo ya 34: Gushyira ahagaragara igitabo ipiganwa cyerekana uburyo rikorwa Article 34: Availability of tender document Article 34: Disponibilité du dossier d’appel d’offres 5 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 34: Gushyira ahagaragara igitabo ipiganwa cyerekana uburyo rikorwa Article 34: Availability of tender document Article 34: Disponibilité du dossier d’appel d’offres Urwego rutanga isoko rugomba gushyira ahagaragara uburyo ipiganwa rikorwa nk’uko biteganywa mu itangazo rihamagarira ipiganwa. cyerekana igitabo The procuring entity must make available the tender document in accordance with the invitation to tender. L’entité de passation de marché doit rendre disponible d’offres conformément à l’avis d’appel d’offres. d’appel dossier le Urwego rutanga isoko rushobora kugurisha igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. Amabwiriza agenga amasoko ya Leta agena ikiguzi cy’icyo gitabo. The procuring entity may charge a fee for obtaining the tender document. The public procurement regulations determine acquisition costs of that document. L’entité de passation de marché peut exiger le paiement du dossier d’appel d’offres. Les règlements des marchés publics déterminent le coût d’acquisition de ce dossier.

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§ 35Ihindurwa ry’ingingoAmendment

Prospective bidders may ask for tender-document clarifications, and the procuring entity must answer, share the clarifications with all bidders, and extend the bid deadline if the document is amended.

Ingingo ya 35: Ihindurwa ry’ingingo z’igitabo ipiganwa cyerekana uburyo rikorwa Article 35: Modifications to clauses of the tender document Article 35: Modifications des clauses du dossier d’appel d’offres Akiciro ka 2: Gupiganira isoko Subsection 2: Bid for public procurement Sous-section 2: Participation aux marchés publics Ingingo ya 35: Ihindurwa ry’ingingo ipiganwa cyerekana uburyo z’igitabo rikorwa Article 35: Modifications to clauses of the tender document Article 35: Modifications des clauses du dossier d’appel d’offres Mu gihe itangazo rihamagarira gupiganira isoko ryatanzwe, uwifuza gupiganira isoko wese ashobora gusaba urwego rutanga isoko ibisobanuro ku gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa mu gihe kitarenze bitatu bya gatandatu (3/6) by’iminsi yagenewe ipiganwa ry’ipiganwa uhereye ryasohokeye. Urwego rutanga isoko rugomba gutanga ibisubizo ku bisobanuro byasabwe mu gihe kitarenze kimwe cya gatandatu (1/6) cy’iminsi yagenewe ipiganwa uhereye igihe rwakiriye isaba ibisobanuro. inyandiko itangazo nyuma igihe ya After publication of tender notice, any prospective bidder may ask the procuring entity to provide explanations as to the content of the tender document within three sixths (3/6) of the deadline period for the submission of tenders as of the date of tender notice publication. The requested procuring entity provides clarifications within one sixth (1/6) of the deadline period for the submission of tenders as of request for the clarifications. receipt of last the the Après la publication d’appel d’offres, tout soumissionnaire potentiel peut demander à l’entité de passation des marchés des éclaircissements concernant le contenu du document d’appel d’offres endéans trois sixième (3/6) de la période de la date lime de soumission à partir de la publication d’appel d’offres. L’entité de passation des marchés donne des éclaircissements demandés endéans un sixième (1/6) de la période de la date lime de soumission la dernière demande à partir de date de d’éclaircissements. 56 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Urwego rutanga isoko rugomba kumenyesha buri wese ushobora gupiganwa ibisobanuro byasabwe n’ibisubizo byatanzwe rutagaragaje umwirondoro w’uwabajije. Without disclosing the source of the request, the procuring entity must communicate to all prospective bidders clarifications requested and responses provided. L'entité de passation des marchés communique à tous les soumissionnaires potentiels, sans révéler la source de la demande, les éclaircissements demandés et les réponses fournies. rutanga isoko Ku cyemezo cy’urwego cyangwa mu rwego rwo gusubiza ibibazo by’abifuza gupiganwa, urwego rutanga isoko rushobora guhindura igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa igihe cyose mbere y’igihe ntarengwa cyo gutanga inyandiko z’ipiganwa hakoreshejwe inyandiko y’inyongera. Urwego rutanga isoko rugomba kwihutira gushyira ahagaragara kopi y’inyongera y’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa rukoresheje bw’imenyekanisha rwakoresheje mu kumenyekanisha itangazo ry’isoko ry’ibanze. Iyo nyandiko y’inyongera ifatwa nk’igize igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. uburyo Iyo igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gihinduwe mbere y’igihe ntarengwa cyo gutanga inyandiko z’ipiganwa, urwego rutanga isoko rwongera igihe kugira ngo ibyahinduwe bishobore kugenderwaho mu gutegura inyandiko z’ipiganwa. Icyo gihe cy’inyongera ntigishobora kurenga iteganyijwe mu masezerano iminsi yari y’ibanze. to the bidders’ concerns, On the initiative of the procuring entity or in the response procuring entity may modify tender document at any time before the deadline for submitting bids by an addendum. the réponse À l’initiative de l’entité de passation des marchés ou des en soumissionnaires, l’entité de passation des marchés peut modifier le dossier d’appel d’offres par un addendum, à tout moment avant la date limite de remise des offres. questions aux the The procuring entity must promptly provide a copy of the addendum communication channel used for the initial tender notice. Such an addendum is considered to be part of the tender document. through L’entité de passation des marchés doit fournir immédiatement une copie de l’addendum à travers le moyen de communication utilisé lors de l’avis d’appel d’offres initial. Cet addendum est considéré comme faisant partie du dossier d’appel d’offres. If the tender document is amended, before the deadline for submitting tenders, the procuring entity extends the deadline in order to allow the amendment of the tender document to be taken into account in the preparation of bids. Si le dossier d’appel d’offres est modifié avant la date limite de remise des offres, l’entité de passation des marchés prolonge la date limite de remise des offres pour permettre la prise en considération des modifications apportées dans la préparation des offres. Such extension of deadline may not go beyond the period contained in the initial contract. Cette prolongation ne peut pas aller au-delà du délai indiqué dans le contrat initial. 57 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 2: Gupiganira isoko Subsection 2: Bid for public procurement Sous-section 2: Participation aux marchés publics

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§ 36Igihe cyo gutegura inyandikoProvision

This article sets minimum bid-preparation periods for different tender types.

Ingingo ya 36: Igihe cyo gutegura inyandiko z’ipiganwa Article 36: Time for preparation of bids Article 36: Délai de préparation des offres Ingingo ya 36: Igihe cyo gutegura inyandiko z’ipiganwa Article 36: Time for preparation of bids Article 36: Délai de préparation des offres ipiganwa Mu igihe kigenewe risesuye, gutegura inyandiko z’ipiganwa ntikigomba kujya munsi y’iminsi mirongo itatu (30), ry’ipiganwa uhereye ryasohokeye. itangazo igihe For open tender, the time allotted to the preparation of tenders must not be less than thirty (30) calendar days from the time the tender notice is published. Mu ipiganwa mpuzamahanga risesuye igihe cyo gutegura inyandiko z’ipiganwa kigomba kuba hagati y’iminsi mirongo ine n’itanu (45) na mirongo icyenda (90) uhereye igihe isoko ryatangarijwe ku rubuga rw’ikoranabuhanga ryo gutanga amasoko ya Leta. For international open tender, the time allotted to the preparation of tenders must be between forty five (45) and ninety (90) calendar days from the time the tender notice is published through e-procurement portal. Pour l’appel d’offres ouvert, le délai autorisé pour la préparation des offres ne doit pas être inférieur à trente (30) jours calendriers à compter de la date de publication de l’avis d’appel d’offres. Pour l’appel d’offres ouvert international, le délai autorisé pour la préparation des offres est entre quarante-cinq (45) et quatre-vingt-dix (90) jours calendriers à compter de la date de publication de l’appel d’offre sur le site de passation des marchés publics électronique. Mu ipiganwa rigenewe abapiganwa bake, igihe gishobora kugabanuka ariko ntikigomba kujya munsi y’iminsi makumyabiri n’umwe (21) ku rwego mpuzamahanga na cumi n’ine (14) ku rwego rw’igihugu. For a restricted tender, such time limit may be reduced but shall not be less than twenty-one (21) calendar days for an international tender and fourteen (14) calendar days for a national tender. Pour l’appel d’offre restreint, ce délai peut être réduit mais ne peut aller en dessous de vingt et un (21) jours calendrier en cas d’appel d’offres international et de quatorze (14) jours calendrier en cas d’appel d’offres national. Igihe gihabwa abapiganwa basabwe gutanga ibiciro kingana nibura n’iminsi itatu (3) y’akazi. The time limit given to the bidders in case of request for quotations is at least three (3) working days. Le temps de préparation des offres accordé aux soumissionnaires en cas de sollicitation des prix est au moins de trois (3) jours ouvrables. Igihe gihabwa abapiganwa gitangira kubarwa uhereye ku munsi upiganwa yakiriye ubutumire. Such time is counted from the date of receipt of the invitation to tender by the bidder. Ce temps court à partir de la date de réception par le soumissionnaire de l’invitation à soumettre l’offre. 58 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 37Bid securityProvision

Open-tender proceedings generally require bid security, with some low-value tenders excepted; the procuring entity may set the form and amount, and must return the security in certain cases.

Ingingo ya 37: y’ipiganwa Ingwate y’inyandiko Article 37: Bid security Article 37: Garantie de soumission Ingingo ya 37: y’ipiganwa Ingwate y’inyandiko Article 37: Bid security Article 37: Garantie de soumission Amasoko yose atangwa binyuze mu ipiganwa risesuye atangirwa ingwate y’inyandiko y’ipiganwa. Icyakora, ibiteganywa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo ntibikurikizwa ku masoko cyangwa ay’ibicuruzwa y’imirimo, n’aya serivisi z’impuguke ibigemurwa n’izitari igihe agaciro kayo katarenga umubare w’amafaranga agenwa n’iteka rya Minisitiri. iz’impuguke isoko rushobora kugena Urwego rutanga icyitegererezo y’inyandiko cy’ingwate y’ipiganwa no kugena umubare w’amafaranga. Umubare w’amafaranga y’ingwate n’uburyo iyo ngwate yakwa biteganywa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. All tender proceedings conducted under open tender are subject to a bid security. Tous les marchés attribués suivant la méthode d’appel d’offres ouvert sont soumis à une garantie de soumission. However, the provisions under Paragraph One of this Article shall not apply to tenders related to works, goods or supplies, and consultancy and non-consultancy services whose value does not exceed the threshold determined by an Order of the Minister. Toutefois, les dispositions de l'alinéa premier du présent article ne s'appliquent pas aux marchés des travaux, de biens ou fournitures, et de services de consultance et de non-consultance dont la valeur ne dépasse pas le seuil déterminé par arrêté du Ministre. The procuring entity may determine the form and amount of the bid security. The amount of bid security and the means through which the bid security is required are determined by the procurement regulations. le montant de L’entité de passation des marchés détermine le modèle et la garantie de soumission. Le montant de la garantie et la façon dont cette garantie est exigée sont déterminés par les règlements sur les marchés publics. Ingwate y’inyandiko y’ipiganwa gufatirwa iyo upiganwa: igomba Tender security must be seized if the bidder: La garantie de soumission doit être saisie si le soumissionnaire: 1º yisubiyeho nyuma y’igihe ntarengwa cyo gutanga inyandiko z’ipiganwa ariko n’igihe inyandiko z’ipiganwa zigomba kumara zigifite agaciro kitararangira; 1º withdraws the bid after the deadline for submitting bids but before the expiry of the period during which bids must remain valid; 1º retire l’offre après la date limite de remise des offres mais avant l’expiration de la période de validité des offres; yanze umukono 2º ku gushyira masezerano y’isoko nk’uko bisabwa cyangwa se akananirwa kuzuza inshingano yo gutanga ingwate yo kwishingira ko azarangiza isoko neza. 2º refuses to sign a contract as required or fails to fulfil the duty of furnishing any required performance security. 2º refuse de signer le contrat ou ne parvient pas à s’acquitter de la responsabilité de fournir la garantie de bonne exécution requise. 59 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 rugomba guhita isoko Urwego rusubiza ingwate y’inyandiko y’ipiganwa iyo: rutanga The procuring entity must immediately give back the bid security if: L’entité de passation des marchés doit remettre immédiatement la garantie de soumission lorsque: 1º byasheshwe; ibikorwa byo gutanga isoko 1º cancelled; the procurement proceedings are 1º annulé; le processus d’attribution du marché est 2º bapiganwe bose nta wujuje ibisabwa; urwego rutanga isoko rusanze mu 2º the procuring entity realizes that none of the bidders complies with the required conditions; 2º l’entité de passation des marchés constate qu’aucun soumissionnaire ne remplit les conditions requises; 3º gushyirwaho umukono. amasezerano y’isoko yamaze 3º signed. the procurement contract is already 3º le contrat du marché est déjà signé.

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§ 38Submission and receipt of bidsProvision

Bids are submitted and received through the e-procurement system, following the modalities set by a Minister’s Order.

Ingingo ya 38: ry’inyandiko y’ipiganwa Itangwa n’iyakirwa Article 38: Submission and receipt of bids Article 38: Remise et réception des offres Ingingo ya 38: ry’inyandiko y’ipiganwa Itangwa n’iyakirwa Article 38: Submission and receipt of bids Article 38: Remise et réception des offres Inyandiko y’ipiganwa itangwa kandi ikakirwa hakoreshejwe uburyo bw’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta mu buryo buteganywa n’Iteka rya Minisitiri. The bids are submitted and received through e- procurement system in accordance with the modalities determined by an Order of the Minister. Les offres sont remises et reçues en utilisant le système électronique de passation des marchés publics conformément aux modalités prévues par un arrêté du Ministre.

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§ 39Ihindurwa ry’inyandikoProvision

A bid submitted through the e-procurement system may be modified before the submission deadline expires.

Ingingo ya 39: Ihindurwa ry’inyandiko y’ipiganwa Article 39: Modifications to bid Article 39: Modification de l’offre Ingingo ya 39: Ihindurwa ry’inyandiko y’ipiganwa Inyandiko y’ipiganwa yamaze gutangwa hakoreshejwe ikoranabuhanga mu masoko ya Leta ishobora guhindurwa mbere y’itariki ntarengwa yo kurangiza gutanga inyandiko y’ipiganwa. Uburyo bikorwa bugenwa n’iteka rya Minisitiri. Article 39: Modifications to bid Article 39: Modification de l’offre A bid that is submitted through e-procurement system may be subjected to modifications before the deadline for bid submission expires. The modalities for making such modifications are determined by an Order of the Minister. Une offre soumise en utilisant le système électronique de passation des marchés publics peut subir des modifications avant l’expiration du délai de soumission. Les modalités relatives à de telles modifications sont déterminées par arrêté du Ministre.

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§ 40Igihe inyandiko z’ipiganwaProvision

The tender document sets the bid validity period, which is generally capped at 120 days unless the bidder accepts more.

Ingingo ya 40: Igihe inyandiko z’ipiganwa zimara zigifite agaciro Akiciro ka 3: Gufungura, gusesengura inyandiko z’ipiganwa no kumenyekanisha itangwa ry’isoko Article 40: Bids validity period Article 40: Période de validité des offres Subsection 3: Bids opening, evaluation and notification Sous-section 3: Ouverture des offres, évaluation et notification Ingingo ya 40: Igihe inyandiko z’ipiganwa zimara zigifite agaciro Article 40: Bids validity period Article 40: Période de validité des offres Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kigena igihe inyandiko z’ipiganwa zimara The tender document determines the bid validity period. This period shall not exceed Le dossier d’appel d’offres détermine la période de validité des offres. Cette période ne doit pas 60 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 zigifite agaciro. Icyo gihe ntikigomba kurenga iminsi ijana na makumyabiri (120) keretse byemewe n’upiganwa. one hundred and twenty (120) days unless accepted by the bidder. excéder cent vingt (120) jours, sauf si c’est accepté par le soumissionnaire. Icyakora, mbere y’uko icyo gihe kirangira, urwego rutanga isoko rushobora gusaba ko cyongerwa. Icyo gihe gishobora kongerwa inshuro imwe gusa kandi ntikirenze iminsi mirongo itandatu (60). However, before the expiry of that period, the procuring entity may request to extend that period. The bid validity period shall be extended only once and shall not go beyond sixty (60) days. Cependant, avant l’expiration de cette période, l’entité de passation de marché peut demander de prolonger la période de validité des offres. La prolongation ne se fait qu’une fois et ne peut aller au-delà de soixante (60) jours. Urwego rutanga isoko rugomba kumenyesha iryo yongerwa ry’igihe buri wese watanze inyandiko y’ipiganwa. The procuring entity must notify such an extension to each person or firm that submitted a bid. L’entité de passation de marché doit notifier la prolongation à chaque soumissionnaire ayant déposé son offre. Akiciro ka 3: Gufungura, gusesengura inyandiko z’ipiganwa no kumenyekanisha itangwa ry’isoko

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§ 41Ifungurwa ry’inyandikoProvision

The Minister determines the rules for opening bids in the electronic procurement system.

Ingingo ya 41: Ifungurwa ry’inyandiko z’ipiganwa Article 41: Bids opening Article 41: Ouverture des offres Ingingo ya 41: Ifungurwa ry’inyandiko z’ipiganwa zifungurwa z’ipiganwa Inyandiko hakoreshejwe uburyo bw’ikoranabuhanga mu masoko ya Leta bugenwa n’iteka rya Minisitiri. Article 41: Bids opening Article 41: Ouverture des offres The modalities for opening bids using the e- procurement system are determined by an Order of the Minister. Les modalités d’ouverture des offres en utilisant le système électronique des marchés publics sont déterminées par arrêté du Ministre.

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§ 42Isesengurwa ry’inyandikoProvision

The public tender committee must evaluate and compare responsive bids using the tender document’s procedures and criteria, and prepare an evaluation report.

Ingingo ya 42: Isesengurwa ry’inyandiko z’ipiganwa Article 42: Evaluation of bids Article 42: Évaluation des offres Ingingo ya kw’inyandiko y’ipiganwa 43: Kuzuza ibisabwa Ingingo ya 42: Isesengurwa ry’inyandiko z’ipiganwa gusesengura z’ipiganwa Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta kugereranya kagomba inyandiko ibyasabwe hashingiwe ku ngingo zikubiye mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kandi ntagishobora kwiyongeraho cyangwa ngo kivanwemo. no zujuje Subsection 3: Bids opening, evaluation and notification Sous-section 3: Ouverture des offres, évaluation et notification Article 42: Evaluation of bids Article 42: Évaluation des offres The public tender committee must evaluate and compare the responsive bids based on the procedures and criteria set out in the tender document and nothing can be added or deleted thereon. Le comité de passation des marchés publics doit évaluer et comparer des offres sur base des critères définis dans le dossier d’appel d’offres et rien ne peut y être ajouté ou supprimé. 61 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Uwatsindiye isoko ni uwatanze inyandiko yujuje ibyasabwe kandi ufite igiciro gito kandi gihuje n’ukuri kurusha izindi nyandiko z’ipiganwa. The successful bidder is the bidder who fulfils the requirements and who is lowest responsive bidder. L’attributaire du marché est le soumissionnaire dont l’offre est conforme et évaluée la mieux- disante. Icyakora, ibi ntibikurikizwa iyo bigaragaye ko igiciro gito cyashingiweho mu gutanga isoko gihanitse bikabije gito cyangwa ugereranyije n’igiciro kiri ku isoko. ari However, this shall not apply when the lowest responsive bidder has provided a price which is extremely higher or lesser compared to the market reality. Toutefois, cela ne s’applique pas lorsque l’offre conforme la mieux-disante contient un prix largement supérieur ou inférieur à ce que présente la réalité sur le marché. Ibyo urwego rutanga isoko rukurikiza mu gufata icyemezo cyo kwanga uwatanze igiciro gihanitse cyangwa gito bikabije bigenwa n’Iteka rya Minisitiri. raporo gukora Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta y’isesengura kagomba ikubiyemo isesengura ibyakozwe mu n’igereranya ry’inyandiko z’ipiganwa nk’uko biteganywa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. The procedures and criteria for disqualifying a bid on the reasons that it contains a price which is extremely higher or lesser compared to the market reality are determined by an Order of the Minister. The public tender committee must prepare an evaluation report containing a summary of the evaluation and comparison of bids as provided for in the public procurement regulations. La procédure et critères de rejet d’une soumission suite au fait qu’elle présente un prix largement supérieur ou inférieur à ce que présente la réalité sur le marché sont définies par arrêté du Ministre. Le comité de passation des marchés publics doit faire un rapport d’évaluation contenant un résumé de l’évaluation et de la comparaison des offres tel que prévu par les procédures de passation des marchés publics. Ingingo ya kw’inyandiko y’ipiganwa 43: Kuzuza ibisabwa

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§ 43Responsiveness of bidsProvision

A procuring entity may treat a tender as responsive even if it has minor errors or omissions, as long as they do not change the substance of the bid.

Article 43: Responsiveness of bids Article 43: Conformité des offres Article 43: Responsiveness of bids Article 43: Conformité des offres Inyandiko y’ipiganwa yujuje ibisabwa ni irimo ibyangombwa byose nk’uko bisabwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. A bid is responsive if it substantially conforms to the requirements specified in the tender document. Une offre est considérée conforme, si elle répond substantiellement aux éléments exigés dans le dossier d’appel d’offres. Urwego rutanga isoko rushobora kwemera ko inyandiko y’ipiganwa yujuje ibisabwa n’ubwo yaba ifite bimwe mu bisabwa bituzuye ariko bitangiza mu mizi y’isoko, ibigenderwaho mu guhitamo utsindira isoko n’ibindi bya ngombwa bikenewe mu nyandiko ihamagarira abantu gupiganwa. imiterere The procuring entity may regard a tender as responsive even if it contains minor errors that do not materially alter or depart from the characteristics, terms, conditions, and other requirements set forth in the bidding notice. L’entité de passation des marchés peut considérer une offre comme conforme même si celle-ci comporte des omissions mineures qui ne modifient pas substantiellement le fonds, les conditions et les autres stipulations énoncées dans le dossier d’appel d’offres. 62 Mu gihe ibisabwa mu nyandiko y’ipiganwa bituzuye kubera ikosa rituruka ku kwibagirwa ariko hatabayeho guhindura mu mizi inyandiko y’ipiganwa, iryo kosa ryitabwaho mu gihe cyo gusesengura no kugereranya inyandiko z’ipiganwa. gukosorwa rishobora Icyakora, urwego rufashe icyemezo cyo kwemera ko inyandiko y’ipiganwa yujuje ibisabwa n’ubwo yaba ifite bimwe mu bisabwa bituzuye cyangwa kwemera ko inyandiko y’ipiganwa yemewe kandi ifite ikosa rituruka raporo ku kwibagirwa, y’isesengura yemezwa n’Umuyobozi Mukuru ushinzwe gucunga imari ya Leta impamvu zashingiweho kandi ikaba inyongera kuri raporo y’isesengura. rusobanura muri raporo iyo Official Gazette no. Special of 07/09/2018 the bidding notice requirements are If incomplete because it contains errors that were due to omission that may be corrected without altering the substance of the bid, such errors are taken into account in the evaluation and comparison of bids. . Si les stipulations énoncées l’appel d’offres sont incomplètes suite parce qu’elle comporte des erreurs ou des oublis qui peuvent être corrigés sans modifier l’offre quant au fond, ces erreurs sont quantifiées, dans la mesure du possible, et sont dûment prises en compte lors de l’évaluation et de la comparaison des offres. However, the entity which decides to regard a tender as responsive even if it contains minor errors that do not materially alter or depart from the characteristics, terms, conditions, and other requirements set forth in the bidding notice or contains errors that was due to omission provides the reasons for such a decision in an additional report which is approved by the Chief Budget Manager. Toutefois, l’entité de passation des marchés peut considérer une offre comme conforme même si celle-ci comporte des omissions mineures qui ne modifient pas substantiellement le fonds, les conditions et les autres stipulations énoncées dans le dossier d’appel d’offres ou qui comporte des erreurs ou d’oublis, en présente une motivation dans un rapport additionnel devant être approuvé par le Gestionnaire principal du budget.

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§ 44Ibisabwa upiganwa kugiraProvision

A bidder qualifies only if they meet the stated qualification criteria, and the procuring entity can check, require evidence, and reject false or incomplete information.

Ingingo ya 44: Ibisabwa upiganwa kugira ngo ahabwe isoko Article 44: Requirements for bidder’s qualification Article 44: Conditions pour la qualification du soumissionnaire 6 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 44: Ibisabwa upiganwa kugira ngo ahabwe isoko Article 44: Requirements for bidder’s qualification Article 44: Conditions pour la qualification du soumissionnaire Upiganwa aba yujuje ibisabwa kugira ngo ahabwe isoko iyo: A bidder is qualified to be awarded a tender only if he/she: Un soumissionnaire est qualifié pour être attributaire du marché lorsqu’il: 1º afite abakozi bafite ubushobozi, ibikoresho, uburambe n’amafaranga byatuma akora isoko ripiganirwa; 1º has qualified personnel, equipment, experience and financial capacity to provide what is being procured; 1º dispose du personnel qualifié, des équipements, de l’expérience et des capacités financières pour exécuter le marché; 2º amasezerano y’amasoko ya Leta; yemererwa n’amategeko gukora 2º public procurement contract; has the legal capacity to enter into a 2º des marchés publics; a la capacité juridique de signer le contrat 3º afite ubwishyu, atari mu gihe cy’iseswa, atari mu gihombo, atari mu adakurikiranywe marembera n’inzego z’ubutabera; cyangwa is not 3º liquidation, insolvent, bankrupt or in the process of being wound up or subject to any legal proceeding; in 63 pas dans n’est 3º situation d’insolvabilité, de faillite ou dans une procédure de liquidation judiciaire ou ne pas faire l’objet d’une poursuite judiciaire; une Official Gazette no. Special of 07/09/2018 4º mirimo y’amasoko ya Leta; atahejwe cyangwa atahagaritswe mu 4º from participating proceedings; has not been debarred or suspended in public procurement 4º n’est pas en état d’exclusion ou de suspension de la participation des marchés publics; 5º n’ukuri. yatanze ibyemezo byasabwe bihuje 5º evidences as required. has provided accurate and appropriate 5º appropriées requises. a fourni les preuves authentiques et Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora guteganya ibindi bikenerwa bitewe n’ubwoko bw’isoko. The tender document may set out any other criteria which can be considered depending on the nature of the tender. Le document d’appel d’offres peut prévoir toute autre condition pouvant être exigée selon la nature de l’offre. Iteka rya Minisitiri rigena umubare ntarengwa w’agaciro k’isoko ridasaba ko abapiganwa bagira uburambe. A ministerial order determines the thresholds of the tender value exempting requirement of past experiences of potential bidders. Un arrêté ministériel détermine le seuil de la valeur du marché qui ne requiert pas l’expérience exécutée dans le passé des soumissionnaires potentiels. gutanga isoko rushobora gusaba Urwego rutanga cyangwa upiganwa ibisobanuro bigaragaza ko yujuje ibisabwa kandi rukagenzura niba ibyo byemezo bifite ukuri. ibyemezo Ibisabwa mu gika cya mbere n’ibiteganywa mu gika cya kabiri by’iyi ngingo bigomba kuba bigaragara mu gitabo cyerekena uburyo ipiganwa rikorwa, iyo ari ipiganwa risesuye, mu nyandiko ihamagarira gupiganwa iyo ari abapiganwa bake, mu nyandiko isaba ibiciro iyo ari ugusaba ibiciro, no mu itangazo rikubiyemo isoko rutanga ipiganwa ribimburiwe rwifuza, n’ijonjora. ibyo urwego iyo ari The procuring entity may require a bidder to provide evidence or information to establish that the criteria set are met and shall check whether they are accurate. L’entité de passation de marché peut exiger au soumissionnaire de fournir des preuves ou informations attestant qu’il remplit les conditions exigées et s’assure de leur véracité. The requirements specified in Paragraph one and 2 of this Article must be set out in the tender document, in a case of public tenders, in the request for proposals in case of restricted tender and quotations in the prequalification documents. Les conditions exigées aux alinéas premier et 2 du présent article doivent figurer dans le dossier d’appel d’offres pour le cas d’un appel d’offres public, dans la demande de propositions dans le cas d’un appel d’offres restreint et dans la sollicitation des prix dans l’avis de présélection. Ibyasabwe mu gitabo cyerekana uburyo itangazo ipiganwa rikorwa cyangwa mu ipiganwa rikubiyemo ibyifuzwa mu Only such requirements stated in the tender document and prequalification documents are applied during the evaluation process. De telles conditions exigées dans le dossier d’appel d’offres ou avis de présélection sont les seules utilisées dans l’évaluation. 64 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ribimburiwe n’ijonjora ni byo byonyine bigomba gukoreshwa mu gihe cy’isesengura. Urwego rutanga isoko rushobora kwanga inyandiko y’ipiganwa y’umuntu wabeshye, watanze amakuru ajijisha cyangwa atuzuye. The procuring entity may disqualify a bidder for submitting false, materially confusing or incomplete information. L’entité de passation de marché peut rejeter l’offre pour information, informations confuses ou incomplètes. fausse pour Iyo ipiganwa ritabimburiwe n’ijonjora, urwego rutanga isoko rugomba kubanza gusuzuma afite ubushobozi neza niba upiganwa bwasabwe mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. If prequalification proceedings are not conducted, the procuring entity must verify whether the bidder meets criteria stated in the tender document. Si la procédure de présélection n’a pas eu lieu, l’entité de passation de marché doit d’abord procéder à la vérification de la capacité exigée dans le dossier d’appel d’offres.

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§ 45Gusaba ibisobanuro mu giheProvision

The procuring entity may ask for written clarifications when evaluating and comparing bids, but those clarifications must not change the substance of the bids.

Ingingo ya 45: Gusaba ibisobanuro mu gihe cy’isesengura ry’inyandiko z’ipiganwa Article 45: Request for clarifications during the evaluation of bids Article 45: Demande d’éclaircissements lors de l’évaluation des soumissions Inging ya 46 : Amakosa y’imibare Ingingo ya 45: Gusaba ibisobanuro mu gihe cy’isesengura ry’inyandiko z’ipiganwa Article 45: Request for clarifications during the evaluation of bids Article 45: Demande d’éclaircissements lors de l’évaluation des soumissions Urwego rutanga isoko rushobora gusaba mu nyandiko ibisobanuro byarufasha gusesengura no kugereranya inyandiko z’ipiganwa. The procuring entity may request for any helpful clarification in writing in the evaluation and comparison of bids. L’entité de passation de marché peut demander des éclaircissements par écrit pour faciliter l’évaluation et la comparaison des offres. Ibisobanuro ntibigomba guhindura na gato imiterere y’inyandiko y’ipiganwa. In any case, clarifications shall not change the substance of bids. Les éclaircissements ne doivent en aucun cas changer la substance de l’offre. Inging ya 46 : Amakosa y’imibare

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§ 46Arithmetic errorsProvision

During bid evaluation, arithmetic errors must be corrected in certain bids, and the bidder must be told about the correction.

Article 46: Arithmetic errors Article 46: Erreurs arithmétiques Article 46: Arithmetic errors Article 46: Erreurs arithmétiques gihe Mu z’ipiganwa, amakosa y’imibare ikurwa mu ipiganwa. cy’isesengura inyandiko yose ry’inyandiko igaragayemo mu Icyakora, cy’isesengurwa gihe ry’inyandiko z’ipiganwa ku masoko atangwa hadakoreshejwe nk’uko biteganywa n’iri tegeko, urwego rutanga isoko rugomba gukosora ikosa ry’imibare rigaragaye mu nyandiko y’ipiganwa mbere y’igereranya ry’inyandiko z’ipiganwa. ikoranabuhanga During the evaluation of bids, any bid bearing any arithmetic error is disqualified. Au cours de l’évaluation des offres, toute offre qui contient une erreur arithmétique doit être disqualifiée. that are not submitted However, during the evaluation of bids, for through e- bids procurement system as provided for by the Law, the procuring entity must correct any arithmetic error once it occurs in a bid, before comparison of bids. Toutefois, au cours de l’évaluation des offres, l’entité de passation de marché doit corriger des erreurs arithmétiques trouvées dans l’offre, avant la comparaison des offres. 65 Urwego kumenyesha uwapiganwe ikosa ryakosowe. rugomba kandi rutanga isoko Iyo igiciro cya buri kintu mu bigize igiteranyo cy’isoko gitandukanye mu mibare no mu nyuguti hitabwa ku byanditse mu nyuguti. Igiteranyo cyose cy’ibiciro kiri mu nyandiko y’ipiganwa kigomba kwandikwa mu mibare no mu nyuguti. Iyo igiciro mu mibare no mu nyuguti bitandukanye, abasesenguzi babihuza n’ukuri haba mu mibare haba no mu nyuguti. Iyo upiganwa yanze ibyakosowe, inyandiko y’ipiganwa ikurwa mu ipiganwa n’ingwate y’inyandiko iyo yatanzwe. y’ipiganwa igafatirwa Official Gazette no. Special of 07/09/2018 The procuring entity must also notify the bidder of the correction made. L’entité de passation de marché doit également notifier le soumissionnaire des erreurs qui ont subi la correction. If the itemized price in figures is different from the price in words, the latter prevails. Si le prix unitaire en chiffres diffère du prix en lettres, ce dernier fait foi. The total price in the bid must be written in figures and in words. If the price in figures is different from the price in words, analysts check on accuracy thereof. Le montant total dans l’offre doit être écrit en chiffres et en lettres. Si le prix en chiffres diffère du prix en lettres, les analystes en vérifient la véracité. If the bidder rejects the correction, the bid is rejected and the bid security is seized if it has been provided. En cas de refus de la correction par le soumissionnaire, l’offre est rejetée et la garantie de soumission est saisie si elle a été déposée. Uburyo bwo gukosora ry’imibare bugenwa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta ashyirwaho n’iteka rya Minisitiri. ikosa Modalities for correction of arithmetic errors are defined by public procurement regulations established by a Ministerial Order. Les modalités de correction des erreurs arithmétiques sont définies par les règlements sur les marchés publics établis par arrêté du Ministre.

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§ 47Kwanga inyandiko zoseProvision

The public tender committee may reject all bids in the listed cases.

Ingingo ya 47: Kwanga inyandiko zose z’ipiganwa Article 47: Rejection of all bids Article 47: Rejet de toutes les offres Ingingo ya 47: Kwanga inyandiko zose z’ipiganwa Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta gashobora kwanga inyandiko zose z’ipiganwa iyo: 1º w’amafaranga y’ingengo y’imari kuboneka; ibiciro byose biri hejuru y’umubare ishobora Article 47: Rejection of all bids Article 47: Rejet de toutes les offres The public tender committee may reject all the bids due to any of the following reasons: Le comité de passation des marchés publics peut rejeter toutes les offres dans les cas suivants: 1º available budget; if prices offered are higher than the 1º budget disponible; si les prix offerts sont plus élevés que le 2º neza ibisabwa. inyandiko z’ipiganwa zose zitasubije 2º non responsive. if all bids are considered substantially 2º critères exigés. si toutes les offres ne répondent pas aux 66 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 48Gusesa ipiganwaProvision

The procuring entity may cancel procurement proceedings, and must notify all bidders in writing.

Ingingo ya 48: Gusesa ipiganwa Article 48: Cancellation of procurement proceedings Article 48: Annulation du processus de passation de marché Ingingo ya 48: Gusesa ipiganwa Article 48: Cancellation of procurement proceedings Article 48: Annulation du processus de passation de marché rutanga Urwego rushobora gufata isoko icyemezo cyo gusesa ipiganwa igihe cyose iyo: The procuring entity may take a decision to cancel procurement proceedings at any time where: L’entité de passation des marchés peut prendre la décision d’annuler le processus de passation de marché à tout moment si : 1º rigomba ritagikenewe; habaye impamvu zituma igihe isoko kandi gutangwamo kirenga procurement 1º have exceeded the expected time of award and the needs to provide are no longer justified; proceedings 1º il existe des raisons ayant fait dépasser le délai d’attribution du marché et que le besoin à pourvoir ne se justifie plus; 2º bigaragaye ko habayemo uburiganya no kudatanga amahirwe angana mu mitangire y’isoko. 2º and lack of fairness in the tendering process. it is established that there was fraud 2º il est constaté qu’il y a eu fraude et manque d’équité dans le processus d’appel d’offres. Urwego rutanga isoko ntirushobora kuryozwa ingaruka izo ari zo zose zatewe no kwanga inyandiko zose z’ipiganwa cyangwa gusesa ipiganwa zituruka ku mpamvu zivugwa muri iri tegeko keretse iyo biturutse ku myitwarire y’uburangare cyangwa y’ubushake byarwo. the cancellation of The procuring entity shall not be liable for any consequences related to the rejection of all bids the procurement or proceedings due to the reasons mentioned in this Law unless it was a consequence of its irresponsible conduct. L’entité de passation des marchés n’est pas responsable des conséquences du rejet de toutes les offres ou d'annulation du processus de passation de marché pour des raisons spécifiées dans la présente loi sauf si elles sont le fait d'un comportement irresponsable de sa part. Urwego rutanga isoko rugomba kumenyesha abapiganwe bose icyemezo rwafashe mu nyandiko. The procuring entity must inform all the bidders in writing about the decision taken. L’entité de passation des marchés doit communiquer à tous les soumissionnaires par écrit la décision prise.

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§ 49KumenyeshaProvision

The procuring entity must notify bidders of the provisional award result, cannot impose extra tender conditions not in the tender document, and must give unsuccessful bidders a short period to ask for explanations.

Ingingo ya 49: Kumenyesha ry’isoko itangwa Article 49: Notification of tender award Article 49: Notification d’attribution du marché Akiciro ka 4: Kujurira Subsection 4: Appeal Sous-section 4: Recours Ingingo ya 49: Kumenyesha ry’isoko itangwa Article 49: Notification of tender award Mbere y’uko igihe inyandiko z’ipiganwa zimara zigifite agaciro kirangira, urwego rugomba kumenyeshereza rutanga rimwe mu nyandiko uwatsindiye isoko n’abatsinzwe iby’agateganyo byavuye mu isesengura. isoko Before the expiry of the bid validity period, the procuring entity must at the same time notify the successful and the unsuccessful bidders of the provisional outcome of the bid evaluation. Article 49: Notification d’attribution du marché Avant l’expiration du délai de validité des offres, l’entité de passation des marchés doit notifier en même temps l’attributaire du marché et les soumissionnaires non retenus des résultats provisoires de l’évaluation des offres. 67 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Iyo nyandiko y’imenyesha igomba gusobanura neza ko iby’ingenzi byashingiweho mu itangwa ry’iryo soko byahabwa abapiganywe babisabye kandi ko bafite iminsi irindwi (7) ngo bagaragaze ibyo batemera mu gihe bihari isoko ashyira mbere y’uko uwatsindiye umukono ku masezerano. The notification must specify that the major elements of the procurement process may be made available to bidders upon request and they have seven (7) days to lodge a complaint, if any, before a contract is signed with the successful bidder. La notification doit préciser que les motifs de la décision d’attribution du marché peuvent être donnés aux soumissionnaires qui en font la demande et qu’ils disposent de sept (7) jours pour formuler les contestations s’il y a lieu, avant la l’attributaire du signature du contrat avec marché. Urwego rutanga isoko ntirushobora gusaba cyangwa ngo rutegeke uwapiganwe kugira ibyo yemera bindi bitateganyijwe mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kugira ngo abone guhabwa isoko. The procuring entity shall not request or require, as a condition of awarding a procurement contract that a bidder undertakes responsibilities not set out in the tender document. L’entité de passation des marchés publics ne doit pas demander ou poser comme condition préalable au soumissionnaire, d’assumer des responsabilités qui ne sont pas prévues dans le dossier d’appel d’offres. l’attribution du marché à Amasezerano y’isoko akimara gushyirwaho umukono n’impande zombi, urwego rutanga isoko rugomba guhita rumenyesha abandi ko inyandiko zabo z’ipiganwa zitatsinze. Upon signature of the procurement contract with both parties, the procuring entity must notify to other bidders that their bids were not successful. Dès la signature du contrat par les deux parties, l’entité de passation de marché doit informer les autres soumissionnaires que leurs offres n’ont pas été retenues. itatu iminsi Nyuma yo gutangaza itangwa ry’isoko, mu (3) y’akazi, gihe kitarenze abapiganwe batsinzwe bafite uburenganzira bwo gusaba ibisobanuro ku mpamvu zatumye inyandiko zabo z’ipiganwa zidatoranywa, ariko atari mu ntego yo kujuririra icyemezo cy’itangwa ry’isoko. Urwego rutanga isoko rugomba gutanga ibyo bisobanuro mu gihe kitarenze iminsi itatu (3) y’akazi. After the notification of contract award, the unsuccessful bidders, within a period not exceeding three (3) working days, have the right to request for explanation as to why their bids were not selected, but not for purpose of appeal against decision of tender award. The procuring entity must provide such an explanation within a period not exceeding three (3) working days. Après la notification de l'attribution du marché, les soumissionnaires perdants ont droit, dans un délai ne dépassant pas trois (3) jours ouvrables, de requérir des explications sur les causes de non retenue de leurs offres mais non dans le but la décision d’introduire un appel contre d’attribution du marché. L'entité de passation des marchés est tenue de répondre dans un délai ne dépassant pas trois (3) jours ouvrables. 68 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 4: Kujurira Subsection 4: Appeal Sous-section 4: Recours

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§ 50Uburenganzira bwo kujuriraProvision

A prospective bidder or actual bidder may ask for review of procurement conduct that breaches the law or public procurement regulations.

Ingingo ya 50: Uburenganzira bwo kujurira icyemezo cy’urwego rutanga isoko Article 50: Right to ask for review of the decision of the procuring entity Article 50: Droit de recours contre la décision de l'entité de passation des marchés Ingingo ya 50: Uburenganzira bwo kujurira icyemezo cy’urwego rutanga isoko Article 50: Right to ask for review of the decision of the procuring entity Article 50: Droit de recours contre la décision de l'entité de passation des marchés Ushobora gupiganwa cyangwa uwapiganwe ashobora kujuririra ibirimo gukorwa mu mitangire y’isoko binyuranyije n’iri tegeko cyangwa n’andi mabwiriza agenga amasoko ya Leta, akabikora ku rwego urwo ari rwo rwose isoko hakurikijwe ritangwa rigezeho ibiteganywa muri iri tegeko. A prospective bidder or actual bidder may, at any stage of the procurement proceedings and in accordance with this Law, apply for a review of any conduct in the procurement proceedings which violates this Law with respect to this Law or any other public procurement regulations. Kugira ngo ubujurire bwakirwe, bugomba kuba bugaragaza neza ibikorwa byihariye byo kwirengagiza kongeraho binyuranyije n’iri tegeko cyangwa n’andi mabwiriza agenga amasoko ya Leta. cyangwa An application for review shall not be acceptable unless it identifies a specific act of omission or commission contravening this Law or any other public procurement regulations. ou potentiel soumissionnaire tout Le soumissionnaire peut, à n’importe quelle étape du processus de passation des marchés publics et conformément à la présente loi, exercer un recours contre tout acte contraire à la présente loi ou d’autres règlements relatifs à la passation des marchés publics. Pour être recevable, tout recours doit préciser un fait ou un manquement à l’encontre de la présente loi et aux règlements sur les marchés publics. Ubujurire butangirana n’ibanzirizasuzuma kandi icyemezo ku bujurire kigomba gufatwa ku gihe. Ibisuzumwa mu ibanzirizasuzuma, igihe rigomba kumara no kuba icyemezo ku bujurire cyafashwe biteganywa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. The application for review is subject to pre- screening and the decision over the application must be taken in the right time. The scope of pre-screening, the time frame of pre-screening and decision making is set in the public procurement regulations. Le recours est soumis à une procédure de pré- examen et la décision doit être prise en temps utile. Les éléments du pré-examen, le délai du pré-examen et celui endéans lequel la décision sur le recours doit être prise sont déterminés par les règlements sur les marchés publics. gihe cy’ubujurire Mu ukuvuguruzanya kugomba kubahirizwa aho ubujurire bwaba bugeze hose. During the proceedings of review, the cross- examination principle must be respected at all levels of proceedings. Pendant la procédure de recours, le principe du contradictoire doit être respecté à tous les niveaux de la procédure.

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§ 51Request for review to theProvision

Ingingo ya 51: ubujurire Icyiciro kibanziriza Article 51: Request for review to the procuring entity Article 51: Recours gracieux Ingingo ya 51: ubujurire Icyiciro kibanziriza Article 51: Request for review to the procuring entity Article 51: Recours gracieux Kuva ku gikorwa cyo gutangaza isoko kugeza ashyiriweho igihe amasezerano y’isoko umukono, uwapiganiwe ashobora gutakambira urwego rutanga isoko igihe hari isoko At any time from the publication of the tender to the signing of the contract, a bidder may request for review to the procuring entity in the case he/she is not satisfied with Le soumissionnaire peut, à tout moment de la publication de l’offre à la signature du contrat, formuler à l’entité de passation du marché un la recours lorsqu’il n’est pas satisfait de 69 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ibyo atishimiye mu mitangire y’isoko. Gutakamba bikorwa mu nyandiko ishyikirizwa urwego rutanga isoko. procurement proceedings. A request for review must be made in writing to the procuring entity. procédure de passation de marché. Le recours doit être formulé par écrit et adressé à l’entité de passation du marché. Kugira ngo gutakamba byakirwe, utakamba agomba kubikora mu minsi irindwi (7) ibarwa guhera ku munsi yamenyeyeho impamvu ituma atakamba. A request for review is acceptable if it is submitted within seven (7) days after the bidder becomes aware of the circumstances giving rise to the request. Le recours n’est recevable que si le requérant l’a introduit endéans sept (7) jours après qu’il ait eu connaissance du lieu à sa réclamation. fait donnant iyo ikibazo gikemutse mu buryo Uretse bunyuze uwatakambye, umuyobozi w’urwego rutanga isoko agomba guhagarika itangwa ry’iryo soko kandi agatanga mu gihe kitarenze inyandiko yo iminsi gutakamba, umwanzuro wanditse usobanura ingingo niba awufata, ishingiro, anagaragaza gutakamba bifite ibitari ingamba zafashwe zo gukosora bitunganye. irindwi (7) abonye yashingiyeho isoko Iyo mu minsi irindwi (7) ibarwa uhereye ku munsi ubutakambe bwakiriweho, urwego gutanga rutanga uwatakambye umwanzuro cyafashwe, atanyuzwe akanama uwapiganiye k’ubujurire kigenga. cyangwa n’icyemezo isoko rudashoboye ajuririra Unless the matter is resolved to the satisfaction of the bidder who requested for review, the head of the procuring entity must suspend the procurement proceedings and issue within seven (7) days after receipt of the request for review, a written decision explaining the reasons, and where it is grounded, indicating the corrective measures to be taken if the request is valid. suspendre Sauf si l’affaire est résolue à la satisfaction du requérant, le responsable de l’entité de passation de marché doit le processus d’attribution du marché et donner, endéans sept (7) jours dès la réception de la demande de recours, une décision écrite expliquant les motifs, et si la réclamation est confirmée, indiquer les mesures correctionnelles à prendre. If the procuring entity fails to issue a decision within seven (7) days from the date of receipt of the complaint or if the bidder is not satisfied with the decision, the bidder lodges a complaint to the independent review panel. Lorsque l’entité de passation de marché ne parvient pas à émettre sa décision endéans sept (7) jours à dater de la réception du recours ou si le soumissionnaire n’est pas satisfait de la décision prise, ce dernier a le droit de référer sa requête au comité indépendant de recours.

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§ 52Igihe cyo gufata icyemezo kuProvision

The independent review panel must decide on a complaint within 30 days, may get up to 30 more days if it notifies the procuring entity and complainant, and the complainant may go to court if those steps are not met.

Ingingo ya 52: Igihe cyo gufata icyemezo ku bujurire Article 52 : Period for making decision Article 52: Période de prise de décision Ingingo ya 52: Igihe cyo gufata icyemezo ku bujurire Article 52 : Period for making decision Article 52: Période de prise de décision Ubujurire bukimara gukorwa, imirimo yo gutanga isoko iba ihagaritswe kugeza igihe akanama k’ubujurire kigenga gatangiye icyemezo cyako. Once the complaint is lodged, the procurement procedures are suspended until a decision on the complaint is issued by the independent review panel. À partir de l’introduction du recours, le processus de passation de marché est suspendu jusqu’à ce que la décision sur la demande soit prise par le comité. 70 Akanama k’ubujurire kigenga kagomba gutanga icyemezo cyako mu minsi mirongo itatu (30) ikurikira umunsi kashyikirijweho ubujurire. Igihe kadashoboye kugera ku mwanzuro mu gihe cy’iminsi mirongo itatu (30) kagomba kumenyesha urwego rutanga igihe isoko hakenewe ko cy’inyongera kidashobora kurenga iminsi mirongo itatu (30). Iyo kadashoboye gufata itatu (30) icyemezo mu minsi mirongo cyangwa katamenyesheje urwego rutanga isoko igihe ko cy’inyongera, uwajuriye aregera urukiko rubifitiye ububasha. n’uwareze n’uwareze hakenewe Official Gazette no. Special of 07/09/2018 The independent review panel must make a decision within thirty (30) days following the receipt of the complaint. If the panel is unable to reach a decision within thirty (30) days, it must inform both the procuring entity and the complainant of the need for the extra time. The additional time shall not go beyond thirty (30) days. Failure to reach a decision within thirty (30) days or inform both the procuring entity and the complainant of the need for the extra time, the complainant lodges his/her claim to the competent court. requérant de Le comité indépendant de recours doit émettre sa décision endéans trente (30) jours suivant le jour de dépôt de recours. À défaut de cette décision dans un délai de trente (30) jours, il doit informer en même temps l’entité de passation de marché et la nécessité du délai le supplémentaire. Ce délai ne peut pas dépasser trente (30) jours. A défaut de prendre la décision endéans trente (30) jours ou d’informer l’entité de passation de marché et le requérant de la nécessité du délai supplémentaire, le requérant introduit sa requête à une juridiction compétente. Icyemezo cy’akanama k’ubujurire kigenga cyohererezwa urwego rutanga isoko, kopi igahabwa urwego bireba cyangwa yacyo nyirugusaba ko gisuzumwa. The independent review panel’s decision is addressed to the procuring entity with copy to the relevant organ or to the individual that requested for the review. La décision du comité indépendant de recours est transmise à l’entité de passation de marché avec copie à l’organe concerné et au requérant. Amabwiriza agenga amasoko ya Leta agena imikorere y’akanama k’ubujurire kigenga. Public procurement regulations determine the functioning of the independent review panel. Les régulations de passation des marchés publics fonctionnement du comité déterminent indépendant de recours. le

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§ 53Umwanzuro w’akanamaSubstitution

The independent review panel may choose one or more listed remedies, and its decision is final and binding unless changed by a court decision on the merits.

Ingingo ya 53: Umwanzuro w’akanama k’ubujurire kigenga Article 53: Decision of the independent review panel Article 53: Décision du comité indépendant de recours Ingingo ya 53: Umwanzuro w’akanama k’ubujurire kigenga Article 53: Decision of the independent review panel Article 53: Décision du comité indépendant de recours Akanama k’ubujurire kigenga gashobora kwanzura ko kimwe cyangwa byinshi mu byemezo bikurikira bifatwa: The independent review panel may recommend one or more of the following remedies: Le comité recours peut indépendant de recommander un ou plusieurs remèdes suivants: igikorwa kwamagana 1º cyangwa icyemezo cy’urwego rutanga isoko kubera icyo rwakoze cyangwa icyemezo rwafashe tegeko kinyuranyije n’ibiteganywa n’iri cyangwa andi mategeko n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta; 1º to denounce actions or decisions of the procuring entity which are contrary to the provisions of this Law or public procurement regulations; 1º dénoncer les actions ou les décisions de l’entité de passation des marchés qui sont contraires aux dispositions de la présente loi ou des règlements des marchés publics; 71 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 2º gusaba urwego rutanga isoko rwakoze cyangwa rwageze ku mwanzuro unyuranyije n’ibiteganywa n’amategeko gufata icyemezo kiyashingiyeho; 2º to require the procuring entity that has acted or proceeded in a manner that is contrary to the laws to decide consistently with them; 2º exiger l’entité de passation de marché qui a agi ou procédé de la manière contraire à la législation de prendre la décision qui s’y conforme; isoko 3º rutanga kinyuranyije cyangwa icyemezo amasezerano y’isoko; gusesa umwanzuro wose w’urwego cyawo n’amategeko habaho cyangwa n’ibiteganywa cyatumye igice icyemezo gusubiramo 4º cyangwa kwifatira umwanzuro wako ugisimbura mu gihe icyemezo cy’urwego rutanga isoko kitari icyo gushyira umukono ku masezerano y’isoko kigaragaye ko kinyuranyije n’amategeko; 5º z’ipiganwa impamvu subirwamo; gutegeka ko isesengura ry’inyandiko hagasobanurwa iryo zashingiweho hategekwa risubirwamo gutegeka kwishyura 6º amafaranga acishirije yakoreshejwe mu gutegura no kujya mu ipiganwa iyo amasezerano y’isoko yamaze akanama gushyirwaho k’ubujurire kigenga kabona ko uwajuriye ari we wagombaga guhabwa isoko; umukono kandi 3º to cancel in whole or in part an act or decision of the procuring entity contrary to the laws or a decision which resulted into the procurement contract; 3º annuler en tout ou en partie la décision de l’entité de passation des marchés contraire à la législation ou la décision ayant servi de base à l’existence du contrat; 4º to revise the decision or substituting its own recommendation if a decision of the the procuring entity, other procurement contract, is found to be contrary to the laws; than signing 4º modifier la décision ou la substituer par sa propre recommandation si la décision de l’entité de passation des marchés, autre que la signature du contrat, est jugée contraire à législation; 5º indicate the grounds for such an order; to order re-evaluation of the bids and 5º exiger la réévaluation des offres et préciser les arguments qui ont motivé la décision ; to recommend 6º the payment of reasonable costs incurred in participating in the bidding process when a legally binding contract has been awarded which in the opinion of the independent review panel should have been awarded to the complainant; 6º recommander le paiement d’un montant raisonnable dû à la participation au processus de soumission lorsque le contrat a été signé alors que le comité indépendant de recours conclut que le marché aurait été attribué à la partie requérante; 7º gutegeka ko itangwa ry’isoko riseswa. 7º that to order proceedings be cancelled. the procurement 7º marchés soit annulé. exiger que le processus de passation des Icyemezo cy’akanama k’ubujurire kigenga ni ndakuka kandi kigomba kubahirizwa keretse gihinduwe n’icyemezo cy’urukiko ruburanisha urubanza mu mizi. The decision of the independent review panel at the national level is final and binding unless it has been reviewed by the court adjudicating the case on merit. La décision du comité indépendant de recours au niveau national est définitive et exécutoire à moins qu’elle n’ait été réformée par le juge du fond de l’affaire. 72 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 54Amwe mu mabwirizaProvision

The review panel’s decision must be published, a bidder seeking review must pay a non-refundable fee, the procuring entity may request a waiver of suspension, and a bidder seeking review may be represented by a lawyer.

Ingingo ya 54: Amwe mu mabwiriza akoreshwa mu bujurire Article 54: Certain rules applicable to review proceedings Article 54: Certaines règles applicables aux procédures de recours Akiciro ka 5: Amasezerano y’isoko Subsection 5: Procurement contract Sous-section 5: Contrat de marché Ingingo ya 54: Amwe mu mabwiriza akoreshwa mu bujurire Article 54: Certain rules applicable to review proceedings Article 54: Certaines règles applicables aux procédures de recours ahagaragara Icyemezo cy’akanama k’ubujurire kigenga kigomba gutangazwa, kopi yacyo igahita ishyirwa ahagaragara kugira ngo abantu bose bayibone. Icyakora, nta makuru agomba gushyirwa ishyirwa ahagaragara ryayo rinyuranyije n’amategeko, bikorwa ribangamira ry’amategeko, ritari mu nyungu z’Igihugu, ribangamira inyungu zemewe z’ubucuruzi z’impande bireba cyangwa ryatuma hataba ipiganwa nyaryo. ishyirwa iyo mu The decision of the independent review panel must be published. A copy of this decision must be promptly made available for inspection by the general public. However, no information is disclosed if its disclosure would be contrary to the laws, impede laws enforcement, not be in the public interest, jeopardize commercial interests of the parties or would inhibit fair competition. La décision du comité indépendant de recours doit être publiée. La copie de cette décision est immédiatement mise à la disposition du public pour aucune consultation. Néanmoins, information n’est portée à la connaissance du public au cas où sa publicité serait contraire aux lois, entraverait l’application des lois, ne serait pas dans l’intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes des parties concernées ou s’opposerait à la concurrence juste et équitable. Uwapiganwe ushaka gutanga ikirego ku kanama k’ubujurire kigenga abanza kuriha umubare w’amafaranga adasubizwa ugenwa mu mabwiriza agenga amasoko ya Leta. Any bidder wishing to apply for review to the independent review panel is required to pay a non-refundable amount provided for in the procurement regulations. Tout soumissionnaire qui veut adresser un recours au comité indépendant de recours est tenu de payer une somme non remboursable fixée par les règlements sur les marchés publics. Iyo urwego rutanga isoko rubona ko kuba isoko ribaye rihagaritswe byaba bitari mu nyungu z’Igihugu, rushobora gusaba akanama k’ubujurire uburenganzira budasanzwe kuri iryo hagarikwa. kigenga the procuring entity considers If that a suspension of the procurement proceedings would not be in public interest, it may request the independent review panel for a waiver of the suspension. Si l’entité de passation de marché constate que la suspension du processus de passation du marché ne serait pas dans l’intérêt public, elle peut demander au comité indépendant de recours une dérogation spéciale sur cette suspension. Uwajuriye kunganirwa na avoka. afite uburenganzira bwo A bidder submitting an application for review has right to be represented by a lawyer. Le soumissionnaire qui a introduit un recours a droit de se faire représenter par un avocat. 73 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 5: Amasezerano y’isoko Subsection 5: Procurement contract Sous-section 5: Contrat de marché

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§ 55Amasezerano hagatiProvision

The successful bidder and the procuring entity must sign a written procurement contract. Before signing, the successful bidder must provide the originals of documents previously submitted as copies. The procuring entity may award the tender to the second-ranked qualified bidder if the successful bidder does not sign, unless the tender validity period has already expired.

Ingingo ya 55: Amasezerano hagati y’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko Article 55: Procurement contract between the procuring entity and the successful bidder Article 55: Contrat de marché entre l’entité de passation de marché et l’attributaire du marché 7 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 55: Amasezerano hagati y’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko Article 55: Procurement contract between the procuring entity and the successful bidder Article 55: Contrat de marché entre l’entité de passation de marché et l’attributaire du marché Uwatsindiye isoko n’urwego rutanga isoko bagomba gushyira umukono ku masezerano yanditse ashingiye ku gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa, ku nyandiko y’ipiganwa y’uwatsindiye isoko, ku bisobanuro byatanzwe no ku byakosowe byose. The successful bidder and the procuring entity must enter into a written procurement contract based on the tender document, the successful bid, any clarifications received and any corrections provided. L’attributaire du marché et l’entité de passation de marché doivent signer un contrat tenant compte du dossier d’appel d’offres, de l’offre retenue, de tout éclaircissement reçu et de toute correction effectuée. isoko rutanga Mbere yo gushyira umukono ku masezerano, agomba gushyikiriza uwatsindiye urwego umwimerere isoko w’inyandiko yatanzeho kopi mu nyandiko ye y’ipiganwa hagakorwa inyandiko yemeza ko urwego rutanga isoko ruzibonye kandi ko igihe cyose rwazikenera azazerekana. Before signing the contract, the successful bidder must provide the procuring entity with the originals of all the documents he/she submitted as copies and a written statement is made confirming that such documents are seen by the procuring entity and that the bidder may exhibit to it at any time needed. Amasezerano y’isoko hagati y’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko akorwa mu nyandiko. Icyakora, inyandiko isaba kugemura ry’isoko yatanzwe ryakurikije amabwiriza ifatwa nk’amasezerano y’isoko hakurikijwe umubare w’amafaranga yagenwe n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. y’itangwa nyuma The contract is entered into in writing between the procuring entity and the successful bidder. However, a purchase order issued after the is conduct of procurement proceedings considered as a contract according to a threshold public established procurement regulations. the by Iyo uwatsindiye isoko adashoboye gushyira umukono ku masezerano y’isoko, urwego rutanga isoko rushobora kuriha uwa kabiri wujuje ibisabwa. If the successful bidder fails to enter into a written procurement contract, the procuring entity may award the tender to the qualified bidder that ranked second. 74 Avant de signer le contrat, le soumissionnaire retenu doit fournir à l'entité de passation de marché les originaux de tous les documents pour lesquels les copies ont été soumises et une déclaration écrite est faite pour confirmer que ces documents sont présentés à l'entité de passation de marché et que le soumissionnaire peut les fournir à tout moment qu’il s’avère nécessaire. Le contrat est conclu par écrit entre l'entité de passation de marché et l’attributaire du marché. Toutefois, un bon de commande émis à l’issue d’un processus d’attribution du marché est considéré comme contrat selon le seuil établi par les règlements sur les marchés publics. Lorsque l’attributaire du marché ne parvient pas à signer le contrat, l’entité de passation de marché peut second attribuer soumissionnaire qualifié. le marché au Official Gazette no. Special of 07/09/2018 iki gika Ibikubiye mu ntibikurikizwa iyo igihe inyandiko z’ipiganwa zimara zigifite agaciro cyarangiye. kibanziriza The provisions of the preceding Paragraph shall not apply if the period during which tenders must remain valid has already expired. l’alinéa précédent ne Les dispositions de s’appliquent pas si le délai de validité des offres a déjà expiré. ashobora gushyiraho Umuyobozi w’urwego rutanga isoko ufite mu nshingano gushyira umukono ku masezerano y’isoko impamvu zihariye zirebana n’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko mu gihe izo mpamvu zemewe n’amategeko kandi zikaba zari ziteganyijwe mu nyandiko ihamagarira abantu gupiganwa cyangwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. The contracting authorities of the procuring entity may lay down special conditions relating to the performance of the contract, provided that these conditions are lawful and indicated in the invitation to tender or in the tender document. l’entité de Les autorités contractantes de passation des marchés peuvent fixer des conditions particulières concernant l'exécution du contrat, à condition que ces conditions soient à licites soumissionner ou dans le dossier d'appel d’offres. l'invitation prévues dans et

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§ 56Ibigize amasezerano y’isokoAmendment

A procurement contract must include at least the essential details listed in the tender document annex.

Ingingo ya 56: Ibigize amasezerano y’isoko Article 56: Contents of procurement contract Article 56: Contenu du contrat du marché Ingingo ya 56: Ibigize amasezerano y’isoko Article 56: Contents of procurement contract Article 56: Contenu du contrat du marché Amasezerano y’isoko agomba kugabanya impungenge ku mpande zombi kandi agomba kuba agizwe nibura n’iby’ingenzi bikurikira byatanzwe ku mugereka w’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa : The contract must alleviate fears and risks for both parties to the contract and include at least the following details which are annexed to the tender document: Le contrat doit minimiser les risques pour les parties contractantes et comporter au moins les mentions suivantes annexées au dossier d’appel d’offres: 1º imyirondoro amasezerano y’isoko; y’impande zigirana 1º identification of parties to the contract; 1º identifications des parties contractantes; 2º icyo isoko rigamije; 2º the subject matter of the tender; 2º objet du marché; 3º itangwa ry’isoko; ingingo z’iri tegeko zashingiweho mu 3º the tender was awarded; the provisions of this Law under which 3º lesquelles l’attribution du marché s’est basée; les dispositions de la présente loi sur 4º hakurikijwe uko zigenda zisumbana; urutonde rw’inyandiko zerekeye isoko 4º priority; contract documents depending on their 4º des documents relatifs au marché; l’énumération par ordre d’importance 5º kukigena; igiciro n’uburyo bwakoreshejwe mu 5º price and the pricing method used; 5º le prix et les critères de sa fixation; 75 igihe 6º cyo imirimo igemura, cyangwa biteganyijwe igihe kitubahirijwe; ntarengwa Official Gazette no. Special of 07/09/2018 kurangiza n’ibihano 6º penalties for delays, if any; delivery or completion period and 6º marché et pénalités en cas de retard; le délai de livraison ou d’exécution du 7º uburyo amasezerano y’isoko; bwo gukurikirana 7º mechanism; contract progress monitoring 7º contrat de marché; les modalités de suivi d’exécution du bwo uburyo kwakira 8º imirimo, ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa na serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke haba ku buryo bw’imbumbe cyangwa igice cy’ibimaze gukorwa; 8º conditions acceptance of goods, consultancy and non-consultancy services; total supplies, works, for partial or 8º les modalités de réception globale ou partielle des produits, des fournitures, des travaux, des services de consultance et de non- consultance; 9º uburyo bwo kwishyura; 9º payment modalities; 9º les modalités de payement ; 10º n’indishyi; ubwishingizi, ingwate n’ibijyanye 10º compensation related matters; insurances, securities required and 10º dommages et intérêts; l’assurance, les garanties ainsi que les 11º y’isoko asubirwamo cyangwa aseswa; impamvu zatuma amasezerano 11º provisions amendment or termination; regarding contract 11º résiliation du contrat; les motifs de modification ou de Umuyobozi Mukuru 12º ushinzwe gucunga imari ya Leta wishyura n’ubwoko bw’ingengo y’imari ikoreshwa; 12º of budget from which payment is made; the Chief Budget Manager and the type 12º source de financement; le Gestionnaire principal du budget et la 13º ntarengwa; impamvu itunguranye kandi 13º the case of force majeure; 13º le cas de force majeure; 14º azishyurirwaho; banki na konti uwatsindiye isoko 14º number for effecting payment; the name of the bank and account 14º compte de l’attributaire; le nom de la banque et le numéro de 15º uburyo bwo gukemura impaka, inzego zizitabazwa kimwe n’amategeko azifashishwa mu kuzikemura. 15º review organs and applicable regulations. for dispute settlement, modalities 15º organes de recours et les lois applicables. les modalités de règlement des litiges, les 76

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§ 57Impinduka ku masezeranoAmendment

Contract amendments must be in writing and signed by both parties, and they must not change the substance of the original contract.

Ingingo ya 57: Impinduka ku masezerano y’isoko Article 57: Contract amendment Article 57: Modification du contrat Ingingo ya 57: Impinduka ku masezerano y’isoko Impinduka yose ibaye mu masezerano y’isoko igomba gushyirwa mu nyandiko kandi igashyirwaho umukono n’impande zombi. Impinduka ku masezerano y’isoko harimo ntibigomba n’amabwiriza anyuranye n’imimerere guhindura y’amasezerano y’isoko y’ibanze. imiterere Iyo ibihindutse ku masezerano y’isoko (20%) birengeje makumyabiri ku y’inyongera cyangwa y’igabanuka, hagomba gutangwa irindi isoko. ijana gihe urwego cy’ishyirwa mu bikorwa Mu isoko rutanga ry’amasezerano, rushobora kugena imirimo y’inyongera igomba gukorwa hakurikijwe amasezerano y’ibanze uretse iyo igihe iyo mirimo ikorwamo kigomba kongerwa. Agaciro mu mafaranga k’imirimo y’inyongera ntikagomba kurenga (20%) by’isoko makumyabiri ku ijana gukorerwa kandi ry’ibanze amasezerano y’inyongera. igomba Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Article 57: Contract amendment Article 57: Modification du contrat Any amendment to the contract must be made in writing and signed by both parties. Toute modification au contrat doit être faite par écrit et signé par les parties contractantes. Contract amendments and various instructions must not affect the substance and the nature of the original contract. Les modifications apportées au contrat et les différentes instructions ne doivent pas affecter la substance et la nature du contrat original. Any amendment increasing or decreasing the contract value by more than twenty percent (20%) requires a new tender. Toute modification augmentant ou diminuant la valeur du contrat de plus de vingt pour cent (20%) requiert un nouvel appel d’offres. During the contract execution, the procuring entity may specify additional works that can be done within the initial contract to the original contract unless the delivery period has to be amended. The value of amendment to the initial contract shall not go beyond twenty percent (20%) of the initial contract value and is subject to additional contract. Au cours de l'exécution du contrat, l’entité de passation de marchés peut indiquer des travaux supplémentaires qui peuvent être effectués dans le cadre du contrat, sauf si le délai de livraison doit être modifié. Le montant de la valeur de la modification du contrat initial ne doit pas dépasser vingt pour cent (20%) du montant de la valeur du contrat initial et doit faire l'objet d'un contrat supplémentaire.

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§ 58Amasezerano asasiyeProvision

A procuring entity may enter into a framework agreement with one or more bidders, but it must review the agreement every year.

Ingingo ya 58: Amasezerano asasiye Article 58: Framework agreement Article 58: Accord cadre Ingingo ya 58: Amasezerano asasiye Article 58: Framework agreement Article 58: Accord cadre Amasezerano asasiye ashobora gushyirwaho umukono hagati y’urwego rutanga isoko n’upiganwa umwe cyangwa benshi mu nyungu z’urwego rutanga isoko cyangwa z’izindi nzego zitanga isoko. A framework agreement may be concluded between a procuring entity and one or more bidders for its own interest or the interest of the procuring entity or other entities dealing with the procurement proceedings. Un accord-cadre peut être conclu entre une entité de passation des marchés et un ou plusieurs soumissionnaires pour son propre intérêt ou l’intérêt de l’entité de passation des marchés ou d’autres entités impliquées dans le processus de passation des marchés. 77 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Amasezerano asasiye akoreshwa: The framework agreement is used: L’accord-cadre est utilisé: 1º aho ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke bikenerwa kenshi buri gihe ariko ingano n’igihe bikenerwamo bikaba bidashobora guteganywa mbere; 1º where the goods, supplies, consultancy and non-consultancy services are needed frequently over a period of time but the quantity and timing cannot be defined in advance; 1º lorsque des biens, des fournitures ou des services de consultance et de non-consultance sont constamment sollicités alors que la quantité et le moment du besoin ne peuvent pas être définis en avance; 2º mu rwego rwo kugabanya ikiguzi cyo igihe kuritegura gutegura bifata, ku masoko y’ibintu bikenerwa kenshi kandi ku buryo buhoraho mu gihe runaka. isoko cyangwa 2º in order to reduce costs and time for is needed preparation of repeatedly or continuously over a period of time. tender which 2º afin de réduire les coûts ou le délai de préparation d’un marché qu’on a besoin d’attribuer constamment ou continuellement sur une période donnée. Urwego rutanga isoko rushobora gusinya amasezerano asasiye mu gihe kitarenze imyaka itatu (3). Ayo masezerano akorerwa isuzumwa rya buri mwaka n’Urwego rutanga isoko. Ibivuye mu isuzumwa ry’amasezerano rya buri mwaka, bishobora gutuma urwego rutanga isoko rufata umwanzuro wo gukomeza amasezerano cyangwa wo kuyahagarika. The framework agreement is concluded for a period not exceeding three (3) years. Such agreement is subject to an annual evaluation by the procuring entity. As a result of this annual evaluation, the procuring entity may decide to continue with the same agreement or to cancel it. L’accord-cadre est conclu pour une période n’excédant pas trois (3) ans. Cet accord fait l'objet d'une évaluation annuelle par l'entité de passation des marchés. Suite à cette évaluation annuelle, l'entité de passation des marchés peut décider de maintenir le même accord ou de l'annuler. isoko ibyo urwego Icyakora, ku risaba uwaritsindiye gushora amafaranga menshi kugira ngo abashe gukora rutanga amasoko rukeneye, ku buryo ayo mafaranga yagaruzwa mu gihe kirekire, cyangwa andi masoko afite imiterere yihariye ituma urwego rutanga isoko rukeneye rukomeza kubona neza hashingiwe asasiye rwashyizeho umukono, igihe cy’amasezerano asasiye (3) gishobora cy’imyaka kongerwa inshuro imwe gusa. ibyo masezerano itatu ku However, for tender that require a successful bidder to make investments in order to meet the procuring entity’s need, investments to be returned in a long term, or for tenders of specialized or complex nature to the fact that the needs of the procuring entity are met by keeping the current framework agreement, the period of a framework agreement may be concluded for a period of three (3) years renewable only once. de par passation préalables de marchés, Toutefois, pour le marchés nécessitant des investissements les soumissionnaires afin de satisfaire aux besoins de les l’entité investissements à être recouvrés en long termes, ou pour les marchés de nature spéciale ou complexe de sorte que la satisfaction des besoins de l’entité est assurée en maintenant le contrat- cadre en cours, ce dernier peut être conclu pour une période de trois (3) ans renouvelable une seule fois. Amasezerano asasiye ashobora gukorerwa ku bishobora biciro bidahinduka cyangwa The framework agreement may include fixed prices or price adjustment in accordance with procurement regulations. L’accord-cadre peut comprendre des prix fixes ou d'ajustement des prix, conformément aux règlements sur les marchés publics. 78 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 guhindurwa hakurikijwe amabwiriza agenga amasoko ya Leta. isoko rushobora kugura Urwego rutanga ibicuruzwa mu koranabuhanga iguriro hagendewe ku masezerano asasiye ari hagati y’ikigo cya Leta cyemerewe gutegurira isoko n’amasezerano yaryo ibindi bigo bya Leta n’uwasinye amasezerano yo kugemura. The procuring entity may purchase goods electronically through a framework agreement between a Government institution authorized to prepare for other public institutions a tender and the relevant contract and the successful bidder. L’entité de passation de marchés peut acheter électroniquement des biens par le biais d'un institution accord-cadre conclu entre une gouvernementale autorisée à préparer les offres pour le compte pour des autres institutions publiques ainsi que les contrats y relatifs et le soumissionnaire retenu pour les.

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§ 59Igiciro cy’isoko gishyirwa muProvision

Contract prices in this provision should generally be unit prices; if that is impossible, a lump-sum price may be used.

Ingingo ya 59: Igiciro cy’isoko gishyirwa mu masezerano y’isoko Article 59: Contract price Article 59: Prix des prestations Ingingo ya 59: Igiciro cy’isoko gishyirwa mu masezerano y’isoko Igiciro cy’isoko gishyirwa mu masezerano y’isoko kigomba kuba kigizwe n’igiteranyo cy’ibintu bitandukanye bikigize, uretse iyo bidashoboka hakoreshwa igiciro mbumbe. ibikenewe Igiciro kigomba kubarirwamo byose ku mirimo, ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke, cyane cyane imisoro, amahoro, isonerwa cyeretse iyo bidateganyijwe cyangwa bisonewe. Igiciro kandi kigomba kubarirwamo inyungu z’uwatsindiye isoko. Amasoko ya Leta agengwa n’amasezerano ingingo zigena mpuzamahanga ateganya ku zishingiye n’amahoro iby’imisoro biteganywa n’amasezerano n’amategeko mpuzamahanga ku isonerwa. Article 59: Contract price Article 59: Prix des prestations The contract price must be a unit price, in case of impossibility to do so, the price shall be a lump sum price. Le prix des prestations doit être unitaire, sauf dans le cas d’impossibilité de le faire qu’il devient forfaitaire. The contract price must cover all the required expenses on works, goods, supplies or consultancy and non-consultancy services, in particular, taxes, duties, levies applicable, except when they are expressly excluded or subject to exemption. Price is also expected to comprise a profit margin to the successful bidder. Tenders governed by international agreements containing tax or duties clauses refer to international legal instruments or conventions governing exemptions. Le coût du marché doit couvrir la valeur des travaux, des produits, des fournitures, des services de consultance et de non-consultance ainsi que les droits, taxes et impôts applicables à ce marché sauf s’ils font expressément objet d'une exemption. Le coût doit aussi couvrir les bénéfices de l'attributaire du marché. régis par prévoient les conventions Les marchés internationales dispositions des relatives aux taxes et impôts sur base des lois et des conventions internationales relatives à l’exonération. 79

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§ 60Ibiciro ndakukaProvision

Tenders planned for execution within 9 months are awarded at a fixed price, unless force majeure applies.

Ingingo ya 60: Ibiciro ndakuka Article 60: Fixed prices Article 60: Prix fixés Ingingo ya 60: Ibiciro ndakuka Article 60: Fixed prices Article 60: Prix fixés Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Isoko ryose riteganywa gukorwa mu gihe kitarenze amezi icyenda (9) ritangwa ku biciro impamvu ndakuka, habaye cyeretse Icyo gihe itunguranye kandi ntarengwa. impande amasezerano y’isoko zumvikana ku buryo bwo gusubiramo ibiciro. Mu gihe impande zombi zinaniwe kumvikana zitabaza ibiteganywa n’iri tegeko. zagiranye zombi Any tender that is planned to be executed within a period that does not exceed nine (9) months is awarded on a fixed price, except in cases of force majeure. In that case, the contracting parties negotiate the modalities for revising the prices. If no compromise is reached between the two parties, the provisions of this Law apply. Le marché dont le délai d’exécution n’excède pas neuf (9) mois est attribué à un prix fixe, sauf en cas de force majeure. Dans ce cas, les parties au contrat s’entendent sur la révision des prix. Lorsque les deux parties ne se mettent pas d’accord, elles se réfèrent aux dispositions de la présente loi.

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§ 61Ibiciro bishobora guhindukaProvision

For tenders lasting more than 9 months, the tender document must set price-revision terms, and those terms must be set in the public procurement regulations.

Ingingo ya 61: Ibiciro bishobora guhinduka Article 61: Revisable prices Article 61: Prix révisables Ingingo ya 61: Ibiciro bishobora guhinduka Article 61: Revisable prices Article 61: Prix révisables Ku masoko yose ateganywa gushyirwa mu bikorwa mu gihe kirenze amezi icyenda (9), igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora ibiciro bisubirwamo. Ubwo buryo bugomba kuba busobanurwa mu mabwiriza agenga amasoko ya Leta. guteganya uburyo For tenders planned to be executed within a period which exceeds nine (9) months, the tender document determines the modalities for revising the price. Such modalities must be defined in the public procurement regulations. Pour les marchés dont le délai d’exécution excède neuf (9) mois, le dossier d’appel d’offres prévoit les modalités de révision des prix. Ces modalités doivent être définies par les règlements sur les marchés publics. Icyakora, ibiciro ntibisubirwamo ku mirimo yamaze gukorwa cyangwa yatinze gukorwa ku burangare bw’uwatsindiye isoko keretse mu gihe isubirwamo rigamije kumanura ibiciro. However, prices shall not be revised for completed works or works that have delayed to be completed when the successful bidder is responsible for such delays except where the revision is meant for reducing the price. Toutefois, les prix ne sont pas révisables pour les travaux déjà exécutés ou en retard d’exécution suite au manque de diligence de l’attributaire, sauf si cette révision entraîne la réduction des prix.

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§ 62Igiciro gishingiye kuProvision

Contracts may allow consultancy services to be priced on reimbursable expenses, and the contract must state the values used to determine the price.

Ingingo ya 62: Igiciro gishingiye ku isubizwa ry’amafaranga yakoreshejwe Article 62: Price based on reimbursable expenses Article 62: Prix basé sur remboursables les dépenses Akiciro ka 6: Ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza Subsection 6: Performance security Sous-section 6: Garantie de bonne exécution Ingingo ya 62: Igiciro gishingiye ku isubizwa ry’amafaranga yakoreshejwe Article 62: Price based on reimbursable expenses Article 62: Prix basé sur remboursables les dépenses Amasezerano y’isoko ashobora guteganya serivisi z’impuguke zishyurwa hashingiwe ku isubizwa yakoreshejwe n’uwatsindiye isoko. Icyo giciro gishobora kwiyongeraho amafaranga make cyangwa imisoro, umubarenkubishwa wo kubara ry’amafaranga Contracts may include consultancy services paid on the basis of reimbursable expenses of the bidder. It may be increased by a certain fee or by a coefficient to cover the overheads, taxes and profits and any other expenses incurred in general. Le contrat peut déterminer des prestations rémunérées sur base de remboursement des dépenses engagées par l’attributaire du marché. Ces dépenses peuvent être majorées de quelques frais ou d’un coefficient permettant de couvrir les taxes et impôts, les bénéfices et les autres frais généraux. 80 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 inyungu n’andi mafaranga yakoreshwa indi mirimo muri rusange. Amasezerano y’isoko agomba kugaragaza agaciro k’ibintu bitandukanye bifasha mu kugena igiciro cy’igihembo. Igitabo cyerekana uburyo kigaragaza amafaranga ntarengwa atangwa ku byishyuwe byagenzuwe. ipiganwa rikorwa The contract must indicate the value of various elements necessary for determining of the payment price. The tender document indicates the maximum amount for services rendered on the basis of reimbursable expenses. Le contrat doit indiquer la valeur de différents éléments qui concourent à la détermination du prix de la rémunération. Le dossier d’appel d’offres fixe le montant maximum remboursable pour les dépenses approuvées. Akiciro ka 6: Ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza Subsection 6: Performance security Sous-section 6: Garantie de bonne exécution

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§ 63Itangwa ry’ingwate yoProvision

The successful bidder must provide a performance security before signing the contract, and the security must stay within 5% to 10% of the contract value.

Ingingo ya 63: Itangwa ry’ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza Article 63: Submission of performance security Article 63: Produire la garantie de bonne exécution Ingingo ya 63: Itangwa ry’ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza Article 63: Submission of performance security Article 63: Produire la garantie de bonne exécution Uwatsindiye ingwate yo isoko asabwa kwishingira kurangiza isoko neza hakurikijwe amabwiriza agenga amasoko ya Leta. Iyo ngwate ntishobora kurenza icumi ku ijana (10%) y’igiciro cy’isoko. The successful bidder is required to furnish a performance security in accordance with the procurement regulations. The performance security shall not exceed ten percent (10%) of the contract price. L’attributaire du marché fournit une garantie de bonne exécution conformément aux règlements sur les marchés publics. La garantie de bonne exécution ne peut pas dépasser dix pour cent (10%) du coût du contrat. Ingwate igomba gutangwa na banki, ikigo cy’imari cyemewe cyangwa ari urwandiko rwishingira ubwishyu rudasubirwaho. Ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza igomba gutangwa n’uwatsindiye isoko mbere yo gushyira umukono ku masezerano y’isoko. Agaciro k’ingwate yo kurangiza isoko neza kagomba gushingira ku gaciro k’amasezerano y’isoko n’imiterere y’ibigomba gukorwa. Agaciro k’ingwate ntikagomba kujya munsi ya gatanu ku ijana (5%) cyangwa hejuru y’icumi ku ijana (10%) y’agaciro k’amasezerano y’isoko. The performance security must be in form of a bank security, a guarantee issued by an authorized an irrevocable letter of credit. institution financial or La garantie de bonne exécution doit être sous forme d’une garantie bancaire, d’une garantie fournie par une institution financière habilitée ou d’une lettre de crédit irrévocable. The performance security must be submitted by a successful bidder before signing the procurement amount of contract. The performance security depends on the contract value and nature of activities to be carried out. The value of the performance security must neither be less than five percent (5%) or more than ten percent (10%) of the contract value. La garantie de bonne exécution du marché doit être soumise par l’attributaire du marché avant la signature du contrat. Le montant de la garantie de bonne exécution dépend de la valeur du contrat et la nature des activités à réaliser. La valeur de la garantie de bonne exécution ne peut pas être inférieure à cinq pour cent (5%) ou supérieure à dix pour cent (10%) du coût du contrat. 81 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza ntigomba kubyara inyungu kandi igomba gukurikiza icyitegererezo cyatanzwe mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. The performance security shall not generate interest and in accordance with the form provided for in the tender document. it must be determined La garantie de bonne exécution ne doit pas produire d’intérêt et doit être constituée selon le modèle prévu dans le dossier d’appel d’offres. Ibiteganywa mu gika cya 2 cy’iyi ngingo, ntibikurikizwa ku masoko ya serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke, mu masoko y’imirimo cyangwa n’ay’ibicuruzwa ibigemurwa atarengeje agaciro kagenwe n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. Provisions under paragraph 2 of this Article shall not apply to tenders related to consultancy and non-consultancy services or works and supplies where their estimated value does not exceed a threshold established by the public procurement regulations. Les dispositions de l’alinéa 2 du présent article ne sont pas applicables aux marchés de services de consultance et de non-consultance ou à ceux des travaux et des fournitures dont la valeur n’excède pas le seuil fixé par les règlements sur les marchés publics. Iyo igihe cyo kubahiriza amasezerano y’isoko cyongerewe cyangwa agaciro k’amasezerano y’isoko kakiyongera, uwapiganwe ushyira umukono ku masezerano agomba na none kongera igihe ingwate ye yo kurangiza neza igiramo agaciro kimwe n’uko imirimo umubare w’iyo ngwate agomba kuwongera. If the contract execution has been extended or its value has increased, the contractor must respectively extend the validity period of the performance security and increase its amount accordingly. Si l'exécution du marché public a été prolongée ou sa valeur a augmenté, l'entrepreneur qui a signé le contrat doit prolonger la période de validité de la garantie de bonne exécution et augmenter son montant en conséquence.

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§ 64Ifatirwa ry’ingwate yoOffence

If a contract is not properly completed, the procuring entity must seize the performance security. The bank or authorized financial institution must pay the security amount within 10 working days of a claim, and late payment attracts 1% interest per day.

Ingingo ya 64: Ifatirwa ry’ingwate yo kurangiza isoko neza Article 64: Seizure of the performance security Article 64: Saisie de la garantie de bonne exécution Ingingo ya 64: Ifatirwa ry’ingwate yo kurangiza isoko neza Article 64: Seizure of the performance security Article 64: Saisie de la garantie de bonne exécution Iyo amasezerano atubahirijwe yose cyangwa atubahirijwe neza, ingwate yo kwishingira igomba gufatirwa kurangiza n’urwego rutanga isoko nta yandi mananiza, bitabangamiye ikurikizwa ry’ibindi bihano biteganyijwe mu mategeko. isoko neza In case the contract is not fully or well executed, the performance security must unconditionally be seized by the procuring entity as compensation without prejudice to other penalties provided for by laws. En cas de non-exécution ou d’exécution partielle du contrat, la garantie de bonne exécution doit être saisie d’office par l’entité de passation de marché, sous réserve d’autres sanctions prévues par la législation. ikigo cy’imari cyemewe Banki cyangwa n’amategeko kigomba guha urwego rutanga isoko ingwate yose yo kwishingira kurangiza isoko neza mu minsi icumi (10) y’akazi uhereye igihe urwandiko rubisaba rwakiriwe. The bank or authorized financial institution must give to the procuring entity all the amount of the performance security upon claim by the latter within ten (10) working days from the receipt of such a claim. La banque ou l’institution financière habilitée doit verser à l’entité de passation de marché l’intégralité du montant de la garantie dans les dix (10) jours ouvrables à compter du jour de la demande. 82 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ikigo cy’imari cyemewe Banki cyangwa n’amategeko inyungu kandi y’inyongera ingana na rimwe ku ijana (1%) kuri buri munsi w’ubukererwe mu kwishyura. cyishyura The bank or authorized financial institution pays also an additional interest of one percent (1%) for every day of payment delay. La banque ou l’institution financière habilitée paie aussi l’intérêt d’un pour cent (1%) du montant dû, par jour de retard. Iyo bibaye ngombwa kuregera urukiko narwo rukemeza ko urwego rutanga isoko rutsinze, inyungu zikomeza kwiyongera kugeza igihe icyemezo cy’urukiko cyubahirijwe. If it is necessary to take the matter to court, and it rules in favour of the procuring entity, this interest continues to accrue up to the time the court decision is executed. En cas de nécessité de saisir le tribunal et que celui-ci reconnaît le bien-fondé de la requête de l’entité de passation de marché, cet intérêt continue à courir jusqu’à la mise en application de la décision judiciaire. Mu gihe banki cyangwa ikigo cy’imari binanije mu gikorwa cyo gufatira ingwate, Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gisaba inzego zitanga amasoko ya Leta kutakira ingwate z’ibyo bigo mu gihe cy’imyaka ibiri (2). Where the bank or the financial institution hampers the process of seizure of the security, the Rwanda Public Procurement Authority requires the procuring entities to turn down securities from such institutions for a period of two (2) years. Lorsque la banque ou l'institution financière entrave le processus de saisie de la garantie, l’Office Rwandais des Marchés Publics demande des entités de passation de marchés de ne pas accepter les garanties de ces institutions pour une période de deux (2) ans. Ikigo Amabwiriza agenga amasoko ya Leta ateganya uburyo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gifata icyemezo cyo gusaba inzego zitanga amasoko ya Leta kutakira ingwate z’ibyo bigo. Instructions governing public procurement determine modes applied by the Rwanda Public Procurement Authority while the decision to request procuring entities to ban securities from such institutions. taking Les instructions régissant les marchés publics déterminent les modalités suivies par l’Office Rwandais des Marchés Publics lors de la prise de décision de demander aux entités de passation de marchés de refuser les garanties de ces institutions.

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§ 65Izindi ngwate zo kurangizaProvision

If needed, the tender document may provide for other forms of performance security, and any change in the security’s form must keep its continuity and not reduce its amount.

Ingingo ya 65 : Izindi ngwate zo kurangiza isoko neza Article 65: Other forms of performance security Article 65: Autres formes de garantie de bonne exécution Ingingo ya 65 : Izindi ngwate zo kurangiza isoko neza Article 65: Other forms of performance security Article 65: Autres formes de garantie de bonne exécution Iyo bibaye ngombwa igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kigena izindi ngwate zishobora gusabwa uwatsindiye isoko ngo arangize amasezerano y’isoko neza. Guhindura uburyo ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza yari irimo, bigomba gukorwa harengerwa ukubaho kwayo kandi hatagabanyijwe umubare wayo. The tender document provides for, if necessary, other forms of performance of security that may be requested from the successful bidder. Le dossier d’appel d’offres prévoit, en cas de besoin, les autres formes de garantie pouvant être exigées à l’attributaire du marché pour la bonne exécution du contrat. The change of the form of the performance security must be made preserving its continuity and without decreasing its amount. Le changement de la forme de la garantie de bonne exécution doit se faire dans le respect de sa continuité et sans diminuer son montant. 83 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 66Uburenganzira bwoProvision

The procuring entity may deduct from the performance security if the successful bidder fails to perform the contract, and the successful bidder must restore the deducted amount within 20 days.

Ingingo ya 66: Uburenganzira bwo kugabanya ku ngwate yo kwishingira kurangiza isoko neza n’inshingano zo kongera kuzuza agaciro kayo Article 66: Right to deduct and obligation to reconstitute the performance security Article 66: Droit de prélèvement sur la garantie de bonne exécution et obligation de la reconstituer Ingingo ya 66: Uburenganzira bwo kugabanya ku ngwate yo kwishingira kurangiza isoko neza n’inshingano zo kongera kuzuza agaciro kayo Article 66: Right to deduct and obligation to reconstitute the performance security Article 66: Droit de prélèvement sur la garantie de bonne exécution et obligation de la reconstituer isoko neza Urwego rutanga isoko rwemerewe gukata amafaranga ku ngwate yo kwishingira ku mpamvu zo kurangiza kutubahiriza n’amasezerano amategeko agenga amasoko ya Leta. Uwatsindiye isoko asabwa mu nyandiko n’urwego rutanga isoko kuzurisha ingwate ingana n’iyakaswe mu gihe kitarenze iminsi makumyabiri (20) ibarwa isoko urwego uhereye rwaboneye amafaranga yakaswe ku ngwate. rutanga igihe The procuring entity is entitled to deduct from the performance security any amount owed to it because of the successful bidder’s failure to perform the contract. The successful bidder is required in writing to reconstitute the guarantee equivalent to the deducted amount within twenty (20) days from the date on which the procuring entity received the amount deducted from guarantee. Mu gihe iyo ngwate idatanzwe cyangwa umwishingizi ntiyishyure nk’uko yabisabwe, urwego rutanga isoko rufatira amafaranga ku nyemezabuguzi zemejwe. If such a guarantee is not reconstituted or if the guarantor does not pay the amount requested, the procuring entity deducts this amount from the approved invoices. L’entité de passation de marché est autorisée à prélever un montant sur la garantie de bonne exécution du fait d’un manquement de l’attributaire du marché dans l’exécution du marché. Sur demande écrite de l’entité de passation de marché, l’attributaire du marché doit reconstituer la garantie égale au montant prélevé, endéans vingt (20) jours de la réception par l’entité de passation de marché du montant prélevé sur la garantie. À défaut de reconstitution de la garantie ou du versement par le garant de la somme réclamée, l’entité de passation de marché opère la retenue égale aux sommes en question sur les paiements des factures dûment approuvées.

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§ 67Isubizwa ry’ingwate yoProvision

A successful bidder can get the performance security refunded in two parts, on request.

Ingingo ya 67: Isubizwa ry’ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza Article 67: Refund of the performance security Article 67: Restitution de garantie de bonne exécution 8 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 7: Ingingo zihariye ku masoko ya serivisi z’impuguke Subsection 7: Specific provisions on tender for consultancy services Sous-section 7: Dispositions spécifiques pour les marchés des services de consultance Ingingo ya 67: Isubizwa ry’ingwate yo kwishingira kurangiza isoko neza Article 67: Refund of the performance security Article 67: Restitution de garantie de bonne exécution Iyo abisabye, uwatsindiye isoko, asubizwa ingwate yo kurangiza isoko neza mu byiciro bibiri (2). Icya kabiri cyayo gisubizwa mu minsi mirongo itatu (30) nyuma y’iyakirwa ry’agateganyo ry’imirimo ikindi cya kabiri mu minsi cumi n’itanu (15) ikurikira iyakirwa rya burundu ry’imirimo. Upon request, the performance security is returned to the successful bidder in two (2) phases. Its half is returned within thirty (30) days following the provisional acceptance of works and the second half is returned within final fifteen acceptance. (15) days following the Sur demande, la garantie de bonne exécution est restituée à l’attributaire du marché en deux (2) phases, sa moitié est restituée dans les trente (30) jours après la réception provisoire des prestations et l’autre moitié dans les quinze (15) jours après la réception définitive des prestations. 84 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 7: Ingingo zihariye ku masoko ya serivisi z’impuguke Subsection 7: Specific provisions on tender for consultancy services Sous-section 7: Dispositions spécifiques pour les marchés des services de consultance

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§ 68Urutonde rw’abapiganwa noProvision

The procuring entity must publish an expression-of-interest notice online and on Rwanda’s official public procurement portal to create a shortlist of bidders.

Ingingo ya 68: Urutonde rw’abapiganwa no kugaragaza ubushake bwo gupiganwa Article 68: Short listing and expressions of interest Article 68: Liste restreinte et manifestation d’intérêt Ingingo ya 68: Urutonde rw’abapiganwa no kugaragaza ubushake bwo gupiganwa Article 68: Short listing and expressions of interest Article 68: Liste restreinte et manifestation d’intérêt Urwego rutanga isoko rugomba guhamagarira abapiganwa kugaragaza ubushake binyujijwe mu buryo bw’ikoranabuhanga no ku rubuga rumwe rwa interineti rutangazwaho amasoko ya Leta mu Rwanda kugira ngo hakorwe urutonde ruhinnye rw’abapiganwa. The procuring entity must call for expressions of interest by publishing a notice online and on the official single-portal website for public procurement in Rwanda in order to establish a short list of bidders. L’entité de passation des marchés doit inviter les soumissionnaires à une manifestation d’intérêt en publiant un avis sur internet et sur le portail unique du site web pour les marchés publics au Rwanda en vue d’établir la liste restreinte des soumissionnaires. Amabwiriza agenga imitangire y’amasoko ya Leta agena urugero rw’amasoko ya Leta ashobora mu guhamagarira kugaragaza abapiganwa ubushake bitewe n’imiterere yihariye n’iminsi ipiganwa ritegurwamo. bitanyuze gutangwa The procurement regulations determine the threshold for tenders that shall not be awarded through the expression of interest depending on their particularities and period for preparation of bids. sur faire règlements les marchés publics Les déterminent le seuil des marchés qui ne doivent pas avec manifestation d’intérêts dépendamment de leurs particularités et les jours pour la préparation des soumissions. l’objet d’appel d’offres rw’abapiganwa, Urwego rutanga isoko rugomba gushyira ku bafite rutonde ubushobozi bwo kuzakora neza serivisi z’impuguke zikenewe. Urutonde rugomba kubaho umubare w’impuguke ukwiye ariko utari munsi y’eshatu (3). abantu isosiyete. Inyandiko Impuguke ishobora kuba umuntu ku giti cye cyangwa ihamagarira ipiganwa ishobora kumenyeshwa impuguke ku giti cyayo cyangwa isosiyete, ariko ibyo byiciro byombi ntibishobora guhurizwa mu isoko rimwe. The procuring entity must establish a short list comprised of bidders with capacity to perform the required consultancy services. The short list must have as many consultants as possible but not less than three (3). Consultant may be individual or a firm. Requests for proposals may be addressed to either individual consultants or firms, but not both under the same tender. L’entité de passation des marchés doit établir la liste restreinte des soumissionnaires ayant la capacité d’exécuter les services de consultance demandés. La liste restreinte doit avoir autant que possible plusieurs consultants mais pas moins de trois (3). Le consultant peut être un individu ou une entreprise. L’avis d’appel d’offres peut être adressé aux consultants individuels ou aux entreprises, mais non aux deux pour le même marché. 85 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 69Itangazo rihamagariraProvision

A notice of expression of interest must be submitted online and include the listed information.

Ingingo ya 69: Itangazo rihamagarira kugaragaza ubushake bwo gupiganwa Article 69: Notice of expression of interest Article 69: Avis de manifestation d’intérêt Ingingo ya 69: Itangazo rihamagarira kugaragaza ubushake bwo gupiganwa Itangazo rihamagarira kugaragaza ubushake bwo gupiganwa rigomba gutangwa ku buryo bw’ikoranabuhanga kandi rigaragaramo ibi bikurikira: Article 69: Notice of expression of interest Article 69: Avis de manifestation d’intérêt The notice of expression of interest must be done online and set out the following: L’avis de manifestation d’intérêt doit se faire sur internet et doit comprendre ce qui suit: 1º rubarizwa; izina ry’urwego rutanga isoko n’aho 1º entity; the name and address of the procuring 1º passation des marchés; le nom et l’adresse de l’entité de 2º z’impuguke zigomba gutangwa; imiterere muri make ya serivisi 2º services to be provided; a brief description of consultancy 2º consultance à fournir; une description sommaire des services de 3º y’ipiganwa; ubushobozi busabwa uzana inyandiko 3º invited to submit a bid; the qualification necessary to be 3º soumettre l’offre; la qualification requise pour être invité à 4º igihe inyandiko zigaragaza ubushake bwo gupiganwa zigomba gutangirwa ku rubuga rw’ikoranabuhanga.

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§ 70InyandikoProvision

The procuring entity must send a request for proposals to shortlisted consultants and include specified information in it.

Ingingo ya 70: Inyandiko gupiganira serivisi z’impuguke ihamagarira Article 70: Request for proposals Article 70: Demande de propositions Ingingo 71: nsobanuramiterere y’isoko ya Inyandiko Ingingo ya 70: Inyandiko gupiganira serivisi z’impuguke ihamagarira isoko rutanga Urwego ihamagarira rutonde rw’abapiganwa bake, kwemeza niba bazitabira ipiganwa. inyandiko impuguke ziri ku rubasaba ipiganwa ruha indication 4º online of submission of the documents related to the expression of interest. time for 4º l’indication du temps de la remise sur internet de documents de manifestation d’intérêt. Article 70: Request for proposals Article 70: Demande de propositions The procuring entity issues the request for proposals to the short listed consultants, asking them to confirm their participation. L’entité de passation de marché met à la disposition des consultants figurant sur la liste restreinte la demande de propositions, leur demandant de confirmer leur participation. Inyandiko ihamagarira ipiganwa impuguke ziri ku rutonde rw’abapiganwa bake igomba kuba irimo nibura ibi bikurikira: The request for proposals to the short listed consultants must include at least the following information: La demande de propositions des consultants figurant sur la liste restreinte doit comprendre au moins les informations suivantes: 1º rubarizwa; izina ry’urwego rutanga isoko n’aho 1º entity; the name and address of the procuring 1º passation de marché; le nom et l’adresse de l’entité de 86 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 2º imiterere, igihe n’ahantu kuri serivisi z’impuguke zigomba gutangwa, inyandiko nsobanuramiterere y’isoko, akazi kagomba gukorwa n’umusaruro ugomba kuvamo; 2º the nature, time frame and location of the consultancy services to be provided, terms of reference, required tasks and outputs; 2º la nature, le contexte et l’endroit où doivent se faire les services de consultance, les termes de référence, les tâches et les résultats attendus; 3º amasezerano y’isoko; ingingo rusange n’izihariye zigenga 3º governing the contract; the general and specific conditions 3º régissant le contrat; les conditions générales et spécifiques 4º amabwiriza yo gutegura no gutanga inyandiko z’ipiganwa asaba ko inyandiko y’ipiganwa igomba kuba irimo inyandiko y’ibya n’iy’ibijyanye n’amafaranga ukwayo; ukwayo tekiniki 4º instructions for the preparation and submission of proposals which must require that a proposal include separately a technical proposal and a financial proposal; 4º les instructions pour la préparation et la soumission des propositions qui exigent qu’une proposition doit comprendre séparément une proposition technique et une proposition financière; 5º igihe inyandiko igaragaza ubushake bwo gupiganwa zigomba gutangirwa ku rubuga rw’ikoranabuhanga; 5º through website; when proposals must be submitted 5º la date à laquelle les propositions doivent être remises par voie électronique sur le site web; 6º amabwiriza n’ingingo zishingirwaho mu gusesengura no kugereranya inyandiko z’ipiganwa harimo: 6º to evaluate and compare including: the procedures and criteria to be used the proposals 6º les procédures et critères qui seront utilisés pour évaluer et comparer les propositions y comprises: a) ry’inyandiko rya n’ibisabwa byose kugira ngo y’ipiganwa ibe yujuje ibisabwa; amabwiriza n’ibisabwa ku isesengura tekiniki inyandiko z’ipiganwa b) ry’inyandiko n’amafaranga; amabwiriza n’ibisabwa ku isesengura ry’ibijyanye z’ipiganwa c) ubundi buryo bwose bwakoreshwa mu isesengura, bushobora gusobanura no gusubiza ibibazo Amabwiriza n’ibisabwa kuri ubwo buryo bw’inyongera bigomba gushyirwa mu gitabo cyerekeye uburyo ipiganwa rikorwa; imbonankubone. the procedures and criteria a) for evaluating technical proposals which must provide the basis on which to decide on the responsive proposal; a) les procédures pour l’évaluation des propositions techniques et qui doivent inclure la détermination de la proposition qualifiée; b) evaluating the financial proposals; the procedures and criteria for b) propositions financières; les procédures et critère d’évaluation des c) any other additional evaluation method which may include interviews or presentations. The procedures and criteria for that additional tender method must be document; included the in toute c) additionnelle autre méthode d’évaluation, qui peut inclure les interviews ou les présentations. Les procédures et critères pour cette méthode additionnelle doivent figurer dans le dossier d’appel d’offres; 87 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ikumira inyandiko d) igongana ry’inyungu n’amategeko arwanya uburiganya na ruswa, birimo no guhagarikwa gupiganira amasoko ya Leta; of notice conflict d) interest restrictions and anti-fraud and corruption rules, including potential grounds disqualifications from future participation in public procurement; the for of d) la note sur la restriction du conflit d’intérêts et la réglementation sur la lutte contre la fraude et la corruption y compris les cas de disqualification pour les futures participations aux marchés publics; e) n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. ngingo izindi ziteganywa e) public procurement regulations. any other matters provided for in the e) règlements sur les marchés publics. toute autre matière prévue par les 71: Ingingo nsobanuramiterere y’isoko ya Inyandiko

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§ 71Terms of referenceProvision

A request for proposals must include terms of reference with the required project information.

Article 71: Terms of reference Article 71: Termes de référence Article 71: Terms of reference Article 71: Termes de référence Inyandiko ihamagarira ipiganwa igomba kuba irimo inyandiko nsobanuramiterere y’isoko ikubiyemo ibi bikurikira: The request for proposals must include the terms of reference indicating the following information: La demande de propositions doit inclure les termes de référence comprenant ce qui suit: 1º ibigamijwe, intego n’ibirebwa n’akazi kagomba gukorwa n’andi makuru yose yafasha impuguke mu gutegura neza inyandiko y’ipiganwa; 1º the objectives, goals and scope of the background providing assignment information which may help the consultants to prepare their proposals; and 1º les objectifs, buts, et l’étendue de la mission et l’information sur l’historique pour faciliter leurs propositions; les consultants à préparer ubumenyi 2º amahugurwa ndetse n’umubare w’abakozi bazahugurwa igihe bikenewe ; cyangwa 3º serivisi n’inyigo y’imiterere y’ahantu bya ngombwa bigomba gukorwa n’umusaruro utegerejwe kuvamo harimo raporo, amakuru ku mibare n’amakarita y’ahantu; 2º transfer of knowledge or training as well as the number of staff to be trained where necessary; transfert des connaissances ou 2º la formation ainsi que le nombre du personnel à former, si nécessaire; 3º the services and surveys necessary to carry out the assignment and the expected outputs including reports, data and maps; 3º les services et études nécessaires pour accomplir la mission et les résultats attendus y compris les rapports, les données et les cartes; 4º zigomba gutangwamo; aho serivisi zizatangirwa n’igihe 4º provided; where and when the services are to be 4º temps nécessaire de rendre les services; le lieu de prestation des services et le 5º ibisobanuro birambuye kuri serivisi, ibizafasha mu kazi, ibikoresho n’abakozi bagomba gutangwa n’urwego rutanga isoko; 5º full details of the services, facilities, equipment, and staff to be provided by the procuring entity; 5º les détails sur les services, les facilités, le matériel et le personnel qui devront être fournis par l’entité de passation de marché; 88 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 urwego 6º rw’ubumenyi bw’abakozi b’ingenzi bubariwe mu mibyizi y’abakozi mu kwezi impuguke zisabwa. 6º an estimate of the capacity of key staff inputs in terms of staff-months as is required from procuring entity. 6º clé en homme-mois requis de passation de marché. une estimation de niveau du personnel l’entité de

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§ 72Uburyo bw’itangwaProvision

The procuring entity must choose a consultancy tender using one of the listed selection methods, and the method must have been notified to bidders in the request for proposals.

Ingingo ya 72: Uburyo bw’itangwa ry’amasoko z’impuguke ya n’ibigenderwaho mu isesengura serivisi Article 72: Selection method and criteria for consultancy service tenders Article 72: Méthode et critères de sélection pour les marchés de services de consultance Ingingo ya 72: Uburyo bw’itangwa z’impuguke ya ry’amasoko n’ibigenderwaho mu isesengura serivisi Article 72: Selection method and criteria for consultancy service tenders Article 72: Méthode et critères de sélection pour les marchés de services de consultance Kugira ngo rushobore guhitamo uhabwa isoko, urwego rutanga isoko rugomba kumenyesha abapiganwa mu nyandiko ibahamagarira gupiganwa rukoresheje bumwe mu buryo bukurikira: The procuring entity must, in order to select successful proposal, use one of the following procedures which must have been notified to bidders in a request for proposals, by means of one of the following: L’entité de passation de marché doit, pour bien sélectionner l’attributaire du marché, utiliser l’une des procédures suivantes et qui avaient été notifiées aux soumissionnaires dans la demande de propositions, en procédant par l’une des méthodes suivantes: 1º n’igiciro cyawo bikomatanyije; ihitamo rishingiye ku murimo unoze 1º quality and cost-based selection; 1º la sélection basée sur la qualité-coût; 2º ihitamo rishingiye ku murimo unoze; 2º quality based selection; 3º ihitamo w’amafaranga ugenwe; rishingiye ku mubare 3º selection under a fixed budget; 2º 3º la sélection basée sur la qualité; la sélection basée sur le budget; 4º gito; ihitamo rishingiye ku watanze igiciro 4º least cost selection; 4º la sélection basée sur le moindre coût; 5º ihitamo bwihariye impuguke ifite. rishingiye ku bumenyi Ihitamo rishingiye ku murimo unoze w’ibyo upiganwa ateganya gukora mu rwego rwa tekiniki n’igiciro bikomatanyirijwe hamwe ni bwo buryo bushobora gukoreshwa hose. 5º specific qualifications. selection based on consultant’s 5º consultant. sélection basée sur les qualifications du The quality and cost-based selection are the default methods. La sélection basée sur la qualité-coût constitue une méthode par défaut. Ihitamo rishingiye ku murimo unoze w’ibyo upiganwa ateganya gukora mu rwego rwa The qualities based selection is applicable where quality is the paramount factor. La sélection basée sur la qualité est applicable lorsque la qualité est le facteur déterminant. 89 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 tekiniki rikoreshwa iyo ubwiza bw’inyandiko ari bwo shingiro. Ihitamo rishingiye ku mubare w’amafaranga ugenwe rishobora gukoreshwa iyo akazi ka serivisi kagomba gukorwa koroshye kandi gashobora gusobanuka no kubarwa neza n’ingengo y’imari yaragenwe. Selection under a fixed budget may be applied when the assignment is simple and can be precisely defined and when the budget is fixed. La sélection basée sur le budget prédéterminé est applicable lorsque la tâche est simple et peut être précisément définie et lorsque le budget est prédéterminé. Ihitamo rishingiye ku watanze igiciro gito, gukoreshwa rishobora hakenewe igihe impuguke ikora akazi gafite amahirwe ngenderwaho kandi n’umubare w’amafaranga agomba gutangwa kuri iryo soko ari make. Least cost selection may be applied when selecting consultants for assignments of a standard and routine nature, where well established practices and standards exist and in which the tender amount is small. La sélection basée sur le moindre coût est applicable lorsque la sélection des consultants se fait pour des tâches ordinaires, là où les pratiques et les principes sont préétablis et que le montant du marché est minime. Ibisobanuro birambuye ku ikoreshwa ry’ubwo buryo biboneka mu mabwiriza agenga amasoko ya Leta. Detailed procedures for the use of these methods are outlined in the public procurement regulations. Les détails pour l’utilisation de ces méthodes sont déterminés dans les règlements sur les marchés publics.

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§ 73Gusesengura inyandikoProvision

The tender committee must evaluate each technical proposal using criteria disclosed in the request for proposals.

Ingingo ya 73: Gusesengura inyandiko z’ipiganwa za tekiniki Article 73: Evaluation of technical proposals Article 73: Évaluation des propositions techniques Ingingo ya 73: Gusesengura inyandiko z’ipiganwa za tekiniki Article 73: Evaluation of technical proposals Article 73: Évaluation des propositions techniques gusesengura Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta kagomba nyandiko y’ipiganwa gashingiye ku bisabwa mu ihamagarira abapiganwa kuzana nyandiko inyandiko Inyandiko z’ipiganwa zikubiyemo ibi bikurikira: z’ipiganwa. zabo buri The tender committee must evaluate each technical proposal on the basis of criteria disclosed in the request for proposals including the following: Le comité de passation de marchés doit évaluer chaque proposition technique sur base des critères définis dans la demande de propositions y compris ce qui suit: 1º n’igomba gukorwa; imirimo impuguke yakoze isa 1º for the assignment; the consultant’s relevant experience 1º rapport avec la mission à accomplir; l’expérience pertinente du consultant en 2º bwagaragajwe imirimo izakorwamo; imiterere myiza y’uburyo 2º presented; the quality of the methodology 2º la qualité de la méthodologie présentée; 3º bateganijwe gukora ako kazi; ubumenyi n’ubushobozi bw’abakozi 3º qualifications proposed for the assignment; of key personnel 3º pour la mission; la qualification du personnel clé proposé 90 gusigira 4º ba nyir’igikorwa iyo byasabwe mu nyandiko nsobanuramiterere y’isoko; ubumenyi abakozi Official Gazette no. Special of 07/09/2018 4º transfer of knowledge to staff of procuring entity if required in the terms of reference; 4º le transfert de connaissance au personnel de l’entité de passation de marché au cas où il est requis dans les termes de références; 5º b’ingenzi iyo ari ipiganwa mpuzamahanga. uruhare rw’abenegihugu mu bakozi 5º the extent of participation by nationals among key staff in case of international tendering. 5º le taux de participation des nationaux parmi les personnels clés dans le cas d’un marché à concurrence internationale. Kugena uburemere bw’ibisabwa biteganywa mu mabwiriza agenga amasoko ya Leta. Modalities for determining the importance of criteria are provided in the public procurement regulations. Les modalités de déterminer l’importance des critères sont prévues dans les règlements des marchés publics.

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§ 74Gusesengura inyandikoProvision

Financial proposals are opened in public electronically and generally only after technical evaluation is finished; different selection methods then govern which financial proposals may be opened and how the winner is chosen.

Ingingo ya 74: Gusesengura inyandiko z’ipiganwa z’ibiciro Article 74: Evaluation of financial proposals Article 74: Évaluation des propositions financières Ingingo ya 74: Gusesengura inyandiko z’ipiganwa z’ibiciro Article 74: Evaluation of financial proposals Article 74: Évaluation des propositions financières Inyandiko z’ipiganwa z’ibiciro zifungurwa hakoreshejwe uburyo bw’ikoranabuhanga ku buryo buri wese ashobora kubibona. Zigomba gufungurwa no gusesengurwa gusa ari uko ibijyanye n’isesengura rya tekiniki byarangiye. The financial proposals are opened in public electronically. They must be opened and the evaluated only after completion of evaluation of technical proposals. Les propositions financières sont ouvertes en public par moyens électroniques. Elles ne sont ouvertes et évaluées qu’à l’issue de l’évaluation des propositions techniques. Hashingiwe ku buryo bwakoreshejwe mu gutanga ry’inyandiko z’ipiganwa rikorwa ku buryo bukurikira: isesengura isoko, n’igiciro 1º Iyo hakoreshejwe ihitamo rishingiye ku murimo unoze cyawo bikomatanyije, inyandiko z’ipiganwa z’ibiciro z’abagize amanota ya tekiniki atari munsi y’igipimo cy’amanota fatizo ni zo zonyine aboneka zifungurwa. Amanota n’ay’igiciro. hateranyijwe Uburemere n’ubw’igiciro bugenwa hakurikijwe uburemere n’imiterere gukorwa. kagomba y’akazi Umubarenkubishwa w’amanota ya tekiniki hagaragazwe n’ay’igiciro tekiniki tekiniki aya bwa kugira yose ngo Based on the selection procedure used, the evaluation of proposals of bidders is conducted as follows: Sur base de la méthode de sélection utilisée, l’évaluation des propositions se fait comme suit: When 1º the quality and cost-based selection procedure is used, only financial proposals of bidders who attained the minimum technical score are opened. The total score is obtained by adding the technical and financial scores. The weight of technical and financial scores are established based on the complexity and the assignment. The weighting of the technical score and financial score for determining the best proposal must be specified in the request for proposals and in the nature of 1º Si la sélection est basée sur la méthode qualité-coût, seules les propositions financières des soumissionnaires qui ont atteint le score technique minimum sont ouvertes. Le score total est obtenu en additionnant le score technique et le score financier. L’importance des scores techniques et financiers est déterminée sur base de la complexité et de la nature de la tâche à accomplir. Le coefficient de pondération du score financier à appliquer pour technique et déterminer la meilleure proposition doit être spécifié dans la demande de propositions en 91 inyandiko y’ipiganwa yatsinze ugomba kugaragara mu ihamagarira abapiganwa kuzana inyandiko z’ipiganwa kandi hakurikijwe ibiteganywa n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta. nyandiko 2º Iyo hakoreshejwe ihitamo rishingiye ku mubare w’amafaranga ugenwe, inyandiko z’ipiganwa z’ibiciro z’ababonye amanota ya tekiniki atari munsi y’igipimo cy’amanota fatizo ni zo zonyine zifungurwa. Inyandiko y’ipiganwa ifite igiciro kiri hejuru y’ingengo y’imari ivanwa mu ipiganwa maze upiganwa ufite inyandiko y’ipiganwa yagize amanota menshi ya tekiniki akaba ari we uhabwa isoko. 3º Iyo hakoreshejwe ihitamo rishingiye ku watanze igiciro gito, inyandiko z’ipiganwa z’ibiciro z’ababonye amanota ya tekiniki atari munsi y’igipimo cy’amanota fatizo ni zo zonyine zifungurwa. Upiganwa wagize amanota ya tekiniki ari mu gipimo cy’amanota fatizo kandi yatanze igiciro gito ni we wegurirwa isoko. 4º Iyo hakoreshejwe ihitamo rishingiye ku bumenyi bwihariye ifite, inyandiko y’ipiganwa y’igiciro y’upiganwa wabonye amanota ya mbere muri tekiniki ni yo yonyine ifungurwa. impuguke Official Gazette no. Special of 07/09/2018 accordance with regulations. the public procurement conformité avec les règlements sur les marchés publics. 2º When the fixed budget method is used, only financial proposals of bidders who attained the minimum technical score are opened. A proposal whose cost is above the budget ceiling is rejected and the bidder whose proposal attained the highest technical score is selected. 2º Si la méthode de sélection basée sur le budget déterminé est utilisée, seules les propositions financières des soumissionnaires qui ont atteint le score technique minimum sont ouvertes. Une proposition dont le coût est supérieur au plafond budgétaire est rejetée et le soumissionnaire dont la proposition a obtenu le score technique le plus élevé est sélectionné. 3º When the least cost method is used, only financial proposals of bidders who attained the minimum technical score are opened. The bidder whose proposal attained the minimum technical score and proposed the lowest cost is selected. 3º Si la méthode de sélection basée sur le moindre coût est utilisée, seules les propositions financières des soumissionnaires qui ont atteint le score technique minimum sont ouvertes. Le soumissionnaire dont la proposition a atteint le score technique minimum et qui a proposé le coût le moins élevé est retenu. the Under 4º selection based on consultant’s specific qualifications only the financial proposal of the bidder whose technical proposal attained the highest score is opened. 4º Pour la méthode de sélection basée sur les qualifications du consultant, seule la proposition financière du soumissionnaire dont la proposition technique a atteint le score le plus élevé est ouverte.

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§ 75Imishyikirano yerekeyeProvision

The procuring entity and the selected consultant must negotiate only on the listed contract terms, and consultant fees are not negotiable when price is part of the selection method except for reimbursable expenses.

Ingingo ya 75: Imishyikirano yerekeye amasezerano n’impuguke yegukanye isoko Article 75: Negotiations with selected consultant Article 75: Négociations avec le consultant retenu Ingingo ya 75: Imishyikirano yerekeye amasezerano n’impuguke yegukanye isoko Article 75: Negotiations with selected consultant Article 75: Négociations avec le consultant retenu Imishyikirano hagati y’urwego rutanga isoko n’impuguke igomba gushingira ku nyandiko nsobanuramiterere yatsindiye isoko Negotiations between the procuring entity and the selected consultant must cover the terms of reference, progress reports, facilities to be Les négociations entre l’entité de passation de marchés et le consultant retenu doivent couvrir les termes de référence, les rapports sur l’état 92 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 y’isoko, gutanga raporo z’aho imirimo igeze, ibigenwa n’urwego rutanga isoko mu gutuma impuguke irangiza akazi kayo n’inyandiko y’ibiciro. provided by the procuring entity to allow the consultant to perform his/her duty and the successful bidder’s financial proposal. services, facilités d’avancement des accordées par l’entité de passation de marché pour permettre au consultant d’accomplir sa tâche du proposition et soumissionnaire. financière les la unoze hamwe, ku murimo Mu gihe cyose igiciro aricyo cyashingiweho, n’igiciro nko bikomatanyirijwe ku mubare w’amafaranga ugenwe cyangwa ku giciro gito, ibihembo ntibigirwaho imishyikirano. Ibitangwa ku mafaranga asubizwa ni byo byonyine bishobora kugirwaho imishyikirano. by’impuguke Whenever price has been a factor, such as in the quality-cost based selection (QCBS), fixed budget or least cost selection procedures, to consultant fees shall not be subject negotiation. Only reimbursable expenses may be negotiated; Chaque fois que le prix est déterminant à l’instar de la méthode de sélection basée sur la qualité- coût (QCBS), le budget déterminé ou de sélection basée sur le moindre coût, les honoraires du consultant ne sont pas négociables. Seules les dépenses remboursables doivent être négociées; Iyo imishyikirano idashoboye kugira icyo igeraho ngo hasinywe amasezerano, urwego rutanga isoko rugirana kandi rugakomeza imishyikirano amanota akurikiyeho. n’uwabonye gukorerwa Nta mishyikirano icyarimwe n’impuguke nyinshi zitandukanye kandi ku isoko rimwe. ishobora the negotiations fail If in a procurement contract, the procuring entity proceeds to the next ranked bidder and so on. to result En cas d’échec des négociations et que le contrat n’a pas lieu, l’entité de passation des marchés peut engager et continuer les négociations avec le second. Negotiations shall not be simultaneously engaged with several consultants. Les négociations ne doivent pas être menées avec plusieurs consultants à la fois.

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§ 76Imenyesha ry’uwahaweProvision

The procuring entity must notify the successful bidder and the other shortlisted consultants, and the contract must be signed if no other bidder objects within 7 days.

Ingingo ya 76: Imenyesha ry’uwahawe isoko Article 76: Notification of tender award Article 76: Attribution du marché de consultance Ingingo ya 76: Imenyesha ry’uwahawe isoko Article 76: Notification of tender award Article 76: Attribution du marché de consultance wagize Upiganwa amanota menshi, hakurikijwe ibyavuye mu isesengura ihamagarira ry’ibyasabwaga mu nyandiko abapiganwa kuzana inyandiko z’ipiganwa, agomba guhabwa isoko iyo imishyikirano yageze ku myanzuro ishimishije. The bidder whose proposal attains the highest score, in accordance with the evaluation criteria in the request for proposals must be selected for award, subject to satisfactory conclusion of negotiations. Le soumissionnaire dont la proposition a atteint le score le plus élevé, conformément aux critères la demande de d’évaluation définis dans propositions doit être retenu à condition que les négociations aboutissent à des conclusions satisfaisantes. Urwego rutanga isoko rugomba kumwandikira rumumenyesha ko yatoranyijwe ngo ahabwe The procuring entity must notify the successful bidder of its selection and at the same time L’entité de passation de marché doit notifier l’attribution du marché à l’attributaire du marché 93 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 icyo isoko kandi rugahita runamenyesha cyemezo abandi bose bari ku rutonde rw’abari basabwe kuzana inyandiko zabo z’ipiganwa. Iyo mu minsi irindwi (7) uhereye igihe iryo menyekanisha ryabereye, ntawe ugize icyo avuga mu bitabiriye ipiganwa, amasezerano n’uwatsindiye guhita isoko ashyirwaho umukono n’impande zombi. agomba inform all the short listed consultants of the decision. In the absence of a claim by any other bidder within seven (7) days of that notice, the contract with the successful bidder must be signed by both parties. et informer sans délai tous les autres consultants figurant sur la liste restreinte, de cette décision. Si aucune réclamation de la part d’un quelconque soumissionnaire n’est faite endéans sept (7) jours dès la notification, le contrat avec l’attributaire du marché doit être immédiatement signé par les deux parties.

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§ 77Serivisi z’impuguke ku nyigoProvision

If an entity cannot do the study itself, it must tender the study of works to authorized consultants. The study must be feasible, durable, and include the work components, deliverables, drawings, pricing, and other tender-specific requirements.

Ingingo ya 77: Serivisi z’impuguke ku nyigo y’isoko ry’imirimo Article 77: Consultancy services for the study of tenders for works Article 77: Services de consultance relatifs à l’étude des marchés de travaux Ingingo ya 77: Serivisi z’impuguke ku nyigo y’isoko ry’imirimo Article 77: Consultancy services for the study of tenders for works Article 77: Services de consultance relatifs à l’étude des marchés de travaux Iyo urwego rudashobora kwikorera inyigo, rutanga isoko ryayo. Amabwiriza agenga amasoko umubare ntarengwa w’agaciro n’imiterere by’isoko ry’imirimo risaba inyigo. ya Leta, ateganya z’isoko ry’imirimo zikorwa Inyigo n’amategeko. zibyemererwa n’impuguke Inyigo y’isoko ry’imirimo igomba kuba yujuje ibyangombwa bituma igikenewe gikorwa neza, gitungana kandi kikaramba. Iyo nyigo iyo mirimo, igomba kuba ibiranga ibiciro by’imirimo igize isoko n’ibindi byangombwa bishingiye ku miterere yihariye ya buri soko. ibigize ibishushanyo, irimo ibikenewe, An entity with no capacity to develop its own study of tenders for works, proceeds with tender thereof. The instructions governing public procurement shall provide for threshold for the value and nature of the tender for works being worth the study. Une entité dépourvue de capacité de faire l'étude des marchés des travaux par ses propres moyens, la soumet au processus de passation de marchés publics. Les instructions régissant la passation de marché doivent prévoir un seuil pour la valeur et la nature de l'offre pour les travaux nécessitant l’étude. The study for works tender is entrusted to the authorized consultants. The study for the work tender must meet all it takes to be feasible and durable. The study must comprise the work components, specifications of deliverables, drawings, pricing for individual works making the entire tender and other requirements depending on specific features of each and every tender. L'étude pour le marché des travaux est confiée aux consultants agréés. L'étude pour le marché des travaux doit être faisable et aboutir aux résultats durables. L'étude doit comprendre les composantes des travaux, les spécifications des produits livrables, les dessins, les prix pour les travaux faisant l'ensemble de l'offre et d'autres exigences en fonction des caractéristiques spécifiques de chaque offre.

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§ 78Kwishingira inyigo y’isokoProvision

A consultant who has carried out the study must be responsible to the procuring entity for how it is implemented and for any downsides.

Ingingo ya 78: Kwishingira inyigo y’isoko ry’imirimo Article 78: Security for tender of the study for works Article 78: Garantie pour l’étude du marché des travaux 9 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 8: Ingingo zihuriweho Subsection 8: Common provisions Sous-section 8: Dispositions communes Ingingo ya 78: Kwishingira inyigo y’isoko ry’imirimo Article 78: Security for tender of the study for works Article 78: Garantie pour l’étude du marché des travaux Impuguke yakoze inyigo y’isoko ry’imirimo yishingira imbere y’urwego rutanga isoko imitunganyirize myiza yayo kandi ikabazwa ibitameze neza kuri yo. The consultant having performed the study is responsible to the procuring entity as for its smooth implementation and is accountable for downsides thereof. Le consultant ayant réalisé l'étude est responsable vis-à-vis de l'entité de passation de marché quant à sa mise en œuvre effective et est responsable de ses défections. 94 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 8: Ingingo zihuriweho Subsection 8: Common provisions Sous-section 8: Dispositions communes

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§ 79Amahirwe aharirwaProvision

Public procuring entities must give exclusive preference to certain Rwanda-based suppliers and bidders, and the Minister sets the thresholds.

Ingingo ya 79: Amahirwe aharirwa ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda n’abapiganwa bo mu Rwanda Article 79: Exclusive preference for goods or supplies produced or supplied in Rwanda and bidders registered in Rwanda Article 79: Préférence exclusive pour les produits ou les fournitures fabriqués au Rwanda et les soumissionnaires enregistrés au Rwanda Ingingo ya 79: Amahirwe aharirwa ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda n’abapiganwa bo mu Rwanda Article 79: Exclusive preference for goods or supplies produced or supplied in Rwanda and bidders registered in Rwanda Article 79: Préférence exclusive pour les produits ou les fournitures fabriqués au Rwanda et les soumissionnaires enregistrés au Rwanda Binyuze mu ipiganwa, inzego zose zitanga amasoko ya Leta ziha amahirwe yihariye aba bakurikira: Through competition, all public procuring entities give exclusive preference the following: to Lors de la compétition, toute entité de passation des marchés publics accorde une préférence exclusive pour les suivants: abagemura ibicuruzwa 1º cyangwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda iyo hatangwa amasoko y’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa; 2º hatangwa iz’impuguke; abatanga serivisi bo mu Rwanda iyo servisi zitari amasoko ya suppliers of 1º supplies or goods produced or manufactured in Rwanda when procuring for goods or supplies; 1º les fournisseurs des biens ou produits ou fabriqués au Rwanda lors de la passation des marchés des biens ou de fournitures; 2º service providers registered in Rwanda when procuring for non-consultancy services; 2º fournisseurs de services au Rwanda lors de la passation des marchés des biens de services de non-consultance; 3º ba rwiyemezamirimo bo mu Rwanda iyo hatangwa amasoko y’imirimo na serivisi z’impuguke. 3º entrepreneurs registered in Rwanda when procuring works and consultancy services. 3º entrepreneurs au Rwanda lors de la passation des marchés des travaux et services de non-consultance. Imibare ntarengwa igomba gushingirwaho igenwa n’iteka rya Minisitiri. An Order of the Minister determines the thresholds to be based on. Un arrêté du Ministre détermine le seuil sur lequel on doit se baser.

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§ 80Amahirwe yisumbuyeProvision

In international or national competitive bidding, a 15% local preference applies to goods produced or manufactured in Rwanda and to local expert consultancy services.

Ingingo ya 80: Amahirwe yisumbuye aharirwa ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa serivisi bikorerwa mu Rwanda na z’impuguke zo mu gihugu Article 80: Preference for goods produced or manufactured local consultancy services in Rwanda and Article 80: Préférence pour les biens produits ou fabriqués au Rwanda et services de consultance locale Ingingo ya 80: Amahirwe yisumbuye aharirwa ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda na serivisi z’impuguke zo mu gihugu Article 80: Preference for goods produced or manufactured local consultancy services in Rwanda and Article 80: Préférence pour les biens produits ou fabriqués au Rwanda et services de consultance locale ipiganwa mpuzamahanga Mu cyangwa iry’imbere mu gihugu, amahirwe yisumbuye angana na cumi na gatanu ku ijana (15%) ahabwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda iyo hatangwa isoko ibicuruzwa cyangwa In international or national competitive bidding, local preference of fifteen percent (15%) is given to goods or supplies produced or manufactured the procurement of goods and to companies in Rwanda during Lors de la passation des marchés nationaux ou internationaux de biens, une préférence locale de quinze pourcent (15%) est accordée aux biens ou fournitures produits ou fabriqués au Rwanda et aux sociétés commerciales enregistrées au 95 ryabyo n’amasosiyete y’ubucuruzi yanditswe mu Rwanda iyo hatangwa amasoko ya serivisi z’impuguke.

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§ 81Amahirwe yisumbuye kuProvision

Bidders registered in Rwanda get a 10% local preference for works and non-consultancy services in international or national competitive bidding.

Ingingo ya 81: Amahirwe yisumbuye ku isoko bapiganwa bo mu gihugu ku ry’imirimo na serivisi zitari iz’impuguke Article 81: Local preference for works and non-consultancy services Article 81: Préférence locale pour les travaux et les services de non-consultance Ingingo ya 81: Amahirwe yisumbuye ku isoko bapiganwa bo mu gihugu ku ry’imirimo na serivisi zitari iz’impuguke ipiganwa mpuzamahanga Mu cyangwa iry’imbere mu gihugu, amahirwe yisumbuye angana n’icumi ku ijana (10%) ahabwa abapiganwa bo mu Rwanda iyo hatangwa amasoko y’imirimo n’amasoko ya serivisi zitari iz’impuguke. Official Gazette no. Special of 07/09/2018 registered in Rwanda during the procurement of consultancy services. Rwanda lors de la passation des services de consultance. Article 81: Local preference for works and non-consultancy services Article 81: Préférence locale pour les travaux et les services de non-consultance In international or national competitive bidding, local preference of ten percent (10%) is given to bidders registered in Rwanda during the procurement of works and non-consultancy services. Lors de la passation des marchés nationaux ou internationaux des travaux et des services de non-consultance, une préférence locale de dix pourcent aux accordée soumissionnaires enregistrés au Rwanda. (10%) est

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§ 82Uburyo bwo gushyira muProvision

A procuring entity must state any exclusive or local preference in the tender documents, and if it does not apply the preference it must prepare a report explaining why and keep it in the procurement file.

Ingingo ya 82: Uburyo bwo gushyira mu bikorwa amahirwe Article 82: Modalities for applying exclusive or local preference Article 82: Modalités d’application de la préférence exclusive ou locale Ingingo ya 82: Uburyo bwo gushyira mu bikorwa amahirwe Article 82: Modalities for applying exclusive or local preference Article 82: Modalités d’application de la préférence exclusive ou locale Urwego rutanga rugiye gutanga isoko amahirwe yaba aharirwa ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bikorerwa mu Rwanda cyangwa ayisumbuye ahabwa abapiganwa bo mu Rwanda, rugomba kubigaragaza mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. Iyo urwego rutanga isoko rutari butange amahirwe raporo avugwa muri igaragaza impamvu rutabikoze ikabikwa mu nyandiko z’itangwa ry’iryo soko. tegeko rukora iri entity applying A procuring exclusive preference for goods or supplies produced or manufactured in Rwanda or local preference must indicate it the tender document. Where a procuring entity does not apply exclusive or local preference referred to in this Law, it makes a report explaining the reasons for not doing so and include it in the procurement file of the tender concerned. Une entité de passation des marchés publics qui applique la préférence exclusive pour les biens ou produits fabriqués au Rwanda ou la préférence locale doit clairement l’indiquer dans le dossier d’appel d’offres. Lorsque l’entité de passation des marchés publics n’applique pas la préférence exclusive ou locale en vertu de la présente loi, elle fait un rapport expliquant la raison de la non mise en œuvre de cette préférence et l’intégrer dans le dossier de ce marché.

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§ 83Ubwoko bw’amafarangaProvision

Public tenders must use Rwandan currency.

Ingingo ya 83: Ubwoko bw’amafaranga bukoreshwa mu masoko ya Leta Article 83: Currency used procurement in public Article 83: Monnaie utilisée dans la passation de marchés publics Ingingo ya 83: Ubwoko bw’amafaranga bukoreshwa mu masoko ya Leta Article 83: Currency used procurement in public Article 83: Monnaie utilisée dans la passation de marchés publics Mu masoko ya Leta, ifaranga ry’u Rwanda niryo rikoreshwa. Igihe hagomba gukoreshwa bitangirwa y’amahanga, amafaranga ibisobanuro kandi hakoreshwa ikigereranyo cy’ivunja ry’amafaranga cya Banki Nkuru y’u In bidding for public tenders, the Rwandan currency shall be used. Where foreign currencies are to be used, it is has to be provide the reasons thereof and the National Bank of Rwanda is the source of exchange rates. The Lors des soumissions aux marchés publics, la monnaie utilisée est le Franc Rwandais. S’il faut l’usage d’une monnaie étrangère, cela doit être justifié et il est recouru au taux de change émis par la Banque Nationale du Rwanda. Le dossier 96 Umunsi w’ikigereranyo Rwanda. amafaranga ngenderwaho mu kuvunja y’amahanga ni uw’ifungura ry’inyandiko z’ipiganwa ugenwa n’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa.

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§ 84Joint venturesProvision

Companies may form joint ventures for tenders, but one company must not join two joint ventures for the same tender or bid both alone and in a joint venture.

Ingingo ya 84 kw’amasosiyete mu ipiganwa : Kwishyira hamwe Article 84: Joint ventures Article 84: Groupement d’entreprises Ingingo ya 84 kw’amasosiyete mu ipiganwa : Kwishyira hamwe Official Gazette no. Special of 07/09/2018 tender document establishes the date to be considered for the foreign exchange and opening. d’appel d’offres détermine la date d’application de ce taux et d’ouverture. Article 84: Joint ventures Article 84: Groupement d’entreprises ipiganwa, Haseguriwe amategeko agenga amasosiyeti ashobora kwishyira hamwe mu ipiganwa kugira ngo yiyongerere amahirwe n’ubushobozi byo gupiganwa. Icyakora, imwe mu masosiyeti iyobora abishyize hamwe kandi ikabahagararira mu bikorwa byose bijyanye n’iryo soko. Inyandiko y’ipiganwa igomba kuba izina imwe kandi ry’abishyize hamwe. igatangwa mu to regulations on competition, Subject companies may form joint ventures to increase their capacity and competitiveness for tendering purposes. However, one of the companies is considered as the lead company and serves as their representative in all activities under the tender. The bid must be a single document bearing the name of the joint venture. Sous réserve des dispositions légales régissant la concurrence, les entreprises peuvent former des groupements en vue d’accroître leurs chances et capacités à la concurrence. Toutefois, l’une des entreprises groupées est désignée comme représentante des autres dans les opérations du marché. La soumission doit être un document unique et porter le nom du groupement d’entreprises. toutes Sosiyeti imwe ntiyemerewe kujya mu mashyirahamwe arenze rimwe yapiganwe ku isoko rimwe. Nta sosiyeti kandi yemerewe gupiganwa yonyine no mu ishyirahamwe rya za sosiyeti ku isoko rimwe. One company shall not be allowed to participate in two different joint ventures in the same tender. No company shall also be allowed to submit a bid both in its own name and as part of a joint venture for the same tender. Amasosiyeti yishyize hamwe mu ipiganwa aryozwa inshingano z’ishyirahamwe imwe ku giti cyayo no muri rusange imbere y’urwego rutanga isoko. Companies participating in the joint venture are jointly and severally the procuring entity. towards liable agomba kugirana Mu kwishyira hamwe, amasosiyeti yishyize hamwe amasezerano akorewe imbere ya noteri, agaragaza sosiyeti nayo iyoboye ibahagaririye mu bikorwa byose bijyanye ihawe. Aya n’isoko n’imbibi z’ububasha abishyize hamwe, ari case of joint venture, In companies participating in the joint venture must enter into a written agreement signed before the notary, indicating the leading company that represent other companies throughout the procurement process and the scope of its power. This 97 Une entreprise ne peut pas être autorisée à participer dans deux groupements différents pour un même marché. En outre, elle ne peut pas participer en même temps à la concurrence à titre individuel et en groupement pour un même marché. Les entreprises qui participent au groupement doivent être conjointement et solidairement responsables à l’égard de l’entité de passation de marché. En cas de groupement, les entreprises qui participent au groupement doivent conclure un contrat écrit devant indiquant l’entreprise dirigeante représentant des autres dans les opérations du marché, et déterminant le mandat du représentant. Ce le notaire, toutes Official Gazette no. Special of 07/09/2018 masezerano agomba kuba mu bigize inyandiko yatanzwe mu y’ipiganwa y’abishyize hamwe. nyandiko

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§ 85Gukomatanyiriza hamweProvision

A procuring entity may split tenders into lots for economic reasons, but the tender document must describe each lot and how the award will work.

Ingingo ya 85: Gukomatanyiriza hamwe ibice bigize isoko Article 85: Packaging tenders Article 85: Allotissements du marché Ingingo ya 85: Gukomatanyiriza hamwe ibice bigize isoko agreement must be part of the document submitted in the bid of the joint venture. contrat doit faire partie des documents inclus dans le dossier d’appel d’offres du groupement d’entreprise. Article 85: Packaging tenders Article 85: Allotissements du marché ibice isoko rutanga rushobora Urwego gukomatanyiriza birigize hamwe hashingiwe ku nyungu z’amafaranga nko guteza imbere sosiyeti ntoya cyangwa kongera umubare w’abapiganwa. Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kigomba gusobanura uburyo ibyo bice biteye n’uko iryo soko rizatangwa. The procuring entity may package tenders into different lots based on certain economic interests such as the promotion of small sized companies or the attraction of large number of bidders. The tender document must specify the nature of each lot and modalities for awarding the tender. L’entité de passation de marché peut recourir à l’allotissement du marché en fonction des intérêts économiques comme la promotion des petites entreprises ou large concurrence. Le dossier d’appel d’offres doit spécifier la nature de chaque lot et les modalités d’attribution de ce marché. l’appel à une plus Urwego rutanga isoko ntirwemerewe gucamo bunyuranyije isoko mu ibice buryo n’ibiteganywa n’iri tegeko n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta . Procuring entities is not allowed to divide tenders in a manner contrary the provisions of this Law and publics procurement regulations. L’entité de passation de marché ne doit pas fractionner le marché d’une manière contraire aux dispositions de la présente loi et des règlements de passation des marchés publics.

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§ 86Indimi zikoreshwa muProvision

Tender documents for local and international procurement must follow the language rules in this article, and bidders may choose their bid language within those limits.

Ingingo ya 86: Indimi zikoreshwa mu masoko ya Leta Article 86: Languages used procurement in public Article 86: Langues utilisées dans les marchés publics Ingingo ya 86: Indimi zikoreshwa mu masoko ya Leta Article 86: Languages used procurement in public Article 86: Langues utilisées dans les marchés publics Ku masoko apiganirwa ku rwego rw’Igihugu, igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora gutegurwa mu Kinyarwanda, mu Gifaransa cyangwa mu Cyongereza. Icyakora, iyo giteguwe mu Cyongereza cyangwa mu Gifaransa, urwego rutanga isoko rugomba kugishyira muri izo ndimi zombi. apiganirwa rwego Ku masoko mpuzamahanga, igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gitegurwa mu Gifaransa no mu Cyongereza. ku For local tenders, the tender document may be prepared in Kinyarwanda, in French or in English. However, when it is prepared in English or in French, the procuring entity must avail the tender in the other two versions. Pour les appels d’offres nationaux, le dossier d’appel d’offres peut être rédigé en kinyarwanda, en français ou en anglais. Toutefois, lorsqu’il est rédigé en anglais ou en français, l’entité de passation des marchés doit le rendre disponible le document d’appel d’offres dans les deux autres versions. For international tenders, the tender document is prepared in both English and French. Pour les appels d’offres internationaux, le dossier d’appel d’offres est rédigé à la fois en français et en anglais. 98 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 igitabo cyerekana uburyo ipiganwa Iyo rikorwa giteguwe mu Gifaransa no mu Cyongereza, kigomba kugaragaza ururimi rw’umwimerere cyateguwemo. Abapiganwa bashobora gutegura inyandiko z’ipiganwa mu rurimi bashatse bakurikije ururimi rw’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. If the tender document is prepared in both French and English, it must specify the original version. Si le dossier d’appel d’offres est rédigé à la fois en français et en anglais, il doit préciser la version originale. Bidders may prepare their bids in a language of their choice consistent with the language of the tender document. Les soumissionnaires peuvent préparer leurs offres dans une langue de leur choix en conformité avec la langue du dossier d’appel d’offres. Ururimi uwatsindiye isoko yateguyemo inyandiko z’ipiganwa ni na rwo rukoreshwa mu masezerano y’isoko. The language in which the successful bidder prepared his/her bid is the one to be used in the contract. La langue dans laquelle l’attributaire du marché a rédigé sa soumission est celle utilisée dans le contrat.

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§ 87Gukumira ruswaProvision

The tender committee must reject a bidder found to have used corrupt or fraudulent practices during public procurement, and the procuring entity must promptly notify the bidder in writing.

Ingingo ya 87:Gukumira ruswa Article 87: Anti-corruption measures Article 87: Mesures anti-corruption Ingingo ya 87:Gukumira ruswa Article 87: Anti-corruption measures Article 87: Mesures anti-corruption ku buryo cyangwa Birabujijwe kwemera kwakira cyangwa buziguye gusaba butaziguye, guha umukozi cyangwa uwigeze kuba umukozi w’urwego isoko cyangwa w’urundi rwego rwa Leta ruswa, uko yaba iteye kose, yatuma abogama mu gikorwa cyangwa n’itangwa icyemezo ry’amasoko ya Leta. kijyanye rutanga It is prohibited to accept or to solicit directly or indirectly, offer to an employee or a former employee of the procuring entity or other public institution, a bribe in any form, to compromise someone with respect to any act or public in decision procurement proceedings. connection with Il est interdit d’accepter ou de demander directement ou indirectement, d’offrir à tout agent ou à un ancien employé de l’entité de passation de marché ou de toute autre institution publique, un pot-de-vin sous quelque forme que ce soit, en vue d’un acte ou d’une décision en relation avec les opérations de passation des marchés publics. Akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta z’ipiganwa ntikakira inyandiko z’uwapiganywe mu agaragaweho ibimenyetso bidashidikanywaho bya ruswa cyangwa by’uburiganya igihe yapiganiraga isoko rya Leta. Urwego rutanga isoko rugomba kwihutira kumumenyesha icyo cyemezo mu nyandiko. gihe The tender committee rejects any bidder’s offer where it is established that the latter was engaged in any corrupt or fraudulent practice while bidding for a public procurement. The procuring entity must, in writing, promptly notify this rejection to the concerned bidder. 99 l’offre de Le comité de passation des marchés publics rejette tout soumissionnaire s’il découvre que celui-ci s’est engagé dans une pratique ou manœuvres frauduleuses dans le cadre d’un marché public. L’entité de passation de marché doit, par écrit, notifier promptement le rejet au soumissionnaire concerné. corruption de Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 88Abemerewe gupiganiraProvision

Public procurement bidders must fit the listed eligibility categories, and bidding is limited to activities shown on the bidder’s registration certificate.

Ingingo ya 88: Abemerewe gupiganira amasoko ya Leta Article 88: Eligible bidders for public procurement Article 88: Soumissionnaires éligibles aux marchés publics Ingingo ya 88: Abemerewe gupiganira amasoko ya Leta Article 88: Eligible bidders for public procurement Article 88: Soumissionnaires éligibles aux marchés publics Abemerewe gupiganira amasoko ya Leta ni aba bakurikira: Eligible bidders for public procurement are the following: Les soumissionnaires éligibles aux marchés publics sont les suivants: 1º abantu ku giti cyabo n’amasosiyeti bakora umurimo w’ubucuruzi banditswe nk’abacuruzi cyangwa bafite umwuga ukorwa ku buryo bwigenga; 2º amasosiyeti ya Leta n’ibigo bya Leta bikora imirimo y’ubucuruzi iyo ibyo bigo bishobora kugaragaza ko byigenga, haba ku buryo bw’amategeko no ku mutungo kandi ko bikora hakurikijwe ibiteganywa n’amategeko y’ubucuruzi. 1º physical persons or companies who deal with commercial activities that are registered as businesses or those holding professional licenses or exercising any liberal profession; 2º public companies and commercial public institutions if they can prove that they are legally and financially autonomous and that they operate under commercial laws. physiques personnes 1º sociétés exerçant des activités commerciales qui sont enregistrés en tant que tel ou ceux qui exercent une profession libérale; ou entreprises publiques et 2º institutions publiques à caractère commercial si elles peuvent justifier et sont financièrement autonomes et qu'elles opèrent selon les lois commerciales. juridiquement qu'elles Upiganira isoko yemerewe gusa gupiganira amasoko ya Leta ahuye n’ibikorwa bigaragara ku nyandiko ye y’ubucuruzi. A bidder is only allowed to bid in public tenders related to activities written on his/her registration certificate. Le soumissionnaire est uniquement autorisé à soumissionner aux marchés publics relatifs aux activités inscrites sur son registre de commerce. Amabwiriza agenga amasoko ya Leta agena abandi bashobora gupiganira amasoko ya Leta n’ibyo bagomba kuba bujuje. Public procurement regulations provide for other eligible bidders for public procurement as well as requirements for their participation. Les règlements sur les marchés publics prévoient d'autres soumissionnaires éligibles pour les marchés publics ainsi que les conditions de leur participation.

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§ 89Igongana ry’inyunguProvision

Some people and entities are barred from bidding for public tenders, including certain public officials, district council members for district tenders, related companies with 50% or more shareholding/board ties, and former employees within five years of leaving a procuring entity, except for a consultancy-expertise exception.

Ingingo ya 89: Igongana ry’inyungu Article 89: Conflict of interests Article 89: Conflit d’intérêts 10 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 89: Igongana ry’inyungu Article 89: Conflict of interests Article 89: Conflit d’intérêts Abantu n’ibigo bikurikira ntibemerewe gupiganira amasoko ya Leta: The following persons and institutions are not allowed to bid for public tenders: Les personnes et les institutions suivantes sont interdites aux marchés publics : abagize 1º abakuru b’inzego zitanga amasoko n’abakozi ba Leta bagengwa na sitati rusange igenga abakozi ba Guverinoma, 1º members of the Cabinet, heads of procuring entities, and civil servants governed by general statutes for public service or by other specific laws; 1º les membres du Gouvernement, les responsables des entités de passation des marchés et les agents de l’État régis par le statut général 100 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 n’abandi Leta yihariye; bagengwa n’amategeko la de particulières; fonction publique et autres lois 2º abagize Inama Njyanama y’Akarere ku masoko yatangajwe n’Uturere bakoreramo; 2º tenders advertised by their Districts; members of District Councils of for 2º les offres publiées par leurs districts; les membres du Conseil de District pour 3º ikigo cyangwa sosiyeti umukozi wa Leta, umubyeyi we, uwo bashakanye cyangwa umwana we afitemo ingana cyangwa irenga mirongo itanu ku ijana (50%), ahagarariye cyangwa abereye umwe mu bagize inama y’ubutegetsi ku masoko atangirwa mu rwego rwa Leta uwo mukozi akorera; imigabane 4º uwahoze ari umukozi w’urwego rwa Leta ku masoko atangwa n’urwo rwego ataramara igihe cy’imyaka itanu (5) cyangwa irenze aretse kuba umukozi w’urwo rwego keretse isoko rumukeneye, mu ma masoko ya serivisi z’impuguke, kubera ubumenyi bwihariye rumuziho. iyo ari urwego rutanga 3º an institution or a company in which a civil servant, his/her parent, his/her spouse or his/her child is a shareholder with shares equal (50%), or greater representative or member of the board of directors for tenders of the entity where that civil servant is an employee; fifty percent than 4º a former employee of a procuring entity before a period of five (5) years or more after leaving the entity except if it is the procuring entity that seeks his/her expertise with regard to tenders for consultancy services, due to his/her proven specialized knowledge. Icyakora, amasosiyeti y’ubucuruzi, abantu n’ibigo bavugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo bafitemo imigabane iri munsi ya mirongo itanu ku ijana ( 50%) bashobora gupiganira amasoko ya Leta. However, companies in which the persons and institutions referred to in Paragraph One of this Article and whose shares are less than fifty per cent (50%) may bid for public tenders. 3º une institution ou société dans laquelle un agent de l’État, son parent, son conjoint ou son enfant est actionnaire avec des actions égales ou supérieures à cinquante pour cent (50%), ou un représentant conseil ou membre d'administration pour les marchés de l'institution dans laquelle cet agent travaille; du 4º un ancien employé d’une institution pour les marchés publics de l’institution où il a été employé avant l’expiration du délai de cinq (5) ans ou plus à partir du moment où il a cessé d’être son employé sauf si l’entité de passation de marché a besoin de son expertise dans les marchés de services de consultance grâce à sa spécialité reconnue. Toutefois, les sociétés commerciales dans lesquelles les personnes et les institutions visées à l’alinéa premier du présent article et dont les actions sont inférieures à cinquante pour cent (50%) peuvent soumissionner aux marchés publics.

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§ 90Ibindi bibujijweProvision

This article bans certain conflicted bidders, committee members, and consultants from participating in a procurement process, and requires bidders to disclose incompatibilities in their bid.

Ingingo ya 90: Ibindi bibujijwe Article 90: Other prohibitions Article 90: Autres interdictions UMUTWE WA III: ISHYIRWA MU BIKORWA RY’AMASEZERANO Y’ISOKO Icyiciro cya mbere: Uburenganzira n’inshingano by’abagiranye amasezerano y’isoko CHAPTER III: CONTRACT EXECUTION CHAPITRE CONTRAT III: EXÉCUTION DU Section One: Rights and obligations of the parties to contract Section première: Droits et devoirs des parties au contrat Akiciro n’inshingano z’urwego rutanga isoko ka mbere: Uburenganzira Subsection One: Rights and obligations of the procuring entity Sous-section première: Droits et devoirs de l’entité de passation de marché Ingingo ya 90: Ibindi bibujijwe Article 90: Other prohibitions Article 90: Autres interdictions Birabujijwe ko: It is prohibited for: Il est interdit: 1º upiganwa, ufite sosiyeti zirenze imwe cyangwa ufite imigabane ingana cyangwa irenga mirongo itanu ku ijana (50%) muri 1º a bidder, operating more than one company or holding shares equal or more than fifty percent (50%) in more than one company, 1º au soumissionnaire propriétaire plus d’une société ou détenant des actions supérieures ou égales à cinquante pour cent (50%) dans plus 101 sosiyeti zirenze y’ipiganwa irenze imwe mu isoko rimwe; imwe, atanga inyandiko 2º upiganwa ahurira mu isoko rimwe n’umubyeyi we, uwo bashakanye, umwana we, imigabane cyangwa amasosiyeti bafitemo ingana cyangwa irenze mirongo itanu ku ijana (50%); 3º abagize akanama gashinzwe gutanga amasoko ya Leta cyangwa undi muntu wese ufite aho ahuriye n’itangwa cyangwa icungwa ry’amasoko ya Leta bagira uruhare mu itangwa cyangwa icungwa ry’isoko ryapiganiwe n’aba bakurikira: Official Gazette no. Special of 07/09/2018 to submit more than one bid for the same tender; d’une société, de déposer plus d’une soumission au même marché public ; 2º a bidder to participate in the same tender with his/ her parent, spouse, child or companies in which they have equal or more than fifty percent (50%) shares; the public members of 3º tender committee or any other person involved in the procurement award process or the management of procurement contract, to take part in tender award in which the following persons have participated: 2º au soumissionnaire de participer à la même soumission que son parent, son conjoint, son enfant ou des sociétés dans lesquelles ils possèdent des actions égales ou supérieures à cinquante pour cent (50%) ; 3º aux membres du comité de passation des marchés publics ou à toute autre personne impliquée dans le processus de passation des marchés ou de gestion du contrat de prendre part à une opération en rapport avec le marché dans lequel ont participé les personnes suivantes : a) uwo bafitanye isano ishingiye ku buvandimwe kugera ku rwego rwa kabiri rutaziguye no ku rwego rwa gatatu ruziguye; a) a person with whom he/she has kinship to the second degree in direct lineal kinship and to the third degree in collateral kinship; a) une personne avec laquelle il a des liens de parenté jusqu’au second degré en ligne directe et au troisième degré en ligne collatérale; b) uwahoze ari umukoresha we keretse iyo hashize imyaka itanu (5) uhereye igihe arekeye kuba umukozi we; b) his/her former employer except after five (5) years he/she ceases to be his/her employee; b) ans qu’il cesse d’être son employé; son ancien employeur sauf après cinq (5) c) uwo bafitanye inyungu z’amafaranga; c) financial interest; a person with whom they have a c) financier; une personne avec laquelle il a un intérêt uwapiganwe d) amasezerano y’isoko nabo cyangwa ateganya kubona akazi cyangwa indi nyungu. afite d) the bidder having an procurement contract with them or expecting employment or any other benefit. Impuguke yahawe akazi n’urwego rutanga isoko ngo irufashe mu gutegura no gushyira mu bikorwa isoko cyangwa sosiyeti ifite ibiyihuza n’iyo impuguke ntiyemerewe kujya mu ipiganwa ryo kugemura ibintu, gukora A consultant who has been hired by a procuring entity to provide consulting services for the preparation or implementation of a tender or a company connected to the consultant shall not 102 d) un soumissionnaire étant en contrat de marché avec eux ou auprès duquel ils sont en démarche pour un emploi ou pour tout autre intérêt. Un consultant qui a été recruté par l’entité de passation de marché pour fournir des services la préparation des études ou à relatifs à l’exécution du marché ou une société ayant une relation avec le consultant n’est pas autorisé pour Official Gazette no. Special of 07/09/2018 imirimo cyangwa serivisi y’impuguke ijyanye n’iryo soko. be allowed to bid for providing goods, works or consultant services related to that tender. la fourniture des biens, des travaux ou des services en résultant ou ayant trait à ce marché. Upiganira isoko agomba kumenyesha mu nyandiko y’ipiganwa, umuyobozi, umukozi cyangwa undi wese ufite imiziro yo kujya mu itangwa ry’isoko apiganira. The bidder has to mention in the bid, a leader, an official or any other person who has incompatibilities to participate in the award of the procurement he/she is competing for. Le soumissionnaire doit mentionner dans l’offre toute autorité, fonctionnaire ou autre personne qui a des incompatibilités pour participer dans l’attribution du marché auquel il soumissionne. Kutubahiriza kimwe mu biteganyijwe muri iyi ngingo bituma amasezerano y’isoko aseswa n’urwego rutanga isoko. Icyakora, iryo seswa ry’amasezerano y’isoko ntirivanaho ibindi bihano biri mu bubasha bw’urwego rutanga isoko cyangwa bw’izindi nzego. Any act contrary to the provisions of this

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§ 91Ihagararirwa ry’urwegoProvision

The procuring entity must be represented by a supervising official during contract execution, and that official may inspect the work and give instructions.

Ingingo ya 91: Ihagararirwa ry’urwego rutanga isoko mu ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko Article 91: Representation of the procuring entity in contract execution Article 91: Représentation de l’entité de passation de marché dans l’exécution du contrat Ingingo ya 91: Ihagararirwa ry’urwego rutanga isoko mu ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko Article 91: Representation of the procuring entity in contract execution Article 91: Représentation de l’entité de passation de marché dans l’exécution du contrat Urwego rutanga isoko rugomba guhagararirwa n’umukozi uko amasezerano ashyirwa mu bikorwa. Uwo mukozi agomba kuba afite uburenganzira bwo: kugenzura ushinzwe The procuring entity must be represented by the supervising official. In that regard, such an official has the right to: L’entité de passation de marché doit être représentée, dans l’exécution du marché, par un fonctionnaire dirigeant. Ce fonctionnaire a le droit: 103 kugera 1º imirimo, ahatunganyirizwa ibikoresho n’aho ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bikorerwa; ahakorerwa gukora igenzura 2º rikenewe ry’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa cyangwa ry’imirimo ikorwa akabikora ku buryo uwatsindiye isoko ariwe wirengera ingaruka zabyo. ushinzwe kugenzura Umukozi uko amasezerano ashyirwa mu bikorwa ni we uba isoko umuhuza hagati y’urwego rutanga n’uwatsindiye isoko kandi agaha amabwiriza uwatsindiye isoko. Official Gazette no. Special of 07/09/2018 to have access 1º the place where activities are being carried out, the place where the materials are being processed and where goods or supplies are manufactured; 1º d’accès au lieu d’exécution des travaux, le lieu de préparation du matériel et le lieu de fabrication des biens ou fournitures; 2º conduct the necessary inspections for goods or supplies to be delivered or works to be performed at the successful bidder’s risks. 2º d’effectuer l’inspection nécessaire des biens ou fournitures à livrer ou des travaux à exécuter, et ce aux risques de l’attributaire du marché. The supervising official liaises between the procuring entity and the successful bidder and gives instructions to the successful bidder. Le fonctionnaire dirigeant est l’interlocuteur entre l’entité de passation de marché et l’attributaire du marché et donne des instructions à l’attributaire du marché. Igenzura rivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo ntirivanaho inshingano z’uwatsindiye isoko. The supervision referred to in Paragraph One of this Article does not exempt the successful bidder from his/her responsibility. L’inspection dont il est question à l’alinéa premier du présent article n’exonère pas l’attributaire de sa responsabilité. Iyo bigaragaye ko amasezerano y’isoko rutanga atubahirijwe, umukozi w’urwego ry’iyubahirizwa isoko ushinzwe ryayo, agahita ayishyikiriza uwatsindiye isoko, ushyiraho umukono ko ayakiriye. raporo kandi abikorera igenzura If it is found out that the contract was not executed, the supervising official makes a report and immediately submits it to the successful bidder with acknowledgement of receipt. Lorsqu’il est constaté que le contrat n’est pas exécuté, le fonctionnaire dirigeant dresse un rapport et immédiatement à l’attributaire du marché avec accusé de réception. transmet le

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§ 92Kongera, kugabanyaProvision

During contract execution, the procuring entity may increase, reduce, or change the contract work, and the contract winner generally must comply.

Ingingo ya 92: Kongera, kugabanya cyangwa guhindura ibigomba gukorwa Article 92: Increasing, reducing or changing deliverables Article 92: Augmentation, réduction ou changement des prestations Ingingo ya 92: Kongera, kugabanya cyangwa guhindura ibigomba gukorwa Article 92: Increasing, reducing or changing deliverables Article 92: Augmentation, réduction ou changement des prestations gihe cy’ishyirwa mu Mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko, urwego rutanga isoko rufite uburenganzira bwo kongera, kugabanya y’ibikorwa cyangwa biteganyijwe mu masezerano y’isoko cyangwa guhindura imiterere y’ibikorwa biteganyijwe guhindura ingano During contract execution, the procuring entity has the right to increase, reduce or change the quantity of activities provided for in the their contract, or even change some of specifications without substantially changing 104 l’exécution du marché, Durant l’entité de passation de marché a le droit d’augmenter, de réduire ou modifier la quantité des prestations leur prévues au contrat, ou de modifier altérer prévues spécifications sans en kubera hadahinduwe impamvu zikomeye cyangwa kubera inyungu rusange. ubwoko bwayo, Official Gazette no. Special of 07/09/2018 their nature, due to important reasons or public interests. substantiellement la nature, et ce pour des raisons importantes ou d’intérêt public. Iryo gabanuka, iyongerwa cyangwa ihindurwa ry’ibikorwa rigomba gukorerwa amasezerano y’inyongera agomba gushyirwa mu bikorwa agendeye ku biciro byo mu masezerano y’ibanze. Such a reduction, increase or change must be subject to an additional contract, which must be executed based on the quotations of the initial contract. telle réduction, Une ou modification doit faire l’objet d’un avenant qui doit être exécuté les conditions financières du contrat initial. augmentation suivant isoko ntashobora Uwatsindiye kwanga gushyira mu bikorwa isoko ryagabanyijwe, ryongerewe cyangwa ryahinduwe, keretse iyo habaye igabanya ry’ikiguzi cy’imirimo kirenze makumyabiri ku (20%) by’ikiguzi ijana cy’isoko rya mbere. mbere kigabanukaho Iyo igabanya, iyongera cyangwa ihindurwa ry’imirimo ritumye ikiguzi cy’imirimo y’isoko rya ibirenze makumyabiri ku ijana (20%), urwego rutanga bafatanya isoko gushyiraho umubare w’indishyi hakurikijwe amafaranga yashowe mu gushyira mu bikorwa imirimo yose ariko iyo ndishyi ntishobora (20%) kurenga makumyabiri ku by’agaciro k’imirimo yavanyweho. n’uwatsindiye isoko ijana

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§ 93Iseswa ry’amasezeranoProvision

A contract may be cancelled if the successful bidder submitted falsified or fraudulent information or documents; separate rules also limit refusals and set compensation when contract changes cut costs by more than 20%.

Ingingo ya 93: Iseswa ry’amasezerano ry’inyandiko ikoreshwa biturutse ku mpimbano n’uburiganya Article 93 Cancellation of the contract due to forged or fraudulent practices Article 93: Annulation du contrat pour usage faux documents et de manœuvres de frauduleuses Akiciro ka 2: Uburenganzira n’inshingano by’uwatsindiye isoko Subsection 2: Rights and obligations of the successful bidder Sous-section 2: Droits et obligations de l’attributaire du marché Ingingo ya cy’amasezerano y’isoko 94: Gupatanisha igice Ingingo ya 93: Iseswa ry’amasezerano ry’inyandiko ikoreshwa biturutse ku mpimbano n’uburiganya Igihe cyose mbere y’uko amasezerano y’isoko atangira cyangwa arimo gushyirwa mu bikorwa, ata agaciro cyangwa agaseswa iyo byemejwe ko uwatsindiye isoko yakoresheje The successful bidder shall not refuse to execute the contract due to such a reduction, increase or change unless the reduction is more than twenty percent (20%) of the cost of the initial contract. L’attributaire du marché ne peut pas refuser l’exécution du marché réduit, augmenté ou modifié, sauf s’il aboutit à une réduction du prix de plus de vingt pour cent (20%) du coût du marché initial. If the reduction, increase or change of the deliverables of the contract results in a reduction of its cost by more than twenty percent (20%) of the initial contract, the procuring entity and the successful bidder negotiate the compensation to be given to the successful bidder depending on the total expense incurred in the execution of the contract but this compensation shall not exceed twenty percent (20%) of the activities that have been reduced. Article 93 Cancellation of the contract due to forged or fraudulent practices At any time before or during the execution of the contract, the contract is cancelled or terminated if it is proved that any information Lorsque la réduction, l’augmentation ou la modification des prestations du marché aboutit à plus de vingt pour cent (20%) du coût du marché initial, l’entité de passation de marché et l’attributaire du marché fixent ensemble le montant de l’indemnisation eu égard aux investissements réalisés pour l’exécution de l’ensemble des prestations, pourtant telle indemnisation ne peut pas dépasser vingt pour cent (20%) de la valeur des prestations réduites. Article 93: Annulation du contrat pour usage faux documents et de manœuvres de frauduleuses Chaque fois avant ou pendant l’exécution du contrat, le contrat est annulé ou résilié de plein droit s’il est établi que les renseignements ou documents fournis par l’attributaire du marché 105 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 inyandiko zigoretse cyangwa yarazibonye mu nzira z’uburiganya. or document submitted by the successful bidder was falsified or fraudulent. sont falsifiés ou fondés sur des manœuvres frauduleuses. amasezerano y’isoko asheshwe Igihe bitaratangazwa, uwari isoko ukurikiyeho byaba bidashoboka rikongera gupiganirwa. rihabwa Once the contract is cancelled and it is not yet published, it may be awarded to the second- ranked bidder or re-advertised. Lorsque le contrat est résilié et qu’il n’est pas encore publié, le marché est attribué au second soumissionnaire ou remis en compétition. Akiciro ka 2: Uburenganzira n’inshingano by’uwatsindiye isoko Subsection 2: Rights and obligations of the successful bidder Sous-section 2: Droits et obligations de l’attributaire du marché Ingingo ya cy’amasezerano y’isoko 94: Gupatanisha igice

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§ 94Sub-contractingProvision

Rules on subcontracting: a successful bidder may subcontract part of the tender unless the tender document says otherwise, but subcontracting cannot exceed 20% and cannot be given to debarred or suspended persons or companies.

Article 94: Sub-contracting Article 94: Sous–traitance Article 94: Sub-contracting Article 94: Sous–traitance igitabo cyerekana uburyo Iyo ipiganwa rikorwa kitabiteganya ukundi, uwatsindiye isoko igice cy’amasezerano y’isoko. gupatanisha ashobora Abayobozi bashyira umukono ku masezerano y’isoko, bagomba gusaba abapiganwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa, kwerekana mu bitabo byabo by’ipiganwa ry’amasezerano y’isoko bifuza ijanisha gupatanisha kandi bakagaragaza abo bantu bifuza gupatanisha na bo. bantu bandi ku If the tender document does not state otherwise, the successful bidder may subcontract a part of the tender. S’il n’y a pas de stipulation contraire dans le dossier d’appel d’offres, l’attributaire du marché peut recourir à la sous-traitance d’une partie du marché. The contracting authorities must, in the tender document, require bidders to indicate in their bids the percentage of the contract they may wish to subcontract to third parties and any proposed sub-contractors. Les autorités contractantes exigent, dans le dossier d’appel d’offres, aux soumissionnaires l’indication dans leurs offres du pourcentage du marché qu'ils envisagent sous-traiter à des tiers et tout sous-traitant proposé. Ipatanisha ntirishobora gukoranwa n’umuntu cyangwa isosiyeti yahejwe mu masoko ya Leta hakurikijwe ibiteganywa n’iri tegeko kandi ntirishobora kurenza makumyabiri (20%) by’agaciro k’amasezerano y’isoko. Sub-contracting shall not, in anyway, be awarded to any person or company that has been debarred or suspended from public procurement in accordance with this Law and shall not exceed twenty percent (20%) of the contract. La sous-traitance ne peut en aucun cas être confiée à une personne ou une société exclue ou suspendue de marchés publics conformément à la présente loi et ne peut dépasser vingt pour cent (20%) du contrat. Uwatsindiye isoko ni we ubazwa imbere ibijyanye n’isoko n’ubwo y’amategeko The successful bidder is the only one liable for contractual obligations even if the obligations L’attributaire du marché reste seul responsable du marché quand bien même l’engagement du 106 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 inshingano z’uwapatanishijwe zaba zarabanje kwemerwa n’urwego rutanga isoko. of the sub-contractor has been agreed by the procuring entity. sous-traitant aurait été accepté par l’entité de passation de marché.

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§ 95Gutanga amasezeranoProvision

A successful bidder may use a signed contract as guarantee for a loan.

Ingingo ya 95: Gutanga amasezerano y’isoko ho ingwate Article 95: Use of contract as a guarantee Article 95: Nantissement d’un contrat Ingingo ya 95: Gutanga amasezerano y’isoko ho ingwate Article 95: Use of contract as a guarantee Article 95: Nantissement d’un contrat isoko Uwatsindiye ashobora gutangaho ingwate amasezerano y’isoko yashyizweho umukono ngo ahabwe Iyo inguzanyo. asheshwe, urwego amasezerano y’isoko rutanga isoko ntacyo rugomba kubazwa. The successful bidder may provide a contract as a guarantee in order to secure a loan if the contract has been signed. If the contract is cancelled, no claim whatsoever is made against the procuring entity. L’attributaire peut présenter en nantissement de créance le contrat lui attribué après sa signature. En cas de résiliation du contrat, l’entité de passation de marché ne peut être tenu responsable de cette créance. Umubare y’imirimo w’amafaranga yapatanishijwe n’uwatsindiye isoko ukurwa ku mafaranga y’isoko kugira ngo hagaragazwe amafaranga y’umwenda ntarengwa uwatsindiye isoko yemerewe gutangaho ingwate. The amount of money that has been subcontracted by the successful bidder is deducted from the total value of the tender in order to establish the maximum amount of the loan the successful bidder is allowed to guarantee the tender. Le montant que l’attributaire du marché envisage d’engager à la sous-traitance est déduit du montant du marché pour déterminer le montant maximum de la créance que l’attributaire du marché est autorisé à donner en nantissement.

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§ 96Gusaba indishyiProvision

The successful bidder may use evidence to support a claim against the procuring entity, but must send written evidence within 7 days after a dispute if they want to preserve the claim right.

Ingingo ya 96: Gusaba indishyi Article 96: Claim for compensation Article 96: Réclamation des indemnités Ingingo ya cy’ubwishingire ku mirimo 97: Gutanga igihe Ingingo ya 96: Gusaba indishyi Article 96: Claim for compensation Article 96: Réclamation des indemnités rw’urwego isoko yemerewe kwifashisha Uwatsindiye ibimenyetso byose kugira ngo agaragaze uruhare isoko asaba kwishyurwa indishyi iyo ariyo yose, yerekana impamvu atubahirije igikorwa iki n’iki cyari mu nshingano ze cyangwa asaba gusubizwa igice cyangwa amafaranga yose yakoresheje. rutanga The successful bidder is allowed to use any evidence to indicate the role of the procuring entity in order to make any claim or show the reasons why he/she did not respect any provisions of the contract or to request for refund of part of or the total amount of money he/she may have spent. L’attributaire du marché est admis à se prévaloir des faits qu’il impute à l’entité de passation de marchés pour réclamer des indemnités ou des dommages et justifier l’inexécution de l’une ou de l’autre de ses obligations, soit pour demander la remise de tout ou partie des fonds utilisés. intérêts, soit pour Iyo impaka zibaye hagati y’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko, mu minsi irindwi (7) ikurikira ivuka ryazo, kugira ngo adatakaza uburenganzira bwe, uwatsindiye isoko agomba kugaragaza ibyo bimenyetso mu nyandiko ashyikiriza urwego rutanga isoko, akagaragaza muri make ingaruka byagira mu bikorwa no ku giciro cy’isoko. If any disagreement arises between the procuring entity and the successful bidder, the latter must, in order not to lose his/her right to claim, be required to provide evidence in writing to the former showing the impact of such disagreement on contract activities and price within seven (7) days following the occurrence of such disagreement. 107 En cas de litige entre l’entité de passation de marchés et l’attributaire du marché, endéans sept (7) jours de la survenance des faits litigieux, l’attributaire doit, sous peine de forclusion, dénoncer ces faits par écrit à l’entité de passation sommairement de marché, l’incidence qu’ils peuvent avoir sur l’exécution et le coût du marché. signalant en isoko ntashobora Icyakora, uwatsindiye kwifashisha impamvu zidaturutse ku rwego rutanga cyangwa uruhagarariye uzwi. ubwarwo isoko Official Gazette no. Special of 07/09/2018 However, the successful bidder shall not be allowed to give reasons that do not arise from the actions of the procuring entity or his/her official representative. Toutefois, aucune réclamation n’est recevable s’elle n’est fondée sur des motifs émanant de l’entité de passation de marchés ou de son représentant officiel. ya Ingingo cy’ubwishingire ku mirimo 97: Gutanga igihe

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§ 97Providing for a duration of theProvision

The guarantee period for works is one year, starting from the day of provisional acceptance, unless the bidding book provides otherwise.

Article 97: Providing for a duration of the guarantee for works Article 97: Allocation du délai de garantie des travaux 11 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Article 97: Providing for a duration of the guarantee for works Article 97: Allocation du délai de garantie des travaux Uretse mu gihe igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kibiteganya ukundi, igihe cy’ubwishingire ku mirimo kigomba kuba umwaka umwe (1) uhereye umunsi iyakirwa ry’agateganyo ry’imirimo ryabereye.

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§ 98Iyubahirizwa ry’ingingoProvision

The successful bidder must follow the tender documents, public procurement rules, and instructions from the supervising official while performing the contract.

Ingingo ya 98: Iyubahirizwa ry’ingingo z’igitabo ipiganwa cyerekana uburyo rikorwa n’ibindi bisabwa mu masoko ya Leta Article 98: Respect of provisions of the tender documents and other requirements in public procurement Article 98: Conformité aux dispositions des dossiers d’appel d’offres et aux autres exigences de marchés publics Ingingo ya 98: Iyubahirizwa ry’ingingo z’igitabo ipiganwa cyerekana uburyo rikorwa n’ibindi bisabwa mu masoko ya Leta gihe cy’ishyirwa mu Mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko, uwatsindiye isoko ibikubiye mu gitabo agomba kubahiriza cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kimwe n’andi mabwiriza agenga amasoko ya Leta n’ibyemezo yahawe n’umukozi ushinzwe kugenzura uko amasezerano ashyirwa mu bikorwa. yahawe Iyo uwatsindiye isoko abonye ko amabwiriza y’akazi n’ingingo agomba z’amasezerano kubimenyesha mu nyandiko urwego rutanga isoko mu minsi cumi n’itanu (15) uhereye ku munsi yaboneyeho ayo mabwiririza. anyuranyije y’isoko, the Unless tender document provides otherwise, the guarantee period for works is one (1) year from the date of provisional acceptance of works. Sauf stipulation contraire du dossier d’appel d’offres, le délai de garantie des travaux est d’une (1) année comptée à partir de la date de réception provisoire des travaux. Article 98: Respect of provisions of the tender documents and other requirements in public procurement Article 98: Conformité aux dispositions des dossiers d’appel d’offres et aux autres exigences de marchés publics While executing the contract, the successful bidder must comply with the tender document as well as any other public procurement regulations and instructions of the supervising official. Dans l’exécution du marché, l’attributaire du marché doit se conformer aux dispositions du dossier d’appel d’offres et à tous les autres règlements sur les marchés publics ainsi qu’aux ordres de service lui donnés par le fonctionnaire dirigeant. If the successful bidder realizes that the operational instructions he/she received are contrary to the provisions of the t contract, he/she must present hi/her grievances in writing to the procuring entity within fifteen (15) days starting from the date of receiving such instructions. Lorsque l’attributaire du marché constate que les ordres de service diffèrent des stipulations du contrat, il doit adresser une notification écrite à l’entité de passation de marchés endéans quinze (15) jours à compter du jour de la réception de ces ordres. 108 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 99Iyubahirizwa ry’amategekoProvision

The successful bidder must follow all applicable laws and make sure staff do too, and must pay workers and third-party goods or services during contract performance.

Ingingo ya 99: Iyubahirizwa ry’amategeko n’amabwiriza ariho Article 99: Respect of laws and regulations in force Article 99: Respect des lois et règlements en vigueur Ingingo ya 99: Iyubahirizwa ry’amategeko n’amabwiriza ariho Article 99: Respect of laws and regulations in force Article 99: Respect des lois et règlements en vigueur isoko Uwatsindiye kubahiriza amategeko yose n’amabwiriza ariho kandi agakora ku buryo abakozi be bayubahiriza. agomba Bitabangamiye ibiteganywa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, uwatsindiye isoko ibicuruzwa agomba kwishyura cyangwa ibigemurwa na serivisi yahawe n’undi muntu mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko. abakozi, Iyo uwatsindiye isoko atishyuye abakozi, ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa na serivisi yahawe n’undi muntu mu gihe cy’ishyirwa mu ry’amasezerano y’isoko, urwego bikorwa rutanga isoko rufatira amafaranga angana n’ubwo bwishyu ku nyemezabuguzi ye kugira ngo rwishyure abo abereyemo imyenda. Urwego rutanga isoko ntacyo rwishyuzwa cyangwa ngo rukurikiranweho gikomotse ku kutubahiriza ayo mategeko n’amabwiriza isoko cyangwa byakozwe n’uwatsindiye n’abakozi be. The successful bidder must respect all Laws and regulations in force and ensure that they are respected by his/her staff. L’attributaire du marché est tenu au respect des lois et règlements en vigueur et veuille à ce que son personnel les respecte. Without prejudice of the provisions of Paragraph One of this Article, the successful bidder must pay all the workers, goods or supplies and services acquired from third parties while executing the contract. Sans préjudice des dispositions de l’alinéa premier du présent article, l’attributaire du marché doit payer tous les travailleurs, les biens ou fournitures et services acquis auprès d’une tierce personne lors de l’exécution du contrat. If the successful bidder does not pay all the workers, goods or supplies and services acquired from third parties while executing the contract, the procuring entity deducts payments equivalent to the amount due from his/her invoice and make such payments. Si l’attributaire du marché ne paie pas tous les travailleurs, biens ou fournitures et services acquis auprès de lors de l'exécution du contrat, l’entité de passation de marchés opère la retenue égale aux sommes en question sur les factures et effectue de tels paiements. tierce personne The procuring entity shall not be held responsible or prosecuted for any breach of any laws and regulations by the successful bidder or his/ her staff. L’entité de passation de marché est quitte de toute réclamation ou poursuite résultant de la violation des lois et règlements commise par l’attributaire du marché lui-même ou par son personnel.

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§ 100Ishyirwa mu bikorwaProvision

A successful bidder must keep each awarded contract moving separately, and one contract’s problems cannot be used to delay or change the others.

Ingingo ya 100: Ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano menshi Article 100: Execution of multiple contracts Article concomitants 100: Exécution des contrats Icyiciro cya 2: Ishyirwa mu bikorwa ry’isoko ry’imirimo Section 2: Execution of the contract for works Section 2: Exécution du contrat de travaux Article causes the cancellation of the contract by the the procuring entity. However, cancellation of the contract does not preclude other sanctions which are in jurisdiction of the procuring entity or other institutions. Tout acte contraire aux dispositions du présent article entraîne l’annulation du contrat par l’entité de passation de marché. Toutefois, l’annulation pas contrat l’application d’autres sanctions rentrant dans la compétence de l’entité de passation de marché ou d’autres institutions. n’empêche du UMUTWE WA III: ISHYIRWA MU RY’AMASEZERANO BIKORWA Y’ISOKO Icyiciro cya mbere: Uburenganzira n’inshingano by’abagiranye amasezerano y’isoko CHAPTER III: CONTRACT EXECUTION CHAPITRE CONTRAT III: EXÉCUTION DU Section One: Rights and obligations of the parties to contract Section première: Droits et devoirs des parties au contrat Akiciro n’inshingano z’urwego rutanga isoko ka mbere: Uburenganzira Subsection One: Rights and obligations of the procuring entity Sous-section première: Droits et devoirs de l’entité de passation de marché Ingingo ya 100: Ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano menshi Article 100: Execution of multiple contracts Article concomitants 100: Exécution des contrats Iyo uwatsindiye isoko yongeye guhabwa irindi soko cyangwa amasoko menshi, isoko rimwe ritandukanywa n’andi ku buryo ishyirwa mu bikorwa ry’imirimo ijyana na ryo, igomba gukomeza gukorwa. If a successful bidder is awarded another tender or several tenders, each tender is considered to be independent from the others and must continue to be executed. Lorsque l’attributaire d’un marché est en même temps attributaire d’un autre marché ou de plusieurs marchés, chaque marché est considéré indépendamment des autres de façon que l’exécution des travaux y relatifs doivent continuer à être exécutés. 109 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingorane zivutse zerekeye rimwe mu masoko ntizishobora gutuma uwatsindiye isoko ahindura cyangwa atinza ishyirwa mu bikorwa ry’andi masoko. The problems faced by the successful bidder while executing one contract shall not in any way be provided as an excuse to change or delay the execution of other different contracts awarded to him/her. En aucun cas, les difficultés qui surviennent au sujet de l’un de marchés ne peuvent autoriser l’attributaire du marché à modifier ou à retarder l’exécution des autres marchés. Urwego rutanga isoko narwo ntirushobora kwitwaza izo ngorane kugira ngo ruhagarike amafaranga rwagombaga kwishyura ku rindi soko, uretse igihe ingorane zavutse mu isoko rimwe zishingiye ku mpamvu zatuma umuntu yamburwa uburenganzira bwo gupiganira amasoko ya Leta. Similarly, the procuring entity shall not cite those problems as an excuse to deny payment of approved invoices for an unrelated tender, the unless debarment of the successful bidder from public tenders. those problems may lead to L’entité de passation de marché ne peut réciproquement se prévaloir de ces difficultés pour suspendre les paiements dus sur un autre marché, excepté les cas où les difficultés qui affectent un de ces marchés peuvent entraîner l’exclusion de cet attributaire de la participation dans les marchés publics. Icyiciro cya 2: Ishyirwa mu bikorwa ry’isoko ry’imirimo Section 2: Execution of the contract for works Section 2: Exécution du contrat de travaux

Section 100Verify source

§ 101Inshingano y’uwatsindiyeProvision

The successful bidder must review the study before contract signing, prepare an operational schedule after validation, and report any flaws or missing details to the procuring entity within 3 working days.

Ingingo ya 101: Inshingano y’uwatsindiye isoko yo kwemeza inyigo Article 101: Responsibility of the successful bidder towards validation of the study Article 101 Responsabilité de l’attributaire de marché d’approuver l’étude Ingingo ya 101: Inshingano y’uwatsindiye isoko yo kwemeza inyigo Article 101: Responsibility of the successful bidder towards validation of the study Article 101 Responsabilité de l’attributaire de marché d’approuver l’étude Mbere yo gushyira umukono ku masezerano y’isoko ry’imirimo, uwatsindiye isoko ahabwa iminsi iteganywa n’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa yo gusuzuma inyigo. Iyo amaze kwemera inyigo, akora ingengabihe ndakuka y’imirimo ishingiye ku miterere yihariye y’igikorwa, ikemeranywa n’impande zombi. Prior to the signing of the contract for works, the successful bidder is allotted the time limit dedicated to the analysis of the study as provided for in the tender document. Upon validation of the study, he /she develops an operational schedule based on the specific features of the works to be thereafter agreed upon by both parties. Avant la signature du contrat de travaux, l’attributaire du marché bénéficie du délai prévu dans le dossier d’appel d’offres pour l'analyse de l’étude. Lors de la validation de l’étude, il élabore un calendrier opérationnel basé les caractéristiques spécifiques des travaux qui, par la suite, fait l’objet de compromis entre les deux parties. sur Iyo uwatsindiye isoko asanze inyigo irimo amakosa agomba gukosorwa cyangwa hari ibyibagiranye bigomba kwitabwaho mbere y’uko ishyirwa mu bikorwa abimenyesha urwego rutanga isoko mu gihe kitarenze iminsi itatu (3) y’akazi kugira ngo rubifateho umwanzuro. Where the successful bidder spots flaws or significant missing details in the study, which need to be addressed prior to the execution of the study, he/she reports them to the procuring entity within three (3) working days for decision. Lorsque l’attributaire du marché constate des défauts ou des détails manquants dans l’étude devant être réglés avant la mise en exécution de cette étude, il les signale à l’entité de passation de marchés endéans trois (3) jours ouvrables pour décision. 110

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§ 102Itangira ry’imirimoCommencement

If work commencement is delayed, the contract usually sets the start date; if instructions are not given within 60 days after signature, the successful bidder may refuse the contract and claim compensation, but must claim within 20 days after that period.

Ingingo ya 102: Itangira ry’imirimo Article 102: Commencement of works Article 102: Démarrage des travaux Ingingo ya 102: Itangira ry’imirimo Article 102: Commencement of works Article 102: Démarrage des travaux Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Uretse igihe itangizwa ry’imirimo rishingiye ku miterere y’ibihe cyangwa izindi mpamvu zidaturutse ku rwego rutanga isoko kandi itariki zituma rumenyesha mu nyandiko, itangizwa ry’imirimo rizaberaho iteganywa mu masezerano y’isoko. Unless the commencement of works depends on weather conditions or other factors beyond the procuring entity’s control, which makes it necessary for the procuring entity to issue in writing instructions for the commencement of works, the date for the commencement of activities is provided for in the contract. ikurikira Icyakora, iyo nta mabwiriza yo gutangira imirimo yatanzwe mu minsi mirongo itandatu ishyirwaho umukono ku (60) masezerano y’isoko cyangwa itariki yo gutangira imirimo yashyizwe nyuma y’iminsi mirongo itandatu (60), uwatsindiye isoko afite uburenganzira bwo kwanga gushyira mu bikorwa amasezerano y’isoko no gusaba indishyi y’igihombo yatewe n’uko gutinda gutangira. Uwatsindiye isoko atakaza ubwo burenganzira ku ndishyi iyo atayisabye mu minsi makumyabiri (20) iminsi mirongo itandatu (60) ivugwa muri iyi ngingo. ikurikira for if no instructions However, the commencement of works are issued within sixty (60) days following the signing of the contract or if the date for the commencement of works is put beyond the period of sixty (60) days, the successful bidder has the right to refuse to execute the contract and claim for compensations for loss caused by such a delay. The successful bidder loses this right if he/she does not claim for it within twenty (20) days following the sixty (60) days mentioned in this Article. À moins que le début des travaux ne soit soumis à des conditions climatologiques ou d’autres facteurs sur lesquelles l’entité de passation de marché n’a pas d’emprise, auquel cas l’ordre de commencer les travaux est donné par l’entité de passation de marché par écrit, la date de commencement de l’exécution des travaux est fixé dans le contrat. Toutefois, lorsque l’ordre de commencer les travaux n’est pas donné endéans soixante (60) jours suivant la signature du contrat ou si la date de commencement des travaux est fixée au-delà de soixante (60) jours, l’attributaire du marché a le droit de dénoncer le contrat et d’exiger la réparation du préjudice causé par ce retard. L’attributaire du marché est toutefois déchu de ce droit s’il n’en use pas endéans vingt (20) jours suivant la date d’expiration des soixante (60) jours indiqués dans le présent article.

Section 102Verify source

§ 103Ubwishingizi bw’imirimoProvision

The successful bidder must give the procuring entity proof of insurance for work accidents within the tender document period and, when asked, proof that insurance premiums were paid.

Ingingo ya 103: Ubwishingizi bw’imirimo Article 103: Insurance for works Article 103: Assurance des travaux Ingingo ya 103: Ubwishingizi bw’imirimo Article 103: Insurance for works Article 103: Assurance des travaux Mu gihe cyashyizweho n’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa, imirimo igitangira, uwatsindiye isoko agomba kugeza ku rwego rutanga isoko inyandiko zigaragaza ko yafashe ubwishingizi bwo kuriha uburyozwe bwaterwa n’impanuka zishobora kugwira umuntu uwo ariwe wese cyangwa umutungo we mu gihe imirimo ikorwa. Within the period provided for by the tender document, the successful bidder must submit documentary evidence to the procuring entity to show that on the very onset of works, he/she has obtained an insurance cover for work accidents which any person or their property may undergo during the process of the execution of the works. Dans le délai fixé par le dossier d’appel d’offres, l’attributaire du marché doit présenter à l’entité de passation de marché les documents établissant qu’il a contracté une assurance couvrant, dès le début des travaux, sa responsabilité pour accidents pouvant survenir à toute personne ou propriété pendant l’exécution des travaux. 111 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Uwatsindiye isoko atanga gihamya y’uko yishyuye imisanzu y’ubwishingizi, igihe cyose abisabwe. The successful bidder provides proof of payment for the insurance premiums, whenever requested to do so. L’attributaire du marché fournit, toutes les fois qu’il en est requis, la preuve de paiement des primes d’assurance échues.

Section 103Verify source

§ 104Gahunda y’ishyirwa muCommencement

Before preliminary works begin, the successful bidder must submit a work-execution plan to the procuring entity.

Ingingo ya 104: Gahunda y’ishyirwa mu bikorwa ry’imirimo Article 104: Planning for the execution of works Article 104: Planification de l’exécution des travaux Ingingo ya 104: Gahunda y’ishyirwa mu bikorwa ry’imirimo Article 104: Planning for the execution of works Article 104: Planification de l’exécution des travaux isoko Mbere yo gutangira imirimo y’ibanze, uwatsindiye agomba gushyikiriza isoko gahunda ateganya urwego rutanga kuzakurikiza mu gushyira mu bikorwa imirimo ijyanye n’isoko yahawe nk’uko biteganywa mu masezerano y’isoko. Iyo gahunda y’imirimo igomba kugaragaza uburyo rusange, buzakoreshwa muri imikorere, umurongo ngenderwaho n’igihe buri gikorwa kizamara. Before the commencement of preliminary works, the successful bidder must submit to the procuring entity the plan of activities for the contract execution of works in accordance with the contract. L’attributaire du marché doit, préalablement aux travaux préliminaires, fournir à l’entité de passation de marchés le programme qu’il se propose de suivre pour l’exécution des travaux selon le contrat. Such plan must contain the general methods, arrangements, order and timing for all the activities in the works. Ledit plan doit contenir les méthodes générales, conditions de travail, l’ordre et le calendrier de toutes les activités dans les travaux.

Section 104Verify source

§ 105Amabwiriza y’inyongeraProvision

If additional instructions are needed, the tender document sets the deadline. If it does not, the procuring entity must issue the instructions within 30 days of the request.

Ingingo ya 105: Amabwiriza y’inyongera y’urwego rutanga isoko Article 105: Procuring entity’s additional instructions Article 105: Instructions supplémentaires de l’entité de passation de marchés Ingingo ya 105: Amabwiriza y’inyongera y’urwego rutanga isoko Article 105: Procuring entity’s additional instructions Article 105: Instructions supplémentaires de l’entité de passation de marchés cyerekana igitabo rikorwa kigena Igihe cyose ari ngombwa gutanga amabwiriza y’inyongera, uburyo ipiganwa igihe agomba gutangirwa. Iyo nta gihe cyagenwe, urwego rutanga isoko rutanga ayo mabwiriza mu minsi mirongo igihe ayo (30) mabwiriza yasabiwe. ikurikira itatu Where additional instructions are necessary, the tender document determines the period within which such instructions have to be issued. If there is no specific period for such instructions, the procuring entity gives the instructions within thirty (30) days from the time they were requested. Chaque fois que des instructions supplémentaires nécessaires doivent être données, le dossier d’appel d’offres fixe le délai durant lequel les être instructions données. Si aucun délai n’a été fixé, l’entité de passation de marché émet ces instructions endéans trente (30) jours à compter de la date à laquelle ces instructions ont été sollicitées. supplémentaires doivent Iyo urwego rutanga isoko rudatanze ayo mabwiriza mu gihe kivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo hakurikizwa ibikubiye mu gitabo cyerekana uko ipiganwa rikorwa. If the procuring entity does not give such instructions within the period provided in Paragraph One of this Article, instructions contained in the tender document apply. Lorsque l’entité de passation de marché n’a pas fourni les instructions dans le délai prévu à l’alinéa premier du présent les dispositions du dossier d’appel d’offres sont d’application. article, 112 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

Section 105Verify source

§ 106Kugaragaza aho imirimoCommencement

Before works start, the successful bidder must mark out the work site, notify the procuring entity in writing, and respect the marked boundaries.

Ingingo ya 106: Kugaragaza aho imirimo izakorerwa Article 106: Demarcating the site for works Article 106: Démarcation du site des travaux Ingingo ya 106: Kugaragaza aho imirimo izakorerwa Mbere yo gutangira imirimo, uwatsindiye isoko agaragaza imbago zerekana aho ibikorwa bye bizakorerwa kandi agashyiraho umubare uhagije w’ibimenyetso bibyerekana. Article 106: Demarcating the site for works Article 106: Démarcation du site des travaux Before the commencement of works, the successful bidder establishes the demarcations showing the area where the works have to be executed and uses a sufficient number of landmarks to show such demarcations. Avant de commencer les travaux, l’attributaire du marché établit des démarcations montrant la zone ou ses travaux vont être exécutés et utilise un nombre suffisant de points de repères. ibyo bikorwa birangiye abimenyesha Iyo urwego rutanga isoko mu nyandiko. Urwego rutanga isoko rufite igihe cy’iminsi cumi n’itanu (15) kugira ngo rugenzure icyo rugasaba gikorwa, uwatsindiye isoko kugira ibyo akosora. Iyo nta cyo urwego rutanga isoko rubivuzeho nyuma y’icyo gihe imbago zerekanywe zifatwa nk’izemewe. ngombwa byaba (15) days When the demarcations have been established, the successful bidder informs the procuring entity in writing. The procuring entity has fifteen site to demarcations and where necessary to request the successful bidder to make some corrections. If the procuring entity does not respond within that period, the demarcations are considered approved. inspect the Lorsque ces opérations sont terminées, il en informe par écrit l’entité de passation de marché. Celui-ci dispose d’un délai de quinze (15) jours pour procéder à leur vérification et, s’il y a lieu, de les faire rectifier par l’attributaire. Lorsque l’entité de passation de marché garde le silence au-delà du délai lui imparti, les démarcations sont réputées approuvées. Uwatsindiye isoko agomba kubahiriza imbago yagaragaje. The successful bidder must respect established demarcations. the L’attributaire du marché doit respecter des repères du tracé.

Section 106Verify source

§ 107Ibiro by’umukozi ushinzweProvision

The successful bidder must provide an office for the supervising official at the works site, unless the tender document says otherwise.

Ingingo ya 107: Ibiro by’umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo Article 107: Supervising official’s office Article 107: Bureau du dirigeant fonctionnaire Ingingo ya 107: Ibiro by’umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo Article 107: Supervising official’s office Article 107: Bureau du dirigeant fonctionnaire Uwatsindiye isoko aha umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo ibiro akoreramo, biri aho imirimo ikorerwa keretse igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kibiteganya ukundi. The successful bidder provides an office to the supervising official at the place where the works are being executed, unless it is provided otherwise by the tender document. L’attributaire du marché met à la disposition du fonctionnaire dirigeant un local lui servant de bureau sur le site même du chantier, à moins qu’il ne soit prévu autrement dans le dossier d’appel d’offres.

Section 107Verify source

§ 108Gukurikirana imirimo buriProvision

The supervising official must monitor the works every day, and a procuring entity may get help from a firm or private person for daily supervision when the works require it.

Ingingo ya 108: Gukurikirana imirimo buri munsi Article 108: Daily supervision of works Article 108: Surveillance quotidienne des travaux 12 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 108: Gukurikirana imirimo buri munsi Article 108: Daily supervision of works Article 108: Surveillance quotidienne des travaux imirimo Umukozi ushinzwe gukurikirana agomba kuyikurikirana buri munsi kugira ngo The supervising official must monitor the works on a daily basis so that no works start without his/her approval. Le fonctionnaire dirigeant est tenu de surveiller tous les jours pour se rassurer qu’il n’y a pas 113 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 hatagira ibikorwa birangira atabibonye ngo abyemeze. d’actes qui démarrent à son insu sans son approbation. Igihe uburemere bw’imirimo bubisaba, urwego rutanga isoko rushobora kwifashisha ikigo cyangwa umuntu wikorera ku giti cye ukurikirana imirimo buri munsi. Depending on the size of the works, the procuring entity may seek assistance from a firm or a private person for the purpose of carrying out a daily supervision of works. Lorsque la nature des travaux l’exige, l’entité de passation de marché peut requérir l’assistance d’une entreprise ou d’une privée pour assurer la surveillance quotidienne des travaux.

Section 108Verify source

§ 109Umutekano w’aho imirimoProvision

The successful bidder must keep the worksite secure throughout the works period.

Ingingo ya 109: Umutekano w’aho imirimo ikorerwa Article 109: Security at the site Article 109: Sécurité sur le chantier Ingingo ya 109: Umutekano w’aho imirimo ikorerwa Article 109: Security at the site Article 109: Sécurité sur le chantier Uwatsindiye gucunga umutekano w’aho imirimo ikorerwa mu gihe cyose imirimo igomba kumara. agomba isoko The successful bidder must ensure the security of the site at all times during the period of execution of works. L’attributaire du marché est tenu d’assurer la sécurité du chantier pendant toute la durée des travaux. Icyakora, iyo hari abantu bagize impanuka cyangwa imitungo yononekaye kubera ibibazo bikomoka ku myigire y’umushinga cyangwa uburyo urwego rutanga isoko rwahatiye isoko gukoresha mu mirimo uwatsindiye y’isoko, bw’ibyononekaye bubazwa urwego rutanga isoko igihe icyo kibazo cyagaragajwe hakurikijwe uburyo buteganywa n’iri tegeko. uburyozwe However, if any person are involved in an accident or property is damaged due to factors resulting from project design or due to instructions imposed on the successful bidder by the procuring entity, the liability resulting from the accident or damage is borne by the procuring entity as long as such a problem was reported by the successful bidder in accordance with the provisions of this Law. Toutefois, lorsque des dommages causés aux personnes ou aux propriétés sont la conséquence d’un risque créé par la conception ou la méthode de construction imposée par l’entité de passation de marchés à la responsabilité incombe à l’entité de passation de marchés tant que tel risque a été signalé conformément aux dispositions de la présente loi. l’attributaire du marché,

Section 109Verify source

§ 110Igitabo cyandikwamoProvision

The supervising official must keep a daily site log book in the office, and the successful bidder must sign it within 5 days of the entries, even if they disagree with them.

Ingingo ya 110: Igitabo cyandikwamo ibikozwe buri munsi Article 110: Daily site log book Article 110: Journal de chantier Ingingo ya 110: Igitabo cyandikwamo ibikozwe buri munsi Iyo imirimo ikorwa igice cyangwa yose hashingiwe ku giciro cya buri murimo cyangwa amafaranga ayigendaho ashingira ku bugenzuzi bwakozwe, cyangwa ari ku biciro by’agateganyo, mu biro by’umukozi ushinzwe gukurikirana igitabo huzuzwa cyandikwamo ibikozwe buri munsi. imirimo Article 110: Daily site log book Article 110: Journal de chantier Where works are executed in part or wholly on the basis of the price of each type of the work or payment for such works is made on the basis of inspections carried out, or on the basis of provisional prices, the supervising official must maintain in his/her office a daily site log book. Lorsque les travaux s’exécutent partiellement ou totalement à prix unitaires, en dépenses contrôlées ou à prix provisoires, il est tenu, au bureau du fonctionnaire dirigeant, un journal de chantier. 114 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ibikubiye mu gitabo cyandikwamo ibikozwe buri munsi kwandikwamo n’ibigomba biteganywa n’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. The content and requirements of the daily site log book are provided for in the tender document. Le dossier d’appel d’offres prévoit le contenu et les exigences du journal de chantier. Uwatsindiye isoko agomba gushyira umukono mu gitabo cyandikwamo ibikozwe buri munsi kiri mu ushinzwe gukurikirana imirimo bitarenze iminsi itanu (5) uhereye ku itariki byandikiwe n’iyo yaba atabyemera. by’umukozi biro ku byanditswe mu Iyo uwatsindiye isoko atabashije gushyira gitabo umukono cyandikwamo ibyakozwe buri munsi mu gihe cyagenwe mu gika kibanziriza iki, bifatwa nk’aho yemeye nta gushidikanya ibyanditswe mu gitabo. The successful bidder must sign the daily site log book in the office of the supervising official within five (5) days from the date the records were written, even if he/she does not agree with the content. L’attributaire du marché est tenu d’apposer sa signature dans le journal de chantier dans le bureau du fonctionnaire dirigeant endéans cinq (5) jours à compter de la date des inscriptions, même s’il ne les accepte pas. If the successful bidder fails to sign the daily site lob book within the period provided for under the preceding Paragraph, he/she is considered to have accepted the content with no objection. Si l’attributaire du marché ne parvient pas à apposer sa signature dans le journal de chantier dans le délai prévu à l’alinéa précédent, il est censé avoir accepté le contenu du journal de chantier sans aucune réserve.

Section 110Verify source

§ 111Raporo y’ibyakozwe buriProvision

The successful bidder must send a daily work report to the procuring entity’s representative.

Ingingo ya 111: Raporo y’ibyakozwe buri munsi Article 111: Daily statement of the work done Article 111: Rapport journalier des travaux exécutés Ingingo ya 111: Raporo y’ibyakozwe buri munsi Article 111: Daily statement of the work done Article 111: Rapport journalier des travaux exécutés Uwatsindiye isoko agomba kugeza buri munsi ku uhagarariye urwego rutanga isoko raporo y’imirimo yakozwe, ibikoresho byakiriwe, umubare w’abakozi ba buri cyiciro bari mu kazi n’imirimo bashinzwe. igaragaza The successful bidder must submit on a daily basis to the representative of the procuring entity a statement of the work done, indicating materials delivered, the number of workers of each category who reported to the site and the work assigned to them. L’attributaire du marché doit remettre au représentant de l’entité de passation de marchés un rapport journalier des travaux exécutés en indiquant les approvisionnements en matériels fournis, le nombre des ouvriers pour chaque catégorie présenté au chantier et les ouvrages auxquels ils sont employés.

Section 111Verify source

§ 112Iyarara n’ibyasenyweProvision

The successful bidder must protect demolition materials from damage, remove them as the work progresses, and pay the transport costs up to 100 meters; beyond that distance, the procuring entity pays.

Ingingo ya 112: Iyarara n’ibyasenywe Article 112: Leftover pieces and rubbles Article 112: Immondices et débris Ingingo ya 112: Iyarara n’ibyasenywe Article 112: Leftover pieces and rubbles Article 112: Immondices et débris n’ibikoresho Iyo mu mirimo ikorwa harimo no gusenya, iyarara biba umutungo w’uwatsindiye isoko keretse iyo igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa cyabigennye ukundi. byasenywe to be executed When works include demolitions, the leftover pieces and rubbles become the property of the successful bidder unless otherwise stipulated in the tender document. Lorsque les travaux à exécuter comportent des démolitions, les immondices et débris deviennent la propriété de l’attributaire du marché sauf stipulation contraire du dossier d’appel d’offres. 115 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 igitabo cyerekana uburyo ipiganwa Iyo rikorwa giteganya ko iyarara n’ibyasenywe byose cyangwa igice cyabyo biba umutungo w’urwego rutanga isoko, uwatsindiye isoko agomba gufata ingamba za ngombwa ngo kwirengera bitangirika. Agomba ingaruka zose z’iyangizwa ryabyo bitewe n’ibikorwa iby’abakozi akoresha. cyangwa kandi bye Where the tender document stipulates that part of or all the leftover pieces and rubbles become the property of the procuring entity, the successful bidder must take all the necessary measures to ensure that such materials and objects are not damaged. He/she is held responsible for any damage to the materials or objects resulting from his/her activities or that of his/her employees. des immondices Si le dossier d’appel d’offres réserve à l’entité de passation de marché la propriété d’une partie ou l’ensemble débris, l’attributaire du marché doit prendre toutes les précautions nécessaires pour en assurer la toute conservation. destruction ou dégradation de ces matériaux causés par son fait ou par le fait de ses employés. répondre de Il doit et Hatitawe ku cyo urwego rutanga isoko ruteganya gukoresha iyarara n’ibyasenywe, isoko agomba kubitwara ku uwatsindiye mafaranga ye akabigeza aho bigomba kubikwa yeretswe n’umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo iyo uburebure bwaho butarengeje metero ijana (100) uvuye ahakorerwa imirimo. Iyo burengeje metero ijana (100), urwego rutanga icyo kiguzi. isoko rugomba kwishingira Whatever the procuring entity plans to do with the materials and objects from the demolition, the successful bidder bears the costs related to their movement to the place where they must be stored as indicated by the supervising official. If such place is not more than one hundred (100) meters from the site. If this distance is beyond one hundred (100) meters, the procuring entity bears the costs. Quelle que soit la destination que l’entité de passation de marché entend donner aux matériaux ou objets provenant des démolitions, tous les frais relatifs à leur mise en dépôt à l’endroit indiqué par le fonctionnaire dirigeant, sont à la charge de l’attributaire, pour toute distance de transport n’excédant pas cent (100) mètres. Au cas où cette distance dépasse cent (100) mètres, l’entité de passation de marché en supporte les frais. igihe Uretse ingingo z’igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa zibiteganya ukundi, uwatsindiye isoko agomba kuvanaho iyarara, imyanda, ibikomoka ku byasenywe n’ibindi bisigazwa by’ibikoresho uko imirimo igenda irangira yahawe n’urwego rutanga isoko. amabwiriza akurikije Unless otherwise provided for in the tender document, the successful bidder must, as works progress, remove the product of demolition, rubble and debris and other materials from the demolition in compliance with the instructions of the procuring entity. Sauf dispositions contraires dans le dossier d’appel d’offres, l’attributaire du marché enlève, au fur et à mesure que les travaux évoluent, les produits de démolitions, gravats et débris en se conformant aux l’entité de passation de marché. instructions de

Section 112Verify source

§ 113Ibivumbuwe mu ikorwaProvision

If anything of value is found during excavation or demolition, it must be promptly reported to the procuring entity, which decides what happens to it.

Ingingo ya 113: Ibivumbuwe mu ikorwa ry’imirimo Article 113: Discoveries during execution of works the Article 113: Découvertes au cours des travaux Ingingo ya 113: Ibivumbuwe mu ikorwa ry’imirimo Article 113: Discoveries during execution of works the Article 113: Découvertes au cours des travaux Ikintu cyose cy’agaciro kivumbuwe igihe imirimo yo gucukura cyangwa hakorwa gusenya kigomba guhita kimenyeshwa urwego rutanga isoko rukagena icyo ruzagikoresha. Anything of value discovered during the excavation or demolition must be promptly notified to the procuring entity which decides what to do with it. Toute découverte de valeur faite dans les fouilles ou dans les démolitions doit être portée sur le champ à la connaissance de l’entité de passation de marché qui décide de son sort. 116 n’ikoranabuhanga Ibikorwa by’ubugeni, ibiranga umuco wa kera, amateka, imidari, ibiceri bya kera n’ibindi rwego bikoresho byose by’agaciro mu rw’ubuhanga kimwe n’ibikoresho by’imbonekarimwe cyangwa bikozwe mu mabuye y’agaciro bivumbuwe mu gihe cy’ikorwa ry’imirimo cyangwa isenywa, bigomba kuba umutungo bwite w’urwego rutanga isoko kandi ugakorerwa ihererekanya hagati y’uwatsindiye isoko n’umukozi ushinze gukurikirana imirimo cyangwa n’uhagarariye urwego rutanga isoko. Iyo habaye amakimbirane, urwego rutanga isoko ni rwo rufata icyemezo ku buryo budasubirwaho.

Section 113Verify source

§ 114KwemezaProvision

A successful bidder may not use contract materials without prior approval from the supervising official.

Ingingo ya 114: Kwemeza bigomba gukoreshwa ibikoresho Article 114: Approval of materials to be used Article 114: Approbation des matériaux à utiliser Ingingo ya 114: Kwemeza bigomba gukoreshwa ibikoresho Uwatsindiye isoko ntagomba gukoresha ibikoresho byagenwe bitabanje kwemezwa n’umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo. Urwego rutanga isoko rushobora gukoresha ubundi buryo byemewe mu kugenzura ubwiza n’ingano y’ibikoresho. rya n’igenzura Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa giteganya tekiniki ry’ibikoresho n’ibindi bicuruzwa cyangwa ibigemurwa. Iyo umwe mu bagiranye amasezerano y’isoko anenze ibyavuye muri iryo genzura, buri wese mu bagiranye amasezerano y’isoko afite uburenganzira bwo gukoresha rikorwa isuzumampinyuza n’impande rwumvikanyweho n’urwego zombi, ikiguzi cyishyurwa n’uwasabye ko rikorwa. Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Artworks, antiquities, archaeological objects, medals, ancient coins and any other valuable objects in the area of science and technology as well as rare or objects made from precious materials, discovered during execution or demolition, must become the property of the procuring entity and handed over to the supervising official or the procuring entity’s representative. Les objets d’art, archéologiques, historiques, numismatiques ou autres, présentant un intérêt scientifique et technologique, de même que les objets rares ou en matière précieuse, trouvés dans les fouilles ou dans les démolitions, restent la propriété de l’entité de passation de marché et sont soumis à la procédure de remise et reprise entre l’attributaire du marché et le fonctionnaire dirigeant ou le représentant de l’entité de passation de marché. If any dispute arises, the procuring entity makes a final ruling. En cas de contestation, l’entité de passation de marché prend sa décision souverainement. Article 114: Approval of materials to be used Article 114: Approbation des matériaux à utiliser Materials to be used by the successful bidder shall not be used without prior approval by the supervising official. The procuring entity may use any means deemed to be useful to determine the quality and quantity of materials. The tender document provides for inspection that includes technical verification of materials and other goods or supplies. If anyone of the contracting parties disagrees with the results of technical verification, he/she has the right to sanction a counter verification conducted by an institution agreed upon between the two parties but the cost is borne by the party that requests for such counter verification. Les matériaux que l’attributaire du marché compte utiliser, ne peuvent être mis en œuvre sans approbation préalable du fonctionnaire dirigeant. L’entité de passation de marché peut user de tous les moyens d’investigation utiles au contrôle de qualité et de quantité des matériaux. la vérification Le dossier d’appel d’offres prévoit des essais comportant technique des matériaux et autres biens ou fournitures. En cas de contestation de l’une ou l’autre partie du résultat des essais, chacun des contractants est en droit de demander un contre-essai, lequel est effectué par une institution convenue par les deux parties mais ce aux frais de la partie requérante. 117 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

Section 114Verify source

§ 115Uburiganya n’inengeProvision

If fraud or defect is suspected, the successful bidder must demolish and rebuild the works.

Ingingo ya 115: Uburiganya n’inenge Article 115: Fraud and defect Article 115: Fraudes et malfaçons Ingingo ya 115: Uburiganya n’inenge Article 115: Fraud and defect Article 115: Fraudes et malfaçons Iyo habayeho gukemanga ko imirimo yakoranywe uburiganya n’inenge, uwatsindiye isoko ategekwa gusenya inyubako no kongera kuyubaka. Ikiguzi kijyanye n’isenywa no kongera kubaka cyishyurwa n’uwatsindiye isoko iyo ibyakemanzwe bibaye impamo cyangwa n’urwego rutanga isoko mu gihe bigaragaye ko ikemanga ritari rifite ishingiro. The successful bidder is, upon suspicion of fraud or defect, required to demolish the works executed and to reconstruct them. Cost for such demolition and reconstruction is borne by the successful bidder depending on whether suspicion is found to be true or by the procuring entity depending on whether suspicion is found to be not true. L’attributaire du marché, en cas de soupçon de fraude ou de malfaçon, est demandé de démolir les travaux exécutés et de les reconstruire. Les frais d’une telle démolition et reconstruction sont à la charge de l’attributaire du marché suivant que le soupçon se trouve vérifié ou de l’entité de passation de marché, suivant que le soupçon se trouve non vérifié.

Section 115Verify source

§ 116GuhagarikaProvision

This article allows temporary suspension of works by the procuring entity or the successful bidder, but the suspension must not last more than 30 days.

Ingingo ya 116: Guhagarika by’agateganyo imirimo Article 116: Temporary suspension of works Article 116: Suspension travaux temporaire des Ingingo ya 116: Guhagarika by’agateganyo imirimo Article 116: Temporary suspension of works Article 116: Suspension travaux temporaire des Icyemezo by’agateganyo gishobora gufatwa: guhagarika cyo imirimo The decision to suspend the works temporarily may be made: La décision de suspendre temporairement les travaux peut être prise: 1º rusange z’igihugu; n’urwego rutanga isoko ku nyungu 1º interests; by the procuring entity for public 1º cause d’intérêt public; par l’entité de passation de marché, pour 2º biteganywa n’iri tegeko. n’uwatsindiye isoko ashingiye ku 2º with the provisions of this Law. by the successful bidder in accordance 2º marché conformément aux dispositions de la présente loi. l’attributaire par du imirimo Guhagarika by’agateganyo ntibigomba kurenza iminsi mirongo itatu (30) iminsi yavuzwe, ikurikirana; amasezerano y’isoko ahita aseswa nta mpaka. iyo birenze cyo guhagarika Icyakora, iyo urwego rutanga isoko rufashe icyemezo imirimo iminsi by’agateganyo mu gihe kirenze mirongo itatu (30), impande zombi zumvikana ku ngamba zafatwa mu rwego rwo kwirinda igihombo cyaturuka kuri iryo hagarikwa. The temporary suspension of works shall not exceed thirty (30) days; if it exceeds those days, the contract is automatically terminated. La suspension temporaire des travaux ne peut pas dépasser trente (30) jours; passé ce délai, le contrat est automatiquement résilié. However, if the procuring entity takes a decision to suspend the works temporarily for a period exceeding thirty (30) days, both parties agree on measures to be put in place in order to avoid any loss which may results from such a suspension. Toutefois, lorsque la suspension est décrétée par l’entité de passation de marché pour un délai de plus de trente (30) jours, les deux parties se conviennent des mesures à prendre afin d’éviter le préjudice éventuel de cette suspension. Igihe cy’ihagarikwa ry’imirimo ry’agateganyo kigomba kongerwa kucyo kurangiza imirimo The period during which the works are suspended results into the extension of the Le délai de suspension temporaire des travaux la prolongation du délai entraîne d’office 118 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 giteganyijwe mu masezerano y’isoko igihe cyose kurangiza imirimo bidahuriranye n’igihe hafatiwe icyemezo cyo guhagarika imirimo by’agateganyo. execution period of the contract as long as the contractual period did not coincide with the date the decision to temporarily suspend the works was taken. d’exécution pour autant que le délai contractuel ne soit expiré au jour de la décision de la suspension temporaire.

Section 116Verify source

§ 117Ingamba zigomba gufatwaProvision

If works are temporarily suspended, the successful bidder must protect completed works and materials from damage at its own cost.

Ingingo ya 117: Ingamba zigomba gufatwa igihe imirimo ihagaze by’agateganyo Article 117: Measures to be taken in case of temporary suspension Article 117: Mesures devant être prises en cas de suspension temporaire Ingingo ya 117: Ingamba zigomba gufatwa igihe imirimo ihagaze by’agateganyo Article 117: Measures to be taken in case of temporary suspension Article 117: Mesures devant être prises en cas de suspension temporaire imirimo Iyo by’agateganyo, ihagaze uwatsindiye isoko agomba gufata ingamba za ngombwa zigamije kurinda no kwita ku mutekano gukorwa w’ibimaze n’uw’ibikoresho no kubirinda kononekara akoresheje amafaranga ye bwite. When the execution of works is temporarily suspended, the successful bidder must at his/her own costs take sufficient measures to insure the security of works already executed and materials and to protect them from degradation. Durant la suspension temporaire des travaux, l’attributaire du marché est tenu de prendre, à ses frais, toutes les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des travaux déjà exécutés et des matériaux et les protéger contre toute dégradation. Iyo imirimo ihagaze by’agateganyo, urwego guhagarika rutanga ryo by’agateganyo gukurikirana iyo mirimo. rwihutira uwatsindiye isoko isoko When works are temporarily suspended, the procuring entity suspends temporarily the successful bidder for the supervision of works. En cas de suspension temporaire des travaux, l’entité de passation de marché procède à la suspension temporaire de l’attributaire du marché de supervision des travaux.

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§ 118Impamvu zitunguranyeProvision

The successful bidder must assess site soil conditions, prepare the bid accordingly, bear related execution costs, and notify the procuring entity in writing if unexpected technical or geological obstacles arise.

Ingingo ya 118: Impamvu zitunguranye Article 118: Unexpected circumstances Article 118: Circonstances inattendues Ingingo ya 118: Impamvu zitunguranye Article 118: Unexpected circumstances Article 118: Circonstances inattendues iri Hakurikijwe tegeko, ibikubiye muri uwatsindiye isoko agomba kuba azi ubwoko bw’ubutaka bw’aho ibikorwa bikorerwa kandi inyandiko y’ipiganwa akaba yarateguye akurikije isuzuma, hamwe n’imibare ubwe yakoze. ibyavuye mu In accordance with provisions of this Law, the successful bidder must know the nature of the soil at the site and to have prepared his/her bid in accordance with findings of the analysis and his/her own calculations. Conformément aux dispositions de la présente loi, l’attributaire du marché est censé connaître la nature du sol du lieu d’exécution des travaux et doit avoir établi son offre sur base des résultats d’analyses et ses propres calculs. Kubera izo mpamvu, imirimo yose ikozwe, ingamba afata n’amafaranga ajyana no gushyira mu bikorwa harimo iyerekeye gutuma ubutaka butariduka, kuvana no gusubiza insinga n’ibitembo aho yabikuye, byose byishingirwa n’uwatsindiye isoko. imirimo Accordingly, all works executed, measures taken and costs inherent in the performance of works including those intended to prevent the subsidence of the ground, displacement and reinstallation of cables and pipes into their original locations are borne by the successful bidder. En conséquence, tous les travaux exécutés, mesures et frais inhérents à la bonne exécution du marché y compris les travaux visant à empêcher les éboulements de terre, le déplacement et la remise en place des câbles et des tuyaux de canalisations, sont à la charge de l’attributaire du marché. 119 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Icyakora, iyo mu gihe cyo gukora imirimo, uwatsindiye isoko ahuye n’imbogamizi zo mu rwego rwa tekiniki cyangwa zo mu rwego rw’imiterere y’ubutaka bw’aho akorera imirimo ye harimo ibisigarira by’inyubako za kera cyangwa ikidendezi cy’amazi atakekaga ko bihari kandi uwatsindiye isoko akaba atarashoboraga kubiteganya nubwo byari bihasanzwe mbere yo gushyira umukono ku iyo asanga masezerano y’isoko, agomba, andi mafaranga bizasaba y’inyongera, cyangwa iyongerwa ry’igihe cyo gukora imirimo ijyanye n’isoko, kubimenyesha mu isoko nk’uko nyandiko urwego biteganywa n’iri tegeko. rutanga the contract, However, where in the course of the execution of successful bidder the encounters technical or geological obstacles including the remains of old buildings or a pond of water, which could not have been they reasonably anticipated even existed before the signing of the contract and if he/she believes such obstacles would result into additional costs or extension of the execution period of the contract, he/she must notify in writing the procuring entity in accordance with the provisions of this Law. though insoupçonnée, Toutefois, si au cours de l’exécution des travaux, l’attributaire du marché rencontre des obstacles d’ordre technique ou géologique y compris des vestiges de constructions anciennes ou une nappe d’eau lesquels ne pouvaient raisonnablement pas être prévus bien qu’ils fussent préexistantes à la conclusion du contrat et s’il estime que cette situation nécessite des frais supplémentaires ou une prolongation des délais d’exécution du marché, il doit les notifier par écrit de marché conformément aux dispositions de la présente loi. passation l’entité de isoko asobanura neza Mu kubimenyesha urwego rutanga isoko, iyo uwatsindiye mbogamizi, yerekana ku buryo burambuye ingaruka ingamba zishobora kuzabaho, ateganya gufata cyangwa yifuza gufata hamwe n’ingano y’igihe cy’ubukererwe bishobora gutera ko byabangamira bikorwa ry’imirimo. ishyirwa mu atekereza cyangwa ibindi In its notification to the procuring entity, the the successful bidder must fully explain obstacle in question, indicating in detail the impact such obstacles may have, the measures he/she plans or intends to take, as well as the length of delay that this is likely to cause and any other hindrance that may create a negative impact on the execution of works. Dans sa notification à l’entité de passation de marché, l’attributaire du marché doit préciser l’obstacle en question, en indiquant en détail les effets prévisibles, les mesures prises ou à prendre ainsi que l’ampleur du retard que cela va occasionner et autre impact négatif que cette situation peut avoir sur l’exécution des travaux. Urwego rutanga isoko rufite uburenganzira busesuye bwo kongera igihe cyo gukora iyo zerekeye mirimo, gusubira ku ngingo amafaranga yagenewe akoresheje gusesa amasezerano amasezerano y’isoko cyangwa kwanga ibyo asabwa n’uwatsindiye isoko iyo abona ko bidafite ishingiro. isoko y’inyongera, The procuring entity has the rights to extend the period of the execution of the contract, to revise Articles concerning the pricing by means of an additional contract, terminate the contract or reject the claims of the successful bidder if he/she believes such claims are not relevant. 120 L’entité de passation de marché a le droit de prolonger le délai d’exécution, réviser par avenant les articles concernant le prix, résilier le contrat ou réclamations de l’attributaire du marché s’il les estime non fondées. rejeter les Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 119Kunanirwa kurangizaProvision

A successful bidder may be treated as failing the contract if the works are not completed on time, are suspended so they will not finish on time, or written instructions from the procuring entity are not followed.

Ingingo ya 119: Kunanirwa kurangiza imirimo k’uwatsindiye isoko Article 119: Failure by the successful bidder to execute the contract Article 119: Défaut pour l’attributaire du marché d’exécuter le marché Ingingo ya 119: Kunanirwa kurangiza imirimo k’uwatsindiye isoko Article 119: Failure by the successful bidder to execute the contract Article 119: Défaut pour l’attributaire du marché d’exécuter le marché Uwatsindiye kurangiza imirimo y’isoko yatsindiye iyo: isoko afatwa nk’uwananiwe The successful bidder is regarded as having failed tender obligations, if: to execute in his/her the L’attributaire du marché est considéré comme ayant manqué à ses obligations d’exécuter le marché si: 1º imirimo itararangira neza mu gihe giteganyijwe mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa cyangwa ku bihe ibice runaka by’imirimo byagombaga kurangirira; 1º the works are not fully completed within the period provided for by the tender document or within the period within which specified sections of the works were to be completed; 1º les travaux ne sont pas complètement achevés dans le délai prévu dans le dossier d’appel d’offres ou dans les délais dans lesquels les sections spécifiques des travaux devraient être achevées; 2º imirimo isubitswe gukorwa ku buryo bugaragaza ko izaba itararangira mu gihe giteganyijwe; 2º the works are suspended in a manner that they shall not be completed within the period provided for by the contract; 2º les travaux sont suspendus de façon qu’ils ne doivent pas être achevés dans les délais prévus dans le contrat; atubahirije 3º yanditse yahawe n’urwego rutanga isoko mu buryo bwemewe n’amategeko. amabwiriza 3º lawfully received from the procuring entity. he/she contravenes written instructions 3º il ne respecte pas les instructions écrites légalement reçues de l’entité de passation de marché. Kunanirwa kurangiza imirimo k’uwatsindiye isoko bigaragazwa muri raporo yanditse ikorwa n’umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo nk’uko biteganywa n’iri tegeko. The failure by the successful bidder to execute the contract is communicated in a written report by the supervising official as provided for by this Law. l’attributaire du marché Le défaut pour d’exécuter le marché est communiqué dans un rapport écrit par le fonctionnaire dirigeant tel que prévu par la présente loi. Uwatsindiye isoko ahabwa iminsi cumi n’itanu (15) y’akazi uhereye igihe yaboneye raporo igaragaza ko yananiwe kurangiza imirimo y’isoko yeguriwe kugira ngo yikosore cyangwa agaragaze, mu nyandiko impamvu yireguza. Iyo atagize icyo ayivugaho mu gihe yahawe, bifatwa nk’aho yemeye ibikubiye muri raporo. Iyo uwatsindiye isoko atagize icyo akora ku byo yasabwe, urwego rutanga isoko rufata icyemezo rubona gikwiye. The successful bidder is given fifteen (15) working days from the date of receipt of the report showing his/her failure to execute the contract so that he/she corrects his/her mistakes or otherwise defend himself/herself in writing. Failure to react to the report within the given time, it is assumed that he/she has accepted the content of the report. If the successful bidder the the does not correct procuring entity may take any decision deemed appropriate. requirements, 121 L’attributaire du marché dispose d’un délai de quinze (15) jours ouvrables à partir de la date de réception du rapport de constat d’une défaillance d’exécution de marché pour se corriger ou présenter par écrit ses moyens de défense. Le silence gardé au-delà du délai imparti vaut reconnaissance Si l’attributaire ne corrige pas ses manquements, l’entité de passation de marché peut prendre toute mesure qu’il juge appropriée. constatés. faits des Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Uwatsindiye isoko ntafatwa nk’uwarinaniwe iyo impamvu zatumye arinanirwa zaturutse ku rwego rutanga isoko. The successful bidder is not considered as having failed to execute the contract if such failure resulted from the procuring entity. L’attributaire du marché n’est pas réputé avoir manqué à l’exécution du marché lorsque ce manquement a été entraîné par l’entité de passation de marché.

Section 119Verify source

§ 120Isimburwa ry’uwatsindiyeOffence

If the successful bidder does not correct mistakes or submit a written defense within 15 days, the procuring entity may complete the works itself or hire someone else.

Ingingo ya 120: Isimburwa ry’uwatsindiye isoko Article 120: Replacement of the successful bidder Article 120: Remplacement de l’attributaire du marché Ingingo ya 120: Isimburwa ry’uwatsindiye isoko Article 120: Replacement of the successful bidder Article 120: Remplacement de l’attributaire du marché Haseguriwe ibiteganywa mu ngingo z’ibihano ziteganywa muri iri tegeko, iyo uwatsindiye isoko arengeje iminsi cumi n’itanu (15) atarikosora cyangwa ngo agaragaze mu nyandiko impamvu yireguza, urwego rutanga cyo isoko kurangiza imirimo hakoreshejwe uburyo bwa reji kandi bibaye ngombwa hagakoreshwa ibikoresho n’abakozi by’uwatsindiye isoko. rushobora gufata icyemezo Subject to the penalty provisions in this Law, if the successful bidder goes beyond the period of fifteen (15) days without correcting his/her mistakes defending himself/herself in writing, the procuring entity may decide to complete the works by force account and, if necessary use the materials and workers of the successful bidder. otherwise or Iyo urwego rutanga isoko rusanze ari byo bihendutse, rushobora kugirana amasezerano y’isoko n’undi muntu. Ikiguzi cyo kurangiza isoko imirimo cyishyurwa n’uwatsindiye kandi akirengera ingaruka zose byatera nk’uko biteganywa muri iri tegeko. The procuring entity may as well, if it finds it more economical, sign a contract with another person. In any case, the cost for the completion of the works is borne by the successful bidder who also bears all the consequences that may arise as provided for by this Law. Mbere y’uko ibiteganywa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo bishyirwa mu bikorwa, urwego rutanga isoko rutumira uwatsindiye isoko kandi rugakora raporo igaragaza aho imirimo yari igeze n’ibikoresho bihari. Iyo raporo igomba gushyirwaho umukono n’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko iyo ahari. Nyuma urwego rutanga isoko rushyikiriza isoko urutonde rw’ibikoresho uwatsindiye n’abakozi kurangiza bizakoreshwa mu imirimo igihe ari ngombwa. Before the implementation of the provisions of the Paragraph One of this Article, the procuring entity invites the successful bidder and make a report showing the progress of the works and the materials at the site. The report is signed by the procuring entity and the successful bidder, if present. Thereafter, the procuring entity presents to the successful bidder a list of materials and workers that may be used to complete the works, where necessary. 122 Sous réserve des dispositions des pénalités prévues dans la présente loi, lorsque l’attributaire du marché dépasse le délai de quinze (15) jours sans se corriger ou sans présenter par écrit ses moyens de défense, l’entité de passation de marché peut décider de terminer l’exécution des travaux en régie et en cas de besoin utiliser les matériaux et le personnel de l’attributaire du marché. L’entité de passation de marché peut, s’il le juge plus économique, conclure un nouveau contrat avec une autre personne. Quoi qu’il en soit, le prix d’achèvement des travaux est supporté par l’attributaire du marché défaillant qui est aussi responsable des conséquences qui en découlent conformément aux dispositions de la présente loi. Avant la mise en application des dispositions de l’alinéa premier du présent article, l’entité de passation de marché invite l’attributaire du marché et fait un rapport sur l’état des travaux réalisés ainsi que sur les matériaux se trouvant sur le chantier. Le rapport est signé par l’entité de passation de marché et l’attributaire s’il est présent. L’entité de passation de marché fait parvenir ensuite à l’attributaire du marché, le relevé des matériaux et du personnel qui peuvent être utilisés si nécessaire. Official Gazette no. Special of 07/09/2018

Section 120Verify source

§ 121Ibyiciro by’iyakirwa kuProvision

A tender document may provide for partial provisional acceptance, provisional acceptance, and final official acceptance of all works.

Ingingo ya 121: Ibyiciro by’iyakirwa ku mugaragaro ry’imirimo Article 121: Types of official acceptance of works Article 121: Types de réceptions officielles des travaux 13 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 121: Ibyiciro by’iyakirwa ku mugaragaro ry’imirimo Article 121: Types of official acceptance of works Article 121: Types de réceptions officielles des travaux Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora guteganya iyakirwa ry’agateganyo ry’igice cy’imirimo, iyakirwa ry’agateganyo n’iyakirwa burundu ry’imirimo yose. A tender document may provide for a partial provisional provisional acceptance and a final official acceptance of entire works. acceptance, a Le dossier d’appel d’offres peut prévoir une réception provisoire partielle, une réception provisoire et une réception définitive de tous les travaux.

Section 121Verify source

§ 122Kwakira by’agateganyoCommencement

Partial provisional acceptance lets the procuring entity take possession of and use the accepted part of the works.

Ingingo ya 122: Kwakira by’agateganyo igice cy’imirimo Article 122: Partial provisional acceptance of works Article 122: Réception provisoire partielle des travaux Ingingo ya 122: Kwakira by’agateganyo igice cy’imirimo Article 122: Partial provisional acceptance of works Article 122: Réception provisoire partielle des travaux Iyakirwa ry’agateganyo ry’igice cy’imirimo rikorwa ku gice runaka cy’imirimo kandi riha urwego rutanga isoko uburenganzira bwo kumurikirwa no gukoresha igice cy’imirimo yakiriwe. Partial provisional acceptance of works concerns part of given works and enables the procuring entity to take possession and utilize the part of works accepted. La réception provisoire partielle des travaux porte sur une partie ou un tronçon de l’ouvrage et permet à l’entité de passation de marché de prendre possession de la partie des travaux reçue et de l’utiliser. zo gusa inshingano Icyakora, guhera icyo gihe uwatsindiye isoko agumana gusana ibyangiritse biturutse ku nenge cyangwa imyubakire mibi no gusubiramo amakosa y’iyakirwa yagaragajwe mu ry’agatenganyo Izo nshingano arazikomeza mu gihe cyose cy’ubwishingire ku burambe buteganywa muri iri tegeko. ry’igice cy’imirimo. nyandiko cy’ubwishingire ku byahinduwe burambe Igihe bw’ibyakozwe cyangwa byasanwe gitangira kubarwa guhera ku itariki byakozwe ku buryo bunyuze urwego rutanga isoko. However, from the date of that possession, the successful bidder is only responsible for the repairs resulting from construction defects or poor workmanship and to make the corrections the partial provisional pointed out acceptance report. Such responsibility applies during the period covered by durability guarantee in accordance with this Law. in The period for the durability guarantee for all components replaced or repaired begins to run from the date on which these operations were executed to the satisfaction of the procuring entity. Toutefois, à partir de la date de prise de possession par l’entité de passation de marché, l’attributaire du marché n’est tenu responsable qu’à la réparation des seuls dommages résultant de vices de construction ou de malfaçon, et à la levée des remarques formulées lors de la réception provisoire partielle. Une telle obligation s’applique pendant toute la période de garantie prévue dans la présente loi. Le délai de garantie pour tous les éléments remplacés ou remis en état commence à courir dès la date à laquelle l’opération a été effectuée à la satisfaction de l’entité de passation de marché. 123 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

Section 122Verify source

§ 123Kwakira imirimo yoseProvision

This provision says provisional acceptance covers the entire works and is done in the same way, with the same effects, as partial provisional acceptance.

Ingingo ya 123: Kwakira imirimo yose by’agateganyo Article 123: Provisional acceptance of entire works Article 123: Réception provisoire de tous les travaux Ingingo ya 123: Kwakira imirimo yose by’agateganyo Article 123: Provisional acceptance of entire works Article 123: Réception provisoire de tous les travaux Kwakira imirimo yose by’agateganyo bireba igikorwa cyose kandi bigakorwa nk’uko kwakira igice cy’imirimo by’agateganyo bikorwa n’inkurikizi zikaba zimwe. Provisional acceptance of works concerns the entire works and is carried out in the same manner and has the same effects as the partial provisional acceptance of works. La réception provisoire porte sur l’ensemble des travaux et se réalise dans les mêmes conditions avec les mêmes effets que celles de la réception provisoire partielle.

Section 123Verify source

§ 124Igihe cy’ubwishingire kuProvision

The guarantee period for works is one year from the day of provisional acceptance, unless the tender-procedure book says otherwise.

Ingingo ya 124: Igihe cy’ubwishingire ku mirimo Article 124: Duration of the guarantee for works Article 124: Délai de garantie des travaux Igihe cyo kwakira Ingingo ya 124: Igihe cy’ubwishingire ku mirimo Article 124: Duration of the guarantee for works Article 124: Délai de garantie des travaux igihe Uretse igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kibiteganya ukundi, igihe cy’ubwishingire ku mirimo kigomba kuba umwaka umwe (1) uhereye umunsi iyakirwa ry’agateganyo ry’imirimo ryabereyeho. Igihe cyo kwakira

Section 124Verify source

§ 125Period of provisional or partialOffence

The successful bidder must request provisional acceptance in writing if the works finish early or late, and the procuring entity must decide within 20 days. If that period is missed, delay compensation applies.

Ingingo ya 125: by’agateganyo imirimo yose cyangwa igice cyayo Article 125: Period of provisional or partial provisional acceptance of works Article 125: Délai de réception provisoire ou de réception provisoire partielle des travaux Ingingo kutakirwa ya 126: Imirimo ishobora Ingingo ya 125: by’agateganyo imirimo yose cyangwa igice cyayo the Unless tender document provides otherwise, the guarantee period for works is one (1) year from the date of provisional acceptance of works. Sauf stipulation contraire du dossier d’appel d’offres, le délai de garantie des travaux est d’une (1) année comptée à partir de la date de la réception provisoire. Article 125: Period of provisional or partial provisional acceptance of works Article 125: Délai de réception provisoire ou de réception provisoire partielle des travaux Kwakira by'agateganyo imirimo yose cyangwa igice cyayo bikorwa mu minsi makumyabiri (20) ikurikira umunsi wemejwe wo kurangiza imirimo cyangwa igice cyayo. Iyo imirimo irangiye mbere cyangwa nyuma y'iyo tariki, uwatsindiye isoko agomba kubimenyesha mu nyandiko umukozi ushinzwe gukurikirana ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano kandi agasaba ko imirimo yakirwa by'agateganyo. Provisional or partial provisional acceptance of works takes place within twenty (20) days following the date provided for the completion of works or part of the works. If works are completed before or after that date, the successful bidder informs the supervising official in writing, and he/she uses this opportunity to request for the provisional acceptance of works. La réception provisoire ou la réception provisoire partielle intervient dans les vingt (20) jours qui suivent le jour fixé pour l’achèvement des travaux ou de la partie ou tronçon de l’ouvrage. Si les travaux sont terminés avant ou après cette date, il appartient à l’attributaire d’en aviser, par écrit, le fonctionnaire dirigeant et de demander par la même occasion, la réception provisoire des travaux. Mu minsi makumyabiri (20) ikurikira umunsi uwatsindiye isoko yabisabiye, urwego rutanga isoko rukora inyandikomvugo yo kwakira imirimo by'agateganyo cyangwa yo kwanga kuyakira. Iyo nyandikomvugo igomba kuba inagaragaza ibikwiye gukosorwa, igihe bihari. Within twenty (20) days from the date the successful bidder requested for the provisional acceptance of works, the procuring entity makes a statement agreeing to or refusing the provisional acceptance of works. The statement must indicate mistakes to be corrected, if any. Endéans (20) jours suivant le jour de la réception de la demande de l’attributaire du marché, l’entité de passation de marché dresse un procès-verbal d’agrément provisoire des travaux ou un procès- verbal de refus de les recevoir. Le procès-verbal doit être assorti des points à corriger s’il le faut. 124 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Iyo icyo gihe kirenze, urwego rutanga isoko rwishyura uwatsindiye isoko amafaranga angana na zeru n’igice ku ijana (0,5%) kuri buri cyumweru cy’ubukererwe abarirwa ku mafaranga yateganyijwe kwishyurwa nyuma Ibyo bihano y’iyakirwa ntibishobora kurenga gatanu ku ijana (5%) by’ayo mafaranga. ry’agateganyo. When this period expires, the procuring entity pays to the successful bidder zero point five percent (0.5%) of the amount that would be due for payment after the provisional acceptance for each week of delay. Such penalties shall not exceed five percent (5%) of such amount. Si ce délai est dépassé, l’entité de passation de marché est redevable à l’attributaire du marché d’une indemnité égale à zéro virgule cinq pour cent (0,5%) par semaine de retard sur la somme dont le paiement dépend de l’agrément provisoire des travaux avec une limite de cinq pour cent (5%) du montant de ladite somme. Ingingo kutakirwa ya 126: Imirimo ishobora

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§ 126Works which may not beProvision

Works may be refused if they do not meet the specifications, are not done to professional standards, or use materials not approved by the procuring entity.

Article 126: Works which may not be accepted Article 126: Travaux susceptibles d’être non recevables Article 126: Works which may not be accepted Article 126: Travaux susceptibles d’être non recevables Imirimo ishobora kutakirwa ni iyakozwe mu ibisabwa cyangwa buryo butujuje neza iyakozwe hadakurikijwe amategeko agenga imirimo, kimwe n’imirimo yakoreshejwe ibikoresho bitabanje kwemerwa n’urwego rutanga isoko. Refusal to accept works applies on the executed works which do not meet the requirements or were not executed in a professional standards as well as works executed using materials not approved by the procuring entity. Le refus de réception intervient pour les ouvrages qui ne sont pas conformes aux spécifications du marché ou qui ne exécutés conformément aux règles de l’art ainsi que pour ceux dans lesquels des matériaux non agréés par l’entité de passation de marché ont été mis en œuvre. sont pas imirimo cyangwa kwakira Kwakira igice cyayo by'agateganyo bikorwa gusa nyuma ry'amakosa yagaragajwe mu y'ikosorwa nyandikomvugo yo kwanga kwakira iyo mirimo. Provisional or partial provisional acceptance of works only takes place after correction of mistakes reported in the statement refusing the provisional acceptance of such works. La réception provisoire ou la réception provisoire partielle n’intervient qu’après la correction des défauts relevés dans le procès-verbal de refus de réception.

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§ 127Kwakira imirimo burunduProvision

Final acceptance of works must occur within 20 days and covers the whole work; if defects are not fully corrected, final acceptance is refused.

Ingingo ya 127: Kwakira imirimo burundu Article 127: Final acceptance of works Article 127: Réception définitive des travaux Ingingo ya 127: Kwakira imirimo burundu Article 127: Final acceptance of works Article 127: Réception définitive des travaux Kwakira imirimo burundu bireba igikorwa cyose kandi bigakorwa mu minsi makumyabiri (20): Final acceptance of works concerns the entire work and takes place within twenty (20) days: La réception définitive des travaux porte sur l’entièreté de l’ouvrage et intervient endéans vingt (20) jours : ibanziriza 1º ry’igihe cy’ubwishingire yakiriwe by’agateganyo cyangwa ibanziriza irangira ry’igihe cya nyuma cy’ubwishingire ku ku mirimo irangira 1º prior to expiry of the guarantee period for the provisional acceptance of works or the last period of guarantee for the provisional acceptance of works if there had been several partial acceptances of works; 1º qui précèdent l’expiration de la période de garantie pour la réception provisoire des travaux ou la dernière période de garantie pour la réception provisoire des travaux lorsqu’il y a eu 125 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 mirimo y’isoko inshuro nyinshi; ryakiriwe by’agateganyo 2º ikurikira itariki yo gukosora inenge zose, imiterere mibi hamwe n’andi makosa yerekanywe mu nyandikomvugo y’iyakirwa ry’imirimo. 2º following the date on which all defects, poor workmanship and any other mistakes pointed out in the statement of the acceptance are corrected. Igihe amakosa yagaragajwe atakosowe yose, hakorwa inyandikomvugo yo kwanga iyakirwa rya burundu. Uwatsindiye isoko akagaragariza urwego rutanga isoko mu nyandiko ko ibyagombaga gukosorwa byakosowe noneho imirimo ishobora kwakirwa burundu. Icyo gihe iyakirwa rya burundu rikorwa mu minsi makumyabiri (20) uhereye igihe uwatsindiye isoko atangiye iyo nyandiko. Uwatsindiye imirimo isoko ahabwa yakiriwe itariki burundu yarangirijeho neza ibyo yasabwaga mu masezerano y’isoko. icyemezo cy’uko cyerekana is made. Subsequently, When the identified mistakes are not entirely the final corrected, a statement refusing acceptance the successful bidder proves the procuring entity in writing that the mistakes were corrected and the final reception may take place. From the date the successful bidder submits such a document, the final acceptance takes place within twenty (20) days. The successful bidder is given a certificate of final acceptance of works, indicating the date on which he/she completed his/her contractual obligations within the contract. à plusieurs reprises des réceptions provisoires partielles ; 2º suivant la date de levée de tous les vices, malfaçons et autres défauts relevés et consignés dans le procès-verbal de réception. Lorsque les défauts constatés n’ont pas été corrigés en entièreté, il est dressé un procès- verbal de refus de réception définitive. Ensuite, il revient à l’attributaire du marché de prouver par écrit l’entité de passation de marché que la correction de toutes les malfaçons a été effectuée et que la réception définitive peut avoir lieu. À partir de la date de remise du document par l’attributaire du marché, la réception définitive a lieu endéans (20) jours. À l’issue de la réception définitive, il est délivré à l’attributaire un certificat de réception définitive indiquant la date à laquelle l’attributaire du marché s’est acquitté de ses obligations dans le contrat.

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§ 128Imirimo ifatwa nk’ahoProvision

If the procuring entity does not answer a successful bidder’s request for final acceptance of works, the works are treated as finally accepted after 20 days.

Ingingo ya 128: Imirimo ifatwa nk’aho yakiriwe burundu Article 128: Works considered accepted finally Article 128: Travaux réputés réceptionnés définitivement Ingingo ya 128: Imirimo ifatwa nk’aho yakiriwe burundu Article 128: Works considered accepted finally Article 128: Travaux réputés réceptionnés définitivement isoko rutanga rw’uwatsindiye rudasubije Iyo urwego urwandiko rusaba iyakirwa burundu ry’imirimo, iryo yakirwa rifatwa y’iminsi makumyabiri (20) risabwe. nk’iryemewe nyuma isoko If the procuring entity does not respond to the successful bidder’s request for final acceptance of works, such final acceptance of works is considered to have taken place twenty (20) days after the request was made. Lorsque l’entité de passation de marché ne répond pas à la demande de l’attributaire du marché de procéder à la réception définitive de l’ouvrage, celle-ci est réputée acceptée dans les vingt (20) jours qui suivent le dépôt de la demande. Iyo urwego rutanga isoko rutasubije ku gihe iyakirwa rigafatwa nk’iryemewe kandi hari ibyakozwe nabi, umuyobozi wandikiwe If the procuring entity does not respond in time and the acceptance is considered to have taken place while there are defects, the official who is was addressed and failed to respond Lorsque l’entité de passation de marché ne répond pas à temps et que la réception est réputée acceptée alors qu’il y a des défauts, l’autorité à qui a été adressée la demande et qui n’a pas 126 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ntasubize niwe uryozwa igihombo giturutse kuri iryo korwa nabi ry’imirimo. responsible for the loss resulting from such poor performance of works. répondu est tenue responsable de la perte découlant de cette mauvaise exécution des travaux.

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§ 129Gusukura aho imirimoProvision

The successful bidder must clear the site after provisional acceptance and again at final acceptance.

Ingingo ya 129: Gusukura aho imirimo yakorewe Article 129: Cleaning the site Article 129: Nettoyage du chantier Ingingo ya 129: Gusukura aho imirimo yakorewe Article 129: Cleaning the site Article 129: Nettoyage du chantier Nyuma yo kwakira imirimo cyangwa igice cy’imirimo by'agateganyo, uwatsindiye isoko inyubako z'igihe gito agomba kuvanaho hamwe n'ibikoresho bitagikenewe mu ishyirwa mu bikorwa ry'isoko. After the provisional or partial provisional acceptance of works, the successful bidder must remove temporary installations and all the materials that are no longer necessary for the execution of the tender. Après la réception provisoire ou partielle des travaux, l’attributaire du marché doit procéder à l’enlèvement des installations temporaires ainsi que des matériaux qui ne sont plus nécessaires à l’exécution du marché. Uwatsindiye isoko agomba kandi, mu gihe cyo kwakira imirimo burundu, kuvanaho imyanda yose no kongera gutunganya aho imirimo yakorewe, ibyari byarahinduwe byose bitewe n'ishyirwa mu bikorwa ry'isoko bigasubizwa uko byari bimeze.

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§ 130Inyandiko isobanura isozwaProvision

Within 90 days after final acceptance of works, the successful bidder must give the procuring entity a statement of each party’s obligations, and the supervising official must sign it.

Ingingo ya 130: Inyandiko isobanura isozwa ry’imirimo Article 130: Final statement of works Article 130: Décompte final des travaux Ingingo ya 130: Inyandiko isobanura isozwa ry’imirimo Mu gihe kitarenze iminsi mirongo cyenda (90) uhereye igihe iyakirwa burundu ry’imirimo ryabereye, uwatsindiye isoko akorera urwego rutanga isoko inyandiko igaragaza inshingano za buri ruhande hagamijwe kurangiza ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano. Iyo nyandiko ishyirwaho umukono n’umukozi ushinzwe gukurikirana imirimo. The successful bidder must further, at the final acceptance of works, remove all rubbish and tidy up the site and where possible restore into their original position any things that had been dislocated due to the execution of the tender. L’attributaire du marché doit en outre, à la réception définitive des travaux, faire disparaître tous les encombrements et remettre les lieux en état, notamment en faisant disparaître toute modification que les besoins d’exécution du marché ont apportée sur le site. Article 130: Final statement of works Article 130: Décompte final des travaux Within ninety (90) days from the date of the final acceptance of works, the successful bidder presents to the procuring entity, a statement of each party’s obligations towards the other with the view to terminating the contract. Such statement is signed by the supervising official. Endéans quatre-vingt-dix (90) jours après la réception définitive, l’attributaire du marché soumet à l’entité de passation de marché un décompte final des obligations de chacune de deux parties en vue de marquer la fin d’exécution du contrat. Ce décompte final est signé par le fonctionnaire dirigeant. 127 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 131Kwishingira ibyakozwe muProvision

The successful bidder must be accountable to the procuring entity for the durability of the works, and for 10 years after final acceptance may remain jointly accountable with the designer or engineer for design and construction mistakes.

Ingingo ya 131: Kwishingira ibyakozwe mu gihe cy’imyaka icumi (10) Icyiciro cya 3: Ishyirwa mu bikorwa ry’isoko cyangwa ry’ibicuruzwa ibigemurwa Article 131: Ten-year accountability Article 131: Responsabilité décennale Section 3: Execution of the contract for goods or supplies Section 3: Exécution du contrat de biens ou fournitures Ingingo ya 131: Kwishingira ibyakozwe mu gihe cy’imyaka icumi (10) Article 131: Ten-year accountability Article 131: Responsabilité décennale isoko agira Uwatsindiye inshingano ku burambe bw’imirimo yakoze imbere y’urwego rutanga isoko. The successful bidder is accountable before the procuring entity for the durability of all works he/she carried out. L’attributaire du marché est responsable devant l’entité de passation de marché de la solidité des travaux qu’il a exécutés. Uhereye igihe iyakirwa burundu ryabereye, uwatsindiye isoko afatanyije n’impuguke inyigo zirimo cyangwa sosiyeti yakoze iz’umuhanda cyangwa inyubako, bakomeza kugira inshingano ku makosa yaba yarakozwe mu nyigo cyangwa mu kuyishyira mu bikorwa mu gihe cy’imyaka icumi (10). From the time of the final acceptance of works, the successful bidder and if necessary jointly with the engineer or the company which designed the works including a road or any building are held accountable for any mistakes that were made in the design and construction of the works for a period of ten (10) years. la Dès travaux, réception définitive des l’attributaire du marché et, si nécessaire, conjointement avec l’ingénieur ou l’entreprise qui a conçu le projet des travaux y compris la route ou un bâtiment, est tenu responsable de toute erreur commise dans la conception et l’exécution des travaux pour une période de dix (10) ans. Icyiciro cya 3: Ishyirwa mu bikorwa cyangwa ry’ibicuruzwa ry’isoko ibigemurwa Section 3: Execution of the contract for goods or supplies Section 3: Exécution du contrat de biens ou fournitures

Section 131Verify source

§ 132Igihe cyo kugemuraProvision

The delivery period is set by the procurement contract.

Ingingo ya 132: Igihe cyo kugemura Article 132: Delivery period Article 132: Délai de livraison 14 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 132: Igihe cyo kugemura Article 132: Delivery period Article 132: Délai de livraison Igihe kugemura masezerano agenga isoko. cyo giteganywa mu The delivery period is determined by the procurement contract. Le délai de livraison est prévu au contrat de marché.

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§ 133Urwunge rw’amasezeranoProvision

If a supplier gets a second similar supplies contract after an earlier one was not fully delivered for no known reason, the later deliveries are counted toward the first contract; the second contract’s delivery deadline still applies.

Ingingo ya 133: Urwunge rw’amasezerano y’isoko ryo kugemura Article 133: Multiple contracts for supplies Article 133: Concomitance des contrats de fournitures Ingingo ya 133: Urwunge rw’amasezerano y’isoko ryo kugemura Article 133: Multiple contracts for supplies Article 133: Concomitance des contrats de fournitures ariko yatsindiye Iyo uwatsindiye isoko ryo kugemura yari asanzwe yaratsindiye isoko riteye kimwe cyo nk’iryo kugemuramo mu isoko rya mbere kikaba cyararangiye urwego rutanga isoko rutarabona ibyagombaga kugemurwa byose cyangwa igice cyabyo kikaba cyarangiye nta mpamvu isoko rya kabiri zizwi, rya mbere. byuzurishwa ibyagemuwe ku ku isoko igihe If a successful bidder was awarded a contract for supplies which is similar to the contract that he/she had earlier been awarded, but the delivery period for the first contract expired before the delivery of all or part of the supplies of the first tender without known reasons, supplies delivered after being awarded the second contract are assigned to the first Invoices contract up its completion. to 128 Lorsqu’un attributaire du marché est déclaré attributaire d’un marché de fournitures identique au précédent marché dont le délai de livraison totale ou partielle est expiré et qu’il n’a pas encore entièrement exécuté sans motif connu, les fournitures livrées pour le second marché sont jusqu’au complet imputées sur factures apurement le premier celui-ci. Les de Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Inyemezabuguzi ziherekeje ibigemurwa nazo zifatwa muri ubwo buryo. supporting such supplies are treated in the same manner. accompagnant les fournitures sont traitées de la même manière. Icyakora, igihe cyo kugemura giteganyijwe mu isoko rya kabiri gikomeza kubahirizwa. However, the delivery period for supplies that are the subject of the second tender continues to be respected. Toutefois, le délai de fournitures prévu pour l’exécution du second marché reste valable.

Section 133Verify source

§ 134Gahunda y’ishyirwa muProvision

For large supplies tenders, the tender document may require the successful bidder to submit a contract execution plan before the contract starts.

Ingingo ya 134: Gahunda y’ishyirwa mu bikorwa ryo kugemura ry’amasezerano y’isoko Article 134: Planning for the execution of the contract for supplies Article 134: Plan de l’exécution du contrat de fournitures Ingingo ya 134: Gahunda y’ishyirwa mu bikorwa ryo kugemura ry’amasezerano y’isoko Ku masoko manini yo kugemura, igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora gusaba ko uwatsindiye isoko atanga gahunda n’imigambi yo kugemura mbere y’uko atangira gushyira mu bikorwa amasezerano. Icyo gitabo igihe uwatsindiye isoko atangamo iyo gahunda n’imigambi n’igihe urwego rutanga isoko ruhabwa ngo rugire icyo ruyivugaho. kigomba guteganya Article 134: Planning for the execution of the contract for supplies Article 134: Plan de l’exécution du contrat de fournitures For large tenders of supplies, the tender document may require the successful bidder, to present, prior to the execution of the contract, a planning for the execution of the contract. The same document provides for the period within which the successful bidder has to present such planning and the period within which the procuring entity gives its opinion thereabout. Pour des marchés complexes de fourniture, le dossier d’appel d’offres peut requérir à l’attributaire du marché, de fournir, avant l’exécution du contrat, un plan d’exécution du contrat. Dans ce dossier d’appel d’offres, est prévu la période pendant laquelle l’attributaire du marché doit présenter ce plan et la période pendant laquelle l’entité de passation de marché s’y prononce.

Section 134Verify source

§ 135Gusubika amasezeranoProvision

The procuring entity may order the successful bidder in writing to suspend supply-related work, and the suspension generally may not last more than 60 days.

Ingingo ya 135: Gusubika amasezerano y’isoko ryo kugemura n’igihe bimara Article 135: Suspension of the contract for supplies and its duration Article 135: Suspension du contrat de fournitures et sa durée Ingingo ya 135: Gusubika amasezerano y’isoko ryo kugemura n’igihe bimara Article 135: Suspension of the contract for supplies and its duration Article 135: Suspension du contrat de fournitures et sa durée Igihe cyose kandi hakoreshejwe inyandiko, urwego rutanga isoko rushobora gutegeka uwatsindiye isoko gusubika: At any time, the procuring entity may order in writing the successful bidder to suspend: L’entité de passation de marché peut, à tout moment, ordonner par écrit à l’attributaire du marché de suspendre: 1º gukomeza gukora ibigemurwa; 1º further manufacturing of supplies; 1º fournitures; la poursuite de la fabrication des 2º kwakirirwa. kujyana ibigemurwa aho bigomba 2º reception. delivery of supplies at the place of 2º réception. la livraison des fournitures au lieu de subikwa n’impamvu riterwa Iryo zisobanurirwa isoko kandi uwatsindiye ntirishobora kurenza iminsi mirongo itandatu Such a suspension is due to reasons explained to the successful bidder and shall not exceed Les raisons motivant une telle suspension doivent être expliquées à l’attributaire du marché et sa durée ne peut excéder soixante (60) jours sauf 129 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 (60) keretse iyo izo mpamvu zitumye bigenda ukundi. sixty (60) days, unless such reasons dictate otherwise. circonstances contraires issues de ces mêmes raisons. isoko, k’uwatsindiye Icyakora, iyo impamvu z’isubikwa ry’isoko zitaturutse afite uburenganzira bwo gusaba urwego rutanga isoko gusesa amasezerano y’isoko mu gihe isubikwa rirengeje iminsi mirongo itandatu (60) ikurikirana cyangwa iyo kongera igihe bimutera igihombo. However, where the successful bidder was not responsible for the reasons that resulted into the suspension, he/she has the right to request the procuring entity to terminate the contract if the suspension period exceeds sixty (60) days and where the extension leads him/her to loss. Toutefois, lorsque la suspension n’a pas été provoquée par un quelconque manquement de l’attributaire, celui-ci a le droit de solliciter de l’entité de passation de marché la résiliation du marché lorsque la durée de la suspension excède soixante (60) jours et que sa prolongation augmente son préjudice. Uwatsindiye isoko agomba kwerekana ingingo zose zigaragaza imiterere y’icyo gihombo. Mu igihe minsi cumi n’itanu rwaboneye inyandiko ibisaba, urwego rutanga isoko rugomba kumusubiza. (15) uhereye The successful bidder must indicate all the factors that show the nature of such loss. The procuring entity must, within fifteen (15) days from the date he/she received the request give his/her a response. L’attributaire du marché doit montrer toutes les indications de ce préjudice. L’entité de passation de marché doit, endéans quinze (15) jours à compter de la date de réception de la requête, donner la réponse à l’attributaire du marché. Iyo urwego rutanga isoko rudasubije mu gihe cy’iminsi cumi n’itanu (15) cyavuzwe mu gika kibanza, ikiguzi cy’ingaruka z’icyo gihe n’ikizaza. rwishingira rwo ni When the period of fifteen (15) days expires without response, the procuring entity bears the cost of the current and future prejudice. Passé le délai de quinze (15) jours sans réponse, l’entité de passation de marché supporte le coût du préjudice actuel et futur.

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§ 136Umutekano w’ibicuruzwaProvision

During a tender suspension, the successful bidder must take necessary measures to protect goods or supplies from loss, theft, or damage.

Ingingo ya 136: Umutekano w’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa mu gihe cy’isubikwa ry’isoko Article 136: Security of goods or supplies during the suspension of the tender Article 136: Sécurité des biens ou fournitures pendant la suspension du marché Ingingo ya 136: Umutekano w’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa mu gihe cy’isubikwa ry’isoko Article 136: Security of goods or supplies during the suspension of the tender Article 136: Sécurité des biens ou fournitures pendant la suspension du marché Mu gihe cy’isubikwa ry’isoko, abyibwirije cyangwa abisabwe n’urwego rutanga isoko, uwatsindiye isoko agomba gufata ingamba za ngombwa zo kurinda ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa kugira ngo bidatakara, bitibwa cyangwa ngo byangirike, n’iyo byaba byaragemuwe ariko bitarashyirwa mu bubiko cyangwa mu mwanya wabyo. During the tender suspension period, the successful bidder takes all necessary measures to protect goods or supplies against any loss, theft or damage, either by his own initiative or according to instructions from the procuring entity, even if the supplies had been delivered but the latter their storage or installation has not yet been completed. Pendant la durée de la suspension du marché, l’attributaire du marché, sur sa propre initiative ou sur demande de l’entité de passation de marché, prend les mesures nécessaires pour protéger les biens ou fournitures contre toute perte, vol ou tout dommage, quand bien même ils auraient été livrés mais avant leur entreposage ou leur installation. 130 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 137Amafaranga y’inyongeraProvision

If a contract is suspended, the successful bidder must submit a document justifying the additional costs to the procuring entity within 30 days, unless one of the stated exceptions applies.

Ingingo ya 137: Amafaranga y’inyongera aturuka ku isubikwa ry’amasezerano y’isoko Article 137: Additional costs caused by the suspension of the contract Article 137 : Coût additionnel résultant de la suspension du contrat Ingingo ya 137: Amafaranga y’inyongera aturuka ku isubikwa ry’amasezerano y’isoko Amafaranga y’inyongera aturuka ku isubikwa ku y’isoko ry’amasezerano mafaranga y'amasezerano y’isoko, keretse iyo isubikwa: yiyongera Article 137: Additional costs caused by the suspension of the contract Article 137 : Coût additionnel résultant de la suspension du contrat Additional costs caused by the suspension of the contract is added to the amount of the contract, except where the suspension: Les frais supplémentaires occasionnés par la suspension du contrat s’ajoutent au montant du contrat, sauf si la suspension: 1º mu masezerano y’isoko; ryateganyijwe ku buryo butandukanye 1º contract; had been provided for differently in the 1º contrat; est réglée de manière différente dans le 2º by’ikirere by’aho biteye; ari ngombwa bitewe n’uko ibihe ibicuruzwa byakirirwa 2º conditions at the place of destination; is deemed necessary due to weather 2º climatiques du lieu de réception; s’avère nécessaire suite aux conditions 3º y'uwatsindiye isoko; ari ngombwa biturutse ku makosa 3º mistakes of the successful bidder; is considered necessary due to 3º l’attributaire du marché; due est aux manquements de 4º ari ngombwa kugira ngo habeho kurinda ibigemurwa cyangwa gushyira neza mu bikorwa isoko ryose cyangwa igice cyaryo, igihe bibaye ngombwa bidatewe n'igikorwa cyangwa ikosa ry’urwego rutanga isoko. 4º is deemed necessary in order to ensure the security of the supplies or the better execution of whole or part of the contract, insofar as this necessity is not the result of an act of or failure by the procuring entity. 4º est nécessaire pour assurer la sécurité des fournitures ou la bonne exécution de tout ou partie du contrat, dans la mesure où cette nécessité ne résulte pas d’un acte ou d’un manquement de l’entité de passation de marché. inyandiko Uwatsindiye isoko ashyikiriza urwego rutanga isoko amafaranga y’inyongera mu minsi mirongo itatu (30) ikurikira isubika ry’itangwa ry'ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa. isobanura The successful bidder submits to the procuring entity a document explaining the additional costs within thirty (30) days from the date of suspension of delivery of goods or supplies. L’attributaire du marché doit soumettre à l’entité de passation de marché un document justifiant le montant additionnel, endéans trente (30) jours à compter de la date de la suspension de la livraison des biens ou fournitures.

Section 137Verify source

§ 138Iyakirwa rya tekinikiProvision

A tender document may allow preliminary technical acceptance of materials or samples, and it must explain how that acceptance will be done. This does not remove the procuring entity’s right to reject goods or demand replacement if inspections find defects.

Ingingo ya 138: Iyakirwa rya tekiniki ry’agateganyo Article acceptance 138: Preliminary technical Article 138: Réception technique préliminaire Ingingo ya 138: Iyakirwa rya tekiniki ry’agateganyo Article acceptance 138: Preliminary technical Article 138: Réception technique préliminaire Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora guteganya iyakirwa rya tekiniki cyangwa ry’agateganyo ry’ibikoresho for tender document may provide The preliminary technical acceptance of materials or samples to be used in the manufacturing of Le dossier d’appel d’offres peut prescrire la réception technique préliminaire des matériaux ou échantillons d’élément à utiliser dans la 131 ikorwa ry’igikoresho cy’icyitegererezo bizakoreshwa mu cyangwa ibigemurwa. Icyo gitabo kigomba kandi gusobanura iyakirwa rizakorwamo. ry’ibicuruzwa bihagije uburyo iryo yakirwa Icyakora, ntirivanaho uburenganzira urwego rutanga isoko rufite bwo kwanga kwakira ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa no gusaba isimburwa ryabyo, irya bimwe mu bikoresho bibigize cyangwa iry’ikindi kintu bikozwemo, mu gihe igenzura rigaragaje amakosa cyangwa indi nenge. Official Gazette no. Special of 07/09/2018 goods or supplies. This tender document must also specify sufficiently the modalities for this acceptance. fabrication des biens ou fournitures. Ce dossier d’appel d’offres doit également spécifier suffisamment les modalités de cette réception. However, the preliminary technical acceptance shall not deprive the procuring entity of its right to reject the reception of goods or to require their replacement a part of the material of their composition or other things used in the manufacturing of goods or supplies, where inspections reveal mistakes or any other defect. Toutefois, la réception technique préliminaire n’enlève pas à l’entité de passation de marchés le droit de refuser la réception des biens ou fournitures ou d’exiger leur remplacement, une partie des matériaux de leur composition ou d’un autre élément utilisé dans la fabrication des biens ou fournitures, si l’inspection fait apparaître des malfaçons ou tout autre défaut.

Section 138Verify source

§ 139Igenzurwa ry’ibicuruzwaProvision

The tender document must set how goods or supplies are checked, and the procuring entity must set up a team to verify, approve, and receive them.

Ingingo ya 139: Igenzurwa ry’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa Article 139: Verification of goods or supplies Article 139: Vérification des biens ou des fournitures Ingingo ya ibyagemuwe 140: Kwanga kwakira Ingingo ya 139: Igenzurwa ry’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa Article 139: Verification of goods or supplies Article 139: Vérification des biens ou des fournitures gusobanura Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kigomba igenzura ry’ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa rikorwa haba mu ruganda aho bikorerwa cyangwa igihe cyo kubigemura. uburyo The tender document defines modalities for the verification of goods or supplies either at the place where they are manufactured or during the time of delivery. Le dossier d’appel d’offres prescrit les modalités de vérification des biens ou des fournitures soit au lieu de fabrication soit pendant la livraison. Urwego rutanga itsinda rishinzwe kugenzura, kwemeza no kwakira ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa. isoko rushyiraho The procuring entity establishes a team responsible for verifying, approving and receiving goods or supplies. L’entité de passation de marché met en place une équipe chargée de vérifier, approuver et réceptionner des biens ou fournitures. Uwatsindiye isoko akomeza kugira inshingano ku byo agemuye kugeza raporo igihe ishyiriweho umukono y’iyakirwa n’urwego rutanga isoko. ryabyo The successful bidder continues to be responsible for the supplies he/she delivered until a supplies reception report is signed by the procuring entity. L’attributaire du marché reste responsable de ses fournitures délivrées jusqu’ à la signature d’un rapport de réception des fournitures par l’entité de passation de marché. 132 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ya Ingingo ibyagemuwe 140: Kwanga kwakira

Section 139Verify source

§ 140Rejection of delivered itemsProvision

If delivered goods do not match the tender document, the procuring entity must reject them and give the successful bidder at least 20 days to collect them.

Article 140: Rejection of delivered items Article 140: Rejet des articles livrés Article 140: Rejection of delivered items Article 140: Rejet des articles livrés igenzura ry’ibicuruzwa Iyo cyangwa ibigemurwa rigaragaje ibidahuye n’ibisabwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa, urwego rutanga isoko ntirubyakira kandi rugena igihe ntarengwa uwatsindiye isoko agomba yabisubiranye rukabimumenyesha mu nyandiko. Icyo gihe kigomba kuba nibura iminsi makumyabiri (20) ibarwa uhereye isoko yamenyesherejweho ko ibigemurwa byanzwe. igihe uwatsindiye kuba isoko Iyo igihe ntarengwa kirangiye uwatsindiye isoko atarubahiriza ibyo yasabwe, urwego rutanga ibyo rwemerewe gukora bikwiye, harimo no guteza rwasanga cyamunara ibyo bicuruzwa cyangwa ibigemurwa bitejwe cyamunara, amafaranga avuyemo yishyura ikiguzi cy’imirimo yakozwe mu igurishwa ryabyo n'imyenda uwatsindiye isoko yafashe mu kurishyira mu bikorwa. ibyo bicuruzwa. Iyo isoko Iyo hagize amafaranga asaguka, urwego rutanga konti y’uwatsindiye isoko, iyo konti itabonetse urwego rutanga isoko ruyabikira uwatsindiye isoko mu gihe kitarenze imyaka itanu (5). ruyashyira kuri If the verification of goods or supplies shows that they do not conform to the provisions of the tender document, the procuring entity rejects them and fixes a deadline for the successful bidder to retake them and inform him/her by a written notice. Such a period must be at least twenty (20) days from the date the successful bidder was informed of the rejection of delivered items. Lorsque la vérification des biens ou fournitures révèle la non-conformité aux stipulations du dossier d’appel d’offres, l’entité de passation de marché doit refuser de les recevoir et fixer une date limite pour leur enlèvement en le signifiant à l’attributaire du marché par écrit. Ce délai doit être d’au moins vingt (20) jours, prenant cours à partir de la date à laquelle l’attributaire a reçu la notification du rejet des articles livrés. If the deadline expires before the successful bidder does what he/she was required to do, the procuring entity is allowed to take all measures deemed necessary including selling the goods by public auction. If the goods or supplies are sold by public auction, the proceeds of the sale are used to cover all the expenses related to the public auction and any debt incurred by the successful bidder in the execution of the tender. In case there is a balance, the procuring entity deposits it on the successful bidder’s account. If the procuring entity fails to obtain the successful bidder’s account, it keeps the balance on its account within five (5) years. Si le délai expire avant que l’attributaire du marché ne n’ait fait ce qu’il est tenu de faire, l’entité de passation de marché est autorisée à prendre toute mesure qu’elle juge appropriée, y compris la vente aux enchères publiques des biens. Lorsque les biens ou fournitures sont vendus aux enchères publiques, le produit de la vente sert à apurer tous les frais engagés dans l’opération de vente aux enchères publiques et toute créance sur l’attributaire du marché encourue dans l’exécution du marché. En cas de solde créditeur, ce solde est transféré au compte de l’attributaire du marché par l’entité de passation de marché, en cas d’impossibilité d’accéder à ce compte, ce solde est tenu à sa disposition par l’entité de passation de marchés endéans cinq (5) ans. Iyo icyo gihe kirenze, ayo mafaranga aba umutungo wa Leta. If that period expires the money becomes the property of the public treasury. Passé ce délai, la somme devient la propriété de l’État. 133 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Iyo amafaranga avuye muri cyamunara adahagije, ibisigaye biryozwa uwatsindiye isoko. If the money from the public auction is not sufficient the balance is borne by the successful bidder. L’attributaire du marché reste tenu du solde débiteur au cas où le produit de la vente aux enchères publiques n’est pas suffisant.

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§ 141Aho ibicuruzwa cyangwaProvision

Goods or supplies must be delivered to the procuring entity under the tender document, and if the delivery place is full or otherwise unavailable, the procuring entity may direct delivery to another place and must bear the extra transport, handling, and risk costs.

Ingingo ya 141: Aho ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa byakirirwa Article 141: Place of reception of goods or supplies Article 141: Lieu de réception de biens ou de fournitures Ingingo ya 141: Aho ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa byakirirwa Article 141: Place of reception of goods or supplies Article 141: Lieu de réception de biens ou de fournitures Ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa bigomba gushyikirizwa isoko hakurikijwe ibivugwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. urwego rutanga Goods or supplies must be delivered to the procuring entity the provisions of the tender document. in accordance with Les biens ou fournitures doivent être livrées à l’entité de passation de marchés conformément aux dispositions du dossier d’appel d’offres. Iyo ahakirirwa ibigemurwa huzuye cyangwa bitewe n’indi mpamvu, urwego rutanga isoko rufite uburenganzira bwo gusaba uwatsindiye isoko, nta nama rumugishije, kubigemura ahandi ari naho byakirirwa. If the place of delivery is full or due to any other reason, the procuring entity, without prior consultations with the successful bidder, has the right to instruct the latter to deliver them to another place where they are received. En cas d’encombrement du lieu ou pour tout autre motif, l’entité de passation de marchés a le droit de les faire diriger sur d’autres lieux et d’y opérer les réceptions sans consulter l’attributaire du marché. Icyo gihe ikiguzi cy’inyongera cy’ubwikorezi, icyo n’ingaruka byishyurwa n’urwego rutanga isoko. gupakurura kimwe In this case, additional transport and handling costs as well as risks are borne by the procuring entity. Dans ce cas, les frais de transport et de manutention supplémentaires ainsi que les risques sont à charge de l’entité de passation de marché.

Section 141Verify source

§ 142InyandikoProvision

The successful bidder must prepare a delivery note for each delivery and send it with the supplies to the procuring entity.

Ingingo ya 142: Inyandiko ibigemurwa iherekeza Article 142: Delivery note Article 142: Bordereau de livraison Ingingo ya 142: Inyandiko ibigemurwa iherekeza Article 142: Delivery note Article 142: Bordereau de livraison iherekeza inyandiko Kuri buri gemura, uwatsindiye isoko agomba gutegura ibigemurwa igashyikirizwa urwego rutanga isoko igihe cy’igemura kugira ngo yifashishwe mu bihuye niba kugenzura n’ibyasabwe mu masezerano. Inyandiko igomba kugaragaza ibigemurwa iherekeza imiterere, umubare, ubwoko, ingano, uburemere bw’ibigemurwa kimwe na numero z’ikinyabiziga cyakoreshejwe mu igemura. ibyagemuwe For each delivery, the successful bidder prepares a delivery note to be sent to the procuring entity together with supplies upon delivery in order to help check conformity of delivered items with those specified in the contract. The delivery note must describe the supplies specifications, quantities, type, number, weight as well as the identification number of the mode of transport used in the delivery. indicating their Pour chaque livraison, l’attributaire du marché dresse un bordereau de livraison à l’envoie à l’entité de passation de marché le jour même de la remise des fournitures en vue de vérifier la conformité des articles livrés avec ceux requis dans le contrat. Le bordereau de livraison doit indiquer les spécifications, la quantité, le type, le nombre, le poids des fournitures ainsi que le numéro d’immatriculation du moyen de transport utilisé pour la livraison. 134 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa giteganya uruhande rurebwa n’inshingano zo gupakira, gupakurura no gupanga ibigemurwa igihe bigeze aho bigomba kubikwa. The tender document determines who is responsible for loading, unloading and placing the supplies in their final location. Le dossier d’appel d’offres précise le responsable du chargement, du déchargement et de la mise en tas de fournitures au lieu de stockage.

Section 142Verify source

§ 143Iyakirwa ry’ibigemurwaProvision

The tender document may provide for partial, provisional, and final receipt of supplies.

Ingingo ya 143: Iyakirwa ry’ibigemurwa Article 143: Reception of supplies Article 143: Réception des fournitures 15 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo cy’ibigemurwa ya 144: Iyakirwa ry’igice Ingingo ya 143: Iyakirwa ry’ibigemurwa Article 143: Reception of supplies Article 143: Réception des fournitures Hakurikijwe imiterere y’ibigemurwa, igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora guteganya iyakirwa mu bice byinshi, iyakirwa ry’agateganyo n’iyakirwa rya burundu. Depending on the nature of the supplies, the tender document may provide for partial reception, provisional reception and final reception. Suivant la nature des fournitures, le dossier d’appel d’offres peut prévoir une réception partielle, une réception provisoire et une réception définitive. Ingingo cy’ibigemurwa ya 144: Iyakirwa ry’igice

Section 143Verify source

§ 144Partial reception of suppliesCommencement

Partial reception of supplies may be treated as final in some cases, and the bidder may have to repair or replace damaged items after final reception is provided.

Article 144: Partial reception of supplies Article fournitures 144: Réception partielle des Article 144: Partial reception of supplies Article fournitures 144: Réception partielle des Iyakirwa ry’igice cy’ibigemurwa rishobora kuba iry’agateganyo cyangwa irya burundu hakurikijwe ibiteganywa mu gitabo cyerekana uburyo n’imiterere y’ibigemurwa. ipiganwa rikorwa Partial reception can be final or provisional, according to the provisions of the tender document and the nature of supplies. La réception partielle peut être définitive ou provisoire selon les dispositions du dossier d’appel d’offres et la nature des fournitures. Iyo iyakirwa rya burundu ridateganyijwe, urwego rutanga isoko rushobora kwakira no gukoresha ibigemurwa nyuma y’iyakirwa ry’igice cyabyo. Where no final reception is provided for, the procuring entity may receive and use the supplies after their partial reception. mu iyakirwa Iyo riteganyijwe, rya burundu uwatsindiye isoko agomba gusana cyangwa gusimbura gihe ibyangiritse cy’ubwishingire bw’ubuziranenge isoko bw’ibigemurwa. agomba gusana no gusimbura ibyangiritse, igihe bw’ubuziranenge bw’ibigemurwa kibarwa uhereye igihe urwego ibyasanwe rwemeye ko rutanga n’ibyasimbuwe byakozwe neza. Iyo uwatsindiye cy’ubwishingire isoko Where a final reception is provided for, the successful bidder must, during the guarantee period, repair or replace damaged items. Where the successful bidder has to repair or replace the period of guarantee damaged commences from the date when they were repaired or replaced to the satisfaction of the procuring entity. items, 135 Lorsqu’une réception définitive n’est pas prévue, l’entité de passation de marché peut recevoir et utiliser les fournitures après leur réception partielle. fournitures, Lorsqu’une réception définitive est prévue, l’attributaire du marché doit, durant le délai de garantie pour des réparer ou remplacer des parties avérées défectueuses. Lorsque l’attributaire du marché doit réparer ou remplacer des parties avérées défectueuses, le délai de garantie pour des fournitures commence à compter de la date à laquelle la réception et le remplacement ont été effectués à la satisfaction de l’entité de passation de marchés. Iyo iyakirwa rya burundu ridateganyijwe, iyakirwa rifatwa ry’igice cy’ibigemurwa nk’iyakirwa rya burundu ry’ibyagemuwe. Iyakirwa rya burundu ryaba riteganyijwe inyandikomvugo cyangwa y’isoko y’isozwa ry’ibigemurwa ni ngombwa. ry’amasezerano ridateganyijwe, Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Where no final reception is provided, partial reception is deemed to be final acceptance for the supplies delivered. The final report for the contract is necessary whether final reception is provided or not. Lorsqu’une réception définitive n’est pas prévue, la réception partielle vaut réception définitive pour les fournitures livrées. Quoi que la réception définie est prévue ou non, un procès-verbal de fin du contrat est nécessaire.

Section 144Verify source

§ 145Iyakirwa ry’agateganyoCommencement

Provisional reception of supplies is required if the tender document provides for final reception of supplies, and the guarantee period starts from the date of provisional reception unless the tender document says otherwise.

Ingingo ya 145: Iyakirwa ry’agateganyo ry’ibigemurwa Article 145: Provisional reception of supplies Article 145: Réception provisoire des fournitures Ingingo ya 145: Iyakirwa ry’agateganyo ry’ibigemurwa Article 145: Provisional reception of supplies Article 145: Réception provisoire des fournitures iyo Iyakirwa ry’agateganyo ry’ibigemurwa ni ngombwa igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa giteganya iyakirwa rya burundu Igihe bw’ubuziranenge cy’ubwishingire bw’ibigemurwa igihe uhereye kibarwa iyakirwa ry’agateganyo ryabereye, keretse iyo igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kibiteganya ukundi. ry’ibigemurwa. Provisional reception of supplies is necessary if the tender document provides for a final reception of supplies. The period of guarantee for the supplies commences from the date of the provisional reception, unless the tender document provides otherwise. La réception provisoire est nécessaire lorsque le dossier d’appel d’offres prévoit une réception les définitive. Le délai de garantie pour fournitures est compté à partir de la réception provisoire, à moins que le dossier d’appel d’offres n’en dispose autrement.

Section 145Verify source

§ 146Iyakirwa rya burunduProvision

Final reception of supplies may be done after provisional or partial reception and conformity verification, and a final reception report must be made.

Ingingo ya 146: Iyakirwa rya burundu ry’ibigemurwa Article 146: Final reception of supplies Article fournitures 146: Réception définitive des Ingingo ya 146: Iyakirwa rya burundu ry’ibigemurwa Article 146: Final reception of supplies Article fournitures 146: Réception définitive des Iyakirwa rya rishobora gukorwa nyuma yo: burundu ry’ibigemurwa Final reception of supplies may occur after: La réception définitive des fournitures peut intervenir après : 1º cyangwa kwakira igice cy’ibigemurwa; kwakira by’agateganyo ibigemurwa 1º reception of supplies; the provisional reception or a partial 1º fournitures; la réception provisoire ou partielle des kugemura 2º ko no ibyagemuwe bihuye n’ibiteganywa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. kugenzura Nyuma yo kwakira by’agateganyo ibigemurwa igice cyangwa kwakira nyuma yo 2º that delivery and verification supplies conform to the tender document. the la livraison et 2º la vérification de conformité des fournitures au dossier d’appel d’offres. A final acceptance report is made after the provisional reception or the partial reception of supplies. Un procès-verbal de la réception définitive est dressé après la réception provisoire ou partielle des fournitures. 136 cy’ibigemurwa ni bwo y’iyakirwa rya burundu ikorwa. inyandikomvugo rya burundu iyakirwa Iyo hateganyijwe ry’ibigemurwa, minsi mu rikorwa makumyabiri (20) ibanziriza irangira ry’igihe cy’ubwishingire bw’ubuziranenge bw’ibigemurwa ku iyakirwa ry’agateganyo ry’ibigemurwa. Iyo habaye iyakirwa mu bice , rya burundu inyandikomvugo y’iyakirwa ry’ibigemurwa iteganywa muri iri tegeko ikorwa mu minsi makumyabiri (20) ibanziriza irangira cy’ubwishingire bw’ubuziranenge bw’ibigemurwa. ry’igihe ridateganyijwe, Iyakirwa rya burundu ryaba riteganyijwe inyandikomvugo cyangwa ry’ibigemurwa burundu y’iyakirwa irakorwa kandi ikagaragaza uko isoko ryose ryashyizwe mu bikorwa. rya Official Gazette no. Special of 07/09/2018 If a final reception of supplies is provided, it takes place within twenty (20) days prior to the expiry of the period of the guarantee for the provisional reception of supplies. If there had been several partial receptions, the report for the final reception of supplies provided for in this Law is made within twenty (20) days prior to the expiry of the period of guarantee for supplies. Lorsque la réception définitive des fournitures est prévue, elle a lieu endéans vingt (20) jours précédant l’expiration de la période de garantie pour la réception provisoire des fournitures. En cas de plusieurs réceptions partielles, le procès- verbal de réception définitive visé dans la présente loi est dressé endéans vingt (20) jours précédant l’expiration de la période de garantie pour les fournitures. Where the final reception is provided or not, a report of final reception of supplies is made and shows how the entire tender was executed. Quoique la réception définitive est prévue ou non, le procès-verbal de la réception définitive est établit et indique l’exécution total du marché.

Section 146Verify source

§ 147Kugabanya bidakabije kuProvision

The procuring entity may accept slightly nonconforming goods, reduce the price, reject mixed deliveries, or accept only the conforming quantities; the successful bidder bears sorting costs.

Ingingo ya 147: Kugabanya bidakabije ku giciro bitewe n’ihinduka ry’ingano cyangwa ubwiza cyangwa bw’ibicuruzwa ibigemurwa Article 147: Slight reduction of price due to change of quantity or quality of goods or supplies Article 147: Réfaction légère de prix due au changement de quantité ou de qualité des biens ou des fournitures Ingingo ya 147: Kugabanya bidakabije ku giciro bitewe n’ihinduka ry’ingano cyangwa ubwiza cyangwa bw’ibicuruzwa ibigemurwa Iyo ibicuruzwa byagemuwe bifite imiterere idatandukanye cyane kandi urwego rutanga isoko rugasanga nta ngaruka nini bishobora ikoreshwa ryabyo, rushobora kugira mu rugategeka uwatsindiye kubyemera ariko isoko ko igiciro cyabyo kigabanywa. Article 147: Slight reduction of price due to change of quantity or quality of goods or supplies Article 147: Réfaction légère de prix due au changement de quantité ou de qualité des biens ou des fournitures If the delivered goods are slightly different and the procuring entity believes that they shall not have a big impact on their use, the procuring entity may accept them but order the successful bidder for the price to be reduced. Lorsque les biens livrés présentent de légères différences et que l’entité de passation de marché constate qu’il ne peut en résulter d’inconvénients majeurs quant à leur utilisation, l’entité de passation de marché peut les accepter mais tout en exigeant une réfaction du prix à l’attributaire du marché. Iyo bigaragaye ko ibyagemuwe birimo bimwe bimeze neza n'ibindi bitameze neza, urwego rutanga isoko rushobora kubyanga byose, nta If it is found out that the delivered supplies include some that are in good condition and others that are not, the procuring entity may S’il est constaté que la livraison des fournitures comprend des produits conformes et d’autres non conformes, l’entité de passation de marché peut 137 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ndishyi uwatsindiye isoko yatse, cyangwa gutoranyamo ibimeze neza akaba aribyo rwakira. Amafaranga akoreshwa muri iryo toranya yishyurwa n'uwatsindiye isoko. reject all of them without any compensation to the successful bidder or sort out and accept only in good condition. Expenses for such sorting-out are borne by the successful bidder. those supplies which are soit rebuter toute la livraison présentée, et ce sans indemnité aucune pour l’attributaire du marché, soit procéder au triage pour ne prendre que les produits conformes. Les frais de triage sont supportés par l’attributaire du marché. Iyo ingano y’ibyagemuwe itangana n’iyari iteganyijwe, urwego rutanga isoko rushobora kubyanga byose cyangwa kwakira gusa ibyagemuwe. If the quantity of the supplies is less than the quantity required, the procuring entity may reject all the supplies or accept only the quantities delivered. la quantité des Lorsque fournitures n’est conforme à la quantité prévue, l’entité de passation de marché peut soit rebuter toute la fourniture, soit réceptionner les quantités livrées. Ibivugwa muri iyi ngingo ntibibangamira ishyirwa mu bikorwa ry'ibihano biteganyijwe igihe amasezerano adashyizwe mu bikorwa cyangwa ashyizwe mu bikorwa nabi. The provisions of this Article are without prejudice to the application of sanctions provided for in case of non-execution or poor execution of the contract. Les dispositions du présent article ne portent pas préjudice à l’application des sanctions prévues pour l’inexécution ou la mauvaise exécution du contrat.

Section 147Verify source

§ 148Inshingano z’uwatsindiyeProvision

If the tender document requires after-sale services, the successful bidder must provide them.

Ingingo ya 148: Inshingano z’uwatsindiye isoko nyuma y’igemura Article 148: After sale service by the successful bidder Article 148: Service l’attributaire du marché après-vente par Ingingo ya 148: Inshingano z’uwatsindiye isoko nyuma y’igemura Article 148: After sale service by the successful bidder Article 148: Service l’attributaire du marché après-vente par igitabo cyerekana uburyo Iyo ipiganwa rikorwa giteganya inshingano z’uwatsindiye isoko nyuma y’igemura, agomba kubahiriza izo nshingano. Icyo gihe agomba gusana no gukora imirimo yo gufata neza ibigemurwa kandi agatanga vuba ibisimbura ibishaje. If the tender document provides for after sale services, the successful bidder must perform such services. In that case, he/she must provide repair and maintenance services of supplies and to deliver spare parts quickly. Si le dossier d’appel d’offres le prévoit, un service après-vente doit être assuré par l’attributaire du marché. Dans ce cas il doit effectuer les réparations des fournitures et à assurer un approvisionnement rapide des pièces de rechange. l’entretien et

Section 148Verify source

§ 149Inyandiko isobanura isozwaProvision

The successful bidder must submit a proposal of the final statement of the supply contract to the procuring entity within 30 days after the final reception report for the supplies is signed.

Ingingo ya 149: Inyandiko isobanura isozwa ry’amasezerano y’isoko ry’ibigemurwa Article 149: Final statement of the supply contract Article 149: Décompte définitif du contrat de fournitures Icyiciro cya 4: Ishyirwa mu bikorwa ry’isoko rya serivisi z’impuguke Section 4: Execution of consultancy services tenders for Section 4: Exécution du marché de services de consultance Ingingo ya 149: Inyandiko isobanura isozwa ry’amasezerano y’isoko ry’ibigemurwa Article 149: Final statement of the supply contract Article 149: Décompte définitif du contrat de fournitures Mu gihe kitarenze iminsi mirongo itatu (30) uhereye igihe raporo y’iyakira rya burundu ry’ibigemurwa yasinyiwe, uwatsindiye isoko ashyikiriza urwego rutanga isoko umushinga w’inyandiko isobanura isozwa ry’amasezerano y’isoko ry’ibigemurwa yemejwe n’umukozi ushinzwe kugenzura ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano. Within thirty (30) days from the signing of the report for the final reception of the supplies, the successful bidder submits to the procuring entity a proposal of the final statement of the supply contract duly approved by the supervising official. Endéans trente (30) jours à compter de la signature du procès-verbal de réception définitive des fournitures, l’attributaire du marché soumet à l’entité de passation de marché, un projet de décompte définitif du contrat de marché de fonctionnaire fournitures approuvé par dirigeant. le 138 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Icyiciro cya 4: Ishyirwa mu bikorwa ry’isoko rya serivisi z’impuguke Section 4: Execution of consultancy services tenders for Section 4: Exécution du marché de services de consultance

Section 149Verify source

§ 150Imyitwarire y’uwatsindiyeProvision

Ingingo ya 150: Imyitwarire y’uwatsindiye isoko rya serivisi z’impuguke Article 150: Code of conduct for the successful bidder for consultancy services Article 150: Normes de conduite de l’attributaire du marché de services de consultance Ingingo ya 150: Imyitwarire y’uwatsindiye isoko rya serivisi z’impuguke Article 150: Code of conduct for the successful bidder for consultancy services rwatanze Uwatsindiye isoko rya serivisi z’impuguke agomba, igihe cyose kuba umujyanama nyawe hakurikijwe w’urwego ibiteganywa cyangwa imyitwarire igenga umwuga we kandi agomba kurangwa no kugira ibanga. By’umwihariko uwatsindiye isoko rya serivisi z'impuguke agomba kwirinda: isoko n’amategeko The successful bidder for consultancy services must, at all times, be a reliable adviser to the procuring entity in accordance with the laws or with professional ethics and must be bound by professional the successful bidder for consultancy services must refrain from: In particular, secrecy. 1º gutangaza amakuru arebana na serivisi atanga atabanje kubihererwa uburenganzira n’urwego rutanga isoko; 1º revealing information concerning the services he/she is providing without prior approval from the procuring entity; Article 150: Normes de conduite de l’attributaire du marché de services de consultance L’attributaire du marché de services de consultance doit, à tout moment, agir comme un conseiller fiable de l’entité de passation de marché conformément aux la déontologie professionnelle et est tenu au secret professionnel. En particulier, l’attributaire du marché de services de consultance doit s’abstenir de : lois ou à des faire déclarations 1º publiques les services qu’il fournit sans concernant autorisation préalable de l’entité de passation de marché; 2º gukora igikorwa icyo ari cyo cyose kinyuranyije n’inshingano ze zikubiye mu masezerano yagiranye n’urwego rutanga isoko; 2º engaging in any act which contravenes his/her contractual obligations towards the procuring entity; 2º s’engager dans toute activité contraire à ses obligations contractuelles envers l’entité de passation de marché ; 3º gufata icyemezo icyo ari cyo cyose mu mwanya w’urwego rutanga isoko rutabanje kubimuhera uburenganzira bwanditse kandi bwerekanwa igihe cyose bibaye ngombwa; 3º taking any decision on behalf of the procuring entity without the latter's prior written consent which is presented whenever necessary; 3º prendre toute décision au nom de l’entité de passation de marché sans le consentement écrit préalablement délivrée par ce dernier qui est exhibée chaque fois que de besoin ; 4º atagira ubwigenge mu mirimo ye. impamvu iyo ariyo yose yatuma 4º any reason his/her independence at work. that may compromise 139 4º indépendance dans l’exécution de ses travaux. tout motif pouvant entraver son Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 151Kutemererwa guhembwaProvision

A successful bidder must not receive extra remuneration connected to the contract, except from the procuring entity.

Ingingo ya 151: Kutemererwa guhembwa n'abandi Article 151: Restrictions on remuneration by third party Article 151: Interdiction de rémunération par des tiers Ingingo ya 151: Kutemererwa guhembwa n'abandi Article 151: Restrictions on remuneration by third party Article 151: Interdiction de rémunération par des tiers Uwatsindiye isoko nta kindi gihembo yemerewe kwakira gishingiye ku masezerano icyo ahabwa y’isoko yatsindiye usibye n’urwego rutanga isoko. The successful bidder shall not be allowed to receive any other remuneration relating to the contract he/she has been awarded except that from the procuring entity. Il est interdit à l’attributaire du marché de recevoir une rémunération liée au contrat de marché qui lui a été attribué, autre que celle de l’entité de passation de marché. Uwatsindiye isoko cyangwa abakozi be ntibashobora kwemererwa kwakira igihembo icyo ari cyo cyose gifite aho gihuriye n’ishyirwa mu bikorwa ry’isoko, gitanzwe n’undi muntu uwo ari we wese. Ntashobora kandi kwakira ku buryo buziguye cyangwa butaziguye igihembo gishingiye ku kuba yarakoresheje uburyo bushinganye cyangwa burinzwe n’amategeko. The successful bidder or his/her staff shall not be allowed to receive any remuneration, given by any other person, related to the execution of the tender. He/she shall not also receive directly or indirectly any remuneration for having used patented or copyrighted process. L’attributaire du marché ou son personnel ne peut pas être autorisé à accepter une quelconque rémunération, accordée par n’importe quelle personne dans le cadre de l’exécution du marché. Il ne peut pas non plus recevoir directement ou indirectement aucune rémunération à raison de l’utilisation d’un procédé breveté ou protégé.

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§ 152Ibanga ry'akaziProvision

The successful bidder and related staff must keep tender information confidential during the contract and after it ends.

Ingingo ya 152: Ibanga ry'akazi Article 152: Professional secrecy Article 152: Secret professionnel Ingingo ya 152: Ibanga ry'akazi Article 152: Professional secrecy Article 152: Secret professionnel igihe yabanje Uwatsindiye isoko hamwe n'abakozi be bagomba kugira ibanga ry'akazi mu gihe cyose amasezerano y’isoko ashyirwa mu bikorwa n'igihe amaze kurangira. Kubera iyo mpamvu, uretse kubihererwa uburenganzira bwanditse n’urwego rutanga isoko, uwatsindiye isoko, abo afatanyije nabo ndetse n'abakozi babo ntibashobora na rimwe kubwira uwo ari we wese amabanga bumvise cyangwa gushyira ahagaragara amakuru ajyanye n’imyanzuro yagezweho mu gihe isoko rigikorwa cyangwa nyuma y’uko rirangira. cyangwa babonye The successful bidder and his/her staff must uphold professional secrecy during the period of the contract and after its completion. In this respect, save for a prior written consent by the procuring entity, the successful bidder, his/her associates and staff shall not, at any time, communicate to any person, confidential information they heard or saw or disclose conclusions reached during or after the period of the execution of the tender. L’attributaire du marché et son personnel doivent garder le secret professionnel pendant la durée du contrat et après l’achèvement de celui-ci. À cet égard, sauf consentement écrit préalable de l’entité de passation de marché, l’attributaire du marché, ses associés et leur personnel ne peuvent, en aucun cas, communiquer à quiconque des renseignements confidentiels qui leur ont été révélés ou qu’ils ont découverts, ni rendre publiques des informations sur les conclusions au cours ou après l’exécution du marché. Ntibashobora kandi gukoresha mu buryo ubwo ari bwo bwose bubangamiye urwego rutanga isoko, amakuru bahawe cyangwa ibyavuye mu They shall not also use, in any way detrimental to the procuring entity, information they received or findings of research carried out 140 Ils ne peuvent non plus utiliser au détriment de l’entité les renseignements qui leur ont été fournis ou les de marché, passation de Official Gazette no. Special of 07/09/2018 bushakashatsi bwakozwe mu gihe cy'ishyirwa mu bikorwa ry'isoko cyangwa mu gihe hategurwaga ishyirwa mu bikorwa ry’isoko. during the execution of the tender or from the period of the preparation of the execution of the tender.

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§ 153Isoko ryo kwiga imishingaProvision

The successful bidder must prepare the project documents and drawings using professional norms and the latest techniques, and must ensure related technical materials are neutral so they do not hinder fair competition where needed.

Ingingo ya 153: Isoko ryo kwiga imishinga Article 153: Tender for project design Article 153: Marché de service de conception de projets Ingingo ya 153: Isoko ryo kwiga imishinga Article 153: Tender for project design ryo kwiga igitabo Uwatsindiye isoko imishinga cy’umushinga agomba gutegura n’ibishushanyo akoresheje uburyo bwemewe bukoreshwa muri uwo mwuga na tekiniki zigezweho. The successful bidder must prepare the project document and drawings using established professional norms and the latest techniques. Agomba kandi kwemeza ko imiterere ya tekiniki n'ibishushanyo hamwe n'izindi nyandiko izo ari zo zose zerekeye igemurwa ry’ibicuruzwa na serivisi z’impuguke bijyanye n'umushinga byakozwe ku buryo butabogamye kugira ngo bitabangamira ipiganwa risesuye, igihe ari ngombwa. that He/she must also approve technical specifications and drawings as well as any other documents related to the supply of goods and consultancy services for the project are designed with neutrality so that it may not constitute a bottleneck for fair competition, where necessary. résultats des études, tests de recherche effectués dans la période de l’exécution du marché ou pendant la période de préparation de l’exécution du marché. Article 153: Marché de service de conception de projets L’attributaire du marché de service de conception de projets doit élaborer tous les documents du projet et dessins en utilisant des systèmes professionnellement reconnus et les techniques les plus récentes. Il doit aussi approuver que les spécifications et les dessins ainsi que tous les autres documents relatifs à la fourniture de biens et de services pour le projet sont élaborés avec neutralité, de manière à ne pas constituer une entrave à la concurrence loyale où il est nécessaire.

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§ 154Uburenganzira kuri raporoProvision

The successful bidder must give the procuring entity all contract documents and drawings when the contract ends, keep any copies only for tender-related use, and not disclose or reuse them without written consent.

Ingingo ya 154: Uburenganzira kuri raporo n'inyandiko Article 154: Rights on reports and documents Article 154: Droit sur les rapports et les documents 16 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 154: Uburenganzira kuri raporo n'inyandiko Article 154: Rights on reports and documents Article 154: Droit sur les rapports et les documents Inyandiko zose cyangwa ibishushanyo byose isoko mu gihe bikozwe n'uwatsindiye cy'ishyirwa mu bikorwa ry'amasezerano y’isoko, bibikwa mu ibanga kandi bikaba umutungo bwite w’urwego rutanga isoko. All documents or drawings produced by the successful bidder during the execution of the contract are kept confidentially and are the property of the procuring entity. Tous les documents ou dessins produits par l’attributaire du marché pendant l’exécution du contrat de marché, sont confidentiels et constituent une propriété exclusive de l’entité de passation de marché. isoko rirangiye, uwatsindiye Iyo isoko ashyikiriza urwego rutanga isoko izo nyandiko n’ibishushanyo byose. Icyakora, ashobora kugumana kopi zabyo, ariko ntashobora kuzikoresha ku mpamvu zitarebana n'isoko When the contract is completed, the successful bidder submits all those documents and drawings to the procuring entity. However, the successful bidder may keep their copies, though he/she may not use them for purposes Lorsque le contrat est terminé, l’attributaire du marché remet tous ces documents et dessins à l’entité de passation de marché. Toutefois, l’attributaire peut en conserver des copies, mais il ne peut les utiliser à d’autres fins que dans le 141 atabanje bwanditse n’urwego rutanga isoko. kubihererwa uburenganzira Official Gazette no. Special of 07/09/2018 that are not related to the tender without prior written consent from the procuring entity. cadre du marché sans le consentement écrit préalable de l’entité de passation de marché. isoko ntashobora gutangaza Uwatsindiye inyandiko n’ibikubiye mu zirebana masezerano, kuzigenderaho mu gihe akorera abandi serivisi, kugira uwo ahishurira ibyo yabwiwe n’urwego rutanga isoko cyangwa ibyo azi ku isoko rutabanje kubimuhera uburenganzira bwanditse. The successful bidder shall not be allowed to publish documents related to the contract, use them when providing services to other parties, reveal what he/she was told by the procuring entity or information he/she knows about the tender without the procuring entity's written consent. L’attributaire du marché n’est pas autorisé à publier les documents relatifs au contrat ni les utiliser pour fournir services à d’autres parties, ni à divulguer des informations qu’il tient de l’entité de passation de marché, sans le consentement écrit de celui-ci. ngingo ya 155: Ihame ryo kudahindura uburyo bikorwa bw'ishyirwa mu ry’amasezerano y'isoko Uwatsindiye isoko agomba gukora ubwe imirimo asabwa, akoresheje abakozi n’uburyo bwashingiweho ahabwa isoko.

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§ 155Ihame ryo kudahinduraProvision

The successful bidder must personally perform the services using the staff and methods used for the award, and may change this article’s provisions only with prior written consent from the procuring entity.

Ingingo ya 155: Ihame ryo kudahindura uburyo bikorwa bw'ishyirwa mu ry’amasezerano y'isoko Article 155: Principle of non-modification of contract execution modalities Article 155: Principe de non modification des modalités d’exécution du contrat Article 155: Principle of non-modification of contract execution modalities Article 155: Principe de non modification des modalités d’exécution du contrat The successful bidder must perform personally the services required using the staff and modalities that were the basis for the award of the tender. L’attributaire exécuter du marché personnellement les prestations lui demandées à l’aide du personnel et des moyens sur base desquels le marché lui a été attribué. doit Igihe uwatsindiye isoko abonye ko ari ngombwa kugira icyo ahindura mu biteganywa n’iyi ngingo, ashobora kubikora ari uko abanje kubihererwa bwanditse uburenganzira n’urwego rutanga isoko. Where the successful bidder finds it necessary to change any of the provisions of this Article, he/she may do so with prior written consent from the procuring entity. Lorsque l’attributaire du marché estime qu’il est nécessaire d’apporter des modifications aux dispositions du présent article, il peut y procéder avec l’accord écrit préalable de l’entité de passation de marchés.

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§ 156Uburyozwe ku makosaProvision

The successful bidder is responsible for mistakes made during contract execution and must fix identified mistakes at their own cost when the procuring entity requires it.

Ingingo ya 156: Uburyozwe ku makosa isoko mu gihe yakozwe n’uwatsindiye cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano Article 156: Liability for mistakes made by the successful bidder during the execution of the contract Article 156: Responsabilités pour les fautes l’attributaire du marché commises par pendant l’exécution du contrat Ingingo ya 156: Uburyozwe ku makosa yakozwe n’uwatsindiye isoko mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano Article 156: Liability for mistakes made by the successful bidder during the execution of the contract Article 156: Responsabilités pour les fautes commises par l’attributaire du marché pendant l’exécution du contrat isoko yishingira uburyozwe Uwatsindiye bw’amakosa yakoze mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano. The successful bidder is accountable for the mistakes that he/she made during the execution of the contract. L’attributaire du marché est responsable des fautes commises pendant l’exécution du contrat. Igihe cyose abisabwe n’urwego rutanga isoko, uwatsindiye isoko akosora, ku mafaranga ye, ikosa ryose ryagaragaye mu mirimo ye. Whenever it is required by the procuring entity, the successful bidder corrects, at his/ her own cost, any mistake that was identified in his/her À n’importe quel moment et à la demande de l’entité de passation de marché, l’attributaire du marché procède, à ses frais, à la correction des 142 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Icyakora, ntashobora kuryozwa ibitakozwe n’ibihombo byatewe n’uko: work. However, he/she shall not be liable for any claims of lacunae and losses due to the fact that: erreurs identifiées dans son travail. Toutefois, il n’est pas responsable des réclamations des lacunes et pertes dues à: 1º inama zatanzwe n’uwatsindiye isoko; urwego rutanga isoko rutakurikije 1º advice by the successful bidder; the procuring entity did not respect the 1º les pas agi suivant l’attributaire du marché; l’entité de passation de marché qui n’a recommandations de rutanga urwego 2º rwategetse isoko isoko gushyira mu bikorwa uwatsindiye amabwiriza cyangwa batabyemeranyaho uwatsindiye isoko yagaragajeho impungenge; the procuring entity 2º the successful bidder to implement instructions with which the successful bidder did not agree or which he or she had some concerns; imposed rutanga urwego 3º isoko, abaruhagarariye, abakozi barwo cyangwa impuguke zarwo bashyize mu bikorwa nabi imyanzuro yatanzwe n’uwatsindiye isoko. the procuring 3º its representatives, its staff or his/her experts wrongly implemented the recommendations made by the successful bidder. entity,

Section 156Verify source

§ 157Staffing and its replacementProvision

For technical assistance contracts, the successful bidder is responsible for the competence and conduct of staff provided to the procuring entity, and the procuring entity may require replacement of staff who are incompetent or misconducting.

Ingingo ya 157: n’isimbuzwa ryabo Itangwa ry'abakozi Article 157: Staffing and its replacement Article 157: Disponibilité du personnel et son remplacement ya Ingingo y'akazi n’ikiruhuko ku mukozi wahawe urwego rutanga isoko 158: Amasaha Ingingo ya 157: n’isimbuzwa ryabo Itangwa ry'abakozi Article 157: Staffing and its replacement ubushobozi Iyo isoko ryerekeranye no gutanga inkunga mu bya tekiniki, uwatsindiye isoko ni we ugomba kumenya n’imyitwarire by’abakozi aha urwego rutanga isoko. Igihe umukozi agaragaje ubushobozi buke cyangwa imyitwarire mibi, urwego isoko rushobora gutegeka ko ahita asimburwa hakurikijwe ibiteganywa n’iri tegeko. rutanga Where technical the contract concerns assistance, the successful bidder is responsible for the competence and conduct of the staff put at the disposal of the procuring entity. In case of incompetence or misconduct by any staff in accordance with the provisions of this Law, the procuring entity may order their replacement. la mise en œuvre des 2º instructions imposées par l’entité de passation de marché à l’attributaire lesquelles l’attributaire du marché n’était pas d’accord ou avait émis ses inquiétudes; du marché sur 3º la mise en application non conforme à des recommandations de l’attributaire du marché par l’entité de passation de marché, ses représentants, son personnel ou ses experts. Article 157: Disponibilité du personnel et son remplacement l’attributaire du marché Lorsque le marché porte sur une assistance technique, est responsable de la qualité et de l’intégrité du personnel qu’il met à la disposition de l’entité de passation de marché. En cas d’incompétence ou de mauvaise conduite d’un membre du personnel au regard de la présente loi, l’entité de passation de marché peut exiger leur remplacement. ya Ingingo y'akazi n’ikiruhuko ku mukozi wahawe urwego rutanga isoko 158: Amasaha

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§ 159Gusubika ishyirwa muProvision

The procuring entity may suspend a consultancy contract when necessary, but it must explain the reason and keep the suspension within 60 days unless circumstances require more. The successful bidder may seek cancellation if not at fault and the suspension lasts too long; the entity must decide within 15 days and may have to bear resulting costs.

Ingingo ya 159: Gusubika ishyirwa mu bikorwa serivisi z’impuguke ry'amasezerano ya Article 159: Suspension of consultancy service contract execution Article 159: Suspension de l’exécution du contrat de services de consultance Ingingo ya 159: Gusubika ishyirwa mu bikorwa serivisi z’impuguke ry'amasezerano ya gusubika ishyirwa mu Urwego rutanga isoko rufite uburenganzira bwo bikorwa ry'amasezerano ya serivisi z’impuguke igihe bibaye ngombwa. Iryo subikwa rigomba kugira impamvu yasobanuriwe uwatsindiye isoko kandi ntirishobora kumara igihe kirenze iminsi mirongo itandatu (60), keretse iyo hari impamvu ituma icyo gihe kigomba kurenga. Article 159: Suspension of consultancy service contract execution Article 159: Suspension de l’exécution du contrat de services de consultance The procuring entity has the right to suspend the execution of the contract for consultancy services whenever is necessary. Such it suspension must have a reason which is explained to the successful bidder and it shall not exceed a period of sixty (60) days unless dictated by such suspension. reasons causing the L’entité de passation de marché a le droit de suspendre l’exécution du contrat de services de consultance si les circonstances le requièrent. Les raisons motivant une telle suspension doivent être expliquées à l’attributaire du marché et sa durée ne peut excéder soixante (60) jours sauf si les circonstances du moment l’imposent. Icyakora, iyo isubikwa ritatewe n'ikosa rye, uwatsindiye isoko, yemerewe gusaba urwego rutanga isoko gusesa amasezerano iyo igihe cy'isubikwa kirenze iminsi mirongo itandatu (60) byabangamira kucyongera uwatsindiye isoko. Uwatsindiye isoko agomba kugaragaza ibimenyetso byose byerekana imiterere y'imbogamizi aterwa n'iryo subikwa. kandi However, where the successful bidder was not responsible for the reasons that resulted into the suspension, he/she has the right to request the procuring entity to cancel the contract if the suspension period exceeds sixty (60) days and the extension affects him/her negatively. The successful bidder must indicate all the factors that show the nature of the prejudice resulting from that suspension. Toutefois, lorsque la suspension n’a pas été provoquée par sa faute, l’attributaire du marché a le droit de solliciter de l’entité de passation de marché la résiliation du contrat lorsque la durée de la suspension excède soixante (60) jours et que sa négativement. L’attributaire du marché doit fournir les éléments nécessaires qui montrent la nature du préjudice résultant de cette suspension. prolongation l’affecte Urwego rutanga isoko rugomba, mu gihe cy'iminsi cumi n’itanu (15) uhereye ku munsi w’iyakirwa ry'ubusabe, gufata icyemezo ku byasabwe n'uwatsindiye isoko. The procuring entity must, within fifteen (15) days from the date it received the request, make a decision with regard to the request of the successful bidder. L’entité de passation de marché doit, endéans quinze (15) jours prenant cours à partir de la date de la réception de la requête, réagir à la demande de l’attributaire du marché. Iyo icyo gihe kirenze, urwego rutanga isoko ziriho rwishyura n'izishobora kuvuka. Ingaruka zatewe n’iryo cy'imbogamizi ikiguzi When this period expires, the procuring entity bears the cost of the current and future impact. Any consequences caused by this suspension must be borne by the procuring entity. Passé ce délai, l’entité de passation de marché supporte le coût du préjudice actuel et futur. L’entité de passation de marché doit supporter 144 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 subikwa zigomba kwishyurwa n’urwego rutanga isoko. les conséquences causées par cette toutes suspension.

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§ 158Working hours and leave ofProvision

Staff assigned to a procuring entity must follow the working hours of the department where they are posted, and take leave according to the law unless the tender document says otherwise.

Article 158: Working hours and leave of staff put at the disposal of the procuring entity Article 158: Heures de travail et congé du personnel mis à la disposition de l’entité de passation de marché Article 158: Working hours and leave of staff put at the disposal of the procuring entity Article 158: Heures de travail et congé du personnel mis à la disposition de l’entité de passation de marché Umukozi uhawe urwego rutanga isoko agomba gukurikiza amasaha y'akazi akurikizwa muri The staff put at the disposal of the procuring entity strictly observes the working hours Le personnel mis à la disposition de l’entité de passation de marché suit l’horaire de travail en 143 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 serivisi yahawe gukoramo. Uwo mukozi ikiruhuko agomba hakurikijwe amategeko keretse igitabo cyerekena iyo uburyo ipiganwa rikorwa cyabigennye ukundi. gufata within the department in which he/she is appointed. Such staff goes on in accordance with the Law unless the tender document provides otherwise. leave vigueur dans le service de rattachement. Il bénéficie des congés conformément à la législation en vigueur sauf si le dossier d’appel d’offres en dispose autrement.

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§ 160Raporo cyangwa inyandikoProvision

The procuring entity must react to submitted reports or documents within 60 days, unless the tender document sets a shorter period. If it does not react in time, the submission is treated as approved, and the successful bidder may move to the next step. If a report or document is rejected, the bidder must be given time to correct and resubmit it.

Ingingo ya 160: Raporo cyangwa inyandiko zigomba gukorwa Article 160: Reports or documents to be produced Article 160: Rapports ou documents à produire Ingingo ya 160: Raporo cyangwa inyandiko zigomba gukorwa Article 160: Reports or documents to be produced Article 160: Rapports ou documents à produire Hakurikijwe ubwoko bwa serivisi irebwa n'amasezerano, igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kigena raporo cyangwa inyandiko zitandukanye zigomba gukorwa n'igihe zigomba gukorerwa. Depending on the type of service being the subject of the contract, the tender document determines the different reports and documents that must be produced as well as when they shall must be produced. Suivant le type de service qui fait l’objet du contrat, le dossier d’appel d’offres détermine les différents rapports et documents qi doivent être produits ainsi que les dates auxquelles ils doivent être produits. Urwego rutanga isoko rugomba kugira icyo ruvuga kuri izi raporo cyangwa inyandiko mu gihe kitarenze iminsi mirongo itandatu (60) guhera ku itariki zakiriweho, keretse iyo igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gitanga igihe gito kurushaho. Iyo urwego rutanga isoko rutagize icyo rukora mu gihe cyagenwe, bifatwa nk'aho rwemeye raporo cyangwa inyandiko zarugejejweho. Icyo gihe, gukomeza uwatsindiye intambwe ikurikira y'akazi ke. ashobora isoko The procuring entity is required to react on these reports or documents within sixty (60) days from the date of their submission, unless the tender document provides for a shorter period. In any case, if the procuring entity does not react within the specified time, the reports or documents are considered approved. In that case, the successful bidder may proceed with the next step of his/her work À moins que le dossier d’appel d’offres ne stipule un délai plus court, l’entité de passation de marchés est tenue de réagir endéans soixante (60) jours à dater de la remise des rapports ou documents. Dans tous les cas, si l’entité de passation de marché ne réagit pas dans ce délai, son silence vaut approbation des rapports et documents remis. Dans ce cas, l’attributaire du marché peut passer à la phase suivante de son travail. Iyo habayeho kutemera raporo cyangwa inyandiko, cyangwa kimwe mu bice byazo, urwego rutanga isoko ruha uwatsindiye isoko igihe agomba kuba yarangije gukosora no gutanga raporo cyangwa inyandiko nshya kugira ngo yemezwe. the procuring entity gives If the report or document or part of them is not the accepted, successful bidder a period within which the latter must have the corrections and submitted the new report or document for approval. finished making En cas de rejet du rapport ou document, ou d’une de ses parties, l’entité de passation de marché accorde à l’attributaire du marché un délai durant lequel ce dernier doit avoir effectué les corrections et transmis un nouveau rapport ou document pour approbation.

Section 160Verify source

§ 161Inyandiko isobanura isozwaProvision

The successful bidder must submit a draft final statement of contract execution to the procuring entity within 30 days after the report for final approval of consultancy services is signed.

Ingingo ya 161: Inyandiko isobanura isozwa ry’isoko Article 161: Final statement of the execution of the contract Article 161: Décompte final de l’exécution du contrat Ingingo ya 161: Inyandiko isobanura isozwa ry’isoko Article 161: Final statement of the execution of the contract Article 161: Décompte final de l’exécution du contrat Mu gihe cy’iminsi itarenze mirongo itatu (30) nyuma y'uko inyandikomvugo y'iyemerwa rya burundu rya serivisi z’impuguke ishyizweho Within thirty (30) days from the signing of the report for the final approval of consultancy services, the successful bidder submits to the Endéans trente (30) jours à dater de la signature procès-verbal pour l’approbation de services de consultance, l’attributaire du marché soumet à 145 isoko umukono, uwatsindiye isoko ageza ku rwego umushinga w'inyandiko rutanga isobanura ry’isoko wemejwe n’umukozi ushizwe kugenzura uko amaserano ashyirwa mu bikorwa. isozwa Official Gazette no. Special of 07/09/2018 procuring entity, a proposal of the final statement of the execution of the contract duly approved by the supervising official. l’entité de passation de marché, un projet de décompte final de l’exécution du contrat signé par le fonctionnaire dirigeant.

Section 161Verify source

§ 162Impamvu z’irangiraProvision

The contracting authority may modify or end a contract if a later reason makes performance impossible, and it must compensate the winner for loss caused by signing.

Ingingo ya 162: Impamvu z’irangira ry’amasezerano y’isoko Article 162: Reasons for the termination of the contract Article 162: Motifs de fin du contrat Ingingo ya 162: Impamvu z’irangira ry’amasezerano y’isoko Article 162: Reasons for the termination of the contract Article 162: Motifs de fin du contrat Amasezerano y’isoko ashobora kurangira kubera isoko, asheshwe, arangiye neza cyangwa ku mpamvu zitunguranye kandi ntarengwa. rw’uwatsindiye urupfu Urwego rutanga isoko rushobora guhindura cyangwa kurangiza amasezerano y’isoko mu gihe, bitewe n’impamvu yaje nyuma yo rugasanga kuyashyiraho kuyubahiriza bidashoboka. Muri icyo gihe, urwego rugomba kuriha isoko uwatsindiye igihombo yatewe no gushyira umukono kuri ayo masezerano. umukono, rutanga isoko

Section 162Verify source

§ 163Urupfu rw’uwatsindiyeProvision

If the successful bidder dies, the tender is automatically terminated, but heirs or other entitled persons may ask to continue the contract within 15 days.

Ingingo ya 163: Urupfu rw’uwatsindiye isoko Icyiciro cya 5: Ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano impamvu itunguranye kandi ntarengwa igihe habaye Article 163: Successful bidder’s death Article 163: Décès de l’attributaire du marché Section 5: Contract execution in case of force majeure Section 5: Exécution du contrat en cas de force majeure Ingingo ya 163: Urupfu rw’uwatsindiye isoko igitekerezo cyose Iyo uwatsindiye isoko apfuye, isoko riseswa nta mpaka. Icyakora, urwego rutanga isoko rusuzuma rugejejweho n’abazungura be cyangwa abandi babifitiye uburenganzira iyo barugejejeho icyifuzo cyo gukomeza imirimo ijyanye n’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano mu minsi cumi n’itanu (15) ikurikira urupfu rw’uwatsindiye isoko. A procurement contract may be terminated by the death of the successful bidder, cancellation, completion of the contract execution or force majeure. Un contrat de marché peut prendre fin par décès de l’attributaire du marché, résiliation, exécution complète du marché ou par force majeure. The procuring entity may modify or terminate a contract if as a result of any circumstances which have occurred after the conclusion of the said contract it is not in a position to perform the obligations thereof. In such a case, the procuring entity must be liable to the successful bidder for damages incurred as a result of the conclusion of the contract. L'entité de passation de marché peut modifier ou résilier le contrat si, par suite de circonstances survenues après la conclusion de ce contrat, elle n'est pas en mesure d'exécuter les obligations de celui-ci. Dans un tel cas, l’entité de passation de marché doit être responsable des dommages résultant de la conclusion du contrat envers l’attributaire du marché. Article 163: Successful bidder’s death Article 163: Décès de l’attributaire du marché terminated. However, If the successful bidder dies, the tender is automatically the procuring entity considers any request to continue the execution of the contract by the heirs of the deceased person or any other rightful persons, within fifteen (15) days from the date of the death of the successful bidder. Lorsque l’attributaire du marché est décédé, le marché est résilié d’office. Toutefois, l’entité de passation de marché examine toute proposition des héritiers ou des ayants droit si ceux-ci ont exprimé endéans (15) jours qui suivent le décès de l’attributaire du marché, leur intention de continuer l’exécution du contrat. 146 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 cy’urwego isoko Icyemezo kimenyeshwa abo bireba mu minsi mirongo itatu (30) uhereye ku munsi rwaboneyeho ubusabe bwabo. rutanga entity’s procuring is The communicated to those who are concerned within thirty (30) days from the date of receipt of their request. decision La décision de l’entité de passation de marché est notifiée aux intéressés endéans trente (30) jours à compter de la réception de leur requête. Icyiciro cya 5: Ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano impamvu itunguranye kandi ntarengwa igihe habaye Section 5: Contract execution in case of force majeure Section 5: Exécution du contrat en cas de force majeure

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§ 164Isonerwa ku buryozweProvision

Contracting parties are not treated as breaching the contract when force majeure or a similar uncontrollable event prevents performance.

Ingingo ya 164: Isonerwa ku buryozwe Article 164: Exemption from liability Article 164: Exonération de responsabilité 17 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 164: Isonerwa ku buryozwe Article 164: Exemption from liability Article 164: Exonération de responsabilité ibyo ry’ikigo rikozwe n’iziteruye, rwabangamiye Nta ruhande na rumwe mu zashyize umukono ku masezerano y’isoko rufatwa nk’aho rutujuje rwiyemeje cyangwa kubahiriza mu masezerano iyo rwabibujijwe n’impamvu zikomeye nk’imyigaragambyo, ifunga n’umukoresha cyangwa andi makimbirane y’akazi, intambara ikomanyirizwa, zeruye imyivumbagatanyo, kwivumbura kw’abaturage, indwara z’ibyorezo, inkangu, imitingito y’isi, ibihe by’ishuheri, inkuba, imyuzure, imvururu hagati y’abaturage, iturika ry’ibisasu n’ikindi kintu kimeze nka byo n’ubushake bitunguranye, bidatewe zikaba bw’impande zitabyikuramo n’ubwo zakora uko zishoboye kose. zombi kandi isoko uwatsindiye Icyakora, ashobora kwitwaza ibikubiye muri iyi ngingo gusa iyo impamvu itunguranye kandi ntarengwa ibaye mu gihe cyateganyirijwe gukoramo imirimo ijyanye no gushyira mu bikorwa amasezerano gihe y’isoko cy’inyongera yemerewe. cyangwa mu yahawe the provisions of None of the contracting parties is considered to have contravened the contract, if the reasons for not respecting the the contract are such as provisions of demonstrations, and lock-out, undeclared wars, embargo, riots, uprising, epidemics, landslides, earthquakes, hurricanes, thunder, floods, civil wars, explosions and any other similar phenomenon outside and beyond the contracting parties’ control. declared Aucune des parties au marché n’est considérée comme ayant manqué ou ayant contrevenu à ses obligations contractuelles si elle en est empêché par une situation de force majeure telle que les manifestations, les lock-out, les guerres déclarées et non déclarées, l’embargo, les émeutes, les insurrections, les épidémies, les glissements de terrain, les tremblements de terre, les vents violents, la foudre, les inondations, les troubles civils, les explosions et tout autre événement analogue imprévisible, indépendant de la volonté des parties et qu’elles ne peuvent surmonter en dépit de leur diligence. However, the successful bidder may refer to the provisions of this Article only if the force majeure occurs during the period planned for the execution of the contract or during the period of extension of the tender. Toutefois, l’attributaire du marché ne peut se prévaloir de la présente disposition que lorsque la force majeure est survenue soit durant le délai d’exécution du marché, sa prolongation par l’entité de passation de marché. soit durant 147 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 165Igihombo, indishyi cyangwaProvision

If force majeure causes loss, damage, or destruction, the procuring entity must pay the invoices for those items when the stated acceptance/inspection conditions are met.

Ingingo ya 165: Igihombo, indishyi cyangwa ibyangijwe kubera impamvu itunguranye kandi ntarengwa Article 165: Loss, damage or destruction due to force majeure Article 165: Perte, dommage ou destruction résultant de la force majeure Ingingo ya 165: Igihombo, indishyi cyangwa ibyangijwe kubera impamvu itunguranye kandi ntarengwa Article 165: Loss, damage or destruction due to force majeure Article 165: Perte, dommage ou destruction résultant de la force majeure impamvu ry’agateganyo Iyo habaye itunguranye kandi ry’imirimo ntarengwa nyuma y’iyakirwa ry’agateganyo cyangwa rya burundu igihe iyakirwa ritateganyijwe cyangwa nyuma y’isuzumabikorwa ryemejwe na raporo y’ubifitiye ububasha, hakagira ibyangirika cyangwa ibitakara, urwego rutanga isoko rwishyura inyemezabuguzi zatanzwe kuri ibyo byangiritse cyangwa ibyatakaye. If there is loss, damage or destruction due to force majeure, the procuring entity pays the invoices for the lost, damaged or destroyed items, if and only if such force majeure occurred after final acceptance of activities where no provisional acceptance has been provided for; or after the inspection and confirmation by a written report of an authorized person. the provisional or En cas de force majeure qui affecte l’exécution du contrat par la perte ou les dégâts sur le bien faisant objet du contrat, l’entité de passation de marché paie les factures se rapportant aux biens endommagés ou perdus, si la dite force majeure s’est produite après la réception provisoire ou définitive, au cas où la réception provisoire n’est pas prévue ou après l’évaluation des réalisations approuvées par un rapport d’une personne habilitée.

Section 165Verify source

§ 166Imenyesha ry’impamvuProvision

A contracting party that believes force majeure may affect its obligations must notify the other party within 5 days and explain the force majeure, how long it may last, and its impact.

Ingingo ya 166: Imenyesha ry’impamvu itunguranye kandi ntarengwa Article 166: Communication of majeure force Article 166: Communication sur le cas de force majeure Ingingo ya 166: Imenyesha ry’impamvu itunguranye kandi ntarengwa Article 166: Communication of majeure force Article 166: Communication sur le cas de force majeure ngo Iyo rumwe mu mpande zagiranye amasezerano y’isoko rusanga hari impamvu itunguranye kandi ntarengwa ikekwaho kuba yagira ingaruka mu kubahiriza inshingano rwiyemeje, rufitiye rudatakaza kugira uburenganzira, rugomba urwo kubimenyesha urundi ruhande mu minsi itanu (5) ibarwa uhereye ku munsi iyo mpamvu itunguranye kandi ntarengwa igaragariye cyangwa umunsi rubiboneye ubushobozi, rugasobanura neza ubwoko bw’iyo mpamvu, igihe bizamara n’ingaruka zabyo. ibyo ruhande If one of the tender contracting parties believes that there is force majeure likely to result into negative effects in the execution of any obligations of the contract, it shall, in order for it to secure its rights, inform the other party within a period of five (5) days starting from the date of the occurrence of the force majeure or from the day it becomes possible for it to do so, explain the case of force majeure, its duration and its impact. Si l’une des parties contractantes estime qu’un cas de force majeure survenu est susceptible d’affecter l’exécution de ses obligations, elle doit sous peine de forclusion, en aviser l’autre partie dans les cinq (5) jours comptés à partir du jour de la survenance de la force majeure ou du jour où elle en a la possibilité, en précisant la nature, la durée probable et les effets envisagés de ce cas de force majeure. Iyo ari impamvu ireba isoko ry’imirimo, bigomba kwandikwa mu gitabo cyandikwamo buri munsi uko imirimo yagenze. If such force majeure concerns the tender for works, it shall be recorded in the daily site log book. Au cas où ce cas de force majeure concerne les marchés des travaux, il doit être relaté dans le registre des attachements. 148 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 167Gukomeza ibikorwa muProvision

A successful bidder must keep performing the contract during force majeure if possible, unless the procuring entity gives contrary written instructions.

Ingingo ya 167: Gukomeza ibikorwa mu gihe itunguranye kandi ntarengwa cy’impamvu Article 167: Continuation of activities in case of force majeure Article 167: Poursuite des activités en cas de force majeure Ingingo ya 167: Gukomeza ibikorwa mu gihe itunguranye kandi ntarengwa cy’impamvu Uretse igihe urwego rutanze isoko rutanze amabwiriza abigena ukundi mu nyandiko, uwatsindiye isoko akomeza kuzuza inshingano ze mu byerekeye imirimo y’isoko yahawe mu gihe impamvu itunguranye kandi ntarengwa itamubuza kuzuzuza. Article 167: Continuation of activities in case of force majeure Article 167: Poursuite des activités en cas de force majeure that provide otherwise, Unless the procuring entity issues written the instructions successful bidder continues to respect the obligations of the contract if the force majeure so permits. Sauf instruction contraire donnée par écrit par l’entité de passation de marché, l’attributaire du marché continue à exécuter ses obligations au titre du marché dans la mesure où le cas de force majeure ne l’empêche pas d’exécuter ses obligations. Iyo kuzuza inshingano zavuzwe mu gika cya mbere cy’iyi ngingo bisaba amafaranga ayo mafaranga yishyurwa y’inyongera, n’urwego rutanga impande zombi zimaze kubyumvikanaho. isoko If respecting the obligations referred to in paragraph one of requires additional funds, such funds are paid by the procuring entity upon mutual agreement of both parties. this Article Au cas où l’exécution des obligations spécifiées à l’alinéa premier du présent article requiert des frais supplémentaires, ces frais sont supportés par l’entité de passation de marché après un commun accord conclu entre les deux parties.

Section 167Verify source

§ 168Kongera igihe cy’ibikorwaProvision

If force majeure occurs, the procuring entity may extend the works period after consulting the successful bidder. If the force majeure lasts six months, the contract is automatically cancelled the next day unless both parties agree otherwise.

Ingingo ya 168: Kongera igihe cy’ibikorwa cyangwa gusesa amasezerano Article 168: Extension of the period or cancellation of the contract Article d’exécution ou résiliation du contrat 168_: Prolongation du délai Ingingo ya 168: Kongera igihe cy’ibikorwa cyangwa gusesa amasezerano Article 168: Extension of the period or cancellation of the contract Article d’exécution ou résiliation du contrat 168_: Prolongation du délai impamvu Iyo habaye itunguranye kandi ntarengwa, urwego rutanga isoko rushobora kongera igihe cy’ikorwa ry’imirimo rumaze kubijyaho inama n’uwatsindiye isoko. In case of force majeure, the procuring entity, in consultation with the successful bidder, may extend the period for the execution of works after consultation with the successful bidder. En cas de force majeure, l’entité de passation de marché, en concertation avec l’attributaire du marché, peut prolonger le délai d’exécution après consultation avec l’attributaire du marché. igihe Iyo impamvu itunguranye kandi ntarengwa imaze (6), cy’amezi amasezerano ahita aseswa ku munsi ukurikira irangira (6), keretse ry’amezi atandatu impande zombi zibyumvikanyeho ukundi. atandatu

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§ 169Act of GovernmentProvision

If a competent authority changes a procurement contract, the procuring entity and the successful bidder must agree on what to do next.

Ingingo ya 169: n’ubutegetsi imikorere y’isoko Icyemezo gifashwe guhungabanya gishobora Article 169: Act of Government Article 169: Fait du prince Icyiciro cya 6: Kwishyura Section 6: Payments Section 6: Paiements Ingingo ya 169: n’ubutegetsi imikorere y’isoko Icyemezo gifashwe guhungabanya gishobora If the force majeure persists for a period of six (6) months, the contract is automatically cancelled on the day following the expiry of a six-month (6) period, unless both parties agree otherwise. Si le cas de force majeure persiste pendant six (6) mois, le contrat est immédiatement résilié au lendemain de l’expiration des six (6) mois, à moins que les parties n’en conviennent autrement. Article 169: Act of Government Article 169: Fait du prince itegeko, Iyo iteka, amabwiriza cyangwa icyemezo bitanzwe n’ubutegetsi bubifitiye If a Law, an order, instructions or a decision issued by competent authority changes the Lorsqu’une loi, un arrêté, une instruction ou tout autre acte émanant de l’autorité compétente 149 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ibyateganyijwe mu ububasha bihindura masezerano y’isoko, urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko bumvikana ku byemezo bikwiriye gufatwa hagamijwe ibi bikurikira: provisions of the procurement contract, the procuring entity and the successful bidder agree on the decisions to be taken with a view to: entraînent la modification des dispositions du contrat de marché, l’entité de passation de marché et l’attributaire du marché s’entendent sur les mesures à prendre dans le but de: guhindura 1º z’amasezerano y’isoko kugira ngo ibikorwa bijyana naryo bikomeze gukorwa; ingingo modify 1º the procurement contract so that the related works continue; provisions the of 1º en vue d’une bonne exécution du contrat; modifier les termes du contrat de marché 2º rubangamiwe n’iryo hinduka; kugena indishyi yahabwa uruhande 2º determine the compensation that may be granted to the party prejudiced by such a change; 2º déséquilibre subi par une partie; prévoir une indemnité compensatoire du 3º gusesa amasezerano y’isoko. 3º cancelling the procurement contract. 3º résilier le contrat du marché. izo mpande Iyo zitumvikanye, hitabazwa uburyo bwo gukemura impaka buteganywa n’iri tegeko. zombi If the two parties do not agree, procedures for dispute resolution provided by this Law shall be sought. En cas de désaccord, il est recouru à la procédure de règlement des litiges prévue par la présente loi. Icyiciro cya 6: Kwishyura Section 6: Payments Section 6: Paiements

Section 169Verify source

§ 170Igihe avansi itangirwaProvision

Payment for most tenders must wait until the work or goods/services are executed or delivered and accepted, unless the Rwanda Public Procurement Authority authorises otherwise.

Ingingo ya 170: Igihe avansi itangirwa Article 170: Time for effecting advance payment Article 170: Délai de payement d’une avance Ingingo ya 170: Igihe avansi itangirwa Article 170: Time for effecting advance payment Article 170: Délai de payement d’une avance Uretse igihe byemejwe n’Ikigo cy’Igihugu gishinzwe gutunganya amasoko ya Leta, nta soko ry’imirimo, iryo kugemura cyangwa irya serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke ryishyurwa mbere yo gushyirwa mu bikorwa no kwakirwa n’urwego rutanga isoko cyangwa umuntu ufite ububasha bwo kuruhagararira. Except where otherwise authorised by the Rwanda Public Procurement Authority, no tender for works, supply of goods or consultancy or non-consultancy services are paid for before they are executed or delivered and accepted by the procuring entity or its duly authorized representative. Sauf dans les cas autorisés par l’Office Rwandais des Marchés Publics, aucun marché des travaux, des fournitures ou des services de consultance et des services autres que les services de consultance ne peut donner lieu au payement avant l’exécution et la réception par l’entité de passation de marchés ou son représentant. Icyakora, igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa gishobora guteganya avansi ku mirimo. Iyo avansi ntishobora gutangwa gahunda y’ishyirwa mu bikorwa ry’imirimo However, the tender document may provide for an advance payment on works. Such an advance payment cannot be paid before the planning for the execution of works is approved and the procurement contract is signed. Toutefois, le dossier d’appel d’offres peut prévoir le paiement d’une avance pour les travaux. Cette avance ne peut être payée avant l’approbation du programme d’activités et la signature du contrat de marché. 150 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 itaremezwa atarashyirwaho umukono. n’amasezerano y’isoko

Section 170Verify source

§ 171Ingano ya avansi yoProvision

The advance payment for a tender cannot exceed 20% of the total price, and it is only paid if the successful bidder provides an advance payment security equal to the advance.

Ingingo ya 171: Ingano ya avansi yo gutangira isoko n’ingwate yayo Article 171: Amount of advance payment and its security Article 171: Montant de démarrage et sa garantie l’avance de Ingingo ya 171: Ingano ya avansi yo gutangira isoko n’ingwate yayo Article 171: Amount of advance payment and its security Article 171: Montant de démarrage et sa garantie l’avance de Avansi yo gutangira isoko ntigomba kurenga makumyabiri ku ijana (20%) by’igiciro cyose cy’isoko kandi yishyurwa ari uko uwatsindiye isoko abanje guha urwego rutanga isoko ingwate ingana n’amafaranga asabirwa avansi. The advance payment shall not exceed twenty percent (20 %) of the entire price of the tender and is paid if the successful bidder gives to the procuring entity an advance payment security equivalent to the advance itself. Le montant de l’avance de démarrage ne peut dépasser vingt pour cent (20%) du prix du marché et ne peut être payée que lorsque l’attributaire produit à l’entité de passation de marché une garantie de paiement anticipé équivalente à cette avance. Iyo ngwate cyangwa ikigo cy’imari kibifitiye ububasha. igomba gutangwa na banki That security shall be issued by a bank or any authorized financial institution. Cette garantie doit être produite par la banque ou l’institution financière habilitée.

Section 171Verify source

§ 172Ikoreshwa rya avansi yoProvision

The successful bidder must use the advance payment only for tender-related activities.

Ingingo ya 172: Ikoreshwa rya avansi yo gutangira isoko Article 172: The use of advance payment Article 172: Utilisation de démarrage l’avance de Ingingo ya 172: Ikoreshwa rya avansi yo gutangira isoko Article 172: The use of advance payment Article 172: Utilisation de démarrage l’avance de Uwatsindiye isoko agomba gukoresha gusa avansi yahawe mu bikorwa bijyanye n’isoko. Iyo ayikoresheje yose cyangwa igice cyayo mu bikorwa bindi bidafite aho bihuriye n’isoko, iyo avansi ihita ifatwa nk’umwenda ugomba kwishyurwa hafatiriwe ingwate yo gutangira isoko yose cyangwa igice cyayo. The successful bidder is required to use the advance paid only in activities related to the tender. If the successful bidder uses the entire advance or part of it in other activities that are unrelated is tender, immediately considered as a debt which must be paid by seizing the entire security or part of it. the advance the to les opérations L’attributaire du marché doit utiliser l’avance uniquement pour liées à l’exécution du marché. S’il utilise toute l’avance ou une partie de l’avance à des fins qui ne sont pas liées au marché, l’avance est immédiatement considérée comme une dette qui doit être remboursée par saisie de toute la garantie ou de sa partie.

Section 172Verify source

§ 173Iyishyurwa rya avansi yoProvision

The successful bidder must repay the advance through deductions from approved invoices, and the advance security must be returned within 30 days after the full advance is paid back.

Ingingo ya 173: Iyishyurwa rya avansi yo gutangira isoko Article 173: Refund of the advance payment Article 173: Remboursement de l’avance de démarrage Ingingo ya 173: Iyishyurwa rya avansi yo gutangira isoko Article 173: Refund of the advance payment Article 173: Remboursement de l’avance de démarrage Avansi yahawe uwatsindiye isoko isubizwa hakoreshejwe ry’umubare ikatwa w’amafaranga ku nyemezabuguzi zatanzwe kandi zemejwe. Igitabo cyerekana uburyo ijanisha ipiganwa giteganya rikorwa The advance received by the successful bidder is refunded by deducting a certain amount from submitted and approved invoices. The tender document determines the percentage to be deducted until the whole amount of the advance is refunded. L’avance payée à l’attributaire du marché est remboursée par retenue sur les factures dûment présentées et approuvées. Le dossier d’appel d’offres fixe le pourcentage de ces retenues jusqu’au remboursement de l’intégralité de l’avance. 151 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 ry’amafaranga azagenda akatwa kugeza igihe avansi yose yishyuriwe. Ingwate ya avansi isubizwa uwatsindiye isoko mu minsi mirongo itatu (30) uhereye ku munsi avansi yose yatanzwe yishyuriwe. The advance security is returned to the successful bidder within thirty (30) days starting from the day of payment of the entire advance received. La garantie de l’avance est remise à l’attributaire du marché dans les trente (30) jours à compter de la date de remboursement intégral de l’avance.

Section 173Verify source

§ 174Iyishyurwa mu byiciroCommencement

This article sets rules for paying for executed work in instalments and limits invoice payment to 45 days.

Ingingo ya 174: Iyishyurwa mu byiciro Article 174: Payment in instalments Article 174: Paiement par tranches Ingingo ya 174: Iyishyurwa mu byiciro Article 174: Payment in instalments Article 174: Paiement par tranches Iyo imirimo itangiye, iyishyurwa mu byiciro ku bikorwa byarangiye na ryo riratangira. Icyakora iyishyurwa mu byiciro rishobora gukorwa cyangwa ntirikorwe ku masoko agomba kurangira mu gihe kiri munsi y’amezi atatu (3). If the contract execution commences, payment in instalments for the executed activities are also effected. However, payment in instalments may or may not be made for tenders which are to be completed within a period of less than three (3) months. Lorsque l’exécution du contrat commence, le paiement par commence. Toutefois, les marchés qui doivent être exécutés dans un délai inférieur à trois (3) mois peuvent requérir ou pas le paiement par tranches. tranches aussi Umubare w’amafaranga yishyuwe mu cyiciro kimwe ntugomba kurenga agaciro k’ibikorwa byarangiye nyuma y’ikatwa ry’igice cya avansi. The amount paid in one instalment cannot exceed the value of the executed activities after deducting the part of the advance Le montant d’une seule tranche ne doit pas dépasser la valeur des prestations exécutées après retenu du montant prévu pour l’avance. rusange Ingingo z’amasezerano y’isoko ziteganya kuri buri bwoko bw’isoko, imiterere y’ibikorwa bizishyurwa mu byiciro n’umubare w’ibyiciro. The general conditions of the procurement contract determine for each type of tender, the type of activities to be paid in instalments and the number of such instalments. Les dispositions générales du contrat de marché fixent pour chaque catégorie de marché, les types de prestations à payer par tranches et le nombre de tranches. Kwishyura inyemezabuguzi yose kwishyurwa ntibigomba kurenza mirongo ine n’itanu (45). igomba iminsi The payment of any invoice that shall not exceed forty five (45) days. Le paiement de toute la facture qui doit être payée ne peut pas dépasser quarante-cinq (45) jours.

Section 174Verify source

§ 175Kwishyura inyemezabuguziProvision

Payment of invoices must follow the stated invoice and currency rules, with the Minister setting the payment period.

Ingingo ya 175: Kwishyura inyemezabuguzi Article 175: Payment of invoices Article 175: Paiement de factures 18 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 UMUTWE WA IV: IBIHANO CHAPTER IV: SANCTIONS CHAPITRE IV: SANCTIONS Icyiciro cya mbere: Amakosa yo mu rwego rw’ubutegetsi n’ibihano bijyana na yo Section One: Administrative faults and sanctions Section première: Fautes administratives et sanctions Akiciro ka mbere : Amakosa ahanishwa guhezwa mu masoko ya Leta n’uko bikorwa Sub-section One: Faults punishable by debarment from participation in public procurement Sous-section première: Fautes punissables par l’exclusion de participation aux marchés publics Ingingo ya 175: Kwishyura inyemezabuguzi Article 175: Payment of invoices Article 175: Paiement de factures Haseguriwe ibiteganywa n’ingingo ya 62 y’iri iyo tegeko, kwishyura bigomba gukorwa uwatsindiye isoko yatanze inyemezabuguzi yerekana umubare w’amafaranga yishyuza. Subject to the provisions of Article 62 of this Law, payment is made if the successful bidder has presented an official invoice indicating the amount of money due for payment. The invoice Sous réserve des dispositions de l’article 62 de la présente loi, les paiements sont effectués sur production par l’attributaire du marché, d’une facture portant situation détaillée justifiant le 152 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Inyemezabuguzi yemezwa kandi igashyirwaho umukono n’umukozi ushinzwe kugenzura uko amasezerano ashyirwa mu bikorwa. is approved and signed by the supervising official. paiement demandé. Les factures sont visées pour approbation par le fonctionnaire dirigeant. Iteka rya Minisitiri riteganya kwishyura. igihe cyo An Order of the Minister determines the period within which the invoice is paid. Un arrêté du Ministre détermine les délais de paiement des factures. rubuga rw’ikoranabuhanga Buri mwaka, urwego rutanga isoko rutangaza ku imibare yerekana inyemezabuguzi zishyuwe ku gihe n’izatarishyuwe ku gihe nk’uko byateganyijwe mu masezerano. Ku nyemezabuguzi zitishyuwe ku gihe, urwego rutanga isoko rugomba kugaragaza impamvu zatumye rukerererwa rukabishyira muri raporo ya buri kwezi rushyikiriza ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta. Mu kwishyura inyemezabuguzi yatanzwe hakoreshwa ifaranga ry’u Rwanda. Sosiyete zanditswe mu gitabo cy’ubucuruzi cy’u hakoreshejwe Rwanda zishyurwa y’u Rwanda amafaranga Iyo gusa. ry’amahanga mu ifaranga hakoreshejwe kwishyura inyemezabuguzi, urwego rutanga isoko rubitangira ibisobanuro. nazo The procuring entity shall, in each fiscal year, publish on its website statistics showing invoices paid on time as specified in the contract and those paid with delay. L’entité de passation de marchés doit publier chaque année sur son site web les factures payées dans le temps prévu par le contrat et celles payées avec retard. For invoices paid with delay, the procuring entity clarifies the reason for the late payment and include it in the monthly statement which is submitted to Rwanda Public Procurement Authority. Pour les factures payées avec retard, l’entité de passation de marchés doit clarifier les raisons du retard de paiement et les inclure dans un rapport mensuel à soumettre à l’Office Rwandais de Marchés Publics. When paying invoice submitted, the Rwandan currency is used. Companies registered in Rwanda are paid only in Rwanda currency. In case of foreign currency is used to pay invoices, the procuring entity provides explanations thereon. Lors du paiement de la facture présentée, la monnaie rwandaise est utilisée. Les sociétés commerciales enregistrées au Rwanda ou appartenant aux Rwandais sont uniquement payées en monnaie rwandaise. Lorsque la monnaie étrangère est utilisée lors du paiement des factures, l’entité de passation de marché en donne des explications. 153 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 UMUTWE WA IV: IBIHANO CHAPTER IV: SANCTIONS CHAPITRE IV: SANCTIONS Icyiciro cya mbere: Amakosa yo mu rwego rw’ubutegetsi n’ibihano bijyana na yo Section One: Administrative faults and sanctions Section première: Fautes administratives et sanctions Akiciro ka mbere : Amakosa ahanishwa guhezwa mu masoko ya Leta n’uko bikorwa Sub-section one: Faults punishable by debarment from participation in public procurement Sous-section première: Fautes punissables par l’exclusion de participation aux marchés publics

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§ 176Ihezwa ry’abapiganwa muProvision

Bidders can be debarred from public procurement for 7 years or 5 years if they engage in listed misconduct; a temporary suspension of up to 6 months may also be used during an investigation.

Ingingo ya 176: Ihezwa ry’abapiganwa mu masoko ya Leta rimara igihe kizwi Article 176: Temporary debarment from bidding in public procurements Article 176: Exclusion soumissionnaires de marchés publics temporaire des Ingingo ya 176: Ihezwa ry’abapiganwa mu masoko ya Leta rimara igihe kizwi Article 176: Temporary debarment from bidding in public procurements Article 176: Exclusion soumissionnaires de marchés publics temporaire des Ahezwa mu masoko ya Leta mu gihe cy’imyaka irindwi (7), upiganwa wese: He/she is debarred from participation in public procurement for seven (7) years a bidder who: Est exclu de la participation aux marchés publics (7) ans, un pour une période de sept soumissionnaire qui : 1º utanga mu ipiganwa ry’isoko amakuru atari yo arebana n’isosiyete, inyandiko zayo cyangwa ubushobozi bwayo; 1º the company, its documents or its capacity; provides false information regarding fournit 1º fausses concernant la société, ses documents ou sa capacité ; informations des 2º hagamijwe gushaka isoko; ugaragaweho kwica amategeko 2º obtain a procurement contract; is found guilty of violating laws to 2º lois en vue d’obtenir un contrat ; est reconnu coupable de violation des 3º akaka inguzanyo muri banki; ukoresha amasezerano y’isoko atari yo 3º apply for a bank loan; uses false procurement contract to 3º obtenir un crédit bancaire ; utilise un faux contrat de marché pour utishyura abaturage 4º yakoresheje, yaguriye ibikoresho cyangwa serivisi mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano y’isoko; 4º fails to pay his/her workers, procured goods or services while executing the contract; 4º ne paie pas les personnes qu’il a employées, qui lui ont fourni des biens ou services lors de l’exécution du contrat ; 5º bafitanye amasezerano; uhindura aderesi ntamenyeshe urwego 5º contracting authority; changes address without informing the 5º change l’autorité contractante ; l’adresse sans en informer impuguke 6º gukora amakosa mu nyigo mu gihe iri gushyirwa mu bikorwa; igaragaweho 6º for in errors implementation; is a consultant and is found responsible its study during the 154 un consultant 6º reconnu responsable des erreurs dans l’étude lors de sa mise en œuvre ; qui est Official Gazette no. Special of 07/09/2018 7º uwatsindiye isoko yakoresheje avansi yo gutangira isoko yose cyangwa igice cyayo mu bikorwa bindi bidafite aho bihuriye n’isoko; 7º uses the entire advance or part of it in other activities that are unrelated to the tender; 7º utilise toute l’avance ou une partie de l’avance à des fins qui ne sont pas liées au marché ; uwatsindiye 8º amafaranga atateganyirijwe. y’isoko isoko rya ukoresha icyo Leta 8º as a successful bidder allocates funds from public tender to the use other than that for which they are intended. 8º l’attributaire du marché affecte les fonds du marché public à l’usage autre que celui auquel ils sont destinés. Ahezwa mu masoko ya Leta mu gihe cy’imyaka itanu (5) upiganwa: He/she is debarred from participation in public procurement for five (5) years, a bidder who: Est exclu de la participation aux marchés publics pour une période de cinq le soumissionnaire qui: (5) ans, 1º bapiganwa hagamijwe kuburizamo hagati yabo ihiganwa; ugambana n’abandi 1º makes collusion with other bidders with the intention to interfere with the fair competition of bidders; 1º entre en connivence avec d’autres soumissionnaires en vue de faire obstacle à la concurrence entre les soumissionnaires ; 2º ukoresha uburiganya ahanika ibiciro; 2º prices; makes fraudulent over estimated 2º frauduleusement surestime des prix; 3º cyangwa isoko gutegura by’amabwiriza agenga ipiganwa; ugambana n’abakozi ba Leta mu ibitabo 3º concerning documents; makes collusion with public officials tender preparation the of 4º inshingano zidaturutse ku rwego rutanga isoko; urangiza nabi cyangwa ntarangize ku mpamvu z’amasezerano 4º poorly performs or does not perform his/her contract obligations for reasons that are not connected to the procuring entity; 3º entre en connivence avec des agents de l’État dans l’élaboration des dossiers d’appel d’offres ; 4º exécute mal ou est en défaut d’exécution des obligations contractuelles pour des raisons indépendantes de l’entité de passation de marchés ; 5º umena ibanga ryerekeranye n’isoko yapiganiwe mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ryaryo n'igihe amasezerano yarangiye. 5º discloses confidential information in relation to the tender during the execution of the contract and at the completion of the contract. divulgue 5º renseignements les confidentiels en rapport avec le marché lors de l’exécution du contrat et à la fin de l’exécution du contrat. Icyemezo cyo guhezwa mu masoko ya Leta gishobora kubanzirizwa no guhagarikwa bwo by’agateganyo burenganzira ku The decision to be debarred from participation in public procurement may be preceded by a suspension of the right to participate in public La décision d’exclure un soumissionnaire de participer aux marchés publics peut être précédée par une suspension des droits de participer aux 155 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 gupiganira amasoko ya Leta kubera impamvu z’iperereza kandi mu gihe kitarengeje amezi atandatu (6). procurement for investigation reasons and within a period not exceeding six (6) months. marchés publics pour des raisons d’enquête et dans un délai ne dépassant pas six (6) mois.

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§ 177Ihezwa rya burunduProvision

Some bidders and companies are permanently debarred from public procurement, and certain attempts to evade debarment are treated as fraudulent.

Ingingo ya 177: Ihezwa rya burundu Article 177: Permanent debarment Article 177: Exclusion définitive Ingino ya 178 : Abahezwa Ingingo ya 177: Ihezwa rya burundu Article 177: Permanent debarment Article 177: Exclusion définitive Aba bakurikira bahezwa burundu mu masoko ya Leta: The following persons are definitely debarred from participation in public procurement: Les personnes suivantes sont définitivement exclues aux marchés publics : 1º upiganwa uhejwe bwa kabiri cyangwa ushyize umukono ku masezerano y’isoko yarahejwe; 1º a bidder who is debarred for the second time or who enters into a contract while he/she is debarred; 1º le soumissionnaire qui est exclu pour la seconde fois ou qui signe un contrat alors qu’il est exclu de la participation aux marchés publics ; yakoresheje 2º isosiyete yose yahejwe bikagaragara bugamije uburiganya ko kuburizamo igamije gukomeza gupiganira amasoko ya Leta muri icyo gihe cy’ihezwa. yafatiwe igihano 2º any company debarred and which uses fraudulent means to evade sanctions imposed to it in order to continue participate in public procurement in the debarment period. 2º toute société en exclusion qui utilise des moyens frauduleux pour faire échec à la sanction prise à son encontre en vue de continuer à participer aux marchés publics pendant la période d’exclusion. Ku masosiyeti yahejwe, ibikorwa bikurikira bifatwa nko gukora uburiganya bugamije kuburizamo igihano cyo guhezwa mu masoko ya Leta: For debarred companies, the following acts are considered as fraudulent means to evade sanctions of debarment from participation in public procurement: Pour des sociétés exclues, les actes ci-après sont considérés comme moyens frauduleux pour faire échec à la sanction d’exclusion de participer aux marchés publics: a) guhindura amazina y’isosiyete mu gihe cy’ihezwa kandi igakomeza gupiganira amasoko ya Leta; a) the debarment period and continue participate in public procurement; to change the names of the company in to a) changer les noms de la société pendant la période d’exclusion et continuer à participer aux marchés publics; b) gushyiraho isosiyete nshya bikozwe na nyir’isosiyete yahejwe mu masoko ya Leta agakomeza gupiganira amasoko ya Leta; b) to establish a new company by the owner of a debarred company and continue to participate in public procurement; créer une nouvelle société par b) le propriétaire de la société exclue et continuer à participer dans les marchés publics; c) kugaragara mu gihe cy’ihezwa mu buyobozi bw’isosiyete ipiganira amasoko ya Leta. c) to included, in the debarment period in the management of a company participating in public procurement. 156 apparaître, dans la période d’exclusion, en l’administration c) dans compétition pour les marchés publics. société d’une Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Isosiyete nshya cyangwa iyafashije muri ubwo buriganya ihanwa kimwe n’iyakoze ubwo buriganya. The new company or any other company involved in those fraudulent acts is punished in the same way as the company that made the fraudulent act. La nouvelle société ou toute autre société impliquée dans cette fraude est punie de la même façon que la société qui a fait des manœuvres frauduleuses. Ingino ya 178 : Abahezwa

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§ 178Debarred personsProvision

A bidder cannot avoid debarment by blaming staff or other people it employed, and debarment can extend to specified company owners, managers, and shareholders.

Article 178 : Debarred persons Article 178 : Personnes exclues Article 178 : Debarred persons Article 178 : Personnes exclues ari isosiyete mu Iyo habayeho isosiyete ihezwa, mu gihe iyo sosiyete iy’umunyamigabane umwe, izina ryapiganwe, hahezwa nyirayo n’umuyobozi wayo. Iyo ari iy’abantu barenze umwe, hahezwa perezida w’inama y’ubutegetsi, umuyobozi wayo n’undi wese ufite imigabane irenze mirongo itanu ku ijana (50%). In case of debarment of a company, if it is a sole proprietorship company, the company is debarred in the name of the bid, the owner and the manager. If the company has more than one shareholder, the chairperson of the board of directors, the manager and any other shareholder having more than fifty percent (50%) of shares are debarred. En cas de société unipersonnelle, la société est exclue sous le nom de la soumission, le propriétaire et son gestionnaire. En cas de société à plusieurs associés, le président du conseil d’administration, son gestionnaire et toute autre personne ayant plus de cinquante pourcent (50%) des actions sont exclus. Iyo imwe mu masosiyeti yishyize hamwe igaragaweho ikosa rituma ihezwa, buri sosiyeti igize ihanwa kimwe n’iyakoze ikosa. shyirahamwe iryo If one of the joint venture companies is found responsible for a fault resulting in debarment, every company is jointly punished with the defaulting company. Lorsque l’une des sociétés participant au groupement est responsable d’une faute qui entraîne l’exclusion, chaque société est punie solidairement avec la société défaillante. Uwapiganiye isoko rya Leta, ntiyakwitwaza ko amakosa yakozwe n’umukozi cyangwa umuntu uwo ariwe wese yakoresheje kugira ngo adahezwa. The bidder shall not cite the fact that faults were committed by the staff or any other person employed by him/her to avoid debarment. Le soumissionnaire ne peut pas se prévaloir du fait que les fautes ont été commises par l’employé ou par toute autre personne qui était à son service en vue d’éviter l’exclusion.

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§ 179Uburyo bwo guheza muProvision

The procurement authority may debar a bidder from public procurement after written notice and a chance to be heard.

Ingingo ya 179: Uburyo bwo guheza mu masoko ya Leta Article 179: Procedures for debarment from public procurement Article 179: Procédures d’exclusion de marchés publics Ingingo ya 179: Uburyo bwo guheza mu masoko ya Leta Article 179: Procedures for debarment from public procurement Article 179: Procédures d’exclusion de marchés publics zose impamvu Nyuma yo kumenyesha mu nyandiko z’ibyo upiganwa akurikiranyweho no guhabwa umwanya wo kwisobanura, Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gifite ububasha bwo guheza upiganwa mu ipiganwa mu masoko ya Leta. After a written notice to the bidder of all the charges, and after he/she has been given an opportunity to be heard, the Rwanda Public Procurement Authority has the power to debar the bidder in public from participation procurement. 157 Après notification écrite au soumissionnaire des faits qui lui sont reprochés et après lui avoir donné l’Office Rwandais de Marchés publics a le pouvoir de l’exclure de la participation aux marchés publics. l’occasion de s’expliquer, Official Gazette no. Special of 07/09/2018 yo kumenyesha igomba Inyandiko kumugaragariza uburenganzira bwe bwo kwisobanura. Imenyesha kandi umunsi, itariki, isaha n’aho bizabera. Upiganwa amenyeshwa hakoreshejwe aderesi y’ikoranabuhanga yatanze mu gihe cyo gutanga inyandiko ye y’ipiganwa. Mu gihe upiganwa atabashije kuboneka kuri aderesi isoko rugomba yatanze, urwego rutanga kumuhamagara hakoreshejwe itangazo mu kinyamakuru no kumanika itangazo aho Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta kimanika amatangazo. Upiganwa w’Umunyamahanga ahamagarwa mu gihe cy’iminsi mirongo itatu (30) mu gihe upiganwa w’umunyarwanda ahamagazwa mu gihe cy’iminsi cumi n’itanu (15). Iyo icyo gihe kirenze ataritaba, Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta gifata icyemezo. Mu gihe cyo kwisobanura, upiganwa afite uburenganzira bwo guhagararirwa cyangwa kunganirwa mu kandi gukorerwa kwe kwisobanura inyandikomvugo umukono we iriho n’uw’uwamubajije kandi ibimenyetso byose byatanzwe bikabikwa. by’amategeko kugomba Icyemezo cyo guhezwa gifatwa mu minsi itarenze mirongo ine n’itanu (45) uwapiganye amaze kwiregura. Icyo cyemezo kigira agaciro guhera igihe gisohokeye kugeza gisheshwe n’urukiko rubifitiye ububasha cyangwa igihe cyo guhezwa kirangiye. The written notice must indicate to the bidder the right he/she has to provide explanations. It also indicates the day, date, hour and place where it will takes place. The bidder is notified through the electronic address he/she provided during his/her bid. If the bidder is not accessible through the address provided, the procuring entity invites him/her through newspapers and publication on the Rwanda Public Procurement Authority’s notice board. The foreign bidder is invited within thirty (30) days while the national bidder is invited within fifteen (15) days. In case of the expiry of that period and the bidder fails to appear, the Rwanda Public Procurement Authority takes a decision. During the hearing, the bidder has the right to be represented or to be assisted by a lawyer and this hearing is recorded in an affidavit and bears the signature of the bidder and that of the investigator and all evidence presented are filed. A debarment decision is taken within forty five (45) days after the bidder’s explanation. Such decision takes effect from issuance to its annulment by a competent court or to expiry of the debarment period. 158 écrite doit le La notification soumissionnaire de son droit de fournir des explications. Elle indique également le jour, la date, l’heure et le lieu d’audition. informer l’adresse Le soumissionnaire est notifié à électronique fournie pendant la soumission. Dans le cas où le soumissionnaire n’est pas accessible à l’adresse fournie, l'entité de passation de marchés doit l’inviter à travers les journaux et par affichage sur le tableau d'annonce de l’Office Rwandais Le soumissionnaire étranger est invité endéans trente (30) jours tandis que le soumissionnaire national est invité endéans quinze (15) jours. Passé ce délai sans que le soumissionnaire se présente, l’Office Rwandais de Marchés Publics prend une décision. de Marchés Publics. la procédure d’audition, Pendant le soumissionnaire a le droit de se faire représenter ou d’être assisté par un avocat et l’audition doit être consignée dans un procès-verbal signé par la personne auditionnée et par l’enquêteur et toutes les preuves présentées doivent être classées. (45) jours après que La décision d’exclusion est prise endéans quarante-cinq le soumissionnaire ait présenté ses explications. Cette décision sort ses effets à partir de son jusqu’à son annulation par une émission juridiction compétente ou jusqu’à l’expiration de la période d’exclusion. Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ikigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta kigomba gukora urutonde rw’abahejwe mu masoko ya Leta kandi rugatangazwa mu binyamakuru, ku rubuga rw’ikoranabuhanga rwacyo no ku rubuga rutangazwaho rumwe amasoko ya Leta. rw’ikoranabuhanga Rwanda Public Procurement Authority must establish a list of bidders debarred from public procurement through newspapers, on its official website and on one single portal website for public procurement. publish and it L’Office Rwandais de Marchés Publics doit dresser une liste de soumissionnaires exclus de marchés publics et publier cette liste dans les journaux, sur son site web officiel et sur le portail unique du site web des marchés publics.

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§ 180Gutakamba ku cyemezo cyoProvision

A debarred person must appeal to the Rwanda Public Procurement Authority within 7 days after being notified of the decision before going to court.

Ingingo ya 180: Gutakamba ku cyemezo cyo guhezwa gupiganira amasoko ya Leta Article 180: Appeal on a decision debarment from bidding for public tenders Article 180: Recours contre une décision d’exclusion à la soumission aux marchés publics Akiciro ka 2: Amakosa ahanishwa kwishyura amafaranga kubera ubukererwe cyangwa yo kunanirwa kuzuza inshingano Subsection 2: Faults punishable by the payment of money following a delay or failure to fulfil an obligation Sous-section 2 : Fautes punies par le paiement d’argent suite à un retard ou un manquement à une obligation Ingingo ya 180: Gutakamba ku cyemezo cyo guhezwa gupiganira amasoko ya Leta Article 180: Appeal on a decision debarment from bidding for public tenders Article 180: Recours contre une décision d’exclusion à la soumission aux marchés publics gukuraho guhezwa rubifitiye Mbere yo kuregera urukiko icyemezo asaba ububasha gupiganira cy’ubutegetsi cyo amasoko ya Leta, uwahejwe agomba gutakamba ku Kigo cy’Igihugu Gishinzwe Gutunganya Amasoko ya Leta mu minsi irindwi munsi ku guhera yamenyesherejweho icyo cyemezo. (7) Before bringing a case before a competent court to request for the annulment of the administrative decision of debarment from bidding for public tenders, the debarred person appeals to Rwanda Public Procurement Authority within seven (7) days from the day of notification of the decision. pour compétente Avant d’intenter une action devant une demander juridiction l’annulation de la décision administrative d’exclusion à la soumission aux marchés publics, la personne exclue fait appel à l’Office Rwandais de Marchés Publics endéans sept (7) jours à compter à partir du jour de la notification de cette décision. Akiciro ka 2: Amakosa ahanishwa kwishyura amafaranga kubera ubukererwe cyangwa yo kunanirwa kuzuza inshingano Subsection 2: Faults punishable by the payment of money following a delay or failure to fulfil an obligation Sous-section 2 : Fautes punies par le paiement d’argent suite à un retard ou un manquement à une obligation

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§ 181Igihano kijyanye no gutindaOffence

A successful bidder that delays contract execution may incur a daily penalty of 1‰ of the contract value, unless the delay is due to reasons provided by the Law, and the penalty cannot exceed 5%.

Ingingo ya 181: Igihano kijyanye no gutinda kurangiza isoko Article 181: Penalty relating to delay in contract execution Article 181: Pénalités de retard dans l’exécution du contrat Ingingo ya 181: Igihano kijyanye no gutinda kurangiza isoko Article 181: Penalty relating to delay in contract execution Article 181: Pénalités de retard dans l’exécution du contrat Uretse igihe bitewe n’impamvu ziteganywa n’iri tegeko, uwatsindiye isoko ahanishwa gukatwa rimwe ku gihumbi (1‰) by’agaciro kose k’isoko, buri munsi w’ubukererwe. Icyakora, icyo gihano ntigishobora kurenza gatanu ku ijana (5%) by’agaciro k’isoko. Unless it results from reasons provided for by this Law, the successful bidder incurs a penalty equivalent to one thousandth (1‰) of the total of the contract for each day of delay. Such penalty shall not exceed five per cent (5%) of the value of the contract. Sauf dans les cas prévus par la présente loi, il est appliqué à l’attributaire du marché une pénalité d’un millième (1‰) de la valeur totale du marché, pour chaque jour de retard. Cette pénalité ne peut pas dépasser cinq pour cent (5%) de la valeur du marché. 159 Mu gihe icyo gihano kigeze kuri gatanu ku ijana k’isoko, amasezerano ashobora guseswa. y’agaciro (5%) kose Official Gazette no. Special of 07/09/2018 If the penalty reaches five per cent (5%) of the total value of the tender, the contract may be subject to termination. Lorsque la pénalité atteint cinq pour cent (5%) de la valeur totale du marché, le contrat est susceptible de résiliation.

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§ 182Igihano cy’ubukererweOffence

A successful bidder must fix or replace defective or non-conforming work or supplies within 15 days after being asked, or pay delay penalties.

Ingingo ya 182: Igihano cy’ubukererwe kubera gutinda gukosora ibyakozwe nabi Article 182: Penalty for delaying to correct mistakes Article 182: Pénalité de retard dans correction des défauts la Ingingo ya 182: Igihano cy’ubukererwe kubera gutinda gukosora ibyakozwe nabi Article 182: Penalty for delaying to correct mistakes Article 182: Pénalité de retard dans correction des défauts la Iyo bigaragaye ko imirimo yakozwe nabi ku buryo hari ibikosheje cyangwa ibidahuje n’uko igikorwa cyangwa ibintu byagombaga kuba biteye, nk’uko igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa kibiteganya, uwatsindiye isoko agomba gukosora icyo gikorwa cyangwa gusimbura ibyo yakoze cyangwa yagemuye bidahuje n’ibyo yasabwe gukora cyangwa gutanga mu gihe kitarenze iminsi cumi n’itanu (15) ibarwa uhereye umunsi yabisabiweho, bitaba ibyo agategekwa kwishyura amafaranga y’ubukererwe abarwa kuri buri munsi w’ubukererwe. If it is found out that contract activities were poorly executed such that some of them are defective or are not in conformity with the requirements of the tender document, the successful bidder corrects such mistakes or replaces the supplies he or she delivered that did not conform to what was required within a period not exceeding fifteen (15) days starting from the date of reception of the request, or otherwise incurs delay penalties for each day of delay. En cas de constat de mauvaise exécution des travaux consistant en malfaçon ou non- conformité qualitative du produit aux stipulations du dossier d’appel d’offres, l’attributaire du marché doit être sommé de corriger ces défauts ou de remplacer le produit non conforme dans un délai ne dépassant pas quinze (15) jours comptés à partir du jour de sommation faute de quoi, une pénalité lui sera appliquée par chaque jour de retard. Ku minsi irindwi (7) ya mbere, ategekwa (1/1000) kwishyura kimwe cy’igihumbi cy’agaciro ikintu kinengwa ko bidahuje n’ibisabwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. k’igikorwa cyangwa isoko ategekwa icyo gihe kirangiye, ayo mafaranga Iyo uwatsindiye gutanga yongerwaho kimwe cy’igihumbi (1/1000) kuri buri munsi w’ubukererwe kugeza ubwo hakosowe cyangwa hasimbuwe ibyanenzwe ko bidahuje n’ibyasabwaga gukorwa mu gitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa. For the first seven (7) days of delay, the successful bidder incurs a penalty of one thousandth (1/1000) of the value of the item that has been reported to be defective or does not conform to the requirement of the tender document. Pour les sept (7) premiers jours, la pénalité applicable est d’un millième (1/1000) de la valeur du produit dont la conformité est remise en cause et est contraire aux stipulations du dossier d’appel d’offres. If that period expires, the successful bidder in addition incurs one thousandth (1/1000) of the value of the item for each day of delay up to the time when he/she corrects or replaces the defective the requirements of the tender document. in accordance with item À l’expiration de ce délai, cette pénalité est majorée d’un millième (1/1000) pour chaque jour de retard jusqu’à ce que la correction ou le remplacement requis soit effectué conformément aux stipulations du dossier d’appel d’offres. 160 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 183Gukata amafarangaOffence

Penalty amounts for delay or poor performance are deducted from the invoice payable amount or the contract performance guarantee.

Ingingo ya 183: Gukata amafaranga y’ibihano Article 183: Deducting money for penalties Article 183: Prélèvement des frais de pénalités 19 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 183: Gukata amafaranga y’ibihano Article 183: Deducting money for penalties Article 183: Prélèvement des frais de pénalités zigomba Amafaranga nk’ibihano akatwa by’ubukerererwe cyangwa kudakora neza imirimo akurwa ku mubare w’amafaranga y’inyemezabuguzi kwishyurwa cyangwa ku ngwate yo kurangiza neza isoko. Iyo imirimo cyangwa icy’ubukererwe, cyangwa byombi biteranyije birenze ku mubare w’ingwate yatanzwe kugira ngo isoko rikorwe neza, isoko rihita riseswa nta mpaka, uwatsindiye isoko akaba ariwe ubarwaho ikosa. igihano cyo kudakora neza

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§ 184Kwishyura amafaranga yoOffence

If the successful bidder breaches the contract, they must cover extra completion and replacement-contract costs, and certain amounts may be deducted from invoices or performance security.

Ingingo ya 184: Kwishyura amafaranga yo gutegura no gushyira mu bikorwa amasezerano mashya nyuma y’iseswa ry’amasezerano ya mbere Article 184: Payment of costs for preparing and after new termination of initial contract executing contract Akiciro ka 3: Igihano ku mukozi w’urwego rutanga isoko cyangwa ku watsindiye isoko igihe batubahirije inshingano Subsection 3: Sanction for employee of a procuring entity or successful bidder for failure to fulfil their duty Article 184: Paiement des frais de préparation et de conclusion du nouveau contrat après la résiliation du contrat initial Sous-section 3: Sanction pour un employé d'une entité de passation de marchés ou d’un attributaire du marché pour manquement à ses obligations Ingingo ya 184: Kwishyura amafaranga yo gutegura no gushyira mu bikorwa amasezerano mashya nyuma y’iseswa ry’amasezerano ya mbere Money deducted as penalties for delaying to execute activities or for poorly executed activities is deducted from the amount of the approved invoices due for payment or from the performance security. If the value of the penalties for delaying to execute activities or for poorly executed activities or both, exceeds the value of the performance security, the contract is automatically cancelled and the successful bidder is held responsible. Le montant des pénalités résultant au retard ou à la mauvaise exécution des travaux est prélevé sur le montant des factures à honorer ou sur la garantie de bonne exécution. Lorsque les pénalités de retard ou de mauvaise exécution ou le cumul de deux atteignent le montant de la garantie de bonne exécution, le marché est d’office annulé aux torts de l’attributaire du marché. Article 184: Payment of costs for preparing and after new termination of initial contract executing contract Article 184: Paiement des frais de préparation et de conclusion du nouveau contrat après la résiliation du contrat initial Igihe cyose habaye iseswa ry’amasezerano y’isoko bikomotse ku kutuzuza inshingano kw’uwatsindiye isoko, ni we wishyura ikiguzi cy’inyongera cyo gukora imirimo itarakozwe hamwe n’amafaranga yo gukora amasezerano buryo mashya ku bw’imbumbe kuri rimwe ku ijana (1%) y’umubare w’igiciro cy’amasezerano mashya. Ayo mafaranga ku nyemezabuguzi cyangwa akishyuzwa hakoreshejwe izindi nzira. yose zitarishyurwa abarirwa y’isoko akurwa for If the contract is terminated due to a breach of contract by the successful bidder, the latter bears additional cost necessary the completion of contract activities as well as for preparation of the new contract which is calculated as a lump sum of one percent (1%) of the new contract price. This amount is deducted from the approved invoices which have not been paid or may be recovered using other means. le coût supporte Lorsque la résiliation du contrat de marché s’opère aux torts de l’attributaire du marché, celui-ci supplémentaire d’exécution des travaux non réalisés ainsi que les frais de conclusion d’un nouveau contrat évalués forfaitairement à un pour cent (1%) du prix du nouveau contrat. Tous ces montants sont défalqués sur les factures en suspens, ou récupérés par toute autre voie. Iyo hagati y’igiciro cy’isoko rya mbere n’irishya hagize amafaranga asaguka atwarwa n’urwego rutanga isoko. If there is any surplus between the initial contract value and the new contract value, it belongs to the procuring entity. En cas de différence positive entre l’ancien et le nouveau prix du marché, elle est acquise à l’entité de passation de marché. 161 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Akiciro ka 3: Igihano ku mukozi w’urwego rutanga isoko cyangwa ku watsindiye isoko igihe batubahirije inshingano Subsection 3: Sanction for employee of a procuring entity or successful bidder for failure to fulfil their duty Sous-section 3: Sanction pour un employé d'une entité de passation de marchés ou d’un attributaire du marché pour manquement à ses obligations

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§ 185Kwanga gutanga serivisi zaProvision

An employee of a procuring entity linked to public procurement may be suspended for 3 months without pay if they commit any of several listed procurement-related failures.

Ingingo ya 185: Kwanga gutanga serivisi za ngombwa Article 185: Refusal to provide necessary services Article 185: Refus de fournir les services nécessaires Ingingo ya 185: Kwanga gutanga serivisi za ngombwa Article 185: Refusal to provide necessary services Article 185: Refus de fournir les services nécessaires Haseguriwe ibiteganywa n’iri tegeko n’andi mategeko agenga abakozi, umukozi wese w’urwego rutanga isoko ufite aho ahuriye n’amasoko ya Leta ahagarikwa mu kazi mu gihe cy’amezi atatu (3) adahembwa iyo: Subject to the provisions of this Law and other laws governing employees, any employee of a procuring entity who is somewhat linked to public procurement is suspended from job for three (3) months without salary when: Sous réserve des dispositions de la présente loi et d’autres lois régissant les employés, tout employé d'une entité de passation des marchés qui est de quelque manière lié aux marchés publics est suspendu de son emploi pendant trois (3) mois sans traitement lorsque: atamenyesheje inyandiko 1° atahaye upiganwa amakuru yemerewe n’amategeko ndetse n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta; cyangwa cyangwa 1° he/she fails to communicate or give to the bidder a document or information that he/she legally entitled to have as well as regulations on public procurement; 1° il omet de communiquer ou de donner au soumissionnaire un document ou une information qu’il a légalement le droit d'avoir ainsi que les règlements sur les marchés publics; 2° ibyakozwe nk’uko biteganyijwe muri tegeko nta mpamvu; yanze cyangwa yatinze kwishyura iri 2° he/she refuses or delays to pay services in accordance with the provisions of this Law, without reasonable grounds; 2° il refuse ou retarde de payer les services conformément aux dispositions de la présente loi, sans motif valable; atasubije 3° gihe uwapiganwe yarangije kubahiriza inshingano ze; ingwate mu 3° case the bidder has fulfilled his/her duty; he/she fails to return the security in 3° soumissionnaire a rempli ses obligations; il ne restitue pas la garantie au cas où le 4° yagize uruhare mu kwanga cyangwa gutinda kwakira by’agateganyo cyangwa burundu ibicuruzwa cyangwa ibigemurwa, serivisi z’impuguke n’izitari iz’impuguke zakozwe nta mpamvu; imirimo, 4° he/she contributed to the refusal or delay of provisional or definitive reception of works, goods or supplies, executed consultancy and non-consultancy without reasonable grounds; services 4° il a contribué au refus ou au retard de la réception provisoire ou définitive des travaux, des biens ou des fournitures, des services de consultance et de non-consultance exécutés, sans motif valable; 5° atabitse neza n’itangwa ry’amasoko; inyandiko zijyanye 5° documents related to procurement; he/she has failed to keep well 5° à la passation des marchés; il n'a pas bien tenu les documents relatifs 162 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 6° yagize uruhare mu kutubahiriza ibikubiye mu masezerano hagati y’urwego rutanga isoko n’uwatsindiye isoko. 6° provisions of the contract between procuring entity and the successful bidder. he/she has contributed to the breach of the 6° il a contribué à la violation des clauses du contrat entre l'entité de passation des marchés et l’attributaire du marché.

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§ 186Igihano cyo kudakurikizaProvision

If the successful bidder breaches public procurement rules of conduct, the contract may be terminated and other administrative sanctions may apply.

Ingingo ya 186: Igihano cyo kudakurikiza amategeko ngengamyitwarire k’uwatsindiye isoko Akiciro ka 4 : Ihame rireba ibihano byo mu rwego rw’ubutegetsi Article 186: Sanction for breach of rules of conduct by the successful bidder Article 186: Sanction pour violation des règles de conduite par l’attributaire du marché Subsection administrative sanctions 4: Principle concerning Sous-section 4: Principe relatif aux sanctions administratives Ingingo ya 186: Igihano cyo kudakurikiza ngengamyitwarire amategeko k’uwatsindiye isoko Article 186: Sanction for breach of rules of conduct by the successful bidder Article 186: Sanction pour violation des règles de conduite par l’attributaire du marché ngengamyitwarire Kudakurikiza imwe mu ngingo zerekeranye nk’uko n’amategeko biteganywa n’amabwiriza y’imyitwarire mu masoko gutuma amasezerano y'isoko aseswa kimwe n’ibindi rw’ubutegetsi bihano biteganywa n’iri tegeko. ya Leta byo mu bishobora rwego Akiciro ka 4 : Ihame rireba ibihano byo mu rwego rw’ubutegetsi The breach of any of the provisions related to the rules of conduct as stated by the code of ethics in public procurement may lead to termination of the contract and to other administrative sanctions in accordance with this Law. La violation de l’une des dispositions relatives aux règles de conduite tel que prévues par le code d’éthique des marchés publics peut entraîner la résiliation du contrat et d’autres sanctions administratives prévues par la présente loi. Subsection administrative sanctions 4: Principle concerning Sous-section 4: Principe relatif aux sanctions administratives

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§ 187Ihame rigenga ibihano byoOffence

Administrative sanctions for faults in public procurement are not affected by liability or prosecution under penal laws.

Ingingo ya 187: Ihame rigenga ibihano byo mu rwego rw’ubutegetsi Article 187: administrative sanctions Principle concerning Article 187: Principe relatif aux sanctions administratives Icyiciro cya 2: Ibyaha n’ibihano Section 2: Offences and Penalties Section 2: Infractions et peines Ingingo ya 187: Ihame rigenga ibihano byo mu rwego rw’ubutegetsi Article 187: administrative sanctions Principle concerning Article 187: Principe relatif aux sanctions administratives rwego cyo mu Igihano rw’ubutegetsi cyerekeye amakosa yakozwe mu masoko ya Leta ngo kibangamirwe n’uburyozwe cyangwa uburyo bw’ikurikiranacyaha buteganywa n’amategeko ahana. ntikibangamira cyangwa The administrative sanction concerning faults made in public procurement does not compromise or is not compromised by the liability or prosecution procedure provided for under penal laws. les fautes La sanction administrative pour commises dans les marchés publics ne compromet pas ou n'est pas compromise par la responsabilité ou la procédure de poursuite prévues par les lois pénales. Icyiciro cya 2: Ibyaha n’ibihano Section 2: Offences and Penalties Section 2: Infractions et peines

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§ 188Gutanga isoko rya Leta muOffence

This article makes illegal public procurement awarding an offence and lists several prohibited acts, including disclosing tender technical information early, manipulating evaluation or award criteria, splitting tenders to avoid the law, and awarding to unqualified or debarred bidders.

Ingingo ya 188: Gutanga isoko rya Leta mu buryo bunyuranyije n’amategeko Article 188: Illegal awarding of public procurement Article 188: Attribution illégale du marché public Ingingo ya 188: Gutanga isoko rya Leta mu buryo bunyuranyije n’amategeko Article 188: Illegal awarding of public procurement Article 188: Attribution illégale du marché public Aba akoze icyaha umuntu wese ukoze kimwe muri ibi bikorwa bikurikira: Any person who: Toute personne qui: 163 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 1º uhishurira upiganwa amakuru ajyanye n’imiterere ya tekiniki y’isoko mbere y’igihe cy’itangazwa ryaryo; 1º discloses to the bidder information on technical specifications of the tender before its publication; divulgue 1º informations techniques avant leur publication; au relatives aux soumissionnaire des spécifications 2º wanga gutanga nta mpamvu igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa n’izindi nyandiko z’inyongera zacyo cyangwa utanga ikitari cyo cyangwa icyo yahinduye; 2º refuses without reasonable grounds to deliver a tender document and its supplement or delivers a different or a modified document; 2º refuse sans motifs de livrer le dossier d’appel d’offres ou ses addendum ou délivre un document différent ou modifié; akanama ubogamisha 3º gakora isesengura z’ipiganwa ry’inyandiko kagashingira ku ngingo zidateganyijwe mu gitabo agenga ipiganwa; gikubiyemo amabwiriza influences 3º committee provided for by the tender document; evaluation tender to use evaluation criteria not the 3º influence la commission d’évaluation des offres afin de se référer à un critère d’évaluation non prévu dans le dossier d’appel d’offres; 4º ukoresha impamvu idateganyijwe mu igitabo cyerekana uburyo ipiganwa rikorwa agatanga isoko; 4º the tender document to award a tender; uses a criterion that is not provided in 4º fait recours à un critère non prévu au dossier d’appel d’offres pour attribuer un marché; 5º ruhande amasoko ya Leta; ucamo isoko ibice agamije guca ku rigenga ibiteganywa n’itegeko 5º splits a tender with the aim of avoiding the application of the provisions of the law relating to public procurement; 5º fractionne un marché en vue d’agir contrairement aux dispositions de la loi relative aux marchés publics; 6º guha isoko sosiyete idafite ubuzima gatozi; uha cyangwa utanga umwanzuro wo 6º to a company with no legal personality; awards or proposes to award a tender 6º attribue ou propose d’attribuer un marché à une société sans personnalité juridique; 7º guha isoko uwahejwe mu masoko ya Leta; uha cyangwa utanga umwanzuro wo 7º awards or proposes to award a tender to a bidder that has been debarred from public procurement; 7º attribue ou propose d’attribuer un marché à un soumissionnaire exclu de la participation aux marchés publics; 8º ugira uruhare, mu buryo butaziguye cyangwa buziguye, mu itangwa ry’isoko mu gihe hari igongana ry’inyungu mu buryo buteganywa n’itegeko rigenga amasoko ya Leta; 8º participates directly or indirectly in the process of awarding a tender when there is conflict of interest under the provisions of the law of public procurement; 8º participe directement ou indirectement au processus d’attribution d’un marché alors qu’il y a conflit d’intérêt au regard de la loi relative aux marchés publics ; 164 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 9º ugira uruhare mu gushyira umukono ku masezerano atanga isoko hatabanje kwakirwa ingwate yo kurangiza imirimo neza; participates 9º of in procurement award contract without prior acceptance of performance security; signing the participe à 9º la signature du contrat d'attribution des marchés sans acceptation préalable de la garantie de bonne exécution; 10º tegeko; udafatira ingwate ziteganywa n’iri 10º under this Law; does not seize securities provided for 10º présente loi; ne saisit pas les garanties prévues par la 11º n’iryo gukorera mu mucyo mu ry’amasoko ya Leta bigateza Leta igihombo; utubahiriza ihame ryo kuzigamira Leta itangwa 11º economy procurement deemed to cause public loss; does not observe the principles of in public accountability and 11º ne respecte pas les principes d'économie et de responsabilité dans les marchés publics susceptibles de causer des pertes publiques; 12º utanga isoko rya Leta akoresheje uburyo bunyuranye n’ubuteganywa n’iri tegeko kuri iryo soko. 12º awards public tender by means of methods contrary to those provided for under this Law for such a tender; 12º attribue le marché public au moyen de méthodes contraires à celles prévues par la présente loi pour ce marché ; commits an offence. commet une infraction. Umuntu uhamijwe n’urukiko gukora kimwe mu byaha bivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo, ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka itanu (5) ariko kitarenze imyaka (7) n’ihazabu y’amafaranga y’u irindwi Rwanda atari munsi ya miliyoni ebyiri (2.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni eshanu (5.000.000 FRW). Any person convicted of any one of the offences referred to under Paragraph One of this Article, is liable to imprisonment for a term of not less than five (5) years and not more than seven (7) years and a fine of not less than two million Rwandan francs (FRW 2,000,000) and not more than five million Rwandan francs (FRW 5,000,000). Toute personne reconnue coupable de l’une des infractions visées à l’alinéa premier du présent article est passible d’un emprisonnement d’au moins cinq (5) ans mais n’excédant pas sept (7) ans et d’une amende d’au moins deux millions de francs (2.000.000 FRW) mais n’excédant pas cinq millions de francs rwandais (5.000.000 FRW). rwandais Iyo ibikorwa bivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo bikozwe n’umukozi abitegetswe n’umuyobozi we, uwo muyobozi ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka irindwi (7) ariko kitarenze imyaka icumi (10) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda atari munsi ya miliyoni eshanu (5.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni icumi (10.000.000 FRW). Where the acts referred to under Paragraph one of this Article are committed by an official acting under orders from a superior, the superior is liable to imprisonment for a term of not less than seven (7) years and not more than ten (10) years and a fine of not less than five million Rwandan francs (FRW 5,000,000) and not more than ten million Rwandan francs (FRW 10,000,000). Lorsque les actes visés à l’alinéa premier du présent article sont commis par un agent agissant sur ordre d’un supérieur, ce supérieur est passible d’un emprisonnement d’au moins sept (7) ans mais n’excédant pas dix (10) ans et d’une amende d’au moins cinq million de francs rwandais (5.000.000 FRW) mais n’excédant pas dix millions de francs rwandais (10.000.000 FRW). 165 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

Section 188Verify source

§ 189Kugira akagambaneOffence

Colluding with a bidder in public procurement is an offence, punishable by imprisonment and a fine; a superior may face higher penalties if an official acted under orders.

Ingingo ya 189: Kugira akagambane n’upiganirwa isoko rya Leta Article 189: Collusion with bidder Article 189: soumissionnaire Complicité avec le Ingingo ya 189: Kugira akagambane n’upiganirwa isoko rya Leta Article 189: Collusion with bidder 189: Article soumissionnaire Complicité avec le wese ukorana Umuntu ibikorwa by’akagambane n’umuntu upiganirwa isoko rya Leta, aba akoze icyaha. Iyo abihamijwe n’urukiko, ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka itanu (5) ariko kitarenze imyaka irindwi (7) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda atari munsi ya miliyoni ebyiri (2.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni eshanu (5.000.000 FRW). shall be Any person who colludes with a bidder in public procurement commits an offence. Upon to conviction, he/she imprisonment for a term of not less than five (5) years and not more than seven (7) years and a fine of not less than two million Rwandan francs (FRW 2.000.000) and not more than five million Rwandan francs (FRW 5,000,000). liable Iyo icyaha kivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo gikozwe n’umukozi abitegetswe n’umuyobozi we, uwo muyobozi ahanishwa igifungo kitari munsi y’myaka irindwi (7) ariko kitarenze imyaka icumi (10) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda atari munsi ya miliyoni eshanu (5.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni icumi (10.000.000 FRW). Where the offence referred to under paragraph one of this Article is committed by an official acting under orders from a superior, the superior is liable to imprisonment for a term of not less than seven (7) years and not more than ten (10) years and a fine of not less than five million Rwandan francs (FRW 5,000,000) and not more than ten million Rwandan francs (FRW 10,000,000). Toute personne qui agit en complicité avec le soumissionnaire à un marché public commet une infraction. Lorsqu’elle en est reconnue coupable, elle est passible d’un emprisonnement d’au moins cinq (5) ans mais n’excédant pas sept (7) ans et d’une amende d’au moins deux millions de (2.000.000 FRW) mais francs n’excédant pas cinq million de francs rwandais (5.000.000 FRW). rwandais Lorsque les actes visés à l’alinéa premier du présent article sont commis par un agent agissant sur ordre d’un supérieur, ce supérieur est passible d’un emprisonnement d’au moins sept (7) ans mais n’excédant pas dix (10) ans et d’une amende d’au moins cinq millions de francs rwandais (5.000.000 FRW) mais n’excédant pas dix millions de francs rwandais (10.000.000 FRW).

Section 189Verify source

§ 190Gutanga inyungu zidafiteAmendment

This article makes it an offence to interfere unjustifiably with a public procurement contract during performance, including improper amendments, price changes, or paying for works/services not properly done.

Ingingo ya 190: Gutanga inyungu zidafite ishingiro mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano Article advantages contract 190: Award during the of unjustified performance Article 190: Octroi des avantages indus durant l’exécution du contrat Ingingo ya 190: Gutanga inyungu zidafite ishingiro mu gihe cy’ishyirwa mu bikorwa ry’amasezerano Article advantages contract 190: Award during the of unjustified performance Article 190: Octroi des avantages indus durant l’exécution du contrat Aba akoze icyaha, umuntu wese ukoze kimwe muri ibi bikorwa bikurikira: Any person who: Toute personne qui: ukora 1º y’inyongera amasezerano atubahirije ibiteganywa n’amategeko ndetse n’amabwiriza agenga amasoko ya Leta akongera agaciro k’isoko cyangwa akagabanya budahuye ku y’isoko ingano n’igabanuka ry’agaciro karyo; buryo a makes contract 1º amendment disregarding the provisions of the law and public procurement regulations and increases the the value of a the assignment of corresponding decrease in the tender value; the tender or reduces tender without 1º conclut un avenant au contrat sans respect des dispositions de la loi et les règlements régissant les marchés publics et qui augmente la valeur du marché ou réduit les prestations sans réduction équivalente de la valeur du marché; 166 kubihuza 2º yitwaje budateganyijwe amabwiriza hirengagijwe ibyo giteganya; uhindura cyangwa uvugurura ibiciro buryo gikubiyemo cyangwa n’igihe mu ipiganwa n’igitabo agenga Official Gazette no. Special of 07/09/2018 2º revises or updates prices in a manner that is not provided for by the tender document or in violation of its requirements; 2º effectue une révision des prix ou une actualisation des prix de manière non prévue dans le dossier d’appel d’offres ou en violation des prescriptions dudit dossier; 3º wemeza imirimo itarakozwe, yakozwe nabi cyangwa serivisi z’impuguke zitakozwe ku rwego rwazo, imirimo yahimbwe cyangwa uwishyuye imirimo cyangwa serivisi cyangwa uwishyura agomba amafaranga kwishyurwa hakurikijwe amasezerano. arenga Umuntu uhamijwe n’urukiko gukora kimwe mu byaha bivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo,ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka itanu (5) ariko kitarenze imyaka irindwi (7) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda ingana na mirongo itanu ku ijana (50%) by’agaciro k’amafaranga yahombeje Leta. 3º approves or pays unexecuted, poorly executed works, or incomplete consultancy services or non-existent works or pays these works or services or pays an amount exceeding the contractual amount; approuve ou paie des 3º travaux non exécutés, des travaux mal exécutés ou des services de consultance non conformes, des prestations fictives ou paie ces travaux ou services en dépassant le montant dû ; commits an offence. commet une infraction. Any person convicted of any one of the acts referred to under Paragraph One of this Article is liable to imprisonment for a term of not less than five (5) years and not more than seven (7) years and a fine equal to fifty percent (50%) of the value of the losses incurred by the State. Toute personne reconnue coupable de l’un des actes visés à l’alinéa premier du présent article est passible d’un emprisonnement d’au moins cinq (5) ans mais n’excédant pas sept (7) ans et d’une amende égale à cinquante pourcent (50%) la valeur du montant des pertes encourues par l’État. Iyo ibikorwa bivugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo bikozwe n’umukozi abitegetswe n’umuyobozi we, uwo muyobozi ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka irindwi (7) ariko kitarenze imyaka icumi (10) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda ingana na mirongo itanu ku ijana (50%) by’agaciro k’amafaranga yahombeje Leta. Where the offence referred to under Paragraph One of this Article is committed by an official acting under orders from a superior, the superior is liable to imprisonment for a term of not less than seven (7) years and not more than ten (10) years and a fine equal to fifty percent (50%) of the value of the losses incurred by the State. Lorsque les actes visés à l’alinéa premier du présent article sont commis par un agent agissant sur ordre d’un supérieur, ce supérieur est passible d’un emprisonnement d’au moins sept (7) ans mais n’excédant pas dix (10) ans et d’une amende égale à cinquante pourcent (50%) de la valeur du montant des pertes encourues par l’État.

Section 190Verify source

§ 191Gukoresha igitinyiro muOffence

A person must not act to influence subordinates to make an unfair decision in a public procurement award.

Ingingo ya 191: Gukoresha igitinyiro mu masoko ya Leta Article 191: Influence peddling in public procurement Article 191: Trafic d’influence dans passation des marchés publics la 20 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 Ingingo ya 191: Gukoresha igitinyiro mu masoko ya Leta Article 191: Influence peddling in public procurement Article 191: Trafic d’influence dans passation des marchés publics la Umuntu wese ukora igikorwa kigamije gutuma abo akuriye bafata icyemezo kibogamye mu Any person who performs an act aimed at influencing his/her subordinates to take unfair Toute personne qui fait une action visant à influencer ses subordonnés à prendre une 167 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 itangwa ry’isoko rya Leta, aba akoze icyaha. Iyo abihamijwe n’urukiko ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka itanu (5) ariko kitarenze imyaka irindwi (7) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda atari munsi ya miliyoni eshanu (5.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni icumi (10.000.000 FRW). decision in the award of a public procurement contract, commits an offence. Upon conviction, he/she is liable to imprisonment for a term of not less than five (5) years and not more than seven (7) years and a fine of not less than five million Rwandan francs (FRW 5,000,000) and not more than ten million Rwandan francs (FRW 10,000,000). décision injuste dans l’attribution d’un marché public, commet une infraction. Lorsqu’elle en est reconnue coupable, elle est passible d’un emprisonnement d’au moins cinq (5) ans mais n’excédant pas sept (7) ans et d’une amende d’au rwandais moins cinq millions de (5.000.000 FRW) mais n’excédant pas dix millions de francs rwandais (10.000.000 FRW). francs

Section 191Verify source

§ 192Gukoresha amafarangaOffence

A successful bidder of a public tender must not use contract funds contrary to the agreement; doing so is an offence with imprisonment and fines.

Ingingo ya 192: Gukoresha amafaranga y’isoko rya Leta icyo atateganyirijwe Article 192: Allocation of funds from public tenders to the use other than that for which they are intended Article 192: Affectation des fonds du marché public à l’usage autre que celui auquel ils sont destinés Ingingo ya 192: Gukoresha amafaranga y’isoko rya Leta icyo atateganyirijwe Article 192: Allocation of funds from public tenders to the use other than that for which they are intended Article 192: Affectation des fonds du marché public à l’usage autre que celui auquel ils sont destinés Umuntu wese watsindiye isoko rya Leta, ukoresha ku buryo butumvikanyweho mu masezerano amafaranga yahawe, aba akoze icyaha. Iyo abihamijwe n’urukiko ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka itanu (itanu (5) ariko kitarenze imyaka irindwi (7)) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda atari munsi ya miliyoni zirindwi (7.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni icumi (10.000.000 FRW). Any successful bidder of a public tender who uses the funds paid under this contract in violation of the terms of the agreement, commits an offence. Upon conviction, he/she is liable to imprisonment for a term of not less than five (5) years and not more than seven (7) years and a fine of not less than seven million Rwandan francs (FRW 7,000,000) and not more than ten million Rwandan francs (FRW 10,000,000). Tout attributaire d’un marché public qui utilise les fonds versés en vertu de ce marché en violation des termes du contrat commet une infraction. Lorsqu’elle en est reconnue coupable, elle est passible d’un emprisonnement d’au moins cinq (5) ans mais n’excédant pas sept (7) ans et d’une amende d’au moins sept millions de francs (7.000.000 FRW) mais n’excédant pas dix millions de francs rwandais (10.000.000 FRW). rwandais gikozwe Iyo icyaha kivugwa mu gika cya mbere cy’iyi n’amasosiyete, ngingo amakoperative, ibigo cyangwa imiryango bya ibya Leta bifite Leta cyangwa ubuzimagatozi, ibihano biteganyijwe mu mategeko ahana, igihano kiba ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda ingana na mirongo itanu ku ijana (50%) by’agaciro k’amafaranga yahombeje Leta. haseguriwe ibitari Where the offence referred to under Paragraph One of this Article is committed by companies, cooperatives, government or non-government institutions or organizations with legal personality, subject to penalties provided for by the penal laws, the applicable penalty is a fine equal to fifty percent (50%) of the value of the losses incurred by the State. Lorsque l’infraction visée à l’alinéa premier du présent article est commise par des sociétés, institutions ou organisations coopératives, étatiques ou non-étatiques dotées de la personnalité juridique, sous réserve des peines prévues par les lois pénales, la peine est une amende égale à cinquante pourcent (50%) de la valeur du montant des pertes encourues par l’État. 168 Official Gazette no. Special of 07/09/2018

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§ 193Guhatira gukora isokoOffence

People in management or staff roles at a procuring entity must not coerce someone’s participation in public procurement by harming or threatening harm.

Ingingo ya 193: Guhatira gukora isoko Article participation 193: Coercing procurement Article 193: Participation processus de passation des marchés coécrive au Ingingo 194 :Gutegeka gusubiza ibyo Leta yahombye Ingingo ya 193: Guhatira gukora isoko Article participation 193: Coercing procurement Article 193: Participation processus de passation des marchés coécrive au Umuntu wese uri mu rwego rw’ubuyobozi cyangwa umukozi w’urwego rutanga isoko, ubabaza cyangwa ukangisha undi kumubabaza mu buryo buziguye cyangwa butaziguye, kuri we, ku murimo we cyangwa ku mutungo we agamije kumuhatira gupiganira isoko rya Leta cyangwa kurishyira mu bikorwa, aba akoze icyaha. Iyo abihamijwe n’urukiko ahanishwa igifungo kitari munsi y’imyaka itanu (5) ariko kitarenze (7) n’ihazabu y’amafaranga y’u Rwanda atari munsi ya miliyoni eshanu (5.000.000 FRW) ariko atarenze miliyoni icumi (10.000.000 FRW). imyaka irindwi to Any person in management or staff position of procuring entity who harms or threatens to harm, directly or indirectly, to person, to work or his/her property influence his/her participation in the public procurement process or affect its performance commits an offence. Upon conviction, he/she is to imprisonment for a term of not less than five (5) years and not more than seven (7) years and a fine of not less than five million Rwandan francs (FRW 5,000,000) and not more than ten million Rwandan francs (FRW 10,000,000). Toute personne occupant un poste de direction et d’employé au sein de l’entité de passation de marché qui porte préjudice ou menace de porter préjudice, directement ou indirectement, à une personne, à son travail ou à sa propriété en vue d’influencer sa participation au processus de passation des marchés ou d’en affecter l’exécution commet une infraction. Lorsqu’elle en est reconnue coupable, elle est passible d’un emprisonnement d’au moins cinq (5) mais n’excédant pas sept (7) et d’une amande d’au moins cinq millions de rwandais (5.000.000 FRW) mais n’excédant pas dix millions de francs rwandais (10.000.000 FRW). francs Ingingo 194 :Gutegeka gusubiza ibyo Leta yahombye

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§ 194Order to recover the publicOffence

If a criminal case under this Law results in penalties, the court must order recovery of public funds that were lost or misused.

Article 194: Order to recover the public funds lost Article 194: Ordre de réparer les pertes des fonds publics UMUTWE WA Z’INZIBACYUHO, N’IZISOZA V: INGINGO IZINYURANYE CHAPTER V: MISCELLANEOUS PROVISIONS TRANSITIONAL, FINAL AND CHAPITRE DISPOSITIONS TRANSITOIRES, DIVERSES ET FINALES V: Article 194: Order to recover the public funds lost Article 194: Ordre de réparer les pertes des fonds publics rubanza rw’inshinjabyaha rugennye Mu igihano ku byaha bivugwa muri iri tegeko, urukiko rugomba gutegeka ko umutungo wa Leta wahombejwe cyangwa wakoreshejwe nabi ugarurwa. In a criminal procedure resulting in penalties on offences provided under this Law, the court must order that public funds lost or misused be recovered. le cadre d'une procédure pénale Dans sanctionnant des infractions prévues par la présente loi, la juridiction doit ordonner la restitution des fonds publics perdus ou mal utilisés. UMUTWE WA Z’INZIBACYUHO, N’IZISOZA V: INGINGO IZINYURANYE CHAPTER V: MISCELLANEOUS PROVISIONS TRANSITIONAL, FINAL AND CHAPITRE DISPOSITIONS TRANSITOIRES, DIVERSES ET FINALES V:

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§ 195Igihe cy’inzibacyuhoProvision

Procuring entities must comply with this Law within six months after publication in the Official Gazette of Rwanda.

Ingingo ya 195: Igihe cy’inzibacyuho Article 195: Transitional period Article 195: Période transitoire Ingingo ya 195: Igihe cy’inzibacyuho Article 195: Transitional period Article 195: Période transitoire Inzego zitanga amasoko ya Leta zigomba kuba zatangiye gukurikiza ibiteganywa n’iri tegeko mu gihe kitarenze amezi atandatu (6) uhereye The procuring entities must have comply with the provisions of this Law within six (6) months as from its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Les entités de passation des marchés publics doivent se conformer aux dispositions de la présente loi endéans six (6) mois à compter de sa 169 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 igihe ritangarijwe mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. publication au Journal Officiel de la République du Rwanda.

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§ 196Guha agaciro ibyakozweProvision

Procurement contracts that are still underway, or that were concluded but are still in the security period, continue to be governed by the signed contract until they finish.

Ingingo ya 196: Guha agaciro ibyakozwe Article procurement contracts 196: Validity of previous Article 196: Validité des contrats de marchés précédents Ingingo ya 196: Guha agaciro ibyakozwe Article procurement contracts 196: Validity of previous Article 196: Validité des contrats de marchés précédents Amasoko yose agikorwa cyangwa ayarangiye ariko akiri mu gihe cy’ubwishingire akomeza kugengwa yashyizweho n’amasezerano umukono n’impande zombi kugeza arangiye. All the procurement contacts still underway or those concluded but still under security period remain to be governed by the contract signed by both parties until their conclusion. Tous les contrats de marchés toujours en cours ou ceux qui ont été conclus mais toujours sous garantie restent régis par le contrat signé par les deux parties jusqu’à leur conclusion.

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§ 197Itegurwa,Provision

This article states that the drafting, consideration, and adoption of this law are handled in Kinyarwanda, while the English text is also noted.

Ingingo ya 197: Itegurwa, n’itorwa by’iri tegeko isuzumwa Article 197: Drafting, consideration and adoption of this Law Article 197: Initiation, examen et adoption de la présente loi Ingingo ya 197: Itegurwa, n’itorwa by’iri tegeko isuzumwa Article 197: Drafting, consideration and adoption of this Law Article 197: Initiation, examen et adoption de la présente loi tegeko Iri rurimi rw’Icyongereza, risuzumwa kandi ritorwa mu rurimi rw’Ikinyarwanda. ryateguwe mu

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§ 198Ivanwaho ry’itegekoRepeal

This article repeals Law nº 12/2007 on public procurement, as amended, and any prior legal provisions that conflict with this Law.

Ingingo ya 198: Ivanwaho ry’itegeko n’ingingo z’amategeko binyuranyije n’iri tegeko Article 198: Repealing provision Article 198: Disposition abrogatoire Ingingo ya 198: Ivanwaho ry’itegeko n’ingingo z’amategeko binyuranyije n’iri tegeko Itegeko nº 12/2007 ryo ku wa 27/03/2007 rigenga amasoko ya Leta nk’uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeze ubu n’ingingo zose tegeko kandi z’amategeko abanziriza binyuranyije na ryo bivanyweho. iri Article 198: Repealing provision Article 198: Disposition abrogatoire Law nº 12/2007 of 27/03/2007 on public procurement as modified and complemented to date and all prior legal provisions contrary to this Law are repealed. La Loi nº 12/2007 du 27/03/2007 relative aux marchés publics telle que modifiée et complétée à ce jour et toutes les dispositions légales antérieures contraires à la présente loi sont abrogées.

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§ 199Igihe iri tegeko ritangiraCommencement

This law starts to apply on the date it is published in the Official Gazette of Rwanda.

Ingingo ya 199: Igihe iri tegeko ritangira gukurikizwa Article 199: Commencement Article 199: Entrée en vigueur 21 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 RYO KU WA ITEGEKO N°62/2018 25/08/2018 RIGENGA AMASOKO YA LETA 25/08/2018 LAW N°62/2018 GOVERNING PUBLIC PROCUREMENT OF LOI N°62/2018 DU 25/08/2018 PORTANT RÉGLEMENTATION DES MARCHÉS PUBLICS Twebwe, KAGAME Paul, Perezida wa Repubulika; We, KAGAME Paul, President of the Republic; Nous, KAGAME Paul, Président de la République; ISHINGA INTEKO AMATEGEKO YEMEJE, NONE NATWE DUHAMIJE, DUTANGAJE RITEYE RITYA, KANDI DUTEGETSE KO RYANDIKWA MU IGAZETI YA LETA YA REPUBULIKA Y’U RWANDA ITEGEKO THE PARLIAMENT HAS ADOPTED AND WE SANCTION, PROMULGATE THE FOLLOWING LAW AND ORDER IT BE PUBLISHED IN THE OFFICIAL GAZETTE OF THE REPUBLIC OF RWANDA LE PARLEMENT A ADOPTÉ ET NOUS SANCTIONNONS, PROMULGUONS LA LOI DONT LA TENEUR SUIT ET ORDONNONS QU’ELLE SOIT PUBLIÉE AU JOURNAL OFFICIEL DE LA RÉPUBLIQUE DU RWANDA INTEKO ISHINGA AMATEGEKO: THE PARLIAMENT: LE PARLEMENT: Umutwe w’Abadepite, mu nama yawo yo ku wa 26 Mutarama 2018; The Chamber of Deputies, in its session of 26 January 2018; La Chambre des Députés, en sa séance du 26 janvier 2018; Ishingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo mu 2003 ryavuguruwe mu 2015, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 64, iya 69, iya 70, iya 88, iya 90, iya 91, iya 106, iya 120 n’iya 176; Ishingiye ku Itegeko Ngenga n°12/2013/OL ryo ku wa 12/09/2013 ryerekeye imari n’umutungo bya Leta nk’uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeza ubu; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 revised in 2015, especially in Articles 64, 69, 70, 88, 90, 91, 106, 120 and 176; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 révisée en 2015, spécialement en ses articles 64, 69, 70, 88, 90, 91, 106, 120 et 176; Pursuant to Organic Law n°12/2013/OL of 12/09/2013 on State finances and property as modified and complemented to date; Vu la Loi Organique n°12/2013/OL du 12/09/2013 relative aux finances et au patrimoine de l’État telle que modifiée et complétée à ce jour; Isubiye ku Itegeko n°12/2007 ryo ku wa 27/03/2007 rigenga amasoko ya Leta nk’uko ryahinduwe kandi ryujujwe kugeza ubu; Having reviewed Law n° 12/2007 of 27/03/2007 on public procurement as modified and complemented to date; Revu la Loi n° 12/2007 du 27/03/2007 relative aux marchés publics telle que modifiée et complétée à ce jour; YEMEJE: ADOPTS: ADOPTE: 22 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 UMUTWE WA MBERE: RUSANGE INGINGO CHAPTER PROVISIONS ONE: GENERAL CHAPITRE PREMIER: DISPOSITIONS GÉNÉRALES Ingingo ya 199: Igihe iri tegeko ritangira gukurikizwa This Law was drafted in English, considered and adopted in Kinyarwanda. La présente loi a été initiée en anglais, examinée et adoptée en kinyarwanda. Article 199: Commencement Article 199: Entrée en vigueur Iri tegeko ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Law comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. La présente loi entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 25/08/2018 Kigali, on 25/08/2018 Kigali, le 25/08/2018 170 Official Gazette no. Special of 07/09/2018 (sé) KAGAME Paul Perezida wa Repubulika (sé) Dr. NGIRENTE Edouard Minisitiri w’Intebe (sé) KAGAME Paul President of the Republic (sé) Dr. NGIRENTE Edouard Prime Minister (sé) KAGAME Paul Président de la République (sé) Dr. NGIRENTE Edouard Premier Ministre Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 171

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