MINISTERIAL ORDER Nº013/MOJ/AG/2017 OF 24/02/2017 DETERMINING MODALITIES FOR ACCESS TO AND PRACTICE OF THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS, SUPERVISION OF A PRIVATE NOTARY AND CONSERVATION OF AUTHENTIC DEEDS

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté UMUTWE WA II: UBURYO ABIKORERA BINJIRA MU MURIMO W’UBUNOTERI CHAPTER II: ACCESS TO THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS CHAPITRE II: ACCES AUX FONCTIONS DE NOTAIRE PERSONNES PRIVEES POUR LES Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier: Objet du présent arrêté Iri teka rigena uburyo abikorera binjira mu murimo w’ubunoteri n’uko bakora, rikanagena uburyo umunoteri wikorera agenzurwa n’uburyo abika impapuro mpamo. This Order determines modalities for access to and practice of the office of notary by private the persons and determines modalities for supervision of a private notary and the way he/she keeps authentic deeds. Le présent arrêté détermine les modalités d’accès aux fonctions de notaire et de leur exercice par les personnes privées et détermine les modalités de supervision d’un notaire privé et de la façon de conservation des actes authentiques. 134 UMUTWE WA II: UBURYO ABIKORERA BINJIRA MU MURIMO W’UBUNOTERI CHAPTER II: ACCESS TO THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS Official Gazette no 13 of 27/03/2017 CHAPITRE II: ACCES AUX FONCTIONS DE NOTAIRE PERSONNES PRIVEES POUR LES

Ingingo ya 2: Ibisabwa ushaka kuba umunoteri wikorera Article 2: Requirements to be a private notary Article 2: Conditions pour être un notaire privé Ingingo ya 2: Ibisabwa ushaka kuba umunoteri wikorera Article 2: Requirements to be a private notary Article 2: Conditions pour être un notaire privé Umuntu ushaka kuba umunoteri wikorera agomba kuba yujuje ibi bikurikira: Any person who wishes to be a private notary must fulfil the following requirements: Toute personne qui désire devenir un notaire privé doit remplir les conditions suivantes: 1º kuba afite ubwenegihugu nyarwanda; 1º be a Rwandan national; 1º être de nationalité rwandaise; 2º kuba afite imyaka y’ubukure yemewe 2º have attained the age of majority; 2º avoir atteint l’âge légal de la majorité; n’amategeko; 3º kuba afite nibura impamyabumenyi ihanitse mu mategeko cyangwa ihwanye nayo; 3º hold at least a bachelor’s degree in law or 3º être détenteur d’au moins un diplôme de its equivalent; licence en droit ou son équivalent; 4º kuba atarigeze guhanishwa igihano cy’igifungo cyabaye ndakuka kingana cyangwa kirengeje amezi atandatu (6) kitahanaguwe z’itegeko n’imbabazi cyangwa ihanagurabusembwa; 5º kuba atarirukanywe ku kazi yakoraga rwego biturutse ku bihano byo mu rw’imyitwarire; 4º not having been sentenced, in a final court decision, to a term of imprisonment of more than or equal to six (6) months which has not been nullified by amnesty or rehabilitation; 4º n’avoir pas été condamné définitivement à une peine d’emprisonnement égale ou supérieure à six (6) mois qui n’a pas été effacée par l’amnistie ou la réhabilitation; 5º not having been dismissed from duties as 5º n’avoir pas été révoqué de ses fonctions a result of disciplinary sanctions; suite aux sanctions disciplinaires; 6º kugira uburambe bw’imyaka nibura itanu (5) 6º having at least a five (5) years’ experience 6º avoir une expérience d’au moins cinq (5) mu kazi kerekeranye n’amategeko. in a legal profession. ans dans une profession juridique.

Ingingo ya 3: Gusaba kuba umunoteri wikorera Article 3: Application for being a private notary Article 3: Demande pour être un notaire privé Ingingo ya 3: Gusaba kuba umunoteri wikorera Umuntu ushaka kuba umunoteri wikorera yandikira Minisitiri ibaruwa ibisaba ishinganye mu iposita Article 3: Application for being a private notary Any person who wishes to be a private notary is required to apply to the Minister in writing Article 3: Demande pour être un notaire privé Toute personne qui désire devenir un notaire privé lettre adresse sa requête au Ministre, par 135 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 cyangwa itanzwe mu ntoki agahabwa gihamya ko yakiriwe. through a registered mail or hand delivery with acknowledgement of receipt. recommandée à la poste ou remise en mains avec accusé de réception. Umuntu usaba yomekaho kandi impapuro zigaragaza ko yujuje ibisabwa. The applicant is also required to attach all the required documents. Le demandeur y annexe aussi tous les documents attestant qu’elle remplit les conditions exigées. Muri iri teka, ijambo “Minisitiri” bivuga Minisitiri ufite Ubutabera mu nshingano ze. In this Order, the term “Minister” means the Minister in charge of Justice. Dans le présent arrêté, le terme « Ministre » signifie le Ministre ayant la Justice dans ses attributions.

Ingingo ya 4: Isuzumwa ry’amadosiye Article 4: File assessment Article 4: Examen des dossiers Ingingo ya 4: Isuzumwa ry’amadosiye Article 4: File assessment Article 4: Examen des dossiers idosiye y’uwasabye kuba Minisitiri asuzuma Umushinjacyaha umunoteri, Mukuru, mu gihe kitarenze iminsi mirongo itatu (30) uhereye igihe idosiye yasuzumiwe. akabimenyesha The Minister examines the file of the applicant and informs the Prosecutor General within thirty (30) days from the date of examining the file. Le Ministre examine le dossier de demande et en informe le Procureur Général, endéans trente (30) jours à partir de la date d’examen du dossier. Mu gihe kitarenze iminsi mirongo itandatu (60) isanzwe, amaze kumenyeshwa na Minisitiri, Umushinjacyaha Mukuru kuba yamenyesheje Minisitiri mu nyandiko icyo atekereza ku isaba ry’uwifuza kuba umunoteri wikorera. Iyo atagaragaje iryo saba rifatwa nk’iryemewe. icyo atekereza, agomba Minisitiri ashobora gushingira ku gitekerezo cyatanzwe n’Umushinjacyaha Mukuru cyangwa ntagishingireho.

Ingingo ya 5: Igihe usaba agomba kuba yasubirijwemo Article 5: Time limit for response Article 5: Délai de réponse Ingingo ya 5: Igihe usaba agomba kuba yasubirijwemo The Prosecutor General must, in a period of sixty (60) calendar days from when the Minister notified him/her, provide his/her written opinion to the Minister on the application for being a private notary. Failure to provide his/her opinion thereon, the application is considered approved. Dans un délai n’excédant pas soixante (60) jours calendriers après la notification par le Ministre, le Procureur Général doit avoir adressé au Ministre son avis écrit et motivé sur la requête du demandeur d’accès à la fonction de notaire privé. A défaut de communication d’avis, la requête est réputée approuvée. The Minister may or may not base on the opinion of the Prosecutor General. Le Ministre peut ou ne peut pas fonder sur l’avis donné par le Procureur Général. Article 5: Time limit for response Article 5: Délai de réponse Iyo uwasabye kuba umunoteri wikorera yujuje ibisabwa bivugwa mu ngingo ya 2 y’iri teka, kandidatire ye yemerwa na Minisitiri mu gihe cy’iminsi mirongo itatu (30) uhereye igihe yaherewe If the applicant for being a private notary fulfils the requirements mentioned in Article 2 of this Order, the Minister is required to approve his/her application within thirty (30) days from the date Lorsque le demandeur d’accès à la fonction de notaire privé remplit les conditions requises prévues à l'article 2 du présent arrêté, sa demande est approuvée par le Ministre dans un délai de 136 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 igisubizo n’Umushinjacyaha Mukuru. Iyo atujuje ibisabwa na bwo abimenyeshwa muri icyo gihe. of reception of the opinion of the Prosecutor General. In case the applicant does not fulfil the requirements, he/she is also informed within the same period. trente (30) jours à compter du jour de la réception de l’avis du Procureur Général. Lorsqu’il ne remplit pas les conditions requises, il en est également informé dans ce délai. Mu gihe Umushinjacyaha Mukuru atatanze igisubizo, uwasabye amenyeshwa igisubizo nyuma y’iminsi mirongo icyenda (90) ibarwa uhereye igihe Umushinjacyaha Mukuru yamenyesherejweho. If the Prosecutor General does not communicate his/her opinion, the applicant is informed of the decision taken after ninety (90) days following the date the Prosecutor General was notified . Si le Procureur Général ne donne pas son avis, le demandeur est informé de la décision prise après quatre-vingt-dix (90) jours suivant le jour de la notification faite au Procureur Général. Minisitiri agomba kwemera cyangwa akanga isaba ryo kuba umunoteri wikorera akoresheje ibaruwa. The Minister is required to approve or reject the application for access to the function of a private notary through a letter. Le Ministre doit approuver ou rejeter la demande d’accès à la fonction de notaire privé par une lettre.

Ingingo ya 6: Kumenyereza uwitoza n’igihe cyo kwitoza umwuga Article 6: Supervision and period of professional internship Article 6: Supervision et période du stage professionnel 131 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 UMUTWE WA III: UBURYO ABIKORERA BAKORA UMURIMO W’UBUNOTERI CHAPTER III: PRACTICE OF THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS III: EXERCICE DE LA CHAPITRE FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVEES Ingingo ya 6: Kumenyereza uwitoza n’igihe cyo kwitoza umwuga Article 6: Supervision and period of professional internship Article 6: Supervision et période du stage professionnel Mbere yo gutangira imirimo ye, umunoteri wikorera wemerewe gukora agomba kwihitiramo umunoteri wo kumutoza uwo mwuga mu gihe cy’amezi atandatu (6). Before practicing, an authorized private notary is required to choose a notary who supervises him/her during the internship for a period of six (6) months. Avant d’exercer, un notaire privé qui a obtenu l’admission choisit un notaire qui supervise son stage pendant une période de six (6) mois. Mu gihe kitarenze iminsi mirongo itatu (30) uhereye ku munsi ukurikira umunsi wa nyuma wo kumenyerezwa, umenyereza uwitoza umurimo w’umunoteri wikorera agomba gushyikiriza raporo ye Minisitiri. The supervisor of the internship is required to prepare and submit to the Minister a report on the internee in a period of thirty (30) days from the day following the last day of the internship. Dans un délai de trente (30) jours à compter du jour qui suit le dernier jour du stage, le maître de stage doit donner son rapport au Ministre. Iyo raporo ikorerwa uwitoza umwuga igaragaza ko awushoboye, uwitoza yemererwa burundu kuba umunoteri wikorera rutonde rw’abanoteri bikorera rukorwa na Minisitiri. agashyirwa ku If the internship supervisor’s report indicates the trainee’s capacity, the trainee is definitively enrolled on the list of private notaries by the Minister. Si le rapport du maître de stage indique que le stage est concluant, le stagiaire est définitivement admis dans sa qualité de notaire privé et est inscrit sur la liste des notaires privés établie par le Ministre. Iyo raporo igaragaje ko utozwa adashoboye umwuga, ahabwa ikindi gihe cy’amezi atatu (3) cyo kongera In case the report indicates that the trainee is incapable, the internship period is extended for Si le rapport indique que le stage n’est pas concluant, il est prolongé pour une période de trois 137 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 akamburwa gutozwa, hagendewe kuri raporo y’umenyereza. atatsinda ubunoteri, another period of three (3) months and if he/she fails, he/she is disqualified on the basis of the internship supervisor’s report. (3) mois et si le stagiaire ne réussit pas, il est disqualifié, sur base du rapport du maître de stage. Umuntu umaze imyaka itanu (5) akora umurimo w’ubwavoka cyangwa uwabaye umunoteri wa Leta mu gihe kirenze umwaka umwe (1) asonewe kwimenyereza umwuga guteganyijwe mu gika cya mbere cy’iyi ngingo. A person who practiced as an advocate for a period of five (5) years or as a public notary for more than one (1) year is exempted from the internship provided for in Paragraph One of this Article. Une personne ayant exercé la profession d’avocat pendant cinq (5) ans ou la fonction de notaire public pendant plus d’une (1) année est exemptée du stage prévu à l’alinéa premier du présent article. Mu gihe cy’umwaka umwe (1) uhereye igihe iri teka ritangarijweho mu igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda, kumenyereza umwuga abanoteri bikorera bikorwa n’abanoteri ba Leta. Nyuma y’icyo gihe, abanoteri umwuga n’abanoteri bikorera gusa. bamenyerezwa bikorera The supervision of the internship of private notaries is carried out by public notaries within a period of one (1) year from the date of publication of this Order in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. After that period, private notaries are supervised only by private notaries. Durant la période d’une (1) année suivant la publication du présent arrêté au Journal Officiel de la République du Rwanda, la supervision du stage des notaires privés est assurée par les notaires publics. Après cette période, la supervision est assurée par les seuls notaires privés. UMUTWE WA III: UBURYO ABIKORERA BAKORA UMURIMO W’UBUNOTERI CHAPTER III: PRACTICE OF THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS CHAPITRE III: EXERCICE DE LA FONCTION DE NOTAIRE PAR LES PERSONNES PRIVEES

Ingingo ya 7: Ubwigenge bw’umunoteri wikorera Article 7: Independence of a private notary Article 7: Indépendance du notaire privé Ingingo ya 7: Ubwigenge bw’umunoteri wikorera Article 7: Independence of a private notary Article 7: Indépendance du notaire privé Mu kuzuza inshingano ze, umunoteri wikorera arigenga mu mirimo ye y’ubunoteri. In the exercise of his/her duties, a private notary is fully independent in his/her notarial functions. Dans l’exercice de ses fonctions, le notaire privé est indépendant quant à ses actes de notaire.

Ingingo ya 8: Agaciro k’ibikorwa by’umunoteri wikorera Article 8: Validity of private notary acts Article 8: Force des actes d’un notaire privé Ingingo 9: Abagenerwabikorwa b’umunoteri wikorera Ingingo ya 8: Agaciro k’ibikorwa by’umunoteri wikorera Article 8: Validity of private notary acts Article 8: Force des actes d’un notaire privé Ibikorwa by’umunoteri wikorera mu rwego rw’akazi ke bifatwaho ukuri usibye mu gihe biteshejwe agaciro n’inkiko. Acts of a private notary who carries out his/her activities are considered valid except if declared void by courts. Les actes posés par un notaire privé dans l’exercice de ses fonctions font foi sauf en cas d’annulation par les juridictions. 138 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 Ingingo 9: Abagenerwabikorwa b’umunoteri wikorera

Article 9: Beneficiaries of services of a private notary Article 9: Bénéficiaires des services d’un notaire privé Article 9: Beneficiaries of services of a private notary Article 9: Bénéficiaires des services d’un notaire privé Umunoteri wikorera agomba gukorera buri muntu wese umugannye. A private notary must serve every person who seeks his/her assistance. Un notaire privé doit servir toute personne qui en fait la requête. Icyakora, Umunoteri wikorera ntashobora kwemeza cyangwa guhamya inyandiko ye ubwe, iy’uwo bashakanye cyangwa uwo bafitanye isano mu miryango kugeza ku gisanira cya kane (4). However, a private notary is not permitted to certify or authenticate his/her own document, one of his/her spouse or one of direct or collateral relative up to the fourth (4th) degree. Toutefois, un notaire privé ne peut certifier ou légaliser son propre document ni celui de son conjoint, de ses parents ou alliés en ligne directe ou collatérale jusqu’au quatrième (4ème) degré. guhamya inyandiko Umunoteri wikorera ntashobora kandi kwemeza y’isosiyete, cyangwa iy’ishyirahamwe cyangwa iya koperative afitemo imigabane cyangwa abereye umunyamuryango cyangwa iy’umwe mu bavugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo abereye umunyamuryango cyangwa afitemo imigabane. Ntashobora na none kwemeza cyangwa guhamya inyandiko yagizemo uruhare. A private notary is not also permitted to certify or authenticate any document of a company, association or a cooperative in which he/she has shares, he/she is a member or any company in which one of the persons mentioned in Paragraph One of this Article is a shareholder or a member. He/she is not permitted to certify or authenticate any document in which he/she participated. Un notaire privé ne peut non plus certifier ou légaliser pour le compte d’une société, association ou une coopérative dans laquelle lui-même ou l’un des personnes mentionnées à l’alinéa premier du présent article est actionnaire, sociétaire ou membre. Il ne peut non plus certifier ou légaliser un document dans lequel il a participé.

Ingingo ya 10: Aho umunoteri wikorera akorera Article 10: Office of the private notary Article 10: Bureau du notaire privé Ingingo ya 10: Aho umunoteri wikorera akorera Article 10: Office of the private notary Article 10: Bureau du notaire privé Umunoteri wikorera wese agomba kugira aho akorera hagaragazwa n’icyapa. Agomba gushyikiriza Minisitiri inyandiko igaragaza Akarere yashyizemo ibiro bye by’ifatizo. Every private notary must have an office easily identified by a sign post. He/she must submit a written notice to the Minister indicating the District in which his/her main office is located. Tout notaire privé doit avoir un bureau connu, identifiable au moyen d’une pancarte. Il doit transmettre au Ministre un document indiquant le District dans lequel se trouve son bureau principal.

Ingingo ya 11: Gukorana kw’abanoteri bikorera Article 11: Collaboration among private notaries Article 11: Collaboration entre notaires privés Ingingo ya 11: Gukorana kw’abanoteri bikorera Article 11: Collaboration among private notaries Article 11: Collaboration entre notaires privés Umunoteri wikorera ashobora gukora uwo mwuga wenyine cyangwa afatanyije n’abandi mu rwego rw’ishyirahamwe ridafite ubuzimagatozi ariko rifite ubuyobozi bwaryo. Ashobora kandi gukorana mu cyangwa ubufatanye buryo bw’ishyirahamwe A private notary may practice either as an individual, in association or in collaboration with other private notaries in an association with no legal personality but with its administration. He/she may also practice in association or in Un notaire privé peut exercer la profession soit à titre individuel, soit en groupe dans le cadre d’une association dépourvue de personnalité juridique mais ayant son administration. Il peut aussi exercer avec d’autres notaires privés en association ou en 139 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 n’abandi banoteri bikorera bifite ubuzimagatozi hakurikijwe amategeko abigenga. partnership with other private notaries, with legal personality in accordance with relevant laws. partenariat doté de conformément aux lois en la matière. la personnalité juridique

Ingingo ya 12: Amasezerano yo gukorana n’amasezerano y’ishyirahamwe Article 12: Agreement of collaboration and agreement of association Article 12: Contrat de collaboration et contrat d’association UBURYO UMUTWE BW’IGENZURWA RY’UMUNOTERI WIKORERA N’UKO AHAGARIKA IMIRIMO WA IV: IV: MODALITIES OF CHAPTER SUPERVISION OF A PRIVATE NOTARY AND CESSATION OF ACTIVITY DE CHAPITRE SUPERVISION D’UN NOTAIRE PRIVE ET CESSATION D’ACTIVITE IV: MODALITES Ingingo ya 12: Amasezerano yo gukorana n’amasezerano y’ishyirahamwe Article 12: Agreement of collaboration and agreement of association Article 12: Contrat de collaboration et contrat d’association Abanoteri bikorera bashobora gukora imirimo y’ubunoteri hashingiwe ku masezerano yo gukorera hamwe. Private notaries may perform notarial services on the basis of agreement of collaboration. Les notaires privés peuvent exercer leurs activités de notaire sous un contrat de collaboration. Amasezerano y’ishyirahamwe ry’abanoteri bikorera ahuza abanoteri babiri (2) cyangwa benshi bakorera hamwe uwo mwuga haba mu biro bimwe cyangwa bitandukanye bakaniyemeza gushyira hamwe no kugabana inyungu n’igihombo. The agreement of notarial association is one by which two (2) or several private notaries decide to practice the profession together, either within the same office or in different offices and agree to share profits and losses. Le contrat d’association est le contrat par lequel deux (2) ou plusieurs notaires privés décident d’exercer en commun la profession soit au sein d’un même bureau, soit dans des bureaux différents et partagent les bénéfices et les pertes. UBURYO UMUTWE BW’IGENZURWA RY’UMUNOTERI WIKORERA N’UKO AHAGARIKA IMIRIMO WA IV: IV: MODALITIES OF CHAPTER SUPERVISION OF A PRIVATE NOTARY AND CESSATION OF ACTIVITY DE CHAPITRE SUPERVISION D’UN NOTAIRE PRIVE ET CESSATION D’ACTIVITE IV: MODALITES

Ingingo ya 13: Raporo y’umunoteri wikorera Article 13: Report of a private notary Article 13: Rapport d’un notaire privé Ingingo ya 13: Raporo y’umunoteri wikorera Article 13: Report of a private notary Article 13: Rapport d’un notaire privé Buri mezi atatu (3), umunoteri wikorera agomba gukora raporo y’imirimo y’ubunoteri yakoze akayishyikiriza Minisitiri. A private notary is required to prepare a report of notarial activities performed every three (3) months and submits it to the Minister. Un notaire privé doit préparer, tous les trois (3) mois, un rapport d’activités notariales qu’il a effectuées et le transmet au Ministre. Raporo y’imirimo y’ubunoteri igomba kugaragaza: The report of notarial activities must indicate: Le rapport d’activités notariales doit indiquer: 1º ubwoko bw’inyandiko yashyikirijwe; 1º the nature of documents received; 1º la nature des documents reçus; 2º igihe inyandiko yashyiriweho umukono; 2º the certification date; 2º la date de l’acte de notariat; 3º amazina na aderesi bya nyir’inyandiko; 3º the names and address of the owner of the 3º le (s) nom (s) et l’adresse du porteur du document; document; 140 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 4º icyo umunoteri yasabwaga gukora. 4º the service the notary was required to 4º l’objet de notariat. deliver. Iyo umunoteri wikorera adatanze raporo ivugwa muri iyi ngingo, Minisitiri amwibutswa kuyitanga akoresheje ibaruwa. Iyo iminsi mirongo itatu (30) ibarwa uhereye umunsi yashyikirijweho ibaruwa imwibutsa gutanga raporo ishize ataratanga raporo asabwa, ahagarikwa by’agateganyo amezi atatu (3). Iyo nyuma y’icyo gihe akomeje kwanga gutanga raporo, ahagarikwa burundu mu gukora imirimo y’ubunoteri. If a private notary does not submit the report mentioned in this Article, the Minister reminds him/her to do so through a written notice. If thirty (30) days which are counted from the date of reception of such a notice elapse without submitting the report, the private notary is suspended for a period of three (3) months. If after that period, the private notary persists in failing to submit the report, he/she is prohibited from exercising the function of a notary. Lorsqu’un notaire privé ne soumet pas le rapport visé au présent article, le Ministre lui rappelle de le soumettre par une lettre écrite. Si, à la fin de trente (30) jours suivant un tel rappel, il faillit à son obligation, il est suspendu temporairement pour trois (3) mois. S’il persiste dans son refus de soumettre le rapport après cette période, il est définitivement suspendu de l’exercice des activités de notaire.

Ingingo ya 14: Kongerera ubushobozi umunoteri wikorera Article 14: Capacity building for a private notary Article 14: Renforcement des capacités d’un notaire privé Ingingo ya 14: Kongerera ubushobozi umunoteri wikorera Article 14: Capacity building for a private notary Article 14: Renforcement des capacités d’un notaire privé Umunoteri wese wikorera agomba kwitabira amahugurwa yerekeranye n’umurimo we ategurwa na Minisiteri ifite ubutabera mu nshingano zayo. Every private notary is required to attend trainings relating to the profession organized by the Ministry in charge of justice. Chaque notaire privé est tenu de participer aux formations relatives à la profession organisées par le Ministère ayant la justice dans ses attributions. Iyo umunoteri wikorera atitabiriye amahugurwa avugwa mu gika cya mbere cy’iyi ngingo nta mpamvu yumvikana atanze, Minisitiri amwandikira amusaba gutanga ibisobanuro. Iyo yongeye gusiba amahugurwa ku nshuro ikurikiyeho nta mpamvu yumvikana ahagarikwa by’agateganyo mu gihe cy’amezi atandatu (6). Iyo yongeye kuyasiba ku nshuro ya kabiri (2) nta mpamvu yumvikana, ahagarikwa burundu gukora imirimo y’ubunoteri. requesting to him/her In case a private notary does not participate in the trainings provided for in Paragraph One of this Article without reasonable grounds, the Minister to provide writes explanations. If he/she does not participate again in the next training without reasonable grounds, the private notary is suspended for a period of six (6) months. If he/she is again absent in the following training, without reasonable grounds, he/she is prohibited from practicing the notary functions. Lorsqu’un notaire privé ne participe pas aux formations visées à l’alinéa premier du présent article sans motif valide, le Ministre lui écrit une lettre de demande d’explications. S’il ne participe pas encore une fois à la formation suivante, sans motif valide, il est suspendu temporairement pour six (6) mois. S’il s’absente encore dans une autre formation, sans motif valide, il est révoqué de l’exercice des activités de notaire. 141 Official Gazette no 13 of 27/03/2017

Ingingo ya 15: Ihagarika ry’imirimo ku munoteri wikorera n’imenyekanisha ryaryo Article 15: Cessation of a private notary functions and its notification Article 15: Cessation d’activités par un notaire privé et sa notification Ingingo ya 15: Ihagarika ry’imirimo ku munoteri wikorera n’imenyekanisha ryaryo Article 15: Cessation of a private notary functions and its notification Article 15: Cessation d’activités par un notaire privé et sa notification Umunoteri wikorera ashobora guhagarika umurimo. Icyo gihe yandikira Minisitiri asobanura impamvu n’igihe ahagarikiye akazi k’ubunoteri. A private notary may cease his/her activities. In that case he/she informs the Minister in writing indicating reasons and date of cessation of notary activities. Un notaire privé peut mettre fin à l’exercice de ses activités. Dans ce cas, il écrit au Ministre en précisant les motifs et la date de cessation de ses activités de notaire. Umunoteri wikorera uhagaritse akazi agomba gukora ibarura atarangije akayashyikiriza urugaga rw’abanoteri bikorera kandi akamenyesha ba nyirayo aho bashobora kuyasanga. ry’amadosiye asize Mu gihe urugaga rutarabaho, umunoteri wikorera uhagaritse akazi agomba gusubiza dosiye yose afite undi uwayimuhaye wayikomeza. yishakire kugira ngo A private notary who ceases the activities must make an inventory of pending files and submits them to the private notaries association and communicates to owners of the files where they may find them. In case the association is not yet established, a private notary who ceases his/her activities is required to return any file under his/her possession to the owner to enable him/her get any other notary to handle it. Un notaire privé mettant fin à l’exercice des activités doit faire un inventaire des dossiers en cours, les transmettre au corps des notaires privés et informer ses clients où ils peuvent les trouver. Au cas où le corps n’est pas encore créé, le notaire mettant fin à ses activités remet tout dossier à sa disposition à son propriétaire pour qu’il cherche un autre pour le traiter. Umunoteri wikorera wanditse ahagarika imirimo y’ubunoteri ashobora kongera gusaba kuyigarukamo igihe cyose ashakiye kandi yujuje ibisabwa. Icyakora, iyo ashatse gusubira mu mwuga yari yarahagaritse akazi mu gihe kirenze amezi atandatu (6) yongera gusaba yubahirije ibisabwa kandi bikamenyeshwa Umushinjacyaha Mukuru. A private notary who requested for suspension of his/her notarial activities may re-apply to practice at any time he/she so wishes provided he/she fulfils the required conditions. However, if the private notary suspends the activities for a period exceeding six (6) months, he/she re-applies upon fulfilment of the requirements and informing the Prosecutor General thereof. solliciter une nouvelle Un notaire privé ayant mis fin à l’exercice de ses activités peut fois l’admission, tant qu’il le désire et qu’il remplit les conditions exigées. Cependant, s’il a suspendu ses activités pendant une période supérieure à six (6) mois, il fait une demande de réadmission à la fonction pourvu qu’il remplisse les conditions exigées et le Procureur Général en est informé.

Ingingo ya 16: Impamvu zituma umunoteri ahagarikwa mu mirimo Article 16: Grounds for suspension of a private notary Article 16: Motifs de révocation d’un notaire privé 132 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 UMUTWE WA V: UBURYO UMUNOTERI WIKORERA ABIKA INYANDIKO MPAMO CHAPTER V: CONSERVATION OF AUTHENTIC DEEDS BY A PRIVATE NOTARY CHAPITRE V: CONSERVATION DES ACTES UN NOTAIRE PRIVE AUTHENTIQUES PAR Ingingo ya 16: Impamvu zituma umunoteri ahagarikwa mu mirimo Article 16: Grounds for suspension of a private notary Article 16: Motifs de révocation d’un notaire privé Umunoteri wigenga ahagarikwa mu mirimo kubera impamvu zikurikira: A private notary is suspended from duties because of the following grounds: Un notaire privé est révoqué de ses fonctions à cause des raisons suivantes: 142 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 1º iyo adafite aho akorera hazwi na konti ishyirwaho amafaranga ya serivisi atanga; 1º if he/she does not have any known office and account on which the payments of his/her services are made; 1º s’il n’a pas un bureau connu et un compte sur lequel se font les paiements de ses services; 2º iyo yanze gutanga raporo nk’uko biteganywa n’ingingo ya 13 y’iri teka; 2º if he/she does not submit the report as provided for in Article 13 of this Order; 2º s’il ne soumet pas le rapport comme prévu à l’article 13 du présent arrêté; 3º iyo yatse, yakiriye cyangwa yatanze ruswa; 3º if he/she requests, receives or offers a 3º s’il demande, reçoit ou offre un pot de vin; bribe; 4º iyo yakatiwe burundu igihano cy’igifungo kingana cyangwa kirengeje amezi atandatu (6); 4º if he/she is definitively sentenced to imprisonment of six (6) months or more; 5º iyo yakoze ikosa akomeye mu murimo w’ubunoteri bitewe n’imyitwarire mibi; 5º if he/she commits a serious fault in notary functions following his/her misconduct; 4º s’il est condamné définitivement à une ou d’emprisonnement égale peine supérieure à six (6) mois; 5º s’il commet une faute lourde dans les fonctions de notaire suite à son mauvais comportement; 6º iyo yakoresheje uburiganya kugira ngo abe 6º if he/she used fraudulent practices to be a 6º s’il a utilisé des manœuvres frauduleuses umunoteri wikorera. private notary. pour être un notaire privé. UMUTWE WA V: UBURYO UMUNOTERI WIKORERA ABIKA INYANDIKO MPAMO CHAPTER V: CONSERVATION OF AUTHENTIC DEEDS BY A PRIVATE NOTARY CHAPITRE V: CONSERVATION DES ACTES UN NOTAIRE PRIVE AUTHENTIQUES PAR

Ingingo ya 17: Aho inyandiko mpamo zibikwa Article 17: Place for conservation of authentic deeds Article 17: Lieu de conservation des actes authentiques Ingingo ya 17: Aho inyandiko mpamo zibikwa Article 17: Place for conservation of authentic deeds Article 17: Lieu de conservation des actes authentiques inyandiko Umunoteri wikorera agomba kubika mpamo z’umwimerere yakira mu biro bye. Aha kopi zazo ba nyirazo. A private notary must keep all original authentic deeds received in his/her office. He/she gives copies to the concerned owners. Un notaire privé doit conserver l’original des actes authentiques qu’il reçoit dans son bureau. Il remet des copies aux personnes concernées. 143 Official Gazette no 13 of 27/03/2017

Ingingo ya 18: Inyandiko mpamo zangiritse cyangwa zabuze Article 18: Damaged or lost deeds Article 18: Actes authentiques abîmés ou disparus Ingingo ya 18: Inyandiko mpamo zangiritse cyangwa zabuze Article 18: Damaged or lost deeds Article 18: Actes authentiques abîmés ou disparus Iyo inyandiko mpamo zangiritse cyangwa se zikabura, umunoteri yandika inyandiko yemeza ko zabayeho. In case of damage or loss of deeds, the notary makes a writing to attest that they existed. Au cas où les actes authentiques sont abîmés ou disparus, le notaire fait un écrit attestant qu’ils ont existé.

Ingingo ya 19: Inyandiko mpamo z’umunoteri wikoreraga utagikora Article 19: Deeds of a private notary after cessation of activities Article 19: Actes authentiques d’un notaire privé en cessation d’activités UMUTWE WA VI: INGINGO ZISOZA CHAPTER VI: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VI: DISPOSITIONS FINALES Ingingo ya 19: Inyandiko mpamo z’umunoteri wikoreraga utagikora Article 19: Deeds of a private notary after cessation of activities Article 19: Actes authentiques d’un notaire privé en cessation d’activités Iyo umunoteri wikorera apfuye, ahagaritse imirimo ye by’agateganyo cyangwa burundu, cyangwa se mu inyandiko mpamo zibikwa gihe ahagaritswe, n’umunoteri wa Leta wo mu ifasi ibiro by’umunoteri wikoreraga biherereyemo. In case of death, suspension or termination of activities of a private notary or revocation, the authentic deeds are kept by the public notary in the territorial jurisdiction where the private notary’s office is located. En cas de décès, de cessation temporaire ou définitive d’activités ou de la conservation des actes du notaire privé revient aux soins du notaire public dans le ressort duquel le notaire privé avait établi son bureau. révocation, UMUTWE WA VI: INGINGO ZISOZA CHAPTER VI: FINAL PROVISIONS CHAPITRE VI: DISPOSITIONS FINALES

Ingingo ya 20: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 20: Repealing provision Article 20: Disposition abrogatoire Ingingo ya 20: Ivanwaho ry’ingingo zinyuranyije n’iri teka Article 20: Repealing provision Article 20: Disposition abrogatoire Ingingo zose z’amateka abanziriza zinyuranyije na ryo zivanyweho. iri kandi All prior provisions contrary to this Order are repealed. Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.

Ingingo ya 21: Igihe iteka ritangira gukurikizwa Article 21: Commencement Article 21: Entrée en vigueur 133 ITEKA RYA MINISITIRI Nº 013/MOJ/AG/2017 RYO KU WA 24/02/2017 RIGENA UBURYO ABIKORERA BINJIRA MU MURIMO W’UBUNOTERI N’UKO BAKORA, UBURYO UMUNOTERI WIKORERA AGENZURWA N’UKO ABIKA INYANDIKO MPAMO Official Gazette no 13 of 27/03/2017 ORDER MINISTERIAL OF 24/02/2017 Nº013/MOJ/AG/2017 DETERMINING MODALITIES FOR ACCESS TO AND PRACTICE OF THE OFFICE OF NOTARY BY PRIVATE PERSONS, SUPERVISION OF A PRIVATE NOTARY AND CONSERVATION OF AUTHENTIC DEEDS DU MINISTERIEL ARRETE Nº013/MOJ/AG/2017 24/02/2017 PORTANT MODALITES D’ACCES AUX FONCTIONS DE NOTAIRE ET DE LEUR PERSONNES EXERCICE PRIVEES, DE SUPERVISION D’UN NOTAIRE PRIVE ET DE CONSERVATION DES ACTES AUTHENTIQUES PAR LES Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta; The Minister of Justice/Attorney General; Le Ministre de la Justice/Garde des Sceaux; Ashingiye ku Itegeko Nshinga rya Repubulika y’u Rwanda ryo mu 2003 ryavuguruwe mu 2015, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 121, iya 122 n’iya 176; Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda of 2003 revised in 2015, especially in Articles 121, 122 and 176; Vu la Constitution de la République du Rwanda de 2003 révisée en 2015, spécialement en ses articles 121, 122 et 176; Ashingiye ku Itegeko nº 13 bis/2014 ryo ku wa 21/05/2014 rigenga umurimo w’ubunoteri, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 6, iya 22 n’iya 45; Pursuant to Law nº 13bis/2014 of 21/05/2014 governing the Office of notary, especially in Articles 6, 22 and 45; Vu la Loi n° 13bis/2014 du 21/05/2014 régissant la fonction de notaire, spécialement en ses articles 6, 22 et 45; Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa 05/08/2015, imaze kubisuzuma no kubyemeza; After consideration and approval by the Cabinet, in its session of 05/08/2015; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 05/08/2015; ATEGETSE: HEREBY ORDERS: ARRETE: UMUTWE WA MBERE: INGINGO RUSANGE CHAPTER ONE: GENERAL PROVISION CHAPITRE GENERALE PREMIER: DISPOSITION Ingingo ya 21: Igihe iteka ritangira gukurikizwa Article 21: Commencement Article 21: Entrée en vigueur teka ritangira Iri ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. gukurikizwa This Order comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda. Kigali, ku wa 24/02/2017. Kigali, on 24/02/2017 Kigali, le 24/02/2017 144 Official Gazette no 13 of 27/03/2017 (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: (sé) BUSINGYE Johnston Minisitiri w’Ubutabera/Intumwa Nkuru ya Leta Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République: (sé) BUSINGYE Johnston Minister of Justice/Attorney General (sé) BUSINGYE Johnston Ministre de la Justice/Garde des Sceaux 145