MINISTERIAL ORDER N° 001/07.01 OF 21/05/2025 ON CIVIL STATUS REGISTRATION

Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté UMUTWE WA II: BY’IRANGAMIMERERE IBITABO CHAPTER REGISTERS II: CIVIL STATUS CHAPITRE II : REGISTRES DE L’ÉTAT CIVIL Ingingo ya mbere: Icyo iri teka rigamije Article One: Purpose of this Order Article premier : Objet du présent arrêté Iri teka rigena – This Order determines – Le présent arrêté détermine – (a) imiterere n’imikoreshereze (a) the format and use of civil status (a) le format et l’utilisation des registres by’ibitabo by’irangamimerere; registers; de l’état civil ; (b) uburyo ibikubiye mu nyandiko z’irangamimerere bibikwa mu buryo bw’ikoranabuhanga n’igihe bimara bibitswe; (b) modalities of electronic keeping of physical register records and time of their conservation; (b) les modalités de la tenue électronique du contenu des registres physiques et la durée de leur conservation; (c) umwanditsi w’irangamimerere mu inshingano ze kigo cy’ubuvuzi, n’uburyo zishyirwa mu bikorwa; (c) civil registrar in a healthcare facility, their responsibilities and modalities for their performance; and (c) l’officier de l’état civil dans un établissement de santé, ses attributions et les modalités de leur exercice ; et (d) n’impamvu kwandikisha n’ivuka ryakererewe cyane. n’ibisabwa ivuka mu ryakererewe (d) grounds and requirements for late birth birth and delayed registration registration. (d) les motifs exigences d’enregistrement tardif de naissance et d’enregistrement retardé de naissance. les et UMUTWE WA II: BY’IRANGAMIMERERE IBITABO CHAPTER REGISTERS II: CIVIL STATUS CHAPITRE II : REGISTRES DE L’ÉTAT CIVIL

Ingingo ya 2: by’irangamimerere Imiterere y’ibitabo Article 2: Format of civil status registers Article 2 : Format des registres de l’état civil Ingingo ya 2: by’irangamimerere Imiterere y’ibitabo Article 2: Format of civil status registers Article 2 : Format des registres de l’état civil (1) Ibitabo by’irangamimerere byuzuzwa mu buryo bw’ikoranabuhanga. (1) The civil status registers are filled (1) Les registres de l’état civil sont electronically. complétés électroniquement. Official Gazette n° Special of 23/05/20257 (2) Imiterere y’inyandiko zikubiye muri bw’igitabo buri bwoko cy’irangamimerere ku migereka ku buryo bukurikira: igaragara (2) The format of records from each type of civil status register is mentioned in Annexes in the following way: (2) Le format des actes contenus dans chaque type de registre de l’état civil est mentionné aux annexes de façon suivante : (a) umugereka wa 1 : igitabo (a) Annex 1: register of birth records; (a) annexe 1: registre des actes de cy’inyandiko z’amavuko; naissance ; (b) umugereka wa 2: igitabo (b) Annex 2: register of death records; (b) annexe 2: registre des actes de cy’inyandiko z’abapfuye; décès ; (c) umugereka wa cy’inyandiko z’abashyingiranywe; 3: igitabo (c) Annex 3: register of marriage (c) annexe 3: registre des actes de records; mariage ; (d) umugereka wa 4: igitabo (d) Annex 4: register of guardianship (d) annexe 4: registre des actes de cy’inyandiko z’ubwishingire; records; tutelle ; 5: (e) umugereka wa igitabo cy’inyandiko zerekeye kwemera abana ku bavutse batarashyingiranywe; 6: (f) umugereka wa igitabo cy’inyandiko zerekeye kwemera umwana umubyeyi kubera utabyaye; (e) Annex 5: register of recognition of children born out of wedlock; (e) annexe 5: registre des actes de reconnaissance des enfants nés hors mariage ; (f) Annex 6: register of adoption records; (f) annexe 6: d’adoption ; registre des actes (g) umugereka wa 7: igitabo (g) Annex 7: register of divorce records. (g) annexe 7: registre des actes de cy’inyandiko zerekeye ubutane. divorce. Official Gazette n° Special of 23/05/20258

Ingingo ya 3: Umubare w’ibitabo bikoreshwa biro by’irangamimerere muri buri Ingingo ry’ibitabo by’irangamimerere byujujwe ku mpapuro Ibikwa ya 4: Article 3: Number of registers used in each civil status office Article 3 : Nombre des registres utilisés dans chaque bureau de l’état civil Ingingo ya 3: Umubare w’ibitabo bikoreshwa biro by’irangamimerere muri buri buri Muri hakoreshwamo bwoko bw’inyandiko z’irangamimerere. biro by’irangamimerere, igitabo kimwe cya buri Ingingo ry’ibitabo by’irangamimerere byujujwe ku mpapuro Ibikwa ya 4: Ibitabo by’irangamimerere byujujwe ku mpapuro biro by’irangamimerere byakoreshejwemo uko imyaka yagiye ikurikirana kandi ntibisaza. bibikwa mu Article 3: Number of registers used in each civil status office Article 3 : Nombre des registres utilisés dans chaque bureau de l’état civil In each civil status office, there is one register of each type of civil status record. Dans chaque bureau de l’état civil, il y a un registre pour chaque type d’acte de l’état civil.

Ingingo ya 5: Uburyo ibikubiye mu bitabo by’irangamimerere byujujwe ku mpapuro bibikwa Article 5: Modalities of keeping data of physical civil status registers Article 5 : Modalités de la tenue des données des registres physiques de l’état civil Ingingo ya 5: Uburyo ibikubiye mu bitabo by’irangamimerere byujujwe ku mpapuro bibikwa Article 5: Modalities of keeping data of physical civil status registers Article 5 : Modalités de la tenue des données des registres physiques de l’état civil Ibikubiye mu bitabo by’irangamimerere byujujwe ku mpapuro kandi byashyizwe mu ikoranabuhanga ku rw’imirenge bihurizwa, mu buryo buhoraho, ku rwego bw’amakuru rw’Igihugu mu koranabuhanga. bubiko rwego The data of physical civil status registers electronically recorded at Sector levels are permanently compiled at national level in the electronic database. Les données des registres physiques de l’état civil qui sont saisies électroniquement au niveau des Secteurs sont compilées, de façon permanente, au niveau national dans la base de données électronique. Official Gazette n° Special of 23/05/20259

Ingingo ya 6: Agaciro k’inyandiko y’irangamimerere ibitswe mu buryo bw’ikoranabuhanga Article 6: Value of the civil status record kept electronically Article 6 : Valeur de l’acte de l’état civil tenu électroniquement Official Gazette n° Special of 23/05/20252 Ingingo ya 6: Agaciro k’inyandiko y’irangamimerere ibitswe mu buryo bw’ikoranabuhanga ibitswe mu Inyandiko y’irangamimerere buryo bw’ikoranabuhanga igira agaciro kangana n’ak’inyandiko y’irangamimerere yujujwe ku mpapuro. Article 6: Value of the civil status record kept electronically Article 6 : Valeur de l’acte de l’état civil tenu électroniquement The civil status record kept electronically has the same value as the physical civil status record. L’acte de l’état civil tenu électroniquement a la même valeur que l’acte de l’état civil physique.

Article 4: Archiving of physical civil status registers Article 4 : Archivage des registres physiques de l’état civil Article 4: Archiving of physical civil status registers Article 4 : Archivage des registres physiques de l’état civil Physical civil status registers that have been physically completed are archived in the civil status office where they were used, in chronological order, and do not expire. Les registres de l’état civil qui ont été complétés physiquement sont archivés dans le bureau de l’état civil où ils ont été utilisés suivant l’ordre chronologique et n’expirent pas.

Ingingo ya 7: Igihe ibikubiye mu nyandiko z’irangamimerere bibitse mu buryo bw’ikoranabuhanga bimara bibitse Article 7: Conservation duration of data of civil status records kept electronically Article 7 : Durée de conservation des données des actes de l’état civil tenus électroniquement UMUTWE WA III: UMWANDITSI W’IRANGAMIMERERE MU KIGO ZE CY’UBUVUZI, MU N’UBURYO BIKORWA INSHINGANO ZISHYIRWA CHAPTER III: CIVIL REGISTRAR IN A HEALTHCARE FACILITY, THEIR AND RESPONSIBILITIES THEIR MODALITIES PERFORMANCE FOR CHAPITRE III : OFFICIER DE L’ÉTAT CIVIL DANS UN ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ, SES ATTRIBUTIONS ET LES MODALITÉS DE LEUR EXERCICE Ingingo w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi Umwanditsi ya 8: Ingingo ya 7: Igihe ibikubiye mu nyandiko z’irangamimerere bibitse mu buryo bw’ikoranabuhanga bimara bibitse Ibitabo by’irangamimerere bibitswe mu buryo bw’ikoranabuhanga, inyandiko zabyo n’ibikubiyemo bibikwa mu buryo buhoraho. Article 7: Conservation duration of data of civil status records kept electronically Article 7 : Durée de conservation des données des actes de l’état civil tenus électroniquement Electronic civil status registers, their records and data are kept in a permanent way. registres Les tenus électroniquement, leurs actes et leurs données sont conservés de façon permanente. l’état civil de UMUTWE WA III: UMWANDITSI W’IRANGAMIMERERE MU KIGO ZE CY’UBUVUZI, N’UBURYO MU BIKORWA INSHINGANO ZISHYIRWA CHAPTER III: CIVIL REGISTRAR IN A HEALTHCARE FACILITY, THEIR AND RESPONSIBILITIES MODALITIES THEIR PERFORMANCE FOR CHAPITRE III : OFFICIER DE L’ÉTAT CIVIL DANS UN ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ, SES ATTRIBUTIONS ET LES MODALITÉS DE LEUR EXERCICE Ingingo w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi Umwanditsi ya 8:

Article 8: Civil registrar in a healthcare facility Article 8 : Officier de l’état civil dans un établissement de santé Article 8: Civil registrar in a healthcare facility Article 8 : Officier de l’état civil dans un établissement de santé (1) Umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi agenwa ku buryo bukurikira: (1) A civil registrar in a healthcare facility is determined as follows: (1) L’officier de l’état civil dans un établissement de santé est déterminé comme suit : (a) Umuyobozi w’ishami ry’abaforomo n’ababyaza mu cyangwa bitaro Leta bya (a) the Director or the acting Director of the unit of nurses and midwives, in a public hospital; (a) le Directeur ou le Directeur intérimaire de l’unité des infirmiers et des sages-femmes, dans un Official Gazette n° Special of 23/05/202510 umusigire we; (b) Umuyobozi w’ikigo nderabuzima cya Leta cyangwa umusigire we; (b) the Head or the acting Head of a public health centre; (c) Umuyobozi w’ivuriro ry’ibanze rya Leta rifite serivisi zo kubyaza; (c) the Head of a public health post that offers midwifery services; hôpital public ; (b) le Directeur ou le Directeur intérimaire d’un centre de santé public ; (c) le Titulaire d’un poste de santé public ayant un service de sages- femmes ; (d) umukozi wo mu ishami ry’ubuforomo n’ububyaza mu kigo cyigenga cyangwa umusigire wabiherewe nyandiko, mu ububasha, n’Umuyobozi w’icyo kigo. cy’ubuvuzi (d) an officer of the midwifery department in a private healthcare facility or their substitute with written delegation from the Head of the private healthcare facility. (d) un officier du département de sages- femmes dans un établissement de santé privé ou son remplaçant ayant une délégation écrite du Directeur de cet établissement de santé privé. (2) Umwanditsi w’irangamimerere wo mu kigo cy’ubuvuzi agomba kuba ari Umunyarwanda kandi atarakatiwe igihano cy’igifungo kingana cyangwa kirenga amezi atandatu mu rubanza rwabaye ndakuka. (2) A civil registrar in a healthcare facility must be a Rwandan national and must not have been sentenced to a term of imprisonment equal to or exceeding six months in a judgement which has become final. (2) L’officier de l’état civil dans un établissement de santé doit être de nationalité rwandaise et ne doit pas avoir été condamné à une peine d’emprisonnement égale ou supérieure à six mois dans un jugement devenu définitif.

Ingingo ya 9: Inshingano z’umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi Article 9: Responsibilities of civil registrar in a healthcare facility Article 9 : Attributions de l’officier de l’état civil dans un établissement de santé Ingingo ya 9: Inshingano z’umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi Article 9: Responsibilities of civil registrar in a healthcare facility Article 9 : Attributions de l’officier de l’état civil dans un établissement de santé Umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi afite inshingano zikurikira: A civil registrar in a healthcare facility has the following responsibilities: L’officier de l’état civil dans un établissement de santé a les attributions suivantes : (a) kwakira imenyesha ry’abavukiye (a) to receive notifications of births (a) recevoir les notifications mu kigo cy’ubuvuzi; occurred in the healthcare facility; naissances survenues des dans Official Gazette n° Special of 23/05/202511 (b) gukora inyandiko z’irangamimerere kigo zerekeranye cy’ubuvuzi, kuzikosora no gutanga kopi zazo; n’ivuka mu (b) to draw up civil status records related to births occurred in the healthcare facility, correcting them and issuing copies; (b) dresser les actes de l’état civil relatifs dans aux l’établissement de santé, les corriger et délivrer leurs copies ; naissances survenues (c) kwakira imenyesha ry’abapfiriye (c) to receive notifications of deaths muri icyo kigo cy’ubuvuzi; occurred in the healthcare facility; (c) recevoir les notifications des décès survenus dans l’établissement de santé; l’établissement de santé ; (d) gukora inyandiko z’irangamimerere zerekeranye n’urupfu mu kigo cy’ubuvuzi, kuzikosora no gutanga kopi zazo. (d) to draw up civil status records in relation to deaths occurred in the healthcare facility, correcting them and issuing their copies. (d) dresser les actes de l’état civil relatifs aux dans l’établissement de santé, les corriger et délivrer leurs copies. survenues décès

Ingingo ya 10: uwandikishije ryabereye mu kigo cy’ubuvuzi ivuka Inyandiko ihabwa ry’umwana Article 10: Record issued to a person declaring that a birth occurred in a healthcare facility Article 10 : Acte délivré à une personne qui déclare une naissance survenue dans un établissement de santé Ingingo ya 10: uwandikishije ryabereye mu kigo cy’ubuvuzi ivuka Inyandiko ihabwa ry’umwana Article 10: Record issued to a person declaring that a birth occurred in a healthcare facility Article 10 : Acte délivré à une personne qui déclare une naissance survenue dans un établissement de santé Umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi aha uwandikishije umwana wavukiye muri icyo kigo cy’ubuvuzi kopi y’inyandiko y’ivuka ry’umwana igaragaza inomero yihariye Iyo nomero ni yo iranga umwana mu buzima bwe bwose. iranga umwana. A civil registrar in a healthcare facility provides a person who declares a birth in the healthcare facility with a copy of the birth record, which includes a specific identification number for the registered child. This number identifies the child throughout their life. Un officier de l’état civil dans un établissement de santé fournit à la personne qui déclare une naissance dans cet établissement de santé une copie de l’acte de naissance, qui inclut le spécifique pour numéro d’identification l’enfant enregistré. Ce numéro identifie l’enfant tout au long de sa vie.

Ingingo ya 11: Imenyesha ry’umuntu ufite irangamimerere ritazwi wapfiriye mu kigo cy’ubuvuzi Article 11: Declaration of a death that occurs in a healthcare facility for a person of unknown civil status Article 11 : Déclaration du décès d’une survenu dans un personne établissement de santé inconnue Ingingo ya 11: Imenyesha ry’umuntu ufite irangamimerere ritazwi wapfiriye mu kigo cy’ubuvuzi Article 11: Declaration of a death that occurs in a healthcare facility for a person of unknown civil status Article 11 : Déclaration du décès d’une survenu dans un personne établissement de santé inconnue Umukozi w’ikigo cy’ubuvuzi ufite imibereho myiza mu nshingano ashinzwe kumenyesha The officer in charge of social affairs in a healthcare facility is in charge of declaring to L’agent d’un établissement de santé ayant les affaires sociales dans ses attributions est Official Gazette n° Special of 23/05/202512 umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi ufite irangamimerere ritazwi rwabereye muri icyo kigo cy’ubuvuzi. rw’umuntu urupfu the civil registrar in a healthcare facility the death of a person whose civil status is unknown, which occurs in a healthcare facility. chargé de déclarer à l’officier de l’état civil dans cet établissement de santé le décès d’une personne dont l’état civil est inconnu, survenu dans cet établissement de santé.

Ingingo ya 12: Kugenzura imirimo y’umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi UMUTWE WA IV: KWANDIKISHA IVUKA RYAKEREREWE N’IVUKA RYAKEREREWE CYANE Article 12: Supervision of the activities of a civil registrar in a healthcare facility Article 12 : Supervision des activités de civil dans un l’état l’officier de établissement de santé BIRTH CHAPTER REGISTRATION AND DELAYED BIRTH REGISTRATION LATE IV: CHAPITRE IV : ENREGISTREMENT TARDIF ET ENREGISTREMENT RETARDÉ DE NAISSANCE NAISSANCE DE Official Gazette n° Special of 23/05/20253 Ingingo ya 12: Kugenzura imirimo y’umwanditsi w’irangamimerere mu kigo cy’ubuvuzi Article 12: Supervision of the activities of a civil registrar in a healthcare facility Article 12 : Supervision des activités de l’officier de civil dans un l’état établissement de santé agenzurwa Umwanditsi w’irangamimerere mu kigo n’umwanditsi cy’ubuvuzi ku w’irangamimerere rwego rw’Umurenge cy’ubuvuzi giherereyemo. ukorera kigo icyo UMUTWE WA IV: KWANDIKISHA IVUKA RYAKEREREWE N’IVUKA RYAKEREREWE CYANE The civil registrar in a healthcare facility is supervised by the civil registrar at the level of the Sector where the healthcare facility is located. L’officier de l’état civil dans un établissement de santé est supervisé par l’officier de l’état civil au niveau du Secteur où se trouve l’établissement de santé. CHAPTER BIRTH REGISTRATION AND DELAYED BIRTH REGISTRATION LATE IV: CHAPITRE IV : ENREGISTREMENT TARDIF ET ENREGISTREMENT RETARDÉ DE NAISSANCE NAISSANCE DE

Ingingo ya 13: Isobanura Article 13: Interpretation Article 13 : Interprétation Ingingo ya 13: Isobanura Article 13: Interpretation Article 13 : Interprétation Muri uyu mutwe: In this chapter: Dans le présent chapitre : (a) « iyandikisha ry’ivuka ryakererewe » bivuga iyandikisha ry’ivuka rikozwe nyuma y’iminsi 30 umwana avutse, ariko bitarenze amezi 12; (a) “late birth registration” means a birth registration done after 30 days of birth, but not more than 12 months; (b) « iyandikisha ry’ivuka ryakererewe bivuga iyandikisha ry’ivuka rikozwe nyuma cyane » (b) “delayed birth registration” means a birth registration done after 12 months from the birth of the child. (a) « enregistrement tardif de naissance » signifie l’enregistrement de naissance fait après 30 jours de la naissance de l’enfant, mais pas plus de 12 mois; (b) « enregistrement de naissance » signifie l’enregistrement de naissance effectué après 12 mois de retardé Official Gazette n° Special of 23/05/202513 y’amezi 12 umwana avutse. la naissance de l’enfant.

Ingingo ya 14: Impamvu zishobora gutera ryakererewe ry’ivuka iyandikisha cyangwa ry’ivuka iyandikikisha ryakererewe cyane Article 14: Grounds late birth registration or delayed birth registration for Article 14 : Motifs de l’enregistrement tardif de naissance ou de l’enregistrement retardé de naissance Ingingo ya 14: Impamvu zishobora gutera ryakererewe ry’ivuka iyandikisha cyangwa ry’ivuka iyandikisha ryakererewe cyane iyandikisha Impamvu zishobora gutera ry’ivuka ryakererewe cyangwa iyandikikisha ry’ivuka ryakererewe cyane ni izi zikurikira: Article 14: Grounds registration or delayed birth registration late birth for Article 14 : Motifs de l’enregistrement tardif de naissance ou de l’enregistrement retardé de naissance Grounds that may lead to late birth registration or delayed birth registration are the following: Les motifs de l’enregistrement tardif de naissance ou de l’enregistrement retardé de naissance sont les suivants : (a) kuba ivuka ryarabereye aho bitashoboka ko ryandikwa ku gihe; (a) the birth occurred in a place where the prescribed registration within period was not possible; (a) la naissance a eu lieu dans un endroit le délai où l’enregistrement dans prescrit n’était pas possible ; (b) kuba abafite inshingano zo kwandika ivuka batarabikoze ku gihe; (b) the officers in charge of birth registration did not do it within the prescribed period; (b) les officiers de l’enregistrement de naissance ne l’ont pas fait dans le délai prescrit ; chargés (c) kuba ushaka iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyangwa iyandikikisha ry’ivuka ryakererewe cyane atari yarashoboye kumenya umwirondoro we mbere y’iyandikisha; (c) the person who wishes to have a late birth registration or delayed birth registration did not know their identity before the registration; (c) la personne qui désire l’enregistrement tardif de naissance ou l’enregistrement retardé de naissance ne connaissait pas son identité avant l’enregistrement ; (d) kuba inkomoko y’umwana wavutse itaramenyekanye gihe cy’iyandikwa giteganywa n’itegeko; mu (d) the child’s origin was not known the period of registration during prescribed by law; (d) l’origine de l’enfant n’était pas connu le délai d’enregistrement pendant prescrit par la loi; (e) indi mpamvu yagaragazwa n’uwifuza iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyangwa ry’ivuka iyandikisha ryakererewe cyane. (e) another reason advanced by the person who wishes to have a late registration of birth or delayed registration of birth. (e) une autre raison pouvant être avancée par désire personne l’enregistrement tardif de naissance ou l’enregistrement retardé de naissance. qui la Official Gazette n° Special of 23/05/202514

Ingingo ya 15: Ibisabwa ku iyandikisha ry’ivuka cyangwa ku iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyane ryabereye mu kigo cy'ubuvuzi ryakererewe Article 15: Requirements for late birth registration or delayed birth registration for birth occurred in a healthcare facility Article 15 : Exigences pour l’enregistrement tardif ou retardé de la naissance survenue dans un établissement de santé Ingingo ya 15: Ibisabwa ku iyandikisha ry’ivuka cyangwa ku iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyane ryabereye mu kigo cy'ubuvuzi ryakererewe wifuza gukoresha Umuntu iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyangwa iyandikikisha ry’ivuka ryakererewe cyane mu gitabo cy’inyandiko z’ivuka yerekana icyemezo cya muganga w’ikigo cy'ubuvuzi uwandikishwa yavukiyemo. Article 15: Requirements for late birth registration or delayed birth registration for birth occurred in a healthcare facility Article 15 : Exigences pour l’enregistrement tardif ou retardé de la naissance survenue dans un établissement de santé A person who wishes late birth registration or delayed birth registration to be made in a birth record register presents a medical certificate issued by the healthcare facility where the person to be registered was born. Une personne qui désire que l’enregistrement tardif de naissance ou l’enregistrement retardé de naissance soit effectué dans le registre des actes des naissances présente un certificat médical délivré par l’établissement de santé où la personne à enregistrer est né.

Ingingo ya 16: Ibisabwa ku iyandikisha ry’ivuka cyangwa ku iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyane ryabereye ahatari mu kigo cy'ubuvuzi ryakererewe Article 16: Requirements for a late birth registration or delayed birth registration for birth not occurred in healthcare facility Article 16 : Exigences pour l’enregistrement tardif ou retardé de la naissance non survenue dans un établissement de santé Ingingo ya 16: Ibisabwa ku iyandikisha ry’ivuka cyangwa ku iyandikisha ry’ivuka ryakererewe cyane ryabereye ahatari mu kigo cy'ubuvuzi ryakererewe Article 16: Requirements for a late birth registration or delayed birth registration for birth not occurred in healthcare facility Article 16 : Exigences pour l’enregistrement tardif ou retardé de la naissance non survenue dans un établissement de santé kwandikisha Umuntu wifuza ivuka ryakererewe cyangwa ivuka ryakererewe cyane mu gitabo cy’inyandiko z’ivuka ariko ivuka rikaba ryarabereye ahatari mu kigo icyemezo cy’ivuka cy'ubuvuzi yerekana cyatanzwe n’umuyobozi ubifitiye ububasha w’aho uwandikishwa yavukiye, icy’uw’aho atuye cyangwa icy’uw’aho aba, kigaragaza amazina y’ababyeyi iyo bazwi, n’itariki yavukiyeho akitwaza abatangabuhamya babiri bagejeje ku myaka nibura 18 y’amavuko. kandi A person who wishes a late birth registration or delayed birth registration to be made in a birth record register, but the person to be registered was not born in a healthcare facility, presents a birth certificate issued by the competent authority of the place of birth, domicile or residence of the person to be registered indicating the names of the person’s parents if they are known and the date of birth, in the presence of two witnesses aged at least 18 years. Une personne qui désire que l’enregistrement tardif de naissance ou l’enregistrement retardé de naissance soit effectué dans le registre des actes de naissances, mais la naissance de la personne à enregistrer n’a pas eu lieu dans un établissement de santé, présente un certificat de naissance délivré par l’autorité compétente de son lieu de naissance, de domicile ou de résidence indiquant les noms de ses parents lorsqu’ils sont connus et la date de naissance, en présence de deux témoins âgés d’au moins 18 ans. Official Gazette n° Special of 23/05/202515

Ingingo ya 17: Ibisabwa by’umwihariko iyandikisha ry’ivuka ryakererewe ku cyane ryabereye ahatari mu kigo cy'ubuvuzi Article 17: Particular requirements for delayed birth registration for birth not occurred in a healthcare facility Article 17 : Exigences particulières pour l’enregistrement retardé de la naissance non survenue dans un établissement de santé Ingingo ya 17: Ibisabwa by’umwihariko iyandikisha ry’ivuka ryakererewe ku cyane ryabereye ahatari mu kigo cy'ubuvuzi Article 17: Particular requirements for delayed birth registration for birth not occurred in a healthcare facility Article 17 : Exigences particulières pour l’enregistrement retardé de la naissance non survenue dans un établissement de santé kwandikisha Haseguriwe ibiteganywa n’ingingo ya 16, umuntu wifuza ivuka ryakererewe cyane ry’Umuntu ufite nibura imyaka 16 kandi ivuka ryarabereye ahatari mu kigo cy'ubuvuzi yerekana imwe mu nyandiko zikurikira: Subject to provisions of Article 16, a person who wishes a delayed birth registration of a person aged at least 16 years whose birth did not occur in a healthcare facility presents one of the following documents: Sous réserve des dispositions de l’article 16, une personne qui désire l’enregistrement retardé de naissance d’une personne âgée d’au moins 16 ans dont la naissance n’a pas eu lieu dans un établissement de santé présente l’un des documents suivants : (a) urwandiko rw’inzira rw’abajya mu mahanga cyangwa laisser- passer; (a) a passport or laisser- passer; (a) un passeport ou un laisser- passer ; (b) kopi y’indangamuntu ikoreshwa; (b) a copy of current national identity card; (b) une copie de la carte nationale d’identité en usage ; (c) kopi y’imwe mu ndangamuntu yigeze iriho gukoreshwa mu Rwanda umukono wa noteri; (c) a notarized copy of another national identity card previously used in Rwanda; (c) une copie notariée d’une autre carte d’identité nationale ayant été utilisée au Rwanda ; (d) inyandiko bw’ubuvuzi rubifitiye ububasha; yatanzwe y’ubwishingizi n’urwego (d) a health medical insurance document issued by a competent authority; (d) un document d’assurance maladie médicale délivré par une autorité compétente ; (e) icyemezo nyarwanda; cy’ubwenegihugu (e) a Rwandan nationality certificate; (e) un certificat de nationalité rwandaise ; (f) urubanza ndakuka rusimbura y’ivuka itarabonetse cyangwa itarakozwe ku gihe; rwabaye inyandiko (f) a final judgment substituting a birth record not found or not drawn up on time; (f) un jugement définitif supplétif d’acte de naissance non trouvé ou non établi à temps ; Official Gazette n° Special of 23/05/202516 (g) agatabo k’ishyingirwa ry’ababyeyi b’uwandikwa gihe cy’ukwemerwa kw’abana nk’aho bavutse ku bashyingiranywe; mu (g) a marriage booklet for parents in case (g) un livret de mariage des parents en cas of legitimization of children; de légitimation des enfants ; (h) inyandiko yo kugira umwana uwo (h) a full adoption record; (h) un acte d’adoption plénière ; utabyaye mu buryo busesuye; (i) inyandiko iranga umuntu itangwa u Rwanda mu n’uhagarariye impamyabumenyi, mahanga, impamyabushobozi n’indangamanota z’ibizamini byatanzwe n’urwego rubifitiye ububasha; (i) a consular card, a degree, a certificate or academic transcript issued by a competent authority; (i) une carte consulaire, un diplôme, un certificat ou un relevé de résultats académiques délivrés par une autorité compétente ; (j) indi nyandiko umwirondoro yatanzwe ububasha. igaragaza neza w’uwandikwa rubifitiye n’urwego (j) another document identifying clearly the person to be registered issued by a competent authority. (j) un autre identifiant document clairement la personne à enregistrer, délivré par une autorité compétente.

Ingingo ya 18: Aho iyandikisha ry’ivuka ryakererewe iyandikisha cyangwa ry’ivuka ryakererewe cyane rikorerwa Article 18: Place of late birth registration or delayed birth registration Article 18 : Lieu d’enregistrement tardif de naissance ou d’enregistrement retardé de naissance UMUTWE WA V: INGINGO ZISOZA CHAPTER V: FINAL PROVISIONS CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINALES Ingingo ya 18: Aho iyandikisha ry’ivuka iyandikisha cyangwa ryakererewe ry’ivuka ryakererewe cyane rikorerwa Article 18: Place of late birth registration or delayed birth registration Article 18 : Lieu d’enregistrement tardif de naissance ou d’enregistrement retardé de naissance ry’ivuka Iyandikwa ry’ivuka ryakererewe cyangwa ryakererewe cyane iyandikwa rikorerwa y’umwanditsi w’irangamimerere w’Umurenge cyangwa uw’Akarere by’aho uwandikisha ivuka aba cyangwa atuye. imbere Late birth registration or delayed birth registration is made before a civil registrar of a Sector or a District of residence or domicile of the person who wishes the registration. L’enregistrement tardif de naissance ou l’enregistrement retardé de naissance est effectué auprès d’un officier d’état civil du Secteur ou du District de résidence ou de la personne qui désire domicile de l’enregistrement. UMUTWE WA V: INGINGO ZISOZA CHAPTER V: FINAL PROVISIONS CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINALES Official Gazette n° Special of 23/05/202517

Ingingo ya 19: Ingingo y’ururimi Article 19: Language provision Article 19: Disposition linguistique Ingingo ya 19: Ingingo y’ururimi Article 19: Language provision Article 19 : Disposition linguistique Iri teka rw’Ikinyarwanda. ryateguwe mu rurimi This Order was drafted in Ikinyarwanda. Le présent arrêté a été rédigé en Ikinyarwanda.

Ingingo ya 20: Ingingo ivanaho Article 20: Repealing provision Article 20: Disposition abrogatoire Ingingo ya 20: Ingingo ivanaho Article 20: Repealing provision Article 20 : Disposition abrogatoire Amateka ya Minisitiri akurikira avanyweho: The following Ministerial Orders are repealed: Les arrêtés Ministériels suivants sont abrogés: (a) Iteka rya Minisitiri n° 001/07.01 ryo ku wa 27/07/2020 rigena umukozi wo mu kigo cy’ubuvuzi ufite ububasha bw’umwanditsi w’irangamimerere; (a) Ministerial Order n° 001/07.01 of 27/07/2020 determining the officer of the healthcare facility with powers of civil registrar; (a) l’Arrêté Ministériel n° 001/07.01 du l’agent de la 27/07/2020 déterminant l’établissement de santé ayant compétence d’officier de l’état civil ; (b) Iteka rya Minisitiri n° 002/07.01 ryo ku wa 27/07/2020 rigena umubare, ubwoko, imiterere n’imikoreshereze by’ibitabo by’irangamimerere. (b) Ministerial Order no 002/07.01 of 27/07/2020 determining the number, type, format and use of civil status registers. (b) l’Arrȇté Ministériel n° 002/07.01 du 27/07/2020 déterminant le nombre, le type, le format et l’utilisation des registres de l’état civil.

Ingingo ya 21: Gutangira gukurikizwa Article 21: Entry into force Article 21: Entrée en vigueur Official Gazette n° Special of 23/05/20254 IMIGEREKA ANNEXES ANNEXES Umugereka wa 1: Igitabo cy’inyandiko z’amavuko Umugereka wa 2: Igitabo cy’inyandiko z’abapfuye Umugereka wa 3: Igitabo cy’inyandiko z’abashyingiranywe Umugereka wa 4: Igitabo cy’inyandiko z’ubwishingire byanditswe ku mpapuro Umugereka wa 5: Igitabo cy’inyandiko zerekeye kwemera abana bavutse ku batarashyingiranywe Umugereka wa 6: Igitabo cy’inyandiko zerekeye kwemera kubera umubyeyi umwana utabyaye Umugereka wa 7: Igitabo cy’inyandiko zerekeye ubutane Annex 1: Register of birth records Annexe 1 : Registre des actes de naissance Annex 2: Register of death records Annexe 2 : Registre des actes de décès Annex 3: Register of marriage records Annexe 3 : Registre des actes de mariage Annex 4: Register of guardianship records Annexe 4 : Registre des actes de tutelle Annex 5: Register of recognition of children born out of wedlock : Registre des actes de Annexe 5 reconnaissance des enfants nés hors mariage Annex 6: Register of adoption records Annexe 6 : Registre des actes d’adoption Annex 7: Register of divorce records Annexe 7 : Registre des actes de divorce Official Gazette n° Special of 23/05/20255 ITEKA RYA MINISITIRI N° 001/07.01 RYO KU WA 21/05/2025 RYEREKEYE IYANDIKWA RY’IRANGAMIMERERE MINISTERIAL ORDER No 001/07.01 OF 21/05/2025 STATUS ON REGISTRATION CIVIL ARRȆTÉ MINISTÉRIEL N° 001/07.01 DU 21/05/2025 À L’ENREGITREMENT DE L’ÉTAT CIVIL RELATIF Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu; The Minister of Local Government; Le Ministre de l’Administration Locale ; Ashingiye Repubulika y’u Rwanda; ku Itegeko Nshinga rya Pursuant to the Constitution of the Republic of Rwanda; Vu la Constitution de la République du Rwanda ; Ashingiye ku Itegeko no 71/2024 ryo ku wa 26/06/2024 rigenga abantu n’umuryango, cyane cyane mu ngingo zaryo, iya 61, iya 67, iya 89 n’iya 402; Pursuant to Law nº 71/2024 of 26/06/2024 governing persons and family, especially in Articles 61, 67, 89 and 402; Vu la Loi n° 71/2024 du 26/06/2024 régissant les personnes et la famille, spécialement en ses articles 61, 67, 89 et 402 ; Asubiye ku Iteka rya Minisitiri n° 002/07.01 ryo ku wa 27/07/2020 rigena umubare, ubwoko, n’imikoreshereze by’ibitabo by’irangamimerere; imiterere reviewed Ministerial Order no Having 002/07.01 of 27/07/2020 determining the number, type, format and use of civil status registers; Revu l’Arrȇté Ministériel n° 002/07.01 du 27/07/2020 déterminant le nombre, le type, le format et l’utilisation des registres de l’état civil ; Asubiye ku Iteka rya Minisitiri n° 001/07.01 ryo ku wa 27/07/2020 rigena umukozi wo mu kigo ububasha bw’umwanditsi w’irangamimerere; cy’ubuvuzi ufite Inama y’Abaminisitiri yateranye ku wa . 26/03/2025 no kubyemeza; kubisuzuma imaze Reviewing Ministerial Order n° 001/07.01 of 27/07/2020 determining the officer of the health facility with powers of civil registrar; Revu l’Arrêté Ministériel n° 001/07.01 du de déterminant 27/07/2020 l’établissement de santé ayant la compétence d’officier de l’état civil ; l’agent After consideration and approval by the Cabinet, in its meeting of 26/03/2025; Après examen et adoption par le Conseil des Ministres, en sa séance du 26/03/2025 ; ATEGETSE: ORDERS: ARRÊTE : Official Gazette n° Special of 23/05/20256 UMUTWE WA MBERE: INGINGO RUSANGE CHAPTER PROVIVIONS ONE: GENERAL CHAPITRE PREMIER : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Ingingo ya 21: Gutangira gukurikizwa Article 21: Entry into force Article 21 : Entrée en vigueur Iri teka ritangira gukurikizwa ku munsi ritangarijweho mu Igazeti ya Leta ya Repubulika y’u Rwanda. This Order comes into force on the date of its publication in the Official Gazette of the Republic of Rwanda. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au la République du Rwanda. Journal Officiel de Official Gazette n° Special of 23/05/202518 Kigali, 21/05/2025 (sé) Dr MUGENZI Patrice Minisitiri w’Ubutegetsi bw’Igihugu Minister of Local Government Ministre de l’Administration Locale Bibonywe kandi bishyizweho Ikirango cya Repubulika: Seen and sealed with the Seal of the Republic: Vu et scellé du Sceau de la République : (sé) Dr UGIRASHEBUJA Emmanuel Minisitiri w’Ubutabera akaba n’Intumwa Nkuru ya Leta Minister of Justice and Attorney General Ministre de la Justice et Garde des Sceaux Official Gazette n° Special of 23/05/202519